chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Project Vergoedingen en toelagen

    Status van het project

    De effectieve lanceringsdatum (1 januari 2022) is voorlopig verdaagd. Meer informatie vind je in de projectplanning (zie verder). 

    Het Agentschap Overheidspersoneel optimaliseert de bestaande Vlimpers-selfservice voor vergoedingen en toelagen. De optimalisatie genereert een digitaal en uniform proces voor alle entiteiten binnen de Vlaamse overheid. Alle details vind je op deze webpagina.

    Voor wie?

    • Je bent HR-verantwoordelijke binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Bijvoorbeeld: HR-businesspartner, HR-generalist, HR-specialist, …
    • Je bent inhoudelijk expert en je wilt je kennis overbrengen naar je collega’s.

    Impact

    • Digitaal verwerkingsproces op 1 plaats: een doorstroom via Vlimpers verloopt en correct via digitale opvolging.
    • Juiste boekhoudkundige en fiscale regelgeving: Je rekent als entiteit aan op de juiste aanrekening in Vlimpers. Elk personeelslid krijgt 1 loon- en 1 werkingsartikel in Vlimpers, met bijhorende rapportering.
    • Controle en medeverantwoordelijkheid bij AgO: AgO staat mede in voor controle en opvolging. AgO is ook verantwoordelijk bij audit en beheer van bewijsstukken (via e-dossier).

     

    Doel van het project

    De Strategische Stuurgroep HR Dienstverlening- en systemen heeft beslist dat Vlimpers het kanaal is voor een Vlimpers-werknemer om een toelage of vergoeding aan te vragen. Een groot deel OraFin-declaraties worden hierdoor dus via Vlimpers aangevraagd.

    Opgelet: de effectieve lanceringsdatum (1 januari 2022) is voorlopig verdaagd. Meer nieuws volgt na het Voorzitterscollege van november 2021.

    Over welke vergoedingen en toelagen gaat het?

    Volgend overzicht is de standaardlijst in Vlimpers voor alle vergoedingen en toelagen die je als entiteit eventueel kunt aanvullen met entiteitsspecifieke looncodes, noden, … 

    Deze lijst bestaat uit:

    • alle vergoedingen en toelagen uit het VPS waar een personeelslid recht kan op hebben én waarbij het logisch is dat de aanvraag vanuit het personeelslid vertrekt.
    • een groepering van onkosten eigen aan de werkgever die een personeelslid kan maken, bijvoorbeeld aankoop van bloemen voor collega.

    Goed om weten:

    • De standaardlijst bevat in afstemming met enige bezorgdheid bij entiteiten een beperkt aantal toelagen. Voorbeeld: een personeelslid kan nooit rechtstreeks een functieverzwaring aanvragen. Volgende vergoedingen zitten niet in scope:
      • Vergoedingen die niet uitbetaald worden via de OraFin-module declaraties, bijvoorbeeld facturen of inkooporders op naam van de entiteit
      • Vergoedingen die via een interface aan OraFin bezorgd worden
      • Niet-werknemers die geen VLP- of Vlimpersnummer hebben
      • Begrafenisvergoeding
      • iTravel
      • Companycards, kredietkaarten, tankkaarten, … op naam van de entiteit
    • De benamingen worden hier en daar nog wel geoptimaliseerd.
    Toelagen Verstoringstoelage (1209)
    Overuren (1122)
    Zaterdagprestaties (1160)
    Zondagprestaties (1161)
    Nachtprestaties (1180)
    Gevaarlijk werk (1172)
    Ploegenarbeid per uur (1213)
    Permanentietoelage (1211)
    Woon-werkverkeer Woon-werkverkeer met ticket (1410)
    Woon-werkverkeer met fiets (1907)
    Woon-werkverkeer handicap/chronisch zieken (2e klasse - 1458)
    Woon-werkverkeer voor moeilijk bereikbare werkplaats (1457)
    Dienstreis - reiskosten Reiskosten binnenland met ticket (1463)
    Reiskosten buitenland met ticket (1485)
    Reiskosten kilometervergoeding (1436)
    Carpooltoelage voor dienstreis (1261)
    Fietsvergoeding voor dienstreis (1409)
    Opladen elektrisch dienstvoertuig (1448)
    Brandstof voor vervoersmiddelen (nieuw)
    Dienstreis - maaltijdvergoedingen Maaltijdvergoeding (1140)
    Dagvergoeding buitenland (1484)
    Restaurant/catering onkosten (nieuw)
    Dienstreis - verblijfsvergoedingen Verblijfskosten/hotelkosten binnenland (1427)
    Verblijfskosten/hotelkosten buitenland (1419)
    Overige Inschrijvingskosten (1426)
    Representatie/relatiegeschenken (nieuw)
    Representatie/relatiegeschenken bloemen (nieuw)
    Keuringen/honoraria/andere dienstverlening (nieuw)
    Schoonmaak, verzorging en medisch (1450)
    Onderhoud- en herstellingskosten (nieuw)
    Kantoorbenodigdheden (nieuw)
    Boeken, tijdschriften, cd, dvd, … (nieuw)
    Klein (onderhouds-)materiaal en gereedschap (nieuw)
    Kledij (nieuw)
    Reclame, publiciteit (nieuw)
    Lidmaatschap, licenties (nieuw)
    Telefonie, fax, e-mail, internet (nieuw)
    Verzendingen (postzegels) (nieuw)
    Wat betekent dit voor het personeelslid?
    • Aanvragen op een eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier via de Vlimpers-selfservice
    • Ontvangst van een correctere en volledige fiscale fiche
    • Afschaffing papieren stroom voor niet-digitale medewerkers
    • Overzicht en opvolging in real time
    • Duidelijke communicatie over aanvraag

