chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Consultatie

    Wat is consultatie?
    Consulteren of niet?
    Wie consulteert?
    Kwaliteitscriteria voor consultatie
    Stappenplan voor consultatieprocessen
    Consultatietechnieken en -methoden

    Wat is consultatie?

    Consultatie is een essentieel onderdeel van goede regelgeving.

    Consultatie is een inspraakproces, ingericht door de overheid om belanghebbenden hun mening te vragen over nieuwe regelgeving en om daarmee dan beslissingen te onderbouwen. Het kan daarbij gaan om verschillende belanghebbenden, consultatie kan ook betrekking hebben op verschillende onderwerpen, plaatsvinden op verschillende tijdstippen in het beleids- en regelgevingsproces en het kan ook op verschillende manieren gebeuren.

    Consultatie is een proces in twee richtingen:  van belanghebbenden naar beleidsmakers en van beleidsmakers naar belanghebbenden.

    Voordelen van consultatie

    Kwaliteitsvolle consultatie laat toe de visie van belanghebbenden te verkrijgen over een bepaalde problematiek of voorgenomen beslissing en de deskundigheid, kennis en informatie die bij hen aanwezig is te benutten.

    Het bevordert de totstandkoming van een maatschappelijke consensus door de creatie van draagvlak. Het zorgt voor transparantere en onderbouwde besluitvorming en kwaliteitsvolle regelgeving en helpt reparatiewetgeving te voorkomen.

    Ten slotte bevordert kwaliteitsvolle consultatie de focus van de overheid op de behoeften van het publiek en verhoogt consultatie het democratisch karakter van het besluitvormingsproces door ervoor te zorgen dat belanghebbenden zich over een voorgenomen beleid of regelgeving kunnen uitspreken.

    Het is daarom van belang om aandacht te besteden aan de kwaliteit van consultatie.

    Slechte consultatie kan immers informatie opleveren die onvolledig, fout en onbetrouwbaar is en kan leiden tot slechtere beslissingen of tot hogere kosten en tijdverlies voor zowel de overheid als de doelgroep.

    naar boven

    Consulteren of niet?

    Omdat consulteren een kostprijs met zich meedraagt, moeten de kosten van consultatie afgewogen worden tegen de baten ervan. Er kan ook gekozen worden om niet te consulteren, in gevallen waar consultatie niet verplicht is. Dat is zo in de volgende gevallen:

    • hoogdringendheid
    • als de voorgenomen beleidsmaatregel overduidelijk geen noemenswaardige gevolgen heeft of geen noemenswaardige veranderingen teweeg brengt
    • als consultatie niet kan leiden tot aanpassingen door een gebrek aan vrijheidsgraden
    • als er op basis van eerdere consultaties of andere bronnen voldoende informatie voorhanden is.

    naar boven

    Wie consulteert?

    Consultatie is een intensief proces dat de nodige middelen vergt. Als het met een gebrek aan middelen moet gebeuren, zal het zelden succesvol zijn en kan in sommige gevallen meer kwaad dan goed doen. Consultatie is zelden het werk van een persoon maar eerder van een projectteam dat de regelgeving voorbereidt. Bij complexe en grootschalige consultaties kan de inschakeling van externe deskundigheid nodig zijn. Dit kan verder uitgebreid worden naar onafhankelijken bij gevoelige dossiers.

    naar boven

    Kwaliteitscriteria voor consultatie

    Aandachtspunten voor kwaliteitsvolle consultatieprocessen:

