chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vlimpers vernieuwt

    Op zoek naar meer informatie over een nieuwe functionaliteit in Vlimpers? Deze webpagina bundelt alle vernieuwingen van Vlimpers per doelgroep en per module. 

    Voor wie?

    Alle gebruikers van Vlimpers, van personeelsleden tot personeelsadministratie. De informatie staat gegroepeerd per doelgroep en module zodat je snel de informatie vindt die voor jou relevant is.

    Soorten aanpassingen

    De vernieuwingen van Vlimpers worden 4 keer per jaar uitgevoerd, in maart, juni, september en december. De geplande vernieuwingen worden gebundeld in een ‘release’. Zijn er in tussentijd dringende wettelijke aanpassingen of blokkerende fouten in het systeem? Dan worden die opgelost via een zogenaamde ‘hotfix’.

    Welke types van aanpassingen zijn er?
    categorie verduidelijking voorbeeld
    blokkerende bug Een blokkerende bug wordt opgelost via een hotix, of een snelle aanpassing van het systeem. DMFA kan niet gebeuren, verkeerde view op verlofteller, ...
    wettelijke aanpassingen aanpassing door een wettelijke wijziging: DMFA, RSZ, VPS, ... rationalisatie van de verlofstelsels, DMFA-aangifte bij ziekte van ambtenaar na 6 maanden
    informatieveiligheid aanpassing om in orde te zijn met beveiliging van het systeem, GDPR, ... datastromen, toegangsbeheer, ...
    systeemtechnisch onderhoud aanpassingen aan het systeem die moeten gebeuren om het systeem operationeel te houden upgrade Harmony, vernieuwing loonmotor of Talent SaaS, ...
    aansluitingen aanpassingen aan het systeem om de aansluiting van een nieuwe klantengroep te realiseren VDAB, nazorg VLM en DVW, ...
    bugs fouten in het systeem op individueel niveau of bij een groepering van dossiers uren persoon X of verkeerde loonberkening dossier Y, ...
    optimalisaties verbeteringen voornamelijk rond processen Schakel, E-dossier, Signing Hub, ASR, ...
    functionele verbeteringen (HR-TD, DCPA, selfservice) optimalisaties van functionaliteiten in het systeem om de werking ervan en de dienstverlening te verbeteren optimalisatie loondossier, fictieve arbeidsrelaties, optimalisatie tellers, naverwerking, schuifbalk selfservice
    andere vragen voor aanpassingen/herziening van een eerder gestelde vraag aanpassing module AOP, veld wervingsreden, ...

    Geplande vernieuwingen

    Hier vind je een overzicht van de vernieuwingen die gepland zijn voor 2020.

    Wat zijn de ambities voor 2021?

    Hier vind je binnenkort een overzicht van de ambities voor 2021.

    Opgelet: vernieuwingen worden altijd uitgebreid getest. De hieronder opgesomde vernieuwingen zijn dus onder voorbehoud van positieve testresultaten. Als uit de testen blijkt dat er nog aanpassingen moeten gebeuren, is het mogelijk dat een vernieuwing verhuist naar een volgend releasemoment of opgenomen wordt in een tussentijdse hotfix.

    Hier vind je een overzicht van de inhoud van de eerstvolgende releases per doelgroep.

    26 maart 2021: release Vlimpers Kern

    Hier vind je binnenkort een overzicht van de wijzigingen per doelgroep.

    Vernieuwd in 2021

    Hier vind je een overizcht van de vernieuwingen die werden uitgevoerd in 2021.

    4 januari 2021: release Vlimpers Talent
    PERSONEELSLEDEN
    Selfservice

    Je kunt vanaf nu in Vlimpers je cv aanmaken of bewerken. Je leidinggevende en HR-verantwoordelijke ontdekken hierdoor je sterktes en je opgebouwde expertise. Deze informatie kan nuttig zijn bij eventuele nieuwe functies of projecten, bij de opstart van leertrajecten, … Indien je entiteit de volledige module 'Talent Loopbaan' gebruikt kun je ook je loopbaanvoorkeuren kwijt.

    Goed om weten:  

    • Je vindt je profiel onder de tegel ‘Mijn gegevens’ op de startpagina van Vlimpers.
    • Je cv is zichtbaar voor iedereen in je eigen departement of agentschap die met Vlimpers werkt. De informatie over je loopbaanvoorkeuren is enkel zichtbaar voor je (indirecte) leidinggevende en je HR-verantwoordelijke(n).
    LEIDINGGEVENDEN
    Loopbaan

    Als leidinggevende kun je in de nieuwe module Loopbaan van Vlimpers:

    • profielgegevens raadplegen van je medewerkers
    • Bij een volledig gebruik van de module kan je eveneens:
      • potentieel, ontwikkelingsnoden en inzetbaarheid op langere termijn van je teamleden in kaart brengen alvorens een talentbespreking te houden
      • opvolgingsacties voor een medewerker noteren
    HR
    Leren

    Voor organisaties met zelfsturende teams werd een afzonderlijke goedkeuringsstroom opgezet. De opleidingsaanvragen die door hun medewerkers worden ingediend, zullen worden doorgestuurd door de goedkeurder voring in hun team in plaats van de leidinggevende. Deze goedkeuringsstroom wordt alleen opgezet op entiteitsniveau voor entiteiten die bestaan uit zelfsturende teams. 

    Bij interne opleidingen is de goedkeurder vorming de enige goedkeuringsstap. Voor externe opleidingen is de goedkeurder vorming de eerste goedkeuringsstap, waarna de opleidingsaanvraag bij de vormingsbeheerder terechtkomt voor het aanvullen en opvolgen van financiële gegevens. Na goedkeuring van de vormingsbeheerder, ontvangt de cursist een goedkeuringsbevestiging en mag hij of zij registreren bij de externe aanbieder van de opleiding. 

    Loopbaan

    In de nieuwe module Loopbaan van Vlimpers kun je als HR-verantwoordelijke:

    • volledige profielgegevens van medewerkers van je organisatie raadplegen en rapporteren
    • officiële certificaten registreren
    • Indien je entiteit de volledige module gebruikt dan kan je eveneens:
      • zoekopdrachten lanceren binnen de gegevens van de profielpagina van alle medewerkers van je organisatie
      • een talentpool van medewerkers uit je organisatie aanmaken, beheren of delen
      • een talentbespreking opzetten en beheren voor een groep medewerkers
      • opvolgingsacties voor een medewerker noteren
    VORMINGSBEHEERDERS
    Leren Op de aanwezigheidslijst die je kan downloaden in het rooster van een sessie, staat geen organisatie van de deelnemers vermeld. Daarom werd in rapportering 2.0 in de categorie 'Gedeeld met mij' een bijkomend rapport 'VO - Registratieoverzicht' opgesteld, met gelijkaardige aanwezigheidsgegevens en ook de entiteitsinformatie per deelnemer.
    Tot vandaag werd er alleen een goedkeuringsherinnering verstuurd naar de leidinggevende van een medewerker. Deze werd verstuurd op 2, 7 en 14 dagen na de aanvraag van een teamlid. Om toe te laten dat de medewerker ook zijn of haar opleidingsaanvragen kan opvolgen, om zo een vlotte goedkeuring te krijgen, is nu ook een herinneringsmail opgezet naar de cursist zelf. Deze wordt verstuurd 7 dagen na de opleidingsaanvraag, indien de aanvraag nog niet werd goedgekeurd. 
    Tot vandaag werd geen mail verzonden naar de interne docent wanneer de planningsgegevens van een sessie werden aangepast. Nu is deze mail wel standaard opgezet binnen Leren, zodat ook de interne docent een melding krijgt van de wijzigingen voor een sessie. Deze mail wordt verstuurd wanneer de locatie, datum, tijdstip of interne docent van een sessie wordt aangepast.
    Het veld 'Praktische informatie' van een opleiding, stroomde niet altijd goed door via mail naar de cursisten die gebruikmaken van Google Calendar. Daarom werd de configuratie van de mail aangepast en ziet deze er nu lichtjes anders uit. De mail is nu ook een opleidingsverzoek, dat de cursist in zijn of haar agenda kan opnemen door het te aanvaarden. Let op: het aanvaarden of weigeren van deze uitnodiging, heeft geen invloed op de registratie van de cursist. Indien de uitnodiging wordt geweigerd, komt de opleiding louter niet in de agenda van de cursist maar is die wel nog altijd geregistreerd voor de opleiding. Indien de cursist de opleiding in de Module Leren annuleert, zal hij ook zelf de uitnodiging uit de agenda moeten verwijderen. 

    Vanaf nu is het mogelijk om via de Module Leren ook certificaten te beheren. Er wordt een stappenplan voorzien voor vormingsbeheerders die hiermee aan de slag zullen gaan. Dit wordt toegevoegd aan de handleiding voor vormingsbeheerders en zal ook raadpleegbaar zijn in het opleidingscurriculum voor vormingsbeheerders, dat beschikbaar is vanaf eind januari voor alle vormingsbeheerders binnen de Vlaamse Overheid. 

    Het beheren van certificaten wordt ondersteund aan de hand van aangepaste rapportering, dynamische toewijzingen en de nieuwe velden 'Certificaat', 'Certificaat filter' en 'Geldigheid certificaat'. EHBO certificaten die via GDPB beheerd worden zullen nog niet beschikbaar zijn via deze werkwijze (huidige dienstverlening blijft ongewijzigd), maar er wordt nagegaan of deze ook kunnen toegevoegd worden op een later tijdstip. 

    Hoe dit vanaf 2021 in zijn werk gaat, kun je alvast ontdekken via de online infosessie van 14 januari om 13 - 14.30 uur. Schrijf je zeker in via de module Leren.

    Voor organisaties met zelfsturende teams werd een afzonderlijke goedkeuringsstroom opgezet. De opleidingsaanvragen die door hun medewerkers worden ingediend, zullen worden goedgekeurd door de goedkeurder vorming in hun team in plaats van de leidinggevende. Deze goedkeuringsstroom wordt alleen opgezet op entiteitsniveau voor entiteiten die bestaan uit zelfsturende teams. 

    Bij interne opleidingen is de goedkeurder vorming de enige goedkeuringsstap. Voor externe opleidingen is de goedkeurder vorming de eerste goedkeuringsstap, waarna de opleidingsaanvraag bij de vormingsbeheerder terechtkomt voor het aanvullen en opvolgen van financiële gegevens. Na goedkeuring van de vormingsbeheerder, ontvangt de cursist een goedkeuringsbevestiging en mag hij of zij registreren bij de externe aanbieder van de opleiding. 

    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN

    Rekrutering De website RADAR, voor oproepen voor tijdelijke mobiliteit binnen de Vlaamse overheid, verdwijnt op 1 januari 2021. De website is verouderd en technisch niet meer ondersteund. Ze maakt vanaf dat moment een doorstart in de module Rekrutering met extra bijkomende rapportering en AgO-ondersteuning bij technische problemen. Bij het opmaken van nieuwe vacatures zullen er 3 nieuwe keuzes zijn bij het veld “type dienstverband”. De drie opties met hun definitie zijn:
    1. Interne dienstaanwijzing = een interne permanente beweging naar een andere functie binnen de eigen entiteit met behoud van statuut en graad, rang, niveau. Dit soort procedure valt niet onder de omzendbrief en kan dus door een HR-verantwoordelijke uitgevoerd worden via een informele selectieprocedure.
    2. Bijkomende opdracht of rol = een oproep voor een tijdelijke opdracht, rol of opname in een pool naast de huidige functie¿binnen de eigen entiteit of een andere entiteit van de Vlaamse overheid. Dit soort procedure valt niet onder de omzendbrief en kan dus door een HR-verantwoordelijke uitgevoerd worden via een informele selectieprocedure.
    3. Tijdelijke functie = een oproep voor een tijdelijke voltijdse verschuiving naar een andere functie binnen de eigen entiteit of een andere entiteit van de Vlaamse overheid. Dit soort procedure valt niet onder de omzendbrief en kan dus door een HR-verantwoordelijke uitgevoerd worden via een informele selectieprocedure. 

    Hoe dit vanaf 2021 in zijn werk gaat, kun je alvast nalezen op de webpagina over de module Rekrutering of ontdekken via de online infosessie van 11 januari om 13 - 14.30 uur. Schrijf je zeker in via de module Leren.

    Er is een nieuw rapport beschikbaar in Vlimpers, voor de selectieverantwoordelijken die de managementjobs (boven niveau A2) opnemen. Dit rapport 'cv-screening managementjobs' toont per vacature alle cv’s van kandidaten die voor deze managementjobs gesolliciteerd hebben.

    Vernieuwd in 2020

    Hier vind je een overzicht van de vernieuwingen die werden uitgevoerd in 2020.

    18 december: release Vlimpers Kern
    PERSONEELSLEDEN en LEIDINGGEVENDEN
    Selfservice Vanaf nu kun je de teamkalender niet enkel raadplegen in Vlimpers, maar ook exporteren naar Excel.
    1 december: release
    PERSONEELSLEDEN
    Selfservice Een aantal Vlimpersschermen zien er gebruiksvriendelijker en mooier uit doordat Vlimpers Kern een ‘technische upgrade’ heeft gekregen. Deze technische aanpassing zorgt ervoor dat we in de toekomst sneller kunnen inspelen op functionele verbeteringen van de software.
    Bij sommige acties in je loopbaan (bijvoorbeeld bij een statuutswijziging) krijg je een nieuwe arbeidsrelatie. Wanneer je meer dan 1 arbeidsrelatie hebt, vraagt Vlimpers je in sommige schermen voor welke arbeidsrelatie je je gegevens wilt raadplegen.
    • Om makkelijker een keuze te kunnen maken in die keuzeschermen zal vanaf nu:
      • Ook de begin- en einddatum van de arbeidsrelaties getoond worden;
      • Ook de status van de arbeidsrelaties getoond worden: actief, verlof, inactieve arbeidsrelatie, uit dienst of gepensioneerd.
    • Dat is ook het geval in het scherm 'historie verlofaanvragen'. Bij je afgesloten arbeidsrelatie(s) zullen vanaf nu bij 'Afdeling' en 'Naam supervisor' de gegevens staan die geldig waren op het moment van je uitdiensttreding.

    Toestemming voor een bijberoep en andere activiteiten (cumulatie) aanvragen doe je vanaf nu via je selfservice in Vlimpers en niet meer via een aanvraagformulier. Je vult alle gegevens in Vlimpers in en je leidinggevende krijgt automatisch een werklijstitem waarmee de aanvraag kan worden goed- of afgekeurd. Je krijgt nadien een mail met de beslissing. Een overzicht van al je cumulaties kun je terugvinden in Vlimpers.

    Meer informatie vind je op de webpagina 'Bijberoep en andere activiteiten (cumulatie)' en in het Vlimpers instructiefilmpje 'Cumulatie aanvragen'. 

    Het veld 'loonomschrijving' op de loonbrief, werd uitgebreid  zodat vanaf nu de volledige omschrijving van de looncode wordt weergegeven.

    LEIDINGGEVENDEN

    Selfservice Een aantal Vlimpersschermen zien er gebruiksvriendelijker en mooier uit doordat Vlimpers Kern een ‘technische upgrade’ heeft gekregen. Deze technische aanpassing zorgt ervoor dat we in de toekomst sneller kunnen inspelen op functionele verbeteringen van de software.
    Toestemming voor een bijberoep en andere activiteiten (cumulatie) aanvraagen doe je vanaf nu via je selfservice in Vlimpers en niet meer via een aanvraagformulier (zie doelgroep 'Personeelsleden'. Als leidinggevende fiatteer je de aanvraag rechtstreeks in Vlimpers en ontvang je een automatische mail met de beslissing.
    HR
    Selfservice Een aantal Vlimpersschermen zien er gebruiksvriendelijker en mooier uit doordat Vlimpers Kern een ‘technische upgrade’ heeft gekregen. Deze technische aanpassing zorgt ervoor dat we in de toekomst sneller kunnen inspelen op functionele verbeteringen van de software.
    Toestemming voor een bijberoep en andere activiteiten (cumulatie) aanvraagen doe je vanaf nu via je selfservice in Vlimpers en niet meer via een aanvraagformulier (zie doelgroep 'Personeelsleden'). HR kan ook (als doublure) in naam van een personeelslid een aanvraag indienen via de selfservice voor leidinggevenden.

    Vanaf nu is het mogelijk om extra informatie te verkrijgen over de gepubliceerde vacatures die via de multiposter van Vlimpers Module Rekrutering op verschillende externe vacaturessites werden gepost. Er zijn twee excelsjablonen beschikbaar met brondata die je kan terugvinden bij rapportering 2.0 'vacaturesites_clicks' en ‘Eigenschappen van kandidaten per indieningsbron '. Deze brondata kunnen ingevoegd worden in twee nieuwe excels die terug te vinden zijn bij ‘Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers’ bij het puntje ‘Publicatie en selectie’. Deze 2 excelsjablonen werken op hetzelfde principe als het sjabloon voor het pv rapport.

    Eigenschappen_van_kandidaten_per_indieningsbron_BB:Entiteiten kunnen nu per vacature afleiden hoeveel kandidaten kwamen van een bepaalde vacaturesite en waar deze terecht kwamen in de sollicitatieprocedure. Volg de instructies die op de eerste pagina terug te vinden zijn.

    Vacature_per_vacature_Clicks: Entiteiten kunnen nu per vacature afleiden hoe vaak er geklikt werd op hun vacature op een externe vacaturesite. Er is ook een schema beschikbaar waarbij de entiteiten kunnen afleiden op welke vacaturesites hun vacatures gepubliceerd stonden. Volg de instructies die op de eerste pagina terug te vinden zijn.

    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Algemeen Een aantal Vlimpersschermen zien er gebruiksvriendelijker en mooier uit doordat Vlimpers Kern een ‘technische upgrade’ heeft gekregen. Deze technische aanpassing zorgt ervoor dat we in de toekomst sneller kunnen inspelen op functionele verbeteringen van de software.
    Loon In bepaalde gevallen stroomde het FIN-nummer (voor personeelsleden die in het buitenland werken) niet door naar de loonmotor. Dit is nu opgelost. Aan het scherm zelf verandert niets, dit betreft enkel een wijziging in de achtergrond (doorstroom werknemerskaart (WKA) en extra data die invloed kunnen hebben op verloning).
    Het veld 'loonomschrijving' op de loonbrief, zal uitgebreid worden zodat vanaf nu de volledige omschrijving van de looncode zal worden weergegeven.
    Loopbaan Wanneer je een nieuw dossier aanmaakt voor het agentschap Opgroeien regie, ondervind je geen probleem meer bij de invoer van de analytische code 1.
    Wanneer je een dossier uit dienst zet (via beëindiging of pensioen) en je de betaalgroep foutief op MON laat staan, krijg je nu direct een foutboodschap zodat er niet kan opgeslagen worden zonder rechtzetting van de functiegegevens.
    Afwezigheden In het scherm VO Log MCO (bereikbaar voor DCPA via Salarissen > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren) vind je het luik 'geen attest na 7 dagen'. Vanaf nu wordt 'Moederschapsrust' daar niet langer vermeld.
    Wanneer een personeelslid met een functierij in de toekomst een verlofaanvraag indient, komen de werklijstitems niet langer 2 keer voor bij de leidinggevende.
    Arbeidsplaatsbeheer Als je een nieuwe arbeidsplaats aanmaakt, kun je niet langer om het even welk niveau en om het even welke rang invullen bij een gekozen salarisschaal. Vanaf nu zijn deze velden aan elkaar 'gekoppeld', in die zin dat je enkel niveaus en rangen zal kunnen invullen die overeenkomen met de gekozen salarisschaal. Het zal dus bijvoorbeeld niet meer mogelijk zijn om niveau 'C' te kiezen als je eerder salarisschaal 'A111' hebt ingevuld.
    Planning Vanaf nu zal de ingevoerde opmerking bij een correctie op de teller van overuren, die ingevoerd wordt in Vlimpers door een correctie op arbeidsrelatieniveau, ook doorstromen naar het daarvoor voorziene veld in de planningstool (OWS) op de kaart waar het saldo van de uren terug te vinden is. Dit is enkel relevant voor de personeelsleden van Sport Vlaanderen en WVG die met OWS werken.
    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN
    Rekrutering

    Vanaf nu is het mogelijk om extra informatie te verkrijgen over de gepubliceerde vacatures die via de multiposter van Vlimpers Module Rekrutering op verschillende externe vacaturessites werden gepost. Er zijn twee excelsjablonen beschikbaar met brondata die je kan terugvinden bij rapportering 2.0 'vacaturesites_clicks' en ‘Eigenschappen van kandidaten per indieningsbron '. Deze brondata kunnen ingevoegd worden in twee nieuwe excels die terug te vinden zijn bij ‘Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers’ bij het puntje ‘Publicatie en selectie’. Deze 2 excelsjablonen werken op hetzelfde principe als het sjabloon voor het pv rapport.

    Eigenschappen_van_kandidaten_per_indieningsbron_BB:Entiteiten kunnen nu per vacature afleiden hoeveel kandidaten kwamen van een bepaalde vacaturesite en waar deze terecht kwamen in de sollicitatieprocedure. Volg de instructies die op de eerste pagina terug te vinden zijn.

    Vacature_per_vacature_Clicks: Entiteiten kunnen nu per vacature afleiden hoe vaak er geklikt werd op hun vacature op een externe vacaturesite. Er is ook een schema beschikbaar waarbij de entiteiten kunnen afleiden op welke vacaturesites hun vacatures gepubliceerd stonden. Volg de instructies die op de eerste pagina terug te vinden zijn.

    30 oktober: hotfix
    VORMINGSBEHEERDERS
    Leren Vanaf nu is er een standaardmail voor de evaluatie van een curriculum. Deze mail is automatisch actief voor alle curricula die na 30 oktober worden aangemaakt of waar de standaardmails zijn ingeschakeld. Gebruikte je voor oudere curricula 'Aangepaste e-mails', dan kan je de mail activeren via volgende stappen: 
    • Ga via de hamburgermenu naar 'Beheer' en vervolgens 'Catalogus'. 
    • Klik op 'Trainingsprogramma's'
    • Zoek je curriculum en klik onder opties op 'Bewerken'. 
    • Ga naar de tab 'E-mails'. 
    • Klik de mail 'Training is afgerond' open via het grijze plusje en vink de mail 'VO - Training is afgerond' aan. 
    • Klik onderaan de pagina op opslaan. 
    LEIDNGGEVENDEN
    Vergoedingen en toelagen Je krijgt nu ook een automatische verwittiging via mail als er openstaande aanvragen voor vergoedingen of toelagen in je werklijst staan.
    Net zoals bij het behandelen van verlofaanvragen word je automatisch terug naar je werklijst geleid na het afhandelen van aanvragen voor een vergoeding of toelage. 
    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Vergoedingen en toelagen Je krijgt nu ook een automatische verwittiging via mail als er openstaande aanvragen voor vergoedingen of toelagen in je werklijst staan.
    Net zoals bij het behandelen van verlofaanvragen word je automatisch terug naar je werklijst geleid na het afhandelen van aanvragen voor een vergoeding of toelage. 
    Arbeidsplaatsbeheer In kader van de implementatie van de nieuwe spelregels en met het oog op de algemene uitrol van de module arbeidsplaatsbeheer plannen we een opschoning van de historische gegevens. Om de historiek als dat nodig is nog te kunnen oproepen creëerden we twee nieuwe velden:
    • aanvinkveld "Historiek arbeidsplaats": aan te vinken bij 'oude', geïnactiveerde arbeidsplaatsen;
    • numeriek veld "Arbeidsplaatsnummer parent": nummer van de 'oude' arbeidsplaats die vervangen is door een 'nieuwe' (correcte) arbeidsplaats.
    Vlimpers-contactformulier (Schakel) De drie oorspronkelijke behandelgroepen voor DCPA team 10 zijn vervangen door één behandelgroep. Je vindt de cases van de oude behandelgroepen terug via het zoekscherm.
    HR-TECHNOLOGIE EN DATA
    Vlimpers-contactformulier (Schakel) Er is een nieuwe beslissingsboom voor het bepalen van de prioriteit van cases in de behandelgroep Tech & Data Rapportering + Monitoring & BI:
    - de keuzelijst bij het veld ‘Prioriteit Rapportering’ is aangepast;
    - het veld ‘Prioriteit Rapportering’ is toegevoegd aan het zoekscherm (bij uitgebreid zoeken).
    9 oktober: hotfix Vlimpers Talent
    PERSONEELSLEDEN
    Leren Vanaf 9 oktober kun je gebruik maken van de nieuwe component 'Samenwerken' in Vlimpers Leren om online samen te werken rond bepaalde onderwerpen of opleidingen. Discussies voeren, bestanden of links delen, vragen stellen, opdrachten krijgen, … het kan er allemaal via zogenaamde 'communities'. Uiteraard zorgen wij bij de lancering voor de nodige tekst en uitleg zodat je makkelijk aan de slag kunt met deze nieuwe functionaliteit.
    25 september: release Vlimpers Talent
    PERSONEELSLEDEN
    Leren Wanneer een cursist een opleiding heeft aangevraagd, zal deze niet meer verschijnen in de carrousels op de startpagina van Vlimpers Leren. Je kunt ze wel nog opzoeken bij Profiel - Leeroverizcht - Voltooid.
    HR
    Selfservice De link naar rapportering is niet langer terug te vinden In de tegel 'HR', op startpagina van Vlimpers, aangezien er daarvoor een aparte tegel 'Rapportering' bestaat. Daarnaast werd, eveneens in de tegel 'HR' de link naar de webpagina 'Vlimpers voor personeelsadministratie' vervangen door 'Vlimpers voor HR'.
    VORMINGSBEHEERDERS
    Leren

    Vlimpers lanceert op 9 oktober Samenwerken voor de medewerkers van de Vlaamse overheid. Als vormingsbeheerder krijg je op 25 september al toegang. Via deze component in Vlimpers Leren kunnen gebruikers online samenwerken rond bepaalde onderwerpen of opleidingen. Discussies voeren, bestanden of links delen, vragen stellen, opdrachten krijgen, … het kan allemaal via de nieuwe communities. Op deze manier kan een gevarieerd leertraject verder vormgegeven worden binnen Vlimpers.

    Als vormingsbeheerder ben jij verantwoordelijk voor het aanmaken van deze communities. De handleiding is daarom aangepast met de nodige info en in november volgt er een digitale opleiding. Ook in de klankbordsessie module Leren van 30 november verneem je er meer over. Heb je intussen vragen? Stel ze dan gerust via het Vlimpers-contactformulier.

    Het aanwezigheidsformulier wordt aangepast, waardoor cursisten nu ook per sessieonderdeel hun aanwezigheid kunnen ondertekenen in plaats van alleen per sessie.

    Wanneer een curriculum wordt geinactiveerd, krijgt het ook geen nieuwe versies meer van opleidingen die er deel van uitmaken. Structureel blijven zij dus volledig hetzelfde als op het moment dat ze werden geinactiveerd.

    Aan de mail 'Begindatum sessie', die cursisten herinnert dat hun opleiding eraan komt, werd een tag toegevoegd waarmee ze worden doorverwezen naar de pagina waar ze hun deelname kunnen annuleren.

    Vanaf nu krijgen alle cursisten bij een dynamische toewijzing altijd de laatste versie van een opleiding toegewezen, wanneer ze opnieuw deel uitmaken van een dynamische toewijzing. Ook wanneer ze al een eerdere versie hebben voltooid.

    Als vormingsbeheerder is het nu mogelijk om het rooster van een opleiding in bulk aan te passen. De werkwijze hiervoor kan je terugvinden in de handleiding voor de Module Leren.

    Als vormingsbeheerder krijg je nu een vraag ter bevestiging wanneer je een curriculum wil activeren of inactiveren. Op die manier wordt de kans op fouten kleiner. Door te bevestigen kan je de actie voltooien.

    Deep links of inhoudelijke links verwijzen vanaf nu telkens naar de laatste versie van de opleiding waarvoor de link werd aangemaakt. Je hoeft dus niet meer telkens een nieuwe link aan te maken om te delen wanneer je een nieuwe versie van een opleiding aanmaakt.

    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN
    Rekrutering Vanaf nu is het mogelijk om vacatures te plaatsen op andere vacaturesites dan 'Werken voor Vlaanderen'. Hoe je dat doet kan je bekijken in het instructiefilmpje 'Publiceren op Vacaturesites' in Vlimpers Leren. Heb je nog vragen? Stel ze via het Vlimpers-contactformulier. 
    21 september: hotfix selfservice Vergoedingen & Toelagen
    PERSONEELSLEDEN
    Selfservice V&T Als je een nieuw jaartal invoert wordt dit 'alleen lezen', zodat je het niet per ongeluk kan overschrijven.

    Er komt een foutmelding als:

    • je een aanvraag indient voor een vergoeding of toelage die al geregistreerd is in je loondossier;
    • je niet alle verplichte parameters invoert.

    Je kan de knop 'Bijlage toevoegen' niet meer aanklikken van zodra er een bijlage aan een aanvraag is toegevoegd.

    LEIDINGGEVENDEN
    Selfservice V&T Er komt een foutmelding als je geen vinkje zette in de kolom 'Goedkeuren?' of als je 'Afgekeurd' niet selecteerde in de kolom 'status'
    Wanneer je een vergoeding goedkeurt die al (handmatig door het DCPA) werd opgeladen in het loondossier verandert enkel de status naar 'Opgeladen' en verdwijnt het item uit je werklijst. De vergoeding wordt niet dubbel opgeladen in het loondossier van de aanvrager.
    DIENSTENCENTRUM PERSONEELSADMINISTATIE
    Selfservice V&T Als het opladen van een vergoeding in het loondossier niet gelukt is krijg je een foutboodschap en blijft de status van de aanvraag op 'goedkgekeurd' staan. Je blijft de aanvraag ook zien in je werklijst.
    Is de bijlage bij een aanvraag te groot, dan kan je de vergoeding toch opladen in het loondossier. De bijlage wordt niet opgeladen in het e-dossier.
    4 september: hotfix
    PERSONEELSLEDEN
    Kern: afwezigheden Ben je contractueel? Dan kun je vanaf nu mantelzorgverlof aanvragen in Vlimpers. Lees hoe je dit doet op de webpagina 'Mantelzorgverlof'.
    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Selfservice Vergoedingen en toelagen Afgewezen aanvragen voor vergoedingen of toelagen kunnen niet meer gewijzigd worden door de aanvrager.
    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN
    Rekrutering

    De naam van het veld ‘bevoegd selector’ in het scherm 'vacature bewerken' werd aangepast naar ‘uitvoerend selector’. De keuzeopties blijven gelijk. Een gewone selector uit een entiteit kiest voor ‘selector entiteit’. Een gecertificeerde voor ‘gecertificeerd selector entiteit’. De overige opties worden door AgO gebruikt.

    De vacatures die worden begeleid door een gecertificeerd selector worden opgevolgd door AgO. Hiervoor werd het veld ‘AgO kwaliteitscontrole als bevoegd selector’ aangemaakt. Dit veld moet op ‘ja’ staan als AgO instaat voor de kwaliteitscontrole en op ‘nee’ als dit niet het geval is.

    De selector van de specifieke vacature moet deze velden invullen.

    Alle sjablonen van de sollicitatieformulieren werden aangepast. Zo is het duidelijker dat er geen bevestigingsmail wordt verstuurd naar de kandidaat als die een sollicitatie indient. Eveneens is de bevestigingspagina hierover verduidelijkt. De wijziging is zichtbaar voor nieuw gemaakte vacatures vanaf de releasedatum. Dus niet voor eerder gemaakte of kopies van eerder gemaakte vacatures.
    Het bestaand rapport "CV-screening" bevat 2 nieuwe kolommen waarin de telefoonnummers van de kandidaat getoond worden. Op voorwaarde dat deze door de kandidaat werden ingevuld.
    Twee rapporten "Alle vacatures excl. managementjobs" en "Gesloten vacatures managementjobs" bevatten nu (achteraan) een kolom 'Hiring manager' (naam) en 'Hiring manager ID' (Vlimpersnummer). Entiteiten kunnen zo afleiden voor welk team/afdeling de vacature bestemd was.

    Het veld 'Uiterste sollicitatiedatum' is gewijzigd naar 'Uiterste sollicitatiedatum (tot en met)'. Na deze datum kunnen kandidaten het sollicitatieformulier niet meer indienen. Let op: niet te verwarren met het veld 'Einddatum publicatie'. Daar moet de datum 'tot' ingevoerd worden. Vanaf die datum zal de vacature niet meer gepubliceerd zijn.

    3 juli 2020: release
    PERSONEELSLEDEN
    Verloning Wanneer je gebruik maakt van een dienstwagen en hierdoor geniet van een fiscaal voordeel dienstwagen, zal de nummerplaat van de dienstwagen vanaf nu vermeld worden op de loonstrook.
    Er komt een nieuw scherm in Vlimpers 'Loopbaan- en opleidingcheques'.
    Afwezigheden

    Wanneer je meerdere arbeidsrelaties hebt, zul je vanaf nu kunnen aanduiden voor welke arbeidsrelatie je de historie van je verlofaanvragen wilt zien. Dit tussenscherm zal ook zichtbaar zijn voor de managers.

    Heb je meerdere arbeidsrelaties naar aanleiding van een statuutswijziging? Dan kun je vanaf nu geen afwezigheden meer invoeren op de arbeidsrelatie waar je met ambtshalve onbetaald verlof bent.

    Er wordt een nieuwe afwezigheidscode aangemaakt voor het registreren van een deeltijdse dienstvrijstelling zwangerschap (werkverwijdering). Deze afwezigheid wordt geregistreerd door je personeelsadministratie, je kunt ze niet zelf aanvragen via je selfservice.

    Selfservice

    Tot nu toe kon je enkel zelf een fietsvergoeding aanvragen via je selfservice. Vanaf nu kan ook je leidinggevende dit voor jou indienen en opvragen.

    Wanneer het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) een vergoeding of toelage oplaadt, ontvang je een mail (zowel bij goed- als afkeuren). Vanaf nu zal ook je leidinggevende hierover een mail ontvangen.

    Leren

    Vanaf nu is het mogelijk voor cursisten om ook te filteren op opleidingsmodaliteiten. Dit houdt in dat je kunt aangeven of je op zoek bent naar een opleiding om naar te kijken, te luisteren, te lezen, ... Op die manier kun je makkelijk op zoek naar een opleiding die past bij jou en het moment waarop je wilt leren.

    LEIDINGGEVENDEN
    Selfservice In het detailscherm waarin je een aanvraag voor een vergoeding kan goed- of afkeuren is er ook een mogelijkheid voorzien om de aanvraag naar een andere gebruiker door te sturen. Er staat nu een beperking op dit invoervak waardoor het niet langer kan voorkomen dat je een aanvraag doorstuurt zonder een gebruiker te kiezen.
    Wanneer het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) een vergoeding of toelage oplaadt, ontvangt het personeelslid een mail (zowel bij goed- als afkeuren). Vanaf nu zal ook je ook als leidinggevende hierover een mail ontvangen.
    Tot nu toe kon enkel het personeelslid zelf een fietsvergoeding aanvragen via de selfservice. Vanaf nu kun je ook als leidinggevende een fietsvergoeding voor een personeelslid indienen en opvragen.
    Afwezigheden Er wordt een nieuwe afwezigheidscode aangemaakt voor het registreren van een deeltijdse dienstvrijstelling zwangerschap (werkverwijdering). Deze afwezigheid wordt geregistreerd door de personeelsadministratie, een personeelslid kan ze niet zelf aanvragen via de selfservice.
    HR
    Selfservice Tot nu toe kon enkel het personeelslid zelf een fietsvergoeding aanvragen via de selfservice. Vanaf nu kan ook een leidinggevende een fietsvergoeding voor een personeelslid indienen en opvragen.
    Afwezigheden Er wordt een nieuwe afwezigheidscode aangemaakt voor het registreren van een deeltijdse dienstvrijstelling zwangerschap (werkverwijdering). Deze afwezigheid wordt geregistreerd door de personeelsadministratie, een personeelslid kan ze niet zelf aanvragen via de selfservice.
    Leren Het is vanaf nu eenvoudiger om te rapporteren op online opleidingen via kalenderdata. Op die manier kun je makkelijk de status van de online opleidingen binnen een bepaalde periode raadplegen.
    Rekrutering

    Bij een indiensttreding wordt de handmatige invoer van gegevens beperkt en de gebruikerservaring maximaal digitaal. Gegevens worden zoveel mogelijk automatisch doorgestuurd tussen Vlimpers Rekrutering, Vlimpers Kern en de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ). Zo worden er geen overbodige of reeds gekende gegevens opgevraagd, verkort de doorlooptijd en zijn de gegevens correcter. Invoer gebeurt zoveel mogelijk rechtstreeks in het systeem. Invoer van of vanuit aparte documenten wordt zoveel mogelijk vermeden.