    Goed om weten: het personeelslid ontvangt de vergoeding of toelage samen met de uitbetaling van het salaris.

    Projectplanning

    • jun

      Voorstelling project aan HR-familie

      Het Agentschap Overheidspersoneel stelt het project voor op het HR-infonetwerk.

    • jul

      Klantgesprekken

      Het Agentschap Overheidspersoneel gaat vanaf juli tot en met september tijdens klantgesprekken dieper in op het gebruik van de selfservice en eventuele procesaanpassingen voor de klant.

      Goed om weten: je kunt als organisatie aan de slag met de vragenlijst in afwachting van een concrete datum.

    • 17 sep

      Advies Strategische Stuurgroep HR-dienstverlening en -systemen

      De nieuwde Selfservice voor vergoedingen en toelagen werd ter validatie op 17 september voorgesteld aan de Strategische Stuurgroep HR-dienstverlening en -systemen.

      Het Voorzitterscollege signaleerde de Strategische Stuurgroep dat er nog teveel onduidelijkheden zijn over de analytische verwerking van de aanvragen in Vlimpers-selfservice Vergoedingen en Toelagen om een succesvolle realisatie van het project op 1 januari 2022 te garanderen. De Strategische Stuurgroep heeft daarom geadviseerd om een duidelijk plan van aanpak op het Voorzitterscollege van november 2021 te brengen.

      Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) en Departement Financiën en Begroting (DFB) werken aan een duidelijk plan van aanpak dat een antwoord moet geven op de huidige issues en vragen van entiteiten. Dit betekent dat er niet meer vastgehouden wordt aan de vooropgestelde datum van de uitrol van de Selfservice op 1 januari 2022.  

      Goed om weten:

      • De werkwijze zoals nu gekend blijft aangehouden, ook in 2022. Dit wil zeggen: vergoedingen in het kader van woon-werkverkeer worden via Vlimpers geregistreerd via de gekende werkwijze. Andere onkosten worden via OraFin gedeclareerd via de huidige gekende werkwijze.
      • DFB neemt het initiatief om entiteiten die nog op OraFin aansluiten (vanaf 2022), volledig kunnen aansluiten.
      • Geplande gesprekken met AgO en/of DFB blijven doorgaan in functie van het verzamelen van vragen en bekommernissen. 
      • De geplande terugkoppeling over de beslissing van de Strategische stuurgroep wordt geannuleerd.
    • okt

      Bijkomende klantgesprekken

      AgO organiseert in samenwerking met Departement Financiën en Begroting bijkomende klantgesprekken om in gesprek te gaan over eventuele hiaten bij de analytische naverwerking van aanvragen en de 1-op-1 basisallocaties aanrekeningscodes.

