chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vlimpershandleiding: Integratie met de KSZ

    In deze handleiding vind je als dossierbehandelaar alle informatie over de integratie tussen Vlimpers en de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ).

    Wat?

    De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) bevat de officiële identificatiegegevens van personen die ingeschreven zijn in het Belgische rijksregister aangevuld met de personen in het BIS-register (bijv. grensarbeiders).

    Deze gegevens worden vanuit de KSZ, als authentieke bron, automatisch opgeladen in Vlimpers wat veel efficiënter is dan de gegevens op te vragen en manueel in te  voeren.

    Hoe?

    De communicatie tussen Vlimpers en de KSZ verloopt via het gegevensdelingsplatform MAGDA

    Het rijksregisternummer dat wordt ingegeven in Vlimpers is het sleutelveld waarmee de officiële gegevens, verbonden aan dat nummer, worden aangeroepen.

    Opgelet: Gebruik voor buitenlands personeel altijd het bisnummer of een nummer met enkel nullen. Vul nooit een rijksregisternummer van een andere persoon in.

    Webservices voor de aanstelling van nieuwe personeelsleden

    RegistreerInschrijving

    Om een persoon in te schrijven in het repertorium van MAGDA. Het rijksregisternummer moet bij MAGDA bekend zijn om de gegevens van een persoon te kunnen opvragen.

    Goed om weten: als je een nieuwe arbeidsrelatie aanmaakt voor een business unit waarvoor het vinkje ‘opzoeken KSZ’ staat aangevinkt, en het gaat om een personeelslid met de werkrelatie ‘werknemer’, dan wordt deze persoon via deze webservice zonder einddatum bij de KSZ ingeschreven.

    RegistreerUitschrijving

    Om een persoon uit te schrijven uit het repertorium van MAGDA, zodat zijn/haar gegevens niet langer kunnen opgevraagd worden.

    Goed om weten: als je een functierij opslaat met als actie ‘Beëindiging of Pensionering’ checkt Vlimpers of deze persoon nog een andere actieve arbeidsrelatie heeft voor een business_unit waarvoor ‘opzoeken KSZ’ aangevinkt staat. Als dat niet het geval is wordt de persoon uitgeschreven bij de KSZ door middel van deze webservice (met een einddatum van 2 jaar na de ‘effective date’ van de ‘beëindiging/pensionering’).

    GeefPersoon

    Haalt de persoonsgegevens op aan de hand van het rijksregisternummer. Vermeldt ook of de persoon wettelijk samenwonend is.

    GeefGezinsSamenstelling

    Haalt de gezinsgegevens op aan de hand van het rijksregisternummer. De persoon in kwestie kan gezinshoofd zijn, of gewoon 1 van de gezinsleden.

    Deze webservice is niet bruikbaar voor de personen die in het BIS-register opgenomen zijn (= personeelsleden die niet in België zijn gedomicilieerd). Is hun burgerlijke staat in de KSZ:

    • Ongehuwd, wettelijk gescheiden of weduwe EN is de huidige status in Vlimpers verschillend van feitelijk samenwonend? Dan wordt de burgerlijke staat uit de KSZ overgenomen in Vlimpers. 
    • Gehuwd, feitelijk gescheiden of wettelijk samenwonend? Voor deze statussen moeten partnergegevens opgehaald worden, die niet beschikbaar zijn. De burgerlijke staat die in Vlimpers geregistreerd staat wordt bijgevolg behouden en niet geüpdatet. Hiervoor zal de personeelsadministratie dus een manuele aanpassing moeten uitvoeren, op basis van hetgeen de werknemer aangeeft.

    Webservices voor mutaties

    Persoon.PubliceerMutatiePersoon

    Deze webservice stelt gegevens beschikbaar over de veranderingen in de gegevens van bepaalde personen. 

    Persoon.PubliceerMutatieGezinssamenstelling

    Deze webservice stelt gegevens beschikbaar over de veranderingen in de gegevens van gezinnen.

    Deze webservice is  niet beschikbaar voor personen ingeschreven in het BIS-register.

    Voor wie?

