chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Project PersoneelPunt

    Op deze webpagina vind je alle informatie over PersoneelPunt, een project met als doel om een gemeenschappelijk en performant HR-systeem voor alle entiteiten van de Vlaamse overheid op te zetten.

    Voor wie?

    • Je bent HR-professional bij de Vlaamse overheid.
    • Je bent een lokale projectleider bij een agentschap of departement van de Vlaamse overheid.
    • Je wilt als leidend ambtenaar op de hoogte blijven van dit project.

    Stand van zaken

    Om het HR-systeem van de Vlaamse overheid te vernieuwen werd in 2015 met hetproject PersoneelPuntgestart. Doel was hetvernieuwen van Vlimpers op het vlak van:

    • loonverwerking;
    • kern HR(gegevensbeheer personeelsleden);
    • talent HR(modules om talent digitaal aan te trekken, op te volgen en te ontwikkelen).

    Verwezenlijkingen

    • Het contract voor de loonmotor werd verlengd tot eind 2022.
    • Kern HR kreeg in 2017 een systeemupgrade en er werden functionele verbeteringen doorgevoerd.
    • Voor talent HR startte in 2016 het traject van visieontwikkeling, analyse, voorstudie en gunning. Vanaf 2018 gebeurde de opzet van een aantal modules (PLOEG, Profielbeheer, Rekrutering & Selectie, Leren en Loopbaan). Eind 2020 werd de uitrol van deze modules voor de entiteiten afgerond. Het eindrapport werd gevalideerd door de stuurgroep in juni 2021. De samenvattende evaluatie vind je hier.

    Loonmotor via nieuwe leverancier

    Het contract met de leverancier van de huidige loonmotor loopt af einde 2022. Een mededingingsprocedure met onderhandeling werd opgestart om een nieuwe leverancier te selecteren.

    Op 2 april 2021 heeft de Vlaamse Regering beslist om de opdracht “Loonmotor: licentie, implementatie, exploitatie en aanverwante dienstverlening” te gunnen aan NorthGateArinso Belgium. Vanaf 2023 gaan we aan de slag met een nieuwe SAP-loonmotor.

    Wat kun je verwachten?

    De overgang van de oude naar de nieuwe loonmotor zal volledig achter de schermen plaatsvinden. Als personeelslid zal je hier niets van merken. De berekening en uitbetaling van de lonen zal op dezelfde manier blijven verlopen. Van eventuele aanpassingen, zoals bv. de lay-out van je loonbrief, zal je tijdig en duidelijk op de hoogte worden gebracht.

    Talentmodules: doel en evaluatie

    Met het oog op de optimalisatie van Vlimpers Talent werden nieuwe modules geïmplementeerd (profielbeheer, PLOEG, rekrutering en selectie, leren en loopbaan) volgens de technologiestrategie software as a service (SaaS).

    De nieuwe talentmodules streven ernaar om entiteiten uit de Vlaamse overheid te ondersteunen op vlak van geïntegreerd talentmanagement, zodat zij hun medewerkers optimaal kunnen inzetten om de organisatiedoelstellingen te bereiken.

    Werden de doelstellingen behaald?

    Er is meer ruimte voor de toegevoegde waarde van HR door het minimaliseren van de administratieve last voor de Talent-processen, in combinatie met maximale ondersteuning van selfservice mogelijkheden. Voorbeelden hiervan zijn:

    • Module Leren: de mogelijkheid tot doorzoeken van de catalogus, de mogelijkheid om verschillende leervormen te kunnen ontsluiten, de mogelijkheid om toewijzingen te kunnen doen en evaluaties te kunnen uitvoeren.
    • Module Rekrutering: de mogelijkheid tot het plaatsen van vacatures, online solliciteren van kandidaten, automatiseren van mails.
    • Module PLOEG: de mogelijkheid tot het beheren van doelstellingen, de toewijzing van een evaluatietaak en digitale ondertekening door eerste en tweede evaluator, het opvolgen van proeftijden.