    1. Plan consultatie
      Planning is belangrijk omdat consultatie op het juiste tijdstip moet gebeuren, voldoende vroeg in het regelgevingsproces zodat de belanghebbenden nog impact kunnen hebben op datgene waarover ze geconsulteerd worden. Aan een goede consultatie moet een grondige voorbereiding vooraf gaan.
    2. Consulteer proportioneel, maar voldoende breed
      De omvang van de consultatie is afhankelijk van het belang van de voorgenomen regelgeving en van de mate waarin rekening kan gehouden worden met de consultatieresultaten. Het doel en de scope van de consultatie moet duidelijk afgebakend en gedefinieerd worden. Ook moeten alle relevante belanghebbenden de kans krijgen om hun inbreng te doen.
    3. Kies een geschikte consultatiemethode
      Consultaties kunnen op verschillende manieren gebeuren en zijn afhankelijk van het doel van de consultatie, de kenmerken van de doelgroep, de fase in het beleidsproces, de beschikbare tijd en middelen, …
    4. Geef voldoende tijd
      Om kwaliteitsvolle input te ontvangen is het belangrijk dat de doelgroepen van de consultatie voldoende tijd krijgen om hun inbreng te doen.
    5. Hou de drempel laag
      Alle communicatie die verband houdt met de consultatie moet duidelijk, beknopt en toegankelijk zijn en alle noodzakelijke informatie bevatten om respons te stimuleren.
    6. Stem af met eventuele andere geplande of lopende consultaties
      Hou in de mate van het mogelijke, rekening met lopende consultaties bij de doelgroep en met consultatie rond sterk verwante beleidsthema’s. Op deze manier kan een overload aan consultatie en consultatiemoeheid  bij de actoren en de overheid vermeden worden.
    7. Zorg voor feedback
      Feedback geven behoudt en verhoogt de betrokkenheid gedurende het volledige besluitvormingsproces en daarna.

    naar boven

    Stappenplan voor consultatieprocessen

    Een goed consultatieproces omvat het plannen, organiseren, uitvoeren, analyseren, communiceren en evalueren van een consultatie. In de consultatiecode zijn een aantal richtlijnen opgenomen. Het consultatieproces verloopt echter niet altijd volgens een vast stappenplan en er moet bijgevolg altijd rekening gehouden worden met maatwerk en proportionaliteit. Op deze manier kan formalisme vermeden worden en wordt de effectiviteit en efficiëntie van consultaties verzekerd.

    Stap 1 - Bepaal het onderwerp en het doel van de consultatie (wat)

    Waarover gaat de consultatie en wat moet de consultatie opleveren?

    De verwachtingen rond de consultatie moeten zowel voor de overheid als voor de doelgroep duidelijk, correct en redelijk zijn, en expliciet beheerd worden in het verdere proces.

    Is de informatie al ergens beschikbaar of beter op een andere manier te bekomen?

    Omdat datacollectie doorgaans redelijk duur en tijdrovend is, is het belangrijk om informatie die al beschikbaar is maximaal te gebruiken.

    Stap 2 - Bepaal de doelgroep van de consultatie (wie)

    Welke belanghebbenden moeten worden geraadpleegd? Wat zijn de kenmerken van de doelgroep?

    Rekening houdende met het doel van de consultatie, moeten de relevante doelgroepen voor de consultatie bepaald worden, omdat dit bepalend is voor de consultatiemethode die men gaat kiezen.

    Welke vragen worden aan welke doelgroepen gesteld?

    Wat de consultatie in algemene termen moet opleveren, moet concreet gemaakt worden. Daarbij moet men ook rekening houden met de manier waarop de antwoorden later geanalyseerd en verwerkt zullen worden.

    Stap 3 - Bepaal het tijdstip van consulteren (wanneer)

    In welke fase(s) van het besluitvormingsproces wordt geconsulteerd?

    Een goed consultatieproces is afgestemd op het besluitvormingsproces. Met behulp van consultatie kan men de kwaliteit en het draagvlak van de voorgenomen regelgeving en voor de reguleringsimpactanalyse verhogen. Als onderdeel van het procesplan moet er een consultatieplan opgesteld worden, zodat de consultatie op het tijdstip gebeurt dat het nog een significatie impact kan hebben op het besluitvormingsproces.

    Stap 4 - Kies de meest geschikte consultatiemethode en bepaal de communicatie (hoe)

    Hoeveel tijd en middelen worden voor de consultatie uitgetrokken?

