chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vlimpershandleiding: Van statutair naar contractueel

    Met deze handleiding kun je als dossierbehandelaar aan de slag om het statuut van een personeelslid te wijzigen van statutair naar contractueel.

    Vlimpersscherm 1: Functiegegevens

    Ga naar Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens

    Open de statutaire arbeidsrelatie

    Tabblad Werklocatie:

    1: 'Plusteken'

    • Klik op 'Plusteken' en voeg een nieuwe functierij toe.

    2: <Ingangsdatum>

    • <Ingangsdatum> is de datum vanaf wanneer de contractuele functie ingaat.

    3: <Volgnummer ingangsdatum>

    • <Volgnummer ingangsdatum> geeft het aantal functierijen weer.
    • Dit veld zal standaard op 0 staan. Indien er meerdere actie/redenen zijn, op eenzelfde datum, dan zal deze volgorde oplopen.

    4: <Functie-indicator>

    • Kies Secundaire

    5: <Actie>

    • Kies Langdurig afwezig

    6: <Reden>

    • Kies Verlof


    Tabblad Functiegegevens:


    7: <Basisuren>

    • Het veld <Basisuren> moet je niet wijzigen, aangezien dit veld nergens toe dient.

    8: <FTE>

    • Het veld <FTE> moet je niet wijzigen, aangezien dit veld nergens toe dient. De berichten over het veld FTE die in een pop-up verschijnen, mogen genegeerd worden.

    Tabblad Functiegegevens:


    9: <Betaalgroep>

    • Laat de betaalstatus op MON staan. Een statutaire arbeidsrelatie mag men pas op NVT plaatsen als het personeelslid het statutaire ambt definitief stopzet, bij pensionering, bij uitdiensttreding, bij overlijden

    Tabblad Vo Specifieke gegevens:


    10: <Soort einde contract>

    • Laat dit blanco aangezien de betaalgroep op MON blijft staan. Dit veld vul je enkel in als de betaalgroep op NVT staat.

    11: <Reden einde contract>

    • Laat dit blanco aangezien de betaalgroep op MON blijft staan. Dit veld vul je enkel in als de betaalgroep op NVT staat.

    12: <Einddatum>

    • Laat dit blanco aangezien de betaalgroep op MON blijft staan.

    13: <Hospitalisatieverzekering>

    • Laat dit aangevinkt, doordat deze arbeidsrelatie als secundaire functie-indicator werd geregistreerd, stromen de gegevens van deze arbeidsrelatie niet meer door naar de hospitalisatieverzekering. Enkel de wijzigingen van een primaire arbeidsrelatie worden doorgestuurd.

    Vlimpersscherm 2: PI Emplid

    Ga naar Personeelsbeheer > Functiegegevens > PI Emplid

    Controleer of de einddatum PI Emplid nog steeds op oneindig staat (31/12/3999)

    Zie Vlimpershandleiding: PI Emplid

    Vlimpersscherm 3: Vaste inkomsten

    Ga naar Personeelsbeheer > Informatie vergoedingen (NLD) > Inkomsten en inhoudingen toew. > Vaste inkomsten

    Sluit enkel de vaste inkomsten met inkomstencode 500 (= trigger gewoon vakantiegeld) en 550 (= eindejaarspremie) af met de ingangsdatum van de contractuele functie -1 dag.
    Bijvoorbeeld: een contractuele functie start op 6 oktober, dus inkomstencodes 500 en 550 worden afgesloten op 5 oktober.
    Alle andere looncodes worden niet afgesloten.

    Zie Vlimpershandleiding: toevoegen vaste inkomsten

    Vlimpersscherm 4: Beheer loonberekening

    Ga naar Salarissen (GBL) > VO Verloning > Beheer loonberekening

    Controleer je invoer.

    Zie Vlimpershandleiding: Beheer loonberekening

    Vlimpersscherm 5: Afwezigheidsmutatie

    Ga naar Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > Afwezigheidsmutatie

    1: 'Plusteken'

    • Klik op 'Plusteken' en voeg een nieuwe functierij toe.

    2: <Verlofopname>

    • Vul %OV1 in.

    3: <Begindatum>

    • Vul de ingangsdatum van de contractuele functie in

    4: <Einddatum>

    • Vul de einddatum van het verlof in:
      • Bij een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur: vul de einddatum van de arbeidsovereenkomt in.
      • Bij een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur:
        • Blijft het personeelslid binnen dezelfde entiteit? De einddatum is oneindig, maar in Vlimpers kan je een afwezigheid registreren tot maximum 50 jaar vanaf de aanstellingsrij uit die arbeidsrelatie.
          Pas <Einddatum> aan naar de vermoedelijke pensioneringsdatum met beperking dat deze datum binnen de 50 jaar van de indiensttredingsdatum van die arbeidsrelatie ligt.
          Bijvoorbeeld: aanstellingsdatum arbeidsrelatie 1/4/2021 dan kan er een afwezigheid worden geregistreerd met een maximale einddatum tot 31/3/2071.
        • Wijzigt het personeelslid van entiteit? Dan wordt er een onbetaald verlof toegekend voor een periode van twee jaar.
    • Bron: VPS Art. X 63.

