chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vlimpershandleiding: Gewijzigde dossiers

    Deze handleiding geeft meer informatie over het scherm Gewijzigde dossiers, dat een overzicht geeft van bepaalde personeelsdossiers waarvoor er een wijziging in Vlimpers werd ingevoerd met een financiële impact en/of die herberekend zijn in de loonmotor. 

    Vlimpersscherm 1: Gewijzigde dossiers

    Ga naar Salarissen (GBL) > VO Verloning > Gewijzigde dossiers

    'Vlimpers wijzigingen'

    •  De kolom ‘Vlimpers wijzigingen’ bevat per maand alle dossiers waarvoor er een wijziging met invloed op het salaris is ingevoerd in Vlimpers. 

    'Andere wijzigingen'

    • De kolom ‘andere wijzigingen’ bevat dossiers die in de loonmotor herberekend werden, zonder dat er een wijziging in Vlimpers ingevoerd werd.

    Indien u een bepaalde maand selecteert in de kolom 'Vlimpers wijzigingen', komt u in het overzichtsscherm van de gewijzigde dossiers voor die maand terecht.

    1: Retro

    • Geeft aan of het om een retroactieve (van vorige prestatiemaand) berekening gaat.

    2: Voornaam, Achternaam en Werknemer-ID salarisinterface

    • Geven aan voor welk personeelslid er een wijziging werd ingevoerd.

    3: Afw. nr.

    • Geeft aan om welke loonrun het gaat.

    4: Soort herberekening

    •  Geeft het soort herberekening aan (lonen, eindejaarstoelage, vakantiegeld of achterstallen).

    5: Netto

    • Geeft het nettobedrag weer dat voor de huidige betaalmaand berekend werd. Dit is dus het nettobedrag gelijk aan de som van alle berekende prestatiemaanden + de huidige betaalmaand.

    6: Netto M-1

    • Geeft het nettobedrag weer dat vorige betaalmaand berekend werd. Dit is enkel het nettobedrag van de vorige prestatiemaand (dus waar betaalmaand = prestatiemaand). Hier wordt er dus geen rekening gehouden met andere prestatiemaanden die in de vorige betaalmaand berekend werden.

    7: Verschil

    • Geeft het verschil van nettobedrag tussen de huidige en vorige betaalmaand weer (=5 Netto –6 Netto M-1).

    8: %Verschil

    • Geeft het verschil in % weer tussen het nettobedrag van de huidige en vorige betaalmaand (verschil tussen 5 Netto en 6 Netto M-1 in %).

    9: Alerts

    • Geeft een uitroepteken als het verschil in % groter is dan 10%.

    10: Inc.

    • Geeft aan of er voor dit dossier een inkomst (looncode) is opgeladen in Vlimpers via een oplaadbestand.

    11: Tijstip en 12: Gebr.-ID

    • Deze worden opgevuld met het tijdstip en de gebruikersnaam van de persoon die het dossier gecontroleerd heeft.

    13: OK

    • Geeft aan of het dossier gecontroleerd en goedgekeurd is. Een niet gecontroleerd of goedgekeurd dossier wordt aangegeven door een rood vierkant.
    • Indien een bepaald dossier gecontroleerd en goedgekeurd is, dient op het rode vierkant geklikt te worden. Dit wordt dan een groen bolletje.
    • Wanneer een dossier achteraf terug gewijzigd wordt, wordt het groene bolletje bij het opladen van een BLP automatisch terug aangepast naar een rood vierkant, aangezien men de nieuwe wijzigingen niet gecontroleerd heeft.
    • Dit is enkel een hulpmiddel voor de personeelsadministratie en heeft dus geen enkele invloed op het doorstromen van de gegevens naar de loonmotor.
    • Wijzigingen die men hierin aanpast, stromen ook automatisch door naar het individueel loondossier (zie Vlimpershandleiding: Individueel loondossier) en naar beheer loonberekening (Zie Vlimpershandleiding: Beheer loonberekening) en dit met dezelfde afwerkingsnummers als deze die men in de gewijzigde dossiers heeft goed- of afgekeurd.