    We halen gegevens uit de KSZ op voor alle personeelsledenbehalve voor het Agentschap Uitbetaling Groeipakket (VUTG) en de kabinetten aangezien AgO voorlopig nog geen machtiging heeft om hun gegevens op te halen.

    Voor iedereen die in Vlimpers is geregistreerd onder werkrelatie ‘niet-werknemer’ worden er geen gegevens uit de KSZ gehaald, tenzij er een actieve arbeidsrelatie als werknemer aanwezig is (uitgezonderd het VUTG en de kabinetten).

    De gegevens uit de KSZ worden gebruikt bij volgende handelingen in Vlimpers:

    • Het aanstellen van een nieuw personeelslid
    • Wijzigingen van persoonsgegevens (bijvoorbeeld: adreswijziging, wijziging van burgerlijke staat), de zogenaamde 'mutaties'

    Aanstellen van een nieuw personeelslid

    • 1

      Voeg een nieuw personeelslid toe

      Voeg een nieuw personeelslid toe.

    • 2

      Kies de werkrelatie

      Kies de werkrelatie.

    • 3

      Vul het tabblad 'Werknemer' aan

      In dit tabblad zie je of de Business unit gelinkt is met de KSZ of niet.

      • Vul <Business unit> manueel in: klik op je TAB-toets om het volgende veld te laten verschijnen.
      • Vul je de Business unit in met behulp van het vergrootglas: het volgende veld verschijnt automatisch.

      Is een departement of agentschap gelinkt, dan verschijnt <Rijksregisternummer>. Is dit niet het geval, dan verschijnt het niet.

      Goed om weten: de mogelijkheid om de gegevens manueel in te voeren blijft bestaan via ‘Manuele invoer’.

    • 4

      Vul het rijksregisternummer in en klik op 'Zoeken'

      De gegevens uit de KSZ worden zichtbaar.

      Goed om weten: het opzoeken van de KSZ-gegevens wordt geregistreerd in het Vlimpersscherm 'VO KSZ Log Webservices'.

    • 5

      Klik op verder

      Goed om weten: je kunt het veld ‘Rijksregisternummer’ wissen en zo een nieuw personeelslid opzoeken. Ook als je een zoekopdracht gewist hebt blijven de opgevraagde gegevens zichtbaar in 'VO KSZ Log Webservices'.

    • 6

      Vul de velden aan

      Volg hiervoor de Vlimpershandleiding Aanstelling.

      Goed om weten: 

      • Op het tabblad 'Werkrelaties' moet je op 'Relatie toevoegen' klikken om je te leiden naar het Vlimpersscherm 'Functiegegevens'. Daar moet je opnieuw de Business Unit registreren. Stap 2 dient enkel om te bepalen of er voor die Business Unit KSZ-gegevens mogen opgevraagd worden.
      • Als het personeelslid 'feitelijk samenwonend' is geeft de KSZ 'ongehuwd' aan als burgerlijke staat. Je moet de gegevens van de samenwonende partner manueel aanvullen, deze worden niet opgehaald uit de KSZ.
      • Bij een personeelslid met een Belgisch rijksregisternummer maar een andere nationaliteit, vult Vlimpers automatisch de landcode van de nationaliteit aan bij 'Soort nationale ID'. Wijzig dit veld naar 'BEL'.
      • Merk je een verschil tussen de gegevens die uit de KSZ worden opgehaald en de gegevens die het personeelslid zelf heeft meegedeeld (bv. adres, ingangsdatum burgerlijke staat,...)? Adviseer het personeelslid dan om contact op te nemen met de bevolkingsdienst van de gemeente of stad om de foutieve gegevens in de KSZ te laten corrigeren.

