chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vlimpershandleiding: Verlof wegens ziekte invoeren

    Met deze handleiding kan je een verlof wegens ziekte invoeren.

    Vlimpersscherm 1: Afwezigheidsmutatie

    Ga naar Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > Afwezigheidsmutatie

    1: 'Plusteken'

    • Klik op ‘Plusteken’

    2: <Verlofopname>

    • Vul bij <Verlofopname> VO_AT_VZV of %VZV in

    3: <Begindatum>

    • Vul de begindatum in

    4: <Einddatum>

    • De einddatum staat automatisch op de begindatum, pas <Einddatum> eventueel aan

    5: <Periode>

    • De periode staat standaard op Volledige dag. Pas de periode eventueel aan.

    6: <Uurgedeelten>

    • <Uurgedeelten> worden enkel ingevuld als <Periode> Tijd werd geselecteerd. De uren moeten in decimalen worden ingevoerd bvb. 2u30 wordt ingevoerd als 2,5 (decimalen bekomt men door de aantal minuten te delen door 60)

    7: <Oorspronkelijke begindatum>

    • De <Oorspronkelijke begindatum> staat automatisch op de begindatum, pas deze aan naar de begindatum van het net voorgaande ziekteverlof indien het ziekteverlof een verlenging of herval is.
    • Gaat het om een nieuwe ziekte, wijzig de datum niet.
    • Gaat het over een verlenging of herval (ziekte binnen 14 kalenderdagen) of is er geen werkhervatting tussen 2 ziekteperiodes (bv. ziek van 01/01/19 tot 10/01/19 – jaarlijks verlof van 11/01/19 tot 31/01/19 – ziek van 01/02/19 tot 10/02/19), vul dan de begindatum van de net voorliggende betrokken afwezigheid in.

    8: <Status aanvraag>

    • Als de Personeelsadministratie een afwezigheid invoert, staat <Status aanvraag> standaard op goedgekeurd.

    9: Details

    • Klik op Details
    • <Ltst bijgewerkt op> geeft de datum van de laatste wijziging aan deze afwezigheid
    • <Verwerk. Status> geeft aan of de aanvraag al dan niet werd verwerkt in de tellers
    • <Verwerkingsdatum> geeft de datum wanneer deze afwezigheid werd verwerkt in de tellers

    10: Sleutelmelding

    • Via de Sleutelmelding kan je de gegevens met betrekking tot het medisch attest en de feedback van de medische controle raadplegen

    11: Ziektelocatie

    • Klik op Ziektelocatie indien het personeelslid tijdens (een deel van) de afwezigheid wegens ziekte op een ander adres verblijft dan het officieel adres.
    • Vul bij <Begindatum> de datum in vanaf wanneer het personeelslid op een ander adres verblijft of werd gehospitaliseerd
    • Vul bij <Einddatum> de datum in tot wanneer het personeelslid op een ander adres verblijft of werd gehospitaliseerd
    • Vink <Hospitalisatie> aan indien het personeelslid werd gehospitaliseerd, het adres van het ziekenhuis hoeft niet te worden ingevuld
    • Vul het adres aan. Enkel de volgende velden zijn verplicht: <begindatum>, <einddatum>, <land> en <straat>. Als de exacte verblijfplaats niet gekend is, vul je bij straat ‘onbekend’ in.
    • Je kan meerdere achtereenvolgende verblijfadressen en/of hospitalisatieperioden registreren door te klikken op het ‘Plusteken’.

    12: <Motivering>

    • Vul eventueel <Motivering> in om de aanvraag van de afwezigheid te motiveren

    15: <Controle>

    • Vink <Controle> aan indien er een controle door het medisch controleorgaan dient te gebeuren

    16: <Datum controle>

    • Vul <Datum controle> in als <Controle> werd aangevinkt en er een gewenste datum is waarop de medische controle moet doorgaan

    17: <Ticketnr van mutualiteit>

    • Vul het nummer in dat verkregen werd via de e-box van de sociale zekerheid bij aangifte van een sociaal risico

    18: <Extra informatie voor het medisch controleorgaan>

    • De inhoud van dit veld stroomt door naar het medisch controleorgaan

    OpgeletDe extra informatie stroomt enkel door als de informatie wordt ingevoerd bij de aanmaak van het ziekteverlof of bij een wijziging van een einddatum of ziektelocatie. Indien het veld nadien wordt ingevuld zonder een andere aanpassing aan het ziekteverlof, dan wordt er niets doorgestuurd naar het medisch controleorgaan. 

