chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Personeelsplannen

    Het personeelsplan is een hulpinstrument voor lijnmanagers en P&O-verantwoordelijken om de personeelsbehoeften om de organisatievereisten in te schatten, te plannen, te realiseren en op te volgen. Het Agentschap Overheidspersoneels (AgO) biedt een ondersteuningstraject aan om entiteiten bij te staan in het opmaken van een personeelsplan.

    Wat en waarom?

    Personeelsplanning kan worden omschreven als het voorbereiden, vormgeven en implementeren van een strategisch beleid met betrekking tot de instroom, doorstroom en uitstroom van personeel, zodat een doeltreffende en doelmatige allocatie van arbeid tot stand wordt gebracht. Een doelmatige allocatie van arbeid is het voorzien in het noodzakelijk aantal medewerkers (kwantiteit) met de juiste competenties (kwaliteit), op de juiste plaats, in het juiste proces en met het oog op het bereiken van het juiste resultaat.

    Personeelsplanning is dus het proces waarbij het management van een organisatie:

    • de bestaande personeelsmiddelen in kaart brengt,
    • de toekomstige personeelsbehoeften om de doelstellingen te realiseren inschat,
    • de acties bepaalt om die personeelsbehoeften te realiseren.

    Het personeelsplan is een hulpinstrument dat de lijnmanagers en P&O-verantwoordelijken toelaat de personeelsbehoeften in functie van de organisatievereisten in te schatten, te plannen, te realiseren en op te volgen. Naast een focus op de hoeveelheid medewerkers die nodig zijn om de doelstellingen te realiseren, wordt ook gekeken naar de benodigde kwaliteiten van het personeel, hun competenties. Belangrijk bij een personeelsplan is dat men vertrekt vanuit de processen en taken waarin de organisatie actief is en/of actief wenst te zijn.

    Het personeelsplan is verder:

    • een essentieel onderdeel van het ondernemingsplan van een entiteit met het oog op een afstemming van de personeelsbehoeften op de opdrachten van een entiteit binnen de ter beschikking gestelde budgetten,
    • een opvolgingsinstrument omdat het toelaat te rapporteren over de beschikbare personeelsmiddelen,
    • een cyclisch instrument omdat het proces jaarlijks wordt doorlopen en het plan wordt telkens geactualiseerd bij de opstelling van het ondernemingsplan. De elementen uit het personeelsplan hebben geen statisch, maar een evolutief karakter.

    Om helemaal volledig te zijn moet ook worden verwezen naar de definitie van personeelsplanning binnen het Vlaams Personeelsstatuut (VPS). Artikel I 2. 15° van het VPS definieert personeelsplanning als volgt: het overzicht van de functies nodig om in een bepaalde entiteit via welomschreven processen een vooropgesteld doel te bereiken.

    Volgend document geeft een overzicht van beslissingen van de Vlaamse Regering en van nota’s aan/van het CAG m.b.t. personeelsplannen. Dit document geeft tevens meer informatie over enkele lopende initiatieven en projecten die interessant kunnen zijn of implicaties kunnen hebben voor personeelsplannen.

    Implementatie en onderbouwing

    In overeenstemming met artikel 4 van het Vlaams personeelsstatuut (13 januari 2006) bepaalt de lijnmanager de kwantitatieve en kwalitatieve personeelsbehoeften van zijn/haar entiteit, in een personeelsplan, onverminderd de procedure van administratieve en begrotingscontrole.

    Het personeelsplan komt tot stand op basis van een aantal algemene processtappen:

    • het opstellen van een personeelsinventaris: het vaststellen van het feitelijk personeelsbestand gebaseerd op minimum de kerntaken en doelstellingen, en via een verder gefaseerde implementatie ook op de processen
    • het bepalen van de personeelsbehoeften gebaseerd op de kerntaken en te realiseren doelstellingen, en via een verder gefaseerde implementatie ook op de processen. Het personeelsplan bevat een kloof van de feitelijke en gewenste situatie
    • de gewenste situatie vastgesteld en hoe die bereikt zal worden

    De lijnmanagers zijn verantwoordelijk voor het opstellen van een personeelsplan voor hun departement of agentschap en het verzekeren van de uitvoering ervan. Dezelfde verantwoordelijkheid dragen zijn ook voor het beheer van hun bedrijfsprocessen en het verzekeren van een kwaliteitsvolle dienstverlening. Beide zijn sterk aan elkaar verbonden.

