chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Aankoopbeleid arbeidsmiddelen

    Algemeen: aankoopprocedure

    De Codex welzijn op het werk bepaalt dat de aankoop, het leasen, het huren of het ontlenen van bepaalde arbeidsmiddelen, collectieve (CBM) en persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) moet verlopen volgens een aankoopprocedure 

    Iedere bestelling van een installatie, machine of gemechaniseerd werktuig, CBM die niet beschouwd wordt als een permanente structuur of PBM moet verlopen volgens die aankoopprocedure. Daarnaast kunnen ook andere zaken (bijvoorbeeld de aankoop van chemische, kankerverwekkende, mutagene en reprotoxische agentia) vrijwillig mee opgenomen worden in de procedure.  

    De aankoopprocedure, ook gekend als de procedure van de drie groene lichten verloopt steeds volgens drie stappen: bestelling, levering en indienststelling. Pas wanneer het licht op groen springt na stap 1, kan je overgaan naar de volgende stap. Dat is een manier om in iedere stap de aanwezige risico's te beheersen.  

    De verschillende stappen worden hieronder beknopt omschreven en vormen een basishandleiding. Op basis van deze drie stappen kan iedere entiteit een aankoopprocedure op maat uittekenen.  

    De volledige en meest actuele informatie is terug te vinden op werk.belgie.be en www.beswic.be 

    Heb je nog vragen of twijfel je over het correct toepassen van de procedure? Neem dan contact op met je contactpersoon welzijn of de preventieadviseur.

    1. Bestelling
    • Je maakt voor elke bestelling een bestelbon op. Die bepaalt dat het product minstens aan alle van toepassing zijnde wettelijke bepalingen voldoet. Daarnaast kan je ook aanvullende veiligheids- en gezondheidseisen opnemen.  
    • Je contacteert de betrokken partijen tijdig voor de opmaak van de bestelbon of de opmaak van het bestek. De preventieadviseur kan aanvullingen doen als dat nodig is. Het overlegcomité geeft advies over de keuze, aankoop, onderhoud en gebruik van het product. 
    • Als je aankoopadvies vraagt aan je preventieadviseur, is het belangrijk dat je voldoende informatie meegeeft. Waarvoor zal het gebruikt worden en door wie? Wat is de gebruiksduur? Is er een degelijk onderbouwde risicoanalyse uitgevoerd? Gaat het om een vervanging van een bestaand product?
    • Voor het leasen, huren of ontlenen van een arbeidsmiddel, PBM of CBM kan je geen bestelbon opstellen. Je maakt wel schriftelijke afspraken in de vorm van een contract. Daarbij betrek je de preventieadviseur en het overlegcomité. 
    2. Levering
    • Bij elke levering krijgt de klant van de leverancier een attest waarin de naleving van de bij de bestelling geformuleerde eisen wordt verantwoord. Dat attest moet duidelijk maken op welke manier aan de voorwaarden van de bestelling is voldaan. De EU-conformiteitsverklaring dekt dat in veel gevallen. Voor bijkomende eisen zal de leverancier meestal een bijkomende verklaring moeten afleveren, die het naleven daarvan vermeldt.
    • Bij het product moet een gebruikershandleiding in de taal van de gebruiker zitten. 
    3. Indienststelling
    • Voor de werkgever een product in dienst kan stellen, moet hij beschikken over een verslag voor indienststelling opgesteld door de preventieadviseur arbeidsveiligheid van de GDPBHet document is opgedeeld in 2 luikeneen luik voor de preventieadviseur en een luik voor de werkgever. Er wordt één document gebruikt voor alle arbeidsmiddelen, CBM en PBM waarvoor een verslag voor indienststelling verplicht is.  
      • In het luik voor de preventieadviseur gaat de preventieadviseur na of voldaan is aan de wettelijke en eventueel aanvullende veiligheids- en gezondheidseisen. Op basis van de vaststellingen formuleert hij een positief of negatief advies. In bepaalde gevallen zal de GDPB ook de preventieadviseur-arbeidsarts betrekken. De preventieadviseur-coördinator van de GDPB ondertekent het verslag.  

