chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vlimpershandleiding: geautomatiseerde indiensttreding

    Deze handleiding helpt je als dossierbehandelaar om een geautomatiseerde indiensttreding te voltooien in Vlimpers. 

    Wat?

    Maakt een organisatie gebruik van Vlimpers Rekrutering, dan verloopt de indiensttreding automatisch. Deze handleiding loodst je door de stappen die je nog moet doorlopen om de geautomatiseerde indiensstreding te voltooien.

    Maakt een organistie geen gebruik van Vlimpers Rekrutering, dan verloopt de indiensttreding volgens het niet-geautomatiseerde proces en volg je de Vlimpershandleiding: aanstelling.

    Nieuwe indiensttreding

    Eens het Dienstencentrum Talent of de selector de indiensttredingsfiche heeft gevalideerd ontvangt de behandelgroep van het DCPA-team een werklijstitem: ‘Onboarding: Nieuwe indiensttreding’.

    Tip: De indiensttredingsfiche krijgt een bepaalde status. Hier vind je de betekenis van de verschillende statussen:

    • DC Talent: DC Talent of de selector valideert de indiensttredingfiche
    • Entiteit: HR van de entiteit vult de indiensttredingsfiche in
    • Wachtend: Wachten op het webformulier van het nieuwe personeelslid (kan enkel bij instroom)
    • DCPA: DCPA controleert de indiensttredingsfiche en vult/past aan waar nodig
    • Finaal: DCPA heeft de aanstelling voltooid

    Voer volgende acties uit (indien nodig):

    • Inplannen van een medische controle
    • Inplannen van een onthaalmoment

    Handel indiensttreding af

    Eens het nieuwe personeelslid (enkel bij instroom) en HR de webformulieren hebben aangevuld ontvangt de behandelgroep van het DCPA-team een tweede werklijstitem: “Onboarding: Handel indiensttreding af’.

    Open het werklijstitem door op de titel te klikken en voer volgende acties uit:

    • Controleer de invoer van DC Talent, de selector en HR en vul of pas aan waar nodig
    • Voltooi de aanstelling

    Tip: Wil je zelf een indiensttredingsfiche opzoeken, meld je dan aan in Vlimpers en klik op de startpagina van je selfservice op het navigatie-icoon. Volg daarna deze weg:

    1. Kies ‘Navigator’.
    2. Klik op ‘Onboarding’
    3. Klik op ‘Indiensttredingsfiche’

    Zoek een specifiek personeelslid op via de naam of het Vlimpersnummer (Werkn.ID) of roep alle fiches op voor een bepaald agentschap of departement via Business Unit.

    Hieronder vind je bij sommige velden meer informatie (of de link naar meer informatie) die je kan helpen bij het nakijken en/of aanvullen van de gegevens.

    Werklocatie

    Meer informatie op Vlimpers Document ‘Locatiecode’ en  Vlimpers Document ‘Aanrekeningscode’

    Planning

    Meer informatie zie webpagina ‘Vlimpersmodule Planning’

    Risicocode

    Meer informatie zie Vlimpers Document ‘Beroepsrisico’s’

    Inschaling

    1: <Leeftijdsgrens>: Enkel bij een bevordering naar niveau A wordt dit veld geactiveerd en moet je 23 invullen. Meer informatie vind je in de  omzendbrief DVO/BZ/P&O/2010/2.

    Een automatische herberekening van de geldelijke anciënniteit zal enkel gebeuren als het personeelslid in Vlimpers al voor de leeftijd van 23 jaar geregistreerd stond in Vlimpers EN er geen startkapitaal van de geldelijke anciënniteit werd toegevoegd.

    2: <Bevorderingspremie>: Vink dit veld aan bij een bevordering naar een hoger niveau. Bij meerdere arbeidsrelaties wort het veld aangevinkt op de nieuwe arbeidsrelatie. De berekening van de bevorderingspremie gebeurt automatisch. Meer informatie vind je in het VPS Art. VII 41.

    3:<Terbeschikkingstelling>: Zie Vlimpershandleiding: Tijdelijke terbeschikkingstelling.

