Het Excel-sjabloon met de macro om het PV-rapport uit Vlimpers in een afdrukbare vorm weer te geven is aangepast:

• Op het eerste tabblad staan het aantal dagen dat een vacature gepubliceerd werd op Werken voor Vlaanderen
• Er is een bijkomend tabblad voorzien waarin ook de rangschikking van de werfreserve staat.

De selectiefase 'Assessment center' en Interview werden opgenomen in het rapport. Interview wordt voorlopig nog weergegeven als Sollicitatiegesprek in het rapport.

Voor het beheren van sollicitanten zijn er 2 nieuwe afwijsredenen bij de status Gesloten: 

• 11. Afgeschreven na eindgesprek: rechtzetting, afwijsreden ontbrak
• 18. Niet aanwezig: kan gebruikt worden als een kandidaat niet komt opdagen, zodat de afwijsreden “Vrijwillige afmelding” hiervoor niet gebruikt moet worden

Voor de afwijsreden "18. Niet aanwezig" werd een nieuw mailsjabloon "VO - Niet aanwezig" gemaakt, dat de gebruiker zelf kan versturen. Zelfde werkwijze als de andere afwijsredenen (geen automatische mail). Dit mailsjabloon biedt plaats voor een persoonlijke boodschap aan de sollicitant. Voor de afwijsreden "11. Afgeschreven na eindgesprek" kan de gebruiker het bestaande mailsjabloon "VO - Afschrijving na interview - kandidaat niet geschikt" gebruiken. Dit mailsjabloon biedt plaats voor een persoonlijke boodschap aan de sollicitant.

Het Excel-sjabloon met de macro om het PV-rapport uit Vlimpers in een afdrukbare vorm weer te geven is aangepast:

• Op het eerste tabblad staan het aantal dagen dat een vacature gepubliceerd werd op Werken voor Vlaanderen
• Er is een bijkomend tabblad voorzien waarin ook de rangschikking van de werfreserve staat.

De selectiefase 'Assessment center' en Interview werden opgenomen in het rapport. Interview wordt voorlopig nog weergegeven als Sollicitatiegesprek in het rapport.

De sjabloonmail met naam "VO - offer mail" wordt hernoemd naar "VO - Aanbiedingsbrief"

Er is een nieuw rapport beschikbaar in Vlimpers, voor de gebruikers van de module Rekerutering. Met het rapport 'Prescreeningsvragen met antwoorden sollicitant' kan de recruiter per vacature alle prescreeningsvragen en antwoorden van alle kandidaten bekijken.

In de mail aan de sollicitant bij "Vrijwillige terugtrekking" werd de handtekening van de recruiter verwijderd.

Interne kandidaten krijgen vanaf nu een andere link dan externe kandididaten in de mails 'toewijzen formulier sollicitant' en 'uitn voor sol.event'. Bij externe kandidaten leidt de link (na aanmelden met e-mailadres en wachtwoord) naar hun profiel. Bij interne kandidaten verwijst de mail de kandidaat naar Vlimpers via het Loopbaancentrum naar hun lopende sollicitaties.

Voor het beheren van sollicitanten zijn er 2 nieuwe afwijsredenen bij de status Gesloten

• 11. Afgeschreven na eindgesprek: rechtzetting, afwijsreden ontbrak
• 18. Niet aanwezig: kan gebruikt worden als een kandidaat niet komt opdagen, zodat de afwijsreden “Vrijwillige afmelding” hiervoor niet gebruikt moet worden

Voor de afwijsreden "18. Niet aanwezig" werd een nieuw mailsjabloon "VO - Niet aanwezig" gemaakt, dat de gebruiker zelf kan versturen. Zelfde werkwijze als de andere afwijsredenen (geen automatische mail). Dit mailsjabloon biedt plaats voor een persoonlijke boodschap aan de sollicitant.
Voor de afwijsreden "11. Afgeschreven na eindgesprek" kan de gebruiker het bestaande mailsjabloon "VO - Afschrijving na interview - kandidaat niet geschikt" gebruiken. Dit mailsjabloon biedt plaats voor een persoonlijke boodschap aan de sollicitant.

• Aanstelling
• Heraanstelling
• Van contractueel naar statutair
• Adreswijzging
• Standplaatswijziging
• Arbeidsrelatie wijzigen

Maak gebruik van de Vlimpershandleidingen voor extra informatie en invoerinstructies bij de verschillende stappen in de processen.

• Er is een nieuw rapport 'Einde procedure velden: rangschikking, niet nodeloos hertesten en objectief geworven' beschikbaar voor de selectieverantwoordelijken. Hiermee kun je voor vacatures met veel kandidaten de velden rangschikking werfreserve, niet nodeloos hertesten en status objectief wervingssysteem bijwerken.
• Het rapport 'CV-screening' bevat vanaf nu ook het e-mailadres van de sollicitant.

