Regelmatige opvolging van de bestedingen per leverancier
De financiële dienst volgt doorheen het jaar systematisch de bestedingen van de verschillende diensten per leverancier op. De informatie uit de boekhouding (waarin de uitgaven per dienst geregistreerd worden) dient hiervoor als basis. De financiële dienst richt zich hierbij op de leveranciers waarvoor de totale besteding van het provinciebestuur in het voorgaande jaar hoger lag dan de (interne) drempel om de procedure voor aangenomen factuur te hanteren. Wanneer bestedingen doorheen het jaar de (interne) drempel dreigen te overstijgen, worden de aankopende diensten gewaarschuwd, zodat ze de juiste procedure kunnen toepassen.
Dankzij de regelmatige opvolging krijgt de organisatie een beter zicht op de bestedingen per leverancier. Het laat de organisatie toe om op te volgen of diensten van de geldende (raam)contracten afnemen en om administratieve lasten te vermijden (bv. meerdere diensten organiseren elk apart een afzonderlijke prijsvraag voor hetzelfde product of dezelfde dienst).
Het regelmatig opvolgen van de bestedingen per leverancier is bovendien een interessante insteek om contracten nauwkeurig bij te houden.
Stappenplan voor implementatie
- Maak een globaal overzicht van de bestedingen per leverancier op jaarbasis. Als dit niet eenvoudig via de boekhouding kan, kan een draaitabel ook een handig hulpmiddel zijn;
- Sorteer de leveranciers en identificeer de leveranciers die bepaalde (interne of wettelijke) drempels overschrijden;
- Ga na welke uitgaven binnen een geldige overheidsopdracht passen. Ga voor de overige uitgaven na of ze nog steeds bepaalde (interne of wettelijke) drempels overschrijden;
- Evalueer waarom deze uitgaven de (interne of wettelijke) drempels overschrijden. Neem voor weerkerende uitgaven maatregelen om dit te vermijden.
Tips voor opzet in een organisatie
- Hou, naast de bestedingen per leverancier, ook rekening met het aantal facturen/bestelbonnen per leverancier. Zo kan je eventueel de administratie van aankopen bijsturen;
- De frequentie waarmee je de bestedingen per leverancier opvolgt, kan afhankelijk zijn van de grootte van de organisatie. Door dit minstens jaarlijks te doen, kan een organisatie tijdig het afsluiten of vernieuwen van contracten inplannen.
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Uitgaven overstijgen interne drempelbedragen die verschillende werkwijzen afbakenen (bv. vanaf welk bedrag moet een prijsvraag gedocumenteerd worden, vanaf welk bedrag moet het visum aangevraagd worden, enz.) of de drempelbedragen uit de regelgeving overheidsopdrachten;
- Opdrachten worden opgesplitst om onder de drempelbedragen te blijven, waardoor de organisatie de mededinging onvoldoende laat spelen.
Contactpersoon
Bérengère Adriaens
011/23.77.12
berengere.adriaens@limburg.be