    14: Informatie-icoon

    • Geeft een overzicht weer van de verschillende stappen die dit dossier doorlopen heeft bij de herberekening van het salaris. De verschillende stappen die een dossier doorloopt worden daarbij weergegeven in een soort boomstructuur.
    • Deze boomstructuur bevat volgende elementen:

    Updates in afwachting

    Voorbeeld

    De invoer van een niet-forfaitaire toelage voor een personeelslid in de betaalschermen (zie Vlimpershandleiding: Incidentele inkomsten toevoegen). Door op te klikken, komt er meer info beschikbaar over de aard van de invoer (in onderstaand voorbeeld gaat het om incidentele vergoedingen). Na deze invoer kan dit dossier via beheer loonberekening (Zie Vlimpershandleiding: Beheer loonberekening) opgevolgd worden aan de hand het klikken op de refresh-button (pijltjes).

    Proces voorverwerking doorlopen

    • Dit wil zeggen dat een dossier de verschillende processen van voorverwerking met succes doorlopen heeft. Een meer gedetailleerd overzicht van de verschillende processen verschijnt door het mapje open te klikken.
    • Het dossier werd hierbij nog niet naar de loonmotor gestuurd en er zijn nog geen resultaten (in de vorm van herberekeningen van het salaris) teruggekomen uit de loonmotor.
    Voorbeeld

    In bovenstaand voorbeeld dient er na het verkrijgen van ‘updates in afwachting’ op het bliksemteken geklikt te worden. Indien men dit doet, en het proces loopt goed, krijgt men onderstaand resultaat (‘OK’):

    Dit wil zeggen dat dit dossier op 3 mei om 15u50 de verschillende processen van de voorverwerking met succes doorlopen heeft.

    Een meer gedetailleerd overzicht van de verschillende processen krijgt men door het mapje open te klikken (zie bovenstaand scherm rechts). Bovenstaand dossier heeft dus op 3 mei de processen van tijdsbreuken RSZ en interface L4 LOM met succes doorlopen. Om exact te zien wat er voor een bepaald proces berekend is, kan op het proces zelf geklikt worden. Op die manier wordt er doorverwezen naar de voorverwerkingsschermen waar duidelijk wordt wat er in de voorverwerking voor een bepaald dossier berekend werd.

    Gegevens voorverwerking doorgestuurd naar de loonmotor

    Voorbeeld

    Dit wil zeggen dat de berekende gegevens van dit dossier uit de voorverwerking doorgestuurd zijn naar de loonmotor (L4).

    Opgelet

    Dit wil niet zeggen dat de gegevens effectief zijn opgeladen in de loonmotor. Wanneer een bepaald voorverwerkingsproces van een dossier dus langere tijd deze status heeft, wil dit zeggen dat de gegevens wel doorgestuurd zijn, maar niet opgeladen en er dus geen herberekening in de vorm van een terugkoppelbestand (BLP) uit de loonmotor is teruggekomen voor deze gewijzigde gegevens. Indien een dossier voor langere tijd deze status blijft behouden, moet dit gelogd worden via Schakel.

    Gegevens voorverwerking ingeladen in de loonmotor

    • Dit wil zeggen dat de gegevens uit de voorverwerking van dit dossier effectief zijn ingeladen in de loonmotor. Ze staan met andere woorden klaar om berekend te worden door de loonmotor, maar zijn nog niet effectief berekend. Wanneer de gegevens van een bepaald dossier succesvol zijn ingeladen in de loonmotor stuurt deze een boodschap terug die verschijnt in Vlimpers onder de vorm ‘in L4’. Wanneer een dossier de status ‘in L4’ weergeeft en er zijn effectief wijzigingen in Vlimpers ingevoerd met impact op de verloning, zal de herberekening van het dossier daags nadien door de loonmotor teruggestuurd worden onder de vorm van een BLP. Deze BLP’s zijn ook te zien in deze boomstructuur (zie onderstaand scherm).
    Voorbeeld

    Hier zijn de gegevens opgeladen in de loonmotor op 9/4 om 19:58.

