chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vlimpershandleiding: Aanmaken documenten

    Met deze handleiding kan je documenten aanmaken die automatisch ingevuld worden in Vlimpers.

    Het is mogelijk om in Vlimpers documenten te genereren die automatisch ingevuld worden op basis van de informatie in Vlimpers.

    Deze handleiding beschrijft welke stappen een dossierbehandelaar moet doorlopen om een van deze documenten aan te maken.

    Vlimpersscherm 1: Beheer documenten

    Ga naar Personeelsbeheer > Beheer documenten > VO Beheer documenten > Zoeken op naam/Vlimpersnummer

    Kies de correcte arbeidsrelatie.

    Opgelet

    Zorg dat alle gegevens correct in Vlimpers ingevoerd zijn. Het document kan slechts correcte gegevens bevatten als alle data in Vlimpers ook bijgewerkt zijn.

    - Nieuwe functierij met de juiste titel, entiteit, graad, werkrooster, geldelijke anciënniteit

    - Pas de datum van het einde van de proeftijd aan

    Vlimpersscherm 2: Beheer documenten MOD

    Ga naar Personeelsbeheer > Beheer documenten > VO Beheer documenten > Zoeken op naam/Vlimpersnummer > Beheer documenten MOD

    In het scherm “Beheer documenten MOD” worden de algemene parameters weergegeven die in het sjabloon zullen komen. Kijk deze informatie eerst na voor het document te genereren. Pas aan waar nodig.

    <Ingangsdatum>

    • Dit is de datum van de huidige actieve functierij. Indien je een voorgaande functierij nodig hebt, kan je deze via het vergrootglas oproepen. Voor een pensioenbesluit of vrijwillig ontslag selecteer je de uitdienstrij in de toekomst.

    <Volgnummer>

    • Indien er meerdere functierijen op dezelfde datum vallen, kies je het juiste volgnummer.

    <Manager-ID>

    • Hier staat standaard de leidend-ambtenaar.
      Indien de leidend ambtenaar niet de ondertekenaar van het document is, zoek dan de juiste persoon op via het vergrootglas.
    Opgelet

    Kies de actieve arbeidsrelatie van de leidend ambtenaar, zodat de juiste graad gekozen wordt. Bij EVA’s, adviesraden en Eigen vermogens, merken we dat dit niet altijd overeenkomt met de officiële titel van de leidend ambtenaar.

    <Bevoegdheid gedelegeerd>

     

    • Indien iemand met een delegatie zal ondertekenen, vink het vakje aan en zoek de ondertekenaar op. Er wordt dan automatisch een delegatieregel toegevoegd in het document.
    • Indien er geen vinkje is voor “bevoegdheid gedelegeerd” is de gedelegeerde leeg en uitgegrijsd.

    <Begindatum verlof> 

    • Indien er een verlof opgenomen moet worden in het besluit, contract of addendum, zoek dan de betreffende verlofrij op in afwezigheidsmutatie door op het vergrootglas te klikken.

    <Plaats ondertekening> 

    • Dit staat standaard op Brussel, maar kan aangepast worden naargelang de afspraak met klanten.

    <Voornaam> 

    • Dit is de officiële voornaam van het personeelslid. Indien er een tweede en derde naam in Vlimpers staat, zie je deze hier. Deze kunnen hier verwijderd worden indien nodig.

    <Voornaam ondertekenaar> 

    • Dit is de officiële voornaam van de ondertekenaar. Indien de tweede en derde naam in Vlimpers staat, zie je deze hier. Deze kunnen verwijderd worden indien nodig.

    <Startdatum stageperiode> 

    • Als je een besluit aanvang of einde proeftijd opmaakt, dien je hier de juiste rij op te zoeken met de start van de stageperiode. Dit veld zorgt ervoor dat de tabel salarisvaststelling correct opgehaald kan worden.

    <Datum ondertekening> 

    • Kies de datum van ondertekening. Deze staat standaard op “vandaag”

    Als alle velden goed staan, kan je kiezen welk document je wil aanmaken.

    <Indeling uitvoersbestand>

    Kies voordat je het document genereert eerst in welk formaat het bestand gegenereerd moet worden.

    • PDF: wijzigingen niet meer mogelijk, document is vergrendeld
    • RTF: document kan bewerkt worden

    Klik daarna op <print>.

    Opgelet

    Indien je voor RTF kiest, zal het systeem je standaard vragen om het document te openen of op te slaan. Klik steeds op opslaan, anders krijg je een vraag om opnieuw in te loggen en deze bewerking geeft een fout.

    Wijzig de instellingen van het document niet van RTF naar Word-document. Een Word-document kan afwijkende lay-out weergeven in de digitale handtekenmap.

    2: Opslaan

    • Sla het bestand op volgens de afspraken van het team en lees de inhoud na op correctheid. Vul de gekleurde velden aan als deze er zijn. Dit is informatie dat niet in Vlimpers staat en niet geautomatiseerd kan worden. 

