chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vlimpershandleiding: Aanstelling jobstudent

    Deze handleiding helpt je als dossierbehandelaar om een jobstudent aan te stellen in Vlimpers. 

    Extra informatie

    RSZ-bijdragen

    Als jobstudent heb je 475 uren per jaar waarin je mag werken tegen verminderde sociale bijdragen.

    • Werk je minder? Dan ben je niet onderworpen aan RSZ. Je betaalt dan enkel een solidariteitsbijdrage waarbij er geen bedrijfsvoorheffing wordt ingehouden op het loon.
    • Werk je meer? Dan ben je onderworpen aan RSZ. Je betaalt gewone sociale zekerheidsbijdragen (13,07 %) op het loon en er wordt bedrijfsvoorheffing ingehouden zoals bij elke andere arbeider of bediende in België.

    Controleren hoeveel uren je over hebt kan via Student@work.

    Als de  jobstudent het contingent van 475 uren overschrijdt , dan moet er een nieuwe arbeidsrelatie contractueel RSZ-plichtig worden aangemaakt vanaf de datum van overschrijding. Hoe je een nieuwe arbeidsrelatie aanmaakt, vind je terug in de Vlimpershandleiding: Arbeidsovereenkomst wijzigen.

    Voor de indiensttreding

    Volg de Vlimpershandleiding Aanstelling. Een jobstudent wordt ingevoerd zoals een gewoon personeelsdossier. Keer bij volgende Vlimpersschermen terug naar deze handleiding:

    • Functiegegevens
    • VO Vaste jaarbasis
    • Werkrooster toewijzen

    In deze schermen zijn er voor enkele velden invoerinstructies die verschillen van een gewone aanstelling en/of een paar aandachtspunten. 

    Vlimpersscherm 1: Functiegegevens

    Navigatie: Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens

    Tabblad werklocatie

    1: <Actie>: Selecteer Aanstelling bij een nieuwe indiensttreding en niet geregistreerd in Vlimpers of Heraanstelling bij herindienstreding en geregistreerd in Vlimpers.

    Opgelet: Een heraanstelling kan enkel gebruikt worden wanneer er effectief een periode (minstens 1 dag) van uitdiensttreding is. Volgen 2 contracten elkaar op, gebruik dan de actie/reden gegevenswijziging/contractwijziging.

    2: <Reden>: Selecteer Aanwerving

    Tabblad Functiegegevens

    3: <Functiecode>: Selecteer D11A00: Assistent.

    Voor de jobstudenten tewerkgesteld als consultatiebureau-arts bij het Agentschap Opgroeien Regie selecteer je A11A02: Adjunct van de directeur

    4: <Ambtenaar/contractueel>: Selecteer contractueel. Jobstudenten worden gelijkgesteld met contractuele personeelsleden.

    Tabblad Salarissen

    5: <Betaalgroep>

    Opgelet

    Indien de betaalgroep reeds op MON stond en betrokken personeelslid komt uiteindelijk niet in dienst, dan krijgt u volgende boodschap: "de enige record met de L4 nummer werd zojuist geschrapt." Er is dus een L4-nr gecreëerd, zowel in Vlimpers als de loonmotor, zonder dat dat nodig was. Dat nummer zal blijven hangen in de loonmotor. De correcte afhandeling in dit geval gaat als volgt:

    - Dossier op MON laten staan.

    - Een functierij toevoegen met als ingangsdatum de volgende dag, actie-reden beëindiging - niet opgedaagd, veld arbeidsplaatsnummer leegmaken, veld supervisor-ID leegmaken, soort en reden einde contract: niet opgedaagd - In dienst gek. PL niet opged., einddatum: de ingangsdatum van de voorgaande functierij., betaalgroep NVT.

    - Alle looncodes verwijderen (ook extra legale voordelen), enkel looncode 001 bij vaste inkomsten laten staan met begin en einddatum de ingangsdatum van de eerste functierij.