    De details van dit project “Procesautomatisering indiensttreding” worden ook toegelicht op het HR-netwerk van 16 juni 2020.

    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Verloning Wanneer een personeelslid gebruik maakt van een dienstwagen en hierdoor geniet van een fiscaal voordeel dienstwagen, zal vanaf de nummerplaat van de dienstwagen vanaf nu vermeld worden op de loonstrook.
    Het is niet langer nodig om bij de aanvraag van een voorschot het bedrag met 1 euro te verminderen om een loonstrook te genereren (zie Vlimpersflits op 30/09/2019). Dit probleem werd opgelost. Je kunt dis weer gewoon het volledige bedrag als voorschot vragen.
    Bij Belgische rekeningnummers wordt na het invullen van een IBAN nummer, automatisch ook het banknummer ingevuld. Voor andere landen, wordt dit bank id niet automatisch ingevuld. Dit werd nu aangepast zodat voor Nederlandse banken het banknummer ook automatisch wordt aangevuld. 
    Personeelsleden overgekomen in het kader van de zesde staatshervorming werden foutief aangegeven voor hun pensioenloopbaan. Voor betrokken personeelsleden wordt de correcte loopbaan doorgestuurd met de juiste PDOS referentie voor hun weddeschaal.
    Wanneer er een wijziging plaatsvindt van het type maaltijdcheque in het midden van de maand, geeft dit een blokkerende fout. De wijziging van het extra legaal voordeel zal vanaf nu dus enkel kunnen ingaan op de 1ste dag van de maand.
    Vanaf nu zal in de module Gewijzigde dossiers het nettoloon van de maand "01/jaar X" vergeleken worden met het effectieve nettoloon dat werd uitbetaald voor prestatiemaand "12/jaar X-1". In het verleden werd bij het loon van prestatiemaand 12/X-1 ook het bedrag van de achterstallen ten onrechte mee opgenomen.
    Loopbaan Dossiers met veel functierijen (meer dan 50) binnen 1 arbeidsrelatie vormen niet langer een probleem bij het opslaan van een wijziging. Voorheen gaf Vlimpers een time-out omdat er teveel functierijen moesten behandeld worden. Dit was vooral voor de dossiers in de AOP-module een probleem aangezien dit dossiers zijn met veel in- en uitdiensttredingen.
    In de Aanvullend Occasioneel Personeel (AOP)-module werden de contractgegevens niet correct bijgewerkt wanneer een einddatum van een contract werd verlengd, terwijl er al een volgende contractperiode aanwezig was die onmiddellijk aansloot op de nieuwe einddatum. Hierdoor was een manuele aanpassing van het dossier nodig. Vanaf nu zal het aanpassen van functierijen altijd correct gebeuren, zonder dat er fouten ontstaan door het overschrijven van bestaande gegevens.
    Het veld 'onderrichting ontvangen' wordt overgenomen bij bepaalde actie/redenen bij het toevoegen van een nieuwe functierij.
    Het proces WKA dat de logica van de in- en uitdienstperiodes bepaalt werd aangepast. Je kunt nu verschillende functierijen registreren met dezelfde ingangsdatum waarbij er een functierij met betaalgroep NVT met actie beëindiging EN een functierij met betaalgroep MON met actie Heraanstelling is.
    Zowel bij een indienst- als een uitdiensttreding moet je geen manuele invoer meer doen voor wat betreft de component 'telewerk'. Vlimpers verwerkt dit automatisch.
    Het proces van de proeftijd werd aangepast: er wordt geen opschorting meer geteld op dagen met een afwezigheidsrooster en een feestdag. Ook werden er meerdere actie/redenen van het scherm functiegegevens opgenomen voor de automatische proeftijdberekening.
    Het proces van de automatische proeftijdberekening werd aangepast zodat er nu meerdere keren een verschillende proeftijd kan berekend worden.

    Bij het toevoegen van een functierij met de actie langdurig afwezig worden bij de functiegegevens in de VO Specifieke gegevens, naast het veld einddatum dat altijd invulbaar is, ook andere velden die verband houden met een uitdiensttreding actief. Die bijkomende velden hoef je niet in te vullen bij een langdurige afwezigheid. 

    Vlimpers geeft vanaf nu geen blokkerende melding meer wanneer je die bijkomende velden in dit geval niet invult.

    Afwezigheden In het detailscherm van een ingediende en goedgekeurde afwezigheid staat een rubriek 'Resultaten' met hierin de historiek en motivatie van de aanvraag. Vanaf nu wordt de resultaten-rubriek ook weergegeven in het detailscherm van afgekeurde afwezigheden.
    Er wordt een nieuwe afwezigheidscode aangemaakt voor het registreren van een deeltijdse dienstvrijstelling zwangerschap (werkverwijdering). Deze afwezigheid wordt geregistreerd door de personeelsadministratie, een personeelslid kan ze niet zelf aanvragen via de selfservice.
    Afwezigheden die je niet kunt aanvragen via de selfservice, kun je ook niet langer aanpassen via 'Historie verlofaanvraag' als ze in de toekomst liggen. 
    Het proces Bevallingscyclus wordt niet meer automatisch gestart. Hierdoor berekent Vlimpers de einddatum van het moederschapsrust niet meer automatisch en moet dit steeds manueel berekend worden door de personeelsadministratie. Hierdoor zal het veld 'Bevallingscyclus overslaan' niet meer zichtbaar zijn.
    Tijdens het eerste weekend van elke maand loopt een proces waarmee de kalender voor de volgende maand wordt opgevuld. Vanaf nu gebeurt dit ook voor niet-werknemers automatisch. 
    Selfservice In het detailscherm waarin een leidinggevende een aanvraag voor een vergoeding kan goed- of afkeuren is er ook een mogelijkheid voorzien om de aanvraag naar een andere gebruiker door te sturen. Er staat nu een beperking op dit invoervak waardoor het niet langer kan voorkomen dat een aanvraag wordt doorstuurd zonder een gebruiker te kiezen
    Tot nu toe kon enkel het personeelslid zelf een fietsvergoeding aanvragen via de selfservice. Vanaf nu kan ook een leidinggevende een fietsvergoeding voor een personeelslid indienen en opvragen.
    Er komt een nieuw scherm in Vlimpers 'Loopbaan- en opleidingcheques'.
    Wanneer het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) een vergoeding of toelage oplaadt, ontvangt het personeelslid een mail (zowel bij goed- als afkeuren). Vanaf nu zal ook je ook als leidinggevende hierover een mail ontvangen.
    Toegangsbeheer Leidinggevenden die langdurig afwezig zijn om in een ander departement of agentschap een leidinggevende functie op te nemen, bleven soms onterecht de gegevens kunnen raadplegen van hun medewerkers in hun originele entiteit. In deze release werd hiervoor een automatische oplossing voorzien, zodat dit niet meer manueel rechtgezet moet worden.
    Arbeidsplaatsbeheer Je zal vanaf nu zonder foutmelding een nieuwe arbeidsplaats kunnen aanmaken met als reden 'BEV' (Bevordering). De foutmelding die je tot nu kreeg was niet blokkerend, maar zorgde voor verwarring omdat er wel degelijk een arbeidsplaats moet aangemaakt worden bij een bevordering.
    Planning Dit betreft een aanpassing die enkel relevant is voor de planningsdossiers (= DVW, AMDK en WVG): Wanneer een planningsdossier een heraanstelling heeft, zal de eventueel nog aanwezige arbeidsvoorwaarde van de vorige functierij (die normaal een uitdienstrij zal zijn) leeggemaakt worden.
    Rekrutering

    Bij een indiensttreding wordt de handmatige invoer van gegevens beperkt en de gebruikerservaring maximaal digitaal. Gegevens worden zoveel mogelijk automatisch doorgestuurd tussen Vlimpers Rekrutering, Vlimpers Kern en de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ). Zo worden er geen overbodige of reeds gekende gegevens opgevraagd, verkort de doorlooptijd en zijn de gegevens correcter. Invoer gebeurd zoveel mogelijk rechstreeks in het systeem. Invoer van of vanuit aparte documenten wordt zoveel mogelijk vermeden.

    De details van dit project “Procesautomatisering indiensttreding” worden ook toegelicht via webinar midden juni 2020.

    DIENSTENCENTRUM TALENT  
    Leren Het is vanaf nu eenvoudiger om te rapporteren op online opleidingen via kalenderdata. Op die manier kun je makkelijk de status van de online opleidingen binnen een bepaalde periode raadplegen.
    Rekrutering

    Bij een indiensttreding wordt de handmatige invoer van gegevens beperkt en de gebruikerservaring maximaal digitaal. Gegevens worden zoveel mogelijk automatisch doorgestuurd tussen Vlimpers Rekrutering, Vlimpers Kern en de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ). Zo worden er geen overbodige of reeds gekende gegevens opgevraagd, verkort de doorlooptijd en zijn de gegevens correcter. Invoer gebeurd zoveel mogelijk rechstreeks in het systeem. Invoer van of vanuit aparte documenten wordt zoveel mogelijk vermeden.

    De details van dit project “Procesautomatisering indiensttreding” worden ook toegelicht op de afdelingsvergadering van 25 juni 2020.

    VORMINGSBEHEERDERS
    Leren Vanaf nu is het mogelijk voor cursisten om ook te filteren op opleidingsmodaliteiten. Dit houdt in dat ze kunnen aangeven of ze op zoek zijn naar een opleiding om naar te kijken, te luisteren, te lezen, ... Indien je het als vormingsbeheerder mogelijk wil maken voor cursisten om deze fllters te gebruiken, moet je even nagaan of die voor jouw opleidingen zijn ingesteld. Opleidingen die voor deze wijziging werden aangemaakt, krijgen namelijk niet automatisch de juiste categorie toegewezen.
    Het is vanaf nu eenvoudiger om te rapporteren op online opleidingen via kalenderdata. Op die manier kun je makkelijk de status van de online opleidingen binnen een bepaalde periode raadplegen.
    Je kunt vanaf nu ook een einddatum koppelen aan een dynamische toewijzing. Op die manier kan je de automatische verwerking van een dynamische toewijzing stopzetten op een bepaald moment. Na de einddatum wordt de opleiding dan ook niet meer toegewezen. Dit kan handig zijn wanneer een opleiding maar voor een bepaalde periode aan een bepaalde groep moet worden toegewezen en deze na de einddatum van de verwerking niet meer geldig is.
    Je kunt vanaf nu de inschrijvingen, gekoppeld aan een opleiding, raadplegen via de cursusconsole of bij het bewerken van een opleiding in de trainingcatalogus. Dit zijn 'Alleen lezen'-velden en kunnen dus niet worden aangepast via de trainingcatalogus. Het beheer van het rooster kan nog altijd via de pagina 'Events en sessies beheren'.
    Vanaf nu is het mogelijk om in de rapportering na te gaan of een opleiding deel uitmaakt van een traject. Zo kan je die opleidingen er ook makkelijker uitfilteren, om zo dubbele lijnen te voorkomen.
    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN
    Rekrutering De mogelijkheid om vanuit Vlimpers een vacature door te sturen naar andere vacaturesites (VDAB, Monster, Indeed, Jobat, ...) wordt geleidelijk aan uitgebreid (meer vacaturesites). Vanaf nu is het mogelijk om vacatures vanuit Vlimpers door te sturen naar de vacaturesite van VDAB. Het instructiemateriaal vind je via Vlimpers Leren in het trainingsaanbod van de selectieverantwoordelijken.
    Het veld 'bevoegd selector' wordt verplicht gemaakt om in de rapportering voor alle procedures een onderscheid te kunnen maken tussen procedures die de entiteit zelf opnam, procedures die AgO opnam of procedures die door een gecertificeerd selector zijn uitgevoerd. Momenteel verliezen we op dit vlak te veel data door onvolledige registraties. Bij elke wijziging in een niet-gesloten vacature wordt gevraagd dit veld in te vullen als het nog niet ingevuld werd.

    Bij het maken van een vacature is er een nieuw veld 'Betrokken extern selectiekantoor’. Dit veld moet steeds verplicht ingevuld worden. Het veld is een keuzelijstje waarin je moet aanduiden welk kantoor betrokken is in de procedure. Je duidt het kantoor steeds aan ongeacht of ze een gedeelte van de procedure, een assessment of de volledige procedure opnemen. Is er geen kantoor betrokken, dan kies je voor ‘geen kantoor betrokken’. Indien je enkel testen aankoopt bij een kantoor, moet je dit niet aanduiden en kies je ook voor ‘geen kantoor betrokken’.

    Als het bij het maken van de vacature nog niet duidelijk is dat er een selectiekantoor wordt ingeschakeld duid dan voorlopig 'geen kantoor' aan. Pas het veld later aan indien nodig.

    Door dit (verplicht) veld kan de facturatie over de inzet van de kantoren getoetst worden met de registratie in Vlimpers. Hiervoor kan het nieuwe rapport "Vacatures met ondersteuning selectiekantoren" gebruikt worden. Dit rapport is beschikbaar voor de selectieverantwoordelijken.

    HRTD
    Verloning Om verwarring te vermijden en alle processen op een uniforme manier te laten uitvoeren tijdens de naverwerking zullen de onderwaterberekeningen toegevoegd worden bij de soort betalingen 'Lonen', 'EJT', 'Vakantiegeld', 'DMFA' en 'Achterstallen' bij de processen 'Orafin interface' en 'boekhoudinterface'. De gegevens van de betalingen in Cognos bevatten reeds deze onderwaterberekeningen.
    Er wordt een extra controle in VO-dimonitor gedaan zodat een student niet over het contingent van 475 uren gaat.
    Planning Dit betreft een aanpassing die enkel relevant is voor de planningsdossiers (= DVW, AMDK en WVG): Wanneer een planningsdossier een heraanstelling heeft, zal de eventueel nog aanwezige arbeidsvoorwaarde van de vorige functierij (die normaal een uitdienstrij zal zijn) leeggemaakt worden.
    15 juni: hotfix
    VORMINGSBEHEERDERS
    Leren Vanaf 15 juni is het mogelijk voor vormingsbeheerders om ook entiteitsoverschrijdend opleidingen te gaan beheren. Als vormingsbeheerder zie je dan ook niet meer alleen de opleidingen van jouw eigen entiteit, maar ook van alle andere entiteiten. Je kan dan ook nieuwe opleidingen aanmaken, bewerken en beheren voor andere entiteiten, mits hierover met de betrokken entiteit goede afspraken werden gemaakt. Na overleg met de entiteit waarvoor jij ook opleidingen wil beheren, mag je dit opnemen. Het is niet toegestaan om opleidingen te beheren van entiteiten waarmee geen afspraken werden gemaakt. Zo is het ook niet toegestaan om opleidingen van het Agentschap Overheidspersoneel te beheren. Je mag dus ook de roosters van de opleidingen van andere entiteiten niet aanpassen of indiene
    20 mei: hotfix
    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN
    Rekrutering Sollicitanten krijgen geen bevestigingsmail als ze hun sollicitatie ingediend hebben. Dit veroorzaakt namelijk dat bij werfreserves sollicitanten ook een mail krijgen als ze toegevoegd worden aan de werfreserve-vacature. Alle sollicitatieformulieren beschreven ook dat sollicitanten een mailbevestiging mogen verwachten. Dus die moeten werden ook aangepast.
    8 mei: hotfix
    PERSONEELSLEDEN
    Rekrutering De tegel Vacatures bevat enkele bijkomende linken. Als je wilt solliciteren voor vacatures bekijk dan zeker de link "Hoe solliciteer ik?" Daar staat ook meer uitleg over de andere nieuwe linken: 'Interne oproepen' en 'Je intern kandidatenprofiel'.
    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Selfservice

    Bij aanvragen van fietsvergoeding was het mogelijk om het aantal kilometers bij de occasionele aanvragen volledig te verwijderen en opnieuw in te dienen. Hierdoor leek het alsof de aanvraag verwijderd werd, maar achterliggend werd hierdoor de looncode niet verwijderd.

    Vanaf nu zal het niet langer mogelijk zijn de aanvraag op te slaan zonder een aantal kilometers in te voeren. Je krijgt dan een foutmelding die je waarschuwt: "Totaal aantal km moet groter zijn dan 0! Pas je aanvraag aan. Om een aangevraagde maand te wissen, zet je 'soort aanvraag' terug op blanco en klik op 'Indienen'."

    Bij de start van de nieuwe aanvragen voor fietsvergoeding werd aangegeven dat de afwezigheidscode VO_AT_DVM (dienstvrijstelling voor vakbondsactiviteiten) mocht meetellen voor de berekening bij de permanente aanvragen. Deze zienswijze is aangepast. Vanaf 01/05/2020 zal deze afwezigheidscode niet langer meetellen voor de berekening van permanente aanvragen voor fietsvergoeding.