    Zie Vlimpershandleiding: Ambtshalve onbetaald verlof invoeren

    Vlimpersscherm 6: Incidentele inkomsten

    Ga naar Personeelsbeheer > Informatie vergoedingen (NLD) > Inkomsten en inhoudingen toew. > Incidentele inkomsten

    1: 'Plusteken'

    • Klik op 'Plusteken' en voeg een nieuwe rij toe.

    2: <Inkomstencode>

    • Vul 552 (EJT uitdienst (niet in nov en dec)) in.
    • Deze looncode mag niet ingevoerd worden in de maand november en december.

    3: <Begindatum>

    • Vul de juiste begindatum in: dit is de eerste van de maand voorafgaand van de contractuele functie.
      Bijvoorbeeld: start contractuele functie op 6 oktober, begindatum is 1 oktober

    4: <Einde periode>

    • Vul de ingangsdatum van de contractuele functie -1 dag in.
      Bijvoorbeeld: start contractuele functie op 6 oktober, einde periode is 5 oktober.

    5: 'Plusteken'

    • Klik op 'Plusteken' en voeg een nieuwe rij toe.

    6: <Inkomstencode>

    • Vul 501 (trigger vakantiegeld uit dienst) in

    7: <Begindatum>

    • Vul de juiste begindatum in: dit is de eerste van de maand voorafgaand van de contractuele functie.
      Bijvoorbeeld: start contractuele functie op 6 oktober, begindatum is 1 oktober

    8: <Einde periode>

    • Vul de ingangsdatum van de contractuele functie -1 dag in.
      Bijvoorbeeld: start contractuele functie op 6 oktober, einde periode is 5 oktober.

    Opgelet: Keert het personeelslid binnen hetzelfde jaar terug naar de statutaire functie dan worden de inkomstencodes 500 en 550 in het scherm 'Vaste inkomsten' opnieuw geactiveerd door een nieuwe rij toe te voegen met als begindatum de datum van terugkeer naar de statutaire functie.

    Vakantiegeld

    Voor het vakantiegeld verloopt de berekening automatisch, Vlimpers houdt rekening met wat reeds is uitbetaald.

    Eindejaarspremie

    Voor de eindejaarspremie houdt Vlimpers geen rekening of er reeds een uitbetaling was.

    Om dit op te lossen moet je begin november een rapport raadplegen om na te gaan wie er eindejaarspremie moet krijgen. De eindejaarspremie moet manueel berekend worden:

    • De inkomstencode 550 die je hebt toegevoegd met als ingangsdatum de terugkeer naar de statutaire functie moet afgesloten worden op 30 oktober.
    • Bereken op hoeveel eindejaarspremie het personeelslid nog recht heeft midden december (= berekenen van het bruto bedrag waarop het personeelslid recht heeft voor de periode vanaf het moment van de terugkeer tot en met 30/09).

    Het bekomen bruto bedrag moet dan opgesplitst worden in het deel dat vrij is van RSZ-inhouding en het deel dat onderworpen is aan RSZ. De twee bedragen moeten ingevoerd worden op de prestatiemaand november met de respectievelijke looncodes: 550 (= eindejaarspremie) en 551 (= EJT extra ziv).

    Voor de berekening (en de opsplitsing) van de bruto bedragen kun je de salarissimulator gebruiken.

    Gelieve volgende velden aan te vullen voor het betrokken personeelslid:

    1: <Statuut>

    2: <Salarisschaal>

    3: <Geldelijke anciënniteit>

    4: <Haard- of standplaatstoelage>

    5: <Eindejaarstoelage percentage>: Voor de berekening van dit veld moet rekening gehouden worden met de maanden van de referteperiode waarvoor het personeelslid nog recht heeft op eindejaarstoelage én de geleverde prestaties in deze maanden.

    Voorbeelden:

    • wanneer een personeelslid nog recht zou hebben op 1 maand van de referteperiode en hij/zij heeft die maand maar 80% gewerkt, dan moet je in dit veld: 8,88 ingeven (= 1 / 9 * 80% * 100).
    • wanneer een personeelslid nog recht zou hebben op de periode van 15/08 tot en met 30/09 van de referteperiode en hij/zij heeft die periode maar 100% gewerkt, dan is het de bedoeling dat je het aantal kalenderdagen telt per maand met een maximum van 30 per maand. Het in te voeren percentage is dan: 41 =  ((17 + 30) / 270 * 100).