    - Start de aanstellingsdatum op een weekdag (maandag tot vrijdag), wijzig het werkrooster die gelijk is aan de aanstellingsdatum naar werkrooster 9999W1106.
    In het scherm afwezigheidsmutatie moet men geen enkele afwezigheid registreren, ook niet de afwezigheidscode LOS, want door een werkrooster te registreren waarop er op de dag van aanstelling geen prestaties worden gepresteerd, zorg je ervoor dat er op de dag van de aanstelling geen loon wordt berekend.

    6: <Gerechtigheidsgroep>: Kies Contractueel 

    Tabblad Vo Specifieke gegevens

    7: <Niveau>: Kies D.

    Voor de jobstudenten tewerkgesteld als consultatiebureau-arts bij het Agentschap Opgroeien Regie selecteer je A

    8: <Rang>: Kies 1

    9: <Graad>: Kies D11A00

    Voor de jobstudenten tewerkgesteld als consultatiebureau-arts bij het Agentschap Opgroeien Regie kies je A11A02

    10: <Functionele schaal>: Vul NNB in

    11: <Salarisschaal>: Vul D111. Dit veld bepaalt de uitbetaling.

    Voor de jobstudenten tewerkgesteld als consultatiebureau-arts bij het Agentschap Opgroeien Regie kies je A111.

    12: <Wervingsreden>: 

    • Selecteer Jobstudent geen inhouding RSZ indien de student niet meer dan 475 uur per kalenderjaar werkt als jobstudent
    • Selecteer Jobstudent met inhouding RSZ indien de student wel meer dan 475 uur per kalenderjaar werkt als jobstudent

    Opgelet: Wat je hier invult bepaalt wat er wordt doorgegeven in de Dimona aangifte, het elektronische bericht waarmee de werkgever iedere in- en uitdiensttreding van een werknemer aangeeft bij de RSZ.

    Als je een foute wervingsreden kiest, zullen de desbetreffende uren al dan niet gereserveerd worden. Wervingsreden 'Jobstudent met inhouding RSZ' zorgt voor reservatie van het aantal tewerkgestelde uren.

    13: <Einddatum proeftijd>: De eerste 3 werkdagen van het werkrooster van de student gepresteeerd in het kader van een studentenovereenkomst worden beschouwd als proefperiode.

    14: <Einde anciënn. cond. ziektereg>: Geef de einddatum van de tewerkstelling in 

    Opgelet: Indien je een einddatum moet invullen, moet je nagaan of de jobstudent reeds minstens 1 maand ononderbroken in dienst was bij dezelfde juridische entiteit. Deze heeft hetzelfde bedrijfsnummer in <bedrijf> op het tabblad werklocatie van het scherm functiegegevens.

    Indien de jobstudent dus reeds 1 maand ononderbroken in dienst was bij dezelfde juridische entiteit, heeft de jobstudent onmiddellijk recht op gewaarborgd loon en mag er geen einddatum worden ingevuld in het veld ‘Einde anciënn. Cond. ziektereg.’

    Bepaalde duur <3 maanden Bepaalde duur = of > 3 maanden
    Arbeider Einddatum = 1 maand* vanaf indiensttreding Einddatum = 1 maand* vanaf indiensttreding
    Bediende Einddatum = 1 maand* vanaf indiensttreding Geen einddatum invullen

    15: <Recht op hospitalisatie>: Vink dit veld NIET aan, een jobstudent kan niet aangesloten worden op de collectieve hospitalisatieverzekering.

    16: <Wettelijk statuut>: Selecteer contractueel

    • Het VO Statuut is zeer belangrijk omdat elk veld impact heeft op de loonberekening.
    • Afhankelijk van de keuze statuut werknemer bij <Wettelijk statuut> worden de overige velden onder VO Statuut automatisch ingevuld. De automatisch ingevulde velden moeten ongewijzigd blijven!