    Zowel de werknemer, de manager, de superior, de doublure(s), als de prikklokbeheerder ontvangen een elektronisch bericht bij het valideren van de afwezigheid.

    Opgelet

    Is een contractueel personeelslid ziek en wordt tijdens deze ziekteperiode een nieuwe arbeidsrelatie aangemaakt? Of valt die ziek binnen de eerste 14 kalenderdagen te rekenen vanaf de ingangsdatum van de nieuwe arbeidsrelatie?
    Is een contractueel personeelslid ziek op het moment dat zijn/haar entiteit instapt in Vlimpers? Of valt die ziek binnen de eerste 14 kalenderdagen te rekenen vanaf de ingangsdatum van de aanstellingsdatum?

    Dan zal er in het detailscherm van het geregistreerd ziekteverlof 2 extra velden verschijnen <Van> en <Startdag deelperiode>. Via deze velden wordt aangegeven of het contractuele personeelslid op de begindatum van het geregistreerd ziekteverlof recht had op gewaarborgd loon en de hoeveelste dag, of geen recht meer had op gewaarborgd loon.

    Het instructiepersoneel heeft een functionele anciënniteit die bij de eerste 365 dagen niet worden opgeschort. Vanaf de 366ste dag is er verlies van functionele anciënniteit. In dat geval dien je code 366 Verlof ziekte mutualiteit te selecteren in het veld <Van>.

    Voorbeeld

    Een entiteit stapt op 1/1/2017 in Vlimpers en een contractueel personeelslid was op het ogenblik van de instap in Vlimpers ziek en had een ziekteperiode van 16/12/2016 tot en met 1/2/2017.

    Tussen de periode 16/12/2016 en 31/12/2016 was het personeelslid 16 kalenderdagen met ziekteverlof waardoor het personeelslid op 1/1/2017 nog recht had op 15 kalenderdagen gewaarborgd loon.

    Bij het geregistreerd ziekteverlof van 1/1/2017 geeft men bij <Van> aan dat het personeelslid nog recht heeft op gewaarborgd loon. Bij <Startdag deelperiode> geeft men 17 in, want 1/1/2017 is de 17de kalenderdag ziekteverlof.

    Opgelet

    Om de opeenvolgende hervallingen correct te kunnen verwerken moet men bij elk herval de oorspronkelijke begindatum aanpassen naar de begindatum van de direct voorgaande melding.

    Algemeen principe

    Een ziektemelding wordt als hervalling beschouwd en maakt dus samen met de referentieperiode deel uit van éénzelfde verwerkingsgroep als de volgende voorwaarden worden vervuld:

    • Het moet in beide periodes om éénzelfde ziektebeeld gaan (bewijslast ligt bij personeelslid/behandelende arts)
    • Tussen het einde van referentieperiode en het begin van de te onderzoeken periode mogen maximaal 14 kalenderdagen liggen

    Referentieperiode =

    Periode bestaande uit een eerste ziektemelding, die aanleiding geeft tot gewaarborgd loon, samen met de eventuele aansluitende verlengingen. 

    De referentieperiode kan bij arbeiders al naar gelang de lengte ervan eventueel aanleiding geven tot het berekenen van een carensdag.

    Verwerkingsgroep =

    De ziektemeldingen uit de referentieperiode en de erbij horende (volgens voormeld algemeen principe erkende) hervalling(en).

    Enkelvoudig herval

    Deze wordt volledig volgens het algemeen principe behandeld.

    • Als tussen het einde van referentieperiode en het begin van de te onderzoeken periode minder dan 15 kalenderdagen liggen wordt de te onderzoeken periode samen met de referentieperiode als éénzelfde verwerkingsgroep behandeld en zal in dit geval voor de onderzochte periode eerst het eventuele restant van nog niet aangewend gewaarborgd of aanvullend loon worden uitbetaald.
    • Als tussen het einde van referentieperiode en het begin van de te onderzoeken periode méér dan 14 kalenderdagen liggen wordt de te onderzoeken periode als een nieuwe periode van gewaarborgd loon behandeld.

