PERSONEELSLEDEN

Selfservice

Vanaf nu kun je deeltijdse prestaties wegens ziekte aanvragen via de Vlimpers-selfservice. Voorheen registreerde je personeelsadministratie de aanvraag.

Je kunt je aanvraag proactief indienen en start de administratieve procedure tijdig op. Alle betrokken partijen worden ook meteen ingelicht over je aanvraag.

Niet elk personeelslid kent of kan zijn persoonlijk Vlimpers-nummer opgeven als ze telefonisch contact opnemen. Maar dat is opgelost! Vanaf nu zie je op de Vlimpers-startpagina, bovenaan naast je naam, ook je Vlimpers-nummer.

Dit is o.a. praktischer voor In2Com, het callcenter dat je doorschakelt naar de juiste dossierbehandelaar van DCPA. Op die manier kunnen ze snel en efficiënt de nodige schermen al openzetten alvorens je je dossierbehandelaar aan de lijn krijgt.

De aanmeldprocedure voor de Vlimpers-selfservice verloopt automatisch en sneller doordat een aantal parameters (emplid, VO-id, gebruikersnaam en werk-e-mailadres) vooraf automatisch aangemaakt worden.

Evaluatie

Sinds 29 oktober ontvang je als geëvalueerde een e-mail 'Medebeoordelaar toegevoegd aan prestatiebeoordeling' wanneer een administrator een co-planner toevoegt aan de prestatiebeoordeling.

LEIDINGGEVENDEN

Afwezigheden

Personeelsleden vragen vanaf nu deeltijdse prestaties wegens ziekte aan via Vlimpers-selfservice. Gaat het om een gunst? Dan past DCPA dit aan en stuurt de aanvraag naar je door als leidinggevende. Ook de doublure kan dit in de plaats van het personeelslid aanvragen. Meer informatie lees je op de webpagina 'Deeltijdse prestaties wegens ziekte' vanaf 1 januari 2022.

Evaluatie

Sinds 29 oktober vind je in de titel van de prestatiebeoordelingstaak de vermelding 'co-planner' terug.

Ook indirecte leidinggevenden kunnen de doelstellingen raadplegen binnen een 1-op-1 gesprek. Voorheen kon enkel de directe leidinggevende de doelstellingen raadplegen binnen een 1-op-1 gesprek.

Teamkalender

In de teamkalender, die beschikbaar is voor diegene met een (doublure) managerrol, worden onderstaande 2 groepen niet meer standaard opgenomen in het overzicht:

• inactieve arbeidsrelaties
• arbeidsrelaties die op verlof staan

Je gaat echter wel de mogelijkheid hebben om deze alsnog te selecteren in het overzicht via aparte aanvinkvelden.

Ook de foutieve weergave als iemand halve dagen werkt met een deeltijds contract wordt aangepast zodat er een halve dag i.p.v. een volledige dag wordt aangeduid in het overzicht.

HR

Evaluatie

Het maximum aantal karakters van de opmerkingsvelden in prestatiebeoordelingen is sinds 29 oktober 2021 verhoogd van 10.000 naar 30.000 karakters.

Je kunt ook efficiënter zoeken naar prestatiebeoordelingen door middel van statusfilters. De statusfilter is ter vervanging van het vinkje 'Voltooide en verlopen taken weergeven'. Ook zal in de beoordelingspagina een nieuwe kolom aangeven wanneer de prestatiebeoordeling het laatst werd gewijzigd.

Rapportering

Om het raadplegen van de opmerkingen van medewerkers in jaarlijkse evaluaties te vereenvoudigen voorzien we een rapport 'Opmerkingen jaarlijkse evaluatie' voor de evaluatoren zodat ze in een oogopslag alle opmerkingen van hun medewerkers kunnen raadplegen.

Enkel de jaarlijkse evaluaties van de medewerkers die effectief een opmerking hebben gegeven worden opgenomen in het rapport. Een link naar dit rapport ontvangt de eerste evaluator wanneer de medewerker de evaluatie finaal ondertekent.

De aanmeldprocedure voor de Vlimpers-selfservice verloopt automatisch en sneller doordat een aantal parameters (emplid, VO-id, gebruikersnaam en werk-e-mailadres) vooraf automatisch aangemaakt worden. Dit heeft ook een impact op de datahygiëne en de rapportering. Je beschikt over een vollediger overzicht van alle gebruikers en werk-e-mailadressen.

Werklijst

De werklijst werd geoptimaliseerd: de kolom 'Team' is opnieuw toegevoegd.

PERSONEELSADMINISTRATIE

Afwezigheden

Het proces rond ‘deeltijdse prestaties wegens ziekte’ wordt aangepast en aangekondigd via de gekende kanalen.

Het ziektekrediet voor VDAB-instructiepersoneel die bij de instap in Vlimpers op 1 januari 2019 minder dan 3 jaar functionele loopbaan had, krijgt vanaf 3 jaar functionele loopbaan automatisch 90 dagen startkapitaal ziektekrediet.

Arbeidsplaatsbeheer

Vanaf heden wordt bij de vaste inkomsten geen bevorderingspremie (looncode 1210) meer aangemaakt bij inactieve arbeidsrelaties wanneer het veld bevorderingspremie op functiegegevens staat aangevinkt. Deze dossiers kwamen voor in de datahyiëne. Het is niet de bedoeling dat er looncodes actief staan op een inactieve arbeidsrelatie.

Loonadministratie

Voor personeelsleden die enkel een salariscomplement hebben bij het kabinet, werd het vakantiegeld en de eindejaarstoelage in sommige dossiers foutief berekend. Dit wordt aangepast door bij de vaste jaarbasis aan te duiden dat er geen rekening mag gehouden worden met een vorige salarisschaal.

Op de zoekpagina van het Individueel Loondossier is er een nieuwe checkbox toegevoegd met als titel 'Enkel de voorbije 3 jaren'. Standaard staat deze aangevinkt. Bij een zoekopdracht krijg je van de gezochte perso(o)n(en) enkel de loondossiers te zien van de afgelopen 3 jaar.

Het is aangewezen om nadien wel verder te sorteren en/of bijkomende zoekwaarden in te geven. Je kan zoekopdrachten, verder dan 3 jaar, uitvoeren door simpelweg de checkbox uit te vinken.

Loopbaan

In het proces van de anciënniteiten (loopbanen) wordt een maand door een combinatie van afwezigheden soms in verschillende berekeningsbreuken gesplitst. Voor alle anciënniteiten verliep de telling correct met uitzondering voor de functionele anciënniteit. Via een optimalisatie verloopt de telling voor de functionele anciënniteit correct.

Sociaal secretariaat

De aangifte ‘sociale maribel’ wordt uitgebreid met een aantal nieuwe velden in de RSZ-aangifte. Hierdoor wordt het tewerkstellingspercentage sociale maribel aangegeven, alsook startdatum van nieuwe toekenningen sociale maribel.

SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN

Rekrutering

Vanaf nu kun je de optie 'Niet-werknemer' kiezen bij het veld 'dienstverband'. Kies deze optie bij vacatures die openstaan voor personen die niet rechtstreeks meewerken aan de doelstellingen van de organisatie en dus géén effectieve arbeidsplaats innemen, bijvoorbeeld een gedetacheerde leerkracht. Voor deze laureaten (klik hier voor een overzicht) zal er geen automatische indiensttredingsfiche doorstromen naar Vlimpers Kern. Volg hiervoor de stappen 'Niet-werknemer aanstellen' in de vlimpershandleiding.

Vanaf nu kun je een bedrijfsfilmpje toevoegen aan je vacature op de webpagina 'Werken voor Vlaanderen'. Bezorg je filmpje aan de communicatie-aanspreekpunten van het Dienstencentrum Talent en Welzijn en ontvang een ID-nummer. Vul dat ID-nummer in bij het nieuwe veld 'Bedrijfsfilmpje' in het 1ste tabblad 'Algemeen' (hamburgermenu > rekrutering > vacature-aanvragen en vacatures beheren).

VORMINGSBEHEERDERS

Leren

Als vormingsbeheerder kun je vanaf nu een afbeelding vormgeven in externe toepassingen (bijvoorbeeld Photoshop of Illustrate) en aanmaken als badge die je kunt koppelen aan opleidingen. De instructies worden opgenomen in de handleiding van Vlimpers Leren. De badges worden aan een cursist toegekend, wanneer die een opleiding heeft voltooid waaraan een badge gekoppeld is.

Er is vanaf nu een nieuw rapport beschikbaar voor het uitlezen van de resultaten in een SCORM 2004 e-learning. Het rapport heeft de naam 'SCORM 2004-diagram over de voortgang van de cursus' en vind je terug bij de standaardrapporten (hamburgermenu > rapporten >standaardrapporten > tab 'Training).

Wanneer de verwerking van een rooster vastloopt voor 24 uur, krijg je bij het nakijken van het rooster hierover een melding. Via het pop-upvenster kun je de pagina dan verversen en het rooster opnieuw indienen.

Wanneer je een nieuwe versie maakte van materiaal met de optie 'Toevoegen' en dit materiaal ook deel uitmaakte van een curriculum, werd het materiaal verwijderd uit het curriculum. Vanaf nu krijg je de keuze wat er moet gebeuren met dergelijke materialen: moeten deze blijven bestaan als losstaande opleiding op het trainingsoverzicht van een cursist of moet deze verwijderd worden?