    Een goede planning zorgt ervoor dat de nodige tijd en middelen kunnen worden uitgetrokken voor elk van de stappen binnen het consultatieproces. Deze planning moet realistisch zijn.  De benodigde tijd en middelen moeten proportioneel zijn met het doel, het belang en de aard van de consultatie. De doelgroepen moeten ook voldoende tijd krijgen om hun inbreng te doen en consultatiemoeheid moet vermeden worden.

    Wie ontvangt en wie analyseert de resultaten van de consultatie?

    Een goede registratie van de consultatieresultaten is belangrijk zodat alle basisinformatie verwerkt wordt. Ook de analyse moet best zo snel mogelijk gebeuren nadat de input werd ontvangen, zodat geen kostbare tijd verloren gaat.

    Welke communicatiekanalen worden gebruikt om over de consultatie te communiceren zodat alle beoogde actoren bereikt worden?

    De consultatie moet vooraf aangekondigd worden zodat de doelgroep zich tijdig kan voorbereiden. Ook de communicatieboodschap en de communicatiekanalen moeten passen bij het doel van de consultatie, de consultatiemethode en de kenmerken van de doelgroep.

    Stap 5 - Controleer de kwaliteitscriteria en beslis om de consultatie al of niet te starten

    Wijzigingen aanbrengen tijdens de uitvoering van de consultatie is moeilijk en zorgt voor hogere kosten en langere termijnen dan wanner alles vooraf goed is overwogen en gepland.

    Stap 6 - Bekendmaking van de consultatie

    Is het consultatiemateriaal duidelijk en toegankelijk?

    Het is wenselijk om specifiek consultatiemateriaal op te maken met het oog op een vlotte, effectieve en efficiënte communicatie. Dit materiaal moet in heldere, duidelijke taal opgesteld zijn en qua vorm, inhoud en taalgebruik afgestemd zijn op de doelgroep van de consultatie.

    Stap 7 - Volg de resultaten op tijdens de consultatieperiode

    Bereikt de consultatie de beoogde actoren of zijn er herinneringen of bijkomende communicatiekanalen nodig om hen te bereiken? Levert de consultatie de informatie op die nodig is of er een bijsturing nodig?

    Hebben de belanghebbenden genoeg tijd om te reageren of moet de consultatieperiode verlengd worden?

    Als er weinig respons is en de input trager binnenkomt dan verwacht of de kwaliteit van de informatie lager is dan verhoopt, dan kan dit erop wijzen dat de doelgroep meer tijd nodig heeft om te reageren. In dergelijke gevallen kan men overwegen om de consultatietermijn te verlengen of het beleidsproces voort te zetten zonder degelijke input.
    Stap 8 - Analyseer de resultaten

    Wat zijn de centrale gegevens, thema’s en kernboodschappen uit de ontvangen input?

    Een zo correct en eerlijk mogelijke analyse van de ontvangen input is noodzakelijk voor de kwaliteit van de besluitvorming en ook voor de latere consultaties en contacten met de actoren die geparticipeerd hebben.

    Levert de consultatie de informatie op die nodig is of is er een bijkomende consultatie nodig?

    Indien de input geen antwoord biedt op de consultatievragen en de kwaliteit van de informatie lager is dan verhoopt dan kan dit er ook op wijzen dat de verkeerde vragen werden gesteld of dat de verkeerde doelgroepen bevraagd werden. De juiste reden moet achterhaald worden zodat het duidelijk wordt of een nieuwe consultatieronde waarbij het volledige traject opnieuw wordt gevolgd noodzakelijk is.

    Stap 9 - Communiceer de resultaten

    Hoe wordt feedback gegeven aan de betrokken actoren?

    Consultatie is niet enkel luisteren, maar ook verantwoorden. Gerichte feedback is zeer belangrijk voor het draagvlak van de gekozen beleidsmaatregelen en voor de bereidheid van de betrokken actoren om te participeren aan toekomstige consultaties.

    Aan wie moeten de resultaten van de consultatie gecommuniceerd worden?

    De consultatieresultaten moeten beschikbaar zijn voor de relevante actoren in het besluitvormingsproces zodat zij zicht hebben op het afgelegde traject en kennis kunnen nemen van de argumentaties. Tevens kan men door openheid en transparantie van de resultaten ‘regulatory capture’ vermijden.

