chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Toegangsbeheer in Vlimpers en Cognos

    Wil je als teamverantwoordelijke het verlof van je teamlid goedkeuren of ben je als HR-specialist op zoek naar een bepaald rapport in Cognos? Dan kan je toegang aanvragen in Vlimpers en Cognos. Alle relevante informatie vind je op deze webpagina.

    Wat?

    Je kan informatie raadplegen en bewerken in het personeelssysteem Vlimpers en de rapporteringstool Cognos afhankelijk van je profiel of rol binnen de organisatie.

    Al naargelang je functie in de organisatie krijg je 1 of meerdere rollen toegekend. Er zijn 2 soorten rechten:

    • leesrechten: om informatie te raadplegen
    • schrijfrechten: om informatie aan te passen of te verwijderen

    Een combinatie van rollen is dus mogelijk.

    Toegang en gebruikersrollen

    De informatie in Vlimpers en Cognos is heel privacygevoelig. Het verlenen van toegang tot deze toepassingen kan enkel op basis van de juiste rechtsgrond en voor bepaalde rollen mits toestemming van de leidend ambtenaar van het departement of agentschap.

    Er is een onderscheid tussen Vlimpers functionele rollen en rollen specifiek voor 1 afdeling of departement/agentschap:

    • Vlimpers functionele rollen komen voor in alle departementen en agentschappen van de Vlaamse OverheidEnkele voorbeelden zijn HR in de entiteit, personeelslid, manager, …
    • Departement- of agentschapsspecifieke rollen kunnen enkel worden toegekend aan personeelsleden van 1 bepaalde afdeling of departement/agentschap, bijvoorbeeld Audit Vlaanderen, Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming, …

    Niet-betalende rollen

    HR in de entiteit

    Deze rol ondersteunt je als HR Business Partner of HR-specialist bij het uitvoeren van je taken. Je kan persoonsgegevens, functiegegevens, loonfiches, fiscale attesten, en dergelijke zien, maar niet aanpassen. Met andere woorden: met deze rol heb je een leesrecht, maar geen schrijfrecht.

    Opgelet: voor deze rol moet je een door je leidend ambtenaar gevalideerde toegangsfiche indienen.

    Personeelslid

    Deze rol geeft je toegang tot de selfservice voor de werknemer. Je kan bijvoorbeeld verlofaanvragen indienen, je loonstroken opvragen, je functiegegevens bekijken en bepaalde gegevens daarin aanpassen.

    Manager

    Met deze rol kan je aan de slag in de selfservice voor de manager. Je kan bijvoorbeeld afwezigheden goed- of afkeuren, een teamkalender raadplegen met de afwezigheden van je team, verjaardagen consulteren, anciënniteit raadplegen, … Naast deze functionele rollen zal je ook mails ontvangen wanneer de controlearts is langs geweest bij werknemers die door ziekte afwezig zijn.

    Superior

    Ook als superior (meestal de manager van managers) krijg je toegang tot de relevante componenten van de selfservice voor de manager.

    Doublure werknemer

    Met deze rol kan je verlofaanvragen indienen voor een ander personeelslid, bijvoorbeeld als deze geen eigen werkcomputer heeft. De aanvraag doorloopt precies hetzelfde proces als je eigen aanvragen. Voor wie je afwezigheden kan aanvragen hangt af van hoe ver de ingestelde rechten reiken (je eigen entiteit, afdeling of team).

    Doublure manager

    Deze rol gebruik je voor het registreren van bijvoorbeeld verlof wegens arbeidsongeval, moederschapsrust en verlof wegens ziekte. Verlof zonder financiële impact keur je als doublure manager meteen goed na het indienen. Verlof met financiële impact stroomt voor goedkeuring door naar de superior. Voor wie je afwezigheden kan registreren hangt af van hoe ver de ingestelde rechten reiken (je eigen entiteit, afdeling of team).

    Back-up van manager/superior

    Met deze rol ontvang je dezelfde aanvragen in je werklijst als de manager. Als jij of de manager een item afhandelt (bijvoorbeeld een verlof van een personeelslid goedkeurt) verdwijnt dit item uit beide werklijsten.

    Vormingscoördinator

    Met deze rol kan je aanvragen voor vormingsverlof behandelen. Je bent de 1e schakel in de goedkeuringsflow, wat betekent dat je je goed- of afkeuring moet geven vooraleer de aanvraag doorstroomt naar de superior van het betrokken personeelslid. Deze rol wordt niet meer gebruikt.

    Beheerder werkgeversplatform

    Het werkgeversplatform is het beveiligde communicatiekanaal in Vlimpers voor alles wat met lonen te maken heeft. Hier worden betaalbestanden, documenten voor fiscale en sociale aangiften en boekhoudbestanden uitgewisseld met entiteiten met een eigen rechtspersoon en partners zoals de Dienst Derdengeschillen of Orafin. Je kan als beheerder de bestanden raadplegen die relevant zijn voor jouw entiteit.

