Generieke adviezen Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming

Aankoopbeleid arbeidsmiddelen

Moet je arbeidsmiddelen aankopen voor je departement of agentschap? En weet je niet goed welke procedure je precies moet volgen? Op deze pagina vind je de informatie die je nodig hebt!

Standaard aankoopprocedure

De Codex welzijn op het werk(opent in nieuw venster) bepaalt dat de aankoop, het leasen, het huren of het ontlenen van bepaalde arbeidsmiddelen, collectieve (CBM) en persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) moet verlopen volgens een aankoopprocedure.

Elke bestelling (van een installatie, machine of gemechaniseerd werktuig, CBM die niet beschouwd wordt als een permanente structuur of PBM) moet verlopen volgens die aankoopprocedure.
Daarnaast kunnen ook andere zaken (bijvoorbeeld de aankoop van chemische, kankerverwekkende, mutagene en reprotoxische agentia) vrijwillig mee opgenomen worden in de procedure. Gewone kantoormachines zijn uitgesloten van deze procedure.

De aankoopprocedure, ook gekend als de procedure van de drie groene lichten verloopt steeds volgens drie stappen: bestelling, levering en indienststelling. Pas wanneer het licht op groen springt na stap 1, kan je overgaan naar de volgende stap. Dat is een manier om in iedere stap de aanwezige risico’s te beheersen.

De verschillende stappen staan hieronder beknopt omschreven en vormen een basishandleiding. Op basis van deze drie stappen kan iedere entiteit een aankoopprocedure op maat uittekenen. Er is ook een flowchart(PDF bestand opent in nieuw venster) dat kan helpen om de stappen te visualiseren.

De volledige en meest actuele informatie is terug te vinden op werk.belgie.be(opent in nieuw venster) en www.beswic.be(opent in nieuw venster).

Heb je nog vragen of twijfel je over het correct toepassen van de procedure? Neem dan contact op met je contactpersoon welzijn of de preventieadviseur.

Stap 1
De werkgever geeft toestemming voor de aankoop/het leasen van het product. Betrek ook de contactpersoon welzijn.
Voor kantoorgebouwen: contacteer de gebouwverantwoordelijke om na te gaan of extra apparaten toegestaan zijn.
Je maakt voor elke bestelling een bestelbon op. Die bepaalt dat het product minstens aan alle van toepassing zijnde wettelijke bepalingen voldoet. Daarnaast kan je ook aanvullende veiligheids- en gezondheidseisen opnemen.
Denk eraan om naast de veiligheids- en gezondheidseisen ook rekening te houden met aspecten zoals energie, milieu en duurzaamheid.
Je contacteert de betrokken partijen tijdig voor de opmaak van de bestelbon of de opmaak van het bestek. De preventieadviseur kan aanvullingen doen als dat nodig is. Het overlegcomité geeft advies over de keuze, aankoop, onderhoud en gebruik van het product.
Als je aankoopadvies vraagt aan je preventieadviseur, is het belangrijk dat je voldoende informatie meegeeft. Waarvoor zal het gebruikt worden en door wie? Wat is de gebruiksduur? Is er een degelijk onderbouwde risicoanalyse uitgevoerd? Gaat het om een vervanging van een bestaand product?
Voor het leasen, huren of ontlenen van een arbeidsmiddel, PBM of CBM kan je geen bestelbon opstellen. Je maakt wel schriftelijke afspraken in de vorm van een contract. Daarbij betrek je de preventieadviseur en het overlegcomité.
Stap 2
Bij elke levering krijgt de klant van de leverancier een attest waarin de naleving van de bij de bestelling geformuleerde eisen wordt verantwoord. Dat attest moet duidelijk maken op welke manier aan de voorwaarden van de bestelling is voldaan. De EU-conformiteitsverklaring dekt dat in veel gevallen. Voor bijkomende eisen zal de leverancier meestal een bijkomende verklaring moeten afleveren, die het naleven daarvan vermeldt.
Bij het product moet een gebruikershandleiding in de taal van de gebruiker zitten.
Stap 3
Voor de werkgever een product in dienst kan stellen, moet die beschikken over een verslag voor indienststelling(Word bestand opent in nieuw venster). Er wordt 1 document gebruikt voor alle arbeidsmiddelen, CBM en PBM waarvoor een verslag voor indienststelling verplicht is. Ook bij het leasen, het huren of het ontlenen is een verslag voor indienststelling vereist.
De werkgever vult deel 1 en 2 aan.
Het is belangrijk om je preventieadviseur arbeidsveiligheid alle noodzakelijke informatie te bezorgen bij het verslag voor indienststelling. Dat omvat minimaal:
de omschrijving van het arbeidsmiddel in deel 1
foto’s in deel 2 van het verslag voor indienststelling: van het arbeidsmiddel/PBM/CBM, van de CE-markering, van de EU-conformiteitsverklaring (of het aanleveren van de digitale versie)
deze documenten: EU-conformiteitsverklaring, Nederlandstalige handleiding, document waarin de leverancier verklaart dat de aanvullende eisen opgelegd in de bestelbon werden nageleefd (indien van toepassing).
De preventieadviseur arbeidsveiligheid vult deel 3 en 4 aan:
In dit deel gaat de preventieadviseur arbeidsveiligheid na of voldaan is aan de wettelijke en eventueel aanvullende veiligheids- en gezondheidseisen. Op basis van de vaststellingen formuleert de preventieadviseur arbeidsveiligheid een positief of negatief advies. In bepaalde gevallen zal de GDPB ook de preventieadviseur-arbeidsarts betrekken in het proces van indienststelling. De preventieadviseur-coördinator van de GDPB ondertekent het verslag.
De werkgever vult deel 5 en 6 aan:
De werkgever moet beschikken over een VeiligheidsInstructieKaart, ook wel VIK genoemd, die de preventieadviseur arbeidsveiligheid ondertekent “voor gezien”.
Op basis van dit verslag kan de werkgever beslissen of het arbeidsmiddel al dan niet in gebruik genomen mag worden door de werknemers. De werkgever geeft dat aan in het luik voor de werkgever. Het luik voor de werkgever is bestemd voor intern gebruik door de entiteit en kan vrij gebruikt worden. Bekijk hier het filmpje om te zien hoe je tekst toevoegt in het document en ondertekent.(opent in nieuw venster)
De betrokken entiteit voegt het verslag voor indienststelling bij het aankoopdossier en bewaart dit (elektronisch) ter inzage zolang het arbeidsmiddel, CBM of PBM in dienst is.
Neem het arbeidsmiddel op in de inventaris.

