chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vlimpershandleiding: Aanstelling

    Deze handleiding helpt je als dossierbehandelaar om een niet-geautomatiseerde indiensttreding te registreren in Vlimpers. 

    Wat?

    Maakt een organisatie gebruik van Vlimpers Rekrutering, dan verloopt de indiensttreding automatisch. De Vlimpershandleiding geautomatiseerde indiensttreding loodst je door de stappen die je nog moet doorlopen om de geautomatiseerde indiensstreding te voltooien.

    Maakt een organistie geen gebruik van Vlimpers Rekrutering, dan verloopt de indiensttreding volgens het niet-geautomatiseerde proces en volg je deze handleiding.

    Vlimpersscherm 1: Zoeken op nationale ID

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens > Zoeken op nationale ID

    1: <Nationale ID>

    • Vul het rijksregisternummer in en klik op ‘Zoeken’.

    Indien er reeds een Vlimpersdossier bestaat, controleer dan of de RSZ-categorie wijzigt. 

    Indien er nog geen Vlimpersdossier bestaat, volg dan deze handleiding verder.

    Vlimpersscherm 2: Persoon toevoegen

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens > Persoon toevoegen

    Een aantal gegevens, zoals naam, domicilieadres en burgerlijke staat kan je nu bij het toevoegen van een nieuw personeelslid in Vlimpers bij de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ) opzoeken. Vul het rijksregisternummer in en klik op 'Zoeken' om de gegevens van de KSZ op te halen. Als resultaat krijg je op hetzelfde scherm onderaan de opgehaalde gegevens te zien. Een deelgemeente wordt overschreven door de hoofdgemeente. Geeft een personeelslid Assebroek op als geboorteplaats, dan registreert Vlimpers Brugge.

    Als je nu op 'Verder' klikt worden de gegevens overgenomen.

    Deze functionaliteit:

    • Werkt ook voor de geleide processen
    • Is alleen voor werknemers beschikbaar, niet voor niet-werknemers
    • Is niet beschikbaar voor de AOP-module en voor VUTG

    Ga verder vanaf punt 12 'Plusteken' indien de koppeling met de KSZ beschikbaar is.

    Als de functionaliteit niet beschikbaar is, vul dan de gegevens aan via de knop 'Manuele invoer'. Volg de invoerinstructies hieronder vanaf punt 1 'Naam toevoegen'.

    <Persoon-ID> zal gedurende het hele invoerproces van de persoonsgegevens aangegeven worden als 'NEW'. U kan dit zelf niet wijzigen. Het systeem kent automatisch het volgende vrije personeelsnummer toe na het vervolledigen van de persoonsgegevens en het toevoegen van een werkrelatie.

    Vul alle velden op de verschillende tabbladen in, behalve <Geen gegevensbeveiliging> en <Voltijdstudent>.

    Voor volgende velden zijn er extra invoerinstructies:

    Tabblad Persoonsgegevens:

    1: Naam toevoegen

    • Klik op Naam toevoegen
    • Het scherm Naam opent. Vul alle velden in. Indien een personeelslid meerdere voornamen heeft, vul dan <Voornaam> in met spaties, gebruik geen leestekens.

    2: <Dt. burg staat>

    • Pas de datum aan (bv. de huwelijksdatum, datum echtscheiding of datum wettelijk samenwonen), behalve bij ongehuwd . Bij burgerlijke staat ongehuwd wordt de datum ingevuld met de geboortedatum.

    3: <Alternatief-ID>

    • <Andere-ID> kan pas worden ingevuld na het toevoegen van de gegevens gezinsleden. Elk gezinslid krijgt een volgnummer toegewezen. Het volgnummer van de partner dient in <Alternatief-ID> te worden geselecteerd. Opgelet: een gezinslid koppelen in de toekomst, kan niet.

    4: <Soort nationale ID>

    • Selecteer Nationaal registernummer

    5: <Nationale ID>

    • Vul het rijksregisternummer of INSZ-nummer in. Dit is belangrijk voor een correcte RSZ-aangifte.
    • Vink 'Primaire ID' aan achter het INSZ-nummer.
    • Selecteer land BEL en vul het FIN-nummer aan voor een werknemer die woonachtig is in het buitenland en waarvan het domicilieland behoort tot één van de FIN-landen. Dit is nodig voor een juiste doorstroom naar de fiscale fiche.
    Opgelet

    Beschikt het personeelslid nog niet over een INSZ-nummer? Dan kan dit aangevraagd worden via www.sigedis.be.

    Ziet het officieel INSZ-nr er zo uit: XX0000-XXX-XX (staan er nullen op de plaats van de maand en dag)? Dan moet je als geboortedatum 01/01/XX in Vlimpers zetten en een case loggen in Schakel met de vraag of ze dit INSZ-nr via SQL in Vlimpers laten zetten

    Ziet het officieel INSZ-nr er zo uit: XX0001-XXX-XX? Volg dan dezelfde werkwijze als hierboven.

    Opgelet

    In toepassing van een OESO-richtlijn moeten schuldenaars van inkomsten die betaald of toegekend worden aan niet-rijksinwoners, op de fiches 281 het Fiscaal Identificatienummer (FIN) vermelden, dat toegekend wordt door het land van herkomst van de verkrijger van de inkomsten. Het FIN-nummer is een unieke identificatie van een persoon wonende in een FIN-land.


