chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Buitenlandse dienstreizen

    Maak je voor het werk een verplaatsing naar het buitenland? Dan kun je binnen de diensten van de Vlaamse overheid voor sommige kosten een terugbetaling krijgen. Op deze webpagina vind je een overzicht.

    Voor wie?

    • Je bent statutair of contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid.
    • Je hebt een standplaats in het binnenland. Een standplaats is je officiële vaste werkplaats.
    • Je maakt op vraag van je lijnmanager een dienstverplaatsing naar het buitenland, die langer dan 1 dag duurt. Een ééndaagse buitenlandse dienstreis wordt namelijk gelijkgesteld met een binnenlandse dienstreis.

    Berekening en uitbetaling

    Het bedrag van de terugbetaling hangt af van je gemaakte kosten tijdens de buitenlandse dienstreis. Reiskosten en verblijfskosten komen in aanmerkingen als je de bewijsstukken voorlegt (zie onder). Daarnaast krijg je ook een dagvergoeding en reisverzekering (zie onder). Je schiet deze kosten voor en je doet nadien een aanvraag voor terugbetaling. Voor bepaalde kosten kun je een voorschot krijgen. Je lijnmanager en het departement Internationaal Vlaanderen kunnen je vragen om een ‘zendingsverslag’ op te maken.

    Het bedrag wordt maandelijks uitbetaald, samen met je salaris. 

    Reiskosten

    Je reiskosten worden terugbetaald voor de reis naar de vertrekplaats, de reis van en naar het buitenland en de verplaatsingen in het buitenland. Als er een kost aan je vervoer verbonden is, beslist je lijnmanager welk vervoersmiddel functioneel, financieel en ecologisch het meest verantwoord is en geeft je een akkoord voor:

    • openbaar vervoer: je krijgt het vervoersticket terugbetaald.
    • eigen wagen, motor-of bromfiets: je krijgt een kilometervergoeding, eventueel een carpooltoelage en tolkosten en hebt, in geval van ongeval, recht op een tegemoetkoming stoffelijke schade (zie onder).
    • dienstwagen: je leent een dienstwagen en krijgt geen kilometervergoeding.
    • vliegtuig: je krijgt een retourticket ‘Economy Class’. Voor vliegtuigreizen van meer dan 8 uur kun je een retourticket ‘Businessclass’ aanvragen.

    Goed om te weten: je kunt een voorschot aanvragen van 75 procent van de geraamde reiskosten als je deze tijdens de reis voorschiet. Als je de volledige reiskosten voor de vertrekdatum zelf betaalt en de bewijsstukken voorlegt, kun je een voorschot krijgen van 100 procent. Raadpleeg je arbeidsreglement of contacteer je HR-verantwoordelijke voor alle afspraken.

    Hoeveel bedraagt de kilometervergoeding?

    Voor dienstreizen vanaf 1 juli 2018 bedraagt de kilometervergoeding 0,3573 euro per kilometer.

    Dit bedrag wordt elk jaar op 1 juli herzien door de Vlaamse minister bevoegd voor Bestuurszaken. Als de federale berekeningswijze niet wijzigt, heeft de leidend ambtenaar van het Agentschap Overheidspersoneel delegatiebevoegdheid om het nieuwe bedrag mee te delen.

    Je dient na de dienstreis een aanvraag voor terugbetaling in bij je departement of agentschap. Raadpleeg je arbeidsreglement of contacteer je HR-verantwoordelijke voor alle afspraken.

    Hoeveel bedraagt de carpooltoelage en wanneer kom je hiervoor in aanmerking?

    Als je voor een dienstreis je eigen wagen gebruikt en 1 of meerdere collega’s meeneemt, wordt je kilometervergoeding met de helft verhoogd. Collega’s die meereizen hebben geen recht op een carpooltoelage noch kilometervergoeding.

    Je dient na de dienstreis een aanvraag voor terugbetaling in bij je departement of agentschap. Raadpleeg je arbeidsreglement of contacteer je HR-verantwoordelijke voor alle afspraken.

    Uitzondering: het bedrag van de carpooltoelage wordt niet maandelijks, maar jaarlijks uitbetaald in het eerste trimester van het jaar volgend op het jaar waarin je aan carpooling gedaan hebt.

    Ben je verzekerd voor een ongeval met stoffelijke schade (tegemoetkoming stoffelijke schade)?

    Ja, als je een dienstreis maakt met je eigen wagen, fiets, motor- of bromfiets, kan stoffelijke schade naar aanleiding van deze dienstreis worden vergoed door je departement of agentschap.

    Deze tegemoetkoming heeft echter een aanvullend karakter. Dat betekent dat je departement of agentschap enkel tussenkomt voor schade aan je voertuig die niet door je eigen verzekering of de verzekering van een verantwoordelijke derde wordt vergoed. Heb je bijvoorbeeld een omniumverzekering? Dan zal je departement of agentschap de franchise aan jou terugbetalen.

    Als dit voorvalt, doe je aangifte bij je HR-verantwoordelijke. Lees meer in de omzendbrief DVO/BZ/P&O/2007/5 over stoffelijke schade aan eigen voertuig bij dienstverplaatsingen.

