Je kunt vanaf nu in Vlimpers je cv aanmaken of bewerken. Je leidinggevende en HR-verantwoordelijke ontdekken hierdoor je sterktes en je opgebouwde expertise. Deze informatie kan nuttig zijn bij eventuele nieuwe functies of projecten, bij de opstart van leertrajecten, … Indien je entiteit de volledige module 'Talent Loopbaan' gebruikt kun je ook je loopbaanvoorkeuren kwijt.

Goed om weten:  

• Je vindt je profiel onder de tegel ‘Mijn gegevens’ op de startpagina van Vlimpers.
• Je cv is zichtbaar voor iedereen in je eigen departement of agentschap die met Vlimpers werkt. De informatie over je loopbaanvoorkeuren is enkel zichtbaar voor je (indirecte) leidinggevende en je HR-verantwoordelijke(n).

Als leidinggevende kun je in de nieuwe module Loopbaan van Vlimpers:

• profielgegevens raadplegen van je medewerkers
• Bij een volledig gebruik van de module kan je eveneens:
• potentieel, ontwikkelingsnoden en inzetbaarheid op langere termijn van je teamleden in kaart brengen alvorens een talentbespreking te houden
• opvolgingsacties voor een medewerker noteren

Voor organisaties met zelfsturende teams werd een afzonderlijke goedkeuringsstroom opgezet. De opleidingsaanvragen die door hun medewerkers worden ingediend, zullen worden doorgestuurd door de goedkeurder voring in hun team in plaats van de leidinggevende. Deze goedkeuringsstroom wordt alleen opgezet op entiteitsniveau voor entiteiten die bestaan uit zelfsturende teams. 

Bij interne opleidingen is de goedkeurder vorming de enige goedkeuringsstap. Voor externe opleidingen is de goedkeurder vorming de eerste goedkeuringsstap, waarna de opleidingsaanvraag bij de vormingsbeheerder terechtkomt voor het aanvullen en opvolgen van financiële gegevens. Na goedkeuring van de vormingsbeheerder, ontvangt de cursist een goedkeuringsbevestiging en mag hij of zij registreren bij de externe aanbieder van de opleiding. 

In de nieuwe module Loopbaan van Vlimpers kun je als HR-verantwoordelijke:

• volledige profielgegevens van medewerkers van je organisatie raadplegen en rapporteren
• officiële certificaten registreren
• Indien je entiteit de volledige module gebruikt dan kan je eveneens:
• zoekopdrachten lanceren binnen de gegevens van de profielpagina van alle medewerkers van je organisatie
• een talentpool van medewerkers uit je organisatie aanmaken, beheren of delen
• een talentbespreking opzetten en beheren voor een groep medewerkers
• opvolgingsacties voor een medewerker noteren

Vanaf nu is het mogelijk om via de Module Leren ook certificaten te beheren. Er wordt een stappenplan voorzien voor vormingsbeheerders die hiermee aan de slag zullen gaan. Dit wordt toegevoegd aan de handleiding voor vormingsbeheerders en zal ook raadpleegbaar zijn in het opleidingscurriculum voor vormingsbeheerders, dat beschikbaar is vanaf eind januari voor alle vormingsbeheerders binnen de Vlaamse Overheid. 

Het beheren van certificaten wordt ondersteund aan de hand van aangepaste rapportering, dynamische toewijzingen en de nieuwe velden 'Certificaat', 'Certificaat filter' en 'Geldigheid certificaat'. EHBO certificaten die via GDPB beheerd worden zullen nog niet beschikbaar zijn via deze werkwijze (huidige dienstverlening blijft ongewijzigd), maar er wordt nagegaan of deze ook kunnen toegevoegd worden op een later tijdstip. 

Hoe dit vanaf 2021 in zijn werk gaat, kun je alvast ontdekken via de online infosessie van 14 januari om 13 - 14.30 uur. Schrijf je zeker in via de module Leren.

Voor organisaties met zelfsturende teams werd een afzonderlijke goedkeuringsstroom opgezet. De opleidingsaanvragen die door hun medewerkers worden ingediend, zullen worden goedgekeurd door de goedkeurder vorming in hun team in plaats van de leidinggevende. Deze goedkeuringsstroom wordt alleen opgezet op entiteitsniveau voor entiteiten die bestaan uit zelfsturende teams. 

Bij interne opleidingen is de goedkeurder vorming de enige goedkeuringsstap. Voor externe opleidingen is de goedkeurder vorming de eerste goedkeuringsstap, waarna de opleidingsaanvraag bij de vormingsbeheerder terechtkomt voor het aanvullen en opvolgen van financiële gegevens. Na goedkeuring van de vormingsbeheerder, ontvangt de cursist een goedkeuringsbevestiging en mag hij of zij registreren bij de externe aanbieder van de opleiding. 

1. Interne dienstaanwijzing = een interne permanente beweging naar een andere functie binnen de eigen entiteit met behoud van statuut en graad, rang, niveau. Dit soort procedure valt niet onder de omzendbrief en kan dus door een HR-verantwoordelijke uitgevoerd worden via een informele selectieprocedure.
2. Bijkomende opdracht of rol = een oproep voor een tijdelijke opdracht, rol of opname in een pool naast de huidige functie¿binnen de eigen entiteit of een andere entiteit van de Vlaamse overheid. Dit soort procedure valt niet onder de omzendbrief en kan dus door een HR-verantwoordelijke uitgevoerd worden via een informele selectieprocedure.
3. Tijdelijke functie = een oproep voor een tijdelijke voltijdse verschuiving naar een andere functie binnen de eigen entiteit of een andere entiteit van de Vlaamse overheid. Dit soort procedure valt niet onder de omzendbrief en kan dus door een HR-verantwoordelijke uitgevoerd worden via een informele selectieprocedure. 

Hoe dit vanaf 2021 in zijn werk gaat, kun je alvast nalezen op de webpagina over de module Rekrutering of ontdekken via de online infosessie van 11 januari om 13 - 14.30 uur. Schrijf je zeker in via de module Leren.

• Om makkelijker een keuze te kunnen maken in die keuzeschermen zal vanaf nu:
  • Ook de begin- en einddatum van de arbeidsrelaties getoond worden;
  • Ook de status van de arbeidsrelaties getoond worden: actief, verlof, inactieve arbeidsrelatie, uit dienst of gepensioneerd.
• Dat is ook het geval in het scherm 'historie verlofaanvragen'. Bij je afgesloten arbeidsrelatie(s) zullen vanaf nu bij 'Afdeling' en 'Naam supervisor' de gegevens staan die geldig waren op het moment van je uitdiensttreding.

Toestemming voor een bijberoep en andere activiteiten (cumulatie) aanvragen doe je vanaf nu via je selfservice in Vlimpers en niet meer via een aanvraagformulier. Je vult alle gegevens in Vlimpers in en je leidinggevende krijgt automatisch een werklijstitem waarmee de aanvraag kan worden goed- of afgekeurd. Je krijgt nadien een mail met de beslissing. Een overzicht van al je cumulaties kun je terugvinden in Vlimpers.

Meer informatie vind je op de webpagina 'Bijberoep en andere activiteiten (cumulatie)' en in het Vlimpers instructiefilmpje 'Cumulatie aanvragen'. 

Het veld 'loonomschrijving' op de loonbrief, werd uitgebreid  zodat vanaf nu de volledige omschrijving van de looncode wordt weergegeven.

Vanaf nu is het mogelijk om extra informatie te verkrijgen over de gepubliceerde vacatures die via de multiposter van Vlimpers Module Rekrutering op verschillende externe vacaturessites werden gepost. Er zijn twee excelsjablonen beschikbaar met brondata die je kan terugvinden bij rapportering 2.0 'vacaturesites_clicks' en ‘Eigenschappen van kandidaten per indieningsbron '. Deze brondata kunnen ingevoegd worden in twee nieuwe excels die terug te vinden zijn bij ‘Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers’ bij het puntje ‘Publicatie en selectie’. Deze 2 excelsjablonen werken op hetzelfde principe als het sjabloon voor het pv rapport.

Eigenschappen_van_kandidaten_per_indieningsbron_BB:Entiteiten kunnen nu per vacature afleiden hoeveel kandidaten kwamen van een bepaalde vacaturesite en waar deze terecht kwamen in de sollicitatieprocedure. Volg de instructies die op de eerste pagina terug te vinden zijn.

Vacature_per_vacature_Clicks: Entiteiten kunnen nu per vacature afleiden hoe vaak er geklikt werd op hun vacature op een externe vacaturesite. Er is ook een schema beschikbaar waarbij de entiteiten kunnen afleiden op welke vacaturesites hun vacatures gepubliceerd stonden. Volg de instructies die op de eerste pagina terug te vinden zijn.