    Meerdere opeenvolgende hervallingen

    Voor de verwerking van deze hervallingen wordt door de Vlaamse overheid gebruik gemaakt van het oplossingsschema van het ministerie van Tewerkstelling en Arbeid.

    Volgens dit oplossingsschema moeten indien zich meerdere afwezigheden na elkaar voordoen, deze worden opgedeeld in groepen.

    Als principe geldt hierbij dat een afwezigheid slechts in dezelfde groep kan worden ondergebracht als de direct eraan voorafgaande, als beide elkaar binnen de 14 kalenderdagen opvolgen.  Telkens zich meer dan 14 kalenderdagen tussen 2 groepen van afwezigheden situeren moet het gewone systeem van gewaarborgd en aanvullend loon opnieuw worden toegepast. 

    Slechts als beide voorwaarden vervuld zijn, wordt voor de onderzochte periode eerst het eventuele restant van nog niet aangewend gewaarborgd of aanvullend loon uitbetaald.  In alle andere gevallen wordt een nieuwe periode van gewaarborgd en aanvullend loon opgestart.

    Voorgaande regel kan als volgt worden samengevat.

    Bij meerdere opeenvolgende hervallingen wordt vanaf de tweede hervalling :

    • Steeds eerst gecontroleerd op het aantal kalenderdagen tussen het begin van de te onderzoeken hervalling en het einde van de direct eraan voorafgaande hervallingsperiode
    • Is dit méér dan 14 dan wordt de te onderzoeken periode als nieuwe ziektemelding verwerkt
    • Is dit minder dan 15 dagen dan wordt bijkomend gecontroleerd of de direct voorafgaande hervallingsperiode een periode van gewaarborgd en/of aanvullend loon was
    • Is het antwoord positief dan wordt voor de onderzochte periode eerst het eventuele restant van nog niet aangewend gewaarborgd of aanvullend loon uitbetaald
    • Is het antwoord negatief (dus van zodra betrokkene tijdens de voorafgaande periode op mutualiteit komt te staan) dan wordt de onderzochte periode als een nieuwe ziektemelding behandeld

    Conclusie: Vanaf de tweede hervalling:

    Indien er tijdens de voorgaande hervalling een periode buiten gewaarborgd loon valt, dient de nieuwe hervalling als een nieuwe ziekteperiode te worden ingevoerd en niet als een hervalling!!!!

    Opgelet

    Als er binnen een periode verlof wegens ziekte deeltijds een overlapping is met een verlof wegens ziekte en een onbetaald verlof in dagen, zal het onbetaald verlof in dagen niet correct berekend worden naar verloning. Om dit op te lossen dient men het verlof wegens ziekte op te splitsen zodat deze afwezigheid ingegeven wordt voor de periode vóór het onbetaald verlof in dagen en de periode na het onbetaald verlof in dagen.

    Opgelet

    Een periode voltijds ziekteverlof binnen een periode deeltijds ziekteverlof kan overlappend worden ingevoerd, maar moet als verlenging worden aangeduid op de periode ziekteverlof deeltijds waarbinnen deze valt. De periode ziekteverlof deeltijds wordt dus niet opgesplitst.
    <Originele begindatum> bij de VO_AT_VZV is gelijk aan de begindatum van de periode ziekteverlof deeltijds waarbinnen het voltijds ziekteverlof valt.