    4: <Eind ancienn.cond. ziektereg>: Dit veld moet je alleen maar invullen voor contractuele personeelsleden. Welke einddatum je bij welke overeenkomst moet invullen vind je in de Vlimpershandleiding Aanstelling.

    5: <Code aanwervingskader>: vul dit veld in als het personeelslid een verminderingskaart herstructurering heeft: Ontsl. werkn na herstr > 45j of Ontsl. WN na herstruct. < 45j.

     6: <Begin aanwervingskader>: Als de code <Aanwervingskader> is ingevuld, ben je verplicht om dit veld ook in te vullen. Deze datum stroomt door naar de loonmotor. Vul hier dezelfde datum in als de ingangsdatum van de contractgegevens. Die datum wordt gebruikt als er recht is op een bijdragevermindering, bijvoorbeeld bij Vlaamse doelgroepvermindering, startbaner en herstructurering. Lees meer over de bijdrageverminderingen op de website Sociale zekerheid.

     7: <Einde aanwervingskader>: Vul dit veld in als de code <Aanwervingskader> is ingevuld. Vul hier, indien bekend, de vermoedelijke einddatum van het contract in. Indien niet bekend, laat je dit veld blanco.

     8: <Verlofregeling>: Dit veld is belangrijk voor het berekenen van het recht op jaarlijks verlof.

     9: <Recht op hospitalisatie>: Vink dit veld aan, behalve bij het aanstellen van een niet-werknemers, jobstudent of vervangend huisbewaarder.

     10: <Aard van de dienst>: De velden personeelscategorie en aard van de dienst zorgen voor de berekening van het pensioen in de overheidssector: het tantième. Het tantième is de noemer van de loopbaanbreuk, die wanneer zij met de referentiewedde vermenigvuldigd wordt, zorgt voor het berekend bedrag van het pensioen. Standaard wordt het tantième 1/60 toegepast en ingevuld.

    <Aard van de dienst> staat standaard op sedentaire dienst. Naargelang hun functie kunnen personeelsleden een voordeliger tantième genieten. Dit veld mag enkel aangepast worden bij:

    • Tantième 1/50
    • Actieve dienst

    Indien een foutieve combinatie wordt gekozen tussen personeelscategorie en aard van de dienst, kan de RSZ-kwartaalaangifte niet aangegeven worden.

     11: <Feestdagenrooster>: Dit is een belangrijk element bij het correct berekenen van de aan te rekenen dagen bij het opnemen van afwezigheden (verloftellers).

     We onderscheiden 4 feestdagenroosters:

    • Standaard (16 feestdagen + 5 compensatiedagen periode  27/12 – 31/12)
    • Geen feestdagen (blanco): wordt gebruikt voor de loodsen
    • Continudiensten (16 feestdagen): wordt gebruikt voor bepaalde functies binnen de afdeling Gemeenschapsinstellingen en voor de personeelsleden van de Vloot.
    • Continudiensten feestdagen: wordt gebruikt voor de personeelsleden tewerkgesteld in continudienst bij de Vlaamse Waterweg.

     RSZ DMFA

    1: <Onderzoekers>:

    • Hier kies je ‘3 Wetenschap. Instel. vanaf 2006’

    Er bestaat een vrijstelling van doorstorting van 80% van de verschuldigde bedrijfsvoorheffing voor personeelsleden bezoldigd in het kader van wetenschappelijk onderzoek. Door Wetenschap. Instel. vanaf 2006 te selecteren wordt er rekening gehouden met de vrijstelling van doorstorting van 80% van de verschuldigde bedrijfsvoorheffing.

    •  Hier kies je ‘8 Begeleiders, trainers.’

    Hierdoor wordt betrokken personeelslid aangegeven op de fiscale fiche 281.10 in het vak 277 voor verkregen bezoldigingen

    • scheidsrechters voor hun activiteiten als scheidsrechter tijdens sportwedstrijden
    • opleiders, trainers en begeleiders voor hun activiteiten ten behoeve van sportbeoefenaars 

    Werkrooster

    Staat standaard op ‘standaardwerkrooster’. Je kunt dit veld aanpassen via de zoekfunctie indien nodig.