Vanaf nu is het mogelijk om extra informatie te verkrijgen over de gepubliceerde vacatures die via de multiposter van Vlimpers Module Rekrutering op verschillende externe vacaturessites werden gepost. Er zijn twee excelsjablonen beschikbaar met brondata die je kan terugvinden bij rapportering 2.0 'vacaturesites_clicks' en ‘Eigenschappen van kandidaten per indieningsbron '. Deze brondata kunnen ingevoegd worden in twee nieuwe excels die terug te vinden zijn bij ‘Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers’ bij het puntje ‘Publicatie en selectie’. Deze 2 excelsjablonen werken op hetzelfde principe als het sjabloon voor het pv rapport.

Eigenschappen_van_kandidaten_per_indieningsbron_BB:Entiteiten kunnen nu per vacature afleiden hoeveel kandidaten kwamen van een bepaalde vacaturesite en waar deze terecht kwamen in de sollicitatieprocedure. Volg de instructies die op de eerste pagina terug te vinden zijn.

Vacature_per_vacature_Clicks: Entiteiten kunnen nu per vacature afleiden hoe vaak er geklikt werd op hun vacature op een externe vacaturesite. Er is ook een schema beschikbaar waarbij de entiteiten kunnen afleiden op welke vacaturesites hun vacatures gepubliceerd stonden. Volg de instructies die op de eerste pagina terug te vinden zijn.

• Ga via de hamburgermenu naar 'Beheer' en vervolgens 'Catalogus'. 
• Klik op 'Trainingsprogramma's'
• Zoek je curriculum en klik onder opties op 'Bewerken'. 
• Ga naar de tab 'E-mails'. 
• Klik de mail 'Training is afgerond' open via het grijze plusje en vink de mail 'VO - Training is afgerond' aan. 
• Klik onderaan de pagina op opslaan. 

• aanvinkveld "Historiek arbeidsplaats": aan te vinken bij 'oude', geïnactiveerde arbeidsplaatsen;
• numeriek veld "Arbeidsplaatsnummer parent": nummer van de 'oude' arbeidsplaats die vervangen is door een 'nieuwe' (correcte) arbeidsplaats.

Vlimpers lanceert op 9 oktober Samenwerken voor de medewerkers van de Vlaamse overheid. Als vormingsbeheerder krijg je op 25 september al toegang. Via deze component in Vlimpers Leren kunnen gebruikers online samenwerken rond bepaalde onderwerpen of opleidingen. Discussies voeren, bestanden of links delen, vragen stellen, opdrachten krijgen, … het kan allemaal via de nieuwe communities. Op deze manier kan een gevarieerd leertraject verder vormgegeven worden binnen Vlimpers.

Als vormingsbeheerder ben jij verantwoordelijk voor het aanmaken van deze communities. De handleiding is daarom aangepast met de nodige info en in november volgt er een digitale opleiding. Ook in de klankbordsessie module Leren van 30 november verneem je er meer over. Heb je intussen vragen? Stel ze dan gerust via het Vlimpers-contactformulier.

Het aanwezigheidsformulier wordt aangepast, waardoor cursisten nu ook per sessieonderdeel hun aanwezigheid kunnen ondertekenen in plaats van alleen per sessie.

Wanneer een curriculum wordt geinactiveerd, krijgt het ook geen nieuwe versies meer van opleidingen die er deel van uitmaken. Structureel blijven zij dus volledig hetzelfde als op het moment dat ze werden geinactiveerd.

Aan de mail 'Begindatum sessie', die cursisten herinnert dat hun opleiding eraan komt, werd een tag toegevoegd waarmee ze worden doorverwezen naar de pagina waar ze hun deelname kunnen annuleren.

Vanaf nu krijgen alle cursisten bij een dynamische toewijzing altijd de laatste versie van een opleiding toegewezen, wanneer ze opnieuw deel uitmaken van een dynamische toewijzing. Ook wanneer ze al een eerdere versie hebben voltooid.

Als vormingsbeheerder is het nu mogelijk om het rooster van een opleiding in bulk aan te passen. De werkwijze hiervoor kan je terugvinden in de handleiding voor de Module Leren.

Als vormingsbeheerder krijg je nu een vraag ter bevestiging wanneer je een curriculum wil activeren of inactiveren. Op die manier wordt de kans op fouten kleiner. Door te bevestigen kan je de actie voltooien.

Deep links of inhoudelijke links verwijzen vanaf nu telkens naar de laatste versie van de opleiding waarvoor de link werd aangemaakt. Je hoeft dus niet meer telkens een nieuwe link aan te maken om te delen wanneer je een nieuwe versie van een opleiding aanmaakt.

Er komt een foutmelding als:

• je een aanvraag indient voor een vergoeding of toelage die al geregistreerd is in je loondossier;
• je niet alle verplichte parameters invoert.

Je kan de knop 'Bijlage toevoegen' niet meer aanklikken van zodra er een bijlage aan een aanvraag is toegevoegd.

De naam van het veld ‘bevoegd selector’ in het scherm 'vacature bewerken' werd aangepast naar ‘uitvoerend selector’. De keuzeopties blijven gelijk. Een gewone selector uit een entiteit kiest voor ‘selector entiteit’. Een gecertificeerde voor ‘gecertificeerd selector entiteit’. De overige opties worden door AgO gebruikt.

De vacatures die worden begeleid door een gecertificeerd selector worden opgevolgd door AgO. Hiervoor werd het veld ‘AgO kwaliteitscontrole als bevoegd selector’ aangemaakt. Dit veld moet op ‘ja’ staan als AgO instaat voor de kwaliteitscontrole en op ‘nee’ als dit niet het geval is.

De selector van de specifieke vacature moet deze velden invullen.

Het veld 'Uiterste sollicitatiedatum' is gewijzigd naar 'Uiterste sollicitatiedatum (tot en met)'. Na deze datum kunnen kandidaten het sollicitatieformulier niet meer indienen. Let op: niet te verwarren met het veld 'Einddatum publicatie'. Daar moet de datum 'tot' ingevoerd worden. Vanaf die datum zal de vacature niet meer gepubliceerd zijn.

Wanneer je meerdere arbeidsrelaties hebt, zul je vanaf nu kunnen aanduiden voor welke arbeidsrelatie je de historie van je verlofaanvragen wilt zien. Dit tussenscherm zal ook zichtbaar zijn voor de managers.

Heb je meerdere arbeidsrelaties naar aanleiding van een statuutswijziging? Dan kun je vanaf nu geen afwezigheden meer invoeren op de arbeidsrelatie waar je met ambtshalve onbetaald verlof bent.

Er wordt een nieuwe afwezigheidscode aangemaakt voor het registreren van een deeltijdse dienstvrijstelling zwangerschap (werkverwijdering). Deze afwezigheid wordt geregistreerd door je personeelsadministratie, je kunt ze niet zelf aanvragen via je selfservice.

Tot nu toe kon je enkel zelf een fietsvergoeding aanvragen via je selfservice. Vanaf nu kan ook je leidinggevende dit voor jou indienen en opvragen.

Wanneer het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) een vergoeding of toelage oplaadt, ontvang je een mail (zowel bij goed- als afkeuren). Vanaf nu zal ook je leidinggevende hierover een mail ontvangen.

Vanaf nu is het mogelijk voor cursisten om ook te filteren op opleidingsmodaliteiten. Dit houdt in dat je kunt aangeven of je op zoek bent naar een opleiding om naar te kijken, te luisteren, te lezen, ... Op die manier kun je makkelijk op zoek naar een opleiding die past bij jou en het moment waarop je wilt leren.

Bij een indiensttreding wordt de handmatige invoer van gegevens beperkt en de gebruikerservaring maximaal digitaal. Gegevens worden zoveel mogelijk automatisch doorgestuurd tussen Vlimpers Rekrutering, Vlimpers Kern en de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ). Zo worden er geen overbodige of reeds gekende gegevens opgevraagd, verkort de doorlooptijd en zijn de gegevens correcter. Invoer gebeurt zoveel mogelijk rechtstreeks in het systeem. Invoer van of vanuit aparte documenten wordt zoveel mogelijk vermeden.

De details van dit project “Procesautomatisering indiensttreding” worden ook toegelicht op het HR-netwerk van 16 juni 2020.

Bij het toevoegen van een functierij met de actie langdurig afwezig worden bij de functiegegevens in de VO Specifieke gegevens, naast het veld einddatum dat altijd invulbaar is, ook andere velden die verband houden met een uitdiensttreding actief. Die bijkomende velden hoef je niet in te vullen bij een langdurige afwezigheid. 

Vlimpers geeft vanaf nu geen blokkerende melding meer wanneer je die bijkomende velden in dit geval niet invult.

Bij een indiensttreding wordt de handmatige invoer van gegevens beperkt en de gebruikerservaring maximaal digitaal. Gegevens worden zoveel mogelijk automatisch doorgestuurd tussen Vlimpers Rekrutering, Vlimpers Kern en de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ). Zo worden er geen overbodige of reeds gekende gegevens opgevraagd, verkort de doorlooptijd en zijn de gegevens correcter. Invoer gebeurd zoveel mogelijk rechstreeks in het systeem. Invoer van of vanuit aparte documenten wordt zoveel mogelijk vermeden.

De details van dit project “Procesautomatisering indiensttreding” worden ook toegelicht via webinar midden juni 2020.

Bij een indiensttreding wordt de handmatige invoer van gegevens beperkt en de gebruikerservaring maximaal digitaal. Gegevens worden zoveel mogelijk automatisch doorgestuurd tussen Vlimpers Rekrutering, Vlimpers Kern en de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ). Zo worden er geen overbodige of reeds gekende gegevens opgevraagd, verkort de doorlooptijd en zijn de gegevens correcter. Invoer gebeurd zoveel mogelijk rechstreeks in het systeem. Invoer van of vanuit aparte documenten wordt zoveel mogelijk vermeden.

De details van dit project “Procesautomatisering indiensttreding” worden ook toegelicht op de afdelingsvergadering van 25 juni 2020.

Bij het maken van een vacature is er een nieuw veld 'Betrokken extern selectiekantoor’. Dit veld moet steeds verplicht ingevuld worden. Het veld is een keuzelijstje waarin je moet aanduiden welk kantoor betrokken is in de procedure. Je duidt het kantoor steeds aan ongeacht of ze een gedeelte van de procedure, een assessment of de volledige procedure opnemen. Is er geen kantoor betrokken, dan kies je voor ‘geen kantoor betrokken’. Indien je enkel testen aankoopt bij een kantoor, moet je dit niet aanduiden en kies je ook voor ‘geen kantoor betrokken’.

Als het bij het maken van de vacature nog niet duidelijk is dat er een selectiekantoor wordt ingeschakeld duid dan voorlopig 'geen kantoor' aan. Pas het veld later aan indien nodig.

Door dit (verplicht) veld kan de facturatie over de inzet van de kantoren getoetst worden met de registratie in Vlimpers. Hiervoor kan het nieuwe rapport "Vacatures met ondersteuning selectiekantoren" gebruikt worden. Dit rapport is beschikbaar voor de selectieverantwoordelijken.

Bij aanvragen van fietsvergoeding was het mogelijk om het aantal kilometers bij de occasionele aanvragen volledig te verwijderen en opnieuw in te dienen. Hierdoor leek het alsof de aanvraag verwijderd werd, maar achterliggend werd hierdoor de looncode niet verwijderd.

Vanaf nu zal het niet langer mogelijk zijn de aanvraag op te slaan zonder een aantal kilometers in te voeren. Je krijgt dan een foutmelding die je waarschuwt: "Totaal aantal km moet groter zijn dan 0! Pas je aanvraag aan. Om een aangevraagde maand te wissen, zet je 'soort aanvraag' terug op blanco en klik op 'Indienen'."

Bij de start van de nieuwe aanvragen voor fietsvergoeding werd aangegeven dat de afwezigheidscode VO_AT_DVM (dienstvrijstelling voor vakbondsactiviteiten) mocht meetellen voor de berekening bij de permanente aanvragen. Deze zienswijze is aangepast. Vanaf 01/05/2020 zal deze afwezigheidscode niet langer meetellen voor de berekening van permanente aanvragen voor fietsvergoeding.

De automatische doorstroom naar je Outlook-agenda van afwezigheden die je aanvraagt in Vlimpers verbetert vanaf 1 mei. De status in je agenda, die ook doorstroomt naar je Skype en Teams, zal vanaf nu beter overeenkomen met de soort afwezigheid die je aanvraagt:

• Telewerk en uitzonderlijk werk krijgen de status ‘Beschikbaar’
• Dienstreizen (binnen- en buitenland) krijgen de status ‘Bezet’ in Teams en Outlook en ‘In een vergadering’ in Skype
• Alle andere afwezigheden krijgen de status ‘Niet aanwezig’

Voor deeltijdse afwezigheden is de doorstroom naar Outlook niet langer mogelijk, omdat die niet correct werden weergegeven.

Meer informatie? Bekijk het Vlimpers-instructiefilmpje ‘Afwezigheid laten verschijnen in je Outlook-agenda’.

In elk sjabloon van de sollicitatieformulieren werd onderaan de instructie rond het indienen uitgebreid. De volledige tekst is:

"Als je sollicitatie klaar is om in te dienen klik je hieronder op de knop “Indienen”. Als je sollicitatie correct werd ontvangen dan kom je terecht op de bevestigingspagina en ontvang je een e-mail op bovenstaand e-mailadres dat jij invoerde. Controleer zeker dat je e-mailadres correct ingevoerd is. Hou er ook rekening mee dat de ontvangst van e-mails geblokkeerd of vertraagd kan worden door spamfilters. Controleer daarom in je e-mailbox zeker je map “Ongewenste mail” of “SPAM”. Als je de sollicitatie wilt bewaren om later in te dienen klik je op “Opslaan”. Dat kan enkel als je een sollicitatieprofiel maakt.
Klik op “Annuleren” om je sollicitatie niet in te dienen."

De uitgaande mails van de module Rekrutering werden allen nagekeken door de proceseigenaars van AgO. Alle mails kregen een update: lay-out en tekstueel. Er zijn ook enkele nieuwe mails gemaakt. De inhoud van mails die je zelf triggert kan je in de module bekijken voordat je de mail laat vertrekken. De inhoud van de automatische mails kan je nakijken via de webpagina 'Vlimpers voor HR'. Daar klik je door naar de link Vlimpers-berichten.

Sollicitanten ontvangen een automatische bevestiging na het indienen van hun kandidatuur.

Op het sollicitatieformulier is de instructie voor het indienen van een kandidatuur aangepast: 'Als je sollicitatie klaar is om in te dienen klik je hieronder op de knop “Indienen”. Als je sollicitatie correct werd ontvangen dan kom je terecht op de bevestigingspagina en ontvang je een e-mail op bovenstaand e-mailadres dat jij invoerde. Controleer zeker dat je e-mailadres correct ingevoerd is. Hou er ook rekening mee dat de ontvangst van e-mails geblokkeerd of vertraagd kan worden door spamfilters. Controleer daarom in je e-mailbox zeker je map “Ongewenste mail” of “SPAM”.
Als je de sollicitatie wilt bewaren om later in te dienen klik je op “Opslaan”. Dat kan enkel als je een sollicitatieprofiel maakt.
Klik op “Annuleren” om je sollicitatie niet in te dienen.'

De automatische berichten in de module Rekrutering werden inhoudelijk en vormelijk nagekeken. Er kwamen ook enkele nieuwe berichten bij.

Je kunt de inhoud van de berichten die je handmatig verstuurt uit de module voortaan eerst nalezen.

De inhoud van de automatische berichten kan je bekijken op de webpagina: https://overheid.vlaanderen.be/vlimpers-voor-hr#vlimpers-kern. Klik op de link 'Vlimpers-berichten'. 

Met het oog op een correcte rapportering is een extra optie toegevoegd aan het veld 'scope' in het scherm 'vacature bewerken: 'oproep uit VO-brede werfreserve AgO'. Deze nieuwe waarde mag enkel door de selectieverantwoordelijken van AgO worden gebruikt.

Personeelsleden kunnen vanaf nu vrijwilligerswerk in kader van de coronacrisis aanvragen via hun selfservice in Vlimpers.

Als je vrijwilligerswerk uitoefent, heb je geen recht op een fietsvergoeding. Verder heeft de afwezigheid geen impact, niet op anciënniteiten, tellers, maaltijdcheques,… Alle afwezigheden hebben voorrang op het vrijwilligerswerk, ook jaarlijks verlof. Opzeg van aangevraagde verloven gebeurt altijd conform het arbeidsreglement.

Meer informatie vind je op de webpagina 'vrijwilligerswerk in kader van coronacrisis'.

Een entiteit die een personeelslid in het kader van de corona-crisis ter beschikking stelt aan een andere entiteit van de diensten van de Vlaamse overheid of aan een externe werkgever moet dit aan AgO via case melden. De meldingscase heeft als titel ‘ter beschikkingstelling Corona’.

Om de ter beschikkingstellingen die gekoppeld zijn aan de Corona-crisis te kunnen registreren werden er twee nieuwe codes ontwikkeld:
- 'Ter beschikkingstelling corona buiten VO' (VON): voor ter beschikkingstellingen aan externe werkgevers die niet onder het Vlaams Personeelsstatuut (VPS) vallen
- 'Ter beschikkingstelling corona binnen VO' (VOM): voor ter beschikkingstellingen aan entiteiten die wel onder het VPS vallen.
Na de registratie in Vlimpers stuur je de case door naar het Juridisch Kenniscentrum (JKC).

Personeelsleden die ter beschikking gesteld zijn, blijven toegang hebben tot Vlimpers, zolang ze niet op langdurig afwezig gezet worden. Ze blijven ook hun afwezigheden via Vlimpers aanvragen. Ziekte geven ze door aan de contactpersoon binnen hun entiteit.

Terbeschikkingstelling in het kader van Corona heeft geen impact op het recht op fietsvergoeding, anciënniteiten, tellers, maaltijdcheques,… Alle afwezigheden hebben voorrang op de terbeschikkingstelling. Opzeg van aangevraagde verloven gebeurt altijd conform het arbeidsreglement.

Meer informatie vind je op de webpagina 'Inzetten van personeel voor andere opdrachten'.

Een entiteit die een personeelslid in het kader van de corona-crisis ter beschikking stelt aan een andere entiteit van de diensten van de Vlaamse overheid of aan een externe werkgever moet dit aan AgO via case melden. De meldingscase heeft als titel ‘ter beschikkingstelling Corona’. De personeelsadministratie registreert de afweizgheid in Vlmpers en stuurt de case door naar het Juridisch Kenniscentrum (JKC).

Personeelsleden die ter beschikking gesteld zijn, blijven toegang hebben tot Vlimpers, zolang ze niet op langdurig afwezig gezet worden. Ze blijven ook hun afwezigheden via Vlimpers aanvragen. Ziekte geven ze door aan de contactpersoon binnen hun entiteit.

Terbeschikkingstelling in het kader van Corona heeft geen impact op het recht op fietsvergoeding, anciënniteiten, tellers, maaltijdcheques,… Alle afwezigheden hebben voorrang op de terbeschikkingstelling. Opzeg van aangevraagde verloven gebeurt altijd conform het arbeidsreglement.

Meer informatie vind je op de webpagina 'Inzetten van personeel voor andere opdrachten'.

Het Excel-sjabloon met de macro om het PV-rapport uit Vlimpers in een afdrukbare vorm weer te geven is aangepast:

• Op het eerste tabblad staan het aantal dagen dat een vacature gepubliceerd werd op Werken voor Vlaanderen
• Er is een bijkomend tabblad voorzien waarin ook de rangschikking van de werfreserve staat.

De selectiefase 'Assessment center' en Interview werden opgenomen in het rapport. Interview wordt voorlopig nog weergegeven als Sollicitatiegesprek in het rapport.

Voor het beheren van sollicitanten zijn er 2 nieuwe afwijsredenen bij de status Gesloten: 

• 11. Afgeschreven na eindgesprek: rechtzetting, afwijsreden ontbrak
• 18. Niet aanwezig: kan gebruikt worden als een kandidaat niet komt opdagen, zodat de afwijsreden “Vrijwillige afmelding” hiervoor niet gebruikt moet worden

Voor de afwijsreden "18. Niet aanwezig" werd een nieuw mailsjabloon "VO - Niet aanwezig" gemaakt, dat de gebruiker zelf kan versturen. Zelfde werkwijze als de andere afwijsredenen (geen automatische mail). Dit mailsjabloon biedt plaats voor een persoonlijke boodschap aan de sollicitant. Voor de afwijsreden "11. Afgeschreven na eindgesprek" kan de gebruiker het bestaande mailsjabloon "VO - Afschrijving na interview - kandidaat niet geschikt" gebruiken. Dit mailsjabloon biedt plaats voor een persoonlijke boodschap aan de sollicitant.

Het Excel-sjabloon met de macro om het PV-rapport uit Vlimpers in een afdrukbare vorm weer te geven is aangepast:

• Op het eerste tabblad staan het aantal dagen dat een vacature gepubliceerd werd op Werken voor Vlaanderen
• Er is een bijkomend tabblad voorzien waarin ook de rangschikking van de werfreserve staat.

De selectiefase 'Assessment center' en Interview werden opgenomen in het rapport. Interview wordt voorlopig nog weergegeven als Sollicitatiegesprek in het rapport.

De sjabloonmail met naam "VO - offer mail" wordt hernoemd naar "VO - Aanbiedingsbrief"

Er is een nieuw rapport beschikbaar in Vlimpers, voor de gebruikers van de module Rekerutering. Met het rapport 'Prescreeningsvragen met antwoorden sollicitant' kan de recruiter per vacature alle prescreeningsvragen en antwoorden van alle kandidaten bekijken.

In de mail aan de sollicitant bij "Vrijwillige terugtrekking" werd de handtekening van de recruiter verwijderd.

Interne kandidaten krijgen vanaf nu een andere link dan externe kandididaten in de mails 'toewijzen formulier sollicitant' en 'uitn voor sol.event'. Bij externe kandidaten leidt de link (na aanmelden met e-mailadres en wachtwoord) naar hun profiel. Bij interne kandidaten verwijst de mail de kandidaat naar Vlimpers via het Loopbaancentrum naar hun lopende sollicitaties.

Voor het beheren van sollicitanten zijn er 2 nieuwe afwijsredenen bij de status Gesloten

• 11. Afgeschreven na eindgesprek: rechtzetting, afwijsreden ontbrak
• 18. Niet aanwezig: kan gebruikt worden als een kandidaat niet komt opdagen, zodat de afwijsreden “Vrijwillige afmelding” hiervoor niet gebruikt moet worden

Voor de afwijsreden "18. Niet aanwezig" werd een nieuw mailsjabloon "VO - Niet aanwezig" gemaakt, dat de gebruiker zelf kan versturen. Zelfde werkwijze als de andere afwijsredenen (geen automatische mail). Dit mailsjabloon biedt plaats voor een persoonlijke boodschap aan de sollicitant.
Voor de afwijsreden "11. Afgeschreven na eindgesprek" kan de gebruiker het bestaande mailsjabloon "VO - Afschrijving na interview - kandidaat niet geschikt" gebruiken. Dit mailsjabloon biedt plaats voor een persoonlijke boodschap aan de sollicitant.

• Aanstelling
• Heraanstelling
• Van contractueel naar statutair
• Adreswijzging
• Standplaatswijziging
• Arbeidsrelatie wijzigen

Maak gebruik van de Vlimpershandleidingen voor extra informatie en invoerinstructies bij de verschillende stappen in de processen.

• Er is een nieuw rapport 'Einde procedure velden: rangschikking, niet nodeloos hertesten en objectief geworven' beschikbaar voor de selectieverantwoordelijken. Hiermee kun je voor vacatures met veel kandidaten de velden rangschikking werfreserve, niet nodeloos hertesten en status objectief wervingssysteem bijwerken.
• Het rapport 'CV-screening' bevat vanaf nu ook het e-mailadres van de sollicitant.

• Alle afschrijfmails hebben nu volgende alinea: "Ga je niet akkoord met deze beslissing? Je kunt een schorsing en/of nietigverklaring aanvragen bij de Raad van State - Wetenschapsstraat 33, 1040 Brussel. Dat moet gebeuren binnen de 60 dagen nadat je deze mail gekregen hebt. Dat moet aangetekend per post of via de elektronische procedure die toegankelijk is via de website van de Raad van State."
• De mail 'Bevestigen interview' aan sollicitanten bevat nu ook de datum, het uur en de locatie van het interview
• De vacaturetitel is opgenomen in de mail 'VO - definitieve goedkeuringsstatus vacature'.
• Er is een bijkomende mailsjabloon 'VO - Afschrijving na CV screening - voldoet wel' gemaakt voor afschrijving na CV-screening waarbij sollicitant wel aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet.
• De vacature-eigenaars zijn opgenomen in CC van de mail die een sollicitant ontvangt als de sollicitant zich vrijwillig terugtrekt uit een procedure. Zodat vacature-eigenaars op de hoogte gesteld worden dat de sollicitant niet meer wenst deel te nemen

• In alle solliciatieformulieren werden de instructies voor sollicitanten voor het werken met opladen van CV's en indienen van het sollicitatieformulier gewijzigd.
• In alle sollicitatieformulieren werd de tekst bij de standaardvraag 'Niet nodeloos hertesten' aangepast.
• Het sjabloon van het sollicitatieformulier " combi horizontale mobiliteit en bevordering" bevat nu de bijkomende vraag voor horizontale mobiliteit.
• De PDF-afdruk van sollicitatieformulieren (die ingediend zijn na 24/12/2019) bevatten nu de door de sollicitant ingevoerde opleidings- en werkervaring.
• Het formulier 'vacature aanvragen' bevat nu expliciet de vraag om de functiebeschrijving toe te voegen
• De instructies die sollicitanten krijgen na indiening van het formulier werden aangepast zodat ze aangespoord worden om een profiel aan te maken.

Ook de administratieve personeelsleden van De Vlaamse Waterweg (DVW) starten vanaf januari 2020 met Vlimpers Selfservice. Vanaf dan kunnen ze onder andere jaarlijks verlof aanvragen via Vlimpers. Welkom!

Het aansluiten van de overige personeelsleden (continudiensten) van DVW op de selfservice van Vlimpers zal in 2020 voorbereid worden via een afzonderlijk project.

Het selfservicegedeelte om een fietsvergoeding aan te vragen wordt aangepast aan de gewijzigde regelgeving. Meer informatie en een instructiefilmpje vind je vanaf 1 januari 2020 op de webpagina 'Woon-werkverkeer: (elektrische) fiets'. 

Naar aanleiding van het Besluit van de Vlaamse Regering van 26 april 2019 wordt Vlimpers aangepast. Vanaf nu zullen niet enkel contractuele personeelsleden maar ook statutairen sollicitatieverlof kunnen aanvragen in Vlimpers. Meer informatie over sollicitatieverlof vind je terug op de webpagina 'Verloven, afwezigheden en werktijdregeling'.

De knop 'Aanvraag' zal verwijderd worden uit het scherm 'Aanvraag documenten' (achter de tegel 'Documenten'). In dit scherm vind je bijvoorbeeld je ziekteattest. Je kunt je documenten wel nog steeds afprinten door op 'Print' te klikken. Ondervind je problemen met het printen van documenten uit Vlimpers, meld dit dan via het Vlimpers-contactformulier.

Heb je de vakantiedagen waarop je jaarlijks recht hebt niet (volledig) opgenomen door afwezigheid wegens (beroeps)ziekte of arbeids(weg)ongeval? Dan kan je lijnmanager beslissen om bovenop de 11 of 5 vakantiedagen maximaal 13 bijkomende vakantiedagen over te dragen. Meer informatie in Deel X van het Vlaams Personeelsstatuut (VPS).

Vlimpers wordt aangepast zodat je deze vakantiedagen kunt aanvragen en ervan een overzicht kunt raadplegen in je tellers. Extra invoerinstructies zal je terugvinden achter de vraagteken-icoontjes in de schermen 'Verlofaanvraag' en 'VO tellers'.

Is je departement of agentschap klant van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA)? Dan kun je vanaf nu je elektronisch personeelsdossier raadplegen via je Vlimpers selfservice. In je e-dossier vind je de documenten die recent behandeld werden door het DCPA, je Vlimpers PLOEG- en Leren-archief en de documenten van je papieren personeelsdossier die al werden ingescand.

Het DCPA is volop bezig met het digitaliseren van de papieren personeelsdossiers. Dit betekent dat nog niet iedereen zijn volledige dossier in Vlimpers kan raadplegen.

Sommige documenten zijn ook zichtbaar voor je leidinggevende en HR Business Partner. Meer informatie vind je op de webpagina 'Mijn personeelsdossier'.

De burgerlijke staat werd in sommige gevallen foutief weergegeven in het scherm 'Gegevens partner' (tegel 'Mijn gegevens' > link 'Persoonsgegevens' > tabblad 'Gegevens gezinsleden' > link 'Details' bij de gegevens van je partner). Dit veld zal niet meer getoond worden in dit scherm. Je kunt nog steeds je burgerlijke staat raadplegen en wijzigen. Meer informatie hierover vind je terug in het instructiefilmpje: 'Burgerlijke staat aanpassen'.

Vlimpers wordt aangepast naar aanleiding van de gewijzigde regelgeving die een vervroegde evaluatie toelaat na een evaluatie met einduitspraak ‘onvoldoende’.

De personeelsleden van het Agentschap Wegen en Verkeer (AWV) zullen vanaf nu een vergoeding of toelage aanvragen via de module 'vergoedingen en toelagen' in Vlimpers. Na goedkeuring door de direct leidinggevende en het DCPA wordt de aangevraagde vergoeding of toelage opgeladen in het loondossier.

Je kunt een afgekeurde aanvraag in de module Vergoeding en Toelage niet meer bewerken. Je moet in dit geval een nieuwe aanvraag indienen. Meer informatie vind je terug in het instructiefilmpje 'Een vergoeding of toelage aanvragen'.

Er werd een snelstartkaart voor playlists opgemaakt. Deze wordt eind december gepubliceerd.

Er zijn nieuwe rapporten beschikbaar:

• 'Link tussen Vacature en Functiebeschrijving'

Met dit rapport kun je nakijken welke vacatures gelinkt zijn met welke functies. Voor een goed verloop van het rekruteringsproces is het namelijk nodig om de aan de openstaande vacature gelinkte functie actief te houden. Met behulp van dit rapport kan beslist worden welke functie absoluut actief moet blijven.

• Einde procedure velden: rangschikking, niet nodeloos hertesten en objectief geworven

Dit rapport toont per vacature voor elke kandidaat: huidige status, rangschikking werfreserve (volgnummer), niet nodeloos hertesten (ja/nee) en status objectief wervingssysteem (ja/nee)

• 'Rollen per vacature - wervingsteam'

Met dit rapport kun je nakijken wie (naast de selectieverantwoordelijken) toegang heeft tot de gegevens van de vacature en sollicitanten. Het rapport bevat per vacature de naam/namen van de vacature-eigenaars, de hiring manager en de behoordelaars (jury).

• Het rapport ‘Vacatures - open vacatures’

Dit rapport bevat vanaf nu alle vacatures (ongeacht de status) met uitzondering van de managementjobs (boven niveau A2). Bovendien verandert het van naam naar: ‘Alle vacatures excl. managementjobs’

• Het rapport ' Vacatures - Gesloten vacatures' 

Dit rapport toont vanaf nu alle afgesloten managementjobs (boven niveau A2). Bovendien verandert het van naam naar: ‘Gesloten vacatures managementjobs’

Er is 1 nieuwe kandidatenstatus:

• Selectie op basis van dossier

Om de uitgevoerde selectiestap bij statutariseringen te capteren

De opties in het veld 'PEP' in het tabblad 'VO arbeidsplaatsgegevens' worden als volgt aangepast:
- De optie 'Statutaire vervanging' wordt aangepast naar 'vervanging'
- De optie 'Tijdelijk' wordt geschrapt
- De optie 'PEP as is uitdovend' wordt aangepast naar 'uitdovend'

Er zijn nieuwe rapporten beschikbaar:

• 'Link tussen Vacature en Functiebeschrijving'

Met dit rapport kun je nakijken welke vacatures gelinkt zijn met welke functies. Voor een goed verloop van het rekruteringsproces is het namelijk nodig om de aan de openstaande vacature gelinkte functie actief te houden. Met behulp van dit rapport kan beslist worden welke functie absoluut actief moet blijven.

• Het rapport 'Open vacatures'

Dit rapport bevat vanaf nu alle vacatures (ongeacht de status) met uitzondering van de managementjobs (boven niveau A2). Bovendien verandert het van naam naar: ‘Alle vacatures excl. managementjobs’

• Het rapport 'Gesloten vacatures'

Dit rapport toont vanaf nu alle afgesloten managementjobs (boven niveau A2). Bovendien verandert het van naam naar: ‘Gesloten vacatures managementjobs’

Er is 1 nieuwe kandidatenstatus:

• Selectie op basis van dossier

Om de uitgevoerde selectiestap bij statutariseringen te capteren

Voor vormingsbeheerders die zelf externe opleidingen verwerken:

De bevestigingsmail voor externe opleidingen, die wordt verstuurd naar de student na goedkeuring van de vormingsbeheerder, wordt universeler gemaakt. Er komen 2 velden bij: facturatiewebsite en facturatiemailadres. Elke entiteit kan hiervoor de eigen gegevens invullen en de tekst in de mail wordt automatisch aangepast.

Er is een nieuw rapport beschikbaar:

• 'Rollen per vacature - wervingsteam'

Met dit rapport kun je nakijken wie (naast de selectieverantwoordelijken) toegang heeft tot de gegevens van de vacature en sollicitanten. Het rapport bevat per vacature de naam/namen van de vacature-eigenaars, de hiring manager en de behoordelaars (jury).

Bij het indienen van een vraag moet je een specialisme en detail aanduiden. Dit zijn vanaf nu beide verplichte velden. Als het niet duidelijk is welk detail van toepassing is, kun je de categorie 'Andere' selecteren.

Als je wordt toegevoegd als belanghebbende aan een vraag krijg je hierover maar één automatisch bericht. Sommige personeelsleden kregen in dit geval voorheen meerdere berichten.

Bij het overzicht van de behandelgroepen, dat je gebruikt om een case toe te wijzen, werd een kolom toegevoegd met uitleg over wanneer je welke behandelgroep moet selecteren.

Samen met de invoer van het 'Schakel ABC' begin 2019 werden nieuwe statussen 'in wacht' ingevoerd. De oude status 'in wacht' kun je nu niet meer selecteren. Als alternatief moet je 1 van de nieuwe statussen selecteren ('in wacht gepland', 'in wacht bij klant', 'in wacht extern').

Bij het maken van een nieuwe gerelateerde childcase is het vanaf nu mogelijk om een specialisme en detail te selecteren als je ervoor gekozen hebt om deze niet over te nemen van de parentcase.

In de backoffice-zoekfunctie (uitgebreid zoeken) werd een nieuw zoekveld toegevoegd: 'belanghebbende'. 

Je kunt via het vergrootglas in de menubalk rechts bovenaan zoeken in alle cases op de inhoud van cases en notities.

Als statutair personeelslid heb je gedurende je  loopbaan een ‘teller’ van 666 werkdagen ziekteverlof, je ziektecontingent. De balans van je ziektecontingent kun je raadplegen in het overzicht van je tellers in je selfservice. Klik op de startpagina van Vlimpers in de tegel ‘Verlof & werktijd’ op de link ‘Overzicht tellers’.

Ben je een ambtenaar die:

• niet in dienst was tijdens de maand januari 2018 en;
• een periode in dienst is geweest voor januari 2018 en;
• terug in dienst is gekomen na de maand januari 2018?

Dan zag je in je overzicht van je tellers op de rij ‘Ziekteverlof ambtenaar’ bij de kolom ‘Recht’ verkeerdelijk 0 staan. De opname werd correct weergegeven, maar doordat het recht op 0 stond, werd ook je balans verkeerd weergegeven. Vanaf nu staat voor deze doelgroep het recht, de opname en de balans van het ziekteverlof correct.

De datum van de ranginneming voor de pensioenloopbaan wordt vanaf nu ook correct berekend bij meerdere arbeidsrelaties in de DMFA-aangifte.

Voor Kind & Gezin wordt een functionele grid voorzien bij de functiegegevens. Hierin kun je specifieke informatie over de functie registreren. Deze extra informatie maakt gedetailleerde rapportering mogelijk.

Het veld ‘Begrotingsartikel’ (verbonden met de aanrekeningscode) is vanaf nu terug te vinden op het tabblad ‘VO Specifieke gegevens’ in het scherm Functiegegevens (Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens). Dit veld is nodig om de combinatie tussen Orafin-adres, entiteit, begrotingsartikel en afwijkend Orafin-adres mogelijk te maken.

Bepaalde combinaties van verlof konden niet ingevoerd worden in Vlimpers, hoewel ze wel mogelijk zijn volgens het Vlaams Personeelsstatuut (VPS). De combinaties kunnen nu wel ingevoerd worden in Vlimpers en stromen ook correct door naar de RSZ-kwartaalaangifte.

Een personeelslid kan in de module 'Vergoedingen en Toelagen' zelf een afgekeurde aanvraag verwijderen. De inhoud van de automatische mails ter bevestiging van de goedkeuring door 1) de leidinggevende en 2) het DCPA werd bijgewerkt.

Voortaan wordt er bij aanvragen vanuit de selfservice met meerdere actieve arbeidsrelatie altijd de juiste actieve arbeidsrelatie gekozen. In het verleden was dit niet altijd het geval. Dit zorgde in het merendeel van de dossiers niet voor problemen, maar kon er op basis van een bepaalde verlofstatus voor zorgen dat een verlof gekopieerd werd naar de andere arbeidsrelaties van het personeelslid. Dit zorgde dan voor onnodige werklijst-items. Met deze aanpassing wordt dit probleem verholpen.

Naar aanleiding van de wettelijke aanpassingen worden een aantal extra wervingsredenen opgezet.

Als uit de risicoanalyse, die voorzien is in artikel 42 van de Arbeidswet van 16 maart 1971, blijkt dat er risico is voor een zwanger of borstvoeding gevend personeelslid dat niet kan worden ingedijkt dan wordt de arbeidsovereenkomst  van een contractueel personeelslid geschorst en krijgt een ambtenaar vrijstelling van arbeid. Om die dienstvrijstelling bij zwangerschap te registeren mag de bestaande code SCM (schorsing medisch risico) gebruikt worden. De omschrijving van deze code zal aangepast worden naar ‘Dienstvr. zwangerschap).

Vanaf nu is het mogelijk om binnen eenzelfde juridische entiteit 2 verschillende bedragen aan maaltijdcheques uit te betalen.

Wanneer je bij een 'aanstelling' of 'heraanstelling' bij de functiegegevens een aantal maanden stage invoert, berekent het systeem automatisch een einddatum proeftijd. Vanaf nu zal dit ook gebeuren bij een 'nieuwe aanstelling binnen dezelfde arbeidsrelatie'. 

Wanneer er na de registratie nog bijkomende afwezigheden worden ingevoerd, wordt vanaf nu de einddatum proeftijd ook automatisch herberekend.

Wanneer je een arbeidsplaats aanmaakt in de Vlimpers-module Arbeidsplaatsbeheer (Organisatie-ontwikkeling > Arbeidsplaatsbeheer > Arbeidsplaats/Budget beheren > Arbeidsplaatsgeg. toev./bijw) in het kader van een bevordering, heb je voortaan op het eerste tabblad 'Omschrijving' in het veld 'Reden' een extra optie om dit aan te duiden, genaamd 'BEV'.

Wanneer je een arbeidsplaats aanmaakt of aanpast in de Vlimpers-module Arbeidsplaatsbeheer (Organisatie-ontwikkeling > Arbeidsplaatsbeheer > Arbeidsplaats/Budget beheren > Arbeidsplaatsgeg. toev./bijw.):

• kun je op het eerste tabblad 'Omschrijving' in het veld 'Status Arbeidsplaats' voortaan kiezen uit vier opties: 'akkoord', 'selectieprocedure' (dit heette vroeger 'lopend'), 'terugvalpositie' (dit heette vroeger 'bevroren') en 'tijdelijke dienstaanwijzing'.
• heb je voortaan op het eerste tabblad 'Omschrijving' een nieuw veld 'mandaat', dat je kan aanvinken indien de arbeidsplaats bedoeld is voor een mandaatfunctie.

Op het laatste tabblad 'VO Arbeidsplaatsgegevens' in de Vlimpers-module Arbeidsplaatsbeheer (Organisatie-ontwikkeling > Arbeidsplaatsbeheer > Arbeidsplaats/Budget beheren > Arbeidsplaatsgeg. toev./bijw):

• zullen in het veld 'Beslissing' enkel nog de opties 'Beslissing Vlaamse Regering', 'Beslissing Leidend Ambtenaar' en 'Regularisatie Arbeidsplaats' mogelijk zijn. Aangezien een directieraad of een vakbond niets kan beslissen, zijn deze opties weggehaald.
• zal je voortaan in het nieuwe veld 'Rang' de rang kunnen aanduiden die voor deze arbeidsplaats moet gelden.
• is er voortaan geen veld 'Werknemersklasse' meer. Je zal voortaan moeten aanvinken of de arbeidsplaats extern gefinancierd wordt en/of een continufunctie is.
• komt er een overzicht van wijzigingen indien er meerdere aanpassingen in het veld 'PEP' zijn die op dezelfde ingansgdatum vallen.

Op het laatste tabblad 'VO Arbeidsplaatsgegevens' in de Vlimpers-module Arbeidsplaatsbeheer (Organisatie-ontwikkeling > Arbeidsplaatsbeheer > Arbeidsplaats/Budget beheren > Arbeidsplaatsgeg. toev./bijw)

• zal er voortaan een vrij tekstveld staan (genaamd 'Facultatieve omschrijving') zodat je de flexibiliteit en vrijheid hebt om nuttige informatie neer te pennen.
• wordt voortaan het veld 'Rekeningcode' verborgen. We houden deze data enkel bij in het scherm ‘Functiegegevens’ (Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens) in Vlimpers Kern.

In de module Rekrutering zijn drie extra sjabloonmails toegevoegd aan het scherm ‘Sollicitanten beheren’ (startpagina Vlimpers > hamburgermenu > Rekrutering > Vacatures beheren > Vacature opzoeken en doorklikken op de sollicitanten):

• Een mail voor het opvragen van extra documenten
• Een mail voor de bevestiging van een pragmatische aanpak

Een mail voor de bevestiging van kandidaten die via papier solliciteren

In de module Rekrutering werd het rapport “03. Overzicht selectieprocedure (PV-rapport)” voor de selectieverantwoordelijken uitgebreid. Vanaf nu kun je filteren op ‘Divisie’ en vind je ook de ‘Beoordelaars’ en ‘Target wervingsdatum’ terug in het rapport.

In de module Rekrutering werd het rapport “02. Werfreserve kandidateninfo” voor selectieverantwoordelijken uitgebreid. Vanaf nu vind je ook de gegevens ‘Opmerkingen uit de vacature’ terug in het rapport.

In de module Rekrutering is een nieuw rapport beschikbaar: ’09. Testenrapport kandidaten’. Dit rapport geeft een overzicht van de kandidaten die testen moeten afleggen. Je kunt dit overzicht aan de testprovider bezorgen.

De betaalbestanden ‘voorschot’, die ter beschikking worden gesteld op het werkgeversplatform, zijn vanaf nu ook toegankelijk voor de Diensten Afzonderlijk Bestuur Loodswezen (DABL), de Diensten Afzonderlijk Bestuur Vloot (DABV) en het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust (AMDK).

De mededeling die verschijnt bij het betaalbestand voor de achterstallen zal duidelijk vermelden dat het om achterstallen gaat.

Het proces voor de naverwerking van de lonen voert nu ook de query uit voor het rapport voor de CRU en stuurt het resultaat van de query mee als bijlage in de e-mail.

Het standaard afgeleid Orafin-adres en het afwijkende Orafin-adres zijn toegevoegd aan de rapporteringstabel.

Wanneer het aantal uren beschikbaarheid wordt gewijzigd, wordt de Binnenvaartbegeleider(BVB)-toelage vanaf nu automatisch opnieuw berekend.

Werklijstitems over andere aanvragen dan verloven (bijvoorbeeld voor vergoedingen) kunnen door een beheerder verplaatst worden naar een andere werklijst. Hiervoor is niet langer een tussenkomst vereist  van de IT-collega’s. 

In het scherm ‘Afwijkende aanrekeningscodes’, toegankelijk voor de ondersteunende diensten van de kabinetten, (Salarissen (GBL) > VO verloning > Afwijkende aanrekeningscodes) kun je vanaf nu ook het Orafin-adres en het afwijkende Orafin-adres terugvinden.

In de Weddebudgetrapporteringstool is het probleem opgelost bij de manuele correctie op het (te extrapoleren) salaris.  Die correctie verdween bij het opslaan van een scenario.

In de Weddebudgetrapporteringstool is het probleem opgelost bij de gekende uitstroom waardoor de uitstroom op de laatste dag van de referentiemaand niet werd getoond. 

In de Weddebudgetrapporteringstool werd het rapport onbetaalde verloven aangepast zodat er meer afwezigheidscodes zijn opgenomen. 

In de Weddebudgetrapporteringsstool werden de percentages voor de eindejaarstoelage (EJT) aangepast.  Zowel in het rapport dat gebruikt wordt om een inschatting te maken van de volledige EJT, als in de toepassing (wordt o.a.. gebruikt om de theoretische kost van een instroom/doorstroom te bepalen).

Je kan vanaf nu de fiscale gegevens van je gezinsleden raadplegen via je selfservice in Vlimpers. Je vind deze informatie achter de tegel ‘persoonsgegevens’ in het scherm ‘Gegevens gezinsleden’. Klik achter de naam van je gezinslid op de knop ‘details’ in de kader ‘fiscale gegevens’ vind je de informatie terug.

Heb je meer dan één arbeidsrelatie? Dan krijg je vanaf nu bij het openen van een scherm onder de tegel ‘Vergoedingen’ eerst de mogelijkheid om een arbeidsrelatie in te voeren. Zo kan je in deze schermen vanaf nu ook gegevens raadplegen voor je inactieve arbeidsrelaties.

Er zijn nieuwe snellinken toegevoegd in de tegel 'Mijn gegevens' op de startpagina van de selfservice in Vlimpers. Je kan nu via deze tegel snel naar je persoonsgegevens, contactgegevens, loopbaangegevens of naar het volledige overzicht van de selfservice.

In het scherm 'Historie verlofaanvraag' (Selfservice > tegel Afwezigheden > Overzichten > Historie verlofaanvraag) zijn nu ook de afwezigheden van een afgesloten arbeidsrelatie zichtbaar. Wanneer je meer dan één arbeidsrelatie hebt, zal Vlimpers je vragen voor welke arbeisrelatie je de historie wilt bekijken.

In het scherm ‘Resultaten per kalendergroep’ (Salarissen (GBL) > Afwezigh. En salarisverwerking > Afwezigh.-/salarisgegevens > Resultaten per kalendergroep) kan je in het tabblad 'afwezigheidsgegevens' de historiek van de ziekteteller opvolgen. Hierdoor kan je bijvoorbeeld de exacte datum zien waarop iemand zijn ziektekapitaal op 0 komt te staan.

Vanaf nu worden correcties op het ziektekapitaal ook verrekend in dit tabblad.

Wanneer een persoon laattijdig uit dienst gezet wordt in het lopend jaar voor een vorig jaar, dan wordt er foutief nog een lijn bij de verloftellers getoond voor het lopend jaar met een foutieve vermelding met de overdacht uit het vorig jaar. We gaan er voor zorgen dat, als een persoon niet in dienst is voor een bepaald jaar, er ook geen lijn meer zal opgenomen worden in het overzicht van de verloftellers. En bij een eventuele heraanstelling gaan we ervoor zorgen dat een eventuele foutieve waarde bij overdracht, toch op 0 zal geplaatst worden.

Voor personeelsleden die op 1 januari 2018 meer dan 150 overgedragen verlofdagen hadden en tegelijkertijd een negatieve restwaarde jaarlijks verlof hadden voor het lopend jaar 2018 gebeurde een foutieve verlofoverdracht naar 2019. Het probleem deed zich enkel voor bij de overgang van 2018 naar 2019. Er wordt nu een correcte overdacht voor 2019 berekend en personeelsleden zullen nu een correct saldo zien.

De controle op combineerbaarheid van afwezigheden zal vanaf nu gebeuren op basis van de datum waarop de 2 afwezigheden ten vroegste met mekaar overlappen, in plaats van op de begindatum van de gewijzigde afwezigheid.

Als een afwezigheid dan overlapt met een andere afwezigheid, waarmee combinatie wel degelijk mogelijk is, maar op de moment van die begindatum de andere afwezigheid nog niet bestaat, dan zal er geen fout meer gegenereerd worden.

In het tabblad ‘Vo Specifieke gegevens’ in scherm ‘functiegegevens’ (Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens) kan je bij het veld ‘Verlofregeling’ kiezen voor ‘Loodswezen’ of ‘Standaard’. Bij ‘Loodswezen’ heb je recht op 508 ziektedagen, bij ‘Standaard’ op 666 ziektedagen. Wanneer iemand eerst de verlofregeling ‘Loodswezen’ had en die nadien werd gewijzigd naar ‘Standaard’ bleef in de kolom ‘Recht’ en de kolom ‘Opname’ het verkeerde saldo zichtbaar. De kolom ‘Balans’ werd wel correct berekend en weergegeven. Vanaf nu is ook in de kolom ‘Recht’ en de kolom ‘Opname’ de juiste waarde terug te vinden.

Wanneer er in het scherm Afwezigheidsmutatie (Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > Afwezigheidsmutatie) nog geen enkele afwezigheid staat en er wordt een eerste afwezigheid toegevoegd door het DCPA, dan krijgt deze na het opslaan vanaf nu een status ‘goedgekeurd’. Voorheen kreeg die foutief de status 'ingediend'.

In het scherm functiegegevens (Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens) kan je in het tabblad functiegegevens bij het veld Ambtenaar/contractueel niet langer ‘Contractueel op proef’ selecteren. Deze categorie bestaat niet meer volgens de arbeidswet. ‘Contractueel op proef’ is vervangen door ‘Contractueel inwerkperiode’.

Je krijgt geen foutmelding meer als je in het scherm afwezigheidsmutatie (Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > Afwezigheidsmutatie) de uren van uitzonderlijk werken wijzigt naar uren groter dan 7,6 uur.

Sorteren op achternaam verloopt vanaf nu probleemloos in het scherm ‘gewijzigde dossiers’ (Salarissen (GBL) > VO Verloning > Gewijzigde dossiers).

Het scherm ‘gewijzigde dossiers’ (Salarissen (GBL) > VO Verloning > Gewijzigde dossiers) zal vlotter toegankelijk zijn voor iedereen en performanter werken.

Het zoeken op document ID in het Elektronisch personeelsdossier (Personeelsbeheer > Elektronisch personeelsdossier) verloopt vanaf nu vlotter. Speciale tekens in de naam van bepaalde documenten veroorzaakten problemen.

In de modeldocumenten werd ‘IVA zonder rechtspersoonlijkheid’ toegevoegd als keuzemogelijkheid.

Je in Vlimpers aangeven of iemand al dan niet controle mag krijgen van het medisch controleorgaan (MCO). Voorlopig kon dit enkel op het tabblad Vo Controle MCO in het scherm Gegevens Persoon aanpassen (Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Gegevens Persoon aanpassen). Vanaf nu kan dit ook op het tabblad Vo Controle MCO in het scherm Persoonsgegevens aanpassen (Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens aanpassen). Wanneer je het veld wijzigt in het ene scherm, dan wijzigt het ook automatisch in het andere scherm.

Bij meerdere aanvragen van hetzelfde personeelslid wordt bij elk item de juiste afdeling getoond.

Vanaf nu vind je het scherm 'Persoonsprofielen', met informatie over eretekens en Capelo terug via dit navigatiepad: Personeelsmanagement > profielbeheer > profielen > persoonsprofielen. Je hebt vanaf nu enkel nog leesrechten (en dus geen schrijfrechten) voor het scherm 'persoonsprofielen' achter de link 'Oude ePLOEG' op de tegel PLOEG. 

Indien een contract bij een jobstudent wordt gewijzigd naar een vroegere startdatum, wordt nu automatisch de bijkomende periode gereserveerd als jobstudent 475 UREN (RSZ verminderde bijdragen). Let op, vervroegen van het contract kan enkel zonder gevolgen indien de pi-emplid nog niet werd aangemaakt en de startdatum van het contract niet wordt gewijzigd na de effectieve indiensttreding. Het vervroegen van het contract als jobstudent 475 uren moet steeds gebeuren voor de effectieve startdatum.

Werklijstitems die niet meer zichtbaar waren in de werklijsten maar wel nog aanwezig waren in de achtergrond, werden in één beweging afgehandeld. Er worden daardoor vanaf nu geen onnodige mails meer verstuurd over openstaande werklijstitems.

Iedere nacht wordt er automatisch een algemene mail verstuurd vanuit vlimpers naar managers die openstaande aanvragen hebben in hun werklijst. Af en toe kregen managers een mail terwijl ze geen openstaande items hadden. Vanaf nu wordt er enkel nog een mail verstuurd indien er openstaande items zijn en er dus moet goed- of afgekeurd worden.

Op vraag van het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust kan er naast een correctie op het verlofrecht of een verlofoverdracht nu ook een correctie ingevoerd worden op de opname van jaarlijks verlof. Dit is mogelijk op het niveau van de arbeidsrelatie. Er kan in Vlimpers op niveau van de business unit bepaald worden of hier al dan niet gebruik van wordt gemaakt.

Wanneer je een nieuwe functierij toevoegt, voor de dossier van VDAB, in het scherm ‘Toewijzen functionele stap’ (Personeelsbeheer > Functiegegevens > VO toewijzen functionele stap) worden de gegevens van de procentuele grid vanaf nu mee overgenomen in de nieuwe rij.

Ontvangstbevestigingen voor de bedrijfsvoorheffing kunnen vanaf nu terug manueel opgeladen worden op het werkgeversplatform. 

Bij tijdelijke pensionering vervalt het recht op hospitalisatieverzekering. Tijdelijke pensioneringen worden vanaf nu ook automatisch doorgestuurd in de maandelijkse wijzigingsbestanden naar de verzekeraar, Ethias.

Bij non-activiteit vervalt het recht op hospitalisatieverzekering. Wanneer de einddatum van een periode van non-activiteit wordt ingekort en die einddatum in het verleden ligt, zal dit vanaf nu automatisch doorgestuurd worden in de maandelijkse wijzigingsbestanden naar Ethias onder code 8 ‘van non-activiteit naar activiteit’.

Naast externe IT kan nu ook team applicatiebeheer de procentuele grid beheren.

De rol VO_WF_MOD_PRIKKLOK_BEHEER wordt aangepast. Als je deze rol hebt krijg je een mail wanneer er een aanpassing gebeurt (goed- of afkeuring) aan een verlofaanvraag. Vroeger werkte deze rol alleen voor volledige entiteiten. Nu zal je ook rechten kunnen krijgen op individuele cellen waardoor er gerichter mails worden gestuurd.

Ook bankrekeningnummers worden afgebakend door datapermissie. Iemand met de HR-rol en een datapermissie voor agentschap x ziet enkel bankrekeningsnummers van mensen in agentschap x.

Tot nu toe werd de schaalanciënniteit opgebouwd volgens het tewerkstellingspercentage. Voor deeltijdse contractuelen gebeurde er dus geen verrekening aan 100%. Er is nu een nieuw veld beschikbaar in het scherm functiegegevens (Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens) om aan te duiden dat er volledige opbouw van schaalancienniteit moet zijn. Dit veld staat op het tabblad 'Vo Specifieke gegevens'.

Het proces van de loopbaanhistoriek werd ook aangepast. Bij de bepaling van het percentage opbouw wordt gekeken naar dit nieuwe veld. Indien dit is aangevinkt, dan is de opbouw 100%. Is het veld niet aangevinkt, dan wordt er rekening gehouden met het tewerkstellingspercentage.

Deeltijdse prestaties wegens ziekte is vanaf nu 6 maanden een recht en nadien een gunst. Dit geldt zowel voor contractuelen als statutairen. Vlimpers werd hieraan aangepast. Lees meer over deeltijdse prestaties wegens ziekte op de webpagina 'Deeltijdse prestaties wegens ziekte'.

Er werd een nieuwe code ‘VO_AT_GGP: Gestandaardiseerd gunstverlof (periode)’ aangemaakt, voor GGV van langer dan 1 maand. De code berekent in kalenderdagen. De bestaande code (VO_AT_GGV) die gebruikt wordt voor kortere periode (tot 1 maand) en berekent in uren, kreeg de nieuwe omschrijving: ‘Gestandaardiseerd gunstverlof (losse dagen)’.

De regeling waarbij de ex-federale loopbaan (met jaarlijks aan te passen startbedragen) en de Vlaamse functionele loopbaan voor de sinds 1/1/2019 in het kader van een staatshervorming overgehevelde personeelsleden vergeleken wordt, werd opgenomen in vlimpers.

De combinatie 'Verlof wegens ziekte deeltijds' met 'verlof deeltijdse prestaties' stroomde foutief door naar de RSZ–aangifte voor statutaire personeelsleden. Deze combinatie wordt nu aangegeven met een maatregelcode 502: Niet bezoldigde afwezigheid (volledig of deeltijds) gelijkgesteld met dienstactiviteit.

Optimalisatie van de foutenlog planningen voor de generieke interface:

• er komt een extra melding op de foutenlog als er geen arbeidsvoorwaarden geregistreerd zijn in VP en toch planningen binnenkomen;
• de foutenlog wordt uitgebreid met naam, voornaam en entiteit.

Aanpassingen aan de functionaliteiten van de generieke interface:

• Sommige administratieve personeelsleden zijn om functionele redenen opgenomen in de planningstool. Voor deze personen werd een aparte arbeidsvoorwaardengroep voorzien om hun signalitieke gegevens ook te laten doorstromen naar de planningstool.
• Adreswijzigingen in de toekomst stromen voortaan ook door naar de planningstool;
• De berekening van onbetaalde afwezigheden van de operationele loodsen gebeurt nu op basis van een vaste noemer (cf. het VPS). Deze personen zullen in Vlimpers een specifieke arbeidsvoorwaardengroep toegekend krijgen.

Technische aanpassingen aan de generieke interface:

• Omdat er vanaf april meerdere gebruikers zijn werd er een folder per entiteit opgezet om bestanden te plaatsen/verwijderen.
• Het aantal uren dat max. per dag kan worden opgeladen is opgetrokken naar 24u.
• Planningen worden toch opgeladen als er in afwezigheidsmutatie een afwezigheid staat met aanduiding ‘halve of hele dag’.
• Opladen van vergoedingen/toelagen geoptimaliseerd:

• Wanneer er in een dossier een vaste looncode is met enkel een parent-record, dan wordt dit record geschrapt zodat de looncode correct wordt opgeladen.
• Een ‘Ploegentoelage 212’ die voor alle parameters een 0-waarde heeft wordt voortaan ook opgeladen.

De nieuwe module Profielbeheer is beschikbaar voor 7 entiteiten: Go!, Departement Onderwijs en Vorming, Departement Cultuur, Jeugd en Media, Departement Kanselarij en Bestuur, Agentschap Binnenlands Bestuur, Audit Vlaanderen, Agentschap Natuur en Bos.

Personeelsleden van deze entiteiten met de rol ‘HR in de entiteit’ kunnen de inhoud van functiebeschrijvingen beheren in Vlimpers. Lees meer op https://overheid.vlaanderen.be/vlimpers-moduleprofielbeheer.