      • Op basis van dit verslag kan de werkgever beslissen of het product al dan niet in gebruik genomen mag worden door de werknemers. De werkgever kan dit aangeven in het luik voor de werkgever. Het luik voor de werkgever is bestemd voor intern gebruik door de entiteit en kan vrij gebruikt worden.  

    • De betrokken entiteit moet het verslag voor indienststelling bij het aankoopdossier voegen. Het moet ter beschikking gehouden worden van de bevoegde diensten (FOD WASO).
    • Ook bij het leasen, het huren of het ontlenen is een verslag voor indienststelling vereist.  

    • Het is belangrijk om je preventieadviseur arbeidsveiligheid alle noodzakelijke informatie te bezorgen bij je aanvraag tot de opmaak van een verslag voor indienststelling. Vul daarvoor  §1 ‘Omschrijving van het arbeidsmiddel’ en §2 ‘Fotomateriaal’ van het sjabloon in en bezorg dit via mail aan je preventieadviseur.  
    • Welke informatie bezorg je aan je preventieadviseur?
      • Omschrijving van het arbeidsmiddel: in te vullen in §1 van het sjabloon 
      • Voeg minstens deze fotos toe in §2 van het sjabloon:
        • foto arbeidsmiddel/PBM/CBM 
        • CE-markering 
        • EU-conformiteitsverklaring (of digitale versie)
      • Documenten: EU-conformiteitsverklaring, Nederlandstalige handleiding, document waarin de leverancier verklaart dat de aanvullende eisen opgelegd in de bestelbon werden nageleefd (indien van toepassing). 

    Aankoop zelfde type arbeidsmiddel

    Het kan gebeuren dat je een arbeidsmiddel, PBM of CBM wil aankopen waarvoor je al eerder de aankoopprocedure hebt doorlopen.  In dat geval gelden mogelijk een aantal uitzonderingen met betrekking tot het opnieuw doorlopen van de aankoopprocedure.    

    Heb je hier vragen over of twijfel je over het correct toepassen van de procedure? Neem dan contact op met je contactpersoon welzijn of je preventieadviseur.  

    1. Machine, gemechaniseerd werktuig, installatie

    Wanneer je een nieuwe machine, gemechaniseerd werktuig of installatie aankoopt, identiek (zowel qua type als gebruik) aan een arbeidsmiddel waarvoor je eerder al de aankoopprocedure hebt doorlopen, hoef je de stappen van levering en indienststelling niet opnieuw toepassen. Neem het arbeidsmiddel mee op in een inventaris gekoppeld aan het bestaande verslag voor indienststelling.  

    Opgelet! In onderstaande gevallen met je de aankoopprocedure alsnog opnieuw volledig doorlopen:

    • Als de locatie waar het arbeidsmiddel gebruikt wordt en/of het beoogde gebruik mogelijk nieuwe of andere risico's creëert.
    • Wanneer in de bestelbon aanvullende veiligheids- en gezondheidseisen zijn opgenomen.
    2. Collectief beschermingsmateriaal (CBM)

    In het geval van CBM moet de complete procedure van de drie groene lichten opnieuw toegepast worden bij aankoop van identiek CBM. De werkgever is namelijk verplicht  om bij het bepalen van een preventiemaatregel rekening te houden met de evolutie van de technologie. Meer informatie vind je op werk.belgie.be.

    3. Persoonlijk beschermingsmateriaal (PBM)

    Wanneer je een nieuwe PBM aankoopt identiek (zowel qua type als gebruik) aan een PBM waarvoor je eerder al de aankoopprocedure hebt doorlopen, hoef je de stappen van levering en indienststelling niet opnieuw toepassen. Neem het PBM mee op in een inventaris gekoppeld aan het bestaande verslag voor indienststelling.  

    Huishoudelijke apparaten voor niet-professioneel gebruik

    Iedere bestelling van een machine, installatie of gemechaniseerd werktuig moet verlopen volgens de aankoopprocedure. Heel wat huishoudelijke apparaten zoals bijvoorbeeld een microgolfoven, een oven, een diepvriezer voldoen aan deze definitie en moeten bijgevolg de procedure van de drie groene lichten doorlopen 

    Om de procedure voor de huishoudelijke apparaten te vereenvoudigen, wordt een onderscheid gemaakt tussen deze apparaten op basis van het gebruik. Enkel voor huishoudelijke apparaten die professioneel ingezet worden op de arbeidsplaats moet je de drie stappen van de aankoopprocedure volgen en zal de preventieadviseur een verslag vóór indienststelling opmaken.