    Er zijn veertien landen die het FIN vermelden op officiële documenten: België, Bulgarije, Denemarken, Estland, Finland, Letland, Litouwen, Malta, Nederland, Roemenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Zweden

    Op onderstaande link staat per land waar het FIN-nummer kan gevonden worden op het paspoort of de identiteitskaart: https://ec.europa.eu/taxation_customs/tin/pdf/nl/TIN_-_subject_sheet_-_3_examples_nl.pdf

    Tabblad Contactgegevens:

    Vul alle velden in behalve bij ID's Instant Message.

    6: Details adres toevoegen 

    • Klik op Details adres toevoegen. U komt in Historie adres.

    7: <Ingangsdatum>

    • Vul de datum van aanstelling in.

    8: Adres toevoegen

    • Klik op Adres toevoegen. U komt in Adres bewerken. Vul alle velden in.

    9: <Postcode>

    • Na het invullen van de <postcode>, kunt u via Adres zoeken de juiste Stad/Gemeente ‘selecteren’. Na de selectie wordt <Plaats> en <Provincie> automatisch ingevuld.

    10: 'OK'

    • Klik op ‘OK’. U komt terug in Historie adres

    11: 'OK'

    • Klik op ‘OK’. U komt terug in Contactgegevens. Het huisadres werd ingegeven.

    12: 'Plusteken'

    • Met het ‘Plusteken’ kunt u nog een postadres toevoegen. Dit is enkel nodig indien het postadres verschillend is van het domicilieadres. Selecteer Post als <Soort adres> en wijzig het adres via Details adres toevoegen en Adres toevoegen.

    13: <Soort telefoon>

    • Geef het telefoonnummer in zonder gebruik van leestekens of spaties bij <Soort telefoon>. Verwijder 0032-(0) niet. U kan verschillende telefoonnummers invoeren. Duid aan welke de voorkeurstelefoon is door <Voorkeur> aan te vinken.

    Tabblad Vo Persoonsgegevens

    14: <MEDEX nummer>

    • Het <MEDEX nummer> kan bekend zijn wanneer een nieuw personeelslid reeds voor de overheid heeft gewerkt. Een Medexnummer wordt enkel aangemaakt wanneer een personeelslid een arbeidsongeval heeft gehad dat doorgegeven werd aan MEDEX.

    15: <Rekeningnr electronische MC's>

    • Dit veld werd in het verleden automatisch ingevuld via de leverancier, maar is nu niet meer van toepassing.

    16: <Kaartnr. MC's>

    • Dit veld werd in het verleden automatisch ingevuld via de leverancier, maar is nu niet meer van toepassing.

    17: <Verzend papieren loonstroken>

    • Standaard worden er geen papieren loonstroken verstuurd. Werknemers kunnen hun loonstrook opvragen via de selfservice werknemer.
    • Vink dit veld aan als de werknemer geen toegang heeft tot een computer.
    • Vink dit veld altijd aan voor jobstudenten.

    Tabblad Persoonsgegevens:

    18: <Attest burgerlijke staat>

    • <Attest burgerlijke staat> geeft aan bij welke burgerlijke staat een attest nodig is. Indien er een attest nodig is en men heeft het attest ontvangen, wijzig <Nodig> naar <Verwerkt>.
    • Als bij <Attest burgerlijke staat> Nodig staat verschijnt automatisch <Ontvangen op> vul hier de datum in waarop u het attest hebt ontvangen.

    19: <Fisc voordeel ong vader/moeder>

    • <Fisc voordeel ong vader/moeder> heeft tot doel te registreren of een personeelslid kan genieten van een fiscaal voordeel ingeval hij/zij kinderen ten laste heeft en toch niet gehuwd is (hiermee wordt bedoeld dat betrokkene nooit gehuwd geweest is, dit betekent dat gescheiden ouders niet in aanmerking komen voor de vermindering in het stadium van de bedrijfsvoorheffing). Burgerlijke staat 'feitelijk / uit het echt / van tafel en bed gescheiden' geniet niet van dit fiscaal voordeel. Het systeem zal een verificatie doen op basis van burgerlijke staat en aantal kinderen ten laste. Het tijdstip van de wijziging is van belang voor de loonmotor. Indien het fiscaal voordeel reeds bestond en het recht vervalt, mag de wijziging pas vanaf het jaar volgend op de nieuwe burgerlijke staat (waardoor het recht vervalt) gebeuren (op 1/1/x = 1).

    20: <Ingegeven op>

    • <Ingegeven op> wordt ingevuld als  <Fisc voordeel ong vader/moeder> staat aangevinkt.

    Tabblad werkrelaties:

    21: <Werknemer>

    • Vink <Werknemer> aan bij een gewone werknemer en occasioneel personeel (= personeel met korte contracten, dit heet AOP en mag enkel worden gebruikt door Sport Vlaanderen!).

    22: <Niet-werknemer>

    • Vink <Niet-werknemer> aan voor personen die niet rechtstreeks meewerken aan de doelstellingen van de organisatie en als dusdanig géén effectieve arbeidsplaats bezetten.
    • Niet-werknemers hebben géén recht op een hospitalisatieverzekering ten laste van de VO. 
    • Niet-werknemers voeren slechts occasioneel opdrachten uit in opdracht van de administratie of hebben een louter controlerende opdracht.
    • Enkele voorbeelden van niet werknemers zijn: ex-werknemers waarvoor een pensioenrente wordt uitbetaald, niet personeelsleden die bepaalde controleopdrachten uitvoeren waarvoor zij een vergoeding ontvangen (vb. opnemen pluviometers) en de inspecteurs van financiën
    Opgelet

    Gedetacheerde leerkrachten en gedetacheerde loppers hebben wel recht op hospitalisatie.

