Neem tijdig contact op met het mediabureau als je een mediaplan nodig hebt. Het duurt twee à drie weken om een (uitgebreid) strategisch mediaplan op te stellen. Voor een beperkte bestelling van mediaruimte is de doorlooptijd korter. (Zo krijg je voor de reservatie van een printadvertentie of een online jobadvertentie op werkdagen een offerte binnen 48 uur.)

Nadien kun je de bestelling plaatsen en administratief in orde brengen. Als het bedrag van je bestelling 144.000 euro (exclusief btw) of meer bedraagt, moet je eerst advies vragen aan de Inspectie van Financiën.

Voor deze raamovereenkomst is een globale borgtocht betaald, er is geen borgtocht van toepassing op de bestellingen zelf.

Facturatie verloopt via e-invoicing. Opdat dit vlot zou verlopen, zal je voor je bestelling tijdig intern een inkooporder (IO)- of Purchase Order (PO)-nummer moeten laten aanmaken.

Opgelet: voor personeelsadvertenties geldt een aparte procedure.

1. Aanvraag van een offerte voor een uitgebreid mediaplan of voor onmiddellijke bestelling

Voor de opmaak van een uitgebreid strategisch mediaplan kun je het best een intakegesprek voeren met het mediabureau. Bij voorkeur is bij dat overleg je creatieve bureau ook aanwezig. Als voorbereiding daarvan vul je  de projectfiche in. In die fiche geef je informatie over de doelstellingen, de beoogde doelgroepen, de gewenste timing en het budget dat je voor de campagne ter beschikking hebt.

Als je geen mediaplan nodig hebt, kun je meteen een offerte vragen en een bestelling plaatsen. Je hoeft dan geen intakegesprek te plannen noch een projectfiche in te vullen.

Op het ogenblik dat je een prijsofferte of mediaplan aanvraagt, bezorg je de nodige administratieve gegevens aan veerle.vandevelde@vlaanderen.be (DKBuZa), zodat zij een gegevensfiche kan aanmaken voor je bestelling. Je bezorgt Veerle:

• de entiteit of organisatie, het ondernemingsnummer en het adres
• de voor- en achternaam, het e-mailadres, het telefoonnummer van de contactpersoon
• de naam van de campagne
• de naam en het e-mailadres van de contactpersonen van het creatieve bureau.

2. Een bestelling plaatsen

Op basis van je vraag of informatie in de projectfiche of het intakegesprek maakt Mindshare een mediaplan op maat met een prijsofferte. Als dat nodig is, kun je het mediaplan maximaal vijf keer laten aanpassen. Vervolgens bezorgt Mindshare je het definitieve prijsvoorstel (begroting genaamd), waarop je je akkoord moet geven. Op dat document vermeld je het inkooporder- of PO-nummer (PO = purchase order) en je laat het ondertekenen door de bevoegde persoon. Zodra Mindshare het ondertekende document met inkooporder- of PO-nummer heeft, bevestigt het de reservaties bij de media.

Bankgegevens Mindshare:

Mindshare nv
WPP Brussels Campus
Square Victoria Regina 1
1210 Brussel
Ondernemingsnr. BE 0427 832 356
IBAN BE34 3100 6118 8090
BIC BBRUBEBB

3. Kwaliteitscontrole

Als jij of het mediabureau fouten, gebreken of problemen bij de geplaatste bestelling vaststelt, zal Mindshare actie ondernemen om de fout recht te zetten of een compensatieregeling met de media uitwerken.

Voor de kwaliteitscontrole van printadvertenties registreer je je bij Advoucher. Je krijgt dan een e-mail van advoucher@mediaxim.be. Vervolgens log je in op Advoucher.be, de databank waarin de digitale bewijsnummers van je advertenties beschikbaar zijn. Meer informatie daarover vind je in deze Advoucher-presentatie .

Na afloop van je campagne rapporteert Mindshare over de behaalde resultaten van je tv- of online-campagne.

4. E-facturatie of e-invoicing

Voor deze raamovereenkomst verloopt de facturatie via e-invoicing. Daarom is het van cruciaal belang om het inkooporder- of PO-nummer te vermelden op de ondertekende begroting.