Vanaf nu is de nieuwe voltooiingslogica voor curricula actief. De datum van voltooiing wordt ingesteld op de voltooiing van de laatste opleiding. Wanneer het een online opleiding betreft, wordt de voltooiingsdatum genomen waarop de online opleiding werd gemarkeerd als voltooid door een cursist. Wanneer het een klassikale opleiding betreft, geldt de datum waarop de sessie effectief eindigde en niet de datum waarop het rooster werd ingediend.

Het mailverkeer werd inhoudelijk herbekeken en ook de werking ervan werd verder aangepast. Deze wijzigingen worden opgenomen. Daarnaast werd ook een overzicht gemaakt van de e-mails, met de nieuwe tekst en de triggers. Dit overzicht, genaamd 'AGO-Mailoverzicht Vlimpers Leren' kun je terugvinden in Vlimpers Leren in de opleiding (AGO-Vormingsbeheer module leren) en het documentatiecurriculum voor vormingsbeheerders (AGO-werken met Vlimpers Leren').

PERSONEELSADMINISTRATIE

Selfservice

Vanaf september 2021 ondergaat het Vlimpers-contactformulier een technische upgrade. Door de hoge complexiteit is er een doorlooptijd van verschillende maanden voorzien waarin we achtereenvolgens alle omgevingen van het Vlimpers-contactformulier bijwerken en in productie stellen op 30 oktober.

SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN EN VORMINGSBEHEERDERS

Rekrutering

Tot op heden kregen de sollicitanten na hun sollicitatie een informatiescherm. Vanaf 24 november 2021ontvangt de sollicitant een bevestigingsmail na een succesvolle sollicitatie.

De benaming ‘tijdelijke functie’ werd vervangen door ‘tijdelijke mobiliteit’ voor voltijdse of tijdelijke functie binnen je eigen of andere entiteit. De werkwijze blijft echter hetzelfde.

Het scherm VO tellers, bereikbaar via het Overzicht Selfservice > tegel Afwezigheden > Overzichten, verandert. Hier heb je een overzicht van de wijzigingen:

• Het Vlimpersnummer vind je bovenaan, ook als je een (niet-)werknemer/externe bent.
• Er zal geen onderscheid meer zijn in het overzicht afhankelijk van de gerechtigheidsgroep van het personeelslid. Dit overzicht is bij iedereen hetzelfde.
• Voor de tellers ‘Jaarlijks verlof’ en ‘Onbetaald verlof in dagen’ worden enkel nog de laatste 3 jaar getoond.

• Het blok ‘Jaarlijks verlof’: hier ga je een nieuwe kolom met ‘Rest jaarlijks verlof lopend jaar’ vinden.

• Het blok ‘Tellers afwezigheden’ wordt opgesplitst in 2 blokken en bijkomend zijn daaruit een aantal tellers verdwenen. In het blok ‘Loopbaantellers’ worden de nog relevante loopbaantellers opgenomen.  In blok ‘oude loopbaantellers’ worden de niet meer relevante tellers opgenomen.

• ‘Educatief of vormingsverlof’: de vormingsverloven met een saldo <> 0 én een periode die niet meer herberekend wordt, worden niet meer getoond.

• Het blok ‘overige tellers’ staat standaard op ‘Alles tonen’

• De volgorde van de blokken in het overzicht wordt aangepast: jaarlijks verlof, evt overdracht wegens ziekte, onbetaald verlof in dagen, verlof deeltijdse prestaties recht + gunst, loopbaantellers, oude loopbaantellers, overige tellers.

• Per blok zullen de overeenkomstige hulpteksten aangepast worden met de juiste informatie over de tellers uit die specifieke blok.

• De knoppen ‘Persoonlijke voorkeuren’, ‘Downloaden naar Excel’  en ‘Zoeken’ (vergrootglas) worden verwijderd in alle blokken.

Het scherm VO tellers, bereikbaar via het Overzicht Selfservice > tegel Afwezigheden > Overzichten, verandert. Hier heb je een overzicht van de wijzigingen:

• Het Vlimpersnummer vind je bovenaan, ook als je een (niet-)werknemer/externe bent.
• Er zal geen onderscheid meer zijn in het overzicht afhankelijk van de gerechtigheidsgroep van het personeelslid. Dit overzicht is bij iedereen hetzelfde.
• Voor de tellers ‘Jaarlijks verlof’ en ‘Onbetaald verlof in dagen’ worden enkel nog de laatste 3 jaar getoond.

• Het blok ‘Jaarlijks verlof’: hier ga je een nieuwe kolom met ‘Rest jaarlijks verlof lopend jaar’ vinden.

• Het blok ‘Tellers afwezigheden’ wordt opgesplitst in 2 blokken en bijkomend zijn daaruit een aantal tellers verdwenen. In het blok ‘Loopbaantellers’ worden de nog relevante loopbaantellers opgenomen.  In blok ‘oude loopbaantellers’ worden de niet meer relevante tellers opgenomen.

• ‘Educatief of vormingsverlof’: aangezien de verloftellers maar herberekend worden voor het lopend jaar en het voorgaande, worden de vormingsverloven met een saldo <> 0 én een periode die niet meer herberekend wordt, niet meer getoond.

• Het blok ‘overige tellers’ staat standaard op ‘Alles tonen’

• De volgorde van de blokken in het overzicht wordt aangepast: jaarlijks verlof, evt overdracht wegens ziekte, onbetaald verlof in dagen, verlof deeltijdse prestaties recht + gunst, loopbaantellers, oude loopbaantellers, overige tellers.

• Per blok zullen de overeenkomstige hulpteksten aangepast worden met de juiste informatie over de tellers uit die specifieke blok.

• De knoppen ‘Persoonlijke voorkeuren’, ‘Downloaden naar Excel’  en ‘Zoeken’ (vergrootglas) worden verwijderd in alle blokken.

Bij aanvraag van alle deeltijdse prestaties via selfservice werknemer, manager, doublure manager en doublure werknemer zal vanaf nu het werkrooster selfservice (waarin je als personeelslid moet aangeven hoe je deeltijds wil werken) verplicht invulbaar zijn.

Het scherm VO tellers, bereikbaar via het Overzicht Selfservice > tegel Afwezigheden > Overzichten, verandert. Hier heb je een overzicht van de wijzigingen:

• Het Vlimpersnummer vind je bovenaan, ook als je een (niet-)werknemer/externe bent.
• Er zal geen onderscheid meer zijn in het overzicht afhankelijk van de gerechtigheidsgroep van het personeelslid. Dit overzicht is bij iedereen hetzelfde.
• Voor de tellers ‘Jaarlijks verlof’ en ‘Onbetaald verlof in dagen’ worden enkel nog de laatste 3 jaar getoond.

• Het blok ‘Jaarlijks verlof’: hier ga je een nieuwe kolom met ‘Rest jaarlijks verlof lopend jaar’ vinden.

• Het blok ‘Tellers afwezigheden’ wordt opgesplitst in 2 blokken en bijkomend zijn daaruit een aantal tellers verdwenen. In het blok ‘Loopbaantellers’ worden de nog relevante loopbaantellers opgenomen. In blok ‘oude loopbaantellers’ worden de niet meer relevante tellers opgenomen.

• ‘Educatief of vormingsverlof’: aangezien deze verloftellers maar herberekend worden voor het lopend jaar en het voorgaande, zijn de vormingsverloven met een saldo <> 0 én een periode die niet meer herberekend wordt, overbodig en worden ze niet meer getoond.

• Het blok ‘overige tellers’ staat standaard op ‘Alles tonen’

• De volgorde van de blokken in het overzicht wordt aangepast: jaarlijks verlof, evt overdracht wegens ziekte, onbetaald verlof in dagen, verlof deeltijdse prestaties recht + gunst, loopbaantellers, oude loopbaantellers, overige tellers.

• Per blok zullen de overeenkomstige hulpteksten aangepast worden met de juiste informatie over de tellers uit die specifieke blok.

• De knoppen ‘Persoonlijke voorkeuren’, ‘Downloaden naar Excel’  en ‘Zoeken’ (vergrootglas) worden verwijderd in alle blokken.

Ook achterliggend veranderen enkele schermen:

• Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Afwezigheidstellers
  • Het Vlimpersnummer ga je bovenaan het scherm vermelden, ook als het over een (niet-)werknemer gaat.

  • De loopbaantellers zijn opgesplitst in 2 blokken en bijkomend zijn daaruit een aantal tellers verdwenen. In het blok ‘loopbaantellers’ worden de nog relevante loopbaantellers opgenomen. Hierin zal je ook een recht invullen, waardoor er een juiste balans aangemaakt wordt. In blok ‘oude loopbaantellers’ worden de niet meer relevante tellers opgenomen.

  • De teller ‘Educatief of vormingsverlof’: aangezien de verloftellers maar herberekend worden voor het lopend jaar en het voorgaande, zijn tellers voor vormingsverloven met een saldo <> 0 én een periode die niet meer herberekend wordt overbodig,  en zullen deze niet meer getoond worden.