    23: <Belanghebbenden>

    • <Belanghebbenden> wordt niet gebruikt.

    24: 'Relatie toevoegen'

    • Klik op ‘Relatie toevoegen’.

    De persoonsgegevens voor een nieuwe werknemer zijn nu ingevuld, er wordt automatisch een Vlimpersnummer en Arbeidsrelatie aangemaakt.

    Vlimpersscherm 3: Functiegegevens

    Ga naar Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens

    Tip: Noteer vooraf het aangemaakte vlimpersnummer. Bij een time-out van het systeem waarbij u terug moet inloggen, gaat u de zopas ingegeven werknemer niet terugvinden, zelfs niet aan de hand van het vlimpersnummer. Er werd namelijk nog geen entiteit gekoppeld aan de werknemer. 

    Indien dit voorvalt kunt u de functiegegevens verder aanvullen via: Personeelsbeheer > Functiegegevens > Arbeidsrelatie toevoegen

    Vul alle velden in op de verschillende tabbladen, behalve <Niveau supervisor>, <Managementcode>, <Trf Ploegdnst>, <Ploegendienst>, <Betaalgr. tariefsrt. Gebruiken>, <Betaalgrp Peildatum gebruiken>, <Soort wisselkoers> en <Tarief gebruiken vanaf>, <CDVU>. 

    Voor volgende velden zijn er extra invoerinstructies:

    Tabblad Werklocatie:

    1: <Actie>

    • De eerste functierij moet steeds starten met  <Actie> Aanstelling

    2: <Reden>

    3: <Locatiecode>

    • Vul de juiste <Locatiecode> in
    Opgelet

    Indien een personeelslid zijn thuisadres heeft als standplaats, dan moet hier Thuis geselecteerd worden. Op die manier wordt als <standplaats> de gemeente weergegeven waar betrokkene woont.

    Ingeval de <standplaats> een werf is (geen locatieadres binnen MVG), dan kan de daarvoor voorziene code geselecteerd worden. Bij selectie van werf zal een extra veld geactiveerd worden <standplaats>. Daarin kan dan de standplaats vrij ingevuld worden.

    Tabblad Functiegegevens:

    4: <Ambtenaar/contractueel>

    • De gegevens <Ambtenaar/contractueel>  zijn van belang voor anciënniteit- en ziekteberekening

    5: <Basisuren>

    • In de <Basisuren> wordt het aantal basisuren van de aanwezigheid die in het contract werd opgenomen ingevuld.

      • Ingeval van 1 AR aan 100% wordt 38 uur ingevoerd;
      • Ingeval van 2 AR’s waarvan de ene aan 60% en de andere aan 40%, wordt in de ene AR 20 basisuren gezet en in de andere 18 uren (dit geldt enkel voor contractuelen).

    6: <FTE>

    • Als de basisuren worden aangepast, dan wordt het aantal <FTE> automatisch ingevuld. Het veld <FTE> moet je niet wijzigen, aangezien dit veld nergens toe dient. De berichten over het veld FTE die in een pop-up verschijnen, mogen genegeerd worden.

    Tabblad Salarissen:

    7: <Betaalgroep>

    Opgelet

    Indien de betaalgroep reeds op MON stond en betrokken personeelslid komt uiteindelijk niet in dienst, dan krijgt u volgende boodschap: "de enige record met de L4 nummer werd zojuist geschrapt." Er is dus een L4-nr gecreëerd, zowel in Vlimpers als de loonmotor, zonder dat dat nodig was. Dat nummer zal blijven hangen in de loonmotor. De correcte afhandeling in dit geval gaat als volgt:

    - Dossier op MON laten staan.

    - Een functierij toevoegen met als ingangsdatum de volgende dag, actie-reden beëindiging - niet opgedaagd, veld arbeidsplaatsnummer leegmaken, veld supervisor-ID leegmaken, soort en reden einde contract: niet opgedaagd - In dienst gek. PL niet opged., einddatum: de ingangsdatum van de voorgaande functierij., betaalgroep NVT.

    - Alle looncodes verwijderen (ook extra legale voordelen), enkel looncode 001 bij vaste inkomsten laten staan met begin en einddatum de ingangsdatum van de eerste functierij.

    - Start de aanstellingsdatum op een weekdag (maandag tot vrijdag), wijzig het werkrooster die gelijk is aan de aanstellingsdatum naar werkrooster 9999W1106.
    In het scherm afwezigheidsmutatie moet men geen enkele afwezigheid registreren, ook niet de afwezigheidscode LOS, want door een werkrooster te registreren waarop er op de dag van aanstelling geen prestaties worden gepresteerd, zorg je ervoor dat er op de dag van de aanstelling geen loon wordt berekend.

    8: <Gerechtigheid betaalgrp gebr>

    • Indien er geen tellerberekening (afwezigheden) dient te gebeuren, moet <Gerechtigheid betaalgrp gebr> worden aangevinkt.