• Alle afschrijfmails hebben nu volgende alinea: "Ga je niet akkoord met deze beslissing? Je kunt een schorsing en/of nietigverklaring aanvragen bij de Raad van State - Wetenschapsstraat 33, 1040 Brussel. Dat moet gebeuren binnen de 60 dagen nadat je deze mail gekregen hebt. Dat moet aangetekend per post of via de elektronische procedure die toegankelijk is via de website van de Raad van State."
• De mail 'Bevestigen interview' aan sollicitanten bevat nu ook de datum, het uur en de locatie van het interview
• De vacaturetitel is opgenomen in de mail 'VO - definitieve goedkeuringsstatus vacature'.
• Er is een bijkomende mailsjabloon 'VO - Afschrijving na CV screening - voldoet wel' gemaakt voor afschrijving na CV-screening waarbij sollicitant wel aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet.
• De vacature-eigenaars zijn opgenomen in CC van de mail die een sollicitant ontvangt als de sollicitant zich vrijwillig terugtrekt uit een procedure. Zodat vacature-eigenaars op de hoogte gesteld worden dat de sollicitant niet meer wenst deel te nemen

• In alle solliciatieformulieren werden de instructies voor sollicitanten voor het werken met opladen van CV's en indienen van het sollicitatieformulier gewijzigd.
• In alle sollicitatieformulieren werd de tekst bij de standaardvraag 'Niet nodeloos hertesten' aangepast.
• Het sjabloon van het sollicitatieformulier " combi horizontale mobiliteit en bevordering" bevat nu de bijkomende vraag voor horizontale mobiliteit.
• De PDF-afdruk van sollicitatieformulieren (die ingediend zijn na 24/12/2019) bevatten nu de door de sollicitant ingevoerde opleidings- en werkervaring.
• Het formulier 'vacature aanvragen' bevat nu expliciet de vraag om de functiebeschrijving toe te voegen
• De instructies die sollicitanten krijgen na indiening van het formulier werden aangepast zodat ze aangespoord worden om een profiel aan te maken.

Ook de administratieve personeelsleden van De Vlaamse Waterweg (DVW) starten vanaf januari 2020 met Vlimpers Selfservice. Vanaf dan kunnen ze onder andere jaarlijks verlof aanvragen via Vlimpers. Welkom!

Het aansluiten van de overige personeelsleden (continudiensten) van DVW op de selfservice van Vlimpers zal in 2020 voorbereid worden via een afzonderlijk project.

Het selfservicegedeelte om een fietsvergoeding aan te vragen wordt aangepast aan de gewijzigde regelgeving. Meer informatie en een instructiefilmpje vind je vanaf 1 januari 2020 op de webpagina 'Woon-werkverkeer: (elektrische) fiets'. 

Naar aanleiding van het Besluit van de Vlaamse Regering van 26 april 2019 wordt Vlimpers aangepast. Vanaf nu zullen niet enkel contractuele personeelsleden maar ook statutairen sollicitatieverlof kunnen aanvragen in Vlimpers. Meer informatie over sollicitatieverlof vind je terug op de webpagina 'Verloven, afwezigheden en werktijdregeling'.

De knop 'Aanvraag' zal verwijderd worden uit het scherm 'Aanvraag documenten' (achter de tegel 'Documenten'). In dit scherm vind je bijvoorbeeld je ziekteattest. Je kunt je documenten wel nog steeds afprinten door op 'Print' te klikken. Ondervind je problemen met het printen van documenten uit Vlimpers, meld dit dan via het Vlimpers-contactformulier.

Heb je de vakantiedagen waarop je jaarlijks recht hebt niet (volledig) opgenomen door afwezigheid wegens (beroeps)ziekte of arbeids(weg)ongeval? Dan kan je lijnmanager beslissen om bovenop de 11 of 5 vakantiedagen maximaal 13 bijkomende vakantiedagen over te dragen. Meer informatie in Deel X van het Vlaams Personeelsstatuut (VPS).

Vlimpers wordt aangepast zodat je deze vakantiedagen kunt aanvragen en ervan een overzicht kunt raadplegen in je tellers. Extra invoerinstructies zal je terugvinden achter de vraagteken-icoontjes in de schermen 'Verlofaanvraag' en 'VO tellers'.

Is je departement of agentschap klant van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA)? Dan kun je vanaf nu je elektronisch personeelsdossier raadplegen via je Vlimpers selfservice. In je e-dossier vind je de documenten die recent behandeld werden door het DCPA, je Vlimpers PLOEG- en Leren-archief en de documenten van je papieren personeelsdossier die al werden ingescand.

Het DCPA is volop bezig met het digitaliseren van de papieren personeelsdossiers. Dit betekent dat nog niet iedereen zijn volledige dossier in Vlimpers kan raadplegen.

Sommige documenten zijn ook zichtbaar voor je leidinggevende en HR Business Partner. Meer informatie vind je op de webpagina 'Mijn personeelsdossier'.

De burgerlijke staat werd in sommige gevallen foutief weergegeven in het scherm 'Gegevens partner' (tegel 'Mijn gegevens' > link 'Persoonsgegevens' > tabblad 'Gegevens gezinsleden' > link 'Details' bij de gegevens van je partner). Dit veld zal niet meer getoond worden in dit scherm. Je kunt nog steeds je burgerlijke staat raadplegen en wijzigen. Meer informatie hierover vind je terug in het instructiefilmpje: 'Burgerlijke staat aanpassen'.

Vlimpers wordt aangepast naar aanleiding van de gewijzigde regelgeving die een vervroegde evaluatie toelaat na een evaluatie met einduitspraak ‘onvoldoende’.