  • Het blok ‘onbetaald verlof in dagen’ naar de component waar de tellers jaarlijks verlof getoond worden

• Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Afwezigheidtel. Jaar.Verlof

  • Standaard worden hier ook maar maximum 3 jaar weergegeven. Hier heb je echter wel de optie, via een aanvinkveld, om de tellers van alle jaren te tonen.
  • Zoals hierboven vermeld, zal hier nu ook de teller ‘onbetaald verlof in dagen’ weergegeven.

• Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Correctie op arbeidsrelatie

  • Hier zullen enkel nog de tellers getoond worden die nog nuttig zijn, m.a.w. diegene waarvoor momenteel nog een berekening gebeurt.

• Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Correctie op persoonsniveau

  • Hier zullen enkel nog de tellers getoond worden die nog nuttig zijn, m.a.w. diegene waarvoor momenteel nog een berekening gebeurt.

  • Bij het openen van het scherm zal de optie ‘historie corrigeren’ automatisch actief zijn.

• Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Vormingsverlof

  • Het zal niet meer mogelijk zijn om verschillende vormingsverloven op dezelfde datum te laten beginnen. De reden hiervoor is dat anders de opname van het vormingsverlof niet correct berekend werd.

• Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > Afwezigheidsmutatie

  • Via deze component kan het DCPA ingediende verlofaanvragen terugsturen naar personeelsleden indien deze niet correct of onvolledig zijn.

    Van zodra je op de knop terugsturen klikte, vertrok de aanvraag onmiddellijk terug. Er werd nu gevraagd om bij deze knop een pop up te laten verschijnen om de bevestiging te vragen (gezien de knop terugsturen dicht boven de knop OK staat, kan deze mogelijks per ongeluk worden ingedrukt). Dit werd dan ook zo aangepast.

Bij aanvraag van alle deeltijdse prestaties via selfservice werknemer, manager, doublure manager en doublure werknemer zal vanaf nu het werkrooster selfservice (waarin je als personeelslid moet aangeven hoe je deeltijds wil werken) verplicht invulbaar zijn.

Vanaf september 2021 zal een technische upgrade aan het contactformulier worden uitgevoerd. Met deze upgrade brengen we het contactformulier tot aan de laatste beschikbare versie. Door de hoge complexiteit is er een doorlooptijd van verschillende maanden voorzien waarin we achtereenvolgens alle omgevingen van het contactformulier zullen bijwerken. Inproductiestelling van de wijzigingen is voorzien op 30/10.

Wanneer je in de Functiegegevens een dossier op uit dienst, gepensioneerd, of overleden zet, dan zal het veld <arbeidsplaatsnummer> automatisch leeg gemaakt worden. Het personeelslid wordt dan met andere woorden losgekoppeld van de arbeidsplaats. Het voordeel is dat er geen manuele tussenkomst meer nodig is door het DCPA, en dat je bovendien een controlerapport minder moet opvolgen.

Bij een aanstelling via onboarding kunnen er niet langer 2 extra legale voordelen actief zijn met een overlappende periode. Het systeem controleert dit automatisch en sluit het oudste extra legale voordeel af wanneer er zich een overlapende periode voordoet. Zo worden er niet teveel maaltijdcheques uitbetaald.

De keuzelijst bij het veld 'vacature-ID' (tabblad 'VO Specifieke gegevens' in het scherm 'Functiegegevens') verdwijnt. De gegevens in deze lijst zijn foutief. Wanneer het vacaturenummer op de personeelsfiche ingevuld wordt, stroomt dit via onboarding automatisch door naar het veld 'vacature ID'.

De beschikbaarheid boven de 1000 uren, in het kader van de toelage scheepsvaartbegeleider, zal niet meer jaarlijks maar maandelijks uitbetaald worden.

Bij het toevoegen van een contract in de AOP-module worden er automatisch looncodes toegevoegd. Voor AOP-contracten van Plantentuin Meise en Opgroeien Regie werkt deze automatische toevoeging niet correct. De code zal worden aangepast zodat het toevoegen van looncodes voor alle gebruikers van de AOP-module correct loopt.

Voor de VDAB zijn er twee looncodes die nog niet automatisch worden toegevoegd in de AOP-module:

• toelage voor een gespecialiseerde functie
• niet opgenomen vakantiedagen

Deze looncodes zullen ook automatisch toegevoegd worden bij het invoeren van een functie via de AOP-module.

Als een personeelslid meerdere tewerkstellingen heeft binnen eenzelfde maand, zal Vlimpers de maaltijdcheques van alle tewerkstellingen optellen en doorsturen naar de loonmotor zodat een correct aantal maaltijdcheques wordt toegekend.

Je kunt vanaf nu een wijziging van een extra legaal voordeel enkel nog laten ingaan vanaf de 1ste dag van de maand. Wanneer de wijziging plaatsvindt op een ander tijdstip, geeft dit een blokkerende fout.

Bij een valse hybride wordt het veld <CO2 uitstoot valse hybride> getoond bij het wijzigen van het veld <Soort hybride wagen>. Indien het geen valse hybride wagen is werd dit veld <CO2 uitstoot valse hybride> foutief getoond. Dit is aangepast in Vlimpers en zal niet meer foutief verschijnen.

In het controlescherm van de hospitalisatieverzekering komt een extra kolom in het controlegedeelte 'niet in BLP' waarmee de meest recente uitdiensttredingsdatum van een dossier wordt aangeduid. Op deze manier kunnen de controles voor dossiers die niet in de loonverwerking zaten, gemakkelijker verlopen.

HR

Profielgegevens

Als HR-verantwoordelijke kun je volledige profielgegevens van personeelsleden binnen je organisatie raadplegen en certificaten van medewerkers registreren en officiële certificaten van medewerkers registreren en verwijderen.

SELECTIEVERANTWOORDELIJKEN EN VORMINGSBEHEERDERS

Rekrutering

Een vacature voor meerdere locaties vermeldt vanaf vanaf nu elke locatie afzonderlijk via ‘Werken voor Vlaanderen’ > ‘De Werkplek’. Kandidaten ontdekken meteen voor welke locaties ze kunnen solliciteren.

De informatie uit de cv van een kandidaat is vanaf nu gekoppeld aan de vacature. Voorheen was de informatie en cv gekoppeld aan de kandidaat waardoor de cv in Vlimpers Rekrutering telkens overschreven werd met nieuwe informatie bij elke sollicitatie.

Verricht je voor Defensie regelmatig prestaties als militair van het reservekader om zowel opdrachten uit te voeren alsook de vereiste opleiding en training te volbrengen? Voortaan kun je je afwezigheid bij de Vlaamse overheid registreren via je selfservice in Vlimpers onder de afwezigheidsnaam ‘prest. Militair reservekader’. Deze aanvraag dient goedgekeurd te worden door je leidinggevende.

Je kunt vanaf nu je teamkalender niet enkel raadplegen in Vlimpers (via de tegel 'Verlof & werktijd'), maar ook exporteren naar Excel.

Bij de Vlaamse overheid werken enkele personeelsleden die voor Defensie regelmatig prestaties verrichten als militairen van het reservekader. Defensie vraagt aan deze `reservisten' op regelmatige basis om zowel opdrachten uit te voeren alsook de vereiste opleiding en training te volbrengen. Deze inzet is nodig om hun competenties te behouden die nodig zijn voor het uitvoeren van hun functie bij 'de operationele reserve'. Het engagement van de betrokken reservemilitair, de ondersteuning van de werkgever en de relatie met Defensie, is van groot belang om verschillende periodes (opleiding, training, ...) succesvol te maken voor de drie partijen.

Je kunt vanaf nu je teamkalender niet enkel raadplegen in Vlimpers (via de tegel 'Verlof & werktijd'), maar ook exporteren naar Excel.

Vanaf 14 juni 2021

In de periode tussen een aanwerving en een indiensttreding kun je via Vlimpers leermateriaal ter beschikking stellen aan een geselecteerde kandidaat, zodat die zich op voorhand al kan inwerken in de nieuwe job. Daarnaast stuurt Vlimpers ook een automatisch herinnering naar een leidinggevende en een peter of meter zodat zij niet uit het oog verliezen om een gesprek in te plannen met de nieuwe collega.

Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers'.

Vanaf 14 juni 2021

In de periode tussen een aanwerving en een indiensttreding kun je via Vlimpers leermateriaal ter beschikking stellen aan een geselecteerde kandidaat, zodat die zich op voorhand al kan inwerken in de nieuwe job. Je kan desgewenst gebruik maken van de curricula die AgO hiervoor aanmaakte. Daarnaast stuurt Vlimpers ook een automatisch herinnering naar een leidinggevende en een peter of meter zodat zij niet uit het oog verliezen om een gesprek in te plannen met de nieuwe collega.

Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers'.

Vanaf nu wordt het vakantiegeld en eindejaarstoelage ook correct berekend voor contractuele personeelsleden met:

• periodes van deeltijds ziekte, die starten of eindigen in de loop van de maand;
• periodes van deeltijdse ziekte met daarin periodes van voltijdse ziekte.

Ziekte mag volgens het Vlaams Personeelsstatuut (VPS) geen invloed hebben op de berekening van het vakantiegeld en de eindejaarstoelage van contractuele personeelsleden.