    Berekening uit de loonmotor

    • Dit wil zeggen dat de gegevens die ingeladen werden in de loonmotor, ook effectief berekend werden door de loonmotor.
    • De detailgegevens van de BLP zijn te zien in het individueel loondossier (Zie Vlimpershandleiding: Individueel loondossier).
    Voorbeeld

    Op 10/4 om 6:13 kwam er een herberekening (BLP) terug uit de loonmotor. Door te klikken op deze BLP, verschijnt automatisch het individueel loondossier van het betrokken personeelslid.

    Fouten tijdens voorverwerking (Zie Vlimpershandleiding: Beheer loonberekening)

    • In de voorverwerking naar de loonmotor zitten een aantal validaties. Indien er aan één van deze validaties niet voldaan wordt, zal er een foutmelding gegenereerd worden. Wanneer dit zo is, zal het dossier niet doorstromen naar de loonmotor.
    • Dit type fouten wordt aangeduid met een icoontje van een wit kruis in een rode bol
    Voorbeeld

    In onderstaand voorbeeld werd vergeten om een werkrooster in te voeren bij indiensttreding. Deze fout is zowel zichtbaar in Beheer loonberekening als in de module van de Gewijzigde dossiers.

    Er zal ook een wit kruis in de rode bol te zien zijn in de derde kolom van het overzichtscherm van de gewijzigde dossiers. Dit dossier zal niet doorstromen naar de loonmotor vooraleer deze fout rechtgezet wordt.

    • Er bestaat een specifieke filter voor dit soort fouten

    Filter A: Massa goedkeuring

    • Via deze filter kunnen alle, al dan niet gefilterde dossiers, in één keer op goedgekeurd (groen bolletje) of niet goedgekeurd gezet worden (rood vierkant).

    Filter B: Goedgekeurde of niet-goedgekeurde dossiers

    • Deze filter laat toe om ofwel enkel de goedgekeurde dossiers, ofwel enkel de niet goedgekeurde dossiers weer te geven. Klik op ‘alle dossiers’ om terug alle dossiers zichtbaar te maken.

    Filter C: Verschil groter / kleiner dan bepaald bedrag

    • Via deze filter kunnen de dossiers uitgefilterd worden waarvan het verschil tussen de huidige en de vorige betaalmaand kleiner of groter is dan een bepaald bedrag.
    • Klik op het plusteken (dit wijzigt dan in een minteken) en voer het getal 100 in het veld ernaast in. Klik daarna op de refreshbutton om de dossiers te tonen waarbij het verschil kleiner dan 100 euro t.o.v. vorige maand is. Klik op het minteken (dat wijzigt hierdoor terug in een plusteken) om alle dossiers op te vragen waar het verschil groter dan 100 euro is.
    • Klik op ‘alle dossiers’ om deze filter uit te schakelen.

    Filter D - Verschil groter dan bepaald percentage

    • Via deze filter kunnen de dossiers uitgefilterd worden waarvan het verschil in percentage groter is dan het ingevoerde percentage. Voer hiervoor een percentage in het veld in en bevestig met de entertoets. Klik op ‘alle dossiers’ om deze filter uit te schakelen.
    • Vlimpers plaats dit percentage automatisch op 10%, dit kan manueel uitgeschakeld worden.

    Filter E - Uitbetaald nettobedrag tussen 2 bedragen

    • Aan de hand van deze filter kunnen de dossiers uitgefilterd worden waarvan het netto uitbetaalde bedrag tussen twee bedragen ligt. Voor hiervoor de twee gewenste grensbedragen in in de lege velden en bevestig met de entertoets. Door op ‘alle dossiers’ te klikken kan deze filter uitgeschakeld worden.

    Filter F - Verschil vorige en huidige maand tussen 2 bedragen

    • Via deze filter kunnen de dossiers uitgefilterd worden waarvan het verschil tussen de huidige en de vorige betaalmaand tussen 2 bedragen ligt. Voor hiervoor de twee gewenste grensbedragen in de lege velden en bevestig met de entertoets. Klik op ‘alle dossiers’ om deze filter uit te schakelen.