    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN
    Rekrutering Geleidelijk aan zal in 2020 het scherm 'Kandidaten beheren' uitgebreid worden, zodat het uiteindelijk het scherm 'Sollicitanten beheren' vervangt. Vanaf 8 mei kan je een formulier toewijzen aan kandidaten (in bulk). 
    Voor vacatures met veel geslaagde kandidaten (werfreserves) was er een oplossing om gelijktijdig de rangschikking, het veld "objectief geworven" en het veld "niet nodeloos hertesten" in bulk aan te passen. Vanaf nu kan je deze velden apart in bulk bijwerken. Meer uitleg vind je in de handleiding Werfreserve op de webpagina 'Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers'
    De interne carrièresite is vernieuwd van lay-out. Hiermee brengen we deze module in lijn met de externe vacaturesite Werken voor Vlaanderen. In de interne carrièresite is het nog niet mogelijk om te filteren op Agentschap/departement. Aangewezen is om in de beschrijving of titel van de vacature de naam van het agenchap/departement op te nemen.
    1 mei: hotfix
    PERSONEELSLEDEN
    Afwezigheden Een verlofaanvraag die je annuleerde kun je niet meer bewerken.

    De automatische doorstroom naar je Outlook-agenda van afwezigheden die je aanvraagt in Vlimpers verbetert vanaf 1 mei. De status in je agenda, die ook doorstroomt naar je Skype en Teams, zal vanaf nu beter overeenkomen met de soort afwezigheid die je aanvraagt:

    • Telewerk en uitzonderlijk werk krijgen de status ‘Beschikbaar’
    • Dienstreizen (binnen- en buitenland) krijgen de status ‘Bezet’ in Teams en Outlook en ‘In een vergadering’ in Skype
    • Alle andere afwezigheden krijgen de status ‘Niet aanwezig’

    Voor deeltijdse afwezigheden is de doorstroom naar Outlook niet langer mogelijk, omdat die niet correct werden weergegeven.

    Meer informatie? Bekijk het Vlimpers-instructiefilmpje ‘Afwezigheid laten verschijnen in je Outlook-agenda’.

    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN
    Rekrutering Het veld 'scope' in het vacature bewerken scherm kreeg de extra optie 'oproep uit VO-brede werfreserve AgO'. Deze waarde is enkel te gebruiken door selectieverantwoordelijken van AgO. Dit om registraties van deze specifieke oproepen mogelijk te maken en een correcte rapportering te ontwikkelen.
    Er werd een nieuwe mail ingesteld. Sollicitanten krijgen vanaf nu een bevestigingsmail als ze hun sollicitatie ingediend hebben.

    In elk sjabloon van de sollicitatieformulieren werd onderaan de instructie rond het indienen uitgebreid. De volledige tekst is:

    "Als je sollicitatie klaar is om in te dienen klik je hieronder op de knop “Indienen”. Als je sollicitatie correct werd ontvangen dan kom je terecht op de bevestigingspagina en ontvang je een e-mail op bovenstaand e-mailadres dat jij invoerde. Controleer zeker dat je e-mailadres correct ingevoerd is. Hou er ook rekening mee dat de ontvangst van e-mails geblokkeerd of vertraagd kan worden door spamfilters. Controleer daarom in je e-mailbox zeker je map “Ongewenste mail” of “SPAM”. Als je de sollicitatie wilt bewaren om later in te dienen klik je op “Opslaan”. Dat kan enkel als je een sollicitatieprofiel maakt.
    Klik op “Annuleren” om je sollicitatie niet in te dienen."

    De uitgaande mails van de module Rekrutering werden allen nagekeken door de proceseigenaars van AgO. Alle mails kregen een update: lay-out en tekstueel. Er zijn ook enkele nieuwe mails gemaakt. De inhoud van mails die je zelf triggert kan je in de module bekijken voordat je de mail laat vertrekken. De inhoud van de automatische mails kan je nakijken via de webpagina 'Vlimpers voor HR'. Daar klik je door naar de link Vlimpers-berichten.

    30 april: hotfix
    PERSONEELSLEDEN
    Kern - welzijn Door een aanpassing van de regelgeving werd het vijfjaarlijks oogonderzoek geschrapt uit alle beroepsrisico's. Dit gebeurde met terugwerkende kracht, vanaf januari 2017.
    LEIDINGGEVENDEN
    Kern - verlofregistratie Als je bij de goed- of afkeuring van een verlofaanvraag een motivatie toevoegt, wordt deze vanaf nu vermeld in het automatisch bericht dat Vlimpers verstuurt.
    PERSONEELSADMINISTRATIE
    SS vergoedingen & toelagen Als een leidinggevende een aanvraag voor een vergoeding of toelage afkeurt, ontvangt het DCPA niet langer een leeg werklijstitem.
    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN
    Talent - rekrutering

    Sollicitanten ontvangen een automatische bevestiging na het indienen van hun kandidatuur.


    Op het sollicitatieformulier is de instructie voor het indienen van een kandidatuur aangepast: 'Als je sollicitatie klaar is om in te dienen klik je hieronder op de knop “Indienen”. Als je sollicitatie correct werd ontvangen dan kom je terecht op de bevestigingspagina en ontvang je een e-mail op bovenstaand e-mailadres dat jij invoerde. Controleer zeker dat je e-mailadres correct ingevoerd is. Hou er ook rekening mee dat de ontvangst van e-mails geblokkeerd of vertraagd kan worden door spamfilters. Controleer daarom in je e-mailbox zeker je map “Ongewenste mail” of “SPAM”.
    Als je de sollicitatie wilt bewaren om later in te dienen klik je op “Opslaan”. Dat kan enkel als je een sollicitatieprofiel maakt.
    Klik op “Annuleren” om je sollicitatie niet in te dienen.'

    Talent - rekrutering

    De automatische berichten in de module Rekrutering werden inhoudelijk en vormelijk nagekeken. Er kwamen ook enkele nieuwe berichten bij.


    Je kunt de inhoud van de berichten die je handmatig verstuurt uit de module voortaan eerst nalezen.


    De inhoud van de automatische berichten kan je bekijken op de webpaginahttps://overheid.vlaanderen.be/vlimpers-voor-hr#vlimpers-kern. Klik op de link 'Vlimpers-berichten'. 

    Talent - rekrutering

    Met het oog op een correcte rapportering is een extra optie toegevoegd aan het veld 'scope' in het scherm 'vacature bewerken: 'oproep uit VO-brede werfreserve AgO'. Deze nieuwe waarde mag enkel door de selectieverantwoordelijken van AgO worden gebruikt.

    17 april - hotfix Vlimpers contactformulier
    PERSONEELSLEDEN Je kunt als belanghebbende opnieuw notities toevoegen aan een vraag.
    De vragen waarvoor je belanghebbende bent worden voortaan op dezelfde manier weergegeven als je eigen vragen (de meest recente bovenaan).
    AGO-MEDEWERKERS Bovenaan het zoekscherm in de back office van het Vlimpers contactformulier vind je een verwijzing naar de uitgebreide zoekfunctie. Die zit achter het vergrootglas rechts bovenaan op de startpagina. Met deze zoekfunctie kun je zoeken in de inhoud van vragen, notities en oplossingen.
    Bij het versturen van een mail over een notitie of oplossing kun je opnieuw alle personeelsleden selecteren als geadresseerde.
    16 april: hotfix
    SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN
    Talent - rekrutering In alle sollicitatieformulieren werd deze zin toegevoegd: "Heb je reeds een CV opgeladen? Laad dan zeker een nieuw CV op. Zodat we je meest juiste informatie beoordelen." Hierdoor worden kandidaten aangespoord om bij elke nieuw sollicitatie hun meest recente CV toe te voegen.
    Talent - rekrutering In het formulier voor een vacature-aanvraag moet het veld 'Adres' vanaf nu verplicht worden aangevuld van zodra je 'Locatie' aanduidt. Zo kan op de vacaturesites gesorteerd worden op gemeente en klopt de rapportering.
    8 april: hotfix
    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Loopbaan Ook bij het toevoegen van een nieuwe arbeidsrelatie wordt nu het veld 'supervisor-id' automatisch ingevuld.
    5 april: hotfix
    PERSONEELSLEDEN
    Afwezigheden Je kunt vanaf nu vrijwilligerswerk in kader van de coronacrisis aanvragen via je selfservice in Vlimpers. Meer informatie vind je op de webpagina 'vrijwilligerswerk in kader van coronacrisis'.
    LEIDINGGEVENDEN
    Afwezigheden Je kunt vanaf nu vrijwilligerswerk in kader van de coronacrisis fiatteren via je selfservice in Vlimpers. Meer informatie vind je op de webpagina 'vrijwilligerswerk in kader van coronacrisis'.
    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Afwezigheden

    Personeelsleden kunnen vanaf nu vrijwilligerswerk in kader van de coronacrisis aanvragen via hun selfservice in Vlimpers.

    Als je vrijwilligerswerk uitoefent, heb je geen recht op een fietsvergoeding. Verder heeft de afwezigheid geen impact, niet op anciënniteiten, tellers, maaltijdcheques,… Alle afwezigheden hebben voorrang op het vrijwilligerswerk, ook jaarlijks verlof. Opzeg van aangevraagde verloven gebeurt altijd conform het arbeidsreglement.

    Meer informatie vind je op de webpagina 'vrijwilligerswerk in kader van coronacrisis'.

    Een entiteit die een personeelslid in het kader van de corona-crisis ter beschikking stelt aan een andere entiteit van de diensten van de Vlaamse overheid of aan een externe werkgever moet dit aan AgO via case melden. De meldingscase heeft als titel ‘ter beschikkingstelling Corona’.

    Om de ter beschikkingstellingen die gekoppeld zijn aan de Corona-crisis te kunnen registreren werden er twee nieuwe codes ontwikkeld:
    - 'Ter beschikkingstelling corona buiten VO' (VON): voor ter beschikkingstellingen aan externe werkgevers die niet onder het Vlaams Personeelsstatuut (VPS) vallen
    - 'Ter beschikkingstelling corona binnen VO' (VOM): voor ter beschikkingstellingen aan entiteiten die wel onder het VPS vallen.
    Na de registratie in Vlimpers stuur je de case door naar het Juridisch Kenniscentrum (JKC).

    Personeelsleden die ter beschikking gesteld zijn, blijven toegang hebben tot Vlimpers, zolang ze niet op langdurig afwezig gezet worden. Ze blijven ook hun afwezigheden via Vlimpers aanvragen. Ziekte geven ze door aan de contactpersoon binnen hun entiteit.

    Terbeschikkingstelling in het kader van Corona heeft geen impact op het recht op fietsvergoeding, anciënniteiten, tellers, maaltijdcheques,… Alle afwezigheden hebben voorrang op de terbeschikkingstelling. Opzeg van aangevraagde verloven gebeurt altijd conform het arbeidsreglement.

    Meer informatie vind je op de webpagina 'Inzetten van personeel voor andere opdrachten'.

    HR
    Afwezigheden

    Een entiteit die een personeelslid in het kader van de corona-crisis ter beschikking stelt aan een andere entiteit van de diensten van de Vlaamse overheid of aan een externe werkgever moet dit aan AgO via case melden. De meldingscase heeft als titel ‘ter beschikkingstelling Corona’. De personeelsadministratie registreert de afweizgheid in Vlmpers en stuurt de case door naar het Juridisch Kenniscentrum (JKC).

    Personeelsleden die ter beschikking gesteld zijn, blijven toegang hebben tot Vlimpers, zolang ze niet op langdurig afwezig gezet worden. Ze blijven ook hun afwezigheden via Vlimpers aanvragen. Ziekte geven ze door aan de contactpersoon binnen hun entiteit.

    Terbeschikkingstelling in het kader van Corona heeft geen impact op het recht op fietsvergoeding, anciënniteiten, tellers, maaltijdcheques,… Alle afwezigheden hebben voorrang op de terbeschikkingstelling. Opzeg van aangevraagde verloven gebeurt altijd conform het arbeidsreglement.

    Meer informatie vind je op de webpagina 'Inzetten van personeel voor andere opdrachten'.

    27 maart: release
    PERSONEELSLEDEN
    Verloning De lay-out van de fiscale fiche inkomen 2019 en de negatieve fiche 281.25 werd aangepast volgens de richtlijnen van de FOD Financiën en nadien opgeladen in Vlimpers.
    Algemeen Vanaf nu kun je zonder problemen meerdere toepassingen waarbij je moet aanmelden via eID, Itsme, beveiligingscode,… openen in hetzelfde browser (Interne Explorer of Google Chrome,…).
    Leren Wanneer je aan de hand van een titel zoekt naar een opleiding in een andere taal dan het Nederlands, stelt de Module Leren je automatisch ook het Nederlandse alternatief voor. 
    Je kunt nu meer acties uitvoeren op opleidingen uit je opleidingsoverzicht. Zo word je bijvoorbeeld automatisch naar de opleidingsdetailpagina gebracht door te klikken op de titel van de opleiding.
    Wanneer je een link toevoegt aan je playlist, wordt deze ook aangemaakt in de catalogus. Nu gaat de module Leren ook automatisch na of deze link, en dus het opleidingsobject, al bestaat. Hierdoor worden dubbels vermeden in de catalogus.
    De opleidingsdetailpagina werd vernieuwd. Volgende verbeteringen werden uitgevoerd:
    - 'Breng me op de hoogte' link
    - Uitzonderingen aanvragen
    - Waarschuwing bij sessieconflicten
    - Weergave contactpersoon wanneer aangeduid
    - Registratiedeadline raadplegen
    Je moet als cursist zelf externe opleidingen annuleren. De instructies in bevestigingsmail werden aangepast.
    Bij je opleidingsbevestiging zit een bijlage waardoor je de opleiding kunt doen verschijnen in je agenda. De tekst in de mail werd verder aangepast om het gebruik van de bijlage aan te moedigen en te vergemakkelijken.
    Je kunt vanaf nu opleidingen, die je niet meer wilt in je actief trainingsoverzicht of voltooid trainingsoverzicht, archiveren. Deze opleidingen komen onder een bijkomende tab 'Gearchiveerd' op het opleidingsoverzicht. 
    LEIDINGGEVENDEN
    Leren Je moet als cursist zelf externe opleidingen annuleren. De instructies in bevestigingsmail werden aangepast. 
    Afwezigheden Bij een aanvraag tot een deeltijds verlof zie je in het vak 'VO Roosterdetails' de code van het aangevraagd werkrooster. Dit is een link waarop je kunt klikken om het aangevraagde werkrooster te bekijken.
    Rapportering Voor rapportering wordt nu gewerkt met de boomstructuur van de organisatietabel uit Vlimpers. Het is dus niet meer afhankelijk van VO-sleutels en dus ook veiliger.
    HR
    Rapportering Rapportering op Vlimpers wordt vanaf nu aangevuld met gegevens uit Wegwijs Organisaties.
    De rapporten per type koppen zijn geoptimaliseerd en zoveel mogelijk uniform.
    Voor rapportering wordt nu gewerkt met de boomstructuur van de organisatietabel uit Vlimpers. Het is dus niet meer afhankelijk van VO-sleutels en dus ook veiliger.
    De schermen VO Case werden uitgebreid zodat de releasewerking kan integreren
    Profielbeheer Er is een nieuw rapport 'Personeelslijst - Functies' beschikbaar in Vlimpers (Tegel Rapportering > Rapportage 2.0 Talent > Gedeeld met mij), voor de gebruikers van de module profielbeheer. Het rapport toont de personeelslijst met de gelinkte functie.
    Rekrutering De werkwijze met betrekking tot goedkeuringen wordt aangepast. Het veld "Goedkeuringsfase" werd aangepast. Een goedkeuring wordt enkel gevraagd bij het proces-verbaal en niet meer bij wijzigingen aan de vacature. Die keuze is verwijderd.
    In de namen van de vacaturesjablonen werd de term 'AgO' veranderd naar 'LED'. Zo heet het sjabloon 'AgO_Standaardvacaturesjabloon 4' nu 'LED_Standaardvacaturesjabloon 4'.
    Voor vacatures voor leidinggevende functies kun je vanaf nu gebruik maken van het sjabloon '6.LED_Leidinggevende functies' of '6. Leidinggevende functies'.

    Het Excel-sjabloon met de macro om het PV-rapport uit Vlimpers in een afdrukbare vorm weer te geven is aangepast:

    • Op het eerste tabblad staan het aantal dagen dat een vacature gepubliceerd werd op Werken voor Vlaanderen
    • Er is een bijkomend tabblad voorzien waarin ook de rangschikking van de werfreserve staat.

    De selectiefase 'Assessment center' en Interview werden opgenomen in het rapport. Interview wordt voorlopig nog weergegeven als Sollicitatiegesprek in het rapport.

    De sjabloonmail met naam "VO - offer mail" wordt hernoemd naar "VO - Aanbiedingsbrief"
    Er is een nieuw rapport beschikbaar in Vlimpers, voor de gebruikers van de module Rekerutering. Met het rapport 'Prescreeningsvragen met antwoorden sollicitant' kan de recruiter per vacature alle prescreeningsvragen en antwoorden van alle kandidaten bekijken.
    In de mail aan de sollicitant bij "Vrijwillige terugtrekking" werd de handtekening van de recruiter verwijderd.
    Interne kandidaten krijgen vanaf nu een andere link dan externe kandididaten in de mails 'toewijzen formulier sollicitant' en 'uitn voor sol.event'. Bij externe kandidaten leidt de link (na aanmelden met e-mailadres en wachtwoord) naar hun profiel. Bij interne kandidaten verwijst de mail de kandidaat naar Vlimpers via het Loopbaancentrum naar hun lopende sollicitaties.

    Voor het beheren van sollicitanten zijn er 2 nieuwe afwijsredenen bij de status Gesloten: 

    • 11. Afgeschreven na eindgesprek: rechtzetting, afwijsreden ontbrak
    • 18. Niet aanwezig: kan gebruikt worden als een kandidaat niet komt opdagen, zodat de afwijsreden “Vrijwillige afmelding” hiervoor niet gebruikt moet worden

    Voor de afwijsreden "18. Niet aanwezig" werd een nieuw mailsjabloon "VO - Niet aanwezig" gemaakt, dat de gebruiker zelf kan versturen. Zelfde werkwijze als de andere afwijsredenen (geen automatische mail). Dit mailsjabloon biedt plaats voor een persoonlijke boodschap aan de sollicitant. Voor de afwijsreden "11. Afgeschreven na eindgesprek" kan de gebruiker het bestaande mailsjabloon "VO - Afschrijving na interview - kandidaat niet geschikt" gebruiken. Dit mailsjabloon biedt plaats voor een persoonlijke boodschap aan de sollicitant.