Uitzondering: aankoop zelfde type arbeidsmiddelen

Koop je een arbeidsmiddel, PBM of CBM aan waarvoor je al eerder de aankoopprocedure hebt doorlopen? In dat geval gelden mogelijk een aantal uitzonderingen met betrekking tot het opnieuw doorlopen van de aankoopprocedure.

Heb je hier vragen over of twijfel je over het correct toepassen van de procedure? Neem dan contact op met je contactpersoon welzijn of je preventieadviseur.

Machine, gemechaniseerd werktuig, installatie

Collectief beschermingsmateriaal (CBM)

Persoonlijk beschermingsmateriaal (PBM)

Uitzondering: huishoudelijke apparaten

Iedere bestelling van een machine, installatie of gemechaniseerd werktuig moet verlopen volgens de standaard aankoopprocedure. Heel wat huishoudelijke apparaten zoals bijvoorbeeld een microgolfoven, een oven, een diepvriezer voldoen aan deze definitie en moeten bijgevolg de procedure van de drie groene lichten doorlopen.

Om de procedure voor de huishoudelijke apparaten te vereenvoudigen, wordt een onderscheid gemaakt tussen deze apparaten op basis van het gebruik.

Huishoudelijke apparaten voor professioneel gebruik

Voor huishoudelijke apparaten die professioneel ingezet worden op de arbeidsplaats volg je de standaard aankoopprocedure. Je vraagt advies op bij de GDPB bij de bestelling en vooraf aan de indienststelling. (zie ook: Flowchart aankoopbeleid(PDF bestand opent in nieuw venster))

Huishoudelijke apparaten voor niet-professioneel gebruik

Zijn de huishoudelijke apparaten enkel bedoeld voor niet-professioneel gebruik? Dan geldt een vereenvoudigde aankoopprocedure met generieke adviezen. Elk generiek advies bestaat uit een ‘aankoopadvies’ en ‘aandachtspunten bij gebruik’. Het is aan de entiteit om bij elke stap af te toetsen of het product voldoet aan het generieke advies bij stap 1 ‘bestelling’ en stap 3 ‘indienststelling’ waardoor tussenkomst van de GDPB niet meer vereist is. Als er geen generiek advies beschikbaar is voor een bepaald apparaat, moet je alsnog de standaard aankoopprocedure doorlopen.