    Mutaties

    Indiensten
    Wijziging Overname in Vlimpers? Werklijstitem personeels-administratie Mail aan personeelslid?
    Adreswijziging Automatisch Nee Ja automatisch
    Naam Ja Ja Ja bij valideren mutatie
    Voornaam Ja Ja Ja bij valideren mutatie
    Nationaliteit Ja Ja  Ja bij valideren mutatie
    Geslacht Nee Ja Ja maar door dossierbehandelaar, geen automatische mail uit Vlimpers
    Rijksregisternummer (excl. geslacht) Ja Ja Ja bij valideren mutatie
    Datum overlijden Ja Ja Ja bij valideren mutatie
    Burgerlijke staat (excl. feitelijk samenwonend) Ja Ja Ja bij valideren mutatie
    Partnergegevens Ja Ja Ja bij valideren mutatie
    Uitdiensten
    Wijziging Overname in Vlimpers? Werklijstitem personeels-administratie Mail aan personeelslid?
    Adreswijziging Automatisch Nee Nee
    Geslacht Nee Ja Nee
    Rijksregisternummer (excl. geslacht) Nee Ja Nee
    Datum overlijden Automatisch Nee Nee

    Selfservice mutaties

    Als een personeelslid is ingeschreven bij de KSZ dan ziet hij/zij de 'KSZ-selfserviceschermen' met de hulpteksten waarin wordt geduid dat de gegevens opgehaald worden via de KSZ.

    Goed om weten: Een personeelslid ziet tot 2 jaar na uitdiensttreding bij een KSZ-entiteit nog steeds de 'KSZ-selfserviceschermen', als hij in dienst blijft bij een agentschap of departement dat met Vlimpers werkt. Dat personeelslid moet dus volgens die logica de selfservice blijven gebruiken, gezien de mutaties tot 2 jaar na uitdienst doorstromen. 

    Voorbeeld: ik ga uit dienst bij een KSZ-entiteit (bijvoorbeeld AgO) en kom in dienst bij een niet-KSZ-entiteit (bijvoorbeeld VUTG) op 15 mei. Vanaf 15 mei ontvang Vlimpers nog 2 jaar lang mutaties via de KSZ, die door de dossierbeheerder het het VUTG gevalideerd zullen moeten worden. De gegevens die geupdate worden gedurende die 2 jaar zijn dezelfde als voor een indienst bij een KSZ-entiteit.  De betrokken werknemer zal nog 2 jaar lang zijn persoonlijke gegevens niet moeten/kunnen aanpassen via de selfservice.

    Scherm gezinsleden

    Een personeelslid kan geen wijzigingen in dit scherm aanbrengen, maar alleen de gegevens raadplegen.

    Scherm burgerlijke staat

    Een personeelslid kan een burgerlijke staat 'wettelijk samenwonend', 'gehuwd', 'feitelijk gescheiden' of 'gescheiden van tafel en bed' niet zelf aanpassen. Een wijziging aan deze staten zal automatisch via een mutatie doorstromen vanuit de KSZ. Een personeelslid kan enkel in bepaalde gevallen wijzigingen aanbrengen:

    • Burgerlijke staat wijzigen naar (feitelijk) samenwonend: kan enkel als na raadplegen van de KSZ blijkt dat het personeelslid de burgerlijke staat ongehuwd, weduwe of uit het echt gescheiden heeft.
    • De feitelijke samenwoning stopzetten: als nieuwe burgerlijke staat kan het personeelslid enkel de burgerlijke staat die actueel is in de KSZ selecteren (ongehuwd, weduwe of uit het echt gescheiden).
    • De partner waarmee je feitelijk samenwoont wijzigen: het personeelslid kan de burgerljke staat wijzigien naar de burgerlijke staat die actueel is in de KSZ en die dan opnieuw wijzigen naar 'feitelijk samenwonend' met een andere partner. Een andere mogelijkheid is het melden van de wijziging via het Vlimpers-contactformulier.
    Scherm adresgegevens

    Een personeelslid kan geen wijzigingen aan een officieel adres aanbrengen, maar kan enkel een postadres wijzigen of toevoegen.

    Manuele validatie mutatie

    Werklijsten (= validaties) worden verstuurd naar:

    • de Business Unit/Afdeling: van de actieve primaire arbeidsrelatie. Als die niet bestaat, naar de toekomstige actieve primaire arbeidsrelatie. Als die niet bestaat, naar de laatste verleden primaire arbeidsrelatie.
    • de personeelsadministratie: voor een overzicht van de wijzigingen waarvoor er werklijstitems worden verstuurd naar de personeelsadministratie: zie 'Mutaties'.

