chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vlimpershandleiding: overdracht jaarlijks verlof wegens ziekte

    Wat?

    Vanaf 1 januari 2020 kan je lijnmanager beslissen om bovenop de maximale overdracht van 11 dagen jaarlijks verlof (of 5 bij opname van losse dagen onbetaald verlof), 13 dagen jaarlijks verlof extra over te dragen op voorwaarde dat je dat jaar afwezig was wegens (beroeps)ziekte of (arbeids)ongeval.

    Als je de maximale overdracht van 150 dagen bereikt hebt en de 11 dagen jaarlijks verlof (of 5 bij opname van losse dagen onbetaald verlof) niet kon overdragen, komen ook deze dagen in aanmerking.

    Meer informatie vind je op de webpagina ‘Jaarlijkse vakantie en feestdagen’

    Werking in Vlimpers voor afdelingshoofden

    • 1

      Jaarlijks proces

      Jaarlijks draait in januari éénmalig het proces voor iedereen die in aanmerking komt voor de overdracht jaarlijks verlof wegens ziekte.

    • 2

      Info voor personeelslid

      Het personeelslid ontvangt een standaardmailbericht van Vlimpers. Je kunt de tekst bekijken op de Sharepoint-omgeving 'Processen AgO'.

    • 3

      Behandeling aanvraag

      De 'superior' ontvangt een werklijstitem. Meestal is dit het afdelingshoofd van het personeelslid.

      Goed om weten: In de Vlimpers rapportenshop vind je een overzicht van iedereen die de superiorrol heeft.

      Het afdelingshoofd opent het werklijstitem en komt terecht in Vlimpersscherm Aanvraag overdracht wegens ziekte. Dit scherm bestaat uit twee luiken:

      • Voorstel overdracht wegens ziekte
        • Overzicht afwezigheden: hier krijg je een beknopt overzicht van alle afwezigheden die het aantal ziekte uren bepalen (zie verder). Deze lijst is chronologisch gesorteerd op begindatum.
        • Overdracht wegens bereiken 150 dagen (max. 11 dagen of 5 bij opname onbetaald verlof): geeft zowel in dagen als uren weer wat je kwijt bent van je 11 dagen (of 5 bij opname losse dagen onbetaald verlof) wegens het bereiken van 150 dagen.
        • Extra jaarlijkse overdracht bovenop 11 dagen (of 5 bij opname onbetaald verlof) (max. 13 dagen): geeft zowel in dagen als uren weer wat je bovenop de 11 dagen (of 5 dagen bij opname losse dagen onbetaald verlof) extra kunt overdragen. Dit kan maximum 13 dagen zijn.
        • Totaal maximum overdracht (max. 24 dagen): maakt de som van de overdracht wegens bereiken 150 dagen en extra jaarlijkse overdracht bovenop 11 dagen.
        • Aantal ziekte uren: geeft zowel in dagen als uren weer hoeveel tijd je dat jaar afwezig was wegens (beroeps)ziekte en/of (arbeids)ongeval
        • Over te dragen uren: geeft zowel in dagen als uren weer wat extra kan overgedragen worden. Hierbij wordt dus rekening gehouden met het aantal ziekte uren. Dit wordt mogelijk afgekapt op het aantal ziekte uren of dagen. Je kunt nooit meer uren of dagen overdragen dan je ziek bent geweest.
      • Goedkeuring
        • Voorstel in uren: dit is het voorstel van de aantal dagen of uren dat het personeelslid extra kan overdragen.
        • Goedkeuring / Afkeuring / Goedkeuring met aanpassing:
          • <Motivering> : bij ‘Afkeuring’ en ‘Goedkeuring met aanpassing’ kun je dit vak aanvullen en stroomt de motivering door in het automatisch mailbericht naar het personeelslid.
          • <Aantal dagen> : bij ‘Goedkeuring met aanpassing’ is het verplicht dit vak in te vullen en kun je nooit meer dagen invullen dan voorgesteld door Vlimpers. Invoer van 0 dagen is ook niet mogelijk. In dit geval moet je de overdracht afkeuren.
          • Bij ‘Goedkeuring met aanpassing’ moet je het aantal dagen (aan 7,6 uur per dag) invoeren. Voor personen die een verlofregeling met een aparte normwaarde (voorlopig enkel dossiers van Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust) hebben, moet je hier het aantal uren invullen.
        • Overzicht transacties: hier zie je bij wie in de werklijst het item terug te vinden is. Staat het in de werklijst van meerdere personen, dan verdwijnt het item uit de werklijst van iedereen zodra iemand het item heeft behandeld. Hier wordt ook de historiek bijgehouden, bijvoorbeeld als het werklijstitem aan iemand anders werd doorgestuurd of wie goed- of afgekeurd heeft.
        • <Gebr. ID>: je kunt het werklijstitem doorsturen voor goedkeuring naar een andere persoon in Vlimpers. Zorg er zeker voor dat de gebruiker aan wie je het toewijst over de rol van ‘superior’ beschikt. Klik op de knop ‘Opnw toew’ om de goedkeuring over te zetten.
    • 4