De procedure ziet er dan als volgt uit (zie ook: Flowchart aankoopbeleid(PDF bestand opent in nieuw venster)):

Stap 1
De werkgever geeft toestemming voor de aankoop/het leasen van het product. Betrek ook de contactpersoon welzijn.
Voor kantoorgebouwen: contacteer de gebouwverantwoordelijke om na te gaan of extra apparaten toegestaan zijn.
Je maakt voor elke bestelling een bestelbon. Die bepaalt dat het product minstens aan alle van toepassing zijnde wettelijke bepalingen voldoet. Daarnaast kan je ook aanvullende veiligheids- en gezondheidseisen opnemen.
Denk eraan om naast de veiligheids- en gezondheidseisen ook rekening te houden met aspecten zoals energie, milieu, duurzaamheid, … .
Ga na of er een generiek advies aanwezig is voor het huishoudelijke apparaat. Is dat niet het geval? Dan doorloop je alsnog de standaard aankoopprocedure.
Download het generieke advies. Ga na of de opgestelde bestelbon voldoet aan het aankoopadvies. Pas de bestelbon aan indien nodig. Je hoeft de preventieadviseur niet meer te contacteren.
Je contacteert de betrokkenpartijen: het overlegcomité geeft advies over de keuze, aankoop, onderhoud en gebruik van het product.
Plaats de bestelling bij de eigen aankoopcentrale of via Facilipunt.
Stap 2
Bij elke levering krijgt de klant van de leverancier een attest waarin de naleving van de bij de bestelling geformuleerde eisen wordt verantwoord. Dat attest moet duidelijk maken op welke manier aan de voorwaarden van de bestelling is voldaan. De EU-conformiteitsverklaring dekt dat in veel gevallen. Voor bijkomende eisen zal de leverancier meestal een bijkomende verklaring moeten afleveren, die het naleven daarvan vermeldt.
Bij het product moet een gebruikershandleiding in de taal van de gebruiker zitten.
Stap 3
Voor huishoudelijke apparaten voor niet-professioneel gebruik waarvoor een generiek advies aanwezig is, moet de preventieadviseur niet gecontacteerd worden. Er zal dus geen verslag vóór indienststelling opgesteld worden.
Als alternatief werden in het generieke advies ‘aandachtspunten bij gebruik’ opgenomen. Ga na of aan deze aandachtspunten voldaan werd en stuur bij indien nodig.
Vervolgens kan de werkgever beslissen of het product al dan niet in gebruik genomen mag worden door de werknemers.

De betrokken entiteit moet het generieke advies bij het aankoopdossier voegen. Het moet ter beschikking gehouden worden van de bevoegde diensten (FOD WASO). Neem het huishoudelijke apparaat op in de inventaris arbeidsmiddelen.

Heb je nog vragen of twijfel je over het correct toepassen van de procedure? Neem dan contact op met je contactpersoon welzijn of de preventieadviseur.

Veiligheidsinstructiekaart (VIK)

De werkgever moet ervoor zorgen dat werknemers over voldoende informatie beschikken voor ze een arbeidsmiddel, PBM, CBM of chemische, kankerverwekkende, mutagene en reprotoxische agentia gebruiken. Er moet sowieso een duidelijke handleiding in de taal van de gebruiker aanwezig zijn, maar dat is niet voldoende.

Voor iedere installatie, machine, gemechaniseerd werktuig, PBM, CBM en chemische, kankerverwekkende, mutagene en reprotoxische agentia moeten schriftelijke instructies bestaan, de zogenaamde veiligheidsinstructiekaart of VIK(Word bestand opent in nieuw venster).

Een VIK licht de gebruiker in over de risico’s en de bijhorende maatregelen zodat een veilig gebruik van het (arbeids)middel mogelijk is.
Besteed in de VIK niet enkel aandacht aan het juiste gebruik en de werking maar geef ook aanwijzingen over inspectie, onderhoud en herstelling van het arbeidsmiddel.

Je legt elke veiligheidsinstructiekaart voor aan de preventieadviseur arbeidsveiligheid. De preventieadviseur geeft indien nodig advies op de VIK en ondertekent “voor gezien”.

Je betrekt de preventieadviseur-arbeidsarts bij VIK over PBM, chemische, kankerverwekkende, mutagene en reprotoxische agentia en arbeidsmiddelen indien nodig.

Sjabloon VIK voor entiteiten

Pictogrammen om de VIK visueel te ondersteunen

Sensibilisering

Sensibiliseer je medewerkers over de aankoopprocedure. Het is mogelijk dat er in je organisatie arbeidsmiddelen zijn aangekocht zonder de aankoopprocedure te doorlopen.

Ga op basis van de inventaris arbeidsmiddelen na of je die arbeidsmiddelen nog in regel kunt brengen.
Kan dat niet? Stel ze dan buiten dienst en zorg ervoor (door beveiliging of vernietiging) dat niemand ze nog in gebruik kan nemen.

Entiteiten zetten zelf eventuele acties op. Sommige EDTC werken al met een labelsysteem voor arbeidsmiddelen. Op basis van bijvoorbeeld een QR-code is snel duidelijk of een arbeidsmiddel aan alle voorwaarden voldoet. Je kunt ook makkelijk periodieke controles koppelen aan een goedwerkend systeem.

Informatie voor leidinggevenden