Vanaf 14 juni 2021

In de periode tussen een aanwerving en een indiensttreding kun je via Vlimpers leermateriaal ter beschikking stellen aan een geselecteerde kandidaat, zodat die zich op voorhand al kan inwerken in de nieuwe job. Je kan desgewenst gebruik maken van de curricula die AgO hiervoor aanmaakte. Daarnaast stuurt Vlimpers ook een automatisch herinnering naar een leidinggevende en een peter of meter zodat zij niet uit het oog verliezen om een gesprek in te plannen met de nieuwe collega.

Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers'.

Je Vlimpersnummer is vanaf nu terug te vinden in je profiel in Vlimpers. Klik op de startpagina van Vlimpers in de tegel 'Mijn gegevens' op 'Mijn profiel' om je Vlimpersnummer te raadplegen.

Binnenkort zal het Vlimpersnummer ook zichtbaar zijn op de startpagina zelf. 

Vlimpers biedt je vanaf nu sjablonen aan die je helpen om volgende 1-op-1 gesprekken voor te bereiden en te voeren:

• opvolgingsgesprek;
• loopbaangesprek.

Deze functionaliteit is enkel zichtbaar voor departementen en agentschappen die werken met de module PLOEG. Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Aan de slag met de module PLOEG'.

De contactgegevens van langdurige afwezige personeelsleden worden vanaf nu, conform machtigingen, ook ter beschikking gesteld aan het Coördinatie- en Crisiscentrum van de Vlaamse overheid (CCVO). In geval van een crisissituatie zal deze doelgroep dus ook de communicatieboodschappen, verstuurd van het CCVO, ontvangen.

Vlimpers biedt je vanaf nu sjablonen aan die je helpen om volgende 1-op-1 gesprekken voor te bereiden en te voeren:

• opvolgingsgesprek;
• loopbaangesprek.

Deze functionaliteit is enkel zichtbaar voor departementen en agentschappen die werken met de module PLOEG. Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Aan de slag met de module PLOEG'.

Vlimpers biedt je vanaf nu sjablonen aan die je helpen om volgende 1-op-1 gesprekken voor te bereiden en te voeren:

• opvolgingsgesprek;
• loopbaangesprek.

Deze functionaliteit is enkel zichtbaar voor departementen en agentschappen die werken met de module PLOEG. Praktische informatie is binnenkort terug te vinden op de webpagina 'Aan de slag met de module PLOEG'.

In het scherm 'VO mobiliteitsgegevens' stond een aanvinkveld 'Valse hybride' dat je kon aanvinken wanneer je hybride-benzine of hybride-diesel als brandstof koos. Dit aanvinkveld werd nu vervangen door een keuzelijst met keuze tussen:

• Waarde 1: “Valse ‘plug-in’ hybride”
• Waarde 2: “Echte ‘plug-in’ hybride”
• Waarde 3: “Niet ‘plug-in’ hybride”

Waarde 3 dient om wagens aan te duiden die wel een accu bevatten, maar waarbij die accu niet krachtig genoeg is om de auto zelfstandig te laten rijden. De accu dient als ondersteuning bij het rijden. Dit soort wagens moet verwerkt worden zoals gewone brandstofwagens en noemt men ook wel ‘mild hybrides’ en/of ‘volwaardige hybrides’.

De AOP-module (module voor Aanvullend Occasioneel Personeel, kortlopende contracten) werd op volgende vlakken aangepast:

• dossiers die in de module ingebracht worden, worden vanaf nu automatisch op MON gezet;
• je kunt vanaf nu ook zonder problemen manueel contracten oproepen om op MON  te zetten, ook als er al veel functierijen in het dossier aanwezig zijn;
• voor Opgroeien Regie (OGR) en Plantentuin Meise zullen de maaltijdcheques automatisch berekend worden bij de invoer van de jobstudenten in de module.

Wanneer er bij het afkeuren van een fietsvergoeding een boodschap in het motivatieveld wordt ingevuld, zal het motivatieveld leeg gemaakt worden als het personeelslid de fietsvergoeding aanpast en opnieuw indient.

Connectieproblemen bij Sharepoint zorgen er niet langer voor dat aanvragen van vergoedingen en toelagen de status ‘Opgeladen’ krijgen in de selfservice zonder dat ze zijn doorgestroomd naar de vaste of incidentele inkomsten.

Je kunt  vanaf nu een correctie invoeren op de teller 'overdracht wegens ziekte' of de 'JVX-teller'. De invoer moet gebeuren op persoonsniveau en in uren.

In het Vlimpersscherm 'VO Pensioencommissie' werden bijkomende velden toegevoegd en werd de benaming van bestaande velden aangepast naar de definitief van Medex.

Wanneer iemand naast zijn gewone loopbaan op een lagere arbeidsrelatie een afgesloten AOP-contract (Aanvullend occasioneel personeel; kortlopend contract bij Sport Vlaanderen) heeft gehad, wordt de kalender nu ook op peroonsniveau opgevuld.

Het personeelslid dat niet in continudienst werkt en dat vóór Kerstmis de diensten van de Vlaamse overheid verlaat ingevolge pensionering krijgt volgens het Vlaams Personeelsstatuut (VPS) vervangende vakantiedagen gelijk aan het aantal feestdagen die samenvallen met een zaterdag of zondag tijdens het gedeelte van het jaar voorafgaand aan de pensionering.

Vanaf 1/1/2021 houdt Vlimpers rekening met je prestaties bij het automatisch toekennen van deze vervangende feestdagen. Had je tijdens de feestdag een voltijdse afwezigheid met impact op je jaarlijks verlof? Dan zal Vlimpers je die bijkomende feestdag niet toekennen.

Je kunt vanaf nu de afwezigheid 'tijdelijke werkloosheid wegens medische overmacht' toekennen aan een personeelslid. Er wordt een Vlimpershandleiding met instructies opgemaakt.

Voor niet-werknemers met de wervingsredenen "Minister", "Regeringscommissaris", "Toezichthouder Vlaamse Regering" en "Over. Altern. Opleiding" kun je bij functiegegevens in het tabblad VO Specifieke gegevens de velden bij inschaling (rang, niveau, graad, functionele schaal en salarisschaal) nu aanpassen. Deze velden zijn niet verplicht in te vullen maar zijn aanpasbaar gemaakt voor als er vakantiegeld of een eindejaarspremie moet uitbetaald worden of voor wanneer er opbouw in de functionele schaal nodig is.  De instructie worden toegevoegd aan de Vlimpershandleiding.

De werklijst werd geoptimaliseerd: er zijn meer filters beschikbaar om je werklijst te sorteren (bijvoorbeeld op achternaam of periode).

De contactgegevens van langdurige afwezige personeelsleden worden vanaf nu, conform machtigingen, ook ter beschikking gesteld aan het Coördinatie- en Crisiscentrum van de Vlaamse overheid (CCVO). In geval van een crisissituatie zal deze doelgroep dus ook de communicatieboodschappen, verstuurd van het CCVO, ontvangen.

Werklijstitems gegenereerd door verlofaanvragen verschenen vroeger zowel in de component 'Werkitems Evalueren' als in 'Fiatteringen Bewaken'. Om deze items te manipuleren (nakijken, controleren, verwijderen, opnieuw toewijzen) mocht je echter enkel de laatstgenoemde component gebruiken. Dit kon leiden tot verwarring.

Vanaf nu zullen de triggers afgezet worden van de klassieke workflows op vlak van verloven, zodat deze items enkel nog maar verschijnen in 'Fiatteringen Bewaken'. Het spreekt voor zich dat items omtrent o.a. burgerlijke staat en aanvragen van vergoedingen (dus alles wat niet 'verloven' is) wel nog steeds beschikbaar blijven in 'Werkitems Evalueren'.

Looncode 1457 (woon-werkverkeer moeilijk bereikbare werkplaatsen) werd aangepast voor gebruik in de selfservice vergoedingen & toelagen. De bestaande parameter 'bedrag' werd vervangen door de parameters 'aantal dagen (max 20)' en 'aantal km (enkele reis)'. Moet je een aanpassing doen in de inkomsten voor een periode in het verleden, dan krijg je nu de parameter(s) te zien die toen werden gebruikt bij de invoer.

Dit is algemeen aangepast voor alle looncodes. Wanneer de invoerinstructies voor een looncode vanaf een bepaalde prestatiemaand wijzigen, is het vanaf nu toch nog mogelijk invoer te doen met de ‘oude’ invoermogelijkheden voor een periode die zich situeert voor de aanpassing.