      Ondervind je gelijkaardige hiaten in het proces binnen je organisatie? Contacteer dan de projectleider via vanessa.raveydts@vlaanderen.be.

    • nov

      Beslissing Voorzitterscollege

      AgO en DFB engageren zich om ter validatie een grondige bespreking op het Voorzitterscollege (VOCO) van november te brengen.

    Informatie voor financiële specialisten

    Samen met de collega's van het Departement Financiën & Begroting organiseerde AgO 2 digitale infosessies over het project, waar dieper ingegaan werd op de fiscale, financiële en boekhoudkundige impact. De opname is beschikbaar (zie verder op deze webpagina).

    Een overzicht van de gestelde vragen met antwoord

    Vragen over de Selfservice

    • Is er door dit project een verschuiving zijn van werkingsmiddelen naar loonkredieten?
      Op zich niet, wat in OraFin op een ESR12 aangerekend werd, zal via Vlimpers ook op een ESR12 aangerekend worden. Er is dus geen tot minimale impact op deze budgetverdeling. Op basis van de koppeling van de looncode aan de economische rekening door OraFin wordt bepaald of het op loon- of werkingskrediet terecht komt.
    • Wat is de exacte bewaringstermijn van bewijsdocumenten voor vergoedingen en toelagen?
      Minstens 5 jaar, maar in de praktijk ervaren we dat (veel) langer soms noodzakelijk is. Langer dan 5 jaar bijhouden is zeker geen probleem. AgO onderzoekt alvast wat de mogelijkheden zijn tot archivering na deze periode.
    • Verandert er iets aan de werkwijze terugbetaling medische kosten naar aanleiding van een erkend arbeidsongeval? 
      De terugbetaling van medische kosten n.a.v. een erkend arbeidsongeval blijven ongewijzigd. De categorie ‘medische kosten’ die voorzien wordt, gekoppeld aan ER 612210, gaat vooral over andere kosten.
    • Wie zal de correctheid van de terugbetaling van onkosten op zich nemen in de toekomst?
      Er liggen verschillende controlemogelijkheden op tafel. De strategische stuurgroep HR-dienstverlening en -systemen beslist dit op vrijdag 17 september. Meer nieuws volgt zodra mogelijk.
    • Als er een rol voor rechtstreeks leidinggevende toegekend wordt voor deze kosten in Vlimpers, impliceert mogelijks dat delegatiebesluiten tot een lager niveau moeten opgenomen worden dan nu het geval is? En wat als de directie niet zo laag wil delegeren? Bekijken jullie dit?
      De strategische stuurgroep HR-dienstverlening en -systemen beslist dit op vrijdag 17 september. Meer nieuws volgt zodra mogelijk.
    • Bij de goedkeuringsstroom: als er een budgethoudersrol wordt opgezet, gaat dit om 1 budgethouder toe te kennen per entiteit of kan per afdeling een specifieke budgethouder worden aangeduid?
      Deze opzet wordt bepaald door de entiteit zelf.
    • Kan de Selfservice voor personeelsleden die vandaag toelagen via OWS (planning) aanvragen uitgeschakeld worden? Bijvoorbeeld voor zaterdagtoelage, nachtprestaties en overuren. 
      Personeelsleden die via een planningsbestand aangestuurd worden, zullen voor die toelagen en vergoedingen zelf geen eigen aanvragen kunnen registreren in de Selfservice. Ze kunnen wel eigen aanvragen registreren voor vergoedingen en toelagen die buiten de scope van de planningsbestanden vallen.​
    • Ik denk eigenlijk niet dat de rechtstreeks leidinggevende echt geïnteresseerd is in de goedkeuring van allerlei kleine uitgaven. Een centrale rol van budgethouder kan toch beter de globale entiteitsregels bewaken?
      Klopt, ook deze aanpak wordt komende vrijdag 17 september beslist door de Strategische stuurgroep HR-dienstverlening en -systemen. Meer nieuws volgt zodra mogelijk.