    Aandachtspunten:

    Naamswijziging

    Een roepnaam wordt mee aangepast als de voornaam wijzigt. De wijziging van de roepnaam wordt niet in de mail vernoemd.

    Geslachtswijziging

    Bij een geslachtswijziging worden de gegevens die uit de KSZ terugkomen niet automatisch overgenomen. Je kunt niet klikken op 'verschillen opnemen'. Pas dit manueel aan door op de knop 'verschillen negeren' te klikken en typ in het veld 'Opmerking' een motivatie dat dit manueel zal uitgevoerd worden.

    Wijziging van rijksregisternummer

    Bij een wijziging van rijksregisternummer neem je contact op via het Vimpers-contactformulier met de afdeling HR-technologie en Data (HRTD).

    Wijziging van overlijdensdatum

    Bij een wijziging van de overlijdensdatum wordt bij de validatie het veld 'rekenplichtige' automatisch op nalatenschap gezet.

    Wijziging burgerlijke staat
    • Veld ongehuwde moeder/vader: wordt bij update van de burgerlijke staat telkens blanco gemaakt behalve indien alleen de datum burgerlijke staat wijzigt.
    • Gehuwden niet op hetzelfde adres gedomicilieerd of geen gegevens van de partner gevonden: wordt voorgesteld als 'feitelijk gescheiden' maar voor validatie moet je navragen bij het personeelslid of ze effectief feitelijk gescheiden zijn of wat de gegevens van de partner zijn. Dit zal voornamelijk voorkomen bij personeelsleden die niet in België zijn gedomicilieerd.
    • De status 'feitelijk gescheiden' is geen officiële burgerlijke staat. Deze status wordt door het proces afgeleid uit het feit dat gehuwden niet op hetzelfde adres gedomicilieerd zijn. Omdat het geen officiële staat is er ook geen officiële ingangsdatum. De procesdatum wordt in dit geval gebruikt als ingangsdatum.
    Wijziging partnergegevens
    • Partnergegevens kunnen niet opgehaald worden uit de KSZ voor personeelsleden die gedomicilieerd zijn buiten België. Als je de mutatie valideert voor een personeelslid die een burgerlijke staat heeft die een partner vereist, maar de partnergegevens konden niet worden opgehaald, dan moet je controleren of Vlimpers nog een partner-ID weergeeft. Er moet altijd een partner-ID 01 aanwezig zijn voor een personeelslid met een burgerlijke staat gehuwd, wettelijk samenwonend of feitelijk gescheiden, is die er niet dan komt het dossier voor in de datahygiëne.
    • Partners waarmee een personeelslid feitelijk samenwoont kunnen kunnen niet opgehaald worden uit de KSZ, aangezien dit geen officiële burgerlijke staat is.
    • Partners worden enkel opgehaald via de KSZ bij een burgerlijke staat 'wettelijk samenwonend (J)', 'gehuwd (M)' en 'feitelijk gescheiden (F)'.
    • Bij een nieuwe partner schuiven alle bestaande partners in Vlimpers op naar de eerste vrije plek boven de 50. En worden bij de nieuwe partner volgende standaardwaarden ingevuld:
      • Relatie: huisgenoot/partner bij 'wettelijk samenwonend' en echtgenoot bij 'gehuwd' of 'feitelijk gescheiden'
      • Gezinslid: ex gezinslid bij 'feitelijk gescheiden' of 'gezinslid (D)' bij alle andere burgerlijke staten
      • Fiscale gegevens: eigen inkomen of loontrekkend privé

    Opgelet: je mag niet de bestaande partnergegevens die werden opgeschoven naar de eerste vrije plek boven de 50 terug aanpassen naar nummer 1. Werden de bestaande partnergegevens onterecht aangepast naar een nummer boven de 50, voeg de partnergegevens manueel toe aan nummer 1.

    Hoe valideer je manueel een mutatie?

    • 1

      Open het werklijstitem

      Klik op het werklijstitem met meldingsnaam ‘KSZ Valideren’. Het bericht bevat enkel de naam en Vlimpersnummer van het personeelslid.

    • 2

      Controleer de wijziging

      Controleer de wijzigingen in het Vlimpersscherm 'KSZ Mutaties'. Wijzigingen worden in het rood weergegeven.

