chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vlimpershandleiding: Niet-werknemer aanstellen

    Met deze handleiding kun je een niet-werknemer aanstellen.

    Opgelet: Bij een heraanstelling van een niet-werknemer, moet er altijd een nieuwe arbeidsrelatie aangemaakt worden.

    Vlimpersscherm 1: Zoeken op nationale ID

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens > Zoeken op nationale ID

    Niet-werknemers zijn personen die niet rechtstreeks meewerken aan de doelstellingen van de organisatie en als dusdanig géén effectieve arbeidsplaats bezetten. Zij voeren slechts occasioneel opdrachten uit in opdracht van de administratie of hebben een louter controlerende opdracht. Het is een groep van mensen die meestal buiten alle statistische rapportering worden gehouden maar die om diverse redenen in Vlimpers moeten worden ingevoerd (zoals recht op bepaalde vergoedingen die betaald moet worden via de loonmotor).  Ze hebben géén recht op een hospitalisatieverzekering ten laste van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap.

    Enkele voorbeelden:

    • Leden van raden en commissies die enkel een vergoeding ontvangen.
    • Ex-werknemers waarvoor een pensioenrente wordt uitbetaald.
    • Niet personeelsleden die bepaalde controleopdrachten uitvoeren waarvoor zij een vergoeding ontvangen (vb. opnemen pluviometers).
    • De inspecteurs van financiën.
    • Student-stagiair

    Om te controleren welk statuut moet geregistreerd worden als niet-werknemer, maak gebruik van het overzicht wervingsredenen in Vlimpers Assistent.

    Dit scenario begint bij de invoer van de persoonsgegevens van de niet-werknemer en toont hoe men de functiegegevens voor een niet-werknemer invult.

    1: <Nationale ID>

    • Vul het rijksregisternummer in en klik op ‘Zoeken’.
    • Bestaat er reeds een arbeidsrelatie, werk dan verder op de bestaande arbeidsrelatie en controleer of de persoonsgegevens nog kloppen. Indien u geen toegang heeft neem dan contact op met de Personeelsadministratie die het dossier voorheen beheerde, zij kunnen de arbeidsrelatie overzetten als zij beschikken over de business unit en de rekeningcode. 
    • Bestaat er nog geen Vlimpersdossier, volg deze handleiding.

    Vlimpersscherm 2: Persoon toevoegen

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoon toevoegen

    <Persoon-ID> staat gedurende het hele invoerproces van de persoonsgegevens aangegeven als NEW. U kan dit zelf niet wijzigen. Het systeem kent automatisch het volgende vrije personeelsnummer toe na het vervolledigen van de persoonsgegevens en het toevoegen van een werkrelatie.

    Vul alle velden op de verschillende tabbladen in, behalve <Geen gegevensbeveiliging> en <Voltijdstudent>. Voor volgende velden zijn er extra invoerinstructies:

    Tabblad Persoonsgegevens:

    1: 'Naam toevoegen'

    • Klik op 'Naam toevoegen'.
    • Het scherm Naam opent.
    • Vul alle velden aan. Indien een personeelslid meerdere voornamen heeft, vul dan <Voornaam> in met spaties, gebruik geen leestekens.
    • Klik op 'OK'. U komt terug op het tabblad Persoonsgegevens.

    2: <Datum burgerlijke staat>

    • Pas de datum aan (bv. de huwelijksdatum, datum echtscheiding of datum wettelijk samenwonen), behalve bij ongehuwd. Bij burgerlijke staat ongehuwd wordt de datum ingevuld met de geboortedatum.

    3: <Alternatief-ID>

    • <Alternatief-ID> kan pas worden ingevuld na het toevoegen van de gegevens gezinsleden. Elk gezinslid krijgt een volgnummer toegewezen. Het volgnummer van de partner dient in <Alternatief-ID> te worden geselecteerd. Opgelet: een gezinslid koppelen in de toekomst, kan niet.

    4: <Soort nationale ID>

    • Selecteer bij <Soort nationale ID> Nationaal registernummer en vul bij <Nationale ID> het rijksregisternummer in.

    Tabblad Contactgegevens:

    Vul alle velden in behalve bij ID’s Instant Message.

    5: Details adres toevoegen

    • Klik op Details adres toevoegen u komt in Historie adres.

    6: <Ingangsdatum>

    • Vul de datum van aanstelling in.

    7: Adres toevoegen

    • Klik op Adres toevoegen. U komt in Adres bewerken.
    • Vul alle velden in
    • Na het invullen van de <postcode>, kunt u via Adres zoeken de juiste Stad/Gemeente ‘selecteren’. Na de selectie wordt <Plaats> en <Provincie> automatisch ingevuld.