    Duidelijke efficiëntiewinsten werden gerealiseerd in het beheer van:

    • Rekrutering: online solliciteren en mailbeheer
    • PLOEG: proces van finaliseren van teksten, klaarzetten, versturen, ondertekenen en opvolging van ondertekening door eerste en tweede evaluator
    • Module Leren: ontsluiten van de catalogus, inschrijvingenbeheer, mailbeheer

    Er kunnen ‘nieuwe' talentprocessen ondersteund worden in het kader van een geïntegreerd talentbeleid. Voorbeelden zijn de mogelijkheden op het vlak van het ontsluiten van digitale leerbibliotheken, een vernieuwd onthaalbeleid, employer branding (multiposter) en de mogelijkheid om op organisatieniveau loopbaanbeheer te ondersteunen.

    Er is een rijkere rapportering ter ondersteuning van het eigen HR- en talentbeleid van de entiteit, omdat alle 'talent'-informatie van medewerkers op 1 plaats gebundeld is en er meer rapporten ter beschikking zijn

    Bijna alle decentrale talent ICT-toepassingen zijn uitgefaseerd, wat een kostenreductie realiseert op het niveau van de Vlaamse overheid op het vlak van: licentiekosten, beheerskosten (applicatiebeheer, dienstverlener, rapporteur, toegangs-en rechtenbeheer), projectkosten (releases, contractbeheer, testing).

    Er is op een relatief korte termijn innovatie mogelijk geworden in de verschillende processen. In de planning van 2020 konden onder andere volgende functionele verbeteringen al gerealiseerd worden:

    • het automatisch doorsturen van vacatures naar meerdere jobsites;
    • de mogelijkheid om leercommunities te beheren;
    • het beheer van certificaten;
    • 1-op-1 gesprekken voor opvolgingsgesprekken en loopbaangesprekken.

    Specifieke vragen over de talentmodules

    Kunnen we nog aansluiten als entiteit?

    Voor entiteiten aangesloten op Vlimpers Kern blijft het mogelijk om aan te sluiten na eind 2020 (datum afsluiting project Personeelpunt Talent).  De aansluiting gebeurt volgens een vast stramien:

    • De aansturing gebeurt door een centraal team van AgO i.s.m. een lokaal projectteam in de entiteit.
    • Als lokale projectleider word je ondersteund met een instrumentendoos met informatie, trainings- en communicatiemateriaal, vragenlijsten om in te vullen, …

    Voor de aansluiting zal een eenmalige projectkost aangerekend worden door AgO. De kost wordt ingeschat op basis van de concrete ondersteuningsnoden en is beperkter als een entiteit zelfstandig aan de slag kan met het beschikbare materiaal.

    Goed om te weten: wil je weten welke modules in gebruik zijn bij een agentschap of departement? Raadpleeg dan dit overzicht .

    Wat kunnen we nog verwachten?

    Door het gebruik van een moderne SaaS toepassing is innovatie vlotter te realiseren. In de planning voor de komende jaren (recurrente releasewerking) worden een aantal optimalisaties voorzien:

    • Integratie MS teams voor het aanbieden van leerinhoud en het beheren van webinars
    • Videorekrutering
    • Integratie van leerbibliotheken
    • Integratie van chatbot voor kandidaten
    • Inzicht krijgen in de competenties en vaardigheden van medewerkers en gerichte leerinhoud aanbieden
    Hoe worden entiteiten verder betrokken bij het beheer van de talentmodules?