    • Wie gaat controle doen, voorbeelden: recht op maaltijdvergoedingen vanaf afstand van 25 km, geen recht als VAC in de omgeving ligt, dubbele betalingen?
      Dit ligt nog open. De strategische stuurgroep HR-dienstverlening en -systemen beslist dit op vrijdag 17 september. Meer nieuws volgt zodra mogelijk.
    • Dus geen betaling van onkosten meer binnen de 5 werkdagen, maar één keer per maand, samen met het loon?
      Klopt, de uitbetaling via Vlimpers-selfservice valt samen met de uitbetaling van het salaris op het einde van de maand volgend op de finale goedkeuring.
    • De leidinggevenden keuren in OraFin de declaraties niet goed. Moeten zijn dit nu wel gaan doen?
      Als entiteit kun je ervoor kiezen om een doublure rol voor leidinggevende op te zetten.
    • Kan je de rol van budgethouder/controleur voor afdeling X wel instellen en voor afdeling Y niet?
      De strategische stuurgroep HR-dienstverlening en -systemen beslist dit op vrijdag 17 september. Meer nieuws volgt zodra mogelijk.
    • Ik vermoed dat de doublure-rollen opgegeven moeten worden?
      De entiteit voorziet deze lijst, als beslist wordt om dit op te zetten.
    • Wat met vergoedingen/terugbetalingen die niet voorzien zijn in het VPS zoals een bureaustoel voor thuiswerk. Gaat het DCPA hier moeilijk over doen?
      De strategische stuurgroep HR-dienstverlening en -systemen beslist dit op vrijdag 17 september. Meer nieuws volgt zodra mogelijk. 
    • Is er ook een mogelijkheid om catering ook te kiezen (toe te voegen) in de categorie Overige? 
      Catering valt onder restaurant/cateringonkosten. Dit wordt ook voorzien in de Vlimpers-selfservice. De categorienaam heeft geen invloed op de verdere aanvraag, het is louter een middel om de lange keuzelijst voor een personeelslid te beperken.
    • Wat als catering niet gebonden is aan dienstreis?
      Voor cateringkosten is er slechts 1 economische rekening boekhoudkundig gezien. Het is van geen belang of dit nu tijdens een dienstreis was of niet.
    • Sinds het personeelslid de meest voordelige vervoersformule moet kiezen voor woon-werk verkeer en met de invoering van het hybride werken komt de terugbetaling van 10-beurtenkaarten nmbs etc of individuele tickets toch vaak voor. DCPA heeft nu 'controleregels' daarop. Is het dan de bedoeling dat die toetsingsrol overgenomen wordt door de leidinggevende?
      Verschillende toelagen en vergoedingen, zullen een verschillende goedkeuringsstroom krijgen (mits goedkeuring). Voor woon-werkverkeer zal het vermoedelijk zoals de fietsvergoeding verlopen, d.w.z. dat er hier geen leidinggevende in de goedkeuringsstroom zit en het DCPA net wel. Zo geeft dit geen extra werk voor de leidinggevende en blijft het DCPA hier aan zet voor dat zinnetje wat in het VPS opgenomen is.
    • Wat met terugbetalingen voor personen die niet in de Vlimpers uitbetalingsstroom zitten, bv. schoolstagiairs? Moet dit nog via OraFin verlopen?
      De Vlimpers-selfservice is er voor personeelsleden en personeelsdossiers die in Vlimpers opgenomen zijn en zo een vergoeding of toelage krijgen. Eigenlijk is daar geen wijziging t.o.v. vandaag. Heb je echte externen die geen Vlimpers-nummer hebben, dan blijft de werking via OraFin of eigen boekhouding, het is niet de bedoeling om alles en iedereen in Vlimpers te krijgen.

    Boekhoudkundige en/of fiscale vragen

    Wordt weldra aangevuld.

    Blijf op de hoogte

    Via deze webpagina, HR-nieuwsbrieven en -netwerken krijg je informatie over de voortgang van het project.

    Meer informatie

    Contact

    Meer informatie of een vraag?

    Contacteer AgO via het Vlimpers-contactformulier.

    Suggesties?

    Heb je aanvullingen of een opmerking over deze webpagina? Meld je suggestie(s).