      Bevestiging

      Klik op de knop ‘Opslaan’ als je de selectie ‘Goedkeuring / Afkeuring / Goedkeuring met aanpassing’ hebt aangevinkt of als je het item aan iemand anders hebt toegewezen. Hierdoor kom je automatisch terug terecht in je werklijst.

      Goed om weten: eens het werklijstitem is behandeld, kan een afdelingshoofd dit scherm niet meer opvragen. Het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) kan achteraf wel nog het aantal bijkomende dagen aanpassen (zie verder).

    • 5

      Info voor personeelslid

      Het personeelslid ontvangt een mailbericht. Zowel bij goedkeuring, afkeuring, als bij goedkeuring met aanpassing.
      Je kunt dit bericht bekijken op de Sharepoint-omgeving 'Processen AgO'.

    • 6

      Nieuwe verlofteller

      Een nieuwe verlofteller zal zichtbaar zijn in het scherm VO Tellers van het betrokken personeelslid, ook voor de leidinggevende.

      Goed om weten: De bijkomende verlofdagen moeten binnen de 2 jaar opgenomen worden, daarom is er een aparte teller en aparte afwezigheidscode voorzien.

    Werking in Vlimpers voor het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA)

    • 1

      Zoek personeelslid

      Ga naar 'Salarissen > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > Vo overdracht wegens ziekte' en zoek het personeelslid.

    • 2

      Goedkeuring met aanpassing

      De component <Goedkeuring> kan aangepast worden, het vak <Opmerking> is verplicht.
      Bij <Goedkeuring met aanpassing> is het verplicht het vak <Aantal dagen> in te vullen en kan men via deze weg wel meer dagen invullen dan voorgesteld door Vlimpers, maar niet meer dan 24 dagen.

      Klik op <Opslaan>.

    • 3

      Info voor personeelslid

      Het personeelslid ontvang een standaard mailbericht van Vlimpers. De opmerking stroomt mee door. Lees de tekst van het bericht op de Sharepoint-omgeving 'Processen AgO'.

    • 4

      Goed om weten

      • Het personeelslid vraagt de bijkomende verlofdagen op onder de naam afwezigheid ‘Overdracht wegens ziekte’. In het scherm Afwezigheidsmutatie vind je deze omschrijving onder de afwezigheidscode VO_AT_JVX.

        • Het vak ‘Overdracht wegens ziekte’ verschijnt in het aanvraagscherm.
        • Selecteer het jaar voor overdracht omwille van ziekte bij de aanvraag door te klikken op het vergrootglas. Deze info is verplicht.
        • Zijn er geen bijkomende dagen toegekend, dan kun je deze aanvraag niet indienen.

        • Het is net zoals bij jaarlijks verlof mogelijk om meer verlof aan te vragen dan toegewezen. De teller zal dan een negatieve restwaarde weergeven.

        • De aanvraag tot opname ‘Overdracht wegens ziekte’ verschijnt in de werklijst van de manager.