    Gegevens opleiding

    Duid hier het hoogste diploma aan.

    Opladen bijlagen

    Hier kun je de bijlagen die zijn toegevoegd door de DC Talent, de selector of HR bekijken.

    Opmerkingen selector

    Hier kun je eventuele opmerkingen van de selector bekijken.

    Opmerkingen entiteit

    Hier kun je eventuele opmerkingen van de HR-verantwoordelijke van het departement of agentschap bekijken.

    Aanstellingscode

    Vul dit item in:

    • Kies actie
    • Kies reden
    • Kies uit te voeren actie
      • Klik op ‘aanstellen uitvoeren’
      • Kijk na of de componenten correct zijn ingevuld door te klikken op de incoontjes binnen ‘directe linken’.

    Hieronder vind je enkele voorbeelden van mogelijke aanstellingen. Een volledig overzicht van alle acties en redenen kun je raadplegen op Vlimpers Assistent.

    Nieuwe aanwerving (=nieuw personeelslid)
    Actie Aanstelling
    Reden Aanwerving
    Uit te voeren actie Nieuw personeelslid toevoegen
    Statutarisering
    Actie Aanstelling
    Reden Horizontale mobiliteit
    Uit te voeren actie Arbeidsrelatie toevoegen
    Horizontale mobiliteit
    Actie Overplaatsing
    Reden Horizontale mobiliteit
    Uit te voeren actie Nieuwe rij binnen arbeidsrelatie
    Contract bepaalde duur naar onbepaalde duur
    Actie Gegevenswijziging
    Reden Contractwijziging
    Uit te voeren actie Nieuwe rij binnen arbeidsrelatie
    Bevordering naar hoger niveau
    Actie Nieuwe aanstelling binnen arbeidsrelatie
    Reden Bevordering naar een hoger niveau
    Uit te voeren actie Inactieve arbeidsrelatie starten
    Bevordering binnen niveau
    Actie Nieuwe aanstelling binnen arbeidsrelatie
    Reden Bevordering binnen zelfde niveau
    Uit te voeren actie Inactieve arbeidsrelatie starten
    Heraanstelling
    Actie Heraanstelling
    Reden Aanwerving
    Uit te voeren actie Nieuwe rij binnen AR
    Statutair naar contractueel
    Actie Aanstelling
    Reden Aanwerving
    Uit te voeren actie Arbeidsrelatie toevoegen

    Kik op ‘aanstelling uitvoeren’. Als alles correct is verlopen krijg je de boodschap ‘aanstelling gelukt’.

    De aanstelling is doorgestroomd naar de functiegegevens. De betaalgroep staat automatisch op MON en de basislooncodes werden automatisch toegevoegd. Het is altijd aangewezen om de registratie te controleren, je kan rechtstreeks naar de te controleren Vlimpersschermen vanuit de directe linken.

    Bij de uit te voeren actie Arbeidsrelatie toevoegen, zal Vlimpers de bestaande arbeidsrelatie niet automatisch afsluiten of in een verlofstatus plaatsen. Er zal enkel automatisch een nieuwe arbeidsrelatie aangemaakt worden. Je zal manueel de nodige acties moeten ondernemen om de vorige arbeidsrelatie af te sluiten of in een verlofstatus te plaatsen.

    OPGELET: Mogelijk krijg je volgend bericht nadat je op ‘aanstelling uitvoeren’ hebt geklikt:
    'Tijdens het bijwerken van de plaatshouders is volgende fout opgetreden (cijfercode). De procentuele verdeling is niet volledig ingevuld (cijfercode). Er is een fout opgetreden tijdens het bijwerken van één of meerdere plaatshouders.'
    Als je dit bericht krijgt dan is er bij dat dossier iets fout gelopen met de procentuele grid. De aanstelling is wel doorgestroomd naar het scherm functiegegevens maar staan niet correct. Je zal in het scherm functiegegevens de actie/reden moeten aanpassen en de betaalgroep aanpassen van IPG naar MON.