chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vlimpers voor HR

    Zoek je meer informatie over Vlimpers als HR-businesspartner of HR-specialist van de Vlaamse overheid? Op deze webpagina vind je een overzicht.

    Wat?

    • Vlimpers Kern: om informatie over een individueel personeelslid op te vragen
    • Vlimpers rapportenshop: om informatie op te zoeken over een groep personeelsleden
    • Vlimpers contactformulier: om het Dienstencentrum Personeelsadministratie te contacteren

    Vlimpers Kern

    Vlimpers Kern is het standaard personeelssysteem waarmee de Vlaamse overheid haar personeels- en functiegegevens, personeelsafwezigheden beheert. Het is ook de basis voor de loonberekening en loonadministratie. Vlimpers werkt met ‘selfservice’ voor personeelsleden en leidinggevenden.

    Het systeem gebruikt volgende termen:

    • Vlimpersnummer: elk personeelslid krijgt een uniek personeelsnummer dat bestaat uit 6 cijfers.
    • arbeidsrelatie: de arbeidsrelatie is het contract met de organisatie. De arbeidsrelatie kan slechts wijzigen in een aantal gevallen zoals bijvoorbeeld bij een wijziging van RSZ-categorie of bij een wijziging van organisatie naar een andere juridische entiteit.
    • Elvirenummer: alle gegevens uit Vlimpers worden doorgestuurd naar de loonmotor 'Elvire'. Elk personeelslid dat moet doorstromen naar de loonmotor heeft een 'Elvirenummer'.
    • rollen: lees meer op de webpagina 'toegangsbeheer' over alle rollen in Vlimpers.
      Hoe navigeer je in Vlimpers?

      Navigeren in Vlimpers doe je met behulp van de tegels op je intropagina of via het navigatie-icoon. Iedereen heeft minimaal 1 intropagina in Vlimpers, namelijk je Selfservice werknemer. Als HRBP of HR-specialist heb je leesrechten tot alle schermen in Vlimpers. Dat betekent dat je zelf geen gegevens kan aanpassen, maar ze wel kan raadplegen.

      Goed om weten: je kan ook zelf een nieuwe intropagina met zelfgekozen tegels aanmaken. Zo hoef je het navigatiepad niet altijd opnieuw te volgen en heb je sneller toegang tot je gegevens. Lees meer in de Vlimpershandleiding over navigeren in Vlimpers

      Welke gegevens vind je in Vlimpers?
      gegevens navigatiepad
      • geboortedatum / leeftijd
      • contactgegevens
      • burgerlijke staat
      • hoogste opleidingsniveau
      Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens aanpassen
      • relevante werkervaring
      Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens > Werkervaring
      • geregistreerde arbeidshandicap of chronische ziekte

      Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens > VO Handicap, chronische ziekte

      • risicoprofiel
      Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Werkrelaties > Checklist persoon
      • gegevens contactpersoon in noodgeval
      Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonlijke relaties > Contactpersoon in noodgeval
      • identiteitsgegevens
      Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Staatsburgerschap > Identiteitsgegevens
      • loopbaanoverzicht per arbeidsrelatie
      Personeelsbeheer > Functiegegevens > VO Loopbaanoverzicht
      • anciënniteit
      • jaarbasis
      • volgende jaarbasis met datum
      Personeelsbeheer > Functiegegevens > VO Anc., Jaarb., Volgende schaal
      • telewerker
      Personeelsbeheer > Functiegegevens > Telewerkers beheren
      • overzicht tellers uitgezonderd teller jaarlijks verlof
      Salarissen > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > Vo Afwezigheidstellers
      • overzicht tellers jaarlijks verlof
      Salarissen > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > Vo Afwezigheidstel. Jaar verlof/uren
      • overzicht van alle aangevraagde en goedgekeurde afwezigheden.
        • standaard: tot 1 jaar terug en tot 1 jaar later
        • knop Alles Tonen: overzicht van alle afwezigheden die in deze arbeidsrelatie werden aangevraagd
      Salarissen > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > Afwezigheidsmutatie
      • overzicht afgekeurde afwezigheden
      Salarissen > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > Afgekeurde afwezigheden
      • openen tot recht vormingsverlof aangevraagd met het oog op het behalen van een diploma / certificaat
      Salarissen > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Vormingsverlof
      • politiek mandaat
      Salarissen > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Politiek verlof
      • overzicht van aantal berekende maaltijdcheques per maand
      Salarissen > VO Verloning > Maaltijdcheques
      • loonberekeningen
      Salarissen > VO Verloning > Individueel loondossier
      • gegevens arbeidsongeval
      Veiligheid en gezondheid > Veiligheid en gezondheid > Incidentgegevens ophalen > Details incident EN Details letsels
      • gegevens medische onderzoeken
      Veiligheid en gezondheid > Veiligheid en gezondheid > VO Veiligheid en gezondheid > Medische onderzoeken
      Vlimpers-berichten

      Op de 'Processen AgO' klantensite vinden HR-medewerkers een overzicht van wie welke mail of boodschap ontvangt vanuit Vlimpers voor welke specifieke reden. Raadpleeg hier het overzicht: https://vlaamseoverheid.sharepoint.com/sites/ago/proc/Lists/Vlimpersmails/DCPA.aspx

      De weergave van de lijst staat standaard op 'DCPA' en is gestructureerd volgens de AgO-processen. Via het menu rechtsbovenaan kun je ook 'HRTD' selecteren als weergave waardoor je meer technische details ziet in het overzicht van de Vlimpers-berichten. Deze weergave is een sortering volgens de systeem-modules (zoals Leren, Ploeg of Afwezigheidsbeheer).