    9: <Feestdagenrooster>

    • <Feestdagenrooster> is een belangrijk element bij het correct berekenen van de aan te rekenen dagen bij het opnemen van afwezigheden (verloftellers).

      We onderscheiden 4 feestdagenroosters:

      • Standaard (16 feestdagen + 5 compensatiedagen periode  27/12 – 31/12)
      • Geen feestdagen (blanco): wordt gebruikt voor de loodsen
      • Continudiensten (16 feestdagen): wordt gebruikt voor bepaalde functies binnen de afdeling Gemeenschapsinstellingen en voor de personeelsleden van de Vloot.
      • Continudiensten feestdagen: wordt gebruikt voor de personeelsleden tewerkgesteld in continudiensten bij de Vlaamse Waterweg.

    10: <Gerechtigheidsgroep>

    • Afhankelijk van de <Gerechtigheidsgroep> kan een werknemer bepaalde afwezigheden opnemen.
      We onderscheiden 5 gerechtigheidgroepen:

      • Contractueel inwerkperiode
      • Contractueel
      • Ambtenaar in proeftijd
      • Ambtenaar
      • Geen afwezigheden (dummy): deze gerechtigheidsgroep wordt gebruikt voor een persoon die is ingevoerd, maar niet gerechtigd is afwezigheden aan te vragen (bv. een niet-werknemer)
    • Wanneer de proeftijd afloopt, is het van belang om een nieuwe functierij toe te voegen die hem een nieuwe gerechtigheidsgroep indeelt.

    Tabblad Vo Specifieke gegevens:

    11: <Aantal Maanden stage>

    • Is er een proeftijd, vul <Aantal Maanden stage> in. De <Einddatum stageperiode> wordt automatisch berekend. 

    Opgelet: Is er nog een andere functierij met dezelfde ingangsdatum dat volgnummer 1 kreeg, dan zal Vlimpers de einddatum van de stageperiode of inwerkperiode niet correct berekenen en dien je de proeftijd manueel op te volgen via het veld <Einddatum Proeftijd>.

    12: <Functionele schaal>

    • Voor contractuelen: Op NNB zetten (contractuelen hebben geen functionele loopbaan)

    • Uitzondering: contractuelen van schoonmaak/catering kunnen ook een functionele loopbaan opbouwen. In dit geval mag de werkwijze van de statutairen gevolgd worden. Zie Vlimpershandleiding: Functionele schaal catering- en schoonmaakpersoneel.

    • Voor statutairen: Selecteer de schaal binnen de functionele loopbaan, waar betrokkene zich zal bevinden bij indiensttreding.
    • De functionele schaal geeft weer op welke trap binnen de functionele loopbaan men staat.
      Bijvoorbeeld: als A1 ga je na 6 jaar anciënniteit over van functionele schaal A111 naar functionele schaal A112, etc. In het kader van de berekening van de diverse cycli binnen Vlimpers zal er een voorspelling op het scherm  Personeelsbeheer > Functiegegevens > VO Anciënn., Jaarbasis, Fnc. Lpbn ) verschijnen van de volgende functionele schalen. Dit is echter louter informatief, er is geen automatisme voorzien. Het toevoegen van de functionele schaal gebeurt semi-automatisch via functiegegevens > VO toewijzen functionele stap. Zie Vlimpershandleiding: Toewijzen functionele schaal.

    13: <Leeftijdsgrens>

    • <Leeftijdsgrens> is niet altijd zichtbaar. Enkel bij een bevordering naar niveau A wordt <Leeftijdsgrens> geactiveerd. ‘23’ moet worden ingevuld. (meer informatie omzendbrief DVO/BZ/P&O/2010/2)

    14: <Bevorderingspremie>

    • Ingeval van een bevordering naar een hoger niveau wordt <Bevorderingspremie> aangevinkt indien van toepassing (bij meerdere arbeidsrelaties: op de nieuwe arbeidsrelatie).  De berekening van de bevorderingspremie gebeurt automatisch. (meer informatie VPS Art. VII 41)

    15: <Wervingsreden>

    OPGELET: bij aanstellingen met een terugvalpositie moet men een inactieve arbeidsrelatie aanmaken. Men stelt het personeelslid aan met de gegevens van de terugvalgraad en die arbeidsrelatie zal men inactiveren. Zie: handleiding inactieve arbeidsrelatie aanmaken.

    Opgelet: Jongeren tewerkgesteld in kader van ‘YOUCA Action Day’ moeten niet geregistreerd worden in Vlimpers. Er moet enkel een dimona-aangifte (dimona without dmfa) gebeuren. Hiervoor moet het INSZ-nummer, de naam, de voornaam, de datum van tewerkstelling en de betrokken klant doorgegeven worden via het Vlimpers-contactformulier aan team Dienstverlening.

    Opgelet: Beroepsverkennende stagiairs moeten enkel geregistreerd worden in Vlimpers wanneer ze langer dan 1 werkdag in dienst zijn. Zijn ze slechts 1 werkdag in dienst? Dan moet er enkel een dimona-aangifte (dimona without dmfa) gebeuren voor het betrokken personeelslid. Hiervoor moet het INSZ-nummer, de naam, de voornaam, de datum van tewerkstelling en de betrokken klant doorgegeven worden via het vlimpers contactformulier, aan team Dienstverlening.