    8: 'OK'

    • Klik op ‘OK’ u komt terug in Historie adres

    9: 'OK'

    • Klik op ‘OK’ u komt terug in Contactgegevens. Het huisadres werd ingegeven.

    10: 'Plusteken'

    • Met het ‘Plusteken’ kunt u nog een postadres toevoegen. Dit is enkel nodig indien het postadres verschillend is van het domicilieadres.
    • Selecteer Post als <Soort adres> en wijzig het adres via Details adres toevoegen en Adres toevoegen.

    11: <Soort telefoon>

    • Geef het telefoonnummer in zonder gebruik van leestekens of spaties bij <Soort telefoon>.
    • Verwijder 0032-(0) niet.
    • U kan verschillende telefoonnummers invoeren. Duid aan welke de voorkeurstelefoon is door <Voorkeur> aan te vinken.

    Tabblad VO Persoonsgegevens:

    12: <MEDEX nummer>

    • Het <MEDEX nummer> kan bekend zijn wanneer een nieuw personeelslid reeds voor de overheid heeft gewerkt.
    • Een Medexnummer wordt enkel aangemaakt wanneer een personeelslid een arbeidsongeval heeft gehad dat doorgegeven werd aan MEDEX.

    13: <Verzend papieren loonstroken> 

    • Indien de werknemer geen toegang heeft tot een PC, vink <Verzend papieren loonstroken> aan.
    • Standaard worden er geen papieren loonstroken verstuurd. Werknemers kunnen hun loonstrook opvragen via de selfservice werknemer.

    14: <Attest burgerlijke staat>

    • <Attest burgerlijke staat> geeft aan bij welke burgerlijke staat een attest nodig is.
    • Indien er een attest nodig is en men heeft het attest ontvangen, wijzig <Nodig> naar <Verwerkt>.
    • Als bij <Attest burgerlijke staat> Nodig staat verschijnt automatisch <Ontvangen op> vul hier de datum in waarop u het attest hebt ontvangen.

    15: <Fisc voordeel ong vader/moeder>

    •  <Fisc voordeel ong vader/moeder> heeft tot doel te registreren of een personeelslid kan genieten van een fiscaal voordeel ingeval hij/zij kinderen ten laste heeft en toch niet gehuwd is (hiermee wordt bedoeld dat betrokkene nooit gehuwd geweest is, dit betekent dat gescheiden ouders niet in aanmerking komen voor de vermindering in het stadium van de bedrijfsvoorheffing). Burgerlijke staat feitelijk gescheiden geniet niet van dit fiscaal voordeel. Het systeem zal een verificatie doen op basis van burgerlijke staat en aantal kinderen ten laste. Het tijdstip van de wijziging is van belang voor de loonmotor. Indien het fiscaal voordeel reeds bestond en het recht vervalt, mag de wijziging pas vanaf het jaar volgend op de nieuwe burgerlijke staat (waardoor het recht vervalt) gebeuren (op 1/1/x = 1).

    16: <Ingegeven op>

    • <Ingegeven op> wordt ingevuld als  <Fisc voordeel ong vader/moeder> staat aangevinkt.

    Tabblad Werkrelaties:

    17: <Niet-werknemer>

    • Vink <Niet-werknemer> 

    18: <Recht op hospitalisatieverzekering>

    • Niet-werknemers hebben géén recht op een hospitalisatieverzekering ten laste van de VO. Zij voeren slechts occasioneel opdrachten uit in opdracht van de administratie of hebben een louter controlerende opdracht.
    • Gedetacheerde leerkrachten/loppers hebben wel recht op hospitalisatie.

    18: 'Relatie toevoegen'

    • Klik op ‘Relatie toevoegen’.
    • De persoonsgegevens voor een nieuwe niet-werknemer zijn nu ingevuld, er wordt automatisch een Vlimpersnummer en Arbeidsrelatie aangemaakt.

    Vlimpersscherm 3: Functiegegevens

    Ga naar Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens

    TIP:

    Noteer voor uzelf het aangemaakte vlimpersnummer. Bij een time-out van het systeem waarbij u terug moet inloggen, gaat u de zopas ingegeven niet-werknemer niet terugvinden, zelfs niet aan de hand van het vlimpersnummer. Er werd namelijk nog geen entiteit gekoppeld aan de niet-werknemer. 