    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Loopbaan In de AOP-module werd de naam van het veld 'statuut' gewijzigd naar 'wervingsreden'. Deze titel beschijft de inhoud beter en vermijdt verwarring met het veld 'wettelijk statuut'. 
    Een aantal statussen van salarissen worden niet meer gebruikt in vlimpers en werden verwijderd: gepensioneerd (2x), gepensioneerd ADM, geschorst, kort verlof , uit dienst (2x) , verlof (2x)
    Verloning Negatieve herberekeningen van presentiegelden aan derden, zullen vanaf nu altijd als 'schuld aan derde' geregistreerd worden.
    Rapportering Bij het vroegtijdig afsluiten van een abonnement wordt nu de einddatum aangepast. Zo krijg je een correcter resultaat van de huidige actieve abonnementen.
    Profielbeheer Er is een nieuw rapport 'Personeelslijst - Functies' beschikbaar in Vlimpers (Tegel Rapportering > Rapportage 2.0 Talent > Gedeeld met mij), voor de gebruikers van de module profielbeheer. Het rapport toont de personeelslijst met de gelinkte functie.
    Startpagina De link naar de Sharepoint-site van het DCPA werd vernieuwd in de tegel 'DCPA' op de startpagina van Vlimpers (enkel zichtbaar voor personeelsleden van het DCPA).
    DC TALENT
    Profielbeheer Er is een nieuw rapport 'Personeelslijst - Functies' beschikbaar in Vlimpers (Tegel Rapportering > Rapportage 2.0 Talent > Gedeeld met mij), voor de gebruikers van de module profielbeheer. Het rapport toont de personeelslijst met de gelinkte functie.
    Leren Wanneer een nieuwe versie van een opleiding wordt toegevoegd, wordt de vervaldag van die opleiding automatisch aangepast. Wanneer je 14 dagen krijgt voor het vervolledigen van een opleiding, wordt deze termijn opnieuw ingesteld wanneer er een nieuwe versie wordt opgeladen.
    Rekrutering De werkwijze met betrekking tot goedkeuringen wordt aangepast. Het veld "Goedkeuringsfase" werd aangepast. Een goedkeuring wordt enkel gevraagd bij het proces-verbaal en niet meer bij wijzigingen aan de vacature. Die keuze is verwijderd.
    In de namen van de vacaturesjablonen werd de term 'AgO' veranderd naar 'LED'. Zo heet het sjabloon 'AgO_Standaardvacaturesjabloon 4' nu 'LED_Standaardvacaturesjabloon 4'.
    Voor vacatures voor leidinggevende functies kun je vanaf nu gebruik maken van het sjabloon '6.LED_Leidinggevende functies' of '6. Leidinggevende functies'.

    Het Excel-sjabloon met de macro om het PV-rapport uit Vlimpers in een afdrukbare vorm weer te geven is aangepast:

    • Op het eerste tabblad staan het aantal dagen dat een vacature gepubliceerd werd op Werken voor Vlaanderen
    • Er is een bijkomend tabblad voorzien waarin ook de rangschikking van de werfreserve staat.

    De selectiefase 'Assessment center' en Interview werden opgenomen in het rapport. Interview wordt voorlopig nog weergegeven als Sollicitatiegesprek in het rapport.

    De sjabloonmail met naam "VO - offer mail" wordt hernoemd naar "VO - Aanbiedingsbrief"

    Er is een nieuw rapport beschikbaar in Vlimpers, voor de gebruikers van de module Rekerutering. Met het rapport 'Prescreeningsvragen met antwoorden sollicitant' kan de recruiter per vacature alle prescreeningsvragen en antwoorden van alle kandidaten bekijken.

    In de mail aan de sollicitant bij "Vrijwillige terugtrekking" werd de handtekening van de recruiter verwijderd.

    Interne kandidaten krijgen vanaf nu een andere link dan externe kandididaten in de mails 'toewijzen formulier sollicitant' en 'uitn voor sol.event'. Bij externe kandidaten leidt de link (na aanmelden met e-mailadres en wachtwoord) naar hun profiel. Bij interne kandidaten verwijst de mail de kandidaat naar Vlimpers via het Loopbaancentrum naar hun lopende sollicitaties.

    Voor het beheren van sollicitanten zijn er 2 nieuwe afwijsredenen bij de status Gesloten

    • 11. Afgeschreven na eindgesprek: rechtzetting, afwijsreden ontbrak
    • 18. Niet aanwezig: kan gebruikt worden als een kandidaat niet komt opdagen, zodat de afwijsreden “Vrijwillige afmelding” hiervoor niet gebruikt moet worden

    Voor de afwijsreden "18. Niet aanwezig" werd een nieuw mailsjabloon "VO - Niet aanwezig" gemaakt, dat de gebruiker zelf kan versturen. Zelfde werkwijze als de andere afwijsredenen (geen automatische mail). Dit mailsjabloon biedt plaats voor een persoonlijke boodschap aan de sollicitant.
    Voor de afwijsreden "11. Afgeschreven na eindgesprek" kan de gebruiker het bestaande mailsjabloon "VO - Afschrijving na interview - kandidaat niet geschikt" gebruiken. Dit mailsjabloon biedt plaats voor een persoonlijke boodschap aan de sollicitant.

    VORMINGSBEHEERDERS
    Leren Er zullen extra velden beschikbaar zijn in rapportering 2.0. Deze velden hebben betrekking op alleenstaande opleidingen, certificaten en onderwerpen van opleidingen. 
    Wanneer je aan de hand van een titel zoekt naar een opleiding in een andere taal dan het Nederlands, stelt de Module Leren je automatisch ook het Nederlandse alternatief voor.
    Wanneer een nieuwe versie van een opleiding wordt toegevoegd, wordt de vervaldag van die opleiding automatisch aangepast. Wanneer je 14 dagen krijgt voor het vervolledigen van een opleiding, wordt deze termijn opnieuw ingesteld wanneer er een nieuwe versie wordt opgeladen.
    Je kunt nu meer acties uitvoeren op opleidingen uit je opleidingsoverzicht. Zo word je bijvoorbeeld automatisch naar de opleidingsdetailpagina gebracht door te klikken op de titel van de opleiding.
    Wanneer je een link toevoegt aan je playlist, wordt deze ook aangemaakt in de catalogus. Nu gaat de module Leren ook automatisch na of deze link, en dus het opleidingsobject, al bestaat. Hierdoor worden dubbels vermeden in de catalogus.
    De opleidingsdetailpagina werd vernieuwd. Volgende verbeteringen worden uitgevoerd:
    - 'Breng me op de hoogte' link
    - Uitzonderingen aanvragen
    - Waarschuwing bij sessieconflicten
    - Weergave contactpersoon wanneer aangeduid
    - Registratiedeadline raadplegen
    Je moet als cursist zelf externe opleidingen annuleren. De instructies in de bevestigingsmail werden aangepast. Wanneer standaardmails worden aangepast, stroomt deze aanpassing niet door naar 'Aangepaste mails' op opleidingsniveau. Indien je op event- of sessieniveau gekozen hebt voor 'Aangepaste mails', moet je deze manueel gaan aanpassen indien nodig.
    De email-link die wordt gebruikt om cursisten naar het evaluatieformulier te leiden werkte niet naar behoren. De mail rond de evaluatie werd aangepast om cursisten naar het formulier te begeleiden.
    Bij je opleidingsbevestiging zit een bijlage waardoor je de opleiding kunt doen verschijnen in je agenda. De tekst in de mail werd verder aangepast om het gebruik van de bijlage aan te moedigen en te vergemakkelijken.
    Het evaluatieformulier dat wordt gebruikt vereist dat de evaluatie per docent wordt ingevuld. Dit is niet altijd noodzakelijk. Een bijkomend vragenformulier zonder deze herhaling zal worden aangemaakt en is vanaf nu ingesteld als standaardformulier. Indien een evaluatie per docent nodig is, kan je dit aanpassen per opleiding.
    Je kunt vanaf nu opleidingen, die je niet meer wilt in je actief trainingsoverzicht of voltooid trainingsoverzicht, archiveren. Deze opleidingen komen onder een bijkomende tab 'Gearchiveerd' op het opleidingsoverzicht.
    Het was tot voor kort onduidelijk voor een cursist of hij/zij geregistreerd was voor een opleiding of op de wachtlijst stond. Daarom wordt vanaf nu een bijkomende mail toegevoegd voor de cursist, waarbij duidelijk staat vermeld dat die op de wachtlijst staat. Deze mail wordt toegevoegd als standaardmail en zal standaard ook geactiveerd zijn.
    Het overzicht van het trainingsaanvraagformulier was te beperkt om een vlotte verwerking door vormingsbeheerders te garanderen. Elk formulier moest apart worden geopend om te zien of een broodjeslunch nodig is en of deze al dan niet vegetarisch moet zijn.
    Daarom werd een bijkomend rapport opgemaakt en gedeeld met vormingsbeheerders. Daarin is het mogelijk om per sessie en per deelnemer te zien wie het formulier al heeft ingevuld en wat de deelnemer heeft ingevuld. Het rapport vind je terug in Rapportage 2.0, onder de titel 'Trainingsaanvraagformulier Broodjeslunch'.
    HRTD
    Werkgeversplatform Het detail van de wijzigende RSZ-aangiftes is vanaf nu beschikbaar op het werkgeversplatform. Op die manier wordt de klant op de hoogte gebracht als er wijzigende aangiftes worden verstuurd.
    Verloning Tijdens de naverwerking zal na het beëindigen van het proces 'Rapportering' een mail verstuurd worden naar het team HR Data binnen HRTD.
    Vanaf nu zal bij het versturen van de geschillentapes naar de Dienst Derdengeschillen een extra controle worden ingebouwd.
    Het proces van de naverwerking zoekt vanaf nu voor elke record met een betaling aan derde afzonderlijk op welke derde er aan de inkomsten gekoppeld is. Daarna haalt het informatie voor deze derde op.
    Bij het draaien van de naverwerkingsprocessen, dient er na afloop van proces X steeds automatisch een nieuw proces te worden opgestart.
    Het aanmaken van de schulden duurt minder lang.
    12 februari: hotfix
    HR
    Rekrutering Vanaf 12 februari 2020 zijn er 2 nieuwe vacaturesjablonen, specifiek voor vacatures voor leidinggevenden, beschikbaar. Er is 1 sjabloon voor AgO en 1 voor niet-Ago. Er staat een aantekening in met beschrijving en verwijzing hoe de Vlaamse overheid Leiderschapsrollen ziet. Daarnaast staan er hierover 4 vragen die peilen hoe de kandidaat omgaat met die rollen.
    31 januari: hotfix
    PERSONEELSLEDEN
    Vlimpers Mobiel Vlimpers Mobiel zal je afwezigheidsaanvraag vanaf nu versturen vanuit de juiste arbeidsrelatie. Hiermee is een technisch probleem opgelost.
    27 januari: hotfix
    PERSONEELSLEDEN
    Kern: afwezigheden Vanaf 2020 kun je extra vakantiedagen overdragen als je in het afgelopen jaar ziek was of ongeval had. Lees meer op de webpagina ‘Jaarlijkse vakantie en feestdagen’.
    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Kern: loopbaan Volgende smartprocessen zijn niet langer beschikbaar in Vlimpers:
    • Aanstelling
    • Heraanstelling
    • Van contractueel naar statutair
    • Adreswijzging
    • Standplaatswijziging
    • Arbeidsrelatie wijzigen

    Maak gebruik van de Vlimpershandleidingen voor extra informatie en invoerinstructies bij de verschillende stappen in de processen.

    17 januari: hotfix
    PERSONEELSLEDEN
    Vergoedingen en toelagen Je kunt vanaf nu de historiek van een aanvraag bekijken onderaan het aanvraagscherm, net zoals bij je verlofaanvragen.
    LEIDINGGEVENDEN
    Vergoedingen en toelagen Er werd een knop 'opnieuw toewijzen' toegevoegd aan het scherm voor het behandelen van aanvragen van vergoedingen en toelagen. Hiermee kun je aanvragen toewijzen aan een collega.
    PERSONEELSADMINISTRATIE
    Arbeidsplaatsbeheer De velden 'beslissing', 'datum beslissing' en 'casenummer' worden bij het toevoegen van een nieuwe rij (voor het aanpassen van een arbeidsplaats) automatisch leeg gemaakt om vergissingen te voorkomen.
    Er verschijnt een foutmelding als bij het aanpassen van de reden naar 'arbeidsplaats opgeheven' de status niet wordt aangepast naar 'inactief'. De combinatie van de reden 'arbeidsplaats opgeheven' en de status 'actief' is een niet-toegelaten combinatie van veldwaarden.
    Je krijgt vanaf nu een foutmelding als je een personeelslid koppelt aan een arbeidsplaats, maar het PEP-veld niet aanpast naar 'AS IS'. Als dit veld op 'TO BE' staat, mag de arbeidsplaats niet ingevuld zijn.
    Je krijgt een extra scherm waarop je kunt nagaan wat het personeelslid in de selfservice ziet. Via dit scherm kun je geen acties worden uitgevoeren, je kunt alleen 'lezen'.
    DC TALENT en HR
    Rekrutering Aanpassingen aan rapporten:
    • Er is een nieuw rapport 'Einde procedure velden: rangschikking, niet nodeloos hertesten en objectief geworven' beschikbaar voor de selectieverantwoordelijken. Hiermee kun je voor vacatures met veel kandidaten de velden rangschikking werfreserve, niet nodeloos hertesten en status objectief wervingssysteem bijwerken.
    • Het rapport 'CV-screening' bevat vanaf nu ook het e-mailadres van de sollicitant.
    Aanpassingen aan mails:
    • Alle afschrijfmails hebben nu volgende alinea: "Ga je niet akkoord met deze beslissing? Je kunt een schorsing en/of nietigverklaring aanvragen bij de Raad van State - Wetenschapsstraat 33, 1040 Brussel. Dat moet gebeuren binnen de 60 dagen nadat je deze mail gekregen hebt. Dat moet aangetekend per post of via de elektronische procedure die toegankelijk is via de website van de Raad van State."
    • De mail 'Bevestigen interview' aan sollicitanten bevat nu ook de datum, het uur en de locatie van het interview
    • De vacaturetitel is opgenomen in de mail 'VO - definitieve goedkeuringsstatus vacature'.
    • Er is een bijkomende mailsjabloon 'VO - Afschrijving na CV screening - voldoet wel' gemaakt voor afschrijving na CV-screening waarbij sollicitant wel aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet.
    • De vacature-eigenaars zijn opgenomen in CC van de mail die een sollicitant ontvangt als de sollicitant zich vrijwillig terugtrekt uit een procedure. Zodat vacature-eigenaars op de hoogte gesteld worden dat de sollicitant niet meer wenst deel te nemen
    Aanpassingen aan formulieren:
    • In alle solliciatieformulieren werden de instructies voor sollicitanten voor het werken met opladen van CV's en indienen van het sollicitatieformulier gewijzigd.
    • In alle sollicitatieformulieren werd de tekst bij de standaardvraag 'Niet nodeloos hertesten' aangepast.
    • Het sjabloon van het sollicitatieformulier " combi horizontale mobiliteit en bevordering" bevat nu de bijkomende vraag voor horizontale mobiliteit.
    • De PDF-afdruk van sollicitatieformulieren (die ingediend zijn na 24/12/2019) bevatten nu de door de sollicitant ingevoerde opleidings- en werkervaring.
    • Het formulier 'vacature aanvragen' bevat nu expliciet de vraag om de functiebeschrijving toe te voegen
    • De instructies die sollicitanten krijgen na indiening van het formulier werden aangepast zodat ze aangespoord worden om een profiel aan te maken.
    VORMINGSBEHEERDERS
    Leren De mail 'VO - ILT-sessie goedgekeurd' werd vervangen omdat deze niet verzonden werd wanneer een vormingsbeheerder een cursist via back office inschrijft. Daarom is ervoor gekozen om de mail 'VO-registreren ILT-sessie' op te zetten en standaard te gaan gebruiken. Deze mail wordt verzonden wanneer een cursist effectief is geregistreerd, ongeacht of er een goedkeuring van de leidinggevende nodig is of niet. 
    Wat zijn de ambities voor 2020?

    Optimalisatie

    • Van de werklijst, het loondossier en het schulddossier
    • Van de tellers en de component cumulatie
    • Van dataconsumptie en datakwaliteit
    • Van het beheer van de tool weddebudgetrapportering
    • Behalen van de ISAE 402-rapporteringsstandaard (in samenwerking met Audit Vlaanderen en Orafin)

    Uitrol en aansluitingen

    • Modulaire oplevering van Vilmpers Talent
    • Aansluiting van de planningstool op de generieke interface
    • Uitrol selfservice en arbeidsplaatsbeheer

    Analyse en ontwikkeling

    • Analyse van de loonmotor
    • Robot procesautomatisatie 
    • Systeemupgrades Peoplesoft en GISD

    Integratie en interactie

    • Integratie van Vlimpers Kern en Vlimpers Talent
    • Verbeteren van de data-uitwisseling met entiteiten
    • Uitbreiding van de integraties met de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ), Orafin, IDEWE, WebIdm, Aangifte Sociaal Risico, Outlook,...

    Vernieuwd in 2019

    Hier vind je een overzicht van de vernieuwingen die werden uitgevoerd in 2019.

    23 december: release
    PERSONEELSLEDEN  
    Selfservice Werknemer We heten de personeelsleden van het agentschap Opgroeien regie van harte welkom bij Vlimpers!
     

    Ook de administratieve personeelsleden van De Vlaamse Waterweg (DVW) starten vanaf januari 2020 met Vlimpers Selfservice. Vanaf dan kunnen ze onder andere jaarlijks verlof aanvragen via Vlimpers. Welkom!

    Het aansluiten van de overige personeelsleden (continudiensten) van DVW op de selfservice van Vlimpers zal in 2020 voorbereid worden via een afzonderlijk project.

     

    Het selfservicegedeelte om een fietsvergoeding aan te vragen wordt aangepast aan de gewijzigde regelgeving. Meer informatie en een instructiefilmpje vind je vanaf 1 januari 2020 op de webpagina 'Woon-werkverkeer: (elektrische) fiets'. 