    • Geef de benaming van het document zoals je doet bij het gebruik van de modeldocumenten (zie werkinstructie ALG_Opslaan in e-dossier)

    • De benaming bevat al het correcte typedocument nummer (bv 1_arbeidscontract onbepaalde duur), behoud dit alvast zodat het document achteraf ook in het correcte e-dossier terechtkomt.

    Opgelet

    Het handtekengedeelte mag nooit alleen op een pagina staan. Zet het laatste artikel mee op de handtekenpagina. Deze regel werd automatisch ingesteld, waardoor er soms een lege pagina tussen steekt. Verwijder deze lege pagina.

    Biedt het digitaal document aan ter ondertekening aan de leidend ambtenaar (volgens klantenafspraak):

    • In de digitale handtekenmap van de leidend ambtenaar
    • Per mail
    • Als bijlage aan een case

    Nadat alle partijen het document (digitaal of analoog) ondertekend hebben, sla je het ondertekende document op in het e-dossier.  Controleer of de naamgeving tijdens de ondertekening niet gewijzigd werd (zie werkinstructie ALG_Opslaan in e-dossier)

    Het niet ondertekende exemplaar dat je lokaal opgeslagen hebt, mag je verwijderen.

    Specifieke invoerinstructies per type document

    Voor een aantal documenten zijn er naast de algemene, ook enkele specifieke invoerinstructies. Er moeten soms enkele bijkomende keuzes gemaakt worden. Er verschijnt dan een pop-up venster. Kies de juiste optie en klik op <OK>

    ADDENDA:

    Addenda verminderde prestaties en contracten deeltijds:

    <Optie uurrooster>

    1. Individueel uurrooster
    • Bij deze optie zal het uurrooster uit de afwezigheidsmutatie ingevoerd worden in het document.
      Voorbeeld: ma di do vr 7,6
    1. Variabel uurrooster
    • Hier zal volgend artikel toegevoegd worden:
      Het dagelijkse uurrooster is variabel. Het uurrooster wordt ten minste 5 werkdagen vooraf ter kennis gebracht van de werknemer.
    1. Standaard uurrooster
    • Hier zal volgend artikel toegevoegd worden:
      Het uurrooster komt overeen met één van de uurroosters opgenomen in het arbeidsreglement

    Addendum verlof deeltijdse prestaties:

    <Reden opname verlof>

    • 60 maanden recht
    • 60 maanden recht is uitgeput
    • Recht vanaf 55 jaar

    Meer informatie vind je in het Vlaams Personeelsstatuut deel X – Titel 5: Verlof voor deeltijdse prestaties.

    Addendum onbetaald verlof:

    Hier dien je aan te geven onder welk VPS artikel het onbetaald verlof valt:

    <Reden onderbreking>

    • Artikel X62 §1, 2° VPS
    • Artikel X62 §1, 3° VPS (55+)
    • Gestandaardiseerd gunstverlof

    Meer informatie vind je in het Vlaams Personeelsstatuut Deel X – titel 10 Onbetaald verlof

    Addendum zorgkrediet:

    <Reden onderbreking>

    • Kind 12 jaar of jonger
    • Kind met handicap
    • Volgen opleiding
    • Ziek gezins- of familielid

    Bekijk de aanvraag in afwezigheidsmutatie om de reden van het verlof te kennen.

    CONTRACTEN:

    Voor de arbeidsovereenkomsten met een deeltijds rooster moet de optie uurrooster nog ingevuld worden.

    <Optie uurrooster>

    1. Individueel uurrooster
    • Bij deze optie zal het uurrooster uit de afwezigheidsmutatie ingevoerd worden in het document.
      Voorbeeld: ma di do vr 7,6
    1. Variabel uurrooster
    • Hier zal volgend artikel toegevoegd worden:
      Het dagelijkse uurrooster is variabel. Het uurrooster wordt ten minste 5 werkdagen vooraf ter kennis gebracht van de werknemer.
    1. Standaard uurrooster
    • Hier zal volgend artikel toegevoegd worden:
      Het uurrooster komt overeen met één van de uurroosters opgenomen in het arbeidsreglement

    BESLUITEN

    INSTROOM/DOORSTROOM:

    <Artikel I 5>

    Kies onder welk punt van het VPS  ART I 5 het personeelslid valt.

    1. Interne arbeidsmarkt
    2. Vanuit externe arbeidsmarkt
    3. Via externe mobiliteit

    <Artikel VI 26 §1>

    Kies of het personeelslid valt onder het eerste of tweede lid van het VPS artikel VI 26

    • Artikel VI 26 §1 eerste lid
    • Artikel VI 26 §1 tweede lid

    PENSIOEN:

    <Voldoet aan voorwaarden VPS XI 10>

    Kies of het personeelslid voldoet aan de voorwaarden in het VPS XI 10.

    • “Ja”: Artikel 2 wordt toegevoegd
    • “Nee”: Artikel 2 wordt niet toegevoegd

    Indien “ja” wordt volgend artikel toegevoegd:

    Art. 2. De betrokkene wordt ertoe gemachtigd met ingang van 1 januari 2018 de eretitel van zijn ambt te voeren