chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Regulitis in de jeugdsector

    Naar aanleiding van de brochure ‘Regulitis. Barrières die het moeilijk maken voor jeugdorganisaties en mogelijke oplossingen’ van de Ambrassade, werd eind 2014 door Informatie Vlaanderen een bevraging gestart bij een aantal jeugdorganisaties naar hun ervaringen bij het organiseren van kampen en fuiven.

    Op basis van de resultaten werd een journey map gemaakt, zowel voor de organisatie van een kamp als voor de organisatie van een fuif (zie hieronder). Een journey map is een methode om een dienstverleningsproces vanuit de klant te ervaren, te visualiseren en te verbeteren.

    Tijdens een workshop (maart 2015) met de Ambrassade en het agentschap Sociaal Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen werden de verschillende journey maps besproken en de verdere acties bepaald die de barrières bij het organiseren van kampen en fuiven weg te werken.

    Het eindrapport van Informatie Vlaanderen kunt u hier nalezen.

     

    Journey map kampen

    Bekijk het pdf-bestand

    Journey map fuiven (zaal)

    Bekijk het pdf-bestand

    Journey map fuiven (tent)

    Bekijk het pdf-bestand

     

    Caseonderzoek: evenementenloket fuiven

    Een van de geformuleerde aanbevelingen in verband met fuiven uit het eindrapport handelt over het beschikken over een evenementenloket in het lokaal bestuur waarlangs een organisator alle nodige vergunningen en verplichtingen kan regelen.

    Het departement Informatie Vlaanderen onderzocht twee cases bij lokale besturen. Enerzijds in Gent, waar er geen centraal online loket is, en anderzijds in Kortrijk waar er wel reeds een evenementenloket bestaat. De belangrijkste bevindingen en aanbevelingen staan gebundeld in dit rapport met de samenvatting. Hieronder lijsten we de hoofdopmerkingen op.

     

    * Werk met één centraal formulier

    Werk met één centraal online formulier waarop alle nodige informatie wordt opgevraagd in plaats van de aanvrager voor elk apart domein een apart formulier in te laten vullen waarop telkens de basisinformatie opnieuw wordt opgevraagd.

    Een online loket kan de verschillende thema’s stapsgewijs doorlopen, maar centraliseert de informatie tegelijk.

    * Regel de bijkomende vergunningen via de backoffice in plaats van de last bij de gebruiker te leggen

    Gezien alle noodzakelijke informatie in het centrale formulier wordt opgevraagd, kan hiermee ook meteen alle noodzakelijk achterliggende vergunningsaanvragen opgestart worden.

    De aanvrager moet deze vergunningen met andere woorden niet meer afzonderlijk indienen wat een grote administratieve lastendaling voor de organisator betekent aangezien die niet meer alle afzonderlijke diensten moet aanschrijven.

    * Creëer eigenaarschap bij een centrale dienst

    Een belangrijke factor om het centraal loket te doen slagen is dat het centraal eigenaarschap ervan aan een specifieke dienst wordt toegewezen. Dit eigenaarschap kan eventueel nog variëren naargelang het type evenement (vb. de jeugddienst voor fuiven, de evenementendienst voor grotere publieke evenementen, de sportdienst wanneer het sportevenementen betreft…) Dit centraal beheer moet verzekeren dat de aanvrager bij één dienst terecht kan met alle vragen en dat alle vereiste vergunningen via die centrale dienst worden doorgestuurd naar de bevoegde diensten. Verder is het deze dienst die de verschillende vergunningsaanvragen opvolgt, en terugkoppelt naar de aanvrager.

    * Onderscheid lichte en en zware procedure: via slimme vragen in het evenementenloket

    Bij papieren formulieren wordt vaak een som aan vragen opgelijst die van toepassing zijn bij grootschalige evenementen, maar die voor een kleine fuif te zwaar zijn en erg overdonderend kunnen overkomen voor de organisator.

    In een online loket kunnen informatievragen “slim” aangepast worden aan de ingevoerde parameters en antwoorden die de organisator ingeeft en kan men de zwaarte van de procedure op maat van het evenement aanpassen.

    Voor een kleine fuif in een privézaal bijvoorbeeld kan men dan vergunningsplicht naar geluidsoverlast, veiligheidsmaatregelen of andere eventueel laten vallen en het aantal vragen dus beperken. Men stelt hierdoor bijgevolg enkel de vragen die van toepassing zijn voor het betreffende evenementen.

    * Splits procedure voor klein fuiven van grote evenementen: ook op papier!  

    Maar ook zonder een online evenementenloket kan men de aanvraag- of meldingsprocedure opsplitsen naargelang het type evenement.

    Door bijvoorbeeld met verschillende soorten formulieren te werken voor fuiven zodat een organisator voor een gewone fuif niet alle verplichtingen moet doorlopen die bijvoorbeeld bij een grootschalig publiek wel noodzakelijk zijn zoals milieuvergunning, inschalingsplan, veiligheidsplan,….

    * Stel geen overbodige vragen

    Domme vragen bestaan niet, zo wordt beweerd. Maar al te vaak worden nog vragen gesteld die in wezen overbodig zijn. Het gaat daarbij over vragen waar de administratie verder niets meer met het antwoord doet.

    * Vraag niet wat je al weet

    Een andere vorm van overbodige vragen, zijn die vragen waarop de administratie zelf het antwoord al weet. Omdat de vraag al op een eerder moment in de procedure werd gesteld bijvoorbeeld, of omdat het om informatie gaat waar de overheid zelf over beschikt.

    Het volledige rapport met de samenvattende conclusies kan u hier nalezen.

    Voor meer vragen kan u terecht bij saar.verhoogen@kb.vlaanderen.be