    Opgelet:

    • Je voertuig moet op eigen naam of op naam van een inwonend gezinslid ingeschreven zijn.
    • Je departement of agentschap komt niet tussen als:
      • een eventuele extra premie moet betaald worden aan je eigen verzekeraar bij het gebruik van je wagen voor het werk of
      • je bonusmalus stijgt door het ongeval.
    Ben je verzekerd voor een ongeval met lichamelijk letsel (arbeidsongeval)?

    Heb je een ongeval met een lichamelijk letsel tijdens je dienstreis, of aansluitend op de weg naar huis? Dan zal het onder bepaalde voorwaarden om een arbeidsongeval gaan. Je dient dan ook best een aangifte als een arbeidsongeval in.

    Verblijfskosten

    Je kosten voor overnachting worden terugbetaald, rekening houdend met de maximumbedragen voor logies en ontbijt . Je dient na de dienstreis een aanvraag voor terugbetaling in bij je departement of agentschap. Raadpleeg je arbeidsreglement of contacteer je HR-verantwoordelijke voor alle afspraken.

    Goed om te weten: je kunt een voorschot aanvragen van 75 procent van de geraamde verblijfskosten indien je deze tijdens de reis voorschiet. Als je de volledige reiskosten voor de vertrekdatum zelf betaalt en de bewijsstukken voorlegt, kun je een voorschot krijgen van 100 procent. Raadpleeg je arbeidsreglement of contacteer je HR-verantwoordelijke voor alle afspraken.

    Dagvergoeding

    Je krijgt een dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding. Deze dagvergoeding vergoedt de kosten van je maaltijden en van andere ‘kleine uitgaven’ (zie onder). De bedragen van de dagvergoeding zijn vastgelegd , maar kunnen in bepaalde gevallen worden verminderd (zie onder). Je krijgt een dagvergoeding voor elke volle dag. Dit is een dag tussen 2 overnachtingen op je dienstreis. Duurt je dienstreis langer dan 24 uur? Dan wordt de dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer, gehalveerd.

    Je dient na de dienstreis een aanvraag voor terugbetaling in bij je departement of agentschap. Raadpleeg je arbeidsreglement of contacteer je HR-verantwoordelijke voor alle afspraken.

    Goed om te weten:

    • je krijgt ook een maaltijdcheque per dag als je op buitenlandse dienstreis bent. Om die reden wordt de maaltijdvergoeding verminderd met de werkgeversbijdrage van een maaltijdcheque (5,91 euro).
    • je kunt een voorschot aanvragen van de helft van je dagvergoeding. Raadpleeg je arbeidsreglement of contacteer je HR-verantwoordelijke voor alle afspraken.
    Wat zijn kleine uitgaven en representatiekosten? En wat als deze kosten hoger uitvallen?

    Kleine uitgaven zijn lokaal gemaakte kosten in het buitenland zoals:

    • drank
    • versnaperingen
    • lokale telefoongesprekken
    • fooien

    Als de kosten hoger uitvallen dan de dagvergoeding, kun je in plaats van de forfaitaire verblijfsvergoeding een terugbetaling krijgen van de werkelijke kosten. In dit geval moet je wel álle kosten indienen, dus ook voor maaltijden, aan de hand van originele bewijsstukken.

    Mits gemotiveerde aanvraag kun je als delegatieleider, belast met een zendingsopdracht in het kader van de officiële vertegenwoordiging van de Vlaamse overheid in het buitenland, een bedrag aanvragen voor representatiekosten.

    Wanneer wordt de dagvergoeding verminderd?

    De dagvergoeding wordt verminderd wanneer de logies of vormingskosten door de Vlaamse overheid of derden worden terugbetaald en deze ook bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten. De dagvergoeding wordt verminderd met:

    • 15 procent: voor het ontbijt
    • 35 procent: voor het middagmaal
    • 45 procent: voor het avondmaal
    • 5 procent: voor de kleine uitgaven

    Reisverzekering

    De Vlaamse overheid heeft bij een externe partner een annulerings- en bagageverzekering en een bijkomende ziekte- en ongevallenverzekering. Je departement of agentschap kan op deze reisverzekering hierop intekenen. Ga voor je vertrek na bij je HR-verantwoordelijke op welke verzekering je departement of agentschap is aangesloten en hoe je aangifte kunt doen.

    Hoe buitenlandse dienstreis aanvragen?

    Buitenlandse dienstreis aanvragen: procedure voor klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA).

    Opgelet: vraag de buitenlandse dienstreis minstens 10 werkdagen voor vertrekdatum aan.

    • 1

      Vraag aan in Vlimpers

      Je vraagt de verplaatsing aan in Vlimpers onder ‘verlofaanvragen’. Selecteer bij ‘soort’ > ‘overige’ > ‘dienstreis binnenland’ en vul alle velden in. Hulp nodig? Klik in Vlimpers op de ?-knoppen en lees de invoerinstructies.

      Heb je geen toegang tot Vlimpers? Contacteer je HR-verantwoordelijke.

    Regelgeving

    Contact

    Meer informatie of een vraag?

    Suggesties?

    Heb je aanvullingen of een opmerking over deze webpagina? Meld je suggestie(s).