     

    Naar aanleiding van het Besluit van de Vlaamse Regering van 26 april 2019 wordt Vlimpers aangepast. Vanaf nu zullen niet enkel contractuele personeelsleden maar ook statutairen sollicitatieverlof kunnen aanvragen in Vlimpers. Meer informatie over sollicitatieverlof vind je terug op de webpagina 'Verloven, afwezigheden en werktijdregeling'.

     

    De knop 'Aanvraag' zal verwijderd worden uit het scherm 'Aanvraag documenten' (achter de tegel 'Documenten'). In dit scherm vind je bijvoorbeeld je ziekteattest. Je kunt je documenten wel nog steeds afprinten door op 'Print' te klikken. Ondervind je problemen met het printen van documenten uit Vlimpers, meld dit dan via het Vlimpers-contactformulier.

     

    Heb je de vakantiedagen waarop je jaarlijks recht hebt niet (volledig) opgenomen door afwezigheid wegens (beroeps)ziekte of arbeids(weg)ongeval? Dan kan je lijnmanager beslissen om bovenop de 11 of 5 vakantiedagen maximaal 13 bijkomende vakantiedagen over te dragen. Meer informatie in Deel X van het Vlaams Personeelsstatuut (VPS).

    Vlimpers wordt aangepast zodat je deze vakantiedagen kunt aanvragen en ervan een overzicht kunt raadplegen in je tellers. Extra invoerinstructies zal je terugvinden achter de vraagteken-icoontjes in de schermen 'Verlofaanvraag' en 'VO tellers'.

     

    Is je departement of agentschap klant van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA)? Dan kun je vanaf nu je elektronisch personeelsdossier raadplegen via je Vlimpers selfservice. In je e-dossier vind je de documenten die recent behandeld werden door het DCPA, je Vlimpers PLOEG- en Leren-archief en de documenten van je papieren personeelsdossier die al werden ingescand.

    Het DCPA is volop bezig met het digitaliseren van de papieren personeelsdossiers. Dit betekent dat nog niet iedereen zijn volledige dossier in Vlimpers kan raadplegen.

    Sommige documenten zijn ook zichtbaar voor je leidinggevende en HR Business Partner. Meer informatie vind je op de webpagina 'Mijn personeelsdossier'.

     

    De burgerlijke staat werd in sommige gevallen foutief weergegeven in het scherm 'Gegevens partner' (tegel 'Mijn gegevens' > link 'Persoonsgegevens' > tabblad 'Gegevens gezinsleden' > link 'Details' bij de gegevens van je partner). Dit veld zal niet meer getoond worden in dit scherm. Je kunt nog steeds je burgerlijke staat raadplegen en wijzigen. Meer informatie hierover vind je terug in het instructiefilmpje: 'Burgerlijke staat aanpassen'.

    PLOEG

    Vlimpers wordt aangepast naar aanleiding van de gewijzigde regelgeving die een vervroegde evaluatie toelaat na een evaluatie met einduitspraak ‘onvoldoende’.

    Vergoedingen & Toelagen

    De personeelsleden van het Agentschap Wegen en Verkeer (AWV) zullen vanaf nu een vergoeding of toelage aanvragen via de module 'vergoedingen en toelagen' in Vlimpers. Na goedkeuring door de direct leidinggevende en het DCPA wordt de aangevraagde vergoeding of toelage opgeladen in het loondossier.

     

    Je kunt een afgekeurde aanvraag in de module Vergoeding en Toelage niet meer bewerken. Je moet in dit geval een nieuwe aanvraag indienen. Meer informatie vind je terug in het instructiefilmpje 'Een vergoeding of toelage aanvragen'.

    Leren

    Er werd een snelstartkaart voor playlists opgemaakt. Deze wordt eind december gepubliceerd.

    LEIDINGGEVENDEN  
    Kern: afwezigheden Bij personeelsleden met meerdere actieve arbeidrelaties worden de resultaten van een ziektecontrole vanaf nu naar de leidinggevenden van alle actieve arbeidsrelaties gestuurd. De leidinggevenden van een arbeidsrelatie met ambtshalve verlof of met een langdurige afwezigheid die niet ziektegebonden is, krijgen de resultaten niet.
    HR  
    Rekrutering

    Er zijn nieuwe rapporten beschikbaar:

    • 'Link tussen Vacature en Functiebeschrijving'

    Met dit rapport kun je nakijken welke vacatures gelinkt zijn met welke functies. Voor een goed verloop van het rekruteringsproces is het namelijk nodig om de aan de openstaande vacature gelinkte functie actief te houden. Met behulp van dit rapport kan beslist worden welke functie absoluut actief moet blijven.

    • Einde procedure velden: rangschikking, niet nodeloos hertesten en objectief geworven

    Dit rapport toont per vacature voor elke kandidaat: huidige status, rangschikking werfreserve (volgnummer), niet nodeloos hertesten (ja/nee) en status objectief wervingssysteem (ja/nee)

    • 'Rollen per vacature - wervingsteam'

    Met dit rapport kun je nakijken wie (naast de selectieverantwoordelijken) toegang heeft tot de gegevens van de vacature en sollicitanten. Het rapport bevat per vacature de naam/namen van de vacature-eigenaars, de hiring manager en de behoordelaars (jury).

    • Het rapport ‘Vacatures - open vacatures’

    Dit rapport bevat vanaf nu alle vacatures (ongeacht de status) met uitzondering van de managementjobs (boven niveau A2). Bovendien verandert het van naam naar: ‘Alle vacatures excl. managementjobs’

    • Het rapport ' Vacatures - Gesloten vacatures' 

    Dit rapport toont vanaf nu alle afgesloten managementjobs (boven niveau A2). Bovendien verandert het van naam naar: ‘Gesloten vacatures managementjobs’

     

    Er is 1 nieuwe kandidatenstatus:

    • Selectie op basis van dossier

    Om de uitgevoerde selectiestap bij statutariseringen te capteren

    Arbeidsplaatsbeheer

    De opties in het veld 'PEP' in het tabblad 'VO arbeidsplaatsgegevens' worden als volgt aangepast:
    - De optie 'Statutaire vervanging' wordt aangepast naar 'vervanging'
    - De optie 'Tijdelijk' wordt geschrapt
    - De optie 'PEP as is uitdovend' wordt aangepast naar 'uitdovend'

    HR-FINANCIEEL  
    Weddebudgetrapportering Je kunt vanuit je prognose op de knop "Advies" klikken. Er worden dan een aantal controles uitgevoerd op de prognose, waarna je een overzicht van adviezen krijgt over hoe je je prognose kunt verbeteren. Voorbeeden: er werd nog geen provisie vakantiegeld ingevoerd, er staat nog instroom met status "na te kijken" in een instroomscenario, er wordt gebruik gemaakt van een scenario voor tijdelijke contracten terwijl er geen gebruik gemaakt wordt van een instroomscenario,…
    PERSONEELSADMINISTRATIE  
    Kern: verloning De feestdagen die vallen tijdens het pleegouderverlof worden vanaf nu correct verloond.
      De loonberekening verloop vanaf nu correct bij een combinatie van meer dan 2 afwezigheden op eenzelfde dag. Bijvoorbeeld: deeltijds ziek, voltijds ziek en onbetaald verlof.
      In het scherm 'Functiegegevens' (Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens) worden bij de velden 'Entiteit', 'Begrotingsartikel' en 'Orafin adres' de gegevens getoond die geldig zijn op datum van de functierij. Vroeger werden hier de gegevens getoond die geldig waren op de huidige datum.
      Ook als iemand geen recht heeft op maaltijdcheques laadde Vlimpers automatisch een looncode voor maaltijdcheques op (1472,1482, 1972,1982 of 1478) maar liet het aantal leeg. Als dit personeelslid uit dienst ging, konden de looncodes van de maaltijdcheques niet worden afgesloten als er al een rij werd opgeladen voor een prestatiemaand na uitdiensttreding. Ook kon de einddatum van een maand niet ingekort worden. Vanaf nu worden er geen looncodes voor maaltijdcheques meer opladen voor iemand die geen recht heeft op maaltijdcheques. Daardoor moet je ook die looncodes ook niet meer verwijderen of inkorten.
      Wanneer er een fout opduikt bij het bliksemen van een dossier in het scherm 'Beheer loonberekening' (Salarissen (GBL) > VO Verloning > Beheer loonberekening) krijg je hiervan een melding. In plaats van een standaardaardbooschap staat hier vanaf nu in wat er precies fout loopt en welke actie je moet ondernemen om dit recht te zetten.
      Bij het verwijderen van de looncode 003 krijg je geen foutmelding meer.
      Het agentschap Opgroeien regie kan gebruik maken van jaarroosters in Vlimpers. Deze aanpassing kadert in hun aansluiting op Vlimpers.
      Er is een nieuwe salarisschaal aangemaakt voor vakantiewerkers bij het agentschap Opgroeien regie als consultatie-arts aan 80% van A111. Het DCPA geeft hiervoor de vaste jaarbasis in. Deze aanpassing kadert in hun aansluiting op Vlimpers.
      Het is mogelijk om in Vlimpers aan te duiden wie er tewerkgesteld wordt als sociale maribel en onder welk nummer. Dit werd mogelijk gemaakt in kader van de aansluiting van Agentschap Opgroeien Regie op Vlimpers. De invoerinstructies zullen terug te vinden zijn de handleiding 'Aanstelling'.
    Afwezigheden Naar aanleiding van het Besluit van de Vlaamse Regering van 26 april 2019 werd Vlimpers aangepast. Vanaf nu kunnen niet enkel contractuele personeelsleden maar ook statutairen sollicitatieverlof (VO_AT_SOL) aanvragen in Vlimpers. Meer informatie over deze en alle verlofcodes vind je terug in Vlimpers Document: verlofcodes.
    Loopbaan Aan de modeldocumenten die gebruikt worden in vlimpers (Personeelsbeheer > beheer documenten), zijn een aantal aanpassingen uitgevoerd aan de opmaak. Verder zijn er ook een aantal inhoudelijke aanpassingen uitgevoerd.
      In het scherm 'VO pensioenplan' (Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens > VO Pensioenplan) zal bij het veld 'code pensioenplan' naast de afkorting nu ook de omschrijving getoond worden.
      Wanneer je bij de functiegegevens de actie 'Overplaatsing' kiest kon je vroeger bij het veld reden 'Herplaatsing' selecteren. Deze reden is nu opgesplitst in 'Herplaatsing zonder budget' en 'Herplaatsing met budget'.
      Bepaalde contractuele groepen bouwen toch een functionele loopbaan op. De opvolging hiervan moet niet langer manueel gebeuren maar verloopt automatisch via Vlimpers en is raadpleegbaar via rapportering. De betrokken personeelsleden kunnen dit ook zelf opvolgen in hun selfservice het veld 'Functionele schaal' en 'Volgende functionele schaal' via het scherm VO Anc., Jaarb., Volg. schaal achter de tegel 'Functiegegevens'.
      De Vlimpersberichten zijn licht aangepast. De aanspreking werd verwijderd en de datumnotatie werd aangepast naar de standaardweergave. Een overzicht van de Vlimpersberichten vind je op de webpagina 'Vlimpers voor HR'.
      VDAB en het Agentschap Opgroeien Regie gebruiken een procentuele grid in Vlimpers. Je kunt in die grid geen 2 identieke lijnen toevoegen. Doe je dit wel, dan krijg je vanaf nu een foutmelding waarin je gevraagd wordt een andere waarde te kiezen.
    Welzijn In het scherm Medische onderzoeken (Veiligheid en gezondheid > Veiligheid en gezondheid > VO Veiligheid en gezondheid > Medische onderzoeken) is in de rubriek 'Doorverwijzingen' een datumveld voorzien om een actiedatum te registreren. Naast dit veld is nu een icoon voorzien om via een kalender op te zoeken.
    Planning Er komt een foutmelding in de foutenlog (= overzicht met fouten uit de planningsbestanden) in volgende gevallen:
    - VO_AT_HOL in het planningsbestand voor iemand die geen feestagenrooster CONTFD heeft
    - HOLIDAY in het planningsbestand voor iemand met een feestdagenrooster
    DC TALENT  
    Rekrutering

    Er zijn nieuwe rapporten beschikbaar:

    • 'Link tussen Vacature en Functiebeschrijving'

    Met dit rapport kun je nakijken welke vacatures gelinkt zijn met welke functies. Voor een goed verloop van het rekruteringsproces is het namelijk nodig om de aan de openstaande vacature gelinkte functie actief te houden. Met behulp van dit rapport kan beslist worden welke functie absoluut actief moet blijven.

    • Het rapport 'Open vacatures'

    Dit rapport bevat vanaf nu alle vacatures (ongeacht de status) met uitzondering van de managementjobs (boven niveau A2). Bovendien verandert het van naam naar: ‘Alle vacatures excl. managementjobs’

    • Het rapport 'Gesloten vacatures'

    Dit rapport toont vanaf nu alle afgesloten managementjobs (boven niveau A2). Bovendien verandert het van naam naar: ‘Gesloten vacatures managementjobs’

     

    Er is 1 nieuwe kandidatenstatus:

    • Selectie op basis van dossier

    Om de uitgevoerde selectiestap bij statutariseringen te capteren

    VORMINGSBEHEERDERS  
    Leren VDAB wil actief met vaktechnische competenties aan de slag gaan en zal ze daarom uniform invoeren in het veld 'Trefwoorden' met behulp van een lijst. Het veld 'Trefwoorden' werd toegevoegd aan het vormingsbeheerrapport en er werd een werkwijze uitgedacht die het mogelijk maakt om te rapporteren op de vaktechnische competenties via Excel.
      Sinds kort wordt aangekocht (extern) digitaal materiaal opgeladen in het systeem. De inhoud zit nog in testfase en de opzet ervan in het systeem wordt nog verder geperfectioneerd.
     

    Voor vormingsbeheerders die zelf externe opleidingen verwerken:

    De bevestigingsmail voor externe opleidingen, die wordt verstuurd naar de student na goedkeuring van de vormingsbeheerder, wordt universeler gemaakt. Er komen 2 velden bij: facturatiewebsite en facturatiemailadres. Elke entiteit kan hiervoor de eigen gegevens invullen en de tekst in de mail wordt automatisch aangepast.

    INTERNE DOCENTEN  
    Leren Er werd een korte handleiding opgemaakt voor interne docenten. Hierin is te vinden hoe je opleidingen kunt beheren. De handleiding wordt eind december gepubliceerd.
    HRTD
    Kern: verloning Wanneer in dezelfde fractie tweemaal looncode 9548 'werkgeversbijdrage MC' wordt berekend, kunnen bij het aanmaken van de bestelling van de maaltijdcheques deze looncodes vanaf nu wel gekoppeld worden aan de corresponderende werknemersbijdrage.
    In het dimonaproces worden aangiftes die niet door vlimpers werden aangemaakt naar een specifieke map verplaatst, zodanig dat dit het dimonaproces niet vertraagt.
    De processen die gebruikt worden tijdens de naverwerking zullen aangepast worden, zodat de deelprocessen niet simultaan kunnen opgestart worden.
    De mededeling bij de overschrijving van de uitbetaling van de achterstallen (eind december van elk jaar) zal aangepast worden, zodat het vanaf nu duidelijk wordt dat het hier over achterstallen gaat.
    Het proces van de naverwerking werd technisch onder handen genomen zodat het niet meer vastloopt.
    De datastroom van Assusoft wordt geïntegreerd in Vlimpers. Het gaat hier om informatieve data die later gebruikt wordt voor verdere analyses omtrent de kosten van het pensioenplan.
    Vanaf nu zullen de gegevens van de gewijzigde dossiers per proces opgeladen worden in plaats van per afwerkingsnummer. Dit zou het proces moeten versnellen.
    Wanneer je het veld <Bevorderingspremie> invult in het scherm 'Functiegegevens' (Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens) wordt het veld <Salarisschaal vóór overdracht> zichtbaar. Wanneer dit veld werd ingevuld stroomde de salarisschaal niet door voor de Capelo-loopbaan. Dit was een technsiche fout die werd opgelost en het berokken dossier werd rechtgezet.
    De wijzigende records van de voorverwerking van de Vlimpers PAR-omgeving worden doorgestuurd naar een aparte map van de ACC-loonmotor 667.
    In de AOP-module voor Sport Vlaanderen zijn er nieuwe referentiewaarden beschikbaar in het keuzemenu om personeelsleden toe te wijzen aan een AOP-contract.
    Loopbaan Naar aanleiding van de wijziging van een ministrieel besluit worden de benaming van een aantal graden aangepast.
    Rekrutering

    Er is een nieuw rapport beschikbaar:

    • 'Rollen per vacature - wervingsteam'

    Met dit rapport kun je nakijken wie (naast de selectieverantwoordelijken) toegang heeft tot de gegevens van de vacature en sollicitanten. Het rapport bevat per vacature de naam/namen van de vacature-eigenaars, de hiring manager en de behoordelaars (jury).

    11 december: hotfix Vlimpers-contactformulier
    Personeelsleden

    Bij het indienen van een vraag moet je een specialisme en detail aanduiden. Dit zijn vanaf nu beide verplichte velden. Als het niet duidelijk is welk detail van toepassing is, kun je de categorie 'Andere' selecteren.

    Als je wordt toegevoegd als belanghebbende aan een vraag krijg je hierover maar één automatisch bericht. Sommige personeelsleden kregen in dit geval voorheen meerdere berichten.

    Agentschap overheidspersoneel

    Bij het overzicht van de behandelgroepen, dat je gebruikt om een case toe te wijzen, werd een kolom toegevoegd met uitleg over wanneer je welke behandelgroep moet selecteren.

    Samen met de invoer van het 'Schakel ABC' begin 2019 werden nieuwe statussen 'in wacht' ingevoerd. De oude status 'in wacht' kun je nu niet meer selecteren. Als alternatief moet je 1 van de nieuwe statussen selecteren ('in wacht gepland', 'in wacht bij klant', 'in wacht extern').

    Bij het maken van een nieuwe gerelateerde childcase is het vanaf nu mogelijk om een specialisme en detail te selecteren als je ervoor gekozen hebt om deze niet over te nemen van de parentcase.