    Opmerkingen en problemen kunnen doorlopend gemeld worden via het Vlimpers contactformulier. AgO engageert zich om voor HR jaarlijks een klankbordsessie per module te organiseren waarbij volgende thema’s aan bod komen:

    • Veelgestelde vragen (en antwoorden)
    • Goede praktijken van entiteiten
    • Evaluatie verbeteringen in nieuwe release(s)

    Bij de voorbereiding van nieuwe releases wordt verder samengewerkt met senior gebruikers uit entiteiten. Zij kunnen hun praktijkervaring inbrengen bij het uitdenken van de vormgeving van nieuwe componenten.

    De stuurgroep ontvangt jaarlijks een rapport over het  gebruik van de talentmodules en stuurt releases aan.

    Projectteam en stuurgroep

    Voor de oplevering van elk project (Kern HR, Talent, Loonmotor) stelde AgO een projectleider aan.  Voor de talentmodules werd per module gewerkt met een designgroep waar ook senior gebruikers uit entiteiten aan deelnamen.

    De projectmanagers rapporteren aan de strategische stuurgroep Vlimpers, die de beslissingen over het toekomstig personeelssysteem neemt. De voorzitter van de stuurgroep is Peter Rabaey. Alle leidend ambtenaren ontvangen de verslagen van de strategische stuurgroep Vlimpers.

    Wie maakt deel uit van de strategische stuurgroep?
    • voorzitter: Peter Rabaey
    • senior klant: Tom Roelants (AWV), Karine Moykens (departement WVG), Inge Kinnaer (K&G), Michelline Van Den Langenbergh (VMM)
    • intern expert: Koen Algoed (departement FB), Stefan De Smedt (HfB)

    Historiek en uitgangspunten

    Met de beslissing van de Vlaamse regering van 13 mei 2016 werd het startschot voor het programma PersoneelPunt gegeven.

    Wat houdt de beslissing van de Vlaamse regering van 13 mei 2016 in?

    De Vlaamse Regering besliste op 13 mei 2016 om:

    • haar principiële goedkeuring te hechten aan de vernieuwing van het HR-systeem dat wordt gebruikt om de HR-processen van de Vlaamse overheid te ondersteunen, genaamd PersoneelPunt. Dit is het gemeenschappelijke geïntegreerde HR-systeem dat bestaat uit drie grote functionele componenten (kern HR, loonverwerking en talent) aangevuld met een aantal dienstverleningstoepassingen en interfaces.
    • een verregaande standaardisering door te voeren van de HR-processen van de Vlaamse overheid en van het aanbod voor alle entiteiten, met het oog op het garanderen van de performantie en efficiëntie van het geïntegreerd systeem
    • de financiering te voorzien zoals uiteengezet in punt 3 van de voorgelegde nota (vertrouwelijk) en de tijdelijke werving van personeel mogelijk te maken voor de realisatie van PersoneelPunt
    • de minister bevoegd voor Bestuurszaken te gelasten de nodige stappen te zetten om uitvoering te geven aan de realisatie van PersoneelPunt
    Wat zijn de basisprincipes van het project?

    Het project gaat uit van een aantal basisprincipes:

    • Het streven naar een zo groot mogelijke stroomlijning van de HR-processen over de entiteiten heen.
    • De balans behouden tussen het respect voor de eigenheid en het stroomlijnen van processen.
    • Het systeem en de technologie aanpassen op basis van gemeenschappelijk gedragen behoeften.
    • De betrokkenheid van alle belanghebbende entiteiten doorheen de verschillende fases van het project garanderen.
    • De uiteindelijke beslissing biedt een evenwicht tussen waarde, kosten en risico.
    Waarom is het project noodzakelijk?

    Waarom is deze vernieuwing van het HR-systeem van de Vlaamse overheid noodzakelijk?

    Technisch-financiële argumenten

    • De licenties en ondersteuning voor een aantal deelcomponenten binnen het huidige Vlimpers liepen af in 2016 en 2017. Voor de loonberekeningscomponent loopt de ondersteuning af na 2020.
    • De onderhoudskost van Vlimpers is sinds de opstart exponentieel gestegen omwille van de uitbouw van modules en de verregaande aanpassingen op maat. De operationele kosten zullen, zonder ingrijpen, op korte termijn nog verder toenemen om de verouderde technologie draaiende te houden.
    • Ook aanpassingen aan ondersteunende technologie, zoals bijvoorbeeld servers, zijn nodig om het geheel te laten functioneren.