De personeelsleden van het Agentschap Wegen en Verkeer (AWV) zullen vanaf nu een vergoeding of toelage aanvragen via de module 'vergoedingen en toelagen' in Vlimpers. Na goedkeuring door de direct leidinggevende en het DCPA wordt de aangevraagde vergoeding of toelage opgeladen in het loondossier.

Je kunt een afgekeurde aanvraag in de module Vergoeding en Toelage niet meer bewerken. Je moet in dit geval een nieuwe aanvraag indienen. Meer informatie vind je terug in het instructiefilmpje 'Een vergoeding of toelage aanvragen'.

Er werd een snelstartkaart voor playlists opgemaakt. Deze wordt eind december gepubliceerd.

Er zijn nieuwe rapporten beschikbaar:

• 'Link tussen Vacature en Functiebeschrijving'

Met dit rapport kun je nakijken welke vacatures gelinkt zijn met welke functies. Voor een goed verloop van het rekruteringsproces is het namelijk nodig om de aan de openstaande vacature gelinkte functie actief te houden. Met behulp van dit rapport kan beslist worden welke functie absoluut actief moet blijven.

• Einde procedure velden: rangschikking, niet nodeloos hertesten en objectief geworven

Dit rapport toont per vacature voor elke kandidaat: huidige status, rangschikking werfreserve (volgnummer), niet nodeloos hertesten (ja/nee) en status objectief wervingssysteem (ja/nee)

• 'Rollen per vacature - wervingsteam'

Met dit rapport kun je nakijken wie (naast de selectieverantwoordelijken) toegang heeft tot de gegevens van de vacature en sollicitanten. Het rapport bevat per vacature de naam/namen van de vacature-eigenaars, de hiring manager en de behoordelaars (jury).

• Het rapport ‘Vacatures - open vacatures’

Dit rapport bevat vanaf nu alle vacatures (ongeacht de status) met uitzondering van de managementjobs (boven niveau A2). Bovendien verandert het van naam naar: ‘Alle vacatures excl. managementjobs’

• Het rapport ' Vacatures - Gesloten vacatures' 

Dit rapport toont vanaf nu alle afgesloten managementjobs (boven niveau A2). Bovendien verandert het van naam naar: ‘Gesloten vacatures managementjobs’

Er is 1 nieuwe kandidatenstatus:

• Selectie op basis van dossier

Om de uitgevoerde selectiestap bij statutariseringen te capteren

De opties in het veld 'PEP' in het tabblad 'VO arbeidsplaatsgegevens' worden als volgt aangepast:
- De optie 'Statutaire vervanging' wordt aangepast naar 'vervanging'
- De optie 'Tijdelijk' wordt geschrapt
- De optie 'PEP as is uitdovend' wordt aangepast naar 'uitdovend'

Er zijn nieuwe rapporten beschikbaar:

• 'Link tussen Vacature en Functiebeschrijving'

Met dit rapport kun je nakijken welke vacatures gelinkt zijn met welke functies. Voor een goed verloop van het rekruteringsproces is het namelijk nodig om de aan de openstaande vacature gelinkte functie actief te houden. Met behulp van dit rapport kan beslist worden welke functie absoluut actief moet blijven.

• Het rapport 'Open vacatures'

Dit rapport bevat vanaf nu alle vacatures (ongeacht de status) met uitzondering van de managementjobs (boven niveau A2). Bovendien verandert het van naam naar: ‘Alle vacatures excl. managementjobs’

• Het rapport 'Gesloten vacatures'

Dit rapport toont vanaf nu alle afgesloten managementjobs (boven niveau A2). Bovendien verandert het van naam naar: ‘Gesloten vacatures managementjobs’

Er is 1 nieuwe kandidatenstatus:

• Selectie op basis van dossier

Om de uitgevoerde selectiestap bij statutariseringen te capteren

Voor vormingsbeheerders die zelf externe opleidingen verwerken:

De bevestigingsmail voor externe opleidingen, die wordt verstuurd naar de student na goedkeuring van de vormingsbeheerder, wordt universeler gemaakt. Er komen 2 velden bij: facturatiewebsite en facturatiemailadres. Elke entiteit kan hiervoor de eigen gegevens invullen en de tekst in de mail wordt automatisch aangepast.

Er is een nieuw rapport beschikbaar:

• 'Rollen per vacature - wervingsteam'

Met dit rapport kun je nakijken wie (naast de selectieverantwoordelijken) toegang heeft tot de gegevens van de vacature en sollicitanten. Het rapport bevat per vacature de naam/namen van de vacature-eigenaars, de hiring manager en de behoordelaars (jury).

Bij het indienen van een vraag moet je een specialisme en detail aanduiden. Dit zijn vanaf nu beide verplichte velden. Als het niet duidelijk is welk detail van toepassing is, kun je de categorie 'Andere' selecteren.

Als je wordt toegevoegd als belanghebbende aan een vraag krijg je hierover maar één automatisch bericht. Sommige personeelsleden kregen in dit geval voorheen meerdere berichten.

Bij het overzicht van de behandelgroepen, dat je gebruikt om een case toe te wijzen, werd een kolom toegevoegd met uitleg over wanneer je welke behandelgroep moet selecteren.