    In 2009 werden een aantal principes en procedures rond het besluitvormingsproces dat moet worden doorlopen bij een (wijziging van een) personeelsplan vastgelegd.

    Er zijn echter tot vandaag nog onduidelijkheden over zowel de positionering als over de toepassing van personeelsplanning. In het auditrapport van het Rekenhof (27 oktober 2009) is gewezen op aandachtspunten en mogelijke verbeterpunten voor de personeelsplanning bij de diensten van de Vlaamse overheid.

    De Vlaamse minister bevoegd voor Bestuurszaken gaf de opdracht aan het College van Ambtenaren-generaal om de personeelsplanning bij de diensten van de Vlaamse overheid verder te optimaliseren. Tijdens de vergadering van 8 september 2010 stemde het CAG in met het voorstel rond het personeelsplan. Het voorstel werd op 4 oktober 2010 door de voorzitter van het CAG bezorgd aan de Vlaamse minister bevoegd voor Bestuurszaken.

    Advies- en goedkeuringsprocedure

    De procedure voor het opmaken van een personeelsplan staat uitgewerkt in de nota aan de Vlaamse Regering van 24 april 2009 . Volgende tabel geeft een samenvattend overzicht:

    Type personeelsplan Advies Inspectie van Financiën (IF) Begrotingsakkoord Akkoord minister Bestuurszaken Vlaamse Regering

    1. Budgetneutraal binnen ESR 11-kredieten

    Ja, maar ex post in het kader van de begrotingscyclus

    Enkel bij negatief advies IF

    Nee (zie opmerking onder)

    Indien BA negatief

    2. Budgetneutraal maar compensatie op niet ESR 11  apparaatskredieten

    Ja

    Ja

    Nee (zie opmerking onder)

    In het geval van een globaal herverdelingsbesluit

    3. Budgetneutraal maar compensatie op beleidskredieten van functioneel bevoegde minister

    Ja

    Ja

    Ja

    Ja

    4. Met budgettaire weerslag

    Ja

    Ja

    Ja

    Ja

    Opmerking

    Deze tabel lees je samen met de afspraak in het Vlaams regeerakkoord van 2009 dat het personeelsbestand van de diensten van de Vlaamse overheid niet meer mag toenemen. Hierbij moet worden verwezen naar de beslissing van de Vlaamse Regering van 2010 met betrekking tot het herwerkt model van de 2e generatie beheersovereenkomst en de beslissing van de Vlaamse Regering van 2010 over het herwerkt model van de 2e generatie managementovereenkomst. Krachtens de nota gevoegd bij deze beslissingen moeten de entiteiten zich tegenover de functioneel bevoegde minister(s) engageren om het reële aantal medewerkers, uitgedrukt in voltijdse eenheden (VTE), maximaal gelijk te houden en bij voorkeur te verlagen ten aanzien van het begin van deze regeerperiode.  In toepassing van artikel 9 van het huishoudelijk reglement van de Vlaamse Regering moet het akkoord van de minister van Bestuurszaken worden gevraagd indien bijkomend personeel wordt gevraagd.  Indien er dus extra koppen worden aangeworven moet dus telkens het akkoord van de minister van Bestuurszaken worden gevraagd, waardoor er telkens “ja” verschijnt in de kolom “akkoord minister Bestuurszaken”.

    Opvolging en rapportering

    Naast de opmaak van een personeelsplan, moet ook de uitvoering van het personeelsplan worden opgevolgd. De verschillende elementen van een personeelsplan evolueren doorheen de tijd waardoor het personeelsplan geen statisch, maar een evolutief karakter heeft. In de realiteit variëren de middelen immers voortdurend.