    Beheersmatige argumenten

    • De huidige functionaliteiten voldoen technologisch niet om de bijkomende aansluitingen (cf. beslissing Vlaamse regering 25 april 2014) te realiseren en de HR-processen op een modernere en efficiëntere manier te ondersteunen.
    • De beveiliging van de huidige toepassing is ontoereikend (cf. audit informatieveiligheid) en vraagt om dringende ingrepen. Een aantal zaken werden reeds opgenomen, voor andere zijn meer fundamentele ingrepen nodig.

    Beleidsmatige argumenten

    • Vanuit het HR-netwerkmodel van de Vlaamse overheid, ligt er meer focus op de toegevoegde waarde van strategisch HR in de entiteiten, en worden operationele HR-diensten zo veel mogelijk gecentraliseerd en geautomatiseerd. Hierdoor is er meer ruimte voor kerntaken in de entiteiten.
    • Internationale tendensen op vlak van HR tonen een evolutie naar een modern, meer geïntegreerd HR-beleid, waar ook de Vlaamse overheid werk van wil maken. Het programma PersoneelPunt draagt dan ook bij tot de realisatie van de doelstellingen van het modern HR-beleid van de Vlaamse overheid.

     Wat zijn de voordelen van deze vernieuwing van het HR-systeem?

    • Kostendaling: door te werken met 1 centraal personeelssysteem dalen de kosten voor de ondersteuning van HR-processen op niveau van de Vlaamse overheid tegen 2020.
    • Schaalvoordelen: de optimale ondersteuning van operationele processen vanuit 1 systeem en 1 dienstencentrum creëert ruimte voor de toegevoegde waarde van HR aan de business.
    • Meer transparante en uniforme rapportering: het nieuwe personeelssysteem zorgt voor snellere beleids- en managementrapportering en evidence based beleidsondersteuning.
    • Digitaal duurzaam: PersoneelPunt zorgt voor een digitaal duurzaam systeem, passend binnen een toekomstgerichte IT-strategie.
    • Modern HR-beleid: het nieuwe personeelssysteem is een hefboom voor een meer vooruitstrevend en geïntegreerd HR-beleid.
    • Self service: medewerkers krijgen zicht op alle facetten van hun personeelsdossier en kunnen hier zelf mee aan de slag.
    Hoe wordt het nieuwe personeelssysteem gefinancierd?

    De Vlaamse regering keurde op 13 mei 2016 het financieringsmodel goed voor de investeringen, het onderhoud en de externe ondersteuning. Op basis daarvan werkte AgO een concreet voorstel uit dat door de strategische stuurgroep Vlimpers werd gevalideerd. Meer informatie over het financieringsmodel en de concrete tarieven vind je op de webpagina 'Vlimpers tarieven'. 

    Blijf op de hoogte

    Via de HR-nieuwsbrief of de HRBP-netwerken kun je op de hoogte blijven van dit project.

    Contact

    Meer informatie of een vraag?

    Kurt Ryckaert – projectleider talentmodules
    Agentschap Overheidspersoneel – afdeling HR-technologie en Data
    kurt.ryckaert@vlaanderen.be – 0485 56 14 13

    Elisabeth De Clerq – projectleider kern HR
    Agentschap Overheidspersoneel – afdeling HR-technologie en Data
    elisabeth.declercq@vlaanderen.be – 0472 89 80 31

    Ellen Vereycken – projectleider vernieuwing loonmotor
    Agentschap Overheidspersoneel – afdeling HR-technologie en Data
    ellen.vereycken@vlaanderen.be – 0479 65 75 95