    Filter G - Maaltijdcheques

    • Deze filter zorgt ervoor dat er in het nettobedrag geen rekening gehouden wordt met berekende maaltijdcheques. Dit omdat telkens er een afwezigheid wordt ingevoerd, het nettobedrag in de loop van de maand gewijzigd wordt. Om deze massale herberekeningen te kunnen opvangen, werd deze filter ingebouwd. Klik op ‘netto’s zonder maaltijdcheques’ om de filter in te schakelen. Klik op ‘netto’s met maaltijdcheques’ om de filter uit te schakelen.

    Filter H - Massa opgeladen looncodes

    • Vlimpers biedt de mogelijkheid om looncodes in ‘massa’ op te laden. Zo kan men bv. een hele reeks incidentele inkomsten (overuren, zaterdagprestaties, etc.) in één keer opladen i.p.v. deze één voor één manueel te moeten invoeren. Deze filter biedt de mogelijkheid om de looncodes die via deze werkwijze werden ingevoerd, uit te filteren (kolom J van de gewijzigde dossiers). Klik op ‘filter op massa looncodes’ om de filter in te schakelen. Klik terug op ‘alle dossiers’ om de filter uit te schakelen.

    Filter I - Opzoeken op Vlimpersnummer en AR

    • Via deze filter kunnen dossiers aan de hand van het Vlimpersnummer en de arbeidsrelatie opgezocht worden. Klik terug op ‘alle dossiers’ om de filter uit te schakelen.

    Filter J - Opzoeken op naam

    • Deze filter maakt het mogelijk om dossiers op te zoeken op naam. Daarbij kan zowel een voornaam als een achternaam opgeven worden en kunnen namen opgezocht worden die een bepaalde letter of tekenreeks bevatten of die met deze letter of tekenreeks beginnen. Door op ‘alle dossiers’ te klikken wordt deze filter uitgeschakeld.

    Filter K - Opzoeken op L4-nummer

    • Via deze filter kunnen dossiers opgezocht worden via het L4-nummer (of PI_Emplid). Klik terug op ‘alle dossiers’ om de filter uit te schakelen.

    Filter L - Opzoeken op afwerkingsnummer

    • Aan de hand van deze filter kunnen dossiers opgezocht worden op basis van het afwerkingsnummer. Deze filter wordt terug uitgeschakeld door op ‘alle dossiers’ te klikken.

    Filter M - Opzoeken op errors / fouten

    • Via deze filter kunnen dossiers opgezocht worden die een error hebben in de voorverwerking (rood kruisje derde kolom in de gewijzigde dossiers). Klik terug op ‘alle dossiers’ om de filter uit te schakelen.

    Filter N - Filteren op soort betaling

    • Via deze filter kunnen dossiers gefilterd worden op de soort betaling waarover het gaat. De betalingssoorten waartussen kan gekozen worden zijn: lonen, achterstallen, DMFA, eindejaarstoelage, vakantiegeld en correcties werkgeversbijdragen. Klik terug op ‘alle dossiers’ om de filter uit te schakelen.

    Filter O - Filteren op Business Unit

    • Aan de hand van deze filter kan geselecteerd worden op Business Unit. Door te klikken op verschijnt er een overzicht van alle business units. Uit deze lijst kan de gewenste Business Unit geselecteerd worden. Belangrijk hierbij is dat het kunnen openen van de gewijzigde dossiers van een welbepaalde business unit samenhangt met toegangsrechten. Door op ‘alle dossiers’ te klikken wordt de filter uitgeschakeld.

    Filter P - Filteren op Entiteit

    • Deze filter biedt de mogelijkheid om te selecteren op een entiteit. Door te klikken op verschijnt er een overzicht van alle entiteiten die behoren tot een welbepaalde business unit. Belangrijk hierbij is dat deze filter enkel werkt na de selectie van een business unit (filter O). Klik terug op ‘alle dossiers’ om de filter uit te schakelen.