    Voorbeeld 1: VZV binnen VZD
    Begindatum Einddatum Oorspronkelijke begindatum
    VZV 01/01/20XX 31/01/20XX 01/01/20XX (eerste periode)
    VZV 01/02/20XX 28/02/20XX

    01/01/20XX (verlenging op voorgaande ziekte VZV)

    VZD 01/03/20XX 31/05/20XX 01/02/20XX (verlenging op voorgaande ziekte VZV)
    VZV 06/04/20XX 07/04/20XX 01/03/20XX (periode VZV binnen VZD)
    Voorbeeld 2: Meerdere VZV (met herval) binnen VZD
    Begindatum Einddatum Oorspronkelijke begindatum

    VZD

    01/01/20XX 30/04/20XX 01/01/20XX
    VZV 01/02/20XX 02/02/20XX 01/01/20XX (periode VZV binnen VZD)
    VZV 03/02/20XX 10/02/20XX 01/01/20XX (periode VZV binnen VZD)
    VZV 01/03/20XX 10/03/20XX 01/01/20XX (periode VZV binnen VZD)
    VZV 12/03/20XX 15/03/20XX 01/01/20XX (periode VZV binnen VZD)
    VZV 28/04/20XX 10/05/20XX 01/01/20XX (periode VZV binnen VZD)
    Voorbeeld 3: VZV binnen VZD, waarna verlenging VZD
    Begindatum Einddatum Oorspronkelijke begindatum
    VZV 1/2/20XX 7/2/20XX 1/2/20XX (eerste periode)
    VZD 8/2/20XX 3/5/20XX 1/2/20XX (verlenging op voorgaande ziekte VZV)
    VZV 16/4/20XX 30/4/20XX 8/2/20XX (periode VZV binnen VZD)
    VZD 4/5/20XX 31/7/20XX 8/2/20XX (verlenging VZD, dus verwijzen aar voorgaande VZD)
    VZV 4/6/20XX 4/6/20XX 4/5/20XX (periode VZV binnen VZD)
    VZV 28/7/20XX 28/7/20XX 4/5/20XX (periode VZV binnen VZD)

    De oorspronkelijke begindatum van de VZV is steeds de begindatum van de net voorgaande VZD.

    Voorbeeld 4: Herval VZV op VZD
    Begindatum Einddatum Oorspronkelijke begindatum
    VZV 01/06/20XX 30/06/20XX 01/06/20XX (eerste periode)
    VZD 01/07/20XX 31/07/20XX 01/06/20XX (verlenging op voorgaande ziekte VZV)
    VZV 22/07/20XX 22/07/20XX 01/07/20XX (periode VZV binnen VZD)
    VZV 12/08/20XX 31/08/20XX 01/07/20XX (herval op voorgaande VZD)
    Begindatum Einddatum Oorspronkelijke begindatum
    VZD 01/07/20XX 31/07/20XX 01/07/20XX
    VZV 22/07/20XX 22/07/20XX 01/07/20XX
    VZV 23/07/20XX 31/07/20XX 01/07/20XX
    VZV 01/08/20XX 15/08/20XX 01/07/20XX
    Begindatum Einddatum Oorspronkelijke begindatum
    VZD 01/07/20XX 31/07/20XX 01/07/20XX
    VZV 22/07/20XX 06/08/20XX 01/07/20XX
    VZV 12/08/20XX 31/08/20XX 01/07/20XX (zal beschouwd worden als een herval)
    Voorbeeld 5: VZV tijdens VZD gevolgd door VZD
    Begindatum Einddatum Oorspronkelijke begindatum
    VZD 01/01/20XX 30/04/20XX 01/01/20XX (eerste periode)
    VZV 01/02/20XX 02/02/20XX 01/01/20XX (periode VZV binnen VZD)
    VZV 28/04/20XX 10/05/20XX 01/01/20XX (periode VZV binnen VZD)
    VZD 11/05/20XX 10/06/20XX 28/04/20XX (VZD na VZV)
    Opgelet

    Indien een ambtenaar (op proef) wegens langdurige ziekte zijn jaarlijks verlof niet kon opnemen, worden deze bij het ziektecontingent bijgevoegd.