Er werd een gratis trainingsprogramma opgesteld om vormingsbeheerders te ondersteunen in het gebruik van Vlimpers Leren en het beheren van opleidingen. Het trainingsprogramma bestaat uit 12 hoofdstukken, die volgens een logische volgorde werden opgesteld. Je kan wel vrij navigeren binnen het curriculum, los van deze volgorde. Op die manier vind je makkelijk je weg in het programma en kan je toch ook altijd de informatie raadplegen wanneer die voor jou relevant is. Hieronder vind je alvast de structuur in grote lijnen terug: 

• Hoofdstuk 1: Introductie
• Hoofdstuk 2: Bouwstenen
• Hoofdstuk 3: Processen
• Hoofdstuk 4: Klassikale opleidingen
• Hoofdstuk 5: Externe opleidingen
• Hoofdstuk 6: Curriculum/trainingsprogramma
• Hoofdstuk 7: Toewijzen
• Hoofdstuk 8: Deep links
• Hoofdstuk 9: Digitale opleidingen
• Hoofdstuk 10: Rapportering 
• Hoofdstuk 11: Toetsen
• Hoofdstuk 12: Samenwerken

Je kan het trainingsprogramma terugvinden onder de titel `AGO - Werken met Vlimpers Leren'. Je hoeft het programma maar 1 keer aan te vragen, om ermee van start te kunnen gaan. Daarna vind je het steeds terug in je trainingsoverzicht.

Bovenstaand trainingsprogramma zal bestaan naast het opleidingscurriculum voor vormingsbeheerders en dient ter ondersteuning van de vormingsbeheerders. Het opleidingscurriculum `AGO - Vormingsbeheer Module Leren' blijft dus ook actief en blijft ook aangeraden voor nieuwe vormingsbeheerders die met Vlimpers Leren zullen starten. Vormingsbeheerders die het opleidingscurriculum hebben afgerond, hoeven dit dus niet opnieuw te volgen en het is ook geen verplichting om het trainingsprogramma `AGO - werken met Vlimpers Leren' aan te vragen. Het verschil tussen beide trainingsprogramma's, bestaat in de structuur en navigatiemogelijkheden. Het ondersteunende trainingsprogramma laat toe om vrij tussen de hoofdstukken te navigeren die je op het moment zelf nodig hebt. Het trainingscurriculum bevat een vaste structuur die verplicht gevolgd moet worden.

Je kunt vanaf nu in Vlimpers je cv aanmaken of bewerken. Je leidinggevende en HR-verantwoordelijke ontdekken hierdoor je sterktes en je opgebouwde expertise. Deze informatie kan nuttig zijn bij eventuele nieuwe functies of projecten, bij de opstart van leertrajecten, … Indien je entiteit de volledige module 'Talent Loopbaan' gebruikt kun je ook je loopbaanvoorkeuren kwijt.

Goed om weten:  

• Je vindt je profiel onder de tegel ‘Mijn gegevens’ op de startpagina van Vlimpers.
• Je cv is zichtbaar voor iedereen in je eigen departement of agentschap die met Vlimpers werkt. De informatie over je loopbaanvoorkeuren is enkel zichtbaar voor je (indirecte) leidinggevende en je HR-verantwoordelijke(n).

Als leidinggevende kun je in de nieuwe module Loopbaan van Vlimpers:

• profielgegevens raadplegen van je medewerkers
• Bij een volledig gebruik van de module kan je eveneens:
• potentieel, ontwikkelingsnoden en inzetbaarheid op langere termijn van je teamleden in kaart brengen alvorens een talentbespreking te houden
• opvolgingsacties voor een medewerker noteren

Voor organisaties met zelfsturende teams werd een afzonderlijke goedkeuringsstroom opgezet. De opleidingsaanvragen die door hun medewerkers worden ingediend, zullen worden doorgestuurd door de goedkeurder voring in hun team in plaats van de leidinggevende. Deze goedkeuringsstroom wordt alleen opgezet op entiteitsniveau voor entiteiten die bestaan uit zelfsturende teams. 

Bij interne opleidingen is de goedkeurder vorming de enige goedkeuringsstap. Voor externe opleidingen is de goedkeurder vorming de eerste goedkeuringsstap, waarna de opleidingsaanvraag bij de vormingsbeheerder terechtkomt voor het aanvullen en opvolgen van financiële gegevens. Na goedkeuring van de vormingsbeheerder, ontvangt de cursist een goedkeuringsbevestiging en mag hij of zij registreren bij de externe aanbieder van de opleiding. 

In de nieuwe module Loopbaan van Vlimpers kun je als HR-verantwoordelijke:

• volledige profielgegevens van medewerkers van je organisatie raadplegen en rapporteren
• officiële certificaten registreren
• Indien je entiteit de volledige module gebruikt dan kan je eveneens:
• zoekopdrachten lanceren binnen de gegevens van de profielpagina van alle medewerkers van je organisatie
• een talentpool van medewerkers uit je organisatie aanmaken, beheren of delen
• een talentbespreking opzetten en beheren voor een groep medewerkers
• opvolgingsacties voor een medewerker noteren

Vanaf nu is het mogelijk om via de Module Leren ook certificaten te beheren. Er wordt een stappenplan voorzien voor vormingsbeheerders die hiermee aan de slag zullen gaan. Dit wordt toegevoegd aan de handleiding voor vormingsbeheerders en zal ook raadpleegbaar zijn in het opleidingscurriculum voor vormingsbeheerders, dat beschikbaar is vanaf eind januari voor alle vormingsbeheerders binnen de Vlaamse Overheid. 

Het beheren van certificaten wordt ondersteund aan de hand van aangepaste rapportering, dynamische toewijzingen en de nieuwe velden 'Certificaat', 'Certificaat filter' en 'Geldigheid certificaat'. EHBO certificaten die via GDPB beheerd worden zullen nog niet beschikbaar zijn via deze werkwijze (huidige dienstverlening blijft ongewijzigd), maar er wordt nagegaan of deze ook kunnen toegevoegd worden op een later tijdstip. 

Hoe dit vanaf 2021 in zijn werk gaat, kun je alvast ontdekken via de online infosessie van 14 januari om 13 - 14.30 uur. Schrijf je zeker in via de module Leren.

Voor organisaties met zelfsturende teams werd een afzonderlijke goedkeuringsstroom opgezet. De opleidingsaanvragen die door hun medewerkers worden ingediend, zullen worden goedgekeurd door de goedkeurder vorming in hun team in plaats van de leidinggevende. Deze goedkeuringsstroom wordt alleen opgezet op entiteitsniveau voor entiteiten die bestaan uit zelfsturende teams. 

Bij interne opleidingen is de goedkeurder vorming de enige goedkeuringsstap. Voor externe opleidingen is de goedkeurder vorming de eerste goedkeuringsstap, waarna de opleidingsaanvraag bij de vormingsbeheerder terechtkomt voor het aanvullen en opvolgen van financiële gegevens. Na goedkeuring van de vormingsbeheerder, ontvangt de cursist een goedkeuringsbevestiging en mag hij of zij registreren bij de externe aanbieder van de opleiding. 

1. Interne dienstaanwijzing = een interne permanente beweging naar een andere functie binnen de eigen entiteit met behoud van statuut en graad, rang, niveau. Dit soort procedure valt niet onder de omzendbrief en kan dus door een HR-verantwoordelijke uitgevoerd worden via een informele selectieprocedure.
2. Bijkomende opdracht of rol = een oproep voor een tijdelijke opdracht, rol of opname in een pool naast de huidige functie¿binnen de eigen entiteit of een andere entiteit van de Vlaamse overheid. Dit soort procedure valt niet onder de omzendbrief en kan dus door een HR-verantwoordelijke uitgevoerd worden via een informele selectieprocedure.
3. Tijdelijke functie = een oproep voor een tijdelijke voltijdse verschuiving naar een andere functie binnen de eigen entiteit of een andere entiteit van de Vlaamse overheid. Dit soort procedure valt niet onder de omzendbrief en kan dus door een HR-verantwoordelijke uitgevoerd worden via een informele selectieprocedure. 

Hoe dit vanaf 2021 in zijn werk gaat, kun je alvast nalezen op de webpagina over de module Rekrutering of ontdekken via de online infosessie van 11 januari om 13 - 14.30 uur. Schrijf je zeker in via de module Leren.

• Om makkelijker een keuze te kunnen maken in die keuzeschermen zal vanaf nu:
  • Ook de begin- en einddatum van de arbeidsrelaties getoond worden;
  • Ook de status van de arbeidsrelaties getoond worden: actief, verlof, inactieve arbeidsrelatie, uit dienst of gepensioneerd.
• Dat is ook het geval in het scherm 'historie verlofaanvragen'. Bij je afgesloten arbeidsrelatie(s) zullen vanaf nu bij 'Afdeling' en 'Naam supervisor' de gegevens staan die geldig waren op het moment van je uitdiensttreding.

Toestemming voor een bijberoep en andere activiteiten (cumulatie) aanvragen doe je vanaf nu via je selfservice in Vlimpers en niet meer via een aanvraagformulier. Je vult alle gegevens in Vlimpers in en je leidinggevende krijgt automatisch een werklijstitem waarmee de aanvraag kan worden goed- of afgekeurd. Je krijgt nadien een mail met de beslissing. Een overzicht van al je cumulaties kun je terugvinden in Vlimpers.

Meer informatie vind je op de webpagina 'Bijberoep en andere activiteiten (cumulatie)' en in het Vlimpers instructiefilmpje 'Cumulatie aanvragen'. 

Het veld 'loonomschrijving' op de loonbrief, werd uitgebreid  zodat vanaf nu de volledige omschrijving van de looncode wordt weergegeven.