      • Bij een aanvraag ‘Overdracht wegens ziekte’ zal het huidig saldo vermeld worden, en dit volgens de aanwezige verlofregeling, dus rekening houdend met de normwaarde. Bijvoorbeeld: Een loods met een recht van 9,9u en een verlofregeling met een normwaarde 9,9u, zal daar een 1 hebben.
      • Enkele entiteiten hebben beslist om geen werklijstitems uit te sturen naar de afdelingshoofden. In Vlimpers is het dan ook mogelijk om bepaalde business units uit te sluiten. Deze entiteiten zullen de bijkomende verlofdagen via een case communiceren naar het DCPA. Het DCPA zal de bijkomende dagen manueel toevoegen in het scherm ‘Vo overdracht wegens ziekte’.
        • Zoek het personeelslid
        • Vul het jaar in het veld Overdracht referentiejaar. Hier gebeurt een controle of het ingevoerde jaar 1 van de 2 voorgaande jaren is.
        • De mogelijke extra overdrachten worden opgeladen in dit scherm. In principe gaan die er niet zijn want anders zou er een record voor de persoon geweest zijn.
        • Het aantal ziekte uren voor het betrokken jaar zullen wel opgehaald worden, evenals de betrokken afwezigheden.
        • Hier zal enkel de optie ‘goedkeuring met aanpassing’ mogelijk zijn. Voer het aantal dagen in (aan 7,6 uur per dag). Voor personen die een verlofregeling met een aparte normwaarde (voorlopig enkel dossiers van Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust) hebben, zal hier het aantal uren moeten ingevuld worden. Hier kun je max. 24 dagen of 182,4 uur (24 x 7,6) invoeren.
        • Klik op ‘Opslaan’
        • Het personeelslid ontvang een standaard mailbericht van Vlimpers. Je vindt het terug op de Sharepoint- omgeving Processen AgO
      • Kreeg een personeelslid in het huidige jaar toch nog een aanpassing voor het voorgaande jaar en dit nadat het proces voor de overdracht wegens ziekte al is gedraaid? Dan kun je het scherm Vo overdracht wegens ziekte manueel aanpassen:
        • Zoek het personeelslid.
        • Hier zal enkel de optie ‘goedkeuring met aanpassing’ mogelijk zijn. Voer het aantal dagen in (aan 7,6 uur per dag). Voor personen die een verlofregeling met een aparte normwaarde (voorlopig enkel dossiers van Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust) hebben, zal hier het aantal uren moeten ingevuld worden. Hier kun je max. 24 dagen of 182,4 uur (24 x 7,6) invoeren.
        • Klik op ‘Opslaan’.
        • Het personeelslid ontvang een standaard mailbericht van Vlimpers. Je vindt het terug op de Sharepoint- omgeving Processen AgO.
      •  Als het DCPA een dossier oproept met een voorstel, zijn er 2 mogelijkheden:
        • Het dossier is al behandeld door het afdelingshoofd: in dat geval kan DCPA enkel nog afkeuren of goedkeuren met aanpassing
        • Het dossier is nog niet behandeld door het afdelingshoofd: in dat geval kan DCPA ook nog gewoon goedkeuren. Maar na eender welke aanpassing door het DCPA verdwijnt het werklijstitem sowieso uit de werklijst van het afdelingshoofd.

    Correctie teller overdracht jaarlijks verlof wegens ziekte

    • 1

      Wanneer?

      Een correctie op deze teller gebruik je alleen als het personeelslid uit dienst gaat en er nog een restwaarde op de teller aanwezig is. Je zal de restwaarde op 0 moeten plaatsen.

    • 2

      Zoek het personeelslid

      Ga naar 'Salarissen > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > Vo overdracht wegens ziekte' en zoek het personeelslid.

      Opgelet: Een correctie kan enkel worden ingevoerd voor personen die een goedgekeurd recht hebben.

    • 3

      Goedkeuring

      In het vak Goedkeuring zie je de tekst Correctie (7.6u per dag) met daarnaast 2 kolommen 0,00. De eerste kolom staat voor dagen, de tweede kolom staat voor uren.

      • Voor personen met een normwaarde 7u36 moet de correctie gebeuren in dagen. Dit merk je doordat het eerste vakje invulbaar is.
      • Voor personen met een andere normwaarde moet de correctie gebeuren in uren. Dit merk je doordat het tweede vakje (met omschrijving uren) invulbaar is.

      Opgelet: Is de restwaarde positief, voer dan een negatieve correctie in.

    • 4

      Klik op Opslaan

      De correctie zal onmiddellijk opgenomen worden in de kolom correctie van het telleroverzicht
      Overgedragen dagen wegens ziekte in het Vlimpersscherm VO Afwezigheidtel. Jaar.Verlof, de restwaarde zal direct zijn aangepast. Er hoeft hiervoor geen proces te draaien.

    Resultaten per kalendergroep

    In het tabblad 'Optellingen' zijn de tellers terug te vinden onder volgende elementnamen: 'Voorstel aantal over te dragen dagen' =

    • VO_AC_JVE31DX_D_PR (dagen)
    • of VO_AC_JVE31DX_U_PR (uren)

    Ook het voorstel van de bijkomende overdracht van 11 dagen vind je in januari terug. Beide waarden blijven onveranderd, ongeacht de eventuele aanpassing door de leidinggevende of het DCPA.

    • Toegekend recht = elementnaam VO_AE_JVX_TU_ENT
    • Opname = elementnaam VO_AE_JVX_TU_TAKE
    • Restwaarde = elementnaam VO_AE_JVX_TU_BAL