    Indien dit voorvalt kunt u de functiegegevens verder aanvullen via: Personeelsbeheer > Functiegegevens > Niet-werknemer toevoegen

    Vul alle velden in op de verschillende tabbladen, behalve <Niveau supervisor>, <Managementcode>, <Trf Ploegdnst>, <Ploegendienst>, <Betaalgr. tariefsrt. Gebruiken>, <Betaalgrp Peildatum gebruiken>, <Soort wisselkoers> en <Tarief gebruiken vanaf>, <CDVU>. Onderstaande velden vragen extra invoerinstructies:

    Tabblad Werklocatie:

    1: <Actie>

    • De eerste functierij staat standaard met  <Actie> Niet-werknemer toevoegen, wijzig dit niet

    2: <Reden>

    • Kies de juiste reden

    3: <Locatiecode>

    • Vul de juiste locatiecode in
    Opgelet

    *Indien een personeelslid zijn thuisadres heeft als standplaats, dan moet hier Thuis geselecteerd worden. Op die manier wordt als <standplaats> de gemeente weergegeven waar betrokkene woont.

    *Ingeval de <standplaats> een werf is (geen locatieadres binnen MVG), dan kan de daarvoor voorziene code geselecteerd worden. Bij selectie van werf zal een extra veld geactiveerd worden <standplaats>. Daarin kan dan de standplaats vrij ingevuld worden.

    Tabblad Functiegegevens:

    4: Functiecode

    • Moet de niet-werknemer toegang hebben tot Vlimpers, selecteer de functiecode die aansluit bij zijn effectieve taken, deze informatie wordt meegegeven door de entiteit. Als je functiecode 000000 Niet-werknemer selecteert, dan zal betrokkene geen toegang krijgen tot Vlimpers.

    5: <Ambtenaar/contractueel>

    • Selecteer contractueel

    6: <Basisuren>

    • In de <Basisuren> wordt het aantal basisuren van de aanwezigheid die in het contract werd opgenomen ingevuld.
      • Ingeval van 1 AR aan 100% wordt 38 uur ingevoerd;
      • Ingeval van 2 AR’s waarvan de ene aan 60% en de andere aan 40%, wordt in de ene AR 20 basisuren gezet en in de andere 18 uren (dit geldt enkel voor contractuelen).

    7: <FTE>

    • Als de basisuren worden aangepast, dan wordt het aantal <FTE> automatisch ingevuld. Het veld <FTE> moet je niet wijzigen, aangezien dit veld nergens toe dient. De berichten over het veld FTE die in een pop-up verschijnen, mogen genegeerd worden.

    Tabblad Salarissen:

    8: <Betaalgroep>

    • <Betaalgroep> staat standaard op NVT (= niet van toepassing). Indien er vergoedingen moeten uitbetaald worden via Vlimpers of er moeten afwezigheden worden geregistreerd, moet deze betaalgroep gewijzigd worden naar MON (= maandelijkse betaling).
    Opgelet

    Indien er geen vergoedingen via Vlimpers worden uitbetaald, laat men <Betaalgroep> op NVT staan.

    Zie Vlimpershandleiding: Betaalgroep aanpassen

    9: <Feestdagenrooster>

    • <Feestdagenrooster> is een belangrijk element bij het correct berekenen van de aan te rekenen dagen bij het opnemen van afwezigheden (verloftellers).
    • We onderscheiden 3 feestdagenroosters:
      • Standaard (16 feestdagen + 5 compensatiedagen periode  27/12 – 31/12)
      • Geen feestdagen (blanco): wordt gebruikt voor de loodsen
      • Continudiensten (16 feestdagen): wordt gebruikt voor bepaalde functies binnen de afdeling Gemeenschapsinstellingen en voor de personeelsleden van de Vloot.

    10: <Gerechtigheidsgroep>

    • Geen afwezigheden (dummy) indien er voor de niet-werknemer geen tellerberekening mag gebeuren alsook geen registratie van afwezigheden.
    • Contractueel indien er wel een tellerberekening moet gebeuren en er afwezigheden dienen geregistreerd te worden.

    Tabblad VO Specifieke gegevens:

    11: <Statuut>

     12: <Recht op hospitalisatie>

    • Vink <Recht op hospitalisatie> niet aan. Bij het aanstellen van niet-werknemers en jobstudenten blijft dit veld afgevinkt!
    • Gedetacheerde leerkrachten/loppers hebben wel recht op hospitalisatie.

    13: <VO statuut>

    • Vul VO Statuut in. Dit is een zeer belangrijk component omdat elk veld een impact heeft op de loonberekening.

    14: <Wettelijk statuut>

    • Afhankelijk van de keuze statuut werknemer bij <Wettelijk statuut> worden de overige velden onder VO Statuut automatisch ingevuld. De automatisch ingevulde velden moeten ongewijzigd blijven!