Vanaf nu is het mogelijk om extra informatie te verkrijgen over de gepubliceerde vacatures die via de multiposter van Vlimpers Module Rekrutering op verschillende externe vacaturessites werden gepost. Er zijn twee excelsjablonen beschikbaar met brondata die je kan terugvinden bij rapportering 2.0 'vacaturesites_clicks' en ‘Eigenschappen van kandidaten per indieningsbron '. Deze brondata kunnen ingevoegd worden in twee nieuwe excels die terug te vinden zijn bij ‘Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers’ bij het puntje ‘Publicatie en selectie’. Deze 2 excelsjablonen werken op hetzelfde principe als het sjabloon voor het pv rapport.

Eigenschappen_van_kandidaten_per_indieningsbron_BB:Entiteiten kunnen nu per vacature afleiden hoeveel kandidaten kwamen van een bepaalde vacaturesite en waar deze terecht kwamen in de sollicitatieprocedure. Volg de instructies die op de eerste pagina terug te vinden zijn.

Vacature_per_vacature_Clicks: Entiteiten kunnen nu per vacature afleiden hoe vaak er geklikt werd op hun vacature op een externe vacaturesite. Er is ook een schema beschikbaar waarbij de entiteiten kunnen afleiden op welke vacaturesites hun vacatures gepubliceerd stonden. Volg de instructies die op de eerste pagina terug te vinden zijn.

Vanaf nu is het mogelijk om extra informatie te verkrijgen over de gepubliceerde vacatures die via de multiposter van Vlimpers Module Rekrutering op verschillende externe vacaturessites werden gepost. Er zijn twee excelsjablonen beschikbaar met brondata die je kan terugvinden bij rapportering 2.0 'vacaturesites_clicks' en ‘Eigenschappen van kandidaten per indieningsbron '. Deze brondata kunnen ingevoegd worden in twee nieuwe excels die terug te vinden zijn bij ‘Richtlijnen module Rekrutering van Vlimpers’ bij het puntje ‘Publicatie en selectie’. Deze 2 excelsjablonen werken op hetzelfde principe als het sjabloon voor het pv rapport.

Eigenschappen_van_kandidaten_per_indieningsbron_BB:Entiteiten kunnen nu per vacature afleiden hoeveel kandidaten kwamen van een bepaalde vacaturesite en waar deze terecht kwamen in de sollicitatieprocedure. Volg de instructies die op de eerste pagina terug te vinden zijn.

Vacature_per_vacature_Clicks: Entiteiten kunnen nu per vacature afleiden hoe vaak er geklikt werd op hun vacature op een externe vacaturesite. Er is ook een schema beschikbaar waarbij de entiteiten kunnen afleiden op welke vacaturesites hun vacatures gepubliceerd stonden. Volg de instructies die op de eerste pagina terug te vinden zijn.

• Ga via de hamburgermenu naar 'Beheer' en vervolgens 'Catalogus'. 
• Klik op 'Trainingsprogramma's'
• Zoek je curriculum en klik onder opties op 'Bewerken'. 
• Ga naar de tab 'E-mails'. 
• Klik de mail 'Training is afgerond' open via het grijze plusje en vink de mail 'VO - Training is afgerond' aan. 
• Klik onderaan de pagina op opslaan. 

• aanvinkveld "Historiek arbeidsplaats": aan te vinken bij 'oude', geïnactiveerde arbeidsplaatsen;
• numeriek veld "Arbeidsplaatsnummer parent": nummer van de 'oude' arbeidsplaats die vervangen is door een 'nieuwe' (correcte) arbeidsplaats.

Vlimpers lanceert op 9 oktober Samenwerken voor de medewerkers van de Vlaamse overheid. Als vormingsbeheerder krijg je op 25 september al toegang. Via deze component in Vlimpers Leren kunnen gebruikers online samenwerken rond bepaalde onderwerpen of opleidingen. Discussies voeren, bestanden of links delen, vragen stellen, opdrachten krijgen, … het kan allemaal via de nieuwe communities. Op deze manier kan een gevarieerd leertraject verder vormgegeven worden binnen Vlimpers.

Als vormingsbeheerder ben jij verantwoordelijk voor het aanmaken van deze communities. De handleiding is daarom aangepast met de nodige info en in november volgt er een digitale opleiding. Ook in de klankbordsessie module Leren van 30 november verneem je er meer over. Heb je intussen vragen? Stel ze dan gerust via het Vlimpers-contactformulier.

Het aanwezigheidsformulier wordt aangepast, waardoor cursisten nu ook per sessieonderdeel hun aanwezigheid kunnen ondertekenen in plaats van alleen per sessie.

Wanneer een curriculum wordt geinactiveerd, krijgt het ook geen nieuwe versies meer van opleidingen die er deel van uitmaken. Structureel blijven zij dus volledig hetzelfde als op het moment dat ze werden geinactiveerd.

Aan de mail 'Begindatum sessie', die cursisten herinnert dat hun opleiding eraan komt, werd een tag toegevoegd waarmee ze worden doorverwezen naar de pagina waar ze hun deelname kunnen annuleren.

Vanaf nu krijgen alle cursisten bij een dynamische toewijzing altijd de laatste versie van een opleiding toegewezen, wanneer ze opnieuw deel uitmaken van een dynamische toewijzing. Ook wanneer ze al een eerdere versie hebben voltooid.

Als vormingsbeheerder is het nu mogelijk om het rooster van een opleiding in bulk aan te passen. De werkwijze hiervoor kan je terugvinden in de handleiding voor de Module Leren.

Als vormingsbeheerder krijg je nu een vraag ter bevestiging wanneer je een curriculum wil activeren of inactiveren. Op die manier wordt de kans op fouten kleiner. Door te bevestigen kan je de actie voltooien.

Deep links of inhoudelijke links verwijzen vanaf nu telkens naar de laatste versie van de opleiding waarvoor de link werd aangemaakt. Je hoeft dus niet meer telkens een nieuwe link aan te maken om te delen wanneer je een nieuwe versie van een opleiding aanmaakt.

Er komt een foutmelding als:

• je een aanvraag indient voor een vergoeding of toelage die al geregistreerd is in je loondossier;
• je niet alle verplichte parameters invoert.

Je kan de knop 'Bijlage toevoegen' niet meer aanklikken van zodra er een bijlage aan een aanvraag is toegevoegd.

De naam van het veld ‘bevoegd selector’ in het scherm 'vacature bewerken' werd aangepast naar ‘uitvoerend selector’. De keuzeopties blijven gelijk. Een gewone selector uit een entiteit kiest voor ‘selector entiteit’. Een gecertificeerde voor ‘gecertificeerd selector entiteit’. De overige opties worden door AgO gebruikt.

De vacatures die worden begeleid door een gecertificeerd selector worden opgevolgd door AgO. Hiervoor werd het veld ‘AgO kwaliteitscontrole als bevoegd selector’ aangemaakt. Dit veld moet op ‘ja’ staan als AgO instaat voor de kwaliteitscontrole en op ‘nee’ als dit niet het geval is.

De selector van de specifieke vacature moet deze velden invullen.

Het veld 'Uiterste sollicitatiedatum' is gewijzigd naar 'Uiterste sollicitatiedatum (tot en met)'. Na deze datum kunnen kandidaten het sollicitatieformulier niet meer indienen. Let op: niet te verwarren met het veld 'Einddatum publicatie'. Daar moet de datum 'tot' ingevoerd worden. Vanaf die datum zal de vacature niet meer gepubliceerd zijn.

Wanneer je meerdere arbeidsrelaties hebt, zul je vanaf nu kunnen aanduiden voor welke arbeidsrelatie je de historie van je verlofaanvragen wilt zien. Dit tussenscherm zal ook zichtbaar zijn voor de managers.

Heb je meerdere arbeidsrelaties naar aanleiding van een statuutswijziging? Dan kun je vanaf nu geen afwezigheden meer invoeren op de arbeidsrelatie waar je met ambtshalve onbetaald verlof bent.

Er wordt een nieuwe afwezigheidscode aangemaakt voor het registreren van een deeltijdse dienstvrijstelling zwangerschap (werkverwijdering). Deze afwezigheid wordt geregistreerd door je personeelsadministratie, je kunt ze niet zelf aanvragen via je selfservice.

Tot nu toe kon je enkel zelf een fietsvergoeding aanvragen via je selfservice. Vanaf nu kan ook je leidinggevende dit voor jou indienen en opvragen.

Wanneer het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) een vergoeding of toelage oplaadt, ontvang je een mail (zowel bij goed- als afkeuren). Vanaf nu zal ook je leidinggevende hierover een mail ontvangen.

Vanaf nu is het mogelijk voor cursisten om ook te filteren op opleidingsmodaliteiten. Dit houdt in dat je kunt aangeven of je op zoek bent naar een opleiding om naar te kijken, te luisteren, te lezen, ... Op die manier kun je makkelijk op zoek naar een opleiding die past bij jou en het moment waarop je wilt leren.

Bij een indiensttreding wordt de handmatige invoer van gegevens beperkt en de gebruikerservaring maximaal digitaal. Gegevens worden zoveel mogelijk automatisch doorgestuurd tussen Vlimpers Rekrutering, Vlimpers Kern en de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ). Zo worden er geen overbodige of reeds gekende gegevens opgevraagd, verkort de doorlooptijd en zijn de gegevens correcter. Invoer gebeurt zoveel mogelijk rechtstreeks in het systeem. Invoer van of vanuit aparte documenten wordt zoveel mogelijk vermeden.