    16: <Sociale Maribel>

    • Vink dit veld aan als het nieuwe personeelslid aangeworven wordt onder de Sociale Maribel-regeling en voer het percentage in.
    • Klik het uitklapvenster aan. Selecteer het correcte “plan” (dit gaat momenteel van 1 tot 12).

     17: <Einddatum Proeftijd>

    • Vul de <Einddatum Proeftijd> van de statutaire proeftijd of van de contractuele inwerkperiode in als het veld <Aantal Maanden stage> de einddatum van de proeftijd of inwerkperiode geen correcte einddatum berekend. Maak het veld <Aantal Maanden stage> dan ook leeg zodat er een juiste doorstroom naar de module Ploeg kan gebeuren. Vanaf 1/01/2014 werd de proeftijd voor de contractuele personeelsleden arbeidsrechterlijk afgeschaft, maar in het VPS niet. Deel III hoofdstuk III van het VPS voorziet zowel voor ambtenaren als voor contractuelen een vergelijkbare proeftijd. Voor contractuele personeelsleden heeft een proeftijd geen gevolgen met uitzondering van het niet kunnen opnemen van enkele verloven. Daarom werd de set-up van de ziekte-cyclus voor contractuelen hiervoor aangepast zodat er geen verschil is in berekening van ziekte als u al dan niet het veld invult. 

    18: <Einde anciënn. cond. ziektereg.>

    • <Einde anciënn. cond. ziektereg.> wordt enkel ingevuld voor contractuele personeelsleden.
      Hieronder volgt een tabel die u wegwijs maakt welke einddatum u bij welke overeenkomst moet invullen.
    Onbepaalde duur Bepaalde duur <3 maanden Bepaalde duur = of > 3 maanden
    Arbeider

    Einddatum = 1 maand*

    vanaf indiensttreding

    Einddatum = 1 maand*

    vanaf indiensttreding

    Einddatum = 1 maand*

    vanaf indiensttreding

    Bediende Geen einddatum invullen

    Einddatum = 1 maand*

    vanaf indiensttreding

    Geen einddatum invullen

    *Bijvoorbeeld:

    • In dienst vanaf 1/1/20xx: einddatum is 31/1/20xx
    • In dienst vanaf 15/1/20xx: einddatum is 14/1/20xx
    Opgelet

    Indien men een einddatum dient in te vullen, moet er nagegaan worden of het personeelslid reeds minstens 1 maand ononderbroken in dienst was bij dezelfde juridische entiteit. Deze heeft hetzelfde bedrijfsnummer in <bedrijf> op het tabblad werklocatie van het scherm functiegegevens. Men mag alle korte tewerkstellingen die aaneensluitend zijn, hiervoor samentellen. Aan deze vereiste is ook voldaan als deze anciënniteit werd opgebouwd in het raam van een ander contract, bijvoorbeeld als jobstudent. 

    19: <Verloningspercentage>

    • <Verloningspercentage> staat standaard op 100 en mag niet gewijzigd worden.

    20: <Code aanwervingskader>:

    • Vul dit veld in als een personeelslid een verminderingskaart herstructurering heeft: Ontsl. werkn na herstr > 45j of Ontsl. WN na herstruct. < 45j.

    21: <Begindatum Aanwervingskader>

    • Indien de code <aanwervingskader> is ingevuld, is <Begindatum Aanwervingskader> verplicht in te vullen, deze datum stroomt door naar de loonmotor. Dit is dezelfde datum als de ingangsdatum van de contractgegevens. Dit wordt gebruikt als er recht is op een bijdragevermindering. Bijvoorbeeld bij Vlaamse doelgroepvermindering en herstructurering. Lees meer over de bijdrageverminderingen op de website Sociale zekerheid.

    22: <Einddatum Aanwervingskader>

    • Vul de einddatum in van de vermindering zoals vermeld op de verminderingskaart.

    23: <Verlofregeling>

    • Bij het berekenen van het recht op jaarlijks verlof is <Verlofregeling> een belangrijk element.

    24: <Recht op hospitalisatie>

    • Vink <Recht op hospitalisatie> aan. Bij het aanstellen van niet-werknemers, jobstudenten of vervangend huisbewaarder blijft dit veld afgevinkt!  

    25: <VO Statuut>

    • Vul VO Statuut in. Dit is een zeer belangrijk component omdat elk veld een impact heeft op de loonberekening.
    • Afhankelijk van de keuze statuut werknemer bij <Wettelijk statuut> worden de overige velden onder VO Statuut automatisch ingevuld. De automatisch ingevulde velden moeten ongewijzigd blijven! Enkel bij volgende statuten zal er een aanvulling nodig zijn ( contractueel, vastbenoemd, contractueel buitenland niet BV onderworpen).

    Opgelet: In het jaar dat een personeelslid 18 jaar wordt, moet er bij <type werknemer> <Deeltijds leerplichtig> aangeduid staan en dit tot en met 31 december van het jaar waarin het personeelslid 18 wordt. Op 1 januari volgend op het jaar waarin het personeelslid 18 is geworden, moet dit veld aangepast worden naar <Gewone categorie>.

    Opgelet: voor GESCO en vervanger loopbaanonderbreking en/of zorgkrediet zijn er specifieke invoerinstructies.