    Dit gebeurt als volgt:

    • Hoofdmenu > Salarissen > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Correcties Jaar. Verlof/uren: invoeren van een negatieve correctie op de teller VO_AE_JVE_BAL zodat de restwaarde van het jaarlijks verlof daalt.
    • Hoofdmenu > Salarissen > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Correcties Tellers: invoeren van een negatieve correctie op de teller VO_AE_VZV_ST_BAL zodat de opname van de ziekteteller daalt en de restwaarde van het ziekteverlof stijgt.
    Voorbeeld

    Een ambtenaar (op proef) droeg van 2009 naar 2010 39,5 dagen jaarlijks verlof over.
    In 2010 bedraagt de restwaarde jaarlijks verlof 59 dagen.
    Artikel X 9 van het VPS bepaalt dat het personeelslid elk jaar 11 dagen jaarlijks verlof mag overdragen. In casu bedraagt de maximale overdracht van 2010 naar 2011: 50,5 dagen (39,5 + 11).
    Er zullen dus 8,5 dagen jaarlijks verlof moeten worden gecrediteerd op het ziektecontingent.

    In 2010 moet dus een correctie ingevoerd worden van -8,5 dagen op de teller VO_AE_JVE_BAL.
    Eveneens moet een negatieve correctie ingevoerd worden op de teller VO_AE_VZV_ST_BAL. Welke datum hier wordt ingevoerd, speelt niet zozeer een rol aangezien de teller van 666 werkdagen ziekte een loopbaanteller is. Voor alle duidelijkheid kan hier dezelfde datum worden ingevoerd als de datum van de correctie van het jaarlijks verlof.

    Opgelet

    Wordt het ziekteverlof beschouwd als een langdurige afwezigheid, een definitie van langdurige afwezigheid is met de entiteit af te spreken. De meeste entiteiten definiëren een voltijdse langdurige afwezigheid als een voltijdse afwezigheid van minstens 3 maanden; dan moeten de functiegegevens op status verlof worden geplaatst.

    Vlimpersscherm 2: Functiegegevens

    Ga naar Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens

    1: 'Plusteken'

    • Voeg een rij toe met het ‘Plusteken’

    2: <Ingangsdatum>

    • Vul de begindatum van de voltijdse langdurige afwezigheid in

    3: <Actie>

    • Selecteer <Actie> Langdurig afwezig

    4: <Reden>

    • Selecteer <Reden> Gezondheidsredenen

    Zodra de voltijdse langdurige afwezigheid een einde neemt, dient men de status opnieuw te activeren.

    1: 'Plusteken'

    • Voeg een rij toe met het ‘Plusteken’

    2: <Ingangsdatum>

    • Vul de dag na de einddatum van de voltijdse langdurige afwezigheid in

    3: <Actie>

    • Selecteer <Actie> Terug van langdurig afwezig

    4: <Reden>

    • Selecteer <Reden> Gezondheidsredenen

     

    Vlimpersscherm 3: VO Afwezigheidstellers

    Ga naar Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Afwezigheidstellers

    In deze tellers wordt enkel rekening gehouden met de goedgekeurde afwezigheden tot en met 31/12 van het huidig kalenderjaar. Afwezigheden in toekomstige jaren worden niet verrekend. 

    Het contractuele personeelslid heeft twee ziektetellers:
    - ziekteverlof contractueel personeelslid (KD): periodeteller
    - ziekteverlof contractueel personeelslid: loopbaanteller

    De ziekteteller in kalenderdagen wordt verkeerd geteld voor een werknemer met twee arbeidsrelaties.

    De ziekteteller werkdagen geeft een overzicht over het aantal dagen dat een contractueel personeelslid afwezig is geweest wegens ziekte (loopbaanteller). Dit geeft een indicatie over hoeveel werkdagen een contractueel personeelslid tijdens de loopbaan afwezig is geweest wegens ziekte.

    Ziekteverlof contractueel personeelslid (KD) is een periodeteller en geeft het aantal kalenderdagen weer van de laatste periode van afwezigheid wegens ziekte.

    Gelet op de impact van de aanpassing en gelet op het feit dat er toch minstens één teller (werkdagen – loopbaanteller) correct telt, zal deze bug niet worden aangepast.

    Vlimpersscherm 4: VO Correcties Tellers

    Ga naar Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > VO Correcties Tellers


    De correcties die geregistreerd staan op 01/01/2007 zijn de overnames van de saldi uit Vlimpers 8.0. Er werden mogelijk eveneens correcties ingevoerd op 01/01/2008, 01/01/2009 en 01/01/2010  zodat de toestand in Vlimpers 9.0 op 01/01/2010 gelijk staat aan de toestand in Vlimpers 8.0.