chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Reorganisatie

    Ben je als HR-verantwoordelijke of leidend ambtenaar op zoek naar informatie en ondersteuning om binnen je departement of agentschap een kleine of grote reorganisatie te realiseren? Dan kun je hiervoor terecht bij het Agentschap Overheidspersoneel (AgO). Op deze webpagina vind je heel wat relevante informatie.

    Soorten reorganisaties

    • 1

      Reorganisatie binnen een departement of agentschap

      Een reorganisatie binnen het agentschap of departement komt het meeste voor door:

      • een wijziging van de organisatiestructuur in de ruime betekenis van het woord 
      • oprichting of afschaffing van een afdeling
      • een fusie van 2 of meer afdelingen
      • de oprichting of afschaffing van (een) team(s), cellen, …
      • een overplaatsing van personeelsleden die niet via een in- of doorstroomprocedure verplaatst worden
      • een verhuis van het agentschap of departement, waardoor ook de standplaats van de personeelsleden wijzigt 
      • een naamswijziging van de organisatie 

      Goed om weten: bovenstaande reorganisaties kunnen ook gecombineerd voorkomen. Bijvoorbeeld: een nieuwe afdeling of team wordt opgericht door een wijziging van het personeelsplan. 

    • 2

      Reorganisaties over entiteiten van de diensten van de Vlaamse overheid heen

      Reorganisaties kunnen gevolgen hebben voor meerdere entiteiten binnen de diensten van de Vlaamse overheid door:

      • een fusie als gevolg door de beslissing van de Vlaamse Regering. Lees meer op de webpagina ‘Fusies’.
      • een splitsing van een entiteit waarbij 1 of meer delen blijven voortbestaan (al dan niet onder een andere vorm) en/of 1 of meer delen van een entiteit samensmelten met een andere entiteit
      • de oprichting van een nieuwe entiteit door een herverdeling van taken en bevoegdheden. De overdracht van taken en bevoegdheden gaat vaak samen met een overdracht van personeel (of vacatures) en/of budget. 
    • 3

      Reorganisaties als gevolg van afspraken tussen overheden

      Een aantal reorganisaties binnen de diensten van de Vlaamse overheid kunnen het gevolg zijn van afspraken met andere overheden of de private sector:  

      • overheveling van entiteiten die tot de federale of lokale overheid behoren, (geheel of gedeeltelijk) naar de Vlaamse overheid. Vaak zijn dergelijke reorganisaties het gevolg van een federale of interne staatshervorming. 
      • overdracht van een entiteit met een privaatrechtelijk karakter naar de Vlaamse overheid
      • of omgekeerd; een publiekrechtelijk agentschap omgevormd tot een privaatrechtelijke instelling 
    Wat zijn de voordelen om een reorganisatie proactief aan te pakken?

    Speelt je entiteit met het (embryonale) idee om een reorganisatie door te voeren? Dan is het nuttig, ongeacht de omvang, om hierover met AgO in gesprek te gaan. Een tijdige en juiste verwerking van reorganisaties in het personeelssysteem Vlimpers is van cruciaal belang opdat:

    • leidinