chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vlimpers vernieuwt

    Op zoek naar meer informatie over een nieuwe functionaliteit in Vlimpers? Deze webpagina bundelt alle vernieuwingen van Vlimpers per doelgroep en per module. 

    Voor wie?

    Alle gebruikers van Vlimpers, van personeelsleden tot personeelsadministratie. De informatie staat gegroepeerd per doelgroep en module zodat je snel de informatie vindt die voor jou relevant is.

    Soorten aanpassingen

    De vernieuwingen van Vlimpers worden 4 keer per jaar uitgevoerd, in maart, juni, september en december. De geplande vernieuwingen worden gebundeld in een ‘release’. Zijn er in tussentijd dringende wettelijke aanpassingen of blokkerende fouten in het systeem? Dan worden die opgelost via een zogenaamde ‘hotfix’.

    Welke types van aanpassingen zijn er?
    categorie verduidelijking voorbeeld
    blokkerende bug Een blokkerende bug wordt opgelost via een hotix, of een snelle aanpassing van het systeem. DMFA kan niet gebeuren, verkeerde view op verlofteller, ...
    wettelijke aanpassingen aanpassing door een wettelijke wijziging: DMFA, RSZ, VPS, ... rationalisatie van de verlofstelsels, DMFA-aangifte bij ziekte van ambtenaar na 6 maanden
    informatieveiligheid aanpassing om in orde te zijn met beveiliging van het systeem, GDPR, ... datastromen, toegangsbeheer, ...
    systeemtechnisch onderhoud aanpassingen aan het systeem die moeten gebeuren om het systeem operationeel te houden upgrade Harmony, vernieuwing loonmotor of Talent SaaS, ...
    aansluitingen aanpassingen aan het systeem om de aansluiting van een nieuwe klantengroep te realiseren VDAB, nazorg VLM en DVW, ...
    bugs fouten in het systeem op individueel niveau of bij een groepering van dossiers uren persoon X of verkeerde loonberkening dossier Y, ...
    optimalisaties verbeteringen voornamelijk rond processen Schakel, E-dossier, Signing Hub, ASR, ...
    functionele verbeteringen (HR-TD, DCPA, selfservice) optimalisaties van functionaliteiten in het systeem om de werking ervan en de dienstverlening te verbeteren optimalisatie loondossier, fictieve arbeidsrelaties, optimalisatie tellers, naverwerking, schuifbalk selfservice
    andere vragen voor aanpassingen/herziening van een eerder gestelde vraag aanpassing module AOP, veld wervingsreden, ...

    Geplande vernieuwingen

    De eerstvolgende release is gepland op 22 december. Een inhoudelijk overzicht per doelgroep volgt zodra beschikbaar.

    Goed om weten: vernieuwingen worden altijd uitgebreid getest. De opgesomde vernieuwingen zijn dus onder voorbehoud van positieve testresultaten. Als uit de testen blijkt dat er nog aanpassingen moeten gebeuren, is het mogelijk dat een vernieuwing verhuist naar een volgend releasemoment of een tussentijdse hotfix.

    Wat zijn de ambities voor 2021?

    Optimalisatie van:

    • De selfservice van verloven, vergoedingen en toelagen, bankrekening, arbeidsplaatsbeheer en rapportering
    • De werklijst
    • Het genereren van documenten
    • De tellers
    • Een generiek instroomproces
    • Proceswerking en risicobeheersing via de rapporteringsstandaard ISAE3402

    Uitbouw van:

    • Talent Leren: digitale leerbibliotheek, skills engine, connector met teams, onderzoek aansluiting lokale besturen.
    • Talent Rekrutering: videorekrutering, onboarding.
    • Rapportering: leidinggevenden, PEP, VTO, dasboard welzijn
    • Interfaces: betere integratietechnieken, integratie met Wegwijs, data-uitwisseling met entiteiten, HR-gegevens via API's
    • GISD: dasboard rapportering voor de sociale dienst, onderzoek naar integratie met de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ), beveiligingsmaatregelen
    • Robot proces-automatisatie: melding bij afloop van verloven, melding bij toevoegen van een document aan het e-dossier
    • Datamodellering Vlimpers datawarehouse

    Vernieuwing van:

    • Technische upgrades van de planningstool (OWS), de rapporteringstool (Cognos) en het datawarehouse.
    • Migratie naar een nieuw datacenter
    • Voorbereiding op een nieuwe loonmotor, CRm en risicobeheersingstool

    Aansluitingen:

    • Gemeenschappelijke Dienst Voor Preventie En Bescherming (GDPB) op het proces certificaten
    • Uitrol selfservice vergoedingen en toelagen
    • Arbeidsplaatsbeheer

    Vernieuwd in 2021

    Hier vind je een overzicht van de vernieuwingen die werden uitgevoerd in 2021.

    1 oktober 2021: release
    PERSONEELSLEDEN
    Selfservice

    Het scherm VO tellers, bereikbaar via het Overzicht Selfservice > tegel Afwezigheden > Overzichten, verandert. Hier heb je een overzicht van de wijzigingen:

    • Het Vlimpersnummer vind je bovenaan, ook als je een (niet-)werknemer/externe bent.
    • Er zal geen onderscheid meer zijn in het overzicht afhankelijk van de gerechtigheidsgroep van het personeelslid. Dit overzicht is bij iedereen hetzelfde.
    • Voor de tellers ‘Jaarlijks verlof’ en ‘Onbetaald verlof in dagen’ worden enkel nog de laatste 3 jaar getoond.
    • Het blok ‘Jaarlijks verlof’: hier ga je een nieuwe kolom met ‘Rest jaarlijks verlof lopend jaar’ vinden.

    • Het blok ‘Tellers afwezigheden’ wordt opgesplitst in 2 blokken en bijkomend zijn daaruit een aantal tellers verdwenen. In het blok ‘Loopbaantellers’ worden de nog relevante loopbaantellers opgenomen.  In blok ‘oude loopbaantellers’ worden de niet meer relevante tellers opgenomen.

    • ‘Educatief of vormingsverlof’: de vormingsverloven met een saldo <> 0 én een periode die niet meer herberekend wordt, worden niet meer getoond.

    • Het blok ‘overige tellers’ staat standaard op ‘Alles tonen’

    • De volgorde van de blokken in het overzicht wordt aangepast: jaarlijks verlof, evt overdracht wegens ziekte, onbetaald verlof in dagen, verlof deeltijdse prestaties recht + gunst, loopbaantellers, oude loopbaantellers, overige tellers.

    • Per blok zullen de overeenkomstige hulpteksten aangepast worden met de juiste informatie over de tellers uit die specifieke blok.

    • De knoppen ‘Persoonlijke voorkeuren’, ‘Downloaden naar Excel’  en ‘Zoeken’ (vergrootglas) worden verwijderd in alle blokken.

    Bij aanvraag van alle deeltijdse prestaties via selfservice werknemer, manager, doublure manager en doublure werknemer zal vanaf nu het werkrooster selfservice (waarin je als personeelslid moet aangeven hoe je deeltijds wil werken) verplicht invulbaar zijn.
    Vergoedingen & toelagen Vanaf 1 oktober vul je bij de aanvraag van je uitzonderlijk werken via de selfservice het veld ‘Locatie’ verplicht aan.
    Afhankelijk van je keuze in dit veld zal de aanvraag al dan niet worden meegeteld voor de berekening van de permanente fietsvergoeding.
    Bij de keuze ‘Standplaats’ zal er een fietsvergoeding worden berekend. Bij de keuze ‘Andere’ wordt de aanvraag niet in aanmerking genomen voor de berekening.
    LEIDINGGEVENDEN
    Selfservice Het scherm VO tellers, bereikbaar via het Overzicht Selfservice > tegel Afwezigheden > Overzichten, verandert. De wijzigingen bij de (doublure) manager zijn dezelfde als die voor personeelsleden.
    Bij aanvraag van alle deeltijdse prestaties via selfservice werknemer, manager, doublure manager en doublure werknemer zal vanaf nu het werkrooster selfservice (waarin je als personeelslid moet aangeven hoe je deeltijds wil werken) verplicht invulbaar zijn.
    HR
    Selfservice

    Het scherm VO tellers, bereikbaar via het Overzicht Selfservice > tegel Afwezigheden > Overzichten, verandert. Hier heb je een overzicht van de wijzigingen:

    • Het Vlimpersnummer vind je bovenaan, ook als je een (niet-)werknemer/externe bent.
    • Er zal geen onderscheid meer zijn in het overzicht afhankelijk van de gerechtigheidsgroep van het personeelslid. Dit overzicht is bij iedereen hetzelfde.
    • Voor de tellers ‘Jaarlijks verlof’ en ‘Onbetaald verlof in dagen’ worden enkel nog de laatste 3 jaar getoond.
    • Het blok ‘Jaarlijks verlof’: hier ga je een nieuwe kolom met ‘Rest jaarlijks verlof lopend jaar’ vinden.

    • Het blok ‘Tellers afwezigheden’ wordt opgesplitst in 2 blokken en bijkomend zijn daaruit een aantal tellers verdwenen. In het blok ‘Loopbaantellers’ worden de nog relevante loopbaantellers opgenomen.  In blok ‘oude loopbaantellers’ worden de niet meer relevante tellers opgenomen.

    • ‘Educatief of vormingsverlof’: aangezien de verloftellers maar herberekend worden voor het lopend jaar en het voorgaande, worden de vormingsverloven met een saldo <> 0 én een periode die niet meer herberekend wordt, niet meer getoond.

    • Het blok ‘overige tellers’ staat standaard op ‘Alles tonen’

    • De volgorde van de blokken in het overzicht wordt aangepast: jaarlijks verlof, evt overdracht wegens ziekte, onbetaald verlof in dagen, verlof deeltijdse prestaties recht + gunst, loopbaantellers, oude loopbaantellers, overige tellers.

    • Per blok zullen de overeenkomstige hulpteksten aangepast worden met de juiste informatie over de tellers uit die specifieke blok.

    • De knoppen ‘Persoonlijke voorkeuren’, ‘Downloaden naar Excel’  en ‘Zoeken’ (vergrootglas) worden verwijderd in alle blokken.

    Bij aanvraag van alle deeltijdse prestaties via selfservice werknemer, manager, doublure manager en doublure werknemer zal vanaf nu het werkrooster selfservice (waarin je als personeelslid moet aangeven hoe je deeltijds wil werken) verplicht invulbaar zijn.

    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Selfservice

    Het scherm VO tellers, bereikbaar via het Overzicht Selfservice > tegel Afwezigheden > Overzichten, verandert. Hier heb je een overzicht van de wijzigingen:

    • Het Vlimpersnummer vind je bovenaan, ook als je een (niet-)werknemer/externe bent.
    • Er zal geen onderscheid meer zijn in het overzicht afhankelijk van de gerechtigheidsgroep van het personeelslid. Dit overzicht is bij iedereen hetzelfde.
    • Voor de tellers ‘Jaarlijks verlof’ en ‘Onbetaald verlof in dagen’ worden enkel nog de laatste 3 jaar getoond.
    • Het blok ‘Jaarlijks verlof’: hier ga je een nieuwe kolom met ‘Rest jaarlijks verlof lopend jaar’ vinden.

    • Het blok ‘Tellers afwezigheden’ wordt opgesplitst in 2 blokken en bijkomend zijn daaruit een aantal tellers verdwenen. In het blok ‘Loopbaantellers’ worden de nog relevante loopbaantellers opgenomen. In blok ‘oude loopbaantellers’ worden de niet meer relevante tellers opgenomen.

    • ‘Educatief of vormingsverlof’: aangezien deze verloftellers maar herberekend worden voor het lopend jaar en het voorgaande, zijn de vormingsverloven met een saldo <> 0 én een periode die niet meer herberekend wordt, overbodig en worden ze niet meer getoond.

    • Het blok ‘overige tellers’ staat standaard op ‘Alles tonen’

    • De volgorde van de blokken in het overzicht wordt aangepast: jaarlijks verlof, evt overdracht wegens ziekte, onbetaald verlof in dagen, verlof deeltijdse prestaties recht + gunst, loopbaantellers, oude loopbaantellers, overige tellers.

    • Per blok zullen de overeenkomstige hulpteksten aangepast worden met de juiste informatie over de tellers uit die specifieke blok.

    • De knoppen ‘Persoonlijke voorkeuren’, ‘Downloaden naar Excel’  en ‘Zoeken’ (vergrootglas) worden verwijderd in alle blokken.

    Ook achterliggend veranderen enkele schermen:

    • Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Afwezigheidstellers
      • Het Vlimpersnummer ga je bovenaan het scherm vermelden, ook als het over een (niet-)werknemer gaat.
      • De loopbaantellers zijn opgesplitst in 2 blokken en bijkomend zijn daaruit een aantal tellers verdwenen. In het blok ‘loopbaantellers’ worden de nog relevante loopbaantellers opgenomen. Hierin zal je ook een recht invullen, waardoor er een juiste balans aangemaakt wordt. In blok ‘oude loopbaantellers’ worden de niet meer relevante tellers opgenomen.

      • De teller ‘Educatief of vormingsverlof’: aangezien de verloftellers maar herberekend worden voor het lopend jaar en het voorgaande, zijn tellers voor vormingsverloven met een saldo <> 0 én een periode die niet meer herberekend wordt overbodig,  en zullen deze niet meer getoond worden.

      • Het blok ‘onbetaald verlof in dagen’ naar de component waar de tellers jaarlijks verlof getoond worden

    • Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Afwezigheidtel. Jaar.Verlof

      • Standaard worden hier ook maar maximum 3 jaar weergegeven. Hier heb je echter wel de optie, via een aanvinkveld, om de tellers van alle jaren te tonen.
      • Zoals hierboven vermeld, zal hier nu ook de teller ‘onbetaald verlof in dagen’ weergegeven.
    • Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Correctie op arbeidsrelatie

      • Hier zullen enkel nog de tellers getoond worden die nog nuttig zijn, m.a.w. diegene waarvoor momenteel nog een berekening gebeurt.

    • Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Correctie op persoonsniveau

      • Hier zullen enkel nog de tellers getoond worden die nog nuttig zijn, m.a.w. diegene waarvoor momenteel nog een berekening gebeurt.
      • Bij het openen van het scherm zal de optie ‘historie corrigeren’ automatisch actief zijn.

    • Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Vormingsverlof

      • Het zal niet meer mogelijk zijn om verschillende vormingsverloven op dezelfde datum te laten beginnen. De reden hiervoor is dat anders de opname van het vormingsverlof niet correct berekend werd.

    • Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > Afwezigheidsmutatie

      • Via deze component kan het DCPA ingediende verlofaanvragen terugsturen naar personeelsleden indien deze niet correct of onvolledig zijn.

        Van zodra je op de knop terugsturen klikte, vertrok de aanvraag onmiddellijk terug. Er werd nu gevraagd om bij deze knop een pop up te laten verschijnen om de bevestiging te vragen (gezien de knop terugsturen dicht boven de knop OK staat, kan deze mogelijks per ongeluk worden ingedrukt). Dit werd dan ook zo aangepast.

    Bij aanvraag van alle deeltijdse prestaties via selfservice werknemer, manager, doublure manager en doublure werknemer zal vanaf nu het werkrooster selfservice (waarin je als personeelslid moet aangeven hoe je deeltijds wil werken) verplicht invulbaar zijn.

    Vanaf september 2021 zal een technische upgrade aan het contactformulier worden uitgevoerd. Met deze upgrade brengen we het contactformulier tot aan de laatste beschikbare versie. Door de hoge complexiteit is er een doorlooptijd van verschillende maanden voorzien waarin we achtereenvolgens alle omgevingen van het contactformulier zullen bijwerken. Inproductiestelling van de wijzigingen is voorzien op 30/10.

    Arbeidsplaatsbeheer

    Wanneer je in de Functiegegevens een dossier op uit dienst, gepensioneerd, of overleden zet, dan zal het veld <arbeidsplaatsnummer> automatisch leeg gemaakt worden. Het personeelslid wordt dan met andere woorden losgekoppeld van de arbeidsplaats. Het voordeel is dat er geen manuele tussenkomst meer nodig is door het DCPA, en dat je bovendien een controlerapport minder moet opvolgen.

    Onboarding

    Bij een aanstelling via onboarding kunnen er niet langer 2 extra legale voordelen actief zijn met een overlappende periode. Het systeem controleert dit automatisch en sluit het oudste extra legale voordeel af wanneer er zich een overlapende periode voordoet. Zo worden er niet teveel maaltijdcheques uitbetaald.

    De keuzelijst bij het veld 'vacature-ID' (tabblad 'VO Specifieke gegevens' in het scherm 'Functiegegevens') verdwijnt. De gegevens in deze lijst zijn foutief. Wanneer het vacaturenummer op de personeelsfiche ingevuld wordt, stroomt dit via onboarding automatisch door naar het veld 'vacature ID'.

    Vergoedingen & toelagen

    De beschikbaarheid boven de 1000 uren, in het kader van de toelage scheepsvaartbegeleider, zal niet meer jaarlijks maar maandelijks uitbetaald worden.

    Verloning

    Bij het toevoegen van een contract in de AOP-module worden er automatisch looncodes toegevoegd. Voor AOP-contracten van Plantentuin Meise en Opgroeien Regie werkt deze automatische toevoeging niet correct. De code zal worden aangepast zodat het toevoegen van looncodes voor alle gebruikers van de AOP-module correct loopt.

    Voor de VDAB zijn er twee looncodes die nog niet automatisch worden toegevoegd in de AOP-module:

    • toelage voor een gespecialiseerde functie
    • niet opgenomen vakantiedagen

    Deze looncodes zullen ook automatisch toegevoegd worden bij het invoeren van een functie via de AOP-module.

    Voordelen

    Als een personeelslid meerdere tewerkstellingen heeft binnen eenzelfde maand, zal Vlimpers de maaltijdcheques van alle tewerkstellingen optellen en doorsturen naar de loonmotor zodat een correct aantal maaltijdcheques wordt toegekend.

    Je kunt vanaf nu een wijziging van een extra legaal voordeel enkel nog laten ingaan vanaf de 1ste dag van de maand. Wanneer de wijziging plaatsvindt op een ander tijdstip, geeft dit een blokkerende fout.

    Bij een valse hybride wordt het veld <CO2 uitstoot valse hybride> getoond bij het wijzigen van het veld <Soort hybride wagen>. Indien het geen valse hybride wagen is werd dit veld <CO2 uitstoot valse hybride> foutief getoond. Dit is aangepast in Vlimpers en zal niet meer foutief verschijnen.

    In het controlescherm van de hospitalisatieverzekering komt een extra kolom in het controlegedeelte 'niet in BLP' waarmee de meest recente uitdiensttredingsdatum van een dossier wordt aangeduid. Op deze manier kunnen de controles voor dossiers die niet in de loonverwerking zaten, gemakkelijker verlopen.

    VORMINGSBEHEERDERS
    Leren Er is een nieuw rapport (Vo - Globaal overzicht gebruik online opleidingen) beschikbaar, dat de totalen van het aantal aangevraagde online opleidingen weergeeft. Je kunt het rapport terugvinden via het hamburgermenu > Rapporten > Rapportage 2.0 > tabblad 'Gedeeld met mij'. Onder online opleidingen verstaan we voor dit rapport: e-learnings, materialen, video's en leertrajecten. De data uit dit rapport zijn gebaseerd op de trainingsstatussen aangevraagd, toegewezen, gestart/in behandeling en voltooid. In dit rapport komen geen persoonsgegevens voor, maar zuiver trainingsinformatie.
    Je krijgt vanaf nu een waarschuwing wanneer je je wilt inschrijven voor een opleiding waaraan voorvereisten zijn verbonden die je nog niet hebt afgerond. Wanneer je op 'Aanvragen' klikt verschijnt de waarschuwing, waarin wordt gevraagd om de voorvereisten te bekijken. Je kunt dit rechtstreeks vanuit de waarschuwing of via de traingingsdetails doen.
    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN
    Rekrutering Er werd een nieuw datumveld 'Einddatum tewerkstelling (Contract bepaalde duur / jobstudent)' aangemaakt. Dit veld vul je in bij een contract bepaalde duur of bij jobstudenten vóór je het PV-rapport laat goedkeuren en je de vacature afsluit.
    Er werd een nieuw veld 'Voorbehouden voor personen met een handicap of chronische ziekte' aangemaakt. Dit veld vink je aan indien de vacature voorbehouden is voor personen met een handicap of chronische ziekte. Dit veld vervangt bij ‘Type dienstverband' de optie 'Voorbehouden betrekking personen met een handicap'.
    Op de website 'Werken voor Vlaanderen' kunnen vanaf 5 oktober 2021 de kandidaten vacatures filteren op basis van dit veld.
    30 juni 2021: release
    PERSONEELSLEDEN
    Afwezigheden Combineer je een deeltijdse verlofvorm met een voltijdse verlofvorm, beide met impact op je jaarlijks verlofrecht, dan hoeft de dossierbehandelaar van de personeelsadministratie je verlofteller niet meer manueel aan te passen. Vlimpers berekent vanaf nu ook in dat geval het verlofrecht en het recht op losse dagen onbetaald verlof correct.
     

    Verricht je voor Defensie regelmatig prestaties als militair van het reservekader om zowel opdrachten uit te voeren alsook de vereiste opleiding en training te volbrengen? Voortaan kun je je afwezigheid bij de Vlaamse overheid registreren via je selfservice in Vlimpers onder de afwezigheidsnaam ‘prest. Militair reservekader’. Deze aanvraag dient goedgekeurd te worden door je leidinggevende.

     

    Je kunt vanaf nu je teamkalender niet enkel raadplegen in Vlimpers (via de tegel 'Verlof & werktijd'), maar ook exporteren naar Excel.

    Leren Er is een bijkomende link 'Training zoeken' toegevoegd aan het hamburgermenu en de tegel 'Leren', zodat je makkelijker kunt zoeken naar relevante training in de catalogus.
    LEIDINGGEVENDEN
    Afwezigheden

    Bij de Vlaamse overheid werken enkele personeelsleden die voor Defensie regelmatig prestaties verrichten als militairen van het reservekader. Defensie vraagt aan deze `reservisten' op regelmatige basis om zowel opdrachten uit te voeren alsook de vereiste opleiding en training te volbrengen. Deze inzet is nodig om hun competenties te behouden die nodig zijn voor het uitvoeren van hun functie bij 'de operationele reserve'. Het engagement van de betrokken reservemilitair, de ondersteuning van de werkgever en de relatie met Defensie, is van groot belang om verschillende periodes (opleiding, training, ...) succesvol te maken voor de drie partijen.

     
    Om deze afwezigheid in Vlimpers te kunnen registreren werd een nieuwe code afwezigheid 'VO_AT_RES' opgezet met omschrijving 'prest. militair reservekader'. Deze afwezigheidscode zal worden behandeld door de leidinggevende die ook de andere afwezigheden met financiële impact behandelt.
     

    Je kunt vanaf nu je teamkalender niet enkel raadplegen in Vlimpers (via de tegel 'Verlof & werktijd'), maar ook exporteren naar Excel.

    HR
    E-dossier Zoals vermeld in de HR-nieuwsbrief van 18 december 2020 worden de rechten voor toegang tot het e-dossier uitgebreid. Zowel HR-specialisten als het Juridisch Kenniscentrum krijgen vanaf eind juni 2021 toegang.
    Arbeidsplaatsbeheer Via de vernieuwde selfservice kun je als HR-medewerker zelf nieuwe arbeidsplaatsen invoeren en bestaande arbeidsplaatsen wijzigen. Tijdens infosessies eind juni krijg je meer tekst en uitleg. Een opname van de sessie en een vernieuwde handleiding kun je ook terugvinden op de webpagina van de Vlimpersmodule Arbeidsplaaatsbeheer. 
    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Afwezigheden Vlimpers berekent vanaf nu de impact op de feestdagenteller correct wanneer een personeelslid met voltijdse afwezigheid, met impact op jaarlijks verlof en de feestdagenteller, tijdens die periode overgaat van een feestdagenrooster MINVG (Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap) naar CONTFD (Continudiensten).
     
    Door het feestdagenrooster CONTFD te registeren zal Vlimpers een aparte teller aanmaken om de 14 feestdagen (10 wettelijke en 4 decretale) weer te geven. Zie VPS vanaf § 3 Toelichting bij Deel X. De verloven en dienstvrijstellingen - Titel 2.
      Op basis van de RSZ-instructies (maatregelcodes) moet een contractueel personeelslid dat het werk deeltijds hervat op basis van VPS Deel X. De verloven en dienstvrijstellingen - Titel 2 artikel X22, §4 worden aangegeven met maatregelcode 5: Aangepaste arbeid met loonverlies, met andere woorden wanneer de werknemer effectieve arbeidsprestaties levert waarvoor hij een verminderd loon ontvangt. Dit geeft impact voor contractuele personeelsleden op de rsz-aangifte van:
     
    VO_AT_VZD - Verlof ziekte deeltijds (recht)
    VO_AT_DZG - Verlof ziekte deeltijds (gunst)
    VO_AT_SCD: Dienstvr. zwangerschap (dlt)
    VO_AT_VZM: Verlof Wegens Ziekte Dlt Mut Hou hierbij ook rekening van de aangifte ASR.
     
    Daarnaast is de combinatie mogelijk van Verlof deeltijdse prestaties voor handicap/chronische ziekte (VO_AT_VDH) met Arbeidsongeval deeltijds: (VO_AT_AD1).
      Combineert een personeelslid een deeltijdse verlofvorm met een voltijdse verlofvorm, beide met impact op je jaarlijks verlofrecht, dan hoeft je als  dossierbehandelaar de verlofteller niet meer manueel aan te passen. Vlimpers berekent vanaf nu ook in dat geval het verlofrecht en het recht op losse dagen onbetaald verlof correct.
    Arbeidsplaatsbeheer De selfservice van de Vlimpersmodule Arbeidsplaatsbeheer werd vernieuwd. Vanaf nu kan HR zelf nieuwe arbeidsplaatsen invoeren en bestaande arbeidsplaatsen wijzigen. De koppeling tussen arbeidsplaatsen en personeelsleden blijft uitgevoerd worden door het DCPA. Tijdens een infosessies eind juni krijg je meer tekst en uitleg. Meer informatie en een vernieuwde handleiding kun je terugvinden op de webpagina van de Vlimpersmodule Arbeidsplaaatsbeheer. 
    Loopbaan Het Vlimpersscherm VO Handicap, chronische ziekte (Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens) werd aangepast:
     
    1. De percentages zijn gewijzigd door een wijziging in de wetgeving rond het attest van belastingvermindering:
     
    Verdienvermogen verminderd tot 33% of <33%
    Verdienvermogen verminderd tot 33% of <33% na een periode van primaire ongeschiktheid
    Volledig gebrek aan zelfredzaamheid door gezondheidstoestand of 9 of >9 punten
    >66% blijvend gehandicapt of arbeidsongeschikt verklaard
     
    2. Het aantal aanvinkveld <Attestering na 6 maand aansluitende ziekte> werd verwijderd. Dit veld werd niet meer gebruikt.
     
    Meer invoerinstructies bij dit Vlimpersscherm vind je in de Vlimpershandleiding 'VO Arbeidshandicap, chronische ziekte'.
      In het Vlimpersscherm 'Functiegegevens' (Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens) op het tabblad 'Vo Specifieke gegevens' vind je in de blok 'Diverse' het veld <Tweede Evaluator>. Vanaf nu zal hier niet enkel het Vlimpersnummer, maar ook de naam van de 2e evaluator verschijnen.  Dit als extra check om toekomstige fouten te vermijden.
      Bij aanstellingen via de automatische indiensttredingsfiche zul je het veld <Betaalgroep> in het scherm functiegegevens niet meer manueel op 'MON' moeten plaatsen. De betaalgroep zal automatisch op MON worden gezet zodra je op de automatische indiensttredingsfiche de aanstelling uitvoert.
    Werklijst De werklijst werd verder geoptimaliseerd. Vanaf nu kun je eenvoudig terugkeren naar je werklijst nadat je een item hebt voltooid via de knop 'alle meldingen bekijken'.
    VORMINGSBEHEERDERS
    Leren Er is een bijkomende link 'Training zoeken' toegevoegd aan het hamburgermenu en de tegel 'Leren', zodat je makkelijker kunt zoeken naar relevante training in de catalogus.
      Er zal een overzicht worden gemaakt van jullie suggesties en vragen rond Vlimpers Leren, die zeker nuttig maar voorlopig technisch nog niet realiseerbaar zijn. Op die manier willen we jullie vragen goed op onze radar houden en het ook mogelijk maken om jullie te laten weten wat de laatste stand van zaken is. 
      Het is mogelijk om de score voor een sessie aan te passen voor cursisten die een opleidingssessie hebben voltooid, nadat het rooster werd ingediend.
      Het is mogelijk om het aanwezigheidsrooster voor een sessie in te dienen voor het einde van de sessie. Dit is mogelijk vanaf de start van de sessie en gebeurt op de vertrouwde manier. 
      Het is nu mogelijk om de aanbieders van een event, en dus toekomstige sessies, aan te passen. Dit geldt echter alleen voor events en niet voor andere opleidingstypes zoals een video, materiaal, e-learning of een curriculum. Het is niet toegestaan om de aanbieder aan te passen van AGO-opleidingen en opleidingen die niet aan jouw entiteit toebehoren.
      Het is voor leidinggevenden niet meer mogelijk om een opleidingsaanvraag goed te keuren voor sessies, wanneer de registratiedeadline voor die sessie is verlopen.
      Een vormingsbeheerder kan bepalen of het mogelijk is voor een cursist om een uitzonderingsaanvraag in te dienen indien sessievoorvereisten niet werden voldaan. Een praktisch voorbeeld: Voor de opleiding EHBO bijscholing, is het mogelijk om EHBO Basis in te stellen als voorvereiste. Dit houdt in dat je als cursist eerst EHBO Basis moet hebben afgerond voor je kan starten met EHBO Bijscholing. Als vormingsbeheerder kun je bepalen of je een uitzonderingsaanvraag mag indienen of niet. Dit is een instelling op sessieniveau.
      Er is een nieuw rapport beschikbaar, waarin het mogelijk is om het gemiddeld aantal opleidingsuren per medewerker te raadplegen. Dit rapport, met de naam 'VO - Gemiddeld aantal opleidingsuren' kun je terugvinden in Vlimpers Leren, via het Hamburgermenu > Rapporten > Rapportage 2.0 > Gedeeld met mij. 
    AFDELING HR-TECHNOLOGIE EN DATA
    Werklijst Werklijstitems gegenereerd door verlofaanvragen verschenen vroeger zowel in de component 'Werkitems Evalueren' als in 'Fiatteringen Bewaken'. Om deze items te behandelen kon je echter enkel 'Fiattering Bewaken' gebruiken, wat leidde tot verwarring. Vanaf nu zullen de triggers afgezet worden van de klassieke workflows op vlak van verloven, zodat deze items enkel nog maar verschijnen in 'Fiatteringen Bewaken'. Items omtrent onder andere burgerlijke staat en aanvragen van vergoedingen (alles wat niet met verloven te maken heeft) blijven wel nog steeds beschikbaar in 'Werkitems Evalueren'.
    GEBRUIKERS GENERIEKE INTERFACE
    Generieke interface Het privételefoonnummer en privé-emailadres zal om wille van gdpr-redenen vanuit Vlimpers niet meer doorstromen aan de afnemers van de generieke interface signalitiek. 
    2e kwartaal: hotfixen
    LEIDINGGEVENDEN
    Rekrutering

    Vanaf 14 juni 2021

    In de periode tussen een aanwerving en een indiensttreding kun je via Vlimpers leermateriaal ter beschikking stellen aan een geselecteerde kandidaat, zodat die zich op voorhand al kan inwerken in de nieuwe job. Daarnaast stuurt Vlimpers ook een automatisch herinnering naar een leidinggevende en een peter of meter zodat zij niet uit het oog verliezen om een gesprek in te plannen met de nieuwe collega.

    Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers'.

    HR
    Rapportering De link naar het 'Dashboard Welzijn' werd toegevoegd in de tegel 'Rapportering' op de startpagina van Vlimpers. Vanaf nu kun je dus makkelijk vanuit Vlimpers navigeren naar het dashboard.
    Rekrutering

    Vanaf 14 juni 2021

    In de periode tussen een aanwerving en een indiensttreding kun je via Vlimpers leermateriaal ter beschikking stellen aan een geselecteerde kandidaat, zodat die zich op voorhand al kan inwerken in de nieuwe job. Je kan desgewenst gebruik maken van de curricula die AgO hiervoor aanmaakte. Daarnaast stuurt Vlimpers ook een automatisch herinnering naar een leidinggevende en een peter of meter zodat zij niet uit het oog verliezen om een gesprek in te plannen met de nieuwe collega.

    Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers'.

    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Loon

    Vanaf nu wordt het vakantiegeld en eindejaarstoelage ook correct berekend voor contractuele personeelsleden met:

    • periodes van deeltijds ziekte, die starten of eindigen in de loop van de maand;
    • periodes van deeltijdse ziekte met daarin periodes van voltijdse ziekte.

    Ziekte mag volgens het Vlaams Personeelsstatuut (VPS) geen invloed hebben op de berekening van het vakantiegeld en de eindejaarstoelage van contractuele personeelsleden.

    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN en VORMINGSBEHEERDERS
    Rekrutering

    Vanaf 14 juni 2021

    In de periode tussen een aanwerving en een indiensttreding kun je via Vlimpers leermateriaal ter beschikking stellen aan een geselecteerde kandidaat, zodat die zich op voorhand al kan inwerken in de nieuwe job. Je kan desgewenst gebruik maken van de curricula die AgO hiervoor aanmaakte. Daarnaast stuurt Vlimpers ook een automatisch herinnering naar een leidinggevende en een peter of meter zodat zij niet uit het oog verliezen om een gesprek in te plannen met de nieuwe collega.

    Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers'.

    26 maart 2021: release
    PERSONEELSLEDEN
    Selfservice Er werd een koppeling gemaakt tussen Vlimpers en de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ) waardoor je bepaalde gegevens, bijvoorbeeld je naam of burgerlijke staat, niet langer zelf moet aanpassen via je selfservice in Vlimpers. Je hoeft ook bepaalde bewijsstukken, bijvoorbeeld een huwelijksakte, niet meer aan te leveren aan je personeelsadministratie. Vlimpers krijgt automatisch de correcte gegevens door van de KSZ.

    Je Vlimpersnummer is vanaf nu terug te vinden in je profiel in Vlimpers. Klik op de startpagina van Vlimpers in de tegel 'Mijn gegevens' op 'Mijn profiel' om je Vlimpersnummer te raadplegen.

    Binnenkort zal het Vlimpersnummer ook zichtbaar zijn op de startpagina zelf. 

    PLOEG

    Vlimpers biedt je vanaf nu sjablonen aan die je helpen om volgende 1-op-1 gesprekken voor te bereiden en te voeren:

    • opvolgingsgesprek;
    • loopbaangesprek.

    Deze functionaliteit is enkel zichtbaar voor departementen en agentschappen die werken met de module PLOEG. Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Aan de slag met de module PLOEG'.

    Algemeen

    De contactgegevens van langdurige afwezige personeelsleden worden vanaf nu, conform machtigingen, ook ter beschikking gesteld aan het Coördinatie- en Crisiscentrum van de Vlaamse overheid (CCVO). In geval van een crisissituatie zal deze doelgroep dus ook de communicatieboodschappen, verstuurd van het CCVO, ontvangen.

    LEIDINGGEVENDEN
    PLOEG

    Vlimpers biedt je vanaf nu sjablonen aan die je helpen om volgende 1-op-1 gesprekken voor te bereiden en te voeren:

    • opvolgingsgesprek;
    • loopbaangesprek.

    Deze functionaliteit is enkel zichtbaar voor departementen en agentschappen die werken met de module PLOEG. Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Aan de slag met de module PLOEG'.

    HR
    Loopbaan Enkel voor Sport Vlaanderen: als je iemand opzoekt in de AOP-module, dan zal voortaan de correcte business unit ("SV" voor mensen die nog steeds voor Sport Vlaanderen werken, en "BLOSO" voor mensen die vanaf de officiële naamswijziging nooit voor Sport Vlaanderen gewerkt hebben) verschijnen, en niet langer standaard de oude naam "BLOSO".
    PLOEG

    Vlimpers biedt je vanaf nu sjablonen aan die je helpen om volgende 1-op-1 gesprekken voor te bereiden en te voeren:

    • opvolgingsgesprek;
    • loopbaangesprek.

    Deze functionaliteit is enkel zichtbaar voor departementen en agentschappen die werken met de module PLOEG. Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Aan de slag met de module PLOEG'.

    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Selfservice Er werd een koppeling gemaakt tussen Vlimpers en de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ) waardoor personeelsleden bepaalde gegevens, bijvoorbeeld hun naam of burgerlijke staat, niet langer zelf moet aanpassen via hun selfservice in Vlimpers. Je hoeft ook bepaalde bewijsstukken, bijvoorbeeld een huwelijksakte, niet meer bij hen op te vragen. Vlimpers krijgt automatisch de correcte gegevens door van de KSZ.
    In het overzicht van loonstroken in de selfservice voor personeelsleden zal er alleen maar een rij aangemaakt worden als er effectief een loonstrook werd aangemaakt. Er komen vanaf nu dus geen lege rijen meer voor.
    Verloning Vanaf nu kun je een dossier met nog openstaande looncodes na de uitdiensttredingsdatum niet langer op 'NVT' zetten. Vroeger kreeg je een waarschuwende foutmelding, nu moet je openstaande looncodes eerst afsluiten voordat je het dossier op 'NVT' kunt zetten.
    Vanaf nu is het mogelijk om ook een voorschot voor verbrekingsvergoeding aan te vragen voor personeelsleden die op de geschillen staanDit voorschot zal dan gestort worden aan de 'dienst geschillen'.
    De aangifte voor de pensioenloopbaan van personeelsleden die overkwamen in het kader van de 6e staatshervorming werd gecorrigeerd. Voor de betrokken personeelsleden werd de correcte loopbaan met de juiste Pensioendienst voor de overheidssector(PDOS)-referentie met betrekking tot hun weddeschaal doorgestuurd.
    Vanaf nu wordt het vakantiegeld en eindejaarstoelage ook correct berekend voor personeelsleden die recht hadden op een bonus (looncodes 1811). Alle betrokken dossiers zullen vanaf 1 januari 2018 herberekend worden.
    Bij verschillende tewerkstellingsperiodes binnen eenzelfde maand werden maaltijdcheques soms slechts voor één tewerkstellingsperiode toegekend. Dit wordt aangepast zodat de maaltijdcheques van alle periodes berekend en toegekend worden.
    In de selfservice zullen de velden 'Reknr electro maaltijdcheques' en 'kaartnr maaltijdcheques', terug te vinden onder contactgegevens > aanvullende gegevens, verdwijnen. Dit omdat maaltijdcheques besteld worden op basis van het rijksregisternummer en de informatie in deze velden niet langer relevant is.
    Wanneer je een FIN-nummer moet invullen, maar dat is (nog) niet beschikbaar, kun je vanaf nu de dummy waarde 'onbekend' invoeren. Voorheen kon deze waarde slechts 1 keer gebruikt worden, maar ze moet in principe invoerbaar zijn voor elk dossier zonder een begrenzing. Met deze wijziging is dat mogelijk.

    In het scherm 'VO mobiliteitsgegevens' stond een aanvinkveld 'Valse hybride' dat je kon aanvinken wanneer je hybride-benzine of hybride-diesel als brandstof koos. Dit aanvinkveld werd nu vervangen door een keuzelijst met keuze tussen:

    • Waarde 1: “Valse ‘plug-in’ hybride”
    • Waarde 2: “Echte ‘plug-in’ hybride”
    • Waarde 3: “Niet ‘plug-in’ hybride”

    Waarde 3 dient om wagens aan te duiden die wel een accu bevatten, maar waarbij die accu niet krachtig genoeg is om de auto zelfstandig te laten rijden. De accu dient als ondersteuning bij het rijden. Dit soort wagens moet verwerkt worden zoals gewone brandstofwagens en noemt men ook wel ‘mild hybrides’ en/of ‘volwaardige hybrides’.

    De AOP-module (module voor Aanvullend Occasioneel Personeel, kortlopende contracten) werd op volgende vlakken aangepast:

    • dossiers die in de module ingebracht worden, worden vanaf nu automatisch op MON gezet;
    • je kunt vanaf nu ook zonder problemen manueel contracten oproepen om op MON  te zetten, ook als er al veel functierijen in het dossier aanwezig zijn;
    • voor Opgroeien Regie (OGR) en Plantentuin Meise zullen de maaltijdcheques automatisch berekend worden bij de invoer van de jobstudenten in de module.
    Vergoedingen en toelagen

    Wanneer er bij het afkeuren van een fietsvergoeding een boodschap in het motivatieveld wordt ingevuld, zal het motivatieveld leeg gemaakt worden als het personeelslid de fietsvergoeding aanpast en opnieuw indient.

    Connectieproblemen bij Sharepoint zorgen er niet langer voor dat aanvragen van vergoedingen en toelagen de status ‘Opgeladen’ krijgen in de selfservice zonder dat ze zijn doorgestroomd naar de vaste of incidentele inkomsten.

    Afwezigheden

    Je kunt  vanaf nu een correctie invoeren op de teller 'overdracht wegens ziekte' of de 'JVX-teller'. De invoer moet gebeuren op persoonsniveau en in uren.

    In het Vlimpersscherm 'VO Pensioencommissie' werden bijkomende velden toegevoegd en werd de benaming van bestaande velden aangepast naar de definitief van Medex.

    Wanneer iemand naast zijn gewone loopbaan op een lagere arbeidsrelatie een afgesloten AOP-contract (Aanvullend occasioneel personeel; kortlopend contract bij Sport Vlaanderen) heeft gehad, wordt de kalender nu ook op peroonsniveau opgevuld.

    Het personeelslid dat niet in continudienst werkt en dat vóór Kerstmis de diensten van de Vlaamse overheid verlaat ingevolge pensionering krijgt volgens het Vlaams Personeelsstatuut (VPS) vervangende vakantiedagen gelijk aan het aantal feestdagen die samenvallen met een zaterdag of zondag tijdens het gedeelte van het jaar voorafgaand aan de pensionering.

    Vanaf 1/1/2021 houdt Vlimpers rekening met je prestaties bij het automatisch toekennen van deze vervangende feestdagen. Had je tijdens de feestdag een voltijdse afwezigheid met impact op je jaarlijks verlof? Dan zal Vlimpers je die bijkomende feestdag niet toekennen.

    Je kunt vanaf nu de afwezigheid 'tijdelijke werkloosheid wegens medische overmacht' toekennen aan een personeelslid. Er wordt een Vlimpershandleiding met instructies opgemaakt.

    Loopbaan

    Voor niet-werknemers met de wervingsredenen "Minister", "Regeringscommissaris", "Toezichthouder Vlaamse Regering" en "Over. Altern. Opleiding" kun je bij functiegegevens in het tabblad VO Specifieke gegevens de velden bij inschaling (rang, niveau, graad, functionele schaal en salarisschaal) nu aanpassen. Deze velden zijn niet verplicht in te vullen maar zijn aanpasbaar gemaakt voor als er vakantiegeld of een eindejaarspremie moet uitbetaald worden of voor wanneer er opbouw in de functionele schaal nodig is.  De instructie worden toegevoegd aan de Vlimpershandleiding.

    Algemeen

    De werklijst werd geoptimaliseerd: er zijn meer filters beschikbaar om je werklijst te sorteren (bijvoorbeeld op achternaam of periode).

    De contactgegevens van langdurige afwezige personeelsleden worden vanaf nu, conform machtigingen, ook ter beschikking gesteld aan het Coördinatie- en Crisiscentrum van de Vlaamse overheid (CCVO). In geval van een crisissituatie zal deze doelgroep dus ook de communicatieboodschappen, verstuurd van het CCVO, ontvangen.

    PLANNERS
    Planning Vanaf nu worden meerdere contactpersonen in nood via de interface signalitiek aan de planninstool bezorgd zodat de verantwoordelijken/planners de juiste personen kunnen contacteren in geval een personeelslid in nood is. Het is aan de entiteit in kwestie om te beslissen of ze de gegevens opnemen in de planningstool.
    Vormingsbeheerders
    Leren Vanaf maandag 29 maart is de handleiding ‘Toewijzingen en certificaten’ ter beschikking. Daarin kun je raadplegen hoe je een opleiding met certificaat kan aanmaken en opvolgen en hoe je  gebruik kunt maken van toewijzingen om nodige bijscholingen onder de aandacht te brengen van de cursist. Daarnaast vind je nu ook een 'stappenplan certificaten' in Leren, dat beschrijft hoe je als vormingsbeheerder een opleiding met certificaat aanmaakt, opvolgt en toewijst.
    HR-technologie en Data
    Toegangsbeheer

    Werklijstitems gegenereerd door verlofaanvragen verschenen vroeger zowel in de component 'Werkitems Evalueren' als in 'Fiatteringen Bewaken'. Om deze items te manipuleren (nakijken, controleren, verwijderen, opnieuw toewijzen) mocht je echter enkel de laatstgenoemde component gebruiken. Dit kon leiden tot verwarring.

    Vanaf nu zullen de triggers afgezet worden van de klassieke workflows op vlak van verloven, zodat deze items enkel nog maar verschijnen in 'Fiatteringen Bewaken'. Het spreekt voor zich dat items omtrent o.a. burgerlijke staat en aanvragen van vergoedingen (dus alles wat niet 'verloven' is) wel nog steeds beschikbaar blijven in 'Werkitems Evalueren'.

    Verloning Na het beëindigen van het proces 'Vul rapporteringstabellen op' tijdens de naverwerking, zal vanaf nu slechts 1 mail verstuurd worden naar team HR Data.
    1e kwartaal: hotfixen
    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Verloning Door de koppeling met de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ) (zie Vlimpersrelease 26 maart) zijn bepaalde wervingsredenen gewijzigd naar niet-werknemers. Deze personeelsleden moeten wel een capelo pensioenloopbaan hebben waardoor dat het veld 'notie niet capelo' vanaf nu kan aan of afgevinkt worden voor niet-werknemers.
    Eind september 2020 werd in de selfservice vergoedingen en toelagen een controle ingebouwd op de ingevoerde parameters. Sindsdien wordt voor nieuwe en ingediende aanvragen gecontroleerd of de parameters volledig en correct zijn ingevuld. Als dat niet zo is kan geen nieuwe aanvraag worden ingediend. Dit zorgt voor problemen bij dossiers met foute aanvragen uit het verleden. Daarom passen we de parametercontrole aan, zodat die enkel nog gebeurt voor nieuwe aanvragen.

    Looncode 1457 (woon-werkverkeer moeilijk bereikbare werkplaatsen) werd aangepast voor gebruik in de selfservice vergoedingen & toelagen. De bestaande parameter 'bedrag' werd vervangen door de parameters 'aantal dagen (max 20)' en 'aantal km (enkele reis)'. Moet je een aanpassing doen in de inkomsten voor een periode in het verleden, dan krijg je nu de parameter(s) te zien die toen werden gebruikt bij de invoer.

    Dit is algemeen aangepast voor alle looncodes. Wanneer de invoerinstructies voor een looncode vanaf een bepaalde prestatiemaand wijzigen, is het vanaf nu toch nog mogelijk invoer te doen met de ‘oude’ invoermogelijkheden voor een periode die zich situeert voor de aanpassing.

    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN
    Rekrutering Bij de Interne Oproepen kan de gebruiker de nieuwe filter 'hiring manager' gebruiken. Hiervoor is er ook een kolom aanwezig in de resultatenlijst.
    Op de pagina 'Kandidaten beheren' is het label van de knop 'CV bekijken' gewijzigd naar 'Profiel bekijken'.
    In aanbiedingsbrieven is de schrijfwijze van de data gewijzigd naar alfanummeriek formaat Bv 12 maart 2021 ipv 12/3/2021.
    De tekst werd aangepast in de mail die naar een sollicitant gestuurd wordt bij een bericht over de planning van een sollicitatiegesprek. Dit bericht wordt verstuurd wannneer je als selectieverantwoordelijke de sollicitant toewijst aan een tijdslot via "Sollicitatiegesprek plannen" en daar kiest voor "Bericht verzenden naar sollicitant."
    Het sollicitatieformulier "1. Standaard_vacaturesjabloon 6" bevatte foutief de vermelding dat de selectieverantwoordelijke het diploma van de kandidaat zou ophalen in de LED-databank. Die vermelding is verwijderd. Het nieuwe sjabloon is nu: 1. Standaard_vacaturesjabloon 7.
    VORMINGSVERANTWOORDELIJKEN
    Leren

    Er werd een gratis trainingsprogramma opgesteld om vormingsbeheerders te ondersteunen in het gebruik van Vlimpers Leren en het beheren van opleidingen. Het trainingsprogramma bestaat uit 12 hoofdstukken, die volgens een logische volgorde werden opgesteld. Je kan wel vrij navigeren binnen het curriculum, los van deze volgorde. Op die manier vind je makkelijk je weg in het programma en kan je toch ook altijd de informatie raadplegen wanneer die voor jou relevant is. Hieronder vind je alvast de structuur in grote lijnen terug: 

    • Hoofdstuk 1: Introductie
    • Hoofdstuk 2: Bouwstenen
    • Hoofdstuk 3: Processen
    • Hoofdstuk 4: Klassikale opleidingen
    • Hoofdstuk 5: Externe opleidingen
    • Hoofdstuk 6: Curriculum/trainingsprogramma
    • Hoofdstuk 7: Toewijzen
    • Hoofdstuk 8: Deep links
    • Hoofdstuk 9: Digitale opleidingen
    • Hoofdstuk 10: Rapportering 
    • Hoofdstuk 11: Toetsen
    • Hoofdstuk 12: Samenwerken

    Je kan het trainingsprogramma terugvinden onder de titel `AGO - Werken met Vlimpers Leren'. Je hoeft het programma maar 1 keer aan te vragen, om ermee van start te kunnen gaan. Daarna vind je het steeds terug in je trainingsoverzicht.

    Bovenstaand trainingsprogramma zal bestaan naast het opleidingscurriculum voor vormingsbeheerders en dient ter ondersteuning van de vormingsbeheerders. Het opleidingscurriculum `AGO - Vormingsbeheer Module Leren' blijft dus ook actief en blijft ook aangeraden voor nieuwe vormingsbeheerders die met Vlimpers Leren zullen starten. Vormingsbeheerders die het opleidingscurriculum hebben afgerond, hoeven dit dus niet opnieuw te volgen en het is ook geen verplichting om het trainingsprogramma `AGO - werken met Vlimpers Leren' aan te vragen. Het verschil tussen beide trainingsprogramma's, bestaat in de structuur en navigatiemogelijkheden. Het ondersteunende trainingsprogramma laat toe om vrij tussen de hoofdstukken te navigeren die je op het moment zelf nodig hebt. Het trainingscurriculum bevat een vaste structuur die verplicht gevolgd moet worden.

    4 januari 2021: release Vlimpers Talent
    PERSONEELSLEDEN
    Selfservice

    Je kunt vanaf nu in Vlimpers je cv aanmaken of bewerken. Je leidinggevende en HR-verantwoordelijke ontdekken hierdoor je sterktes en je opgebouwde expertise. Deze informatie kan nuttig zijn bij eventuele nieuwe functies of projecten, bij de opstart van leertrajecten, … Indien je entiteit de volledige module 'Talent Loopbaan' gebruikt kun je ook je loopbaanvoorkeuren kwijt.

    Goed om weten:  

    • Je vindt je profiel onder de tegel ‘Mijn gegevens’ op de startpagina van Vlimpers.
    • Je cv is zichtbaar voor iedereen in je eigen departement of agentschap die met Vlimpers werkt. De informatie over je loopbaanvoorkeuren is enkel zichtbaar voor je (indirecte) leidinggevende en je HR-verantwoordelijke(n).
    LEIDINGGEVENDEN
    Loopbaan

    Als leidinggevende kun je in de nieuwe module Loopbaan van Vlimpers:

    • profielgegevens raadplegen van je medewerkers
    • Bij een volledig gebruik van de module kan je eveneens:
      • potentieel, ontwikkelingsnoden en inzetbaarheid op langere termijn van je teamleden in kaart brengen alvorens een talentbespreking te houden
      • opvolgingsacties voor een medewerker noteren
    HR
    Leren

    Voor organisaties met zelfsturende teams werd een afzonderlijke goedkeuringsstroom opgezet. De opleidingsaanvragen die door hun medewerkers worden ingediend, zullen worden doorgestuurd door de goedkeurder voring in hun team in plaats van de leidinggevende. Deze goedkeuringsstroom wordt alleen opgezet op entiteitsniveau voor entiteiten die bestaan uit zelfsturende teams. 

    Bij interne opleidingen is de goedkeurder vorming de enige goedkeuringsstap. Voor externe opleidingen is de goedkeurder vorming de eerste goedkeuringsstap, waarna de opleidingsaanvraag bij de vormingsbeheerder terechtkomt voor het aanvullen en opvolgen van financiële gegevens. Na goedkeuring van de vormingsbeheerder, ontvangt de cursist een goedkeuringsbevestiging en mag hij of zij registreren bij de externe aanbieder van de opleiding. 

    Loopbaan

    In de nieuwe module Loopbaan van Vlimpers kun je als HR-verantwoordelijke:

    • volledige profielgegevens van medewerkers van je organisatie raadplegen en rapporteren
    • officiële certificaten registreren
    • Indien je entiteit de volledige module gebruikt dan kan je eveneens:
      • zoekopdrachten lanceren binnen de gegevens van de profielpagina van alle medewerkers van je organisatie
      • een talentpool van medewerkers uit je organisatie aanmaken, beheren of delen
      • een talentbespreking opzetten en beheren voor een groep medewerkers
      • opvolgingsacties voor een medewerker noteren
    VORMINGSBEHEERDERS
    Leren Op de aanwezigheidslijst die je kan downloaden in het rooster van een sessie, staat geen organisatie van de deelnemers vermeld. Daarom werd in rapportering 2.0 in de categorie 'Gedeeld met mij' een bijkomend rapport 'VO - Registratieoverzicht' opgesteld, met gelijkaardige aanwezigheidsgegevens en ook de entiteitsinformatie per deelnemer.
    Tot vandaag werd er alleen een goedkeuringsherinnering verstuurd naar de leidinggevende van een medewerker. Deze werd verstuurd op 2, 7 en 14 dagen na de aanvraag van een teamlid. Om toe te laten dat de medewerker ook zijn of haar opleidingsaanvragen kan opvolgen, om zo een vlotte goedkeuring te krijgen, is nu ook een herinneringsmail opgezet naar de cursist zelf. Deze wordt verstuurd 7 dagen na de opleidingsaanvraag, indien de aanvraag nog niet werd goedgekeurd. 
    Tot vandaag werd geen mail verzonden naar de interne docent wanneer de planningsgegevens van een sessie werden aangepast. Nu is deze mail wel standaard opgezet binnen Leren, zodat ook de interne docent een melding krijgt van de wijzigingen voor een sessie. Deze mail wordt verstuurd wanneer de locatie, datum, tijdstip of interne docent van een sessie wordt aangepast.
    Het veld 'Praktische informatie' van een opleiding, stroomde niet altijd goed door via mail naar de cursisten die gebruikmaken van Google Calendar. Daarom werd de configuratie van de mail aangepast en ziet deze er nu lichtjes anders uit. De mail is nu ook een opleidingsverzoek, dat de cursist in zijn of haar agenda kan opnemen door het te aanvaarden. Let op: het aanvaarden of weigeren van deze uitnodiging, heeft geen invloed op de registratie van de cursist. Indien de uitnodiging wordt geweigerd, komt de opleiding louter niet in de agenda van de cursist maar is die wel nog altijd geregistreerd voor de opleiding. Indien de cursist de opleiding in de Module Leren annuleert, zal hij ook zelf de uitnodiging uit de agenda moeten verwijderen. 

    Vanaf nu is het mogelijk om via de Module Leren ook certificaten te beheren. Er wordt een stappenplan voorzien voor vormingsbeheerders die hiermee aan de slag zullen gaan. Dit wordt toegevoegd aan de handleiding voor vormingsbeheerders en zal ook raadpleegbaar zijn in het opleidingscurriculum voor vormingsbeheerders, dat beschikbaar is vanaf eind januari voor alle vormingsbeheerders binnen de Vlaamse Overheid. 

    Het beheren van certificaten wordt ondersteund aan de hand van aangepaste rapportering, dynamische toewijzingen en de nieuwe velden 'Certificaat', 'Certificaat filter' en 'Geldigheid certificaat'. EHBO certificaten die via GDPB beheerd worden zullen nog niet beschikbaar zijn via deze werkwijze (huidige dienstverlening blijft ongewijzigd), maar er wordt nagegaan of deze ook kunnen toegevoegd worden op een later tijdstip. 

    Hoe dit vanaf 2021 in zijn werk gaat, kun je alvast ontdekken via de online infosessie van 14 januari om 13 - 14.30 uur. Schrijf je zeker in via de module Leren.

    Voor organisaties met zelfsturende teams werd een afzonderlijke goedkeuringsstroom opgezet. De opleidingsaanvragen die door hun medewerkers worden ingediend, zullen worden goedgekeurd door de goedkeurder vorming in hun team in plaats van de leidinggevende. Deze goedkeuringsstroom wordt alleen opgezet op entiteitsniveau voor entiteiten die bestaan uit zelfsturende teams. 

    Bij interne opleidingen is de goedkeurder vorming de enige goedkeuringsstap. Voor externe opleidingen is de goedkeurder vorming de eerste goedkeuringsstap, waarna de opleidingsaanvraag bij de vormingsbeheerder terechtkomt voor het aanvullen en opvolgen van financiële gegevens. Na goedkeuring van de vormingsbeheerder, ontvangt de cursist een goedkeuringsbevestiging en mag hij of zij registreren bij de externe aanbieder van de opleiding. 

    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN

    Rekrutering De website RADAR, voor oproepen voor tijdelijke mobiliteit binnen de Vlaamse overheid, verdwijnt op 1 januari 2021. De website is verouderd en technisch niet meer ondersteund. Ze maakt vanaf dat moment een doorstart in de module Rekrutering met extra bijkomende rapportering en AgO-ondersteuning bij technische problemen. Bij het opmaken van nieuwe vacatures zullen er 3 nieuwe keuzes zijn bij het veld “type dienstverband”. De drie opties met hun definitie zijn:
    1. Interne dienstaanwijzing = een interne permanente beweging naar een andere functie binnen de eigen entiteit met behoud van statuut en graad, rang, niveau. Dit soort procedure valt niet onder de omzendbrief en kan dus door een HR-verantwoordelijke uitgevoerd worden via een informele selectieprocedure.
    2. Bijkomende opdracht of rol = een oproep voor een tijdelijke opdracht, rol of opname in een pool naast de huidige functie¿binnen de eigen entiteit of een andere entiteit van de Vlaamse overheid. Dit soort procedure valt niet onder de omzendbrief en kan dus door een HR-verantwoordelijke uitgevoerd worden via een informele selectieprocedure.
    3. Tijdelijke functie = een oproep voor een tijdelijke voltijdse verschuiving naar een andere functie binnen de eigen entiteit of een andere entiteit van de Vlaamse overheid. Dit soort procedure valt niet onder de omzendbrief en kan dus door een HR-verantwoordelijke uitgevoerd worden via een informele selectieprocedure. 

    Hoe dit vanaf 2021 in zijn werk gaat, kun je alvast nalezen op de webpagina over de module Rekrutering of ontdekken via de online infosessie van 11 januari om 13 - 14.30 uur. Schrijf je zeker in via de module Leren.

    Er is een nieuw rapport beschikbaar in Vlimpers, voor de selectieverantwoordelijken die de managementjobs (boven niveau A2) opnemen. Dit rapport 'cv-screening managementjobs' toont per vacature alle cv’s van kandidaten die voor deze managementjobs gesolliciteerd hebben.

    Vernieuwd in 2020

    Hier vind je een overzicht van de vernieuwingen die werden uitgevoerd in 2020.

    18 december: release Vlimpers Kern

    Enkel aanpassingen met impact op HR-technologie en Data.

    1 december: release
    PERSONEELSLEDEN
    Selfservice Een aantal Vlimpersschermen zien er gebruiksvriendelijker en mooier uit doordat Vlimpers Kern een ‘technische upgrade’ heeft gekregen. Deze technische aanpassing zorgt ervoor dat we in de toekomst sneller kunnen inspelen op functionele verbeteringen van de software.
    Bij sommige acties in je loopbaan (bijvoorbeeld bij een statuutswijziging) krijg je een nieuwe arbeidsrelatie. Wanneer je meer dan 1 arbeidsrelatie hebt, vraagt Vlimpers je in sommige schermen voor welke arbeidsrelatie je je gegevens wilt raadplegen.
    • Om makkelijker een keuze te kunnen maken in die keuzeschermen zal vanaf nu:
      • Ook de begin- en einddatum van de arbeidsrelaties getoond worden;
      • Ook de status van de arbeidsrelaties getoond worden: actief, verlof, inactieve arbeidsrelatie, uit dienst of gepensioneerd.
    • Dat is ook het geval in het scherm 'historie verlofaanvragen'. Bij je afgesloten arbeidsrelatie(s) zullen vanaf nu bij 'Afdeling' en 'Naam supervisor' de gegevens staan die geldig waren op het moment van je uitdiensttreding.

    Toestemming voor een bijberoep en andere activiteiten (cumulatie) aanvragen doe je vanaf nu via je selfservice in Vlimpers en niet meer via een aanvraagformulier. Je vult alle gegevens in Vlimpers in en je leidinggevende krijgt automatisch een werklijstitem waarmee de aanvraag kan worden goed- of afgekeurd. Je krijgt nadien een mail met de beslissing. Een overzicht van al je cumulaties kun je terugvinden in Vlimpers.

    Meer informatie vind je op de webpagina 'Bijberoep en andere activiteiten (cumulatie)' en in het Vlimpers instructiefilmpje 'Cumulatie aanvragen'. 

    Het veld 'loonomschrijving' op de loonbrief, werd uitgebreid  zodat vanaf nu de volledige omschrijving van de looncode wordt weergegeven.

    LEIDINGGEVENDEN

    Selfservice Een aantal Vlimpersschermen zien er gebruiksvriendelijker en mooier uit doordat Vlimpers Kern een ‘technische upgrade’ heeft gekregen. Deze technische aanpassing zorgt ervoor dat we in de toekomst sneller kunnen inspelen op functionele verbeteringen van de software.
    Toestemming voor een bijberoep en andere activiteiten (cumulatie) aanvraagen doe je vanaf nu via je selfservice in Vlimpers en niet meer via een aanvraagformulier (zie doelgroep 'Personeelsleden'. Als leidinggevende fiatteer je de aanvraag rechtstreeks in Vlimpers en ontvang je een automatische mail met de beslissing.
    HR
    Selfservice Een aantal Vlimpersschermen zien er gebruiksvriendelijker en mooier uit doordat Vlimpers Kern een ‘technische upgrade’ heeft gekregen. Deze technische aanpassing zorgt ervoor dat we in de toekomst sneller kunnen inspelen op functionele verbeteringen van de software.
    Toestemming voor een bijberoep en andere activiteiten (cumulatie) aanvraagen doe je vanaf nu via je selfservice in Vlimpers en niet meer via een aanvraagformulier (zie doelgroep 'Personeelsleden'). HR kan ook (als doublure) in naam van een personeelslid een aanvraag indienen via de selfservice voor leidinggevenden.

    Vanaf nu is het mogelijk om extra informatie te verkrijgen over de gepubliceerde vacatures die via de multiposter van Vlimpers Module Rekrutering op verschillende externe vacaturessites werden gepost. Er zijn twee excelsjablonen beschikbaar met brondata die je kan terugvinden bij rapportering 2.0 'vacaturesites_clicks' en ‘Eigenschappen van kandidaten per indieningsbron '. Deze brondata kunnen ingevoegd worden in twee nieuwe excels die terug te vinden zijn bij ‘Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers’ bij het puntje ‘Publicatie en selectie’. Deze 2 excelsjablonen werken op hetzelfde principe als het sjabloon voor het pv rapport.

    Eigenschappen_van_kandidaten_per_indieningsbron_BB:Entiteiten kunnen nu per vacature afleiden hoeveel kandidaten kwamen van een bepaalde vacaturesite en waar deze terecht kwamen in de sollicitatieprocedure. Volg de instructies die op de eerste pagina terug te vinden zijn.

    Vacature_per_vacature_Clicks: Entiteiten kunnen nu per vacature afleiden hoe vaak er geklikt werd op hun vacature op een externe vacaturesite. Er is ook een schema beschikbaar waarbij de entiteiten kunnen afleiden op welke vacaturesites hun vacatures gepubliceerd stonden. Volg de instructies die op de eerste pagina terug te vinden zijn.

    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Algemeen Een aantal Vlimpersschermen zien er gebruiksvriendelijker en mooier uit doordat Vlimpers Kern een ‘technische upgrade’ heeft gekregen. Deze technische aanpassing zorgt ervoor dat we in de toekomst sneller kunnen inspelen op functionele verbeteringen van de software.
    Loon In bepaalde gevallen stroomde het FIN-nummer (voor personeelsleden die in het buitenland werken) niet door naar de loonmotor. Dit is nu opgelost. Aan het scherm zelf verandert niets, dit betreft enkel een wijziging in de achtergrond (doorstroom werknemerskaart (WKA) en extra data die invloed kunnen hebben op verloning).
    Het veld 'loonomschrijving' op de loonbrief, zal uitgebreid worden zodat vanaf nu de volledige omschrijving van de looncode zal worden weergegeven.
    Loopbaan Wanneer je een nieuw dossier aanmaakt voor het agentschap Opgroeien regie, ondervind je geen probleem meer bij de invoer van de analytische code 1.
    Wanneer je een dossier uit dienst zet (via beëindiging of pensioen) en je de betaalgroep foutief op MON laat staan, krijg je nu direct een foutboodschap zodat er niet kan opgeslagen worden zonder rechtzetting van de functiegegevens.
    Afwezigheden In het scherm VO Log MCO (bereikbaar voor DCPA via Salarissen > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren) vind je het luik 'geen attest na 7 dagen'. Vanaf nu wordt 'Moederschapsrust' daar niet langer vermeld.
    Wanneer een personeelslid met een functierij in de toekomst een verlofaanvraag indient, komen de werklijstitems niet langer 2 keer voor bij de leidinggevende.
    Arbeidsplaatsbeheer Als je een nieuwe arbeidsplaats aanmaakt, kun je niet langer om het even welk niveau en om het even welke rang invullen bij een gekozen salarisschaal. Vanaf nu zijn deze velden aan elkaar 'gekoppeld', in die zin dat je enkel niveaus en rangen zal kunnen invullen die overeenkomen met de gekozen salarisschaal. Het zal dus bijvoorbeeld niet meer mogelijk zijn om niveau 'C' te kiezen als je eerder salarisschaal 'A111' hebt ingevuld.
    Planning Vanaf nu zal de ingevoerde opmerking bij een correctie op de teller van overuren, die ingevoerd wordt in Vlimpers door een correctie op arbeidsrelatieniveau, ook doorstromen naar het daarvoor voorziene veld in de planningstool (OWS) op de kaart waar het saldo van de uren terug te vinden is. Dit is enkel relevant voor de personeelsleden van Sport Vlaanderen en WVG die met OWS werken.
    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN
    Rekrutering

    Vanaf nu is het mogelijk om extra informatie te verkrijgen over de gepubliceerde vacatures die via de multiposter van Vlimpers Module Rekrutering op verschillende externe vacaturessites werden gepost. Er zijn twee excelsjablonen beschikbaar met brondata die je kan terugvinden bij rapportering 2.0 'vacaturesites_clicks' en ‘Eigenschappen van kandidaten per indieningsbron '. Deze brondata kunnen ingevoegd worden in twee nieuwe excels die terug te vinden zijn bij ‘Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers’ bij het puntje ‘Publicatie en selectie’. Deze 2 excelsjablonen werken op hetzelfde principe als het sjabloon voor het pv rapport.

    Eigenschappen_van_kandidaten_per_indieningsbron_BB:Entiteiten kunnen nu per vacature afleiden hoeveel kandidaten kwamen van een bepaalde vacaturesite en waar deze terecht kwamen in de sollicitatieprocedure. Volg de instructies die op de eerste pagina terug te vinden zijn.

    Vacature_per_vacature_Clicks: Entiteiten kunnen nu per vacature afleiden hoe vaak er geklikt werd op hun vacature op een externe vacaturesite. Er is ook een schema beschikbaar waarbij de entiteiten kunnen afleiden op welke vacaturesites hun vacatures gepubliceerd stonden. Volg de instructies die op de eerste pagina terug te vinden zijn.

    30 oktober: hotfix
    VORMINGSBEHEERDERS
    Leren Vanaf nu is er een standaardmail voor de evaluatie van een curriculum. Deze mail is automatisch actief voor alle curricula die na 30 oktober worden aangemaakt of waar de standaardmails zijn ingeschakeld. Gebruikte je voor oudere curricula 'Aangepaste e-mails', dan kan je de mail activeren via volgende stappen: 
    • Ga via de hamburgermenu naar 'Beheer' en vervolgens 'Catalogus'. 
    • Klik op 'Trainingsprogramma's'
    • Zoek je curriculum en klik onder opties op 'Bewerken'. 
    • Ga naar de tab 'E-mails'. 
    • Klik de mail 'Training is afgerond' open via het grijze plusje en vink de mail 'VO - Training is afgerond' aan. 
    • Klik onderaan de pagina op opslaan. 
    LEIDNGGEVENDEN
    Vergoedingen en toelagen Je krijgt nu ook een automatische verwittiging via mail als er openstaande aanvragen voor vergoedingen of toelagen in je werklijst staan.
    Net zoals bij het behandelen van verlofaanvragen word je automatisch terug naar je werklijst geleid na het afhandelen van aanvragen voor een vergoeding of toelage. 
    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Vergoedingen en toelagen Je krijgt nu ook een automatische verwittiging via mail als er openstaande aanvragen voor vergoedingen of toelagen in je werklijst staan.
    Net zoals bij het behandelen van verlofaanvragen word je automatisch terug naar je werklijst geleid na het afhandelen van aanvragen voor een vergoeding of toelage. 
    Arbeidsplaatsbeheer In kader van de implementatie van de nieuwe spelregels en met het oog op de algemene uitrol van de module arbeidsplaatsbeheer plannen we een opschoning van de historische gegevens. Om de historiek als dat nodig is nog te kunnen oproepen creëerden we twee nieuwe velden:
    • aanvinkveld "Historiek arbeidsplaats": aan te vinken bij 'oude', geïnactiveerde arbeidsplaatsen;
    • numeriek veld "Arbeidsplaatsnummer parent": nummer van de 'oude' arbeidsplaats die vervangen is door een 'nieuwe' (correcte) arbeidsplaats.
    Vlimpers-contactformulier (Schakel) De drie oorspronkelijke behandelgroepen voor DCPA team 10 zijn vervangen door één behandelgroep. Je vindt de cases van de oude behandelgroepen terug via het zoekscherm.
    HR-TECHNOLOGIE EN DATA
    Vlimpers-contactformulier (Schakel) Er is een nieuwe beslissingsboom voor het bepalen van de prioriteit van cases in de behandelgroep Tech & Data Rapportering + Monitoring & BI:
    - de keuzelijst bij het veld ‘Prioriteit Rapportering’ is aangepast;
    - het veld ‘Prioriteit Rapportering’ is toegevoegd aan het zoekscherm (bij uitgebreid zoeken).
    9 oktober: hotfix Vlimpers Talent
    PERSONEELSLEDEN
    Leren Vanaf 9 oktober kun je gebruik maken van de nieuwe component 'Samenwerken' in Vlimpers Leren om online samen te werken rond bepaalde onderwerpen of opleidingen. Discussies voeren, bestanden of links delen, vragen stellen, opdrachten krijgen, … het kan er allemaal via zogenaamde 'communities'. Uiteraard zorgen wij bij de lancering voor de nodige tekst en uitleg zodat je makkelijk aan de slag kunt met deze nieuwe functionaliteit.
    25 september: release Vlimpers Talent
    PERSONEELSLEDEN
    Leren Wanneer een cursist een opleiding heeft aangevraagd, zal deze niet meer verschijnen in de carrousels op de startpagina van Vlimpers Leren. Je kunt ze wel nog opzoeken bij Profiel - Leeroverizcht - Voltooid.
    HR
    Selfservice De link naar rapportering is niet langer terug te vinden In de tegel 'HR', op startpagina van Vlimpers, aangezien er daarvoor een aparte tegel 'Rapportering' bestaat. Daarnaast werd, eveneens in de tegel 'HR' de link naar de webpagina 'Vlimpers voor personeelsadministratie' vervangen door 'Vlimpers voor HR'.
    VORMINGSBEHEERDERS
    Leren

    Vlimpers lanceert op 9 oktober Samenwerken voor de medewerkers van de Vlaamse overheid. Als vormingsbeheerder krijg je op 25 september al toegang. Via deze component in Vlimpers Leren kunnen gebruikers online samenwerken rond bepaalde onderwerpen of opleidingen. Discussies voeren, bestanden of links delen, vragen stellen, opdrachten krijgen, … het kan allemaal via de nieuwe communities. Op deze manier kan een gevarieerd leertraject verder vormgegeven worden binnen Vlimpers.

    Als vormingsbeheerder ben jij verantwoordelijk voor het aanmaken van deze communities. De handleiding is daarom aangepast met de nodige info en in november volgt er een digitale opleiding. Ook in de klankbordsessie module Leren van 30 november verneem je er meer over. Heb je intussen vragen? Stel ze dan gerust via het Vlimpers-contactformulier.

    Het aanwezigheidsformulier wordt aangepast, waardoor cursisten nu ook per sessieonderdeel hun aanwezigheid kunnen ondertekenen in plaats van alleen per sessie.

    Wanneer een curriculum wordt geinactiveerd, krijgt het ook geen nieuwe versies meer van opleidingen die er deel van uitmaken. Structureel blijven zij dus volledig hetzelfde als op het moment dat ze werden geinactiveerd.

    Aan de mail 'Begindatum sessie', die cursisten herinnert dat hun opleiding eraan komt, werd een tag toegevoegd waarmee ze worden doorverwezen naar de pagina waar ze hun deelname kunnen annuleren.

    Vanaf nu krijgen alle cursisten bij een dynamische toewijzing altijd de laatste versie van een opleiding toegewezen, wanneer ze opnieuw deel uitmaken van een dynamische toewijzing. Ook wanneer ze al een eerdere versie hebben voltooid.

    Als vormingsbeheerder is het nu mogelijk om het rooster van een opleiding in bulk aan te passen. De werkwijze hiervoor kan je terugvinden in de handleiding voor de Module Leren.

    Als vormingsbeheerder krijg je nu een vraag ter bevestiging wanneer je een curriculum wil activeren of inactiveren. Op die manier wordt de kans op fouten kleiner. Door te bevestigen kan je de actie voltooien.

    Deep links of inhoudelijke links verwijzen vanaf nu telkens naar de laatste versie van de opleiding waarvoor de link werd aangemaakt. Je hoeft dus niet meer telkens een nieuwe link aan te maken om te delen wanneer je een nieuwe versie van een opleiding aanmaakt.

    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN
    Rekrutering Vanaf nu is het mogelijk om vacatures te plaatsen op andere vacaturesites dan 'Werken voor Vlaanderen'. Hoe je dat doet kan je bekijken in het instructiefilmpje 'Publiceren op Vacaturesites' in Vlimpers Leren. Heb je nog vragen? Stel ze via het Vlimpers-contactformulier. 
    21 september: hotfix selfservice Vergoedingen & Toelagen
    PERSONEELSLEDEN
    Selfservice V&T Als je een nieuw jaartal invoert wordt dit 'alleen lezen', zodat je het niet per ongeluk kan overschrijven.

    Er komt een foutmelding als:

    • je een aanvraag indient voor een vergoeding of toelage die al geregistreerd is in je loondossier;
    • je niet alle verplichte parameters invoert.

    Je kan de knop 'Bijlage toevoegen' niet meer aanklikken van zodra er een bijlage aan een aanvraag is toegevoegd.

    LEIDINGGEVENDEN
    Selfservice V&T Er komt een foutmelding als je geen vinkje zette in de kolom 'Goedkeuren?' of als je 'Afgekeurd' niet selecteerde in de kolom 'status'
    Wanneer je een vergoeding goedkeurt die al (handmatig door het DCPA) werd opgeladen in het loondossier verandert enkel de status naar 'Opgeladen' en verdwijnt het item uit je werklijst. De vergoeding wordt niet dubbel opgeladen in het loondossier van de aanvrager.
    DIENSTENCENTRUM PERSONEELSADMINISTATIE
    Selfservice V&T Als het opladen van een vergoeding in het loondossier niet gelukt is krijg je een foutboodschap en blijft de status van de aanvraag op 'goedkgekeurd' staan. Je blijft de aanvraag ook zien in je werklijst.
    Is de bijlage bij een aanvraag te groot, dan kan je de vergoeding toch opladen in het loondossier. De bijlage wordt niet opgeladen in het e-dossier.
    4 september: hotfix
    PERSONEELSLEDEN
    Kern: afwezigheden Ben je contractueel? Dan kun je vanaf nu mantelzorgverlof aanvragen in Vlimpers. Lees hoe je dit doet op de webpagina 'Mantelzorgverlof'.
    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Selfservice Vergoedingen en toelagen Afgewezen aanvragen voor vergoedingen of toelagen kunnen niet meer gewijzigd worden door de aanvrager.
    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN
    Rekrutering

    De naam van het veld ‘bevoegd selector’ in het scherm 'vacature bewerken' werd aangepast naar ‘uitvoerend selector’. De keuzeopties blijven gelijk. Een gewone selector uit een entiteit kiest voor ‘selector entiteit’. Een gecertificeerde voor ‘gecertificeerd selector entiteit’. De overige opties worden door AgO gebruikt.

    De vacatures die worden begeleid door een gecertificeerd selector worden opgevolgd door AgO. Hiervoor werd het veld ‘AgO kwaliteitscontrole als bevoegd selector’ aangemaakt. Dit veld moet op ‘ja’ staan als AgO instaat voor de kwaliteitscontrole en op ‘nee’ als dit niet het geval is.

    De selector van de specifieke vacature moet deze velden invullen.

    Alle sjablonen van de sollicitatieformulieren werden aangepast. Zo is het duidelijker dat er geen bevestigingsmail wordt verstuurd naar de kandidaat als die een sollicitatie indient. Eveneens is de bevestigingspagina hierover verduidelijkt. De wijziging is zichtbaar voor nieuw gemaakte vacatures vanaf de releasedatum. Dus niet voor eerder gemaakte of kopies van eerder gemaakte vacatures.
    Het bestaand rapport "CV-screening" bevat 2 nieuwe kolommen waarin de telefoonnummers van de kandidaat getoond worden. Op voorwaarde dat deze door de kandidaat werden ingevuld.
    Twee rapporten "Alle vacatures excl. managementjobs" en "Gesloten vacatures managementjobs" bevatten nu (achteraan) een kolom 'Hiring manager' (naam) en 'Hiring manager ID' (Vlimpersnummer). Entiteiten kunnen zo afleiden voor welk team/afdeling de vacature bestemd was.

    Het veld 'Uiterste sollicitatiedatum' is gewijzigd naar 'Uiterste sollicitatiedatum (tot en met)'. Na deze datum kunnen kandidaten het sollicitatieformulier niet meer indienen. Let op: niet te verwarren met het veld 'Einddatum publicatie'. Daar moet de datum 'tot' ingevoerd worden. Vanaf die datum zal de vacature niet meer gepubliceerd zijn.

    3 juli 2020: release
    PERSONEELSLEDEN
    Verloning Wanneer je gebruik maakt van een dienstwagen en hierdoor geniet van een fiscaal voordeel dienstwagen, zal de nummerplaat van de dienstwagen vanaf nu vermeld worden op de loonstrook.
    Er komt een nieuw scherm in Vlimpers 'Loopbaan- en opleidingcheques'.
    Afwezigheden

    Wanneer je meerdere arbeidsrelaties hebt, zul je vanaf nu kunnen aanduiden voor welke arbeidsrelatie je de historie van je verlofaanvragen wilt zien. Dit tussenscherm zal ook zichtbaar zijn voor de managers.

    Heb je meerdere arbeidsrelaties naar aanleiding van een statuutswijziging? Dan kun je vanaf nu geen afwezigheden meer invoeren op de arbeidsrelatie waar je met ambtshalve onbetaald verlof bent.

    Er wordt een nieuwe afwezigheidscode aangemaakt voor het registreren van een deeltijdse dienstvrijstelling zwangerschap (werkverwijdering). Deze afwezigheid wordt geregistreerd door je personeelsadministratie, je kunt ze niet zelf aanvragen via je selfservice.

    Selfservice

    Tot nu toe kon je enkel zelf een fietsvergoeding aanvragen via je selfservice. Vanaf nu kan ook je leidinggevende dit voor jou indienen en opvragen.

    Wanneer het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) een vergoeding of toelage oplaadt, ontvang je een mail (zowel bij goed- als afkeuren). Vanaf nu zal ook je leidinggevende hierover een mail ontvangen.

    Leren

    Vanaf nu is het mogelijk voor cursisten om ook te filteren op opleidingsmodaliteiten. Dit houdt in dat je kunt aangeven of je op zoek bent naar een opleiding om naar te kijken, te luisteren, te lezen, ... Op die manier kun je makkelijk op zoek naar een opleiding die past bij jou en het moment waarop je wilt leren.

    LEIDINGGEVENDEN
    Selfservice In het detailscherm waarin je een aanvraag voor een vergoeding kan goed- of afkeuren is er ook een mogelijkheid voorzien om de aanvraag naar een andere gebruiker door te sturen. Er staat nu een beperking op dit invoervak waardoor het niet langer kan voorkomen dat je een aanvraag doorstuurt zonder een gebruiker te kiezen.
    Wanneer het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) een vergoeding of toelage oplaadt, ontvangt het personeelslid een mail (zowel bij goed- als afkeuren). Vanaf nu zal ook je ook als leidinggevende hierover een mail ontvangen.
    Tot nu toe kon enkel het personeelslid zelf een fietsvergoeding aanvragen via de selfservice. Vanaf nu kun je ook als leidinggevende een fietsvergoeding voor een personeelslid indienen en opvragen.
    Afwezigheden Er wordt een nieuwe afwezigheidscode aangemaakt voor het registreren van een deeltijdse dienstvrijstelling zwangerschap (werkverwijdering). Deze afwezigheid wordt geregistreerd door de personeelsadministratie, een personeelslid kan ze niet zelf aanvragen via de selfservice.
    HR
    Selfservice Tot nu toe kon enkel het personeelslid zelf een fietsvergoeding aanvragen via de selfservice. Vanaf nu kan ook een leidinggevende een fietsvergoeding voor een personeelslid indienen en opvragen.
    Afwezigheden Er wordt een nieuwe afwezigheidscode aangemaakt voor het registreren van een deeltijdse dienstvrijstelling zwangerschap (werkverwijdering). Deze afwezigheid wordt geregistreerd door de personeelsadministratie, een personeelslid kan ze niet zelf aanvragen via de selfservice.
    Leren Het is vanaf nu eenvoudiger om te rapporteren op online opleidingen via kalenderdata. Op die manier kun je makkelijk de status van de online opleidingen binnen een bepaalde periode raadplegen.
    Rekrutering

    Bij een indiensttreding wordt de handmatige invoer van gegevens beperkt en de gebruikerservaring maximaal digitaal. Gegevens worden zoveel mogelijk automatisch doorgestuurd tussen Vlimpers Rekrutering, Vlimpers Kern en de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ). Zo worden er geen overbodige of reeds gekende gegevens opgevraagd, verkort de doorlooptijd en zijn de gegevens correcter. Invoer gebeurt zoveel mogelijk rechtstreeks in het systeem. Invoer van of vanuit aparte documenten wordt zoveel mogelijk vermeden.

    De details van dit project “Procesautomatisering indiensttreding” worden ook toegelicht op het HR-netwerk van 16 juni 2020.

    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Verloning Wanneer een personeelslid gebruik maakt van een dienstwagen en hierdoor geniet van een fiscaal voordeel dienstwagen, zal vanaf de nummerplaat van de dienstwagen vanaf nu vermeld worden op de loonstrook.
    Het is niet langer nodig om bij de aanvraag van een voorschot het bedrag met 1 euro te verminderen om een loonstrook te genereren (zie Vlimpersflits op 30/09/2019). Dit probleem werd opgelost. Je kunt dis weer gewoon het volledige bedrag als voorschot vragen.
    Bij Belgische rekeningnummers wordt na het invullen van een IBAN nummer, automatisch ook het banknummer ingevuld. Voor andere landen, wordt dit bank id niet automatisch ingevuld. Dit werd nu aangepast zodat voor Nederlandse banken het banknummer ook automatisch wordt aangevuld. 
    Personeelsleden overgekomen in het kader van de zesde staatshervorming werden foutief aangegeven voor hun pensioenloopbaan. Voor betrokken personeelsleden wordt de correcte loopbaan doorgestuurd met de juiste PDOS referentie voor hun weddeschaal.
    Wanneer er een wijziging plaatsvindt van het type maaltijdcheque in het midden van de maand, geeft dit een blokkerende fout. De wijziging van het extra legaal voordeel zal vanaf nu dus enkel kunnen ingaan op de 1ste dag van de maand.
    Vanaf nu zal in de module Gewijzigde dossiers het nettoloon van de maand "01/jaar X" vergeleken worden met het effectieve nettoloon dat werd uitbetaald voor prestatiemaand "12/jaar X-1". In het verleden werd bij het loon van prestatiemaand 12/X-1 ook het bedrag van de achterstallen ten onrechte mee opgenomen.
    Loopbaan Dossiers met veel functierijen (meer dan 50) binnen 1 arbeidsrelatie vormen niet langer een probleem bij het opslaan van een wijziging. Voorheen gaf Vlimpers een time-out omdat er teveel functierijen moesten behandeld worden. Dit was vooral voor de dossiers in de AOP-module een probleem aangezien dit dossiers zijn met veel in- en uitdiensttredingen.
    In de Aanvullend Occasioneel Personeel (AOP)-module werden de contractgegevens niet correct bijgewerkt wanneer een einddatum van een contract werd verlengd, terwijl er al een volgende contractperiode aanwezig was die onmiddellijk aansloot op de nieuwe einddatum. Hierdoor was een manuele aanpassing van het dossier nodig. Vanaf nu zal het aanpassen van functierijen altijd correct gebeuren, zonder dat er fouten ontstaan door het overschrijven van bestaande gegevens.
    Het veld 'onderrichting ontvangen' wordt overgenomen bij bepaalde actie/redenen bij het toevoegen van een nieuwe functierij.
    Het proces WKA dat de logica van de in- en uitdienstperiodes bepaalt werd aangepast. Je kunt nu verschillende functierijen registreren met dezelfde ingangsdatum waarbij er een functierij met betaalgroep NVT met actie beëindiging EN een functierij met betaalgroep MON met actie Heraanstelling is.
    Zowel bij een indienst- als een uitdiensttreding moet je geen manuele invoer meer doen voor wat betreft de component 'telewerk'. Vlimpers verwerkt dit automatisch.
    Het proces van de proeftijd werd aangepast: er wordt geen opschorting meer geteld op dagen met een afwezigheidsrooster en een feestdag. Ook werden er meerdere actie/redenen van het scherm functiegegevens opgenomen voor de automatische proeftijdberekening.
    Het proces van de automatische proeftijdberekening werd aangepast zodat er nu meerdere keren een verschillende proeftijd kan berekend worden.

    Bij het toevoegen van een functierij met de actie langdurig afwezig worden bij de functiegegevens in de VO Specifieke gegevens, naast het veld einddatum dat altijd invulbaar is, ook andere velden die verband houden met een uitdiensttreding actief. Die bijkomende velden hoef je niet in te vullen bij een langdurige afwezigheid. 

    Vlimpers geeft vanaf nu geen blokkerende melding meer wanneer je die bijkomende velden in dit geval niet invult.

    Afwezigheden In het detailscherm van een ingediende en goedgekeurde afwezigheid staat een rubriek 'Resultaten' met hierin de historiek en motivatie van de aanvraag. Vanaf nu wordt de resultaten-rubriek ook weergegeven in het detailscherm van afgekeurde afwezigheden.
    Er wordt een nieuwe afwezigheidscode aangemaakt voor het registreren van een deeltijdse dienstvrijstelling zwangerschap (werkverwijdering). Deze afwezigheid wordt geregistreerd door de personeelsadministratie, een personeelslid kan ze niet zelf aanvragen via de selfservice.
    Afwezigheden die je niet kunt aanvragen via de selfservice, kun je ook niet langer aanpassen via 'Historie verlofaanvraag' als ze in de toekomst liggen. 
    Het proces Bevallingscyclus wordt niet meer automatisch gestart. Hierdoor berekent Vlimpers de einddatum van het moederschapsrust niet meer automatisch en moet dit steeds manueel berekend worden door de personeelsadministratie. Hierdoor zal het veld 'Bevallingscyclus overslaan' niet meer zichtbaar zijn.
    Tijdens het eerste weekend van elke maand loopt een proces waarmee de kalender voor de volgende maand wordt opgevuld. Vanaf nu gebeurt dit ook voor niet-werknemers automatisch. 
    Selfservice In het detailscherm waarin een leidinggevende een aanvraag voor een vergoeding kan goed- of afkeuren is er ook een mogelijkheid voorzien om de aanvraag naar een andere gebruiker door te sturen. Er staat nu een beperking op dit invoervak waardoor het niet langer kan voorkomen dat een aanvraag wordt doorstuurd zonder een gebruiker te kiezen
    Tot nu toe kon enkel het personeelslid zelf een fietsvergoeding aanvragen via de selfservice. Vanaf nu kan ook een leidinggevende een fietsvergoeding voor een personeelslid indienen en opvragen.
    Er komt een nieuw scherm in Vlimpers 'Loopbaan- en opleidingcheques'.
    Wanneer het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) een vergoeding of toelage oplaadt, ontvangt het personeelslid een mail (zowel bij goed- als afkeuren). Vanaf nu zal ook je ook als leidinggevende hierover een mail ontvangen.
    Toegangsbeheer Leidinggevenden die langdurig afwezig zijn om in een ander departement of agentschap een leidinggevende functie op te nemen, bleven soms onterecht de gegevens kunnen raadplegen van hun medewerkers in hun originele entiteit. In deze release werd hiervoor een automatische oplossing voorzien, zodat dit niet meer manueel rechtgezet moet worden.
    Arbeidsplaatsbeheer Je zal vanaf nu zonder foutmelding een nieuwe arbeidsplaats kunnen aanmaken met als reden 'BEV' (Bevordering). De foutmelding die je tot nu kreeg was niet blokkerend, maar zorgde voor verwarring omdat er wel degelijk een arbeidsplaats moet aangemaakt worden bij een bevordering.
    Planning Dit betreft een aanpassing die enkel relevant is voor de planningsdossiers (= DVW, AMDK en WVG): Wanneer een planningsdossier een heraanstelling heeft, zal de eventueel nog aanwezige arbeidsvoorwaarde van de vorige functierij (die normaal een uitdienstrij zal zijn) leeggemaakt worden.
    Rekrutering

    Bij een indiensttreding wordt de handmatige invoer van gegevens beperkt en de gebruikerservaring maximaal digitaal. Gegevens worden zoveel mogelijk automatisch doorgestuurd tussen Vlimpers Rekrutering, Vlimpers Kern en de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ). Zo worden er geen overbodige of reeds gekende gegevens opgevraagd, verkort de doorlooptijd en zijn de gegevens correcter. Invoer gebeurd zoveel mogelijk rechstreeks in het systeem. Invoer van of vanuit aparte documenten wordt zoveel mogelijk vermeden.

    De details van dit project “Procesautomatisering indiensttreding” worden ook toegelicht via webinar midden juni 2020.

    DIENSTENCENTRUM TALENT  
    Leren Het is vanaf nu eenvoudiger om te rapporteren op online opleidingen via kalenderdata. Op die manier kun je makkelijk de status van de online opleidingen binnen een bepaalde periode raadplegen.
    Rekrutering

    Bij een indiensttreding wordt de handmatige invoer van gegevens beperkt en de gebruikerservaring maximaal digitaal. Gegevens worden zoveel mogelijk automatisch doorgestuurd tussen Vlimpers Rekrutering, Vlimpers Kern en de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ). Zo worden er geen overbodige of reeds gekende gegevens opgevraagd, verkort de doorlooptijd en zijn de gegevens correcter. Invoer gebeurd zoveel mogelijk rechstreeks in het systeem. Invoer van of vanuit aparte documenten wordt zoveel mogelijk vermeden.

    De details van dit project “Procesautomatisering indiensttreding” worden ook toegelicht op de afdelingsvergadering van 25 juni 2020.

    VORMINGSBEHEERDERS
    Leren Vanaf nu is het mogelijk voor cursisten om ook te filteren op opleidingsmodaliteiten. Dit houdt in dat ze kunnen aangeven of ze op zoek zijn naar een opleiding om naar te kijken, te luisteren, te lezen, ... Indien je het als vormingsbeheerder mogelijk wil maken voor cursisten om deze fllters te gebruiken, moet je even nagaan of die voor jouw opleidingen zijn ingesteld. Opleidingen die voor deze wijziging werden aangemaakt, krijgen namelijk niet automatisch de juiste categorie toegewezen.
    Het is vanaf nu eenvoudiger om te rapporteren op online opleidingen via kalenderdata. Op die manier kun je makkelijk de status van de online opleidingen binnen een bepaalde periode raadplegen.
    Je kunt vanaf nu ook een einddatum koppelen aan een dynamische toewijzing. Op die manier kan je de automatische verwerking van een dynamische toewijzing stopzetten op een bepaald moment. Na de einddatum wordt de opleiding dan ook niet meer toegewezen. Dit kan handig zijn wanneer een opleiding maar voor een bepaalde periode aan een bepaalde groep moet worden toegewezen en deze na de einddatum van de verwerking niet meer geldig is.
    Je kunt vanaf nu de inschrijvingen, gekoppeld aan een opleiding, raadplegen via de cursusconsole of bij het bewerken van een opleiding in de trainingcatalogus. Dit zijn 'Alleen lezen'-velden en kunnen dus niet worden aangepast via de trainingcatalogus. Het beheer van het rooster kan nog altijd via de pagina 'Events en sessies beheren'.
    Vanaf nu is het mogelijk om in de rapportering na te gaan of een opleiding deel uitmaakt van een traject. Zo kan je die opleidingen er ook makkelijker uitfilteren, om zo dubbele lijnen te voorkomen.
    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN
    Rekrutering De mogelijkheid om vanuit Vlimpers een vacature door te sturen naar andere vacaturesites (VDAB, Monster, Indeed, Jobat, ...) wordt geleidelijk aan uitgebreid (meer vacaturesites). Vanaf nu is het mogelijk om vacatures vanuit Vlimpers door te sturen naar de vacaturesite van VDAB. Het instructiemateriaal vind je via Vlimpers Leren in het trainingsaanbod van de selectieverantwoordelijken.
    Het veld 'bevoegd selector' wordt verplicht gemaakt om in de rapportering voor alle procedures een onderscheid te kunnen maken tussen procedures die de entiteit zelf opnam, procedures die AgO opnam of procedures die door een gecertificeerd selector zijn uitgevoerd. Momenteel verliezen we op dit vlak te veel data door onvolledige registraties. Bij elke wijziging in een niet-gesloten vacature wordt gevraagd dit veld in te vullen als het nog niet ingevuld werd.

    Bij het maken van een vacature is er een nieuw veld 'Betrokken extern selectiekantoor’. Dit veld moet steeds verplicht ingevuld worden. Het veld is een keuzelijstje waarin je moet aanduiden welk kantoor betrokken is in de procedure. Je duidt het kantoor steeds aan ongeacht of ze een gedeelte van de procedure, een assessment of de volledige procedure opnemen. Is er geen kantoor betrokken, dan kies je voor ‘geen kantoor betrokken’. Indien je enkel testen aankoopt bij een kantoor, moet je dit niet aanduiden en kies je ook voor ‘geen kantoor betrokken’.

    Als het bij het maken van de vacature nog niet duidelijk is dat er een selectiekantoor wordt ingeschakeld duid dan voorlopig 'geen kantoor' aan. Pas het veld later aan indien nodig.

    Door dit (verplicht) veld kan de facturatie over de inzet van de kantoren getoetst worden met de registratie in Vlimpers. Hiervoor kan het nieuwe rapport "Vacatures met ondersteuning selectiekantoren" gebruikt worden. Dit rapport is beschikbaar voor de selectieverantwoordelijken.

    HRTD
    Verloning Om verwarring te vermijden en alle processen op een uniforme manier te laten uitvoeren tijdens de naverwerking zullen de onderwaterberekeningen toegevoegd worden bij de soort betalingen 'Lonen', 'EJT', 'Vakantiegeld', 'DMFA' en 'Achterstallen' bij de processen 'Orafin interface' en 'boekhoudinterface'. De gegevens van de betalingen in Cognos bevatten reeds deze onderwaterberekeningen.
    Er wordt een extra controle in VO-dimonitor gedaan zodat een student niet over het contingent van 475 uren gaat.
    Planning Dit betreft een aanpassing die enkel relevant is voor de planningsdossiers (= DVW, AMDK en WVG): Wanneer een planningsdossier een heraanstelling heeft, zal de eventueel nog aanwezige arbeidsvoorwaarde van de vorige functierij (die normaal een uitdienstrij zal zijn) leeggemaakt worden.
    15 juni: hotfix
    VORMINGSBEHEERDERS
    Leren Vanaf 15 juni is het mogelijk voor vormingsbeheerders om ook entiteitsoverschrijdend opleidingen te gaan beheren. Als vormingsbeheerder zie je dan ook niet meer alleen de opleidingen van jouw eigen entiteit, maar ook van alle andere entiteiten. Je kan dan ook nieuwe opleidingen aanmaken, bewerken en beheren voor andere entiteiten, mits hierover met de betrokken entiteit goede afspraken werden gemaakt. Na overleg met de entiteit waarvoor jij ook opleidingen wil beheren, mag je dit opnemen. Het is niet toegestaan om opleidingen te beheren van entiteiten waarmee geen afspraken werden gemaakt. Zo is het ook niet toegestaan om opleidingen van het Agentschap Overheidspersoneel te beheren. Je mag dus ook de roosters van de opleidingen van andere entiteiten niet aanpassen of indiene
    20 mei: hotfix
    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN
    Rekrutering Sollicitanten krijgen geen bevestigingsmail als ze hun sollicitatie ingediend hebben. Dit veroorzaakt namelijk dat bij werfreserves sollicitanten ook een mail krijgen als ze toegevoegd worden aan de werfreserve-vacature. Alle sollicitatieformulieren beschreven ook dat sollicitanten een mailbevestiging mogen verwachten. Dus die moeten werden ook aangepast.
    8 mei: hotfix
    PERSONEELSLEDEN
    Rekrutering De tegel Vacatures bevat enkele bijkomende linken. Als je wilt solliciteren voor vacatures bekijk dan zeker de link "Hoe solliciteer ik?" Daar staat ook meer uitleg over de andere nieuwe linken: 'Interne oproepen' en 'Je intern kandidatenprofiel'.
    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Selfservice

    Bij aanvragen van fietsvergoeding was het mogelijk om het aantal kilometers bij de occasionele aanvragen volledig te verwijderen en opnieuw in te dienen. Hierdoor leek het alsof de aanvraag verwijderd werd, maar achterliggend werd hierdoor de looncode niet verwijderd.

    Vanaf nu zal het niet langer mogelijk zijn de aanvraag op te slaan zonder een aantal kilometers in te voeren. Je krijgt dan een foutmelding die je waarschuwt: "Totaal aantal km moet groter zijn dan 0! Pas je aanvraag aan. Om een aangevraagde maand te wissen, zet je 'soort aanvraag' terug op blanco en klik op 'Indienen'."

    Bij de start van de nieuwe aanvragen voor fietsvergoeding werd aangegeven dat de afwezigheidscode VO_AT_DVM (dienstvrijstelling voor vakbondsactiviteiten) mocht meetellen voor de berekening bij de permanente aanvragen. Deze zienswijze is aangepast. Vanaf 01/05/2020 zal deze afwezigheidscode niet langer meetellen voor de berekening van permanente aanvragen voor fietsvergoeding.

    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN
    Rekrutering Geleidelijk aan zal in 2020 het scherm 'Kandidaten beheren' uitgebreid worden, zodat het uiteindelijk het scherm 'Sollicitanten beheren' vervangt. Vanaf 8 mei kan je een formulier toewijzen aan kandidaten (in bulk). 
    Voor vacatures met veel geslaagde kandidaten (werfreserves) was er een oplossing om gelijktijdig de rangschikking, het veld "objectief geworven" en het veld "niet nodeloos hertesten" in bulk aan te passen. Vanaf nu kan je deze velden apart in bulk bijwerken. Meer uitleg vind je in de handleiding Werfreserve op de webpagina 'Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers'
    De interne carrièresite is vernieuwd van lay-out. Hiermee brengen we deze module in lijn met de externe vacaturesite Werken voor Vlaanderen. In de interne carrièresite is het nog niet mogelijk om te filteren op Agentschap/departement. Aangewezen is om in de beschrijving of titel van de vacature de naam van het agenchap/departement op te nemen.
    1 mei: hotfix
    PERSONEELSLEDEN
    Afwezigheden Een verlofaanvraag die je annuleerde kun je niet meer bewerken.

    De automatische doorstroom naar je Outlook-agenda van afwezigheden die je aanvraagt in Vlimpers verbetert vanaf 1 mei. De status in je agenda, die ook doorstroomt naar je Skype en Teams, zal vanaf nu beter overeenkomen met de soort afwezigheid die je aanvraagt:

    • Telewerk en uitzonderlijk werk krijgen de status ‘Beschikbaar’
    • Dienstreizen (binnen- en buitenland) krijgen de status ‘Bezet’ in Teams en Outlook en ‘In een vergadering’ in Skype
    • Alle andere afwezigheden krijgen de status ‘Niet aanwezig’

    Voor deeltijdse afwezigheden is de doorstroom naar Outlook niet langer mogelijk, omdat die niet correct werden weergegeven.

    Meer informatie? Bekijk het Vlimpers-instructiefilmpje ‘Afwezigheid laten verschijnen in je Outlook-agenda’.

    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN
    Rekrutering Het veld 'scope' in het vacature bewerken scherm kreeg de extra optie 'oproep uit VO-brede werfreserve AgO'. Deze waarde is enkel te gebruiken door selectieverantwoordelijken van AgO. Dit om registraties van deze specifieke oproepen mogelijk te maken en een correcte rapportering te ontwikkelen.
    Er werd een nieuwe mail ingesteld. Sollicitanten krijgen vanaf nu een bevestigingsmail als ze hun sollicitatie ingediend hebben.

    In elk sjabloon van de sollicitatieformulieren werd onderaan de instructie rond het indienen uitgebreid. De volledige tekst is:

    "Als je sollicitatie klaar is om in te dienen klik je hieronder op de knop “Indienen”. Als je sollicitatie correct werd ontvangen dan kom je terecht op de bevestigingspagina en ontvang je een e-mail op bovenstaand e-mailadres dat jij invoerde. Controleer zeker dat je e-mailadres correct ingevoerd is. Hou er ook rekening mee dat de ontvangst van e-mails geblokkeerd of vertraagd kan worden door spamfilters. Controleer daarom in je e-mailbox zeker je map “Ongewenste mail” of “SPAM”. Als je de sollicitatie wilt bewaren om later in te dienen klik je op “Opslaan”. Dat kan enkel als je een sollicitatieprofiel maakt.
    Klik op “Annuleren” om je sollicitatie niet in te dienen."

    De uitgaande mails van de module Rekrutering werden allen nagekeken door de proceseigenaars van AgO. Alle mails kregen een update: lay-out en tekstueel. Er zijn ook enkele nieuwe mails gemaakt. De inhoud van mails die je zelf triggert kan je in de module bekijken voordat je de mail laat vertrekken. De inhoud van de automatische mails kan je nakijken via de webpagina 'Vlimpers voor HR'. Daar klik je door naar de link Vlimpers-berichten.

    30 april: hotfix
    PERSONEELSLEDEN
    Kern - welzijn Door een aanpassing van de regelgeving werd het vijfjaarlijks oogonderzoek geschrapt uit alle beroepsrisico's. Dit gebeurde met terugwerkende kracht, vanaf januari 2017.
    LEIDINGGEVENDEN
    Kern - verlofregistratie Als je bij de goed- of afkeuring van een verlofaanvraag een motivatie toevoegt, wordt deze vanaf nu vermeld in het automatisch bericht dat Vlimpers verstuurt.
    PERSONEELSADMINISTRATIE
    SS vergoedingen & toelagen Als een leidinggevende een aanvraag voor een vergoeding of toelage afkeurt, ontvangt het DCPA niet langer een leeg werklijstitem.
    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN
    Talent - rekrutering

    Sollicitanten ontvangen een automatische bevestiging na het indienen van hun kandidatuur.


    Op het sollicitatieformulier is de instructie voor het indienen van een kandidatuur aangepast: 'Als je sollicitatie klaar is om in te dienen klik je hieronder op de knop “Indienen”. Als je sollicitatie correct werd ontvangen dan kom je terecht op de bevestigingspagina en ontvang je een e-mail op bovenstaand e-mailadres dat jij invoerde. Controleer zeker dat je e-mailadres correct ingevoerd is. Hou er ook rekening mee dat de ontvangst van e-mails geblokkeerd of vertraagd kan worden door spamfilters. Controleer daarom in je e-mailbox zeker je map “Ongewenste mail” of “SPAM”.
    Als je de sollicitatie wilt bewaren om later in te dienen klik je op “Opslaan”. Dat kan enkel als je een sollicitatieprofiel maakt.
    Klik op “Annuleren” om je sollicitatie niet in te dienen.'

    Talent - rekrutering

    De automatische berichten in de module Rekrutering werden inhoudelijk en vormelijk nagekeken. Er kwamen ook enkele nieuwe berichten bij.


    Je kunt de inhoud van de berichten die je handmatig verstuurt uit de module voortaan eerst nalezen.


    De inhoud van de automatische berichten kan je bekijken op de webpaginahttps://overheid.vlaanderen.be/vlimpers-voor-hr#vlimpers-kern. Klik op de link 'Vlimpers-berichten'. 

    Talent - rekrutering

    Met het oog op een correcte rapportering is een extra optie toegevoegd aan het veld 'scope' in het scherm 'vacature bewerken: 'oproep uit VO-brede werfreserve AgO'. Deze nieuwe waarde mag enkel door de selectieverantwoordelijken van AgO worden gebruikt.

    17 april - hotfix Vlimpers contactformulier
    PERSONEELSLEDEN Je kunt als belanghebbende opnieuw notities toevoegen aan een vraag.
    De vragen waarvoor je belanghebbende bent worden voortaan op dezelfde manier weergegeven als je eigen vragen (de meest recente bovenaan).
    AGO-MEDEWERKERS Bovenaan het zoekscherm in de back office van het Vlimpers contactformulier vind je een verwijzing naar de uitgebreide zoekfunctie. Die zit achter het vergrootglas rechts bovenaan op de startpagina. Met deze zoekfunctie kun je zoeken in de inhoud van vragen, notities en oplossingen.
    Bij het versturen van een mail over een notitie of oplossing kun je opnieuw alle personeelsleden selecteren als geadresseerde.
    16 april: hotfix
    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN
    Talent - rekrutering In alle sollicitatieformulieren werd deze zin toegevoegd: "Heb je reeds een CV opgeladen? Laad dan zeker een nieuw CV op. Zodat we je meest juiste informatie beoordelen." Hierdoor worden kandidaten aangespoord om bij elke nieuw sollicitatie hun meest recente CV toe te voegen.
    Talent - rekrutering In het formulier voor een vacature-aanvraag moet het veld 'Adres' vanaf nu verplicht worden aangevuld van zodra je 'Locatie' aanduidt. Zo kan op de vacaturesites gesorteerd worden op gemeente en klopt de rapportering.
    8 april: hotfix
    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Loopbaan Ook bij het toevoegen van een nieuwe arbeidsrelatie wordt nu het veld 'supervisor-id' automatisch ingevuld.
    5 april: hotfix
    PERSONEELSLEDEN
    Afwezigheden Je kunt vanaf nu vrijwilligerswerk in kader van de coronacrisis aanvragen via je selfservice in Vlimpers. Meer informatie vind je op de webpagina 'vrijwilligerswerk in kader van coronacrisis'.
    LEIDINGGEVENDEN
    Afwezigheden Je kunt vanaf nu vrijwilligerswerk in kader van de coronacrisis fiatteren via je selfservice in Vlimpers. Meer informatie vind je op de webpagina 'vrijwilligerswerk in kader van coronacrisis'.
    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Afwezigheden

    Personeelsleden kunnen vanaf nu vrijwilligerswerk in kader van de coronacrisis aanvragen via hun selfservice in Vlimpers.

    Als je vrijwilligerswerk uitoefent, heb je geen recht op een fietsvergoeding. Verder heeft de afwezigheid geen impact, niet op anciënniteiten, tellers, maaltijdcheques,… Alle afwezigheden hebben voorrang op het vrijwilligerswerk, ook jaarlijks verlof. Opzeg van aangevraagde verloven gebeurt altijd conform het arbeidsreglement.

    Meer informatie vind je op de webpagina 'vrijwilligerswerk in kader van coronacrisis'.

    Een entiteit die een personeelslid in het kader van de corona-crisis ter beschikking stelt aan een andere entiteit van de diensten van de Vlaamse overheid of aan een externe werkgever moet dit aan AgO via case melden. De meldingscase heeft als titel ‘ter beschikkingstelling Corona’.

    Om de ter beschikkingstellingen die gekoppeld zijn aan de Corona-crisis te kunnen registreren werden er twee nieuwe codes ontwikkeld:
    - 'Ter beschikkingstelling corona buiten VO' (VON): voor ter beschikkingstellingen aan externe werkgevers die niet onder het Vlaams Personeelsstatuut (VPS) vallen
    - 'Ter beschikkingstelling corona binnen VO' (VOM): voor ter beschikkingstellingen aan entiteiten die wel onder het VPS vallen.
    Na de registratie in Vlimpers stuur je de case door naar het Juridisch Kenniscentrum (JKC).

    Personeelsleden die ter beschikking gesteld zijn, blijven toegang hebben tot Vlimpers, zolang ze niet op langdurig afwezig gezet worden. Ze blijven ook hun afwezigheden via Vlimpers aanvragen. Ziekte geven ze door aan de contactpersoon binnen hun entiteit.

    Terbeschikkingstelling in het kader van Corona heeft geen impact op het recht op fietsvergoeding, anciënniteiten, tellers, maaltijdcheques,… Alle afwezigheden hebben voorrang op de terbeschikkingstelling. Opzeg van aangevraagde verloven gebeurt altijd conform het arbeidsreglement.

    Meer informatie vind je op de webpagina 'Inzetten van personeel voor andere opdrachten'.

    HR
    Afwezigheden

    Een entiteit die een personeelslid in het kader van de corona-crisis ter beschikking stelt aan een andere entiteit van de diensten van de Vlaamse overheid of aan een externe werkgever moet dit aan AgO via case melden. De meldingscase heeft als titel ‘ter beschikkingstelling Corona’. De personeelsadministratie registreert de afweizgheid in Vlmpers en stuurt de case door naar het Juridisch Kenniscentrum (JKC).

    Personeelsleden die ter beschikking gesteld zijn, blijven toegang hebben tot Vlimpers, zolang ze niet op langdurig afwezig gezet worden. Ze blijven ook hun afwezigheden via Vlimpers aanvragen. Ziekte geven ze door aan de contactpersoon binnen hun entiteit.

    Terbeschikkingstelling in het kader van Corona heeft geen impact op het recht op fietsvergoeding, anciënniteiten, tellers, maaltijdcheques,… Alle afwezigheden hebben voorrang op de terbeschikkingstelling. Opzeg van aangevraagde verloven gebeurt altijd conform het arbeidsreglement.

    Meer informatie vind je op de webpagina 'Inzetten van personeel voor andere opdrachten'.

    27 maart: release
    PERSONEELSLEDEN
    Verloning De lay-out van de fiscale fiche inkomen 2019 en de negatieve fiche 281.25 werd aangepast volgens de richtlijnen van de FOD Financiën en nadien opgeladen in Vlimpers.
    Algemeen Vanaf nu kun je zonder problemen meerdere toepassingen waarbij je moet aanmelden via eID, Itsme, beveiligingscode,… openen in hetzelfde browser (Interne Explorer of Google Chrome,…).
    Leren Wanneer je aan de hand van een titel zoekt naar een opleiding in een andere taal dan het Nederlands, stelt de Module Leren je automatisch ook het Nederlandse alternatief voor. 
    Je kunt nu meer acties uitvoeren op opleidingen uit je opleidingsoverzicht. Zo word je bijvoorbeeld automatisch naar de opleidingsdetailpagina gebracht door te klikken op de titel van de opleiding.
    Wanneer je een link toevoegt aan je playlist, wordt deze ook aangemaakt in de catalogus. Nu gaat de module Leren ook automatisch na of deze link, en dus het opleidingsobject, al bestaat. Hierdoor worden dubbels vermeden in de catalogus.
    De opleidingsdetailpagina werd vernieuwd. Volgende verbeteringen werden uitgevoerd:
    - 'Breng me op de hoogte' link
    - Uitzonderingen aanvragen
    - Waarschuwing bij sessieconflicten
    - Weergave contactpersoon wanneer aangeduid
    - Registratiedeadline raadplegen
    Je moet als cursist zelf externe opleidingen annuleren. De instructies in bevestigingsmail werden aangepast.
    Bij je opleidingsbevestiging zit een bijlage waardoor je de opleiding kunt doen verschijnen in je agenda. De tekst in de mail werd verder aangepast om het gebruik van de bijlage aan te moedigen en te vergemakkelijken.
    Je kunt vanaf nu opleidingen, die je niet meer wilt in je actief trainingsoverzicht of voltooid trainingsoverzicht, archiveren. Deze opleidingen komen onder een bijkomende tab 'Gearchiveerd' op het opleidingsoverzicht. 
    LEIDINGGEVENDEN
    Leren Je moet als cursist zelf externe opleidingen annuleren. De instructies in bevestigingsmail werden aangepast. 
    Afwezigheden Bij een aanvraag tot een deeltijds verlof zie je in het vak 'VO Roosterdetails' de code van het aangevraagd werkrooster. Dit is een link waarop je kunt klikken om het aangevraagde werkrooster te bekijken.
    Rapportering Voor rapportering wordt nu gewerkt met de boomstructuur van de organisatietabel uit Vlimpers. Het is dus niet meer afhankelijk van VO-sleutels en dus ook veiliger.
    HR
    Rapportering Rapportering op Vlimpers wordt vanaf nu aangevuld met gegevens uit Wegwijs Organisaties.
    De rapporten per type koppen zijn geoptimaliseerd en zoveel mogelijk uniform.
    Voor rapportering wordt nu gewerkt met de boomstructuur van de organisatietabel uit Vlimpers. Het is dus niet meer afhankelijk van VO-sleutels en dus ook veiliger.
    De schermen VO Case werden uitgebreid zodat de releasewerking kan integreren
    Profielbeheer Er is een nieuw rapport 'Personeelslijst - Functies' beschikbaar in Vlimpers (Tegel Rapportering > Rapportage 2.0 Talent > Gedeeld met mij), voor de gebruikers van de module profielbeheer. Het rapport toont de personeelslijst met de gelinkte functie.
    Rekrutering De werkwijze met betrekking tot goedkeuringen wordt aangepast. Het veld "Goedkeuringsfase" werd aangepast. Een goedkeuring wordt enkel gevraagd bij het proces-verbaal en niet meer bij wijzigingen aan de vacature. Die keuze is verwijderd.
    In de namen van de vacaturesjablonen werd de term 'AgO' veranderd naar 'LED'. Zo heet het sjabloon 'AgO_Standaardvacaturesjabloon 4' nu 'LED_Standaardvacaturesjabloon 4'.
    Voor vacatures voor leidinggevende functies kun je vanaf nu gebruik maken van het sjabloon '6.LED_Leidinggevende functies' of '6. Leidinggevende functies'.

    Het Excel-sjabloon met de macro om het PV-rapport uit Vlimpers in een afdrukbare vorm weer te geven is aangepast:

    • Op het eerste tabblad staan het aantal dagen dat een vacature gepubliceerd werd op Werken voor Vlaanderen
    • Er is een bijkomend tabblad voorzien waarin ook de rangschikking van de werfreserve staat.

    De selectiefase 'Assessment center' en Interview werden opgenomen in het rapport. Interview wordt voorlopig nog weergegeven als Sollicitatiegesprek in het rapport.

    De sjabloonmail met naam "VO - offer mail" wordt hernoemd naar "VO - Aanbiedingsbrief"
    Er is een nieuw rapport beschikbaar in Vlimpers, voor de gebruikers van de module Rekerutering. Met het rapport 'Prescreeningsvragen met antwoorden sollicitant' kan de recruiter per vacature alle prescreeningsvragen en antwoorden van alle kandidaten bekijken.
    In de mail aan de sollicitant bij "Vrijwillige terugtrekking" werd de handtekening van de recruiter verwijderd.
    Interne kandidaten krijgen vanaf nu een andere link dan externe kandididaten in de mails 'toewijzen formulier sollicitant' en 'uitn voor sol.event'. Bij externe kandidaten leidt de link (na aanmelden met e-mailadres en wachtwoord) naar hun profiel. Bij interne kandidaten verwijst de mail de kandidaat naar Vlimpers via het Loopbaancentrum naar hun lopende sollicitaties.

    Voor het beheren van sollicitanten zijn er 2 nieuwe afwijsredenen bij de status Gesloten: 

    • 11. Afgeschreven na eindgesprek: rechtzetting, afwijsreden ontbrak
    • 18. Niet aanwezig: kan gebruikt worden als een kandidaat niet komt opdagen, zodat de afwijsreden “Vrijwillige afmelding” hiervoor niet gebruikt moet worden

    Voor de afwijsreden "18. Niet aanwezig" werd een nieuw mailsjabloon "VO - Niet aanwezig" gemaakt, dat de gebruiker zelf kan versturen. Zelfde werkwijze als de andere afwijsredenen (geen automatische mail). Dit mailsjabloon biedt plaats voor een persoonlijke boodschap aan de sollicitant. Voor de afwijsreden "11. Afgeschreven na eindgesprek" kan de gebruiker het bestaande mailsjabloon "VO - Afschrijving na interview - kandidaat niet geschikt" gebruiken. Dit mailsjabloon biedt plaats voor een persoonlijke boodschap aan de sollicitant.

    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Loopbaan In de AOP-module werd de naam van het veld 'statuut' gewijzigd naar 'wervingsreden'. Deze titel beschijft de inhoud beter en vermijdt verwarring met het veld 'wettelijk statuut'. 
    Een aantal statussen van salarissen worden niet meer gebruikt in vlimpers en werden verwijderd: gepensioneerd (2x), gepensioneerd ADM, geschorst, kort verlof , uit dienst (2x) , verlof (2x)
    Verloning Negatieve herberekeningen van presentiegelden aan derden, zullen vanaf nu altijd als 'schuld aan derde' geregistreerd worden.
    Rapportering Bij het vroegtijdig afsluiten van een abonnement wordt nu de einddatum aangepast. Zo krijg je een correcter resultaat van de huidige actieve abonnementen.
    Profielbeheer Er is een nieuw rapport 'Personeelslijst - Functies' beschikbaar in Vlimpers (Tegel Rapportering > Rapportage 2.0 Talent > Gedeeld met mij), voor de gebruikers van de module profielbeheer. Het rapport toont de personeelslijst met de gelinkte functie.
    Startpagina De link naar de Sharepoint-site van het DCPA werd vernieuwd in de tegel 'DCPA' op de startpagina van Vlimpers (enkel zichtbaar voor personeelsleden van het DCPA).
    DC TALENT
    Profielbeheer Er is een nieuw rapport 'Personeelslijst - Functies' beschikbaar in Vlimpers (Tegel Rapportering > Rapportage 2.0 Talent > Gedeeld met mij), voor de gebruikers van de module profielbeheer. Het rapport toont de personeelslijst met de gelinkte functie.
    Leren Wanneer een nieuwe versie van een opleiding wordt toegevoegd, wordt de vervaldag van die opleiding automatisch aangepast. Wanneer je 14 dagen krijgt voor het vervolledigen van een opleiding, wordt deze termijn opnieuw ingesteld wanneer er een nieuwe versie wordt opgeladen.
    Rekrutering De werkwijze met betrekking tot goedkeuringen wordt aangepast. Het veld "Goedkeuringsfase" werd aangepast. Een goedkeuring wordt enkel gevraagd bij het proces-verbaal en niet meer bij wijzigingen aan de vacature. Die keuze is verwijderd.
    In de namen van de vacaturesjablonen werd de term 'AgO' veranderd naar 'LED'. Zo heet het sjabloon 'AgO_Standaardvacaturesjabloon 4' nu 'LED_Standaardvacaturesjabloon 4'.
    Voor vacatures voor leidinggevende functies kun je vanaf nu gebruik maken van het sjabloon '6.LED_Leidinggevende functies' of '6. Leidinggevende functies'.

    Het Excel-sjabloon met de macro om het PV-rapport uit Vlimpers in een afdrukbare vorm weer te geven is aangepast:

    • Op het eerste tabblad staan het aantal dagen dat een vacature gepubliceerd werd op Werken voor Vlaanderen
    • Er is een bijkomend tabblad voorzien waarin ook de rangschikking van de werfreserve staat.

    De selectiefase 'Assessment center' en Interview werden opgenomen in het rapport. Interview wordt voorlopig nog weergegeven als Sollicitatiegesprek in het rapport.

    De sjabloonmail met naam "VO - offer mail" wordt hernoemd naar "VO - Aanbiedingsbrief"

    Er is een nieuw rapport beschikbaar in Vlimpers, voor de gebruikers van de module Rekerutering. Met het rapport 'Prescreeningsvragen met antwoorden sollicitant' kan de recruiter per vacature alle prescreeningsvragen en antwoorden van alle kandidaten bekijken.

    In de mail aan de sollicitant bij "Vrijwillige terugtrekking" werd de handtekening van de recruiter verwijderd.

    Interne kandidaten krijgen vanaf nu een andere link dan externe kandididaten in de mails 'toewijzen formulier sollicitant' en 'uitn voor sol.event'. Bij externe kandidaten leidt de link (na aanmelden met e-mailadres en wachtwoord) naar hun profiel. Bij interne kandidaten verwijst de mail de kandidaat naar Vlimpers via het Loopbaancentrum naar hun lopende sollicitaties.

    Voor het beheren van sollicitanten zijn er 2 nieuwe afwijsredenen bij de status Gesloten

    • 11. Afgeschreven na eindgesprek: rechtzetting, afwijsreden ontbrak
    • 18. Niet aanwezig: kan gebruikt worden als een kandidaat niet komt opdagen, zodat de afwijsreden “Vrijwillige afmelding” hiervoor niet gebruikt moet worden

    Voor de afwijsreden "18. Niet aanwezig" werd een nieuw mailsjabloon "VO - Niet aanwezig" gemaakt, dat de gebruiker zelf kan versturen. Zelfde werkwijze als de andere afwijsredenen (geen automatische mail). Dit mailsjabloon biedt plaats voor een persoonlijke boodschap aan de sollicitant.
    Voor de afwijsreden "11. Afgeschreven na eindgesprek" kan de gebruiker het bestaande mailsjabloon "VO - Afschrijving na interview - kandidaat niet geschikt" gebruiken. Dit mailsjabloon biedt plaats voor een persoonlijke boodschap aan de sollicitant.

    VORMINGSBEHEERDERS
    Leren Er zullen extra velden beschikbaar zijn in rapportering 2.0. Deze velden hebben betrekking op alleenstaande opleidingen, certificaten en onderwerpen van opleidingen. 
    Wanneer je aan de hand van een titel zoekt naar een opleiding in een andere taal dan het Nederlands, stelt de Module Leren je automatisch ook het Nederlandse alternatief voor.
    Wanneer een nieuwe versie van een opleiding wordt toegevoegd, wordt de vervaldag van die opleiding automatisch aangepast. Wanneer je 14 dagen krijgt voor het vervolledigen van een opleiding, wordt deze termijn opnieuw ingesteld wanneer er een nieuwe versie wordt opgeladen.
    Je kunt nu meer acties uitvoeren op opleidingen uit je opleidingsoverzicht. Zo word je bijvoorbeeld automatisch naar de opleidingsdetailpagina gebracht door te klikken op de titel van de opleiding.
    Wanneer je een link toevoegt aan je playlist, wordt deze ook aangemaakt in de catalogus. Nu gaat de module Leren ook automatisch na of deze link, en dus het opleidingsobject, al bestaat. Hierdoor worden dubbels vermeden in de catalogus.
    De opleidingsdetailpagina werd vernieuwd. Volgende verbeteringen worden uitgevoerd:
    - 'Breng me op de hoogte' link
    - Uitzonderingen aanvragen
    - Waarschuwing bij sessieconflicten
    - Weergave contactpersoon wanneer aangeduid
    - Registratiedeadline raadplegen
    Je moet als cursist zelf externe opleidingen annuleren. De instructies in de bevestigingsmail werden aangepast. Wanneer standaardmails worden aangepast, stroomt deze aanpassing niet door naar 'Aangepaste mails' op opleidingsniveau. Indien je op event- of sessieniveau gekozen hebt voor 'Aangepaste mails', moet je deze manueel gaan aanpassen indien nodig.
    De email-link die wordt gebruikt om cursisten naar het evaluatieformulier te leiden werkte niet naar behoren. De mail rond de evaluatie werd aangepast om cursisten naar het formulier te begeleiden.
    Bij je opleidingsbevestiging zit een bijlage waardoor je de opleiding kunt doen verschijnen in je agenda. De tekst in de mail werd verder aangepast om het gebruik van de bijlage aan te moedigen en te vergemakkelijken.
    Het evaluatieformulier dat wordt gebruikt vereist dat de evaluatie per docent wordt ingevuld. Dit is niet altijd noodzakelijk. Een bijkomend vragenformulier zonder deze herhaling zal worden aangemaakt en is vanaf nu ingesteld als standaardformulier. Indien een evaluatie per docent nodig is, kan je dit aanpassen per opleiding.
    Je kunt vanaf nu opleidingen, die je niet meer wilt in je actief trainingsoverzicht of voltooid trainingsoverzicht, archiveren. Deze opleidingen komen onder een bijkomende tab 'Gearchiveerd' op het opleidingsoverzicht.
    Het was tot voor kort onduidelijk voor een cursist of hij/zij geregistreerd was voor een opleiding of op de wachtlijst stond. Daarom wordt vanaf nu een bijkomende mail toegevoegd voor de cursist, waarbij duidelijk staat vermeld dat die op de wachtlijst staat. Deze mail wordt toegevoegd als standaardmail en zal standaard ook geactiveerd zijn.
    Het overzicht van het trainingsaanvraagformulier was te beperkt om een vlotte verwerking door vormingsbeheerders te garanderen. Elk formulier moest apart worden geopend om te zien of een broodjeslunch nodig is en of deze al dan niet vegetarisch moet zijn.
    Daarom werd een bijkomend rapport opgemaakt en gedeeld met vormingsbeheerders. Daarin is het mogelijk om per sessie en per deelnemer te zien wie het formulier al heeft ingevuld en wat de deelnemer heeft ingevuld. Het rapport vind je terug in Rapportage 2.0, onder de titel 'Trainingsaanvraagformulier Broodjeslunch'.
    HRTD
    Werkgeversplatform Het detail van de wijzigende RSZ-aangiftes is vanaf nu beschikbaar op het werkgeversplatform. Op die manier wordt de klant op de hoogte gebracht als er wijzigende aangiftes worden verstuurd.
    Verloning Tijdens de naverwerking zal na het beëindigen van het proces 'Rapportering' een mail verstuurd worden naar het team HR Data binnen HRTD.
    Vanaf nu zal bij het versturen van de geschillentapes naar de Dienst Derdengeschillen een extra controle worden ingebouwd.
    Het proces van de naverwerking zoekt vanaf nu voor elke record met een betaling aan derde afzonderlijk op welke derde er aan de inkomsten gekoppeld is. Daarna haalt het informatie voor deze derde op.
    Bij het draaien van de naverwerkingsprocessen, dient er na afloop van proces X steeds automatisch een nieuw proces te worden opgestart.
    Het aanmaken van de schulden duurt minder lang.
    12 februari: hotfix
    HR
    Rekrutering Vanaf 12 februari 2020 zijn er 2 nieuwe vacaturesjablonen, specifiek voor vacatures voor leidinggevenden, beschikbaar. Er is 1 sjabloon voor AgO en 1 voor niet-Ago. Er staat een aantekening in met beschrijving en verwijzing hoe de Vlaamse overheid Leiderschapsrollen ziet. Daarnaast staan er hierover 4 vragen die peilen hoe de kandidaat omgaat met die rollen.
    31 januari: hotfix
    PERSONEELSLEDEN
    Vlimpers Mobiel Vlimpers Mobiel zal je afwezigheidsaanvraag vanaf nu versturen vanuit de juiste arbeidsrelatie. Hiermee is een technisch probleem opgelost.
    27 januari: hotfix
    PERSONEELSLEDEN
    Kern: afwezigheden Vanaf 2020 kun je extra vakantiedagen overdragen als je in het afgelopen jaar ziek was of ongeval had. Lees meer op de webpagina ‘Jaarlijkse vakantie en feestdagen’.
    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Kern: loopbaan Volgende smartprocessen zijn niet langer beschikbaar in Vlimpers:
    • Aanstelling
    • Heraanstelling
    • Van contractueel naar statutair
    • Adreswijzging
    • Standplaatswijziging
    • Arbeidsrelatie wijzigen

    Maak gebruik van de Vlimpershandleidingen voor extra informatie en invoerinstructies bij de verschillende stappen in de processen.

    17 januari: hotfix
    PERSONEELSLEDEN
    Vergoedingen en toelagen Je kunt vanaf nu de historiek van een aanvraag bekijken onderaan het aanvraagscherm, net zoals bij je verlofaanvragen.
    LEIDINGGEVENDEN
    Vergoedingen en toelagen Er werd een knop 'opnieuw toewijzen' toegevoegd aan het scherm voor het behandelen van aanvragen van vergoedingen en toelagen. Hiermee kun je aanvragen toewijzen aan een collega.
    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Arbeidsplaatsbeheer De velden 'beslissing', 'datum beslissing' en 'casenummer' worden bij het toevoegen van een nieuwe rij (voor het aanpassen van een arbeidsplaats) automatisch leeg gemaakt om vergissingen te voorkomen.
    Er verschijnt een foutmelding als bij het aanpassen van de reden naar 'arbeidsplaats opgeheven' de status niet wordt aangepast naar 'inactief'. De combinatie van de reden 'arbeidsplaats opgeheven' en de status 'actief' is een niet-toegelaten combinatie van veldwaarden.
    Je krijgt vanaf nu een foutmelding als je een personeelslid koppelt aan een arbeidsplaats, maar het PEP-veld niet aanpast naar 'AS IS'. Als dit veld op 'TO BE' staat, mag de arbeidsplaats niet ingevuld zijn.
    Je krijgt een extra scherm waarop je kunt nagaan wat het personeelslid in de selfservice ziet. Via dit scherm kun je geen acties worden uitgevoeren, je kunt alleen 'lezen'.
    DC TALENT en HR
    Rekrutering Aanpassingen aan rapporten:
    • Er is een nieuw rapport 'Einde procedure velden: rangschikking, niet nodeloos hertesten en objectief geworven' beschikbaar voor de selectieverantwoordelijken. Hiermee kun je voor vacatures met veel kandidaten de velden rangschikking werfreserve, niet nodeloos hertesten en status objectief wervingssysteem bijwerken.
    • Het rapport 'CV-screening' bevat vanaf nu ook het e-mailadres van de sollicitant.
    Aanpassingen aan mails:
    • Alle afschrijfmails hebben nu volgende alinea: "Ga je niet akkoord met deze beslissing? Je kunt een schorsing en/of nietigverklaring aanvragen bij de Raad van State - Wetenschapsstraat 33, 1040 Brussel. Dat moet gebeuren binnen de 60 dagen nadat je deze mail gekregen hebt. Dat moet aangetekend per post of via de elektronische procedure die toegankelijk is via de website van de Raad van State."
    • De mail 'Bevestigen interview' aan sollicitanten bevat nu ook de datum, het uur en de locatie van het interview
    • De vacaturetitel is opgenomen in de mail 'VO - definitieve goedkeuringsstatus vacature'.
    • Er is een bijkomende mailsjabloon 'VO - Afschrijving na CV screening - voldoet wel' gemaakt voor afschrijving na CV-screening waarbij sollicitant wel aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet.
    • De vacature-eigenaars zijn opgenomen in CC van de mail die een sollicitant ontvangt als de sollicitant zich vrijwillig terugtrekt uit een procedure. Zodat vacature-eigenaars op de hoogte gesteld worden dat de sollicitant niet meer wenst deel te nemen
    Aanpassingen aan formulieren:
    • In alle solliciatieformulieren werden de instructies voor sollicitanten voor het werken met opladen van CV's en indienen van het sollicitatieformulier gewijzigd.
    • In alle sollicitatieformulieren werd de tekst bij de standaardvraag 'Niet nodeloos hertesten' aangepast.
    • Het sjabloon van het sollicitatieformulier " combi horizontale mobiliteit en bevordering" bevat nu de bijkomende vraag voor horizontale mobiliteit.
    • De PDF-afdruk van sollicitatieformulieren (die ingediend zijn na 24/12/2019) bevatten nu de door de sollicitant ingevoerde opleidings- en werkervaring.
    • Het formulier 'vacature aanvragen' bevat nu expliciet de vraag om de functiebeschrijving toe te voegen
    • De instructies die sollicitanten krijgen na indiening van het formulier werden aangepast zodat ze aangespoord worden om een profiel aan te maken.
    VORMINGSBEHEERDERS
    Leren De mail 'VO - ILT-sessie goedgekeurd' werd vervangen omdat deze niet verzonden werd wanneer een vormingsbeheerder een cursist via back office inschrijft. Daarom is ervoor gekozen om de mail 'VO-registreren ILT-sessie' op te zetten en standaard te gaan gebruiken. Deze mail wordt verzonden wanneer een cursist effectief is geregistreerd, ongeacht of er een goedkeuring van de leidinggevende nodig is of niet. 
    Wat waren de ambities in 2020?

    Optimalisatie

    • Van de werklijst, het loondossier en het schulddossier
    • Van de tellers en de component cumulatie
    • Van dataconsumptie en datakwaliteit
    • Van het beheer van de tool weddebudgetrapportering
    • Behalen van de ISAE 402-rapporteringsstandaard (in samenwerking met Audit Vlaanderen en Orafin)

    Uitrol en aansluitingen

    • Modulaire oplevering van Vilmpers Talent
    • Aansluiting van de planningstool op de generieke interface
    • Uitrol selfservice en arbeidsplaatsbeheer

    Analyse en ontwikkeling

    • Analyse van de loonmotor
    • Robot procesautomatisatie 
    • Systeemupgrades Peoplesoft en GISD

    Integratie en interactie

    • Integratie van Vlimpers Kern en Vlimpers Talent
    • Verbeteren van de data-uitwisseling met entiteiten
    • Uitbreiding van de integraties met de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ), Orafin, IDEWE, WebIdm, Aangifte Sociaal Risico, Outlook,...

    Contact

    Meer informatie of een vraag?