    GESCO

    Dit type contract is uitdovend, dus nieuwe invoer is niet mogelijk. Meer informatie vind je op de webpagina 'Gesubsidieerde contractuelen'

    Voor bedienden (RSZ categorie 484)

    • Wettelijk statuut: contractueel
    • Type werknemer 1: gesub. contractueel of gelijkgesteld
    • Duur: naargelang contract
    • Sectorcode: bediende

    Voor arbeiders (RSZ categorie 024)

    • Wettelijk statuut: contractueel
    • Type werknemer 1: gesub. contractueel of gelijkgesteld
    • Duur: naargelang contract
    • Sectorcode: arbeider
    Loopbaanonderbreking en/of zorgkrediet

    Voor bedienden (RSZ categorie 481)

    • Wettelijk statuut: contractueel
    • Type werknemer 1: vervanger zorgkrediet / VVW
    • Sectorcode: bediende

    Voor arbeider (RSZ categorie 024)

    • Wettelijk statuut: contractueel
    • Type werknemer 1: vervanger zorgkrediet / VVW
    • Sectorcode: arbeider

    26: <Einddatum>

    • Einddatum> wordt ingevuld bij:
      • contracten bepaalde duur
      • vervangingen
      • contractueel met ambtshalve verlof voor benoeming (de einddatum is de dag voor de start van het ambtshalve verlof en niet de einddatum van de statutaire proeftijd)
      • bij gebruik van een inactieve arbeidsrelatie met een proeftijd
      • uitdiensten
      • pensioenen (maar pas bij officiële aanvraag en ingevulde einddatum ligt steeds op het einde van de maand).

    27: <Wetenschappelijke onderzoekers>

    • Kies 3 Wetenschap. Instel. vanaf 2006 bij <Wetenschappelijk onderzoekers>.
      • Er bestaat een vrijstelling van doorstorting van 80% van de verschuldigde bedrijfsvoorheffing voor personeelsleden bezoldigd in het kader van wetenschappelijk onderzoek. Door Wetenschap. Instel. vanaf 2006 te selecteren wordt er rekening gehouden met de vrijstelling van doorstorting van 80% van de verschuldigde bedrijfsvoorheffing.
    • Kies 8 Begeleiders, trainers.  
      • Hierdoor wordt betrokken personeelslid aangegeven op de fiscale fiche 281.10 in het vak 277 voor verkregen bezoldigingen
        • scheidsrechters voor hun activiteiten als scheidsrechter tijdens sportwedstrijden
        • opleiders, trainers en begeleiders voor hun activiteiten ten behoeve van sportbeoefenaars 

    28: <Personeelscategorie>

    De velden personeelscategorie en aard van de dienst zorgen voor de berekening van het pensioen in de overheidssector: het tantième. Het tantième is de noemer van de loopbaanbreuk, die wanneer zij met de referentiewedde vermenigvuldigd wordt, zorgt voor het berekend bedrag van het pensioen.

    Standaard wordt het tantième 1/60 toegepast en ingevuld.

    <Personeelscategorie> staat standaard op 01. Administratief personeel. Naargelang hun functie kunnen personeelsleden een voordeliger tantième genieten. <Personeelscategorie> mag enkel aangepast worden bij:

    • Tantième 1/50
      • 04. Bestuur der strafinrichting
    • Provinciegouverneur
      • 11. Provinciegouverneur
    • Arrondissementscommissaris
      • Arrondissementscommissaris

    Indien een foutieve combinatie wordt gekozen tussen personeelscategorie en aard van de dienst, kan de RSZ-kwartaalaangifte niet aangegegeven worden.

    29: <Aard van de dienst>

    De velden personeelscategorie en aard van de dienst zorgen voor de berekening van het pensioen in de overheidssector: het tantième. Het tantième is de noemer van de loopbaanbreuk, die wanneer zij met de referentiewedde vermenigvuldigd wordt, zorgt voor het berekend bedrag van het pensioen.

    Standaard wordt het tantième 1/60 toegepast en ingevuld.

    <Aard van de dienst> staat standaard op sedentaire dienst. Naargelang hun functie kunnen personeelsleden een voordeliger tantième genieten. <Aard van de dienst> mag enkel aangepast worden bij:

    • Tantième 1/50
      • Actieve dienst

    Indien een foutieve combinatie wordt gekozen tussen personeelscategorie en aard van de dienst, kan de RSZ-kwartaalaangifte niet aangegegeven worden.

    30: <Tweede evaluator>

    • <Tweede evaluator> stroomt door naar ePloeg en wordt ingevuld als de tweede evaluator niet de eerste evaluator is van diegene die in <rapporteert aan> is

    31: <Onderrichting gekregen>

    • Vink <Onderrichting gekregen> aan als de werknemer van de werkgever de richtlijnen en instructies die de werkgever bij de aanwerving moet verstrekken heeft gekregen. Zie omzendbrief BZ 2011/4
    Opgelet

    Enkel te gebruiken bij vervangingscontracten op naam. Vul het Vlimpersnummer in van de persoon die wordt vervangen bij <Vervangen ID>.

    32: <Verv. Arb. Rel.>

    • Vul de juiste arbeidsrelatie in van de persoon die vervangen wordt in <Verv. Arb. Rel.>.

    33: <Elementnaam>

    • Selecteer de juiste verlofvorm dat de persoon die vervangen wordt neemt bij <Elementnaam>.

    34: <Begindatum>

    •  Vul de <Begindatum> van de vervanging in.