    Stap 10 - Evalueer de consultatie

    Heeft de consultatie de beoogde informatie opgeleverd? Werden de beoogde actoren bereikt? Wat werkte wel en wat werkte niet? Hoe worden de geleerde lessen onthouden en verspreid?

    Evaluatie is nodig om te leren uit het afgelegde traject om het in de volgende consultaties beter of indien nodig anders te doen. Via evaluatie kunnen leereffecten gericht en efficiënt worden gedeeld zodat dezelfde fouten niet door anderen gemaakt worden en zodat goede praktijken sneller en beter kunnen verspreid worden.

    naar boven

    Consultatietechnieken en -methoden

    Publieke ‘notice and comment’

    Wat?

    Een notice and comment consultatie houdt in dat een consultatiedocument publiek wordt gemaakt, met een vraag om reacties. De consultatiedocumenten die beschikbaar worden gesteld, kunnen behalve het ontwerp van regelgeving ook andere informatie bevatten, zoals achtergrondinformatie en impactanalyses. De techniek kan ook vroeger in het besluitvormingsproces worden gehanteerd en betrekking hebben op beleidsnota’s, groenboeken of witboeken. Publieke verspreiding kan gebeuren via internet, maar kan ook breder gaan om meer respons los te maken. Zo kan via de media een oproep worden gedaan om de consultatiedocumenten te lezen en hierop te reageren.

    Wanneer de beste keuze?

    • Breed bereik
    • Nood aan nieuwe informatie(bronnen)
    • Legitimerend effect
    • Efficiënte procedure

    Nadelen en valkuilen:

    • Lage respons
    • Niet representatief
    • Nood aan vertaalslag
    Publieke internetconsultatie

    Wat?

    Internet kan bij verschillende consultatietechnieken ingezet worden. We bespreken internetconsultaties hier als een afzonderlijke techniek. Dit wanneer het er enkel om gaat het brede publiek het via het internet mogelijk te maken om kennis te nemen van regelgeving in voorbereiding en om om hun opmerkingen en visie in dit verband kenbaar te maken.

    Internetconsultaties zijn in principe gericht: ze bevatten een lijst van open of gesloten vragen, die via het internet kunnen worden ingevuld. Dat is in het bijzonder belangrijk wanneer er slechts voor bepaalde aspecten beleidsruimte overblijft. Niet gerichte internetconsultaties zijn een vorm van notice and comment procedure, die hiervoor werd behandeld.

    Wanneer de beste keuze?

    • Breed bereik
    • Nood aan nieuwe informatie(bronnen)
    • Legitimerend effect
    • Efficiënte procedure

    Nadelen en valkuilen:

    • Niet representatief
    • Nood aan vertaalslag
    • Minder geschikt bij weinig beleidsruimte
    • Druk op politiek?
    • Nood aan technische ondersteuning
    • Duidelijk identificeerbare kosten
    Enquêtes

    Wat?

    Een enquête is een grootschalige peiling bij een representatief staal van een populatie van stakeholders (bijvoorbeeld burgers of bedrijven). Men spreekt ook wel van een survey. Kenmerkend is dat aan (een gelijke categorie van) respondenten dezelfde vragen gesteld worden. Dit kan zowel face-to-face als via post, telefoon of internet gebeuren. 