    Departementen of agentschappen werken ook in een dynamische omgeving en juist daarom is het belangrijk dat managers continu overzicht hebben van de benodigde kwantiteit en kwaliteit van het personeelsbestand. In deze context is het dus noodzakelijk regelmatig de werkelijke situatie met de gewenste situatie van het personeelsplan te vergelijken en te evalueren.

    De opvolging van de personeelsplannen gebeurt veelal manueel, ofwel door het departement of agentschap, ofwel door de bevoegde personeelsdienst. Daardoor is opvolging en rapportering over het personeelsplan zeer arbeidsintensief en weinig gebruiksvriendelijk voor het management. Met digitale instrumenten is het perfect toepasbaar in omgevingen die snel veranderen. Door gebruik te maken van de module arbeidsplaatsbeheer kan een departement of agentschap het personeelsplan opvolgen in het personeelsbeheerssysteem Vlimpers. De module laat toe om een geautomatiseerde opvolging en rapportering over de invulling van het personeelsplan te realiseren. De personeelsaantallen worden, in het kader van de besparingsronde, van nabij opgevolgd.

    Lees meer over PEP opvolgen in arbeidsplaatsbeheer.

    Hoe personeelsplan opmaken?

    Personeelsplan opmaken: procedure voor de goedkeuring of wijziging van een personeelsplan geldt voor volgende departementen of agentschappen:

    • departementen
    • intern verzelfstandigde agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid
    • intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid
    • publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen
    • strategische adviesraden
    • Gemeenschapsonderwijs

    De publiekrechtelijke EVA’s volgen een analoog schema waarbij de regeringsafgevaardigden voor Financiën en Begroting de rol vervullen van de Inspectie van Financiën.

    • 1

      Personeelplan binnen ESR 11-refertekrediet

      Een budgetneutraal personeelsplan (maw uitvoerbaar binnen de beschikbare weddenkredieten) dient niet ex ante te worden voorgelegd aan de Inspectie van Financiën.  Dit zal wel ex post gebeuren in het kader van de begrotingscyclus.  Indien deze wijzigingen ex post door IF werden geverifieerd en beoordeeld als budgetneutraal, hoeven deze onderdelen niet meer worden voorgelegd voor begrotingsakkoord.  Bij ongunstig advies van IF moet wel een begrotingsakkoord worden aangevraagd.

    • 2

      Budgetneutraal personeelsplan mits compensatie op apparaatskredieten

      Een personeelsplan dat budgetneutraal blijft mits recurrente compensatie op andere apparaatskredieten moet de procedure van een kredietherschikking binnen programma volgen of de procedure van de begrotingscontrole/-opmaak.  In deze procedure is er dus wel ex ante advies van IF en een begrotingsakkoord vereist.

    • 3

      Budgetneutraal personeelsplan mits compensatie op beleidskredieten

      Een personeelsplan dat budgetneutraal is mits compensatie op de beleidskredieten van de functioneel bevoegde minister moet dezelfde procedure volgen als deze voor personeelsplannen met budgettaire weerslag, nl. een beslissing van de Vlaamse Regering is vereist.  Conform het huishoudelijk reglement van de Vlaamse Regering moet voor een voorstel aan de Vlaamse Regering, met een effect op het personeelsbestand of –budget, ook het akkoord van de minister van Bestuurszaken worden gevraagd.

    • 4

      Personeelsplan met budgettaire weerslag

      Personeelsplannen die niet budgetneutraal zijn of m.a.w. een stijging van de kredieten betekenen (op kruissnelheid) moeten steeds worden voorgelegd onder de vorm van een afzonderlijke nota aan de Vlaamse Regering.  Voorafgaand hieraan zal een advies van de Inspectie van Financiën, akkoord van de minister van Bestuurszaken en een aanvraag begrotingsakkoord noodzakelijk zijn.

    Contact

    Agentschap Overheidspersoneel
    Havenlaan 88 bus 38
    1000 Brussel
    overheidspersoneel@vlaanderen.be