    Als de huishoudelijke apparaten enkel bedoeld zijn voor niet-professioneel gebruik, moet je alleen de twee eerste stappen volgen.

    Veiligheidsinstructiekaart (VIK)

    De werkgever moet ervoor zorgen dat werknemers over voldoende informatie beschikken voor ze een arbeidsmiddel, PBM, CBM of chemische, kankerverwekkende, mutagene en reprotoxische agentia gebruiken. Er moet sowieso een duidelijke handleiding in de taal van de gebruiker aanwezig zijn, maar dat is niet voldoende.     

    Voor iedere installatie, machine, gemechaniseerd werktuig, PBM, CBM en chemische, kankerverwekkende, mutagene en reprotoxische agentia moeten schriftelijke instructies bestaan, de zogenaamde veiligheidsinstructiekaart of VIK.

    • Een VIK licht de gebruiker in over de risico’s en de bijhorende maatregelen zodanig dat een veilig gebruik van het (arbeids)middel mogelijk is.
    • Besteed in de VIK niet enkel aandacht aan het juiste gebruik en de werking maar geef ook aanwijzingen over inspectie, onderhoud en herstelling van het arbeidsmiddel.  

    Elke veiligheidsinstructiekaart moet voorgelegd worden aan de preventieadviseur arbeidsveiligheid. De preventieadviseur geeft indien nodig advies op de VIK en ondertekent “voor gezien”. De preventieadviseur arbeidsarts wordt betrokken bij VIK over PBM, chemische, kankerverwekkende, mutagene en reprotoxische agentia en arbeidsmiddelen indien nodig. 

    1. Sjabloon VIK voor entiteiten

    De GDPB heeft een sjabloon VIK opgesteld. Dit sjabloon kan gebruikt worden door entiteiten als zij nog niet over een eigen sjabloon beschikken. Daarnaast kan het ook gebruikt worden om af te toetsen of de basis thema’s werden opgenomen in de VIK. 

    • Afbeelding 
    • Pictogrammen 
    • Voorkomingsmaatregelen bij de verschillende stappen

    2. Pictogrammen om de VIK visueel te ondersteunen

    De GDPB raadt het gebruik van pictogrammen aan om de VIK visueel te ondersteunen. Een beperkt aantal pictogrammen zijn wettelijk vastgelegd in de Codex welzijn op het werk. Daarnaast is ook een veel uitgebreider gamma aan pictogrammen te vinden in de norm ISO 7010. Op vandaag wordt het gebruik van deze norm nog niet wettelijk verplicht maar kan het toch aangewezen zijn om (op termijn) gebruik te maken van deze pictogrammen.

    Het is belangrijk dat in eenzelfde bedrijf/gebouw slechts 1 systeem voor veiligheids- en gezondheidssignalering gebruikt wordt. Bij volledige nieuwbouw wordt aangeraden om de ISO 7010 te gebruiken. Vergeet niet om de werknemers te informeren over de nieuwe pictogrammen (o.a. wijzigingen bij pictogrammen evacuatie).  Lees zeker ook de informatie over pictogrammen op de webpagina van de FOD WASO.

    Hier kan je de meest voorkomende pictogrammen terugvinden. De pictogrammen worden onderverdeeld in vijf categorieën waarbij telkens een onderscheid wordt gemaakt tussen de pictogrammen uit de Codex of uit de ISO 7010 norm: gebodstekens, reddings- en evacuatietekens, brandbestrijding, verbodstekens en waarschuwingstekens. Ook de CLP-gevarenpictogrammen voor gevaarlijke producten zijn opgenomen in de lijst.  

    Contact

    Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming (GDPB)

    Adres
    Herman Teirlinckgebouw
    Havenlaan 88 - bus 20
    1000 Brussel
    België
    Telefoon
    02 553 01 22
    E-mail
    Website