    De in te voeren bedragen in Vlimpers vind je in het tabblad ‘Gedetailleerde berekening’ > ‘Details berekening eindejaarstoelage’:

    •  Basis eindejaarstoelage RSZ  à in te voeren looncode: 551
    • Basis eindejaarstoelage geen RSZ à in te voeren looncode 550

    Activeer de looncode 550 vanaf 1 december.

    Vlimpersscherm 7: Beheer loonberekening

    Ga naar Salarissen (GBL) > VO Verloning > Beheer loonberekening

    Controleer je invoer.

    Zie Vlimpershandleiding: Beheer loonberekening

    Nu werd de statutaire arbeidsrelatie op verlof geplaatst. De volgende stap is het aanmaken van de contractuele arbeidsrelatie.
    Deze stap legt uit hoe je een nieuwe arbeidsrelatie moet aanmaken.

    Indien het personeelslid reeds een contractuele arbeidsrelatie uit het verleden had, en het personeelslid blijft binnen hetzelfde bedrijf (bvb. 810) en binnen dezelfde RSZ-categorie, dan kan je de bestaande arbeidsrelatie hergebruiken. Deze heractiveer je door een functierij toe te voegen met de actie heraanstelling (ga naar Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens), volg onderstaande stappen vanaf veld Ingangsdatum:

    Vlimpersscherm 8: Arbeidsrelatie toevoegen

    Ga naar Personeelsbeheer > Functiegegevens > Arbeidsrelatie toevoegen

    Tabblad Werklocatie:

    1: <Ingangsdatum>

    • <Ingangsdatum> is de datum vanaf wanneer de contractuele functie ingaat.

    2: <Functie-indicator>

    • Kies Primair

    3: <Actie>

    • Kies Aanstelling

    4: <Reden>

    • Kies de juiste wervingsreden

    Tabblad Functiegegevens:


    5: <Functiecode>

    • Vul de functiecode in

    6: <Ambtenaar/contractueel>

    • Selecteer het statuut contractueel of contractueel inwerkperiode

    Tabblad Salarissen:


    7: <Betaalgroep>

    • Plaats de betaalgroep op MON op de datum van indiensttreding

    Opgelet: Wijzig de betaalgroep naar MON vóór 11u op de dag van de indiensttreding.

    • Uitzondering: contracten die opstarten op een niet-werkdag worden vroegtijdig op MON gezet. Dit om te garanderen dat de Dimona-aangifte tijdig doorstroomt. Bijvoorbeeld, opstart contract op zaterdag, zet het dossier vrijdag op MON.

    8: <Gerechtigheidsgroep>

    • Selecteer het statuut gelijk aan het veld <Ambtenaar / contractueel >, dus contractueel of contractueel inwerkperiode

    9: <Feestdagenrooster>

    • Selecteer het feestdagenrooster

    10: <Rekeningcode>

    • Vul hier de rekeningcode in, afhankelijk van de entiteit waaronder het personeelslid valt

    Tabblad Vo Specifieke gegevens:


    11: <Niveau>

    • Kies het niveau

    12: <Rang>

    • Kies de rang

    13: <Graad>

    • Kies de graad

    14: <Functionele schaal>

    • Selecteer NNB, tenzij er toch een functionele opbouw mogelijk is. Kies dan de functionele schaal waarin het personeelslid met de contractuele functie start.

    15: <Salarisschaal>

    • Kies de salarisschaal. Dit veld bepaalt de uitbetaling.

    16: <Wervingsreden>

    • Selecteer de wervingsreden

    17: <Wettelijk statuut>

    • Selecteer het wettelijk statuut contractueel

    18: <Type werknemer>

    • Selecteer het type werknemer

    19: <Duur>

    • Selecteer de duurtijd van de arbeidsovereenkomst

    20: <Sector code>

    • Kies arbeider of bediende

    21: <Code pensioenregeling>

    • Selecteer de pensioenregeling

    22: <Werknemer bedrijfsvoorheffing>

    • Selecteer de bedrijfsvoorheffing

    Vlimpersscherm 9: Vaste inkomsten

    Ga naar Personeelsbeheer > Informatie vergoedingen (NLD) > Inkomsten en inhoudingen toew. > Vaste inkomsten

    Zie Vlimpershandleiding: Vaste inkomsten toevoegen

    Vlimpersscherm 10: Werkrooster toewijzen

    Ga naar Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Vervangingen maken > Werkrooster toewijzen

    Zie Vlimpershandleiding: Werkrooster toewijzen

    Vlimpersscherm 11: Werkervaring

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Werkervaring

    Zie Vlimpershandleiding: Startkapitalen anciënniteiten

    Vlimpersscherm 12: Beheer loonberekening

    Ga naar Salarissen (GBL) > VO Verloning > Beheer loonberekening

    Controleer je invoer.

    Zie Vlimpershandleiding: Beheer loonberekening