    17: <Type werknemer 1>

    • Selecteer Jobstudent leerplichtig indien de student niet meer dan 475 uur per kalenderjaar werkt als jobstudent.
    • Selecteer Gewone categorie indien de student wel meer dan 475 uur per kalenderjaar werkt als jobstudent.

    Opgelet: Als deze student jonger is dan 19 jaar EN meer dan 475 uur per kalenderjaar werkt, dan moet je bij Type werknemer 1 geen ‘Gewone categorie’ ingeven, maar wel ‘Deeltijds leerplichtig’.

    18: <Duur>: Selecteer Bepaalde duur

    19: <Sector Code>: Selecteer Arbeider of Bediende

     20: <Einddatum>: Vul de einddatum van de studentenovereenkomst in

    21: <Roepfunctie>: Vul de functiebenaming in die de entiteit heeft doorgegeven. Deze roepfunctie wordt vermeld in de studentenovereenkomst.

    Vlimpersscherm 2: VO Vaste jaarbasis

    Navigatie: Personeelsbeheer > Functiegegevens > Vo Vaste jaarbasis

    Is er al een jaarbasis ingevoerd bij een eerdere aanstelling, klik dan op ‘Plusteken’ om een rij toe te voegen.

    1: <Ingangsdatum>: Vul de aanstellingsdatum in

    2: <Type jaarbasis>: Kies Vast bedrag 

    3: <Vast bedrag>: Vul de jaarbasis in. Voor een jobstudent jonger dat 21 jaar bedraagt het vast bedrag € 10.655,96. Heeft de jobstudent op de aanvangsdatum van zijn tewerkstelling de leeftijd van 21 jaar bereikt, dan bedraagt zijn vast bedrag € 12.727,66. Voor de jobstudenten tewerkgesteld als consultatiebureau-arts bij het Agentschap Opgroeien Regie bedraagt het vast bedrag € 18.167,98. De bedragen zijn ook terug te vinden op https://overheid.vlaanderen.be/vakantietewerkstelling

    Opgelet: Jobstudenten die in de loop van hun contract 21 jaar worden, krijgen het gewaarborgd minimum niet. Het is de leeftijd bij de aanvang van het contract die bepalend is.

    Vlimpersscherm 3: Werkrooster toewijzen

    Navigatie: Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Vervangingen maken > Werkrooster toewijzen

    Zie Vlimpershandleiding: Werkrooster toewijzen

    Opgelet: Wanneer een jobstudent een aantal losse dagen tewerkgesteld is (bv.: week 1 ma/di, week 2: ma/di/vrij) moet je een deeltijds rooster kiezen dat overeenkomt met de desbetreffende dagen. Je mag geen voltijds rooster nemen en de niet gewerkte dagen opvullen met een niet-bezoldigde afwezigheid, dit geeft problemen met de DMFA

    Opgelet: Bij de invoer van een jobstudent moet je naast het toewijzen van een werkrooster ook dadelijk een functierij uit dienst invoeren. Zo kunnen het aantal gewerkte dagen doorstromen naar de RSZ. Dit is belangrijk voor het toepassen van de RSZ-inhouding. Er zijn namelijk geen gewone RSZ-bijdragen verschuldigd op het salaris van de student, indien zij/hij niet meer dan 50 dagen per kalenderjaar werkt gedurende de periodes van niet verplichte aanwezigheid in de onderwijsinstelling

    Vlimpersscherm 4: Functiegegevens

    Navigatie: Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens

    Dit moet steeds gebeuren voor de effectieve indiensttredingsdatum, bij de invoer van de (her)aanstellingsrij

    Tabblad Werklocatie

    1: 'Plusteken': Voeg met ‘plusteken’ een nieuwe functierij toe

    2: <Ingangsdatum>: Vul datum uit dienst in 

    3: <Actie>: Kies Beëindiging

    4: <Reden>: Kies Ontslag

    Tabblad Functiegegevens

    5: <Supervisor-ID>: Verwijder <Supervisor-ID>

    Tabblad Salarissen:

    6: <Betaalgroep>: Controleer dat dit nog op NVT (= niet van toepassing) staat.