    • 3

      Valideer de wijzigingen

      Een personeelslid ontvangt een automatisch mailbericht over de gewijzigde gegevens, op het e-mailadres uit het gebruikersprofiel.

      Het is de bedoeling om de gegevens over te nemen. Rechtzettingen moeten door het personeelslid gebeuren aan de bron. Enkel bij een geslachtswijziging worden de gegevens niet overgenomen.

      Klik op 'Verschillen negeren' als je de wijzigingen niet wilt overnemen. Je moet in het opmerkingenveld noteren waarom je de gegevens niet overneemt. Dit in kader van latere opzoekingen en/of vragen die bij het dossier zouden komen

    • 4

      Controleer je invoer

      Controleer je invoer aan de hand van volgende Vlimpersschermen:

      • Naamswijziging: 'Persoonsgegevens aanpassen'
      • Nationaliteit: 'Identiteitsgegevens'
      • Rijksregisternummer: 'Persoonsgegevens aanpassen'
      • Overlijdensdatum: 'Persoonsgegevens aanpassen', tabblad VO rekenplichtige staat op nalatenschap
      • Burgerlijke staat: 'Persoonsgegevens aanpassen', veld Fisc. Voordeel ongehuwde vader/moeder staat blanco
      • Partnergegevens: 'Gegevens gezinslid', fiscale gegevens staan standaard op eigen inkomen, loontrekken privé. Nagaan bij personeelslid of deze gegevens kloppen en aanpassen indien nodig.

      Opgelet: 

      • Blanco velden van de KSZ worden niet overgenomen in Vlimpers. Wat in Vlimpers staat, blijft in dat geval behouden.
      • Enkel de laatst binnengekomen mutatie kan afgehandeld worden. Zijn er tussentijds nog mutaties binnenkomen terwijl de vorige nog niet werd afgehandeld? Dan zal die van status wijzigen (naar 'verschillen niet doorgevoerd'), zodat alleen de laatste behandeld moet worden. De vorige werklijstitems worden automatisch verwijderd zodra de recentste mutatie werd gevalideerd.

    Vlimpersscherm KSZ Mutaties

    Navigatie: Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgevens > KSZ Mutaties

    Zoek de mutatie op

    Je kunt bijvoorbeeld zoeken op mutatiestatus:

    • Verschillen gevonden: er is minstens 1 veld met de waarde V (verschillend) waarvoor een validatie nodig is en deze validatie is nog niet verwerkt. Deze mutatie is terug te vinden in je werklijst.
    • Verschillen doorgevoerd: dit zijn de automatische validaties of wanneer een mutatie met een validatie werd verwerkt.
    • Geen verschillen gevonden: het dossier werd opgeroepen uit de KSZ maar er is geen enkel veld met status verschillend of een automatische validatie.
    • Verschillen niet doorgevoerd: wanneer er een verschil werd gevonden waarvoor er een validatie nodig is maar waarbij het verschil niet werd overgenomen. Een opmerking waarom een verschil niet werd overgenomen is raadpleegbaar.
    Selecteer het juiste zoekresultaat

    Heb je gezocht op naam? Dan is het mogelijk dat je onmiddellijk terecht komt in het scherm 'KSZ mutaties'. Heb je een andere zoekfilter gebruikt? Dan krijg je een overzicht van je zoekresultaten. Klik op een zoekresultaat om het scherm 'KSZ mutaties' te openen.