    Opgelet: voor deze rol moet je een door je leidend ambtenaar gevalideerde toegangsfiche indienen.

    Profielbeheer

    Met deze rol beheer je zowel persoonsprofielen (kwalificaties, opleidingen, eretekens) als niet-persoonsprofielen (volledige functiebeschrijvingen).

    Betalende rollen

    Selfservice werknemer PLOEG

    Deze rol geeft je als geëvalueerde toegang tot je PLOEG-dossier.

    Selfservice manager PLOEG

    Met deze rol krijg je als evaluator toegang (schrijfrechten als je eerste evaluator bent; leesrechten als je tweede evaluator bent) tot alle documenten van de medewerkers die aan jou rapporteren.

    PLOEG beheerder

    Als je PLOEG-beheerder bent kan je profielen van personeelsleden beheren en prestatiedocumenten aanmaken, opstarten, opvolgen, overdragen naar correcte evaluatoren en zelfs annuleren.

    PLOEG inzage dossiers

    Met deze rol kan je de ingevulde historische documenten van de geëvalueerde zien.

    Selfservice werknemer Leren

    Deze rol wordt automatisch toegekend als je entiteit gebruik maakt van de module. Als cursist kan je onder andere het opleidingsaanbod doorzoeken, opleidingen toevoegen aan het persoonlijk leerplan, inschrijven voor activiteiten,…

    Selfservice manager Leren

    Deze rol zorgt ervoor dat je als manager de ontwikkeling van je personeelsleden kan opvolgen en aansturen. Je krijgt bijvoorbeeld een overzicht van de opleidingen die teamleden volgen.

    Leren beheerder

    Als beheerder beheer je de catalogus voor de kerncursusactiviteiten en voer je taken uit voor de cursist, zoals bijvoorbeeld cursisten inschrijven of leerplannen bijhouden.

    Inhoudelijk goedkeurder en budgethouder

    Je wil als werknemer een opleiding volgen en dient dus een aanvraag in in Leren. Die aanvraag komt eerst bij de inhoudelijke goedkeurder terecht (die oordeelt over de inhoud van de opleiding), en na goedkeuring stroomt ze door naar de budgethouder (die oordeelt over de kosten van de opleiding).

    Docent

    Met de rol van docent kan je onder andere aan- en afwezigheden van cursisten registreren, cursisten beoordelen, en activiteitenroosters bekijken. Deze rol wordt echter niet meer gebruikt; de kern van de module Leren verloopt via de inhoudelijke goedkeurders en budgethouders.

    Selfservice werknemer Planning en Tijd

    Met deze rol kan je onder andere je priktijden opvolgen en je maandroosters consulteren.

    Selfservice manager Planning en Tijd

    Met deze rol kan je als manager onder andere de priktijden van je werknemers consulteren, afwijkende priktijden opvragen, of regularisaties valideren.

    Planning beheerder

    Als je beheerder bent voor Planning en Tijd hou je je bezig met hoe mensen werken, kort gezegd. Je staat bijvoorbeeld in voor het koppelen van dagprogramma’s aan werkroosters; het opvolgen van priktijden (stel bijvoorbeeld dat iemand gisteren vergeten is te prikken, dan kan je als beheerder deze vergissing oplossen); het voorzien van welke toelagen een afdeling moet hebben; het opzetten van het systeem voor maaltijdcheques,…

    Cognos

    Cognos is de omgeving waar je rapporten kan opvragen, uitvoeren en schrijven. Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) beheert 3 mappen die elke gebruiker kan consulteren naast de individuele map dat in eigen beheer zit als persoonlijke werkruimte: 

    • Vlimpers rapportenshop: overkoepelende rapporten voor de gehele Vlaamse Overheid.
      • schrijfrechten: enkel AgO-rapporteurs
      • leesrechten: HRBP's, mits de formele goedkeuring van hun leidend ambtenaar (indienen via toegangsfiche, zie ‘Hoe aanvragen’)
    •  beleidsdomeinmappen: specifieke rapporten
      • schrijfrechten: voorbehouden voor de rapporteurs binnen de beleidsdomeinen
    • mappen voor specifieke doelgroepen: rapporten voor de dagelijkse werking van specifieke doelgroepen (zie detail toegangsregister
      • schrijfrechten: enkel AgO-rapporteurs 
      • leesrechten: enkel de leden van de doelgroepen, mits de formele goedkeuring van hun leidend ambtenaar (indienen via toegangsfiche, zie ‘Hoe aanvragen’).

    Hoe aanvragen?

    Toegang aanvragen tot Vlimpers of Cognos: procedure voor klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) en niet-klanten.

    Contact

    Meer informatie of een vraag?

    Contacteer de afdeling HR- Technologie en Data door het aanmaken van een 'case' in Vlimpers.