    Tabblad Vo Specifieke gegevens

    7: <Soort einde contract>: Kies 006 Ontslag

    8: <Reden einde contract>: Kies 08 Einddatum contract

    9: <Einddatum>: Vul de ingangsdatum van de functierij –1 dag in

    Opgelet: Controleer voor de effectieve dag van indiensttreding of:

    • De vaste jaarbasis werd ingevoerd
    • Het werkrooster werd aangemaakt
    • De uitdienstrij (op NVT) werd aangemaakt

    Vlimpersscherm 5: Vaste inkomsten

    Navigatie: Personeelsbeheer > Informatie vergoedingen > Inkomsten en inhoudingen toew. > Vaste inkomsten

    1: 'Plusteken': Voeg met ‘plusteken’ een nieuwe rij toe

    2: <Inkomstencode>: Voeg looncode 001: salaris toe

    3: <Inkomstencode>: Als de jobstudent recht heeft op een fietsvergoeding, volg dan de instructies in de Vlimpershandleiding: Fietsvergoeding

    Meer informatie over het toevoegen van vaste inkomsten vind je in de Vlimpershandleiding: Vaste inkomsten toevoegen.

    Vlimpersscherm 6: Extra legale voordelen

    Navigatie: Salarissen (GBL) > VO Verloning > Extra legale voordelen

    1: 'Plusteken': Voeg met ‘plusteken’ een nieuwe rij toe

    2: <Extra legaal voordeel>: Voeg looncode 472: maaltijdcheques toe

    Meer informatie over maaltijdcheques vind je in de Vlimpershandleiding: Maaltijdcheques

    Vlimpersscherm 7: PI Emplid

    Navigatie: Personeelsbeheer > Functiegegevens > PI Emplid

    Controleer of de correcte periode in dienst/uit dienst werd aangemaakt.

    Meer informatie en instructies vind je terug in de Vlimpershandleiding: PI Emplid.

    Vlimpersscherm 8: Beheer loonberekening

    Navigatie: Salarissen (GBL) > VO Verloning > Beheer loonberekening

    Controleer je invoer. Meer informatie en instructies vind je terug in de Vlimpershandleiding: Beheer loonberekening.

    Na de indiensttreding

    Na de indiensttreding moeten er nog enkele controles en bepaalde invoer gebeuren. Overloop hiervoor onderstaande schermen en volg de instructies op.

    Vlimpersscherm 1: Individueel loondossier

    Navigatie: Salarissen (GBL) > VO Verloning > Individueel loondossier

    Controleer de dag na indiensttreding het loondossier. Hoe je dat moet doen vind je terug in de Vlimpershandleiding: Individueel loondossier.

    Vlimpersscherm 2: Incidentele inkomsten

    Navigatie: Personeelsbeheer > Informatie vergoedingen (NLD) > Inkomsten en inhoudingen toew. > Incidentele inkomsten

    De jobstudent heeft recht op een pro rata van het vakantiegeld en eindejaarstoelage. Voeg daarom 3 looncodes toe.

    1: 'Plusteken': Voeg met ‘plusteken’ een nieuwe rij toe

    2: <Inkomstencode>: Voeg looncode 501: Trigger vakantiegeld uit dienst toe

    3: 'Plusteken': Voeg met ‘plusteken’ een nieuwe rij toe

    4: <Inkomstencode>: Voeg looncode 552: EJT uit dienst toe

    5: 'Plusteken': Voeg met ‘plusteken’ een nieuwe rij toe

    6: <Inkomstencode>: Voeg looncode 410: woon-werkverkeer (terugbetaling onkosten openbaar vervoer) toe

    Meer informatie en invoerinstructies vind je in de Vlimpershandleiding: Incidentele inkomsten toevoegen

    Opgelet: Wat met vakantiegeld en eindejaarstoelage bij twee contracten? 