De details van dit project “Procesautomatisering indiensttreding” worden ook toegelicht op het HR-netwerk van 16 juni 2020.

Bij het toevoegen van een functierij met de actie langdurig afwezig worden bij de functiegegevens in de VO Specifieke gegevens, naast het veld einddatum dat altijd invulbaar is, ook andere velden die verband houden met een uitdiensttreding actief. Die bijkomende velden hoef je niet in te vullen bij een langdurige afwezigheid. 

Vlimpers geeft vanaf nu geen blokkerende melding meer wanneer je die bijkomende velden in dit geval niet invult.

Bij een indiensttreding wordt de handmatige invoer van gegevens beperkt en de gebruikerservaring maximaal digitaal. Gegevens worden zoveel mogelijk automatisch doorgestuurd tussen Vlimpers Rekrutering, Vlimpers Kern en de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ). Zo worden er geen overbodige of reeds gekende gegevens opgevraagd, verkort de doorlooptijd en zijn de gegevens correcter. Invoer gebeurd zoveel mogelijk rechstreeks in het systeem. Invoer van of vanuit aparte documenten wordt zoveel mogelijk vermeden.

De details van dit project “Procesautomatisering indiensttreding” worden ook toegelicht via webinar midden juni 2020.

Bij een indiensttreding wordt de handmatige invoer van gegevens beperkt en de gebruikerservaring maximaal digitaal. Gegevens worden zoveel mogelijk automatisch doorgestuurd tussen Vlimpers Rekrutering, Vlimpers Kern en de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ). Zo worden er geen overbodige of reeds gekende gegevens opgevraagd, verkort de doorlooptijd en zijn de gegevens correcter. Invoer gebeurd zoveel mogelijk rechstreeks in het systeem. Invoer van of vanuit aparte documenten wordt zoveel mogelijk vermeden.

De details van dit project “Procesautomatisering indiensttreding” worden ook toegelicht op de afdelingsvergadering van 25 juni 2020.

Bij het maken van een vacature is er een nieuw veld 'Betrokken extern selectiekantoor’. Dit veld moet steeds verplicht ingevuld worden. Het veld is een keuzelijstje waarin je moet aanduiden welk kantoor betrokken is in de procedure. Je duidt het kantoor steeds aan ongeacht of ze een gedeelte van de procedure, een assessment of de volledige procedure opnemen. Is er geen kantoor betrokken, dan kies je voor ‘geen kantoor betrokken’. Indien je enkel testen aankoopt bij een kantoor, moet je dit niet aanduiden en kies je ook voor ‘geen kantoor betrokken’.

Als het bij het maken van de vacature nog niet duidelijk is dat er een selectiekantoor wordt ingeschakeld duid dan voorlopig 'geen kantoor' aan. Pas het veld later aan indien nodig.

Door dit (verplicht) veld kan de facturatie over de inzet van de kantoren getoetst worden met de registratie in Vlimpers. Hiervoor kan het nieuwe rapport "Vacatures met ondersteuning selectiekantoren" gebruikt worden. Dit rapport is beschikbaar voor de selectieverantwoordelijken.

Bij aanvragen van fietsvergoeding was het mogelijk om het aantal kilometers bij de occasionele aanvragen volledig te verwijderen en opnieuw in te dienen. Hierdoor leek het alsof de aanvraag verwijderd werd, maar achterliggend werd hierdoor de looncode niet verwijderd.

Vanaf nu zal het niet langer mogelijk zijn de aanvraag op te slaan zonder een aantal kilometers in te voeren. Je krijgt dan een foutmelding die je waarschuwt: "Totaal aantal km moet groter zijn dan 0! Pas je aanvraag aan. Om een aangevraagde maand te wissen, zet je 'soort aanvraag' terug op blanco en klik op 'Indienen'."

Bij de start van de nieuwe aanvragen voor fietsvergoeding werd aangegeven dat de afwezigheidscode VO_AT_DVM (dienstvrijstelling voor vakbondsactiviteiten) mocht meetellen voor de berekening bij de permanente aanvragen. Deze zienswijze is aangepast. Vanaf 01/05/2020 zal deze afwezigheidscode niet langer meetellen voor de berekening van permanente aanvragen voor fietsvergoeding.

De automatische doorstroom naar je Outlook-agenda van afwezigheden die je aanvraagt in Vlimpers verbetert vanaf 1 mei. De status in je agenda, die ook doorstroomt naar je Skype en Teams, zal vanaf nu beter overeenkomen met de soort afwezigheid die je aanvraagt:

• Telewerk en uitzonderlijk werk krijgen de status ‘Beschikbaar’
• Dienstreizen (binnen- en buitenland) krijgen de status ‘Bezet’ in Teams en Outlook en ‘In een vergadering’ in Skype
• Alle andere afwezigheden krijgen de status ‘Niet aanwezig’

Voor deeltijdse afwezigheden is de doorstroom naar Outlook niet langer mogelijk, omdat die niet correct werden weergegeven.

Meer informatie? Bekijk het Vlimpers-instructiefilmpje ‘Afwezigheid laten verschijnen in je Outlook-agenda’.

In elk sjabloon van de sollicitatieformulieren werd onderaan de instructie rond het indienen uitgebreid. De volledige tekst is:

"Als je sollicitatie klaar is om in te dienen klik je hieronder op de knop “Indienen”. Als je sollicitatie correct werd ontvangen dan kom je terecht op de bevestigingspagina en ontvang je een e-mail op bovenstaand e-mailadres dat jij invoerde. Controleer zeker dat je e-mailadres correct ingevoerd is. Hou er ook rekening mee dat de ontvangst van e-mails geblokkeerd of vertraagd kan worden door spamfilters. Controleer daarom in je e-mailbox zeker je map “Ongewenste mail” of “SPAM”. Als je de sollicitatie wilt bewaren om later in te dienen klik je op “Opslaan”. Dat kan enkel als je een sollicitatieprofiel maakt.
Klik op “Annuleren” om je sollicitatie niet in te dienen."

De uitgaande mails van de module Rekrutering werden allen nagekeken door de proceseigenaars van AgO. Alle mails kregen een update: lay-out en tekstueel. Er zijn ook enkele nieuwe mails gemaakt. De inhoud van mails die je zelf triggert kan je in de module bekijken voordat je de mail laat vertrekken. De inhoud van de automatische mails kan je nakijken via de webpagina 'Vlimpers voor HR'. Daar klik je door naar de link Vlimpers-berichten.

Sollicitanten ontvangen een automatische bevestiging na het indienen van hun kandidatuur.

Op het sollicitatieformulier is de instructie voor het indienen van een kandidatuur aangepast: 'Als je sollicitatie klaar is om in te dienen klik je hieronder op de knop “Indienen”. Als je sollicitatie correct werd ontvangen dan kom je terecht op de bevestigingspagina en ontvang je een e-mail op bovenstaand e-mailadres dat jij invoerde. Controleer zeker dat je e-mailadres correct ingevoerd is. Hou er ook rekening mee dat de ontvangst van e-mails geblokkeerd of vertraagd kan worden door spamfilters. Controleer daarom in je e-mailbox zeker je map “Ongewenste mail” of “SPAM”.
Als je de sollicitatie wilt bewaren om later in te dienen klik je op “Opslaan”. Dat kan enkel als je een sollicitatieprofiel maakt.
Klik op “Annuleren” om je sollicitatie niet in te dienen.'

De automatische berichten in de module Rekrutering werden inhoudelijk en vormelijk nagekeken. Er kwamen ook enkele nieuwe berichten bij.

Je kunt de inhoud van de berichten die je handmatig verstuurt uit de module voortaan eerst nalezen.

De inhoud van de automatische berichten kan je bekijken op de webpagina: https://overheid.vlaanderen.be/vlimpers-voor-hr#vlimpers-kern. Klik op de link 'Vlimpers-berichten'. 

Met het oog op een correcte rapportering is een extra optie toegevoegd aan het veld 'scope' in het scherm 'vacature bewerken: 'oproep uit VO-brede werfreserve AgO'. Deze nieuwe waarde mag enkel door de selectieverantwoordelijken van AgO worden gebruikt.

Personeelsleden kunnen vanaf nu vrijwilligerswerk in kader van de coronacrisis aanvragen via hun selfservice in Vlimpers.

Als je vrijwilligerswerk uitoefent, heb je geen recht op een fietsvergoeding. Verder heeft de afwezigheid geen impact, niet op anciënniteiten, tellers, maaltijdcheques,… Alle afwezigheden hebben voorrang op het vrijwilligerswerk, ook jaarlijks verlof. Opzeg van aangevraagde verloven gebeurt altijd conform het arbeidsreglement.

Meer informatie vind je op de webpagina 'vrijwilligerswerk in kader van coronacrisis'.

Een entiteit die een personeelslid in het kader van de corona-crisis ter beschikking stelt aan een andere entiteit van de diensten van de Vlaamse overheid of aan een externe werkgever moet dit aan AgO via case melden. De meldingscase heeft als titel ‘ter beschikkingstelling Corona’.