     15: <Einddatum>

    • <Einddatum> wordt ingevuld bij:
      • Contracten bepaalde duur
      • Vervangingen
      • Contractueel met ambtshalve verlof voor benoeming (de einddatum is de dag voor de start van het ambtshalve verlof en niet de einddatum van de statutaire proeftijd)
      • Bij gebruik van een inactieve AR met een proeftijd
      • Uitdiensten
      • Pensioenen (maar pas bij officiële aanvraag en ingevulde einddatum ligt steeds op het einde van de maand).

     16: <Combinatiecode>

    • Vul de code aan op welk budget de verloning moet aangerekend worden.

     17: <Kamer/Lokaal>

    • Vul  <Kamer/Lokaal> in

    18: <Roepfunctie>

    • In <Roepfunctie> kan de specifieke functie worden ingegeven van betrokkene. Indien de functie niet is gekend, wordt automatisch de graad opgenomen.
    • Wanneer iemand hogere functies uitoefent, dan wordt deze hier vermeld (bijvoorbeeld projectleider, wnd...). Dit veld wordt voor werknemers overgenomen in de TGV.

    19: <Notie niet Capelo>

    • Plaats dit veld voor gedetacheerde leerkrachten op 'Notie niet Capelo'.

    De gegevens van een niet-werknemer werden nu geregistreerd.

    Indien er toelagen via Vlimpers worden uitbetaald moet men onderstaande stappen verder volgen:

    Vlimpersscherm 4: Bankrekeningen beheren

    Ga naar Personeelsbeheer > Pesoonsgegevens > Bankrekeneningen beheren

    Vul alle velden aan. Voor volgende velden zijn er extra invoerinstructies:

    1: <Ingangsdatum>

    • Bij de eerste invoer is <Ingangsdatum> gelijk aan de aanstellingsdatum

    2: <IBAN>

    • <IBAN>  start met de landcode (bv. BE) gevolgd door de 14 cijfers.

    3: <Naam rekening>

    • Vul <Naam rekening> in als de rekeninghouder niet het personeelslid is.

    Vlimpersscherm 5: Gegevens gezinslid

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonlijke relaties > Gegevens gezinslid

    Zie Vlimpershandleiding: Gegevens gezinslid toevoegen

    Vlimpersscherm 6: Werkrooster toewijzen

    Ga naar Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Vervangingen maken > Werkrooster toewijzen

    Zie Vlimpershandleiding: Werkrooster toewijzen

    Voer op de dag van de indiensttreding volgende acties uit:

    Vlimpersscherm 7: Functiegegevens

    Ga naar Personeelsbeheer >  Functiegegevens > Functiegegevens

    Tabblad Salarissen:

    1: <Betaalgroep>

    • Wijzig <Betaalgroep> naar MON (= maandelijkse betaling)

    Vlimpersscherm 8: Vaste inkomsten

    Ga naar Personeelsbeheer > Informatie vergoedingen > Inkomsten en inhoudingen toew. > Vaste inkomsten

    Zie Vlimpershandleiding: Vaste inkomsten toevoegen

    Vlimpersscherm 9: Incidentele inkomsten

    Ga naar Personeelsbeheer > Informatie vergoedingen > Inkomsten en inhoudingen toew. > Incidentele inkomsten

    Zie Vlimpershanleiding: Incidentele inkomsten toevoegen

    Vlimpersscherm 10: Extra legale voordelen

    Ga naar Salarissen (GBL) > VO Verloning > Extra legale voordelen

    Zie Vlimpershanleiding: Maaltijdcheques 

    Vlimpersscherm 11: Werkervaring

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Werkervaring

    Men gebruikt dit om de anciënniteit van de relevante werkervaring te berekenen.

    Zie Vlimpershandleiding: Startkapitalen anciënniteiten 

    Vlimpersscherm 12: VO Startkapitalen tellers anc.

    Ga naar personeelsbeheer > Functiegegevens > VO Startkapitalen tellers anc.

    Nadat u de (relevante) werkervaring van een personeelslid hebt ingevoerd in de component ‘Werkervaring’ wordt op basis van de opgegeven relevante werkervaring een berekening gemaakt van het aantal maanden dat kan worden gevaloriseerd.

    Geef de bekomen hoeveelheid maanden in bij startkapitaal geldelijke anciënniteit. Ook de andere types anciënniteit kan je hier invoeren.

    Zie Vlimpershandleiding: Startkapitalen en anciënniteiten (LINK)

    Vlimpersscherm 13: Beheer loonberekening

    Ga naar Salarissen (GBL) > Vo Verloning > Beheer loonberekening

    Controleer uw invoer.

    Zie Vlimpershandleiding: Beheer loonberekening

    Controleer de volgende dag het loondossier via:

    Vlimpersscherm 14: Individueel loondossier

    Ga naar Salarissen (GBL) > VO Verloning > Individueel loondossier

    Zie Vlimpershandleiding: Individueel loondossier