    Heeft de jobstudent twee contracten met einddatum in verschillende maand?

    • Voer de looncode vakantiegeld en eindejaarstoelage in voor elke tewerkstellingsperiode.
    • Bijvoorbeeld Jobstudent van 01/07 – 15/07 en 25/07-12/08
      • VG en EJT uit dienst invoeren voor de eerste periode van 01/07-15/07
      • VG en EJT uit dienst invoeren voor de tweede periode van 01/08-12/08

    Heeft de jobstudent twee contracten met einddatum in dezelfde maand?

    Vlimpersscherm 3: VO Afwezigheidstellers Jaarlijks Verlof

    Navigatie: Salarissen (GBL) > Afwezigheid beheren > VO Afwezigheidstellers Jaarlijks Verlof

    Controleer de restwaarde van het jaarlijks verlof. Afhankelijk van de restwaarde moet je andere acties ondernemen:

    Restwaarde = 0

    Je moet niets doen.

    Restwaarde = positief

    Betaal de restwaarde uit en zet de teller op 0. Dit doe je door volgende stappen uit te voeren:

    Vlimpersscherm 1: VO Correcties Jaar.Verlof/uren

    Navigatie: Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Correcties Jaar.Verlof/uren

    Zie Vlimpershandleiding Correctie tellers

    Vlimpersscherm 2: Incidentele inkomsten

    Navigatie: Personeelsbeheer > Informatie vergoedingen > Inkomsten en inhoudingen toew. > Incidentele inkomsten

    1: 'Plusteken': Als er al een incidentele inkomst is geregistreerd, klik op het ‘Plusteken’ om een rij toe te voegen

    2: <Ingangsdatum>: Vul de startdatum van de laatste fractie in dienst in

    3: <Inkomstencode>: Vul inkomstencode 030 in

    4: <Bedrag>: Vul in door volgende formule toe te passen. Formule uitrekenen niet opgenomen verlofdagen: Jaarbasis + haard- of standplaatstoelage (bedragen aan 100%, op jaarbasis, niet-geïndexeerd) x het aantal dagen niet opgenomen verlofdagen / 260 (inbrengen bij Incidentele inkomsten – looncode 030).  Regelgeving

    5: <Einde periode>: Vul de einddatum van de laatste fractie in dienst in

    Restwaarde = negatief

    Vorder het teveel opgenomen verlof terug en zet de teller op 0 via een correctie.

    Vlimpersscherm 1: VO Correcties Jaar.Verlof/uren

    Navigatie: Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Correcties Jaar.Verlof/uren

    Zie Vlimpershandleiding Correctie tellers

    Vlimpersscherm 2: Afwezigheidsmutatie

    Navigatie: Salarissen > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > Afwezigheidsmutatie

    1: 'Plusteken': Als er al afwezigheden zijn geregistreerd, klik op het ‘Plusteken’ om een rij toe te voegen.

    2: <Verlofname>: Vul %IVS in

    3: <Begindatum>: Vul <Begindatum> in met een dag dat er effectief gewerkt is aan het aantal uren dat je moet terugvorderen, op die dag is er geen andere afwezigheid geregistreerd. Bijvoorbeeld werkrooster maandag 7u36 werken en dinsdag 6u werken. Er werd 1 dag verlof te veel opgenomen, selecteer dan bij begindatum maandag en niet dinsdag. Selecteer je dinsdag dan zal er een dag van 6u worden teruggevorderd.

    4: <Einddatum>: Vul <Einddatum> in met een dag dat er effectief gewerkt is aan het aantal uren dat men moet terugvorderen.

    Controleer de dag nadien het individueel loondossier. Meer informatie en instructies vind je in de Vlimpershandleiding: Individueel loondossier.