Om de ter beschikkingstellingen die gekoppeld zijn aan de Corona-crisis te kunnen registreren werden er twee nieuwe codes ontwikkeld:
- 'Ter beschikkingstelling corona buiten VO' (VON): voor ter beschikkingstellingen aan externe werkgevers die niet onder het Vlaams Personeelsstatuut (VPS) vallen
- 'Ter beschikkingstelling corona binnen VO' (VOM): voor ter beschikkingstellingen aan entiteiten die wel onder het VPS vallen.
Na de registratie in Vlimpers stuur je de case door naar het Juridisch Kenniscentrum (JKC).

Personeelsleden die ter beschikking gesteld zijn, blijven toegang hebben tot Vlimpers, zolang ze niet op langdurig afwezig gezet worden. Ze blijven ook hun afwezigheden via Vlimpers aanvragen. Ziekte geven ze door aan de contactpersoon binnen hun entiteit.

Terbeschikkingstelling in het kader van Corona heeft geen impact op het recht op fietsvergoeding, anciënniteiten, tellers, maaltijdcheques,… Alle afwezigheden hebben voorrang op de terbeschikkingstelling. Opzeg van aangevraagde verloven gebeurt altijd conform het arbeidsreglement.

Meer informatie vind je op de webpagina 'Inzetten van personeel voor andere opdrachten'.

Een entiteit die een personeelslid in het kader van de corona-crisis ter beschikking stelt aan een andere entiteit van de diensten van de Vlaamse overheid of aan een externe werkgever moet dit aan AgO via case melden. De meldingscase heeft als titel ‘ter beschikkingstelling Corona’. De personeelsadministratie registreert de afweizgheid in Vlmpers en stuurt de case door naar het Juridisch Kenniscentrum (JKC).

Personeelsleden die ter beschikking gesteld zijn, blijven toegang hebben tot Vlimpers, zolang ze niet op langdurig afwezig gezet worden. Ze blijven ook hun afwezigheden via Vlimpers aanvragen. Ziekte geven ze door aan de contactpersoon binnen hun entiteit.

Terbeschikkingstelling in het kader van Corona heeft geen impact op het recht op fietsvergoeding, anciënniteiten, tellers, maaltijdcheques,… Alle afwezigheden hebben voorrang op de terbeschikkingstelling. Opzeg van aangevraagde verloven gebeurt altijd conform het arbeidsreglement.

Meer informatie vind je op de webpagina 'Inzetten van personeel voor andere opdrachten'.

Het Excel-sjabloon met de macro om het PV-rapport uit Vlimpers in een afdrukbare vorm weer te geven is aangepast:

• Op het eerste tabblad staan het aantal dagen dat een vacature gepubliceerd werd op Werken voor Vlaanderen
• Er is een bijkomend tabblad voorzien waarin ook de rangschikking van de werfreserve staat.

De selectiefase 'Assessment center' en Interview werden opgenomen in het rapport. Interview wordt voorlopig nog weergegeven als Sollicitatiegesprek in het rapport.

Voor het beheren van sollicitanten zijn er 2 nieuwe afwijsredenen bij de status Gesloten: 

• 11. Afgeschreven na eindgesprek: rechtzetting, afwijsreden ontbrak
• 18. Niet aanwezig: kan gebruikt worden als een kandidaat niet komt opdagen, zodat de afwijsreden “Vrijwillige afmelding” hiervoor niet gebruikt moet worden

Voor de afwijsreden "18. Niet aanwezig" werd een nieuw mailsjabloon "VO - Niet aanwezig" gemaakt, dat de gebruiker zelf kan versturen. Zelfde werkwijze als de andere afwijsredenen (geen automatische mail). Dit mailsjabloon biedt plaats voor een persoonlijke boodschap aan de sollicitant. Voor de afwijsreden "11. Afgeschreven na eindgesprek" kan de gebruiker het bestaande mailsjabloon "VO - Afschrijving na interview - kandidaat niet geschikt" gebruiken. Dit mailsjabloon biedt plaats voor een persoonlijke boodschap aan de sollicitant.

Het Excel-sjabloon met de macro om het PV-rapport uit Vlimpers in een afdrukbare vorm weer te geven is aangepast:

• Op het eerste tabblad staan het aantal dagen dat een vacature gepubliceerd werd op Werken voor Vlaanderen
• Er is een bijkomend tabblad voorzien waarin ook de rangschikking van de werfreserve staat.

De selectiefase 'Assessment center' en Interview werden opgenomen in het rapport. Interview wordt voorlopig nog weergegeven als Sollicitatiegesprek in het rapport.

De sjabloonmail met naam "VO - offer mail" wordt hernoemd naar "VO - Aanbiedingsbrief"

Er is een nieuw rapport beschikbaar in Vlimpers, voor de gebruikers van de module Rekerutering. Met het rapport 'Prescreeningsvragen met antwoorden sollicitant' kan de recruiter per vacature alle prescreeningsvragen en antwoorden van alle kandidaten bekijken.

In de mail aan de sollicitant bij "Vrijwillige terugtrekking" werd de handtekening van de recruiter verwijderd.

Interne kandidaten krijgen vanaf nu een andere link dan externe kandididaten in de mails 'toewijzen formulier sollicitant' en 'uitn voor sol.event'. Bij externe kandidaten leidt de link (na aanmelden met e-mailadres en wachtwoord) naar hun profiel. Bij interne kandidaten verwijst de mail de kandidaat naar Vlimpers via het Loopbaancentrum naar hun lopende sollicitaties.

Voor het beheren van sollicitanten zijn er 2 nieuwe afwijsredenen bij de status Gesloten

• 11. Afgeschreven na eindgesprek: rechtzetting, afwijsreden ontbrak
• 18. Niet aanwezig: kan gebruikt worden als een kandidaat niet komt opdagen, zodat de afwijsreden “Vrijwillige afmelding” hiervoor niet gebruikt moet worden

Voor de afwijsreden "18. Niet aanwezig" werd een nieuw mailsjabloon "VO - Niet aanwezig" gemaakt, dat de gebruiker zelf kan versturen. Zelfde werkwijze als de andere afwijsredenen (geen automatische mail). Dit mailsjabloon biedt plaats voor een persoonlijke boodschap aan de sollicitant.
Voor de afwijsreden "11. Afgeschreven na eindgesprek" kan de gebruiker het bestaande mailsjabloon "VO - Afschrijving na interview - kandidaat niet geschikt" gebruiken. Dit mailsjabloon biedt plaats voor een persoonlijke boodschap aan de sollicitant.

• Aanstelling
• Heraanstelling
• Van contractueel naar statutair
• Adreswijzging
• Standplaatswijziging
• Arbeidsrelatie wijzigen

Maak gebruik van de Vlimpershandleidingen voor extra informatie en invoerinstructies bij de verschillende stappen in de processen.

• Er is een nieuw rapport 'Einde procedure velden: rangschikking, niet nodeloos hertesten en objectief geworven' beschikbaar voor de selectieverantwoordelijken. Hiermee kun je voor vacatures met veel kandidaten de velden rangschikking werfreserve, niet nodeloos hertesten en status objectief wervingssysteem bijwerken.
• Het rapport 'CV-screening' bevat vanaf nu ook het e-mailadres van de sollicitant.

• Alle afschrijfmails hebben nu volgende alinea: "Ga je niet akkoord met deze beslissing? Je kunt een schorsing en/of nietigverklaring aanvragen bij de Raad van State - Wetenschapsstraat 33, 1040 Brussel. Dat moet gebeuren binnen de 60 dagen nadat je deze mail gekregen hebt. Dat moet aangetekend per post of via de elektronische procedure die toegankelijk is via de website van de Raad van State."
• De mail 'Bevestigen interview' aan sollicitanten bevat nu ook de datum, het uur en de locatie van het interview
• De vacaturetitel is opgenomen in de mail 'VO - definitieve goedkeuringsstatus vacature'.
• Er is een bijkomende mailsjabloon 'VO - Afschrijving na CV screening - voldoet wel' gemaakt voor afschrijving na CV-screening waarbij sollicitant wel aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet.
• De vacature-eigenaars zijn opgenomen in CC van de mail die een sollicitant ontvangt als de sollicitant zich vrijwillig terugtrekt uit een procedure. Zodat vacature-eigenaars op de hoogte gesteld worden dat de sollicitant niet meer wenst deel te nemen

• In alle solliciatieformulieren werden de instructies voor sollicitanten voor het werken met opladen van CV's en indienen van het sollicitatieformulier gewijzigd.
• In alle sollicitatieformulieren werd de tekst bij de standaardvraag 'Niet nodeloos hertesten' aangepast.
• Het sjabloon van het sollicitatieformulier " combi horizontale mobiliteit en bevordering" bevat nu de bijkomende vraag voor horizontale mobiliteit.
• De PDF-afdruk van sollicitatieformulieren (die ingediend zijn na 24/12/2019) bevatten nu de door de sollicitant ingevoerde opleidings- en werkervaring.
• Het formulier 'vacature aanvragen' bevat nu expliciet de vraag om de functiebeschrijving toe te voegen
• De instructies die sollicitanten krijgen na indiening van het formulier werden aangepast zodat ze aangespoord worden om een profiel aan te maken.