    In de backoffice-zoekfunctie (uitgebreid zoeken) werd een nieuw zoekveld toegevoegd: 'belanghebbende'. 

    Je kunt via het vergrootglas in de menubalk rechts bovenaan zoeken in alle cases op de inhoud van cases en notities.

    27 september: release
    Alle Vlimpers-gebruikers

    Als statutair personeelslid heb je gedurende je  loopbaan een ‘teller’ van 666 werkdagen ziekteverlof, je ziektecontingent. De balans van je ziektecontingent kun je raadplegen in het overzicht van je tellers in je selfservice. Klik op de startpagina van Vlimpers in de tegel ‘Verlof & werktijd’ op de link ‘Overzicht tellers’.

    Ben je een ambtenaar die:

    • niet in dienst was tijdens de maand januari 2018 en;
    • een periode in dienst is geweest voor januari 2018 en;
    • terug in dienst is gekomen na de maand januari 2018?

    Dan zag je in je overzicht van je tellers op de rij ‘Ziekteverlof ambtenaar’ bij de kolom ‘Recht’ verkeerdelijk 0 staan. De opname werd correct weergegeven, maar doordat het recht op 0 stond, werd ook je balans verkeerd weergegeven. Vanaf nu staat voor deze doelgroep het recht, de opname en de balans van het ziekteverlof correct.

    Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA)

    De datum van de ranginneming voor de pensioenloopbaan wordt vanaf nu ook correct berekend bij meerdere arbeidsrelaties in de DMFA-aangifte.

    Voor Kind & Gezin wordt een functionele grid voorzien bij de functiegegevens. Hierin kun je specifieke informatie over de functie registreren. Deze extra informatie maakt gedetailleerde rapportering mogelijk.

    Het veld ‘Begrotingsartikel’ (verbonden met de aanrekeningscode) is vanaf nu terug te vinden op het tabblad ‘VO Specifieke gegevens’ in het scherm Functiegegevens (Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens). Dit veld is nodig om de combinatie tussen Orafin-adres, entiteit, begrotingsartikel en afwijkend Orafin-adres mogelijk te maken.

    Bepaalde combinaties van verlof konden niet ingevoerd worden in Vlimpers, hoewel ze wel mogelijk zijn volgens het Vlaams Personeelsstatuut (VPS). De combinaties kunnen nu wel ingevoerd worden in Vlimpers en stromen ook correct door naar de RSZ-kwartaalaangifte.

    Een personeelslid kan in de module 'Vergoedingen en Toelagen' zelf een afgekeurde aanvraag verwijderen. De inhoud van de automatische mails ter bevestiging van de goedkeuring door 1) de leidinggevende en 2) het DCPA werd bijgewerkt.

    Voortaan wordt er bij aanvragen vanuit de selfservice met meerdere actieve arbeidsrelatie altijd de juiste actieve arbeidsrelatie gekozen. In het verleden was dit niet altijd het geval. Dit zorgde in het merendeel van de dossiers niet voor problemen, maar kon er op basis van een bepaalde verlofstatus voor zorgen dat een verlof gekopieerd werd naar de andere arbeidsrelaties van het personeelslid. Dit zorgde dan voor onnodige werklijst-items. Met deze aanpassing wordt dit probleem verholpen.

    Naar aanleiding van de wettelijke aanpassingen worden een aantal extra wervingsredenen opgezet.

    Als uit de risicoanalyse, die voorzien is in artikel 42 van de Arbeidswet van 16 maart 1971, blijkt dat er risico is voor een zwanger of borstvoeding gevend personeelslid dat niet kan worden ingedijkt dan wordt de arbeidsovereenkomst  van een contractueel personeelslid geschorst en krijgt een ambtenaar vrijstelling van arbeid. Om die dienstvrijstelling bij zwangerschap te registeren mag de bestaande code SCM (schorsing medisch risico) gebruikt worden. De omschrijving van deze code zal aangepast worden naar ‘Dienstvr. zwangerschap).

    Vanaf nu is het mogelijk om binnen eenzelfde juridische entiteit 2 verschillende bedragen aan maaltijdcheques uit te betalen.

    Wanneer je bij een 'aanstelling' of 'heraanstelling' bij de functiegegevens een aantal maanden stage invoert, berekent het systeem automatisch een einddatum proeftijd. Vanaf nu zal dit ook gebeuren bij een 'nieuwe aanstelling binnen dezelfde arbeidsrelatie'. 

    Wanneer er na de registratie nog bijkomende afwezigheden worden ingevoerd, wordt vanaf nu de einddatum proeftijd ook automatisch herberekend.

    Wanneer je een arbeidsplaats aanmaakt in de Vlimpers-module Arbeidsplaatsbeheer (Organisatie-ontwikkeling > Arbeidsplaatsbeheer > Arbeidsplaats/Budget beheren > Arbeidsplaatsgeg. toev./bijw) in het kader van een bevordering, heb je voortaan op het eerste tabblad 'Omschrijving' in het veld 'Reden' een extra optie om dit aan te duiden, genaamd 'BEV'.

    Wanneer je een arbeidsplaats aanmaakt of aanpast in de Vlimpers-module Arbeidsplaatsbeheer (Organisatie-ontwikkeling > Arbeidsplaatsbeheer > Arbeidsplaats/Budget beheren > Arbeidsplaatsgeg. toev./bijw.):

    • kun je op het eerste tabblad 'Omschrijving' in het veld 'Status Arbeidsplaats' voortaan kiezen uit vier opties: 'akkoord', 'selectieprocedure' (dit heette vroeger 'lopend'), 'terugvalpositie' (dit heette vroeger 'bevroren') en 'tijdelijke dienstaanwijzing'.
    • heb je voortaan op het eerste tabblad 'Omschrijving' een nieuw veld 'mandaat', dat je kan aanvinken indien de arbeidsplaats bedoeld is voor een mandaatfunctie.

    Op het laatste tabblad 'VO Arbeidsplaatsgegevens' in de Vlimpers-module Arbeidsplaatsbeheer (Organisatie-ontwikkeling > Arbeidsplaatsbeheer > Arbeidsplaats/Budget beheren > Arbeidsplaatsgeg. toev./bijw):

    • zullen in het veld 'Beslissing' enkel nog de opties 'Beslissing Vlaamse Regering', 'Beslissing Leidend Ambtenaar' en 'Regularisatie Arbeidsplaats' mogelijk zijn. Aangezien een directieraad of een vakbond niets kan beslissen, zijn deze opties weggehaald.
    • zal je voortaan in het nieuwe veld 'Rang' de rang kunnen aanduiden die voor deze arbeidsplaats moet gelden.
    • is er voortaan geen veld 'Werknemersklasse' meer. Je zal voortaan moeten aanvinken of de arbeidsplaats extern gefinancierd wordt en/of een continufunctie is.
    • komt er een overzicht van wijzigingen indien er meerdere aanpassingen in het veld 'PEP' zijn die op dezelfde ingansgdatum vallen.

    Op het laatste tabblad 'VO Arbeidsplaatsgegevens' in de Vlimpers-module Arbeidsplaatsbeheer (Organisatie-ontwikkeling > Arbeidsplaatsbeheer > Arbeidsplaats/Budget beheren > Arbeidsplaatsgeg. toev./bijw)

    • zal er voortaan een vrij tekstveld staan (genaamd 'Facultatieve omschrijving') zodat je de flexibiliteit en vrijheid hebt om nuttige informatie neer te pennen.
    • wordt voortaan het veld 'Rekeningcode' verborgen. We houden deze data enkel bij in het scherm ‘Functiegegevens’ (Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens) in Vlimpers Kern.
    Dienstencentrum Talent

    In de module Rekrutering zijn drie extra sjabloonmails toegevoegd aan het scherm ‘Sollicitanten beheren’ (startpagina Vlimpers > hamburgermenu > Rekrutering > Vacatures beheren > Vacature opzoeken en doorklikken op de sollicitanten):

    • Een mail voor het opvragen van extra documenten
    • Een mail voor de bevestiging van een pragmatische aanpak

    Een mail voor de bevestiging van kandidaten die via papier solliciteren

    In de module Rekrutering werd het rapport “03. Overzicht selectieprocedure (PV-rapport)” voor de selectieverantwoordelijken uitgebreid. Vanaf nu kun je filteren op ‘Divisie’ en vind je ook de ‘Beoordelaars’ en ‘Target wervingsdatum’ terug in het rapport.

    In de module Rekrutering werd het rapport “02. Werfreserve kandidateninfo” voor selectieverantwoordelijken uitgebreid. Vanaf nu vind je ook de gegevens ‘Opmerkingen uit de vacature’ terug in het rapport.

    In de module Rekrutering is een nieuw rapport beschikbaar: ’09. Testenrapport kandidaten’. Dit rapport geeft een overzicht van de kandidaten die testen moeten afleggen. Je kunt dit overzicht aan de testprovider bezorgen.

    Afdeling HR-technologie en Data (HRTD)

    De betaalbestanden ‘voorschot’, die ter beschikking worden gesteld op het werkgeversplatform, zijn vanaf nu ook toegankelijk voor de Diensten Afzonderlijk Bestuur Loodswezen (DABL), de Diensten Afzonderlijk Bestuur Vloot (DABV) en het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust (AMDK).

    De mededeling die verschijnt bij het betaalbestand voor de achterstallen zal duidelijk vermelden dat het om achterstallen gaat.

    Het proces voor de naverwerking van de lonen voert nu ook de query uit voor het rapport voor de CRU en stuurt het resultaat van de query mee als bijlage in de e-mail.

    Het standaard afgeleid Orafin-adres en het afwijkende Orafin-adres zijn toegevoegd aan de rapporteringstabel.

    Wanneer het aantal uren beschikbaarheid wordt gewijzigd, wordt de Binnenvaartbegeleider(BVB)-toelage vanaf nu automatisch opnieuw berekend.

    Werklijstitems over andere aanvragen dan verloven (bijvoorbeeld voor vergoedingen) kunnen door een beheerder verplaatst worden naar een andere werklijst. Hiervoor is niet langer een tussenkomst vereist  van de IT-collega’s. 

    In het scherm ‘Afwijkende aanrekeningscodes’, toegankelijk voor de ondersteunende diensten van de kabinetten, (Salarissen (GBL) > VO verloning > Afwijkende aanrekeningscodes) kun je vanaf nu ook het Orafin-adres en het afwijkende Orafin-adres terugvinden.

    HR-financiële rol

    In de Weddebudgetrapporteringstool is het probleem opgelost bij de manuele correctie op het (te extrapoleren) salaris.  Die correctie verdween bij het opslaan van een scenario.

    In de Weddebudgetrapporteringstool is het probleem opgelost bij de gekende uitstroom waardoor de uitstroom op de laatste dag van de referentiemaand niet werd getoond. 

    In de Weddebudgetrapporteringstool werd het rapport onbetaalde verloven aangepast zodat er meer afwezigheidscodes zijn opgenomen. 

    In de Weddebudgetrapporteringsstool werden de percentages voor de eindejaarstoelage (EJT) aangepast.  Zowel in het rapport dat gebruikt wordt om een inschatting te maken van de volledige EJT, als in de toepassing (wordt o.a.. gebruikt om de theoretische kost van een instroom/doorstroom te bepalen).

    1 augustus: hotfix Vlimpers contactformulier
    Voor alle Vlimpers gebruikers Vanaf nu kun je in het Vlimpers contactformulier zoeken via het vergrootglas-icoontje in de menubalk rechts bovenaan. Je kunt een vraag opzoeken op basis van bijvoorbeeld het referentienummer of een trefwoord. Je kunt ook zoeken in de inhoud van vragen en notities. Om je zoekresultaten te verfijnen kun je filteren op bijvoorbeeld 'status' en 'specialisme'. 
    Goed om weten: je kunt momenteel nog niet zoeken in de vragen waarvoor je als belanghebbende bent aangeduid. Die toevoeging wordt meegenomen in een volgende release.
    22 juli: hotfix Vlimpers contactformulier
    Voor alle Vlimpers gebruikers In de werknemersgegevens van sommige collega's werd nog een vorige entiteit getoond. Dat probleem is nu opgelost.
    Je kunt niet langer een 'bekend probleem' volgen. Door op deze link te klikken werd je automatisch gekoppeld als belanghebbende aan een probleem en kon je de inhoud wijzigen.
    Dienstencentrum personeelsadministratie Er worden vanuit de werkruimte dossierbehandelaar in Schakel geen automatische mails meer verstuurd naar teamleden die uit dienst zijn.
    Afdeling HR-technologie en Data Via een nieuw veld op het tabblad 'Meer' onder 'Casegegevens' kunnen de teamleden van HR Data een specifieke prioriteit toekennen aan rapporteringsvragen.
    28 juni: release
    Alle Vlimpers-gebruikers

    Je kan vanaf nu de fiscale gegevens van je gezinsleden raadplegen via je selfservice in Vlimpers. Je vind deze informatie achter de tegel ‘persoonsgegevens’ in het scherm ‘Gegevens gezinsleden’. Klik achter de naam van je gezinslid op de knop ‘details’ in de kader ‘fiscale gegevens’ vind je de informatie terug.

    Heb je meer dan één arbeidsrelatie? Dan krijg je vanaf nu bij het openen van een scherm onder de tegel ‘Vergoedingen’ eerst de mogelijkheid om een arbeidsrelatie in te voeren. Zo kan je in deze schermen vanaf nu ook gegevens raadplegen voor je inactieve arbeidsrelaties.

    Er zijn nieuwe snellinken toegevoegd in de tegel 'Mijn gegevens' op de startpagina van de selfservice in Vlimpers. Je kan nu via deze tegel snel naar je persoonsgegevens, contactgegevens, loopbaangegevens of naar het volledige overzicht van de selfservice.

    In het scherm 'Historie verlofaanvraag' (Selfservice > tegel Afwezigheden > Overzichten > Historie verlofaanvraag) zijn nu ook de afwezigheden van een afgesloten arbeidsrelatie zichtbaar. Wanneer je meer dan één arbeidsrelatie hebt, zal Vlimpers je vragen voor welke arbeisrelatie je de historie wilt bekijken.

    Dienstencentrum Personeelsadministratie

    In het scherm ‘Resultaten per kalendergroep’ (Salarissen (GBL) > Afwezigh. En salarisverwerking > Afwezigh.-/salarisgegevens > Resultaten per kalendergroep) kan je in het tabblad 'afwezigheidsgegevens' de historiek van de ziekteteller opvolgen. Hierdoor kan je bijvoorbeeld de exacte datum zien waarop iemand zijn ziektekapitaal op 0 komt te staan.

    Vanaf nu worden correcties op het ziektekapitaal ook verrekend in dit tabblad.

    Wanneer een persoon laattijdig uit dienst gezet wordt in het lopend jaar voor een vorig jaar, dan wordt er foutief nog een lijn bij de verloftellers getoond voor het lopend jaar met een foutieve vermelding met de overdacht uit het vorig jaar. We gaan er voor zorgen dat, als een persoon niet in dienst is voor een bepaald jaar, er ook geen lijn meer zal opgenomen worden in het overzicht van de verloftellers. En bij een eventuele heraanstelling gaan we ervoor zorgen dat een eventuele foutieve waarde bij overdracht, toch op 0 zal geplaatst worden.

    Voor personeelsleden die op 1 januari 2018 meer dan 150 overgedragen verlofdagen hadden en tegelijkertijd een negatieve restwaarde jaarlijks verlof hadden voor het lopend jaar 2018 gebeurde een foutieve verlofoverdracht naar 2019. Het probleem deed zich enkel voor bij de overgang van 2018 naar 2019. Er wordt nu een correcte overdacht voor 2019 berekend en personeelsleden zullen nu een correct saldo zien.

    De controle op combineerbaarheid van afwezigheden zal vanaf nu gebeuren op basis van de datum waarop de 2 afwezigheden ten vroegste met mekaar overlappen, in plaats van op de begindatum van de gewijzigde afwezigheid.

    Als een afwezigheid dan overlapt met een andere afwezigheid, waarmee combinatie wel degelijk mogelijk is, maar op de moment van die begindatum de andere afwezigheid nog niet bestaat, dan zal er geen fout meer gegenereerd worden.

    In het tabblad ‘Vo Specifieke gegevens’ in scherm ‘functiegegevens’ (Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens) kan je bij het veld ‘Verlofregeling’ kiezen voor ‘Loodswezen’ of ‘Standaard’. Bij ‘Loodswezen’ heb je recht op 508 ziektedagen, bij ‘Standaard’ op 666 ziektedagen. Wanneer iemand eerst de verlofregeling ‘Loodswezen’ had en die nadien werd gewijzigd naar ‘Standaard’ bleef in de kolom ‘Recht’ en de kolom ‘Opname’ het verkeerde saldo zichtbaar. De kolom ‘Balans’ werd wel correct berekend en weergegeven. Vanaf nu is ook in de kolom ‘Recht’ en de kolom ‘Opname’ de juiste waarde terug te vinden.

    Wanneer er in het scherm Afwezigheidsmutatie (Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > Afwezigheidsmutatie) nog geen enkele afwezigheid staat en er wordt een eerste afwezigheid toegevoegd door het DCPA, dan krijgt deze na het opslaan vanaf nu een status ‘goedgekeurd’. Voorheen kreeg die foutief de status 'ingediend'.

    In het scherm functiegegevens (Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens) kan je in het tabblad functiegegevens bij het veld Ambtenaar/contractueel niet langer ‘Contractueel op proef’ selecteren. Deze categorie bestaat niet meer volgens de arbeidswet. ‘Contractueel op proef’ is vervangen door ‘Contractueel inwerkperiode’.

    Je krijgt geen foutmelding meer als je in het scherm afwezigheidsmutatie (Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > Afwezigheidsmutatie) de uren van uitzonderlijk werken wijzigt naar uren groter dan 7,6 uur.

    Sorteren op achternaam verloopt vanaf nu probleemloos in het scherm ‘gewijzigde dossiers’ (Salarissen (GBL) > VO Verloning > Gewijzigde dossiers).

    Het scherm ‘gewijzigde dossiers’ (Salarissen (GBL) > VO Verloning > Gewijzigde dossiers) zal vlotter toegankelijk zijn voor iedereen en performanter werken.

    Het zoeken op document ID in het Elektronisch personeelsdossier (Personeelsbeheer > Elektronisch personeelsdossier) verloopt vanaf nu vlotter. Speciale tekens in de naam van bepaalde documenten veroorzaakten problemen.

    In de modeldocumenten werd ‘IVA zonder rechtspersoonlijkheid’ toegevoegd als keuzemogelijkheid.

    Je in Vlimpers aangeven of iemand al dan niet controle mag krijgen van het medisch controleorgaan (MCO). Voorlopig kon dit enkel op het tabblad Vo Controle MCO in het scherm Gegevens Persoon aanpassen (Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Gegevens Persoon aanpassen). Vanaf nu kan dit ook op het tabblad Vo Controle MCO in het scherm Persoonsgegevens aanpassen (Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens aanpassen). Wanneer je het veld wijzigt in het ene scherm, dan wijzigt het ook automatisch in het andere scherm.

    Bij meerdere aanvragen van hetzelfde personeelslid wordt bij elk item de juiste afdeling getoond.

    Vanaf nu vind je het scherm 'Persoonsprofielen', met informatie over eretekens en Capelo terug via dit navigatiepad: Personeelsmanagement > profielbeheer > profielen > persoonsprofielen. Je hebt vanaf nu enkel nog leesrechten (en dus geen schrijfrechten) voor het scherm 'persoonsprofielen' achter de link 'Oude ePLOEG' op de tegel PLOEG. 

    Indien een contract bij een jobstudent wordt gewijzigd naar een vroegere startdatum, wordt nu automatisch de bijkomende periode gereserveerd als jobstudent 475 UREN (RSZ verminderde bijdragen). Let op, vervroegen van het contract kan enkel zonder gevolgen indien de pi-emplid nog niet werd aangemaakt en de startdatum van het contract niet wordt gewijzigd na de effectieve indiensttreding. Het vervroegen van het contract als jobstudent 475 uren moet steeds gebeuren voor de effectieve startdatum.

    Leidinggevenden

    Werklijstitems die niet meer zichtbaar waren in de werklijsten maar wel nog aanwezig waren in de achtergrond, werden in één beweging afgehandeld. Er worden daardoor vanaf nu geen onnodige mails meer verstuurd over openstaande werklijstitems.

    Iedere nacht wordt er automatisch een algemene mail verstuurd vanuit vlimpers naar managers die openstaande aanvragen hebben in hun werklijst. Af en toe kregen managers een mail terwijl ze geen openstaande items hadden. Vanaf nu wordt er enkel nog een mail verstuurd indien er openstaande items zijn en er dus moet goed- of afgekeurd worden.

    Specifieke doelgroep

    Op vraag van het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust kan er naast een correctie op het verlofrecht of een verlofoverdracht nu ook een correctie ingevoerd worden op de opname van jaarlijks verlof. Dit is mogelijk op het niveau van de arbeidsrelatie. Er kan in Vlimpers op niveau van de business unit bepaald worden of hier al dan niet gebruik van wordt gemaakt.

    Wanneer je een nieuwe functierij toevoegt, voor de dossier van VDAB, in het scherm ‘Toewijzen functionele stap’ (Personeelsbeheer > Functiegegevens > VO toewijzen functionele stap) worden de gegevens van de procentuele grid vanaf nu mee overgenomen in de nieuwe rij.

    Afdeling HR-technologie en Data

    Ontvangstbevestigingen voor de bedrijfsvoorheffing kunnen vanaf nu terug manueel opgeladen worden op het werkgeversplatform. 

    Bij tijdelijke pensionering vervalt het recht op hospitalisatieverzekering. Tijdelijke pensioneringen worden vanaf nu ook automatisch doorgestuurd in de maandelijkse wijzigingsbestanden naar de verzekeraar, Ethias.

    Bij non-activiteit vervalt het recht op hospitalisatieverzekering. Wanneer de einddatum van een periode van non-activiteit wordt ingekort en die einddatum in het verleden ligt, zal dit vanaf nu automatisch doorgestuurd worden in de maandelijkse wijzigingsbestanden naar Ethias onder code 8 ‘van non-activiteit naar activiteit’.

    Naast externe IT kan nu ook team applicatiebeheer de procentuele grid beheren.

    De rol VO_WF_MOD_PRIKKLOK_BEHEER wordt aangepast. Als je deze rol hebt krijg je een mail wanneer er een aanpassing gebeurt (goed- of afkeuring) aan een verlofaanvraag. Vroeger werkte deze rol alleen voor volledige entiteiten. Nu zal je ook rechten kunnen krijgen op individuele cellen waardoor er gerichter mails worden gestuurd.

    Ook bankrekeningnummers worden afgebakend door datapermissie. Iemand met de HR-rol en een datapermissie voor agentschap x ziet enkel bankrekeningsnummers van mensen in agentschap x.

    14 juni: release
    Dienstencentrum Personeelsadministratie

    Tot nu toe werd de schaalanciënniteit opgebouwd volgens het tewerkstellingspercentage. Voor deeltijdse contractuelen gebeurde er dus geen verrekening aan 100%. Er is nu een nieuw veld beschikbaar in het scherm functiegegevens (Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens) om aan te duiden dat er volledige opbouw van schaalancienniteit moet zijn. Dit veld staat op het tabblad 'Vo Specifieke gegevens'.

    Het proces van de loopbaanhistoriek werd ook aangepast. Bij de bepaling van het percentage opbouw wordt gekeken naar dit nieuwe veld. Indien dit is aangevinkt, dan is de opbouw 100%. Is het veld niet aangevinkt, dan wordt er rekening gehouden met het tewerkstellingspercentage.

    Deeltijdse prestaties wegens ziekte is vanaf nu 6 maanden een recht en nadien een gunst. Dit geldt zowel voor contractuelen als statutairen. Vlimpers werd hieraan aangepast. Lees meer over deeltijdse prestaties wegens ziekte op de webpagina 'Deeltijdse prestaties wegens ziekte'.

    Er werd een nieuwe code ‘VO_AT_GGP: Gestandaardiseerd gunstverlof (periode)’ aangemaakt, voor GGV van langer dan 1 maand. De code berekent in kalenderdagen. De bestaande code (VO_AT_GGV) die gebruikt wordt voor kortere periode (tot 1 maand) en berekent in uren, kreeg de nieuwe omschrijving: ‘Gestandaardiseerd gunstverlof (losse dagen)’.

    De regeling waarbij de ex-federale loopbaan (met jaarlijks aan te passen startbedragen) en de Vlaamse functionele loopbaan voor de sinds 1/1/2019 in het kader van een staatshervorming overgehevelde personeelsleden vergeleken wordt, werd opgenomen in vlimpers.

    HR-technologie en Data

    De combinatie 'Verlof wegens ziekte deeltijds' met 'verlof deeltijdse prestaties' stroomde foutief door naar de RSZ–aangifte voor statutaire personeelsleden. Deze combinatie wordt nu aangegeven met een maatregelcode 502: Niet bezoldigde afwezigheid (volledig of deeltijds) gelijkgesteld met dienstactiviteit.

    16 mei: Vlimpers contactformulier
    Dienstencentrum Personeelsadministratie In Schakel zie je in de werkruimte voor dossierbehandelaars het veld 'Categorie' op het tabblad 'Details - casegegevens' niet meer staan. Dit veld is sinds januari niet meer in gebruik. Om fouten te vermijden wordt het verborgen
    29 maart: release
    Personeelsleden Vanaf de eerste week van april zijn de fiscale fiches met betrekking tot het inkomen in 2018 voor het aanslagjaar 2019 beschikbaar in Vlimpers.
    De knop 'Terug naar functielijst' onderaan het scherm 'Historie verlofaanvragen' werkte niet en is verborgen.
    Dienstencentrum personeelsadministratie Je kan nu zonder problemen de fiscale fiches 281.30 van je klantenentiteiten consulteren in Vlimpers.
    De titel van het modelcontract 'Entiteiten IVA (delegatie)' is aangepast naar 'Entiteiten IVA met rechtspersoonlijkheid (delegatie)'.
    Wanneer men vanuit de werklijst DCPA het scherm opent voor het registreren van een ziekte (VO_AT_VZV, VO_AT_VZD) is het bereik van de periode uitgebreid met -1 maand en +1 maand  (een maand vroeger en later dan de opgegeven start- en einddatum van de ziekte).
    Vanaf 1 april worden de 'hard gecodeerde' wachtwoorden in Vlimpers definitief verwijderd en moet je altijd veilig aanmelden. Enkel voor 'Robby' (RPA) en de generieke gebruikers in Schakel (HR-teams klanten DCPA) wordt een uitzondering gemaakt.
    Voor alle besluiten en arbeidsovereenkomsten moet de actieve arbeidsrelatie gekozen worden (EMPL_STATUS =  A) met de meest recente ingangsdatum.
    Een werkrooster dat via Vlimpers wordt aangevraagd verschijnt nu maar éénmaal in de werklijst en is gekoppeld aan de juiste 'business unit'/ afdeling.
    Met het drukken op de knop "Valideren" in het scherm 'Bankrekeningen' (persoonsgegevens) worden de velden 'Rekeningnummer' en 'Controlegetal' nu ook automatisch ingevuld als de invoer via de component 'Invoer occasioneel personeel' gebeurt.
    De werklijstitems met betrekking tot 'vergoedingen en toelagen' bevatten vanaf nu ook de naam van het personeelslid.
    Koppeling van Vlimpers met de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ): bij indiensttreding van nieuwe personeelsleden haalt Vlimpers éénmalig hun persoonsgegevens op uit de KSZ (op voorwaarde dat er een machtiging is van de privacy commissie voor de entiteit). Dit gebeurt aan de hand van het rijksregisternummer dat op de indiensttredingsfiche is vermeld .
    Op de Vlimpers startpagina is achter de tegel 'DCPA’ de link naar ‘Personeelsbeheer’ toegevoegd boven de link ‘Werklijst’.
    Vanaf 1 april zal ook het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust (AMDK) gebruik maken van de generieke planningsinterface. Dit betekent dat de kalendergegevens van de personeelsleden die in continudienst werken bij Vloot, Loodswezen en Scheepvaartbegeleiding via Vlimpers geraadpleegd kunnen worden.

    Optimalisatie van de foutenlog planningen voor de generieke interface:

    • er komt een extra melding op de foutenlog als er geen arbeidsvoorwaarden geregistreerd zijn in VP en toch planningen binnenkomen;
    • de foutenlog wordt uitgebreid met naam, voornaam en entiteit.

    Aanpassingen aan de functionaliteiten van de generieke interface:

    • Sommige administratieve personeelsleden zijn om functionele redenen opgenomen in de planningstool. Voor deze personen werd een aparte arbeidsvoorwaardengroep voorzien om hun signalitieke gegevens ook te laten doorstromen naar de planningstool.
    • Adreswijzigingen in de toekomst stromen voortaan ook door naar de planningstool;
    • De berekening van onbetaalde afwezigheden van de operationele loodsen gebeurt nu op basis van een vaste noemer (cf. het VPS). Deze personen zullen in Vlimpers een specifieke arbeidsvoorwaardengroep toegekend krijgen.

    Technische aanpassingen aan de generieke interface:

    • Omdat er vanaf april meerdere gebruikers zijn werd er een folder per entiteit opgezet om bestanden te plaatsen/verwijderen.
    • Het aantal uren dat max. per dag kan worden opgeladen is opgetrokken naar 24u.
    • Planningen worden toch opgeladen als er in afwezigheidsmutatie een afwezigheid staat met aanduiding ‘halve of hele dag’.
    • Opladen van vergoedingen/toelagen geoptimaliseerd:
      • Wanneer er in een dossier een vaste looncode is met enkel een parent-record, dan wordt dit record geschrapt zodat de looncode correct wordt opgeladen.
      • Een ‘Ploegentoelage 212’ die voor alle parameters een 0-waarde heeft wordt voortaan ook opgeladen.
    HR-verantwoordelijken Je kan nu zonder problemen de fiscale fiches 281.30 van je entiteit consulteren in Vlimpers.
    Vanaf 1 april worden de 'hard gecodeerde' wachtwoorden in Vlimpers definitief verwijderd en moet je altijd veilig aanmelden. Enkel voor 'Robby' (RPA) en de generieke gebruikers in Schakel (HR-teams klanten DCPA) wordt een uitzondering gemaakt.
    Op de Vlimpers startpagina is achter de tegel ‘HR’ de link naar ‘Personeelsbeheer’ toegevoegd boven de link ‘Werklijst’.

    De nieuwe module Profielbeheer is beschikbaar voor 7 entiteiten: Go!, Departement Onderwijs en Vorming, Departement Cultuur, Jeugd en Media, Departement Kanselarij en Bestuur, Agentschap Binnenlands Bestuur, Audit Vlaanderen, Agentschap Natuur en Bos.

    Personeelsleden van deze entiteiten met de rol ‘HR in de entiteit’ kunnen de inhoud van functiebeschrijvingen beheren in Vlimpers. Lees meer op https://overheid.vlaanderen.be/vlimpers-moduleprofielbeheer.

    Managers De werklijstitems met betrekking tot 'vergoedingen en toelagen' bevatten vanaf nu ook de naam van het personeelslid.
    De link voor het afhandelen van werklijstitems is vervangen door een knop.
    29 maart: hotfix Vlimpers contactformulier
    Alle gebruikers Vlimpers en het contactformulier kunnen opnieuw in dezelfde browser worden geopend.
    18 maart: release Vlimpers contactformulier
    Personeelsleden In de keuzelijst achter de tegel 'Mijn vragen' is de optie 'Alle vragen waarin ik geïnteresseerd ben' aangepast naar 'Alle vragen waarvoor ik belanghebbende ben'.
    In de keuzelijst achter de tegel 'Mijn vragen' is de optie 'Er zijn geen bekende problemen waarin je geïnteresseerd bent' aangepast naar 'Je hebt momenteel geen openstaande vragen'.
    Op het tabblad 'Notities en oplossingen' wordt de naam getoond van de dossierbehandelaar die een notitie of oplossing heeft toegevoegd.
    Het navigatiemenu rechts is verborgen omdat in het Vlimpers contactformulier alle navigatie via de tegels kan.
    Het automatische bericht aan een nieuw toegevoegde belanghebbende wordt niet langer dubbel verstuurd.
    Nieuwe gebruikers kunnen voortaan meteen vragen stellen als ze het contactformulier voor het eerst openen.
    Dossierbehandelaars AgO In de zoekresultaten wordt nu ook het 'specialisme' weergegeven.
    Bovenaan de zoekresultaten krijg je een samenvatting van je zoekopdracht te zien of de vermelding dat het resultaat is beperkt tot 250 items (als je zoekopdracht te ruim was).
    Het navigatiemenu rechts is beperkt tot de relevante functionaliteiten voor een dossierbehandelaar.
    Er kan voortaan ook een automatisch bericht verstuurd worden naar de individuele leden van een behandelgroep in plaats van enkel naar het mailadres dat gekoppeld is aan de behandelgroep.
    Het tabblad '360° overzicht' is vereenvoudigd. Je ziet enkel nog de relevante gegevens en velden.
    Als een klant een vraag annuleerde kan de dossierbehandelaar deze voortaan heropenen.
    HR-technologie en data Voor de prioriteiten van IT is een apart veld voorzien op het tabblad 'Meer' in het tabblad 'Details Case'.
    De rechten voor de toegangsbeheerders zijn beperkt tot de relevante functionaliteiten.
    1 februari: hotfix
    Personeelsleden De opname van 'verlof voor pleegzorg' had onterecht een impact op het jaarlijks verlofrecht, het onbetaald verlofrecht en het feestdagenverlof. De foute berekening van de verloftellers werd gecorrigeerd voor de dossiers waar er sinds 1/1/2018 een opname 'verlof voor pleegzorg' was geregistreerd.
    De impact van een opname 'onbetaald verlof' op de feestdagenteller werd onterecht berekend in volle dagen. Nu worden enkel de effectief opgenomen uren 'onbetaald verlof' in rekening gebracht. De foute berekening van de feestdagenteller werd gecorrigeerd voor de dossiers waar er sinds 1/1/2018 een opname 'onbetaald verlof' was geregistreerd.
    De impact van een opname 'gestandaardiseerd gunstverlof' op het recht jaarlijks verlof, het recht onbetaald verlof en het feestdagenverlof werd onterecht berekend in volle dagen. Nu worden enkel de effectief opgenomen uren 'gestandaardiseerd gunstverlof' in rekening gebracht.De foute berekening van de verloftellers werd gecorrigeerd voor de dossiers waar er sinds 1/1/2018 een opname 'gestandaardiseerd gunstverlof' was geregistreerd.
    Vanaf 1 januari 2019 is het niet meer mogelijk om als personeelslid 'dienstvrijstelling loopbaanexamen' aan te vragen.Deze dienstvrijstelling kan wel nog worden toegekend door de lijnmanager aan een contractueel of statutair personeelslid dat deelneemt aan een selectieprocedure (i.k.v. een horizontale mobiliteit, bevordering of externe werving). De dienstvrijstelling is geen recht en hoort thuis onder de noemer 'andere dienstvrijstellingen' (zie artikel X 81 § 2 van het Vlaams Personeelsstatuut).
    De afwezigheid 'verlof deeltijdse prestaties voor handicap/chronische ziekte' verschijnt nu ook in de selfservice onder 'Historie verlofaanvragen'.
    Dienstencentrum personeelsadministratie Er wordt nu automatisch opgevolgd of het planningsbestand De Vlaamse Waterweg goed verwerkt is. Er komt een foutboodschap van zodra er iets mis loopt.
    De afwezigheden 'onbetaald verlof', 'politiek verlof van ambtswege in dagen' en 'politiek verlof facultatief in dagen' worden automatisch gekopieerd uit de actieve arbeidsrelatie naar de inactieve arbeidsrelatie.  De impact op het jaarlijks verlofrecht, het recht onbetaald verlof en de feestdagenteller wordt nu enkel berekend op basis van de actieve arbeidsrelatie.

    Contact

    Meer informatie of een vraag?