    35: <Einddatum>

    • De <Einddatum> wordt automatisch ingevuld. Als de einddatum van de afwezigheid van het personeelslid dat vervangen wordt wordt aangepast in Afwezigheidsmutatie, wordt hier de <Einddatum> ook automatisch aangepast.

    36: <Vervanging VTE>

    • Geef het juiste VTE in (bv. 0,5) bij <Vervanging VTE>

    37: <Combinatiecode>

    • Vul de code aan op welk budget de verloning moet aangerekend worden.

    38: <Kamer/Lokaal>

    • Vul  <Kamer/Lokaal> in.

    39: <Roepfunctie>

    • In <Roepfunctie> kan de specifieke functie worden ingegeven van betrokkene. Indien de functie niet is gekend, wordt automatisch de graad opgenomen. Wanneer iemand hogere functies uitoefent, dan wordt deze hier vermeld (bijvoorbeeld projectleider, wnd...). Dit veld wordt overgenomen in de Telefoongids Vlaanderen (TGV).

    Vlimpersscherm 4: Vaste inkomsten

    Ga naar Personeelsbeheer > Informatie vergoedingen > Inkomsten en inhoudingen toew. > Vaste inkomsten

    Zie Vlimpershandleiding: Toevoegen vaste inkomsten

     Vlimpersscherm 5: Incidentele inkomsten

    Ga naar Personeelsbeheer > Informatie vergoedingen > Inkomsten en inhoudingen toew. > Incidentele inkomsten

    Zie Vlimpershandleiding: Toevoegen incidentele inkomsten

    Vlimpersscherm 6: Extra legale voordelen

    Ga naar Salarissen (GBL) > VO Verloning > Extra legale voordelen

    Zie Vlimpershandleiding: Toevoegen extra legale voordelen

    Vlimpersscherm 7: Identiteitsgegevens

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Staatsburgerschap > Identiteitsgegevens

    Vul alle velden aan.

    Vlimpersscherm 8: Bankrekeningen 

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens > Bankrekening > Bankrekeningen beheren

    Vul alle velden in. 

    Voor volgende velden zijn er extra invoerinstructies:

    1: <Ingangsdatum>

    • Bij de eerste invoer is <Ingangsdatum> gelijk aan de aanstellingsdatum.

    2: <IBAN>

    • <IBAN>  start met de landcode (bv. BE) gevolgd door de 14 cijfers.

    3: <Naam rekening>

    • Vul <Naam rekening> in als de rekeninghouder niet het personeelslid is.

    Een Belgisch bankrekeningnummer kan aangepast worden door de werknemer via de Selfservice. Een buitenlands bankrekeningnummer kan een werknemer niet aanpassen via de Selfservice, dit kan enkel door de Personeelsadministratie. De reden hiervan is dat niet alle landen en bankcodes opgezet zijn in het systeem.

    Vlimpersscherm 9: Rijbewijsgegevens

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens > Rijbewijsgegevens

    Deze informatie wordt enkel beheerd voor personeelsleden waarbij het relevant is voor hun functie, bv. chauffeurs.

    Vul alle velden in. 

    Klik op het 'Plusteken' om een nieuw soort rijbewijs toe te voegen.

    Attest medische keuring wordt afzonderlijk ingevoerd omdat gegevens zoals geldigheidsperiode en instantie verschillend zijn van de gegevens van het rijbewijs zelf.

    Vlimpersscherm 10: Gegevens gezinslid

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonlijke relaties > Gegevens gezinslid

    Zie Vlimpershandleiding: Toevoegen gegevens gezinslid

    Vlimpersscherm 11: Persoonsgegevens

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens > Persoonsgegeven aanpassen

    Tabblad Persoonsgegevens

    1: <Alternatief-ID>

    • Selecteer hier de gegevens van de echtgenoot/samenwonende partner

    Vlimpersscherm 12: Contactpersoon in noodgeval

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonlijke relaties > Contactpersoon in noodgeval

    Vul alle velden in.

    Vlimpersscherm 13: Werkrooster toewijzen

    Ga naar Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Vervangingen maken > Werkrooster toewijzen

    Zie Vlimpershandleiding: Toewijzen werkrooster

    Vlimpersscherm 14: Telewerkers beheren

    Ga naar Personeelsbeheer > Functiegegevens > Telewerkers beheren

    Zie Vlimpershandleiding: Telewerkers beheren.

    Vlimpersscherm 15: Bedrijfseigendom

    Ga naar Personeelsbeheer > Functiegegevens > Bedrijfseigendom

    Vul de bedrijfseigendommen aan.

    Vlimpersscherm 16: VO Arbeidshandicap, chronische ziekte

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens > VO Handicap, chronische ziekte

    Als er een arbeidshandicap/chronische ziekte moet geregistreerd worden, zie Vlimpershandleiding VO Arbeidshandicap, chronische ziekte

    Vlimpersscherm 17: VO Mobiliteitsgegevens

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Werkrelaties > VO Mobiliteitsgegevens

    Vul alle velden in.

    Indien er een dienstwagen moet geregistreerd worden: zie Vlimpershandleiding: Dienstwagen toevoegen of wijzigen

    Vlimpersscherm 18: Elektronisch personeelsdossier

    Ga naar ?

    Zie Vlimpershandleiding: elektronisch personeelsdossier (LINK)

    Vlimpersscherm 19: Militaire status

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens > Militaire status

    Vul alle velden in.

    Vlimpersscherm 20: VO Vaste jaarbasis

    Ga naar Personeelsbeheer > Functiegegevens > VO Vaste jaarbasis

    Vul alle velden aan.

    Voor volgende velden zijn er extra invoerinstructies:

    1: <Type jaarbasis>

    • Geen vorige salarisschalen wordt gebruikt wanneer de voorgaande salarisschaal hoger lag dan de nieuwe en hier geen rekening mee gehouden mag worden.  
    • vast bedrag wordt uitbetaald en houdt geen rekening met  anciënniteiten.
    • Vast bedrag (vergelijken) wordt uitbetaald maar houdt wel rekening met  anciënniteiten. Van zodra het vast bedrag wordt overschreden door de anciënniteiten dan schakelt het automatisch over op de anciënniteiten bv. overgekomen personeelslid had een vast bedrag dat ze bij vorige werkgever verdiende, zodra de anciënniteiten het bedrag overschrijden dan  schakelt het automatisch over. 
    • Vaste sal.schaal is een bedrag dat wordt uitbetaald volgens de betreffende salarisschaal.
    • Vaste sal.schaal (vergelijken) bedrag dat wordt uitbetaald volgens de betreffende salarisschaal maar houdt rekening met anciënniteiten en salarisschaal in de functiegegevens (over de arbeidsrelaties heen). 

    2: <Omschrijving>

    • Geef bijkomende uitleg in <Omschrijving> omtrent de beslissing om een bepaald type jaarbasis toe te kennen.

    Voor jobstudenten gelden specifieke invoerinstructies: zie Vlimpershandleiding: Aanstelling jobstudent

    Volgende stappen moeten uitgevoerd worden op de dag van indiensttreding:

    Opgelet

    Wijzig de betaalgroep naar MON vóór 11u op de dag van de indiensttreding.

    Uitzondering: contracten die opstarten op een niet-werkdag worden vroegtijdig op MON gezet. Dit om te garanderen dat de Dimona-aangifte tijdig doorstroomt. Bijvoorbeeld, opstart contract op zaterdag, zet het dossier vrijdag op MON.

    Opgelet

    Bij aanwerving van een arts moet deze automatisch de artsentoelage krijgen (art. VII 70quinquies).

    Vlimpersscherm 21: Checklist persoon

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Werkrelaties > Checklist persoon

    Vul alle velden in.

    <Itemcode> van het opgehaalde beroepsrisico wordt automatisch opgehaald na invullen van <code checklist>. De codes die beginnen met “RI” geven de risico’s aan, de codes die beginnen met “MT” geven het vereiste medisch toezicht aan. Wijzig nooit de itemcodes.

    Men mag nooit itemcodes toevoegen aan beroepsrisico’s, want de door jou toegevoegde itemcodes stromen NIET door naar de arbeidsarts. In dat geval dien je een bijkomende beroepsrisico toe te voegen die de ontbrekende itemcodes bij die ene beroepsrisico dekken. Een beroepsrisico voegt u toe door op ‘Plusteken’ onder de blok Checklisthistorie te klikken. Alle beroepsrisico’s die de werknemer op het zelfde tijdstip heeft; moeten met dezelfde ingangsdatum worden geregistreerd in <Checklistdatum>.

    Zie Vlimpers Document: Beroepsrisico's 

    Vlimpersscherm 22: Medische onderzoeken

    Ga naar Veiligheid en gezondheid > Veiligheid en gezondheid > VO Veiligheid en gezondheid > Medische onderzoeken

    Zie  Vlimpershandleiding Arbeidsgeneeskunde

    Vlimpersscherm 23: Werkervaring

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens > Werkervaring

    Dit scherm wordt gebruikt om de anciënniteit van de relevante werkervaring te berekenen.

    Vlimpersscherm 24: VO Pensioenplan

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens > VO Pensioenplan

    Zie Vlimpershandleiding VO Pensioenplan

    Vlimpersscherm 25: VO Startkapitalen Anc.

    Ga naar Personeelsbeheer > Functiegegevens > VO Startkapitalen anc.

    Nadat u de (relevante) werkervaring van een personeelslid hebt ingevoerd in de component ‘Werkervaring’ wordt op basis van de opgegeven relevante werkervaring een berekening gemaakt van het aantal maanden dat kan worden gevaloriseerd.

    Geef de bekomen hoeveelheid maanden in bij startkapitaal geldelijke anciënniteit. Ook de andere types anciënniteit kan je hier invoeren.

    Zie Vlimpershandleiding: Startkapitalen anciënniteiten

    Vlimpersscherm 26: VO Correcties Jaar. Verlof/uren

    Ga naar Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Correcties Jaar. Verlof/uren

    Indien er correcties op de jaarlijkse verlofteller moet gebeuren, volg de Vlimpershandleiding: Correcties tellers invoeren

    Vlimpersscherm 27: Beheer loonberekening

    Ga naar Salarissen (GBL) > VO Verloning > Beheer loonberekening

    Zie Vlimpershandleiding: Beheer loonberekening

    Vlimpersscherm 28: Individueel loondossier

    Ga naar Salarissen (GBL) > VO Verloning > Individueel loondossier

    Zie Vlimpershandleiding: Individueel loondossier