    Elke vorm heeft specifieke voor- en nadelen op vlakken als respons, inhoudelijke mogelijkheden en prijs. Internetenquêtes zijn bijvoorbeeld het goedkoopste, maar bereiken vaak slechts een welbepaalde groep van burgers. Face to face-bevragingen zijn superieur op vlak van respons en moeilijkheidsgraad van de vragen, maar zijn duur. Telefonisch enquêteren boet aan populariteit in door overkill, maar het blijft een aantrekkelijke vorm door de goede prijs-kwaliteit verhouding. Bevraging per post komt nog weinig voor. Al deze types van enquêtes vallen of staan met de samenstelling van de steekproef: een slordig samengesteld sample van respondenten maakt het immers onmogelijk om de resultaten naar de populatie te generaliseren. De consulterende overheid kan een grote, aselect samengestelde groep van burgers, bedrijven of organisaties samenstellen die gedurende een aantal jaren een permanent forum vormen dat kan geraadpleegd worden. Daardoor moet niet steeds opnieuw gezocht worden naar een representatieve groep van respondenten. Men spreekt dan van Burgerpanels of Bedrijven Test Panels. Indien de raadpleging via elektronische enquêtes gebeurt, is sprake van een internetpanel. Internetpanels kunnen vaker geraadpleegd worden dan gewone panels.

    Enquêtes zijn steeds gericht: aan de respondenten wordt een vragenlijst voorgelegd.

    Wanneer de beste keuze?

    • Representatief
    • Draagvlak meten
    • Input van nieuwe informatie
    • Efficiënte procedure

    Nadelen en valkuilen:

    • Risico op gekleurde informatie
    • Praktische moeilijkheden
    • Relatief hoge kostprijs
    'Circulation for comment’

    Wat?

    De consulterende overheid kan consultatiedocumenten rechtstreeks sturen naar belanghebbende partijen, met de vraag om hierop reactie te geven. Dit is een meer afgebakende consultatietechniek dan een brede notice and comment procedure of een internetconsultatie. 

    Gewoonlijk beperkt de consulterende overheid zich tot de verspreiding van de consultatiedocumenten met een algemene oproep om te reageren. Niets verhindert echter om hierbij gerichte vragen te stellen. Als de consultatie via het internet gebeurt, kan het ook worden omschreven als een internetconsultatie bij een afgebakende groep van belanghebbenden.

    Wanneer de beste keuze?

    • Representatief
    • Draagvlak meten
    • Input van nieuwe informatie
    • Efficiënte procedure

    Nadelen en valkuilen:

    • Moeilijke afbakening van groepen
    • Minder transparant
    Adviesvragen aan adviesorganen

    Wat?

    Adviesaanvragen aan adviesorganen zijn internationaal de meest gehanteerde vorm van consultatie. Eén van de redenen is dat ze in veel gevallen wettelijk verplicht zijn. Een adviesaanvraag gebeurt schriftelijk. Traditionele adviesaanvragen zijn gewoonlijk niet gericht: aan het adviesorgaan worden enkel de consultatiedocumenten bezorgd. In de meeste gevallen is er echter niets dat belet om een gerichte adviesvraag te stellen. Dit is in het bijzonder aangewezen indien de overheid input wenst over specifieke punten.

    Wanneer de beste keuze?

    • Representatief
    • Deskundig
    • Snel
    • Goedkoop
    • Efficiënt

    Nadelen en valkuilen:

    • Minder ‘feiten en cijfers’
    • Voldoende representatief?
    • Voldoende transparant?
    • Strategisch advies?
    • Tijdige respons?
    Publieke hoorzittingen

    Wat?

    Publieke hoorzittingen zijn vergaderingen waarbij het publiek informatie krijgt over een bepaalde topic en uitgenodigd wordt om respons te geven. De hoorzitting vangt gewoonlijk aan met een of meerdere presentaties over de problematiek en de voorstellen van regelgeving. Het publiek kan daarop opmerkingen formuleren en vragen stellen, waarop de beleidsmakers meteen kunnen reageren.

    Wanneer de beste keuze?

    • Brede consultatie
    • Directe respons
    • Informatief
    • Legitimerend effect

    Nadelen en valkuilen:

    • Lage respons
    • Belang van groepsprocessen
    • Beperkte empirische input
    • Nood aan zorgvuldige organisatie
    Deliberativepolling® (volksvergadering) en deliberative opinion poll

    Wat?

    Deliberativepolling® houdt in dat een aselect gekozen bevolkingsgroep in drie fasen wordt geconsulteerd. In de eerste fase worden zij bevraagd via een enquête. In de tweede fase wordt een subgroep uitgenodigd voor een meer diepgaand gesprek, in groep of online.

    Ten slotte wordt deze subgroep opnieuw bevraagd, om eventuele nieuwe inzichten of gewijzigde opvattingen in beeld te brengen. Deliberative opinion poll is een variatie daarop met een beperkter aantal deelnemers (100 à 300). Door het beperkter aantal deelnemers kunnen alle fasen op één dag en op één locatie doorlopen worden, waardoor de kostprijs daalt.

    Wanneer de beste keuze?

    • Controversieel thema van groot publiek belang
    • Representativiteit
    • Beredeneerde input
    • Creëren van draagvlak

    Nadelen en valkuilen:

    • Schept hoge verwachtingen bij respondenten
    • Belang van groepsprocessen
    • Praktische moeilijkheden
    • Duur
    Delphi-methode

    Wat?

    De Dephi-methode beoogt consultatie van respondenten met een zekere expertise in een bepaald domein. Zij worden eerst individueel ondervraagd aan de hand van een schriftelijke of elektronische vragenlijst met open of gesloten vragen. Nadien wordt een overzicht gepresenteerd van de antwoorden en krijgt men feedback van de andere deelnemers. 

    Vervolgens vult elke respondent de vragenlijst opnieuw in, waarbij men antwoorden die nog steeds afwijken van de andere respondenten nader beargumenteert. Dit proces wordt zo nodig herhaald, bijvoorbeeld tot een minimale consensus ontstaat. Een afsluitende groepsdiscussie kan leiden tot gemeenschappelijke conclusies. De respondenten blijven in principe anoniem.

    Wanneer de beste keuze?

    • Complexe technische materie
    • Aandragen van alternatieve en gedragen oplossingen
    • Vermindert gevaar van oogkleppen
    • Vrijheid door anonimiteit
    • Efficiënt en niet te duur

    Nadelen en valkuilen:

    • Niet representatief
    • Moeilijk om voldoende geschikte respondenten te vinden
    Focusgroep

    Wat?

    Een focusgroep bestaat uit een klein aantal relevante stakeholders: belangengroepen of ervaringsdeskundige burgers. Zij worden voor enkele uren bijeengebracht op een locatie, waar zij eerst informatie krijgen en zij vervolgens in groep (en eventueel ook individueel) reageren.

    Wanneer de beste keuze?

    • Aanbrengen van eerste inzichten en creatieve ideeën
    • Eenvoudige en goedkope procedure
    • Aftasten van draagvlak

    Nadelen en valkuilen:

    • Niet representatief
    • Moeilijke analyse
    Expertpanel

    Wat?

    Een expertpanel bestaat uit een klein aantal deskundigen die over een specifiek beleidsterrein worden geraadpleegd of waarop geregeld een beroep wordt gedaan om advies te geven over beleidskwesties binnen een bepaald domein. Deze deskundigen debatteren aan de hand van specifiek bronnenmateriaal over alternatieve opties en trachten tot een consensus te komen, zodat een concreet advies kan worden uitgebracht.

    Wanneer de beste keuze?

    • Behandeling van zeer technische of complexe materie
    • Opbouw van geloofwaardigheid in geval van controversiële materie
    • Eenvoudige en goedkope procedure

    Nadelen en valkuilen

    • Niet representatief
    • Creëert geen draagvlak
    Dialoogmethode

    Wat?

    De dialoogmethode houdt in dat men verschillende informele gesprekken voert met leden van een vereniging met ondervertegenwoordigde of kwetsbare belangen. Zodra op deze manier de belangrijkste knelpunten in kaart zijn gebracht, worden deze in deze verenigingen met deskundigen besproken. Op basis daarvan wordt een verslag opgemaakt met probleemanalyse en beleidsaanbevelingen.

    Wanneer de beste keuze?

    • Deelname van groepen met ondervertegenwoordigde of kwetsbare belangen
    • Lage drempel

    Nadelen en valkuilen:

    • Geen integrale belangenafweging
    • Langdurig proces
    • Duur

    naar boven

    Nieuwe publicatie: Consultatiecode (1.27 MB)