Samen met de invoer van het 'Schakel ABC' begin 2019 werden nieuwe statussen 'in wacht' ingevoerd. De oude status 'in wacht' kun je nu niet meer selecteren. Als alternatief moet je 1 van de nieuwe statussen selecteren ('in wacht gepland', 'in wacht bij klant', 'in wacht extern').

Bij het maken van een nieuwe gerelateerde childcase is het vanaf nu mogelijk om een specialisme en detail te selecteren als je ervoor gekozen hebt om deze niet over te nemen van de parentcase.

In de backoffice-zoekfunctie (uitgebreid zoeken) werd een nieuw zoekveld toegevoegd: 'belanghebbende'. 

Je kunt via het vergrootglas in de menubalk rechts bovenaan zoeken in alle cases op de inhoud van cases en notities.

Als statutair personeelslid heb je gedurende je  loopbaan een ‘teller’ van 666 werkdagen ziekteverlof, je ziektecontingent. De balans van je ziektecontingent kun je raadplegen in het overzicht van je tellers in je selfservice. Klik op de startpagina van Vlimpers in de tegel ‘Verlof & werktijd’ op de link ‘Overzicht tellers’.

Ben je een ambtenaar die:

• niet in dienst was tijdens de maand januari 2018 en;
• een periode in dienst is geweest voor januari 2018 en;
• terug in dienst is gekomen na de maand januari 2018?

Dan zag je in je overzicht van je tellers op de rij ‘Ziekteverlof ambtenaar’ bij de kolom ‘Recht’ verkeerdelijk 0 staan. De opname werd correct weergegeven, maar doordat het recht op 0 stond, werd ook je balans verkeerd weergegeven. Vanaf nu staat voor deze doelgroep het recht, de opname en de balans van het ziekteverlof correct.

De datum van de ranginneming voor de pensioenloopbaan wordt vanaf nu ook correct berekend bij meerdere arbeidsrelaties in de DMFA-aangifte.

Voor Kind & Gezin wordt een functionele grid voorzien bij de functiegegevens. Hierin kun je specifieke informatie over de functie registreren. Deze extra informatie maakt gedetailleerde rapportering mogelijk.

Het veld ‘Begrotingsartikel’ (verbonden met de aanrekeningscode) is vanaf nu terug te vinden op het tabblad ‘VO Specifieke gegevens’ in het scherm Functiegegevens (Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens). Dit veld is nodig om de combinatie tussen Orafin-adres, entiteit, begrotingsartikel en afwijkend Orafin-adres mogelijk te maken.

Bepaalde combinaties van verlof konden niet ingevoerd worden in Vlimpers, hoewel ze wel mogelijk zijn volgens het Vlaams Personeelsstatuut (VPS). De combinaties kunnen nu wel ingevoerd worden in Vlimpers en stromen ook correct door naar de RSZ-kwartaalaangifte.

Een personeelslid kan in de module 'Vergoedingen en Toelagen' zelf een afgekeurde aanvraag verwijderen. De inhoud van de automatische mails ter bevestiging van de goedkeuring door 1) de leidinggevende en 2) het DCPA werd bijgewerkt.

Voortaan wordt er bij aanvragen vanuit de selfservice met meerdere actieve arbeidsrelatie altijd de juiste actieve arbeidsrelatie gekozen. In het verleden was dit niet altijd het geval. Dit zorgde in het merendeel van de dossiers niet voor problemen, maar kon er op basis van een bepaalde verlofstatus voor zorgen dat een verlof gekopieerd werd naar de andere arbeidsrelaties van het personeelslid. Dit zorgde dan voor onnodige werklijst-items. Met deze aanpassing wordt dit probleem verholpen.

Naar aanleiding van de wettelijke aanpassingen worden een aantal extra wervingsredenen opgezet.

Als uit de risicoanalyse, die voorzien is in artikel 42 van de Arbeidswet van 16 maart 1971, blijkt dat er risico is voor een zwanger of borstvoeding gevend personeelslid dat niet kan worden ingedijkt dan wordt de arbeidsovereenkomst  van een contractueel personeelslid geschorst en krijgt een ambtenaar vrijstelling van arbeid. Om die dienstvrijstelling bij zwangerschap te registeren mag de bestaande code SCM (schorsing medisch risico) gebruikt worden. De omschrijving van deze code zal aangepast worden naar ‘Dienstvr. zwangerschap).

Vanaf nu is het mogelijk om binnen eenzelfde juridische entiteit 2 verschillende bedragen aan maaltijdcheques uit te betalen.

Wanneer je bij een 'aanstelling' of 'heraanstelling' bij de functiegegevens een aantal maanden stage invoert, berekent het systeem automatisch een einddatum proeftijd. Vanaf nu zal dit ook gebeuren bij een 'nieuwe aanstelling binnen dezelfde arbeidsrelatie'. 

Wanneer er na de registratie nog bijkomende afwezigheden worden ingevoerd, wordt vanaf nu de einddatum proeftijd ook automatisch herberekend.

Wanneer je een arbeidsplaats aanmaakt in de Vlimpers-module Arbeidsplaatsbeheer (Organisatie-ontwikkeling > Arbeidsplaatsbeheer > Arbeidsplaats/Budget beheren > Arbeidsplaatsgeg. toev./bijw) in het kader van een bevordering, heb je voortaan op het eerste tabblad 'Omschrijving' in het veld 'Reden' een extra optie om dit aan te duiden, genaamd 'BEV'.

Wanneer je een arbeidsplaats aanmaakt of aanpast in de Vlimpers-module Arbeidsplaatsbeheer (Organisatie-ontwikkeling > Arbeidsplaatsbeheer > Arbeidsplaats/Budget beheren > Arbeidsplaatsgeg. toev./bijw.):

• kun je op het eerste tabblad 'Omschrijving' in het veld 'Status Arbeidsplaats' voortaan kiezen uit vier opties: 'akkoord', 'selectieprocedure' (dit heette vroeger 'lopend'), 'terugvalpositie' (dit heette vroeger 'bevroren') en 'tijdelijke dienstaanwijzing'.
• heb je voortaan op het eerste tabblad 'Omschrijving' een nieuw veld 'mandaat', dat je kan aanvinken indien de arbeidsplaats bedoeld is voor een mandaatfunctie.

Op het laatste tabblad 'VO Arbeidsplaatsgegevens' in de Vlimpers-module Arbeidsplaatsbeheer (Organisatie-ontwikkeling > Arbeidsplaatsbeheer > Arbeidsplaats/Budget beheren > Arbeidsplaatsgeg. toev./bijw):

• zullen in het veld 'Beslissing' enkel nog de opties 'Beslissing Vlaamse Regering', 'Beslissing Leidend Ambtenaar' en 'Regularisatie Arbeidsplaats' mogelijk zijn. Aangezien een directieraad of een vakbond niets kan beslissen, zijn deze opties weggehaald.
• zal je voortaan in het nieuwe veld 'Rang' de rang kunnen aanduiden die voor deze arbeidsplaats moet gelden.
• is er voortaan geen veld 'Werknemersklasse' meer. Je zal voortaan moeten aanvinken of de arbeidsplaats extern gefinancierd wordt en/of een continufunctie is.
• komt er een overzicht van wijzigingen indien er meerdere aanpassingen in het veld 'PEP' zijn die op dezelfde ingansgdatum vallen.

Op het laatste tabblad 'VO Arbeidsplaatsgegevens' in de Vlimpers-module Arbeidsplaatsbeheer (Organisatie-ontwikkeling > Arbeidsplaatsbeheer > Arbeidsplaats/Budget beheren > Arbeidsplaatsgeg. toev./bijw)

• zal er voortaan een vrij tekstveld staan (genaamd 'Facultatieve omschrijving') zodat je de flexibiliteit en vrijheid hebt om nuttige informatie neer te pennen.
• wordt voortaan het veld 'Rekeningcode' verborgen. We houden deze data enkel bij in het scherm ‘Functiegegevens’ (Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens) in Vlimpers Kern.

In de module Rekrutering zijn drie extra sjabloonmails toegevoegd aan het scherm ‘Sollicitanten beheren’ (startpagina Vlimpers > hamburgermenu > Rekrutering > Vacatures beheren > Vacature opzoeken en doorklikken op de sollicitanten):

• Een mail voor het opvragen van extra documenten
• Een mail voor de bevestiging van een pragmatische aanpak

Een mail voor de bevestiging van kandidaten die via papier solliciteren

In de module Rekrutering werd het rapport “03. Overzicht selectieprocedure (PV-rapport)” voor de selectieverantwoordelijken uitgebreid. Vanaf nu kun je filteren op ‘Divisie’ en vind je ook de ‘Beoordelaars’ en ‘Target wervingsdatum’ terug in het rapport.

In de module Rekrutering werd het rapport “02. Werfreserve kandidateninfo” voor selectieverantwoordelijken uitgebreid. Vanaf nu vind je ook de gegevens ‘Opmerkingen uit de vacature’ terug in het rapport.

In de module Rekrutering is een nieuw rapport beschikbaar: ’09. Testenrapport kandidaten’. Dit rapport geeft een overzicht van de kandidaten die testen moeten afleggen. Je kunt dit overzicht aan de testprovider bezorgen.

De betaalbestanden ‘voorschot’, die ter beschikking worden gesteld op het werkgeversplatform, zijn vanaf nu ook toegankelijk voor de Diensten Afzonderlijk Bestuur Loodswezen (DABL), de Diensten Afzonderlijk Bestuur Vloot (DABV) en het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust (AMDK).

De mededeling die verschijnt bij het betaalbestand voor de achterstallen zal duidelijk vermelden dat het om achterstallen gaat.

Het proces voor de naverwerking van de lonen voert nu ook de query uit voor het rapport voor de CRU en stuurt het resultaat van de query mee als bijlage in de e-mail.

Het standaard afgeleid Orafin-adres en het afwijkende Orafin-adres zijn toegevoegd aan de rapporteringstabel.

Wanneer het aantal uren beschikbaarheid wordt gewijzigd, wordt de Binnenvaartbegeleider(BVB)-toelage vanaf nu automatisch opnieuw berekend.

Werklijstitems over andere aanvragen dan verloven (bijvoorbeeld voor vergoedingen) kunnen door een beheerder verplaatst worden naar een andere werklijst. Hiervoor is niet langer een tussenkomst vereist  van de IT-collega’s. 

In het scherm ‘Afwijkende aanrekeningscodes’, toegankelijk voor de ondersteunende diensten van de kabinetten, (Salarissen (GBL) > VO verloning > Afwijkende aanrekeningscodes) kun je vanaf nu ook het Orafin-adres en het afwijkende Orafin-adres terugvinden.

In de Weddebudgetrapporteringstool is het probleem opgelost bij de manuele correctie op het (te extrapoleren) salaris.  Die correctie verdween bij het opslaan van een scenario.

In de Weddebudgetrapporteringstool is het probleem opgelost bij de gekende uitstroom waardoor de uitstroom op de laatste dag van de referentiemaand niet werd getoond. 

In de Weddebudgetrapporteringstool werd het rapport onbetaalde verloven aangepast zodat er meer afwezigheidscodes zijn opgenomen. 

In de Weddebudgetrapporteringsstool werden de percentages voor de eindejaarstoelage (EJT) aangepast.  Zowel in het rapport dat gebruikt wordt om een inschatting te maken van de volledige EJT, als in de toepassing (wordt o.a.. gebruikt om de theoretische kost van een instroom/doorstroom te bepalen).

Je kan vanaf nu de fiscale gegevens van je gezinsleden raadplegen via je selfservice in Vlimpers. Je vind deze informatie achter de tegel ‘persoonsgegevens’ in het scherm ‘Gegevens gezinsleden’. Klik achter de naam van je gezinslid op de knop ‘details’ in de kader ‘fiscale gegevens’ vind je de informatie terug.

Heb je meer dan één arbeidsrelatie? Dan krijg je vanaf nu bij het openen van een scherm onder de tegel ‘Vergoedingen’ eerst de mogelijkheid om een arbeidsrelatie in te voeren. Zo kan je in deze schermen vanaf nu ook gegevens raadplegen voor je inactieve arbeidsrelaties.

Er zijn nieuwe snellinken toegevoegd in de tegel 'Mijn gegevens' op de startpagina van de selfservice in Vlimpers. Je kan nu via deze tegel snel naar je persoonsgegevens, contactgegevens, loopbaangegevens of naar het volledige overzicht van de selfservice.

In het scherm 'Historie verlofaanvraag' (Selfservice > tegel Afwezigheden > Overzichten > Historie verlofaanvraag) zijn nu ook de afwezigheden van een afgesloten arbeidsrelatie zichtbaar. Wanneer je meer dan één arbeidsrelatie hebt, zal Vlimpers je vragen voor welke arbeisrelatie je de historie wilt bekijken.

In het scherm ‘Resultaten per kalendergroep’ (Salarissen (GBL) > Afwezigh. En salarisverwerking > Afwezigh.-/salarisgegevens > Resultaten per kalendergroep) kan je in het tabblad 'afwezigheidsgegevens' de historiek van de ziekteteller opvolgen. Hierdoor kan je bijvoorbeeld de exacte datum zien waarop iemand zijn ziektekapitaal op 0 komt te staan.

Vanaf nu worden correcties op het ziektekapitaal ook verrekend in dit tabblad.

Wanneer een persoon laattijdig uit dienst gezet wordt in het lopend jaar voor een vorig jaar, dan wordt er foutief nog een lijn bij de verloftellers getoond voor het lopend jaar met een foutieve vermelding met de overdacht uit het vorig jaar. We gaan er voor zorgen dat, als een persoon niet in dienst is voor een bepaald jaar, er ook geen lijn meer zal opgenomen worden in het overzicht van de verloftellers. En bij een eventuele heraanstelling gaan we ervoor zorgen dat een eventuele foutieve waarde bij overdracht, toch op 0 zal geplaatst worden.

Voor personeelsleden die op 1 januari 2018 meer dan 150 overgedragen verlofdagen hadden en tegelijkertijd een negatieve restwaarde jaarlijks verlof hadden voor het lopend jaar 2018 gebeurde een foutieve verlofoverdracht naar 2019. Het probleem deed zich enkel voor bij de overgang van 2018 naar 2019. Er wordt nu een correcte overdacht voor 2019 berekend en personeelsleden zullen nu een correct saldo zien.

De controle op combineerbaarheid van afwezigheden zal vanaf nu gebeuren op basis van de datum waarop de 2 afwezigheden ten vroegste met mekaar overlappen, in plaats van op de begindatum van de gewijzigde afwezigheid.

Als een afwezigheid dan overlapt met een andere afwezigheid, waarmee combinatie wel degelijk mogelijk is, maar op de moment van die begindatum de andere afwezigheid nog niet bestaat, dan zal er geen fout meer gegenereerd worden.

In het tabblad ‘Vo Specifieke gegevens’ in scherm ‘functiegegevens’ (Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens) kan je bij het veld ‘Verlofregeling’ kiezen voor ‘Loodswezen’ of ‘Standaard’. Bij ‘Loodswezen’ heb je recht op 508 ziektedagen, bij ‘Standaard’ op 666 ziektedagen. Wanneer iemand eerst de verlofregeling ‘Loodswezen’ had en die nadien werd gewijzigd naar ‘Standaard’ bleef in de kolom ‘Recht’ en de kolom ‘Opname’ het verkeerde saldo zichtbaar. De kolom ‘Balans’ werd wel correct berekend en weergegeven. Vanaf nu is ook in de kolom ‘Recht’ en de kolom ‘Opname’ de juiste waarde terug te vinden.

Wanneer er in het scherm Afwezigheidsmutatie (Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > Afwezigheidsmutatie) nog geen enkele afwezigheid staat en er wordt een eerste afwezigheid toegevoegd door het DCPA, dan krijgt deze na het opslaan vanaf nu een status ‘goedgekeurd’. Voorheen kreeg die foutief de status 'ingediend'.

In het scherm functiegegevens (Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens) kan je in het tabblad functiegegevens bij het veld Ambtenaar/contractueel niet langer ‘Contractueel op proef’ selecteren. Deze categorie bestaat niet meer volgens de arbeidswet. ‘Contractueel op proef’ is vervangen door ‘Contractueel inwerkperiode’.

Je krijgt geen foutmelding meer als je in het scherm afwezigheidsmutatie (Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > Afwezigheidsmutatie) de uren van uitzonderlijk werken wijzigt naar uren groter dan 7,6 uur.

Sorteren op achternaam verloopt vanaf nu probleemloos in het scherm ‘gewijzigde dossiers’ (Salarissen (GBL) > VO Verloning > Gewijzigde dossiers).

Het scherm ‘gewijzigde dossiers’ (Salarissen (GBL) > VO Verloning > Gewijzigde dossiers) zal vlotter toegankelijk zijn voor iedereen en performanter werken.

Het zoeken op document ID in het Elektronisch personeelsdossier (Personeelsbeheer > Elektronisch personeelsdossier) verloopt vanaf nu vlotter. Speciale tekens in de naam van bepaalde documenten veroorzaakten problemen.

In de modeldocumenten werd ‘IVA zonder rechtspersoonlijkheid’ toegevoegd als keuzemogelijkheid.

Je in Vlimpers aangeven of iemand al dan niet controle mag krijgen van het medisch controleorgaan (MCO). Voorlopig kon dit enkel op het tabblad Vo Controle MCO in het scherm Gegevens Persoon aanpassen (Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Gegevens Persoon aanpassen). Vanaf nu kan dit ook op het tabblad Vo Controle MCO in het scherm Persoonsgegevens aanpassen (Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens aanpassen). Wanneer je het veld wijzigt in het ene scherm, dan wijzigt het ook automatisch in het andere scherm.

Bij meerdere aanvragen van hetzelfde personeelslid wordt bij elk item de juiste afdeling getoond.

Vanaf nu vind je het scherm 'Persoonsprofielen', met informatie over eretekens en Capelo terug via dit navigatiepad: Personeelsmanagement > profielbeheer > profielen > persoonsprofielen. Je hebt vanaf nu enkel nog leesrechten (en dus geen schrijfrechten) voor het scherm 'persoonsprofielen' achter de link 'Oude ePLOEG' op de tegel PLOEG. 

Indien een contract bij een jobstudent wordt gewijzigd naar een vroegere startdatum, wordt nu automatisch de bijkomende periode gereserveerd als jobstudent 475 UREN (RSZ verminderde bijdragen). Let op, vervroegen van het contract kan enkel zonder gevolgen indien de pi-emplid nog niet werd aangemaakt en de startdatum van het contract niet wordt gewijzigd na de effectieve indiensttreding. Het vervroegen van het contract als jobstudent 475 uren moet steeds gebeuren voor de effectieve startdatum.

Werklijstitems die niet meer zichtbaar waren in de werklijsten maar wel nog aanwezig waren in de achtergrond, werden in één beweging afgehandeld. Er worden daardoor vanaf nu geen onnodige mails meer verstuurd over openstaande werklijstitems.

Iedere nacht wordt er automatisch een algemene mail verstuurd vanuit vlimpers naar managers die openstaande aanvragen hebben in hun werklijst. Af en toe kregen managers een mail terwijl ze geen openstaande items hadden. Vanaf nu wordt er enkel nog een mail verstuurd indien er openstaande items zijn en er dus moet goed- of afgekeurd worden.

Op vraag van het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust kan er naast een correctie op het verlofrecht of een verlofoverdracht nu ook een correctie ingevoerd worden op de opname van jaarlijks verlof. Dit is mogelijk op het niveau van de arbeidsrelatie. Er kan in Vlimpers op niveau van de business unit bepaald worden of hier al dan niet gebruik van wordt gemaakt.

Wanneer je een nieuwe functierij toevoegt, voor de dossier van VDAB, in het scherm ‘Toewijzen functionele stap’ (Personeelsbeheer > Functiegegevens > VO toewijzen functionele stap) worden de gegevens van de procentuele grid vanaf nu mee overgenomen in de nieuwe rij.

Ontvangstbevestigingen voor de bedrijfsvoorheffing kunnen vanaf nu terug manueel opgeladen worden op het werkgeversplatform. 

Bij tijdelijke pensionering vervalt het recht op hospitalisatieverzekering. Tijdelijke pensioneringen worden vanaf nu ook automatisch doorgestuurd in de maandelijkse wijzigingsbestanden naar de verzekeraar, Ethias.

Bij non-activiteit vervalt het recht op hospitalisatieverzekering. Wanneer de einddatum van een periode van non-activiteit wordt ingekort en die einddatum in het verleden ligt, zal dit vanaf nu automatisch doorgestuurd worden in de maandelijkse wijzigingsbestanden naar Ethias onder code 8 ‘van non-activiteit naar activiteit’.

Naast externe IT kan nu ook team applicatiebeheer de procentuele grid beheren.

De rol VO_WF_MOD_PRIKKLOK_BEHEER wordt aangepast. Als je deze rol hebt krijg je een mail wanneer er een aanpassing gebeurt (goed- of afkeuring) aan een verlofaanvraag. Vroeger werkte deze rol alleen voor volledige entiteiten. Nu zal je ook rechten kunnen krijgen op individuele cellen waardoor er gerichter mails worden gestuurd.

Ook bankrekeningnummers worden afgebakend door datapermissie. Iemand met de HR-rol en een datapermissie voor agentschap x ziet enkel bankrekeningsnummers van mensen in agentschap x.

Tot nu toe werd de schaalanciënniteit opgebouwd volgens het tewerkstellingspercentage. Voor deeltijdse contractuelen gebeurde er dus geen verrekening aan 100%. Er is nu een nieuw veld beschikbaar in het scherm functiegegevens (Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens) om aan te duiden dat er volledige opbouw van schaalancienniteit moet zijn. Dit veld staat op het tabblad 'Vo Specifieke gegevens'.

Het proces van de loopbaanhistoriek werd ook aangepast. Bij de bepaling van het percentage opbouw wordt gekeken naar dit nieuwe veld. Indien dit is aangevinkt, dan is de opbouw 100%. Is het veld niet aangevinkt, dan wordt er rekening gehouden met het tewerkstellingspercentage.

Deeltijdse prestaties wegens ziekte is vanaf nu 6 maanden een recht en nadien een gunst. Dit geldt zowel voor contractuelen als statutairen. Vlimpers werd hieraan aangepast. Lees meer over deeltijdse prestaties wegens ziekte op de webpagina 'Deeltijdse prestaties wegens ziekte'.

Er werd een nieuwe code ‘VO_AT_GGP: Gestandaardiseerd gunstverlof (periode)’ aangemaakt, voor GGV van langer dan 1 maand. De code berekent in kalenderdagen. De bestaande code (VO_AT_GGV) die gebruikt wordt voor kortere periode (tot 1 maand) en berekent in uren, kreeg de nieuwe omschrijving: ‘Gestandaardiseerd gunstverlof (losse dagen)’.

De regeling waarbij de ex-federale loopbaan (met jaarlijks aan te passen startbedragen) en de Vlaamse functionele loopbaan voor de sinds 1/1/2019 in het kader van een staatshervorming overgehevelde personeelsleden vergeleken wordt, werd opgenomen in vlimpers.

De combinatie 'Verlof wegens ziekte deeltijds' met 'verlof deeltijdse prestaties' stroomde foutief door naar de RSZ–aangifte voor statutaire personeelsleden. Deze combinatie wordt nu aangegeven met een maatregelcode 502: Niet bezoldigde afwezigheid (volledig of deeltijds) gelijkgesteld met dienstactiviteit.

Optimalisatie van de foutenlog planningen voor de generieke interface:

• er komt een extra melding op de foutenlog als er geen arbeidsvoorwaarden geregistreerd zijn in VP en toch planningen binnenkomen;
• de foutenlog wordt uitgebreid met naam, voornaam en entiteit.

Aanpassingen aan de functionaliteiten van de generieke interface:

• Sommige administratieve personeelsleden zijn om functionele redenen opgenomen in de planningstool. Voor deze personen werd een aparte arbeidsvoorwaardengroep voorzien om hun signalitieke gegevens ook te laten doorstromen naar de planningstool.
• Adreswijzigingen in de toekomst stromen voortaan ook door naar de planningstool;
• De berekening van onbetaalde afwezigheden van de operationele loodsen gebeurt nu op basis van een vaste noemer (cf. het VPS). Deze personen zullen in Vlimpers een specifieke arbeidsvoorwaardengroep toegekend krijgen.

Technische aanpassingen aan de generieke interface:

• Omdat er vanaf april meerdere gebruikers zijn werd er een folder per entiteit opgezet om bestanden te plaatsen/verwijderen.
• Het aantal uren dat max. per dag kan worden opgeladen is opgetrokken naar 24u.
• Planningen worden toch opgeladen als er in afwezigheidsmutatie een afwezigheid staat met aanduiding ‘halve of hele dag’.
• Opladen van vergoedingen/toelagen geoptimaliseerd:

• Wanneer er in een dossier een vaste looncode is met enkel een parent-record, dan wordt dit record geschrapt zodat de looncode correct wordt opgeladen.
• Een ‘Ploegentoelage 212’ die voor alle parameters een 0-waarde heeft wordt voortaan ook opgeladen.

De nieuwe module Profielbeheer is beschikbaar voor 7 entiteiten: Go!, Departement Onderwijs en Vorming, Departement Cultuur, Jeugd en Media, Departement Kanselarij en Bestuur, Agentschap Binnenlands Bestuur, Audit Vlaanderen, Agentschap Natuur en Bos.

Personeelsleden van deze entiteiten met de rol ‘HR in de entiteit’ kunnen de inhoud van functiebeschrijvingen beheren in Vlimpers. Lees meer op https://overheid.vlaanderen.be/vlimpers-moduleprofielbeheer.