      Vlimpers rapportenshop

      Alle rapporten van de departements- of agentschapsrapportering zijn gebundeld in de rapportenshop. Het zijn instrumenten om inzicht te krijgen in de eigen interne werking en om beslissingen van het management te onderbouwen.

      Lees meer op de webpagina van Vlimpers rapportering.

      Vlimpers-contactformulier

      Het Vlimpers-contactformulier gebruik je om een vraag te stellen of documenten door te sturen naar het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA). 

      Je vraag komt automatisch bij een dossierbehandelaar van het DCPA terecht die toegang heeft tot de personeelsdossiers van je departement of agentschap en tot je eerdere vragen.

      Wanneer je een antwoord hebt ontvangen krijg je een melding via e-mail. Klik op de link in de e-mail om het antwoord te lezen of om eventueel te reageren. Je kunt het antwoord nadien ook opzoeken via het Vlimpers-contactformulier.

      Gebruikersnaam

      Je hebt als HR-verantwoordelijke 2 rollen of gebruikersnamen. Je kunt vragen stellen via je:

      • persoonlijke gebruikersnaam voor een persoonlijke vraag over je eigen personeelsdossier. Meer informatie? Bekijk de Vlimpers-instructiefilm.
      • generieke gebruikersnaam voor:
        • vragen vanuit je rol als HR-specialist of HRBP
        • alle gelogde cases op te volgen, samen met je collega’s HR-specialisten of HRBP’s binnen je departement of agentschap
        • wijzigingen aan te vragen met behulp van sjablonen (zie onder)

      Goed om weten

      • Schrijf de naam van het betrokken personeelslid altijd op de correcte manier (bijvoorbeeld An Vandevelde versus Ann Van De Velde)
      • Vermeld altijd het personeelsnummer van het betrokken personeelslid, ook als je de vraag al stelt in naam van het betrokken personeelslid
      • Geef extra identificatiegegevens mee (bijvoorbeeld de afdeling) bij veelvoorkomende namen of namen met een moeilijke schrijfwijze
      • Onderteken de case altijd met je eigen voor- en achternaam wanneer je de vraag stelt via een generieke gebruikersnaam.
      • Vragen die je stelt via de generieke gebruikersnaam moeten altijd vooraf afgestemd en gevalideerd zijn.
        Hoe kun je een generieke gebruikersnaam aanvragen en waarmee moet je rekening houden?
        • De afdeling HR-technologie en Data binnen AgO maakt de generieke gebruikersnaam aan.
        • Voor de aanmaak van dit account heb je een generiek mailadres nodig. Dit regel je zelf. Naar dit adres worden de logingegevens verstuurd bij aanmaak van het account en hierop komen ook de automatische mails van het Vlimpers contactformulier (bijvoorbeeld: 'uw vraag werd geregistreerd/afgesloten') toe.
        • Maak afspraken over het beheer van het generieke account, bijvoorbeeld wie krijgt de loginggegevens wel/niet.

        Opgelet:

        schema_vlimpers_contactformulier

        Hoe bekijk je cases waarvoor je verantwoordelijk bent?

        Als je als belanghebbende aan een case werd toegevoegd ontvang je een automatische mail. In deze mail is een link naar het online contactformulier terug te vinden en zal je niet rechtstreeks leiden naar de case wel naar het zoekscherm.

        • Selecteer in het zoekscherm ‘Alle vragen waarvoor ik belanghebbende ben’.
        • Klik op de knop Zoeken. Je krijgt een overzicht van alle cases waarvoor jij belanghebbende bent.
        • Klik op de case die je wil inkijken.

        Via het startscherm van het online contactformulier is deze zoekopdracht te bereiken via de hyperlink ‘Zoek eerder gestelde vragen op’.

        Sjablonen

        Als HR-verantwoordelijke geef je via het Vlimpers-contactformulier ook wijzigingen door via volgende sjablonen:

        Waarmee rekening houden als je een wijziging doorgeeft via een sjabloon?

        Geef telkens bij het aanvragen of aanpassen van:

        1. entiteiten de correcte locatiecode mee
          De locatiecode is niet automatisch gelijk aan die van de bovenliggende entiteit en de code is afhankelijk van waar het personeelslid werkt.
          • Waarom? De code heeft invloed op:
            • de facturatie van IDEWE
            • de plaats waar een personeelslid op medische controle moet gaan
            • de koppeling naar de opgegeven contactpersoon welzijn
            • het woon-werkverkeer, opvolging personeelsbezetting, …
          • Hoe controleren? Ga naar ‘folder 8. Security’ > ‘Security – entiteits- en supervisorgegevens’. Klik ‘Dienstcodes’ aan bij ‘Opmaak van het rapport’.

        Goed om weten: je kunt via dit rapport ook nagaan of de opgegeven contactpersoon welzijn (via kolom ‘Naam contactpersoon Welzijn’) nog actueel en correct is.

        1. personeelsgegevens de correcte risicocode mee
          (bijvoorbeeld bij een mutatie, wijziging functie, aanwerving, ….)
          • Waarom? De code bepaalt of een medisch onderzoek nodig is en met welke frequentie.
          • Hoe controleren? Ga naar ‘folder 9. Welzijn’ > ‘9.5 Arbeidsgeneeskunde’ > ‘Risicocodes’.

        Lees meer op de webpagina ‘Arbeidsgeneeskunde’ over risicocodes.

        Contact

        Meer informatie of een vraag?