    Wegwijs in het scherm KSZ Mutaties
    • Bovenaan staat de algemene 'Mutatiestatus' en de 'Magda KSZ status': ingeschreven/uitgeschreven bij KSZ.
    • Rechts bovenaan bij 'Proces datum' en 'Bron': geeft weer wanneer en welk type proces deze mutatie heeft aangemaakt.
    • Elk veld heeft 1 van de volgende statussen:
      • Identiek (I): het veld wordt gewoon getoond.
      • Verschillend en dus te valideren (V): de waarde uit KSZ staat rood gemarkeerd
      • Automatisch gevalideerd (A): voor de waarde staat in het rood geschreven 'Autom'. Deze verschillen zijn reeds doorgevoerd.
    • De linkse Vlimpersgegevens zijn zoals die zijn opgehaald bij het draaien van de initiële load of van bij het opladen van het mutatiebestand. Het is geen live data! De gegevens kunnen ondertussen dus aangepast zijn in Vlimpers.
    • Met het pijltje in de linkerbovenhoek kun je het blok met de persoonsgegevens dichtklappen.  Dan krijg je gemakkelijker het volledige scherm met alle knoppen op je scherm, en moet je niet steeds scrollen als je verschillende mutaties na elkaar wilt afhandelen (via de knop Volgende in lijst).
    • De 2 knoppen onderaan de pagina 'Verschillen overnemen' en 'Verschillen negeren' zijn enkel actief als er verschillen te valideren zijn en als er geen andere nieuwere mutatie bestaat.
      • Wanneer je de verschillen negeert, moet je verplicht een opmerking invullen.
    • Indien de KSZ bevraging GeefGezin een fout teruggaf dan wordt deze getoond in een apart kader.
    • In bepaalde gevallen wordt met een uitroepteken en rode tekst aangegeven dat er iets ‘extra’ moet gecontroleerd worden: ! te controleren  (bijvoorbeeld omdat de waarden uit de linkerkolom niet standaard staat).
    • Bij verschil in geslacht wordt vermeld:  ! manueel te verwerken
    • Als de mutatie al verwerkt is, dan staat rechts onderaan door wie/wanneer dat gebeurd is.

    Automatische validatie mutatie

    Voor een overzicht van de wijzigingen waarvoor er geen werklijstitems worden verstuurd naar de personeelsadministratie: zie 'Mutaties'.

    Aandachtspunten:

    Adreswijziging
    • De ingangsdatum van de adreswijziging is de verwerkingsdatum.
    • Het personeelslid ontvangt een automatisch mailbericht naar het e-mailadres uit het gebruikersprofiel ter kennisgeving van de adreswijziging in Vlimpers. Personeelsleden die uit dienst zijn ontvangen geen e-mail verstuurd.
    • Buitenlandse adressen worden niet door de KSZ aangepast.
    • Adressen in Wallonië worden in het Frans geregistreerd in de KSZ en dus ook zo overgenomen in Vlimpers.
    Wijziging aan overlijdensdatum

    Bij een wijziging van de overlijdensdatum wordt bij de validatie het veld 'rekenplichtige' automatisch op nalatenschap gezet.

    Algemeen

    Omdat er geen werklijstitem wordt aangemaakt moet de personeelsadministratie 2 rapporten oproepen om op te volgen dat personen met fietsvergoeding en/of moeilijk bereikbare werkplaatsen de vergoeding(en) moet aangepast worden (zie rapporten op portaal dcpa).

    Opgelet: Toekomstige aanstellingen en heraanstellingen worden als uitdiensten beschouwd (= nog 2 jaar lang gerechtigd voor de KSZ op informatiedoorstroom) tot de dag van aanstelling. Op de dag van de effectieve indiensttreding wordt de betrokkene nog eens aanroepen bij de KSZ om na te gaan of er aan de informatie in vlimpers van de velden die niet automatisch geupdate worden iets gewijzigd is. Dit volgt dan het normale proces van mutaties bij indiensten. 

    Voorbeeld

    Een persoon wordt binnen de 2 jaar na uitdiensttreding opnieuw heraangesteld. Deze persoon is op een nieuw adres wettelijk gaan samenwonen met zijn partner, in de periode dat hij niet in dienst was bij de Vlaamse overheid (tussen 2 tewerkstellingen in).

    De mutatie komt binnen en wordt beschouwd als 'niet in dienst'. Het adres wordt automatisch geüpdatet door het proces. De werknemer krijgt hier geen mail van omdat hij uit dienst is.

    Bij zijn eerste werkdag wordt er een werklijst-item aangemaakt, met de wijziging van zijn burgerlijke staat en de partnergegevens. Na validatie door de personeelsadministratie zal het personeelslid van deze 2 aanpassingen een mail naar het e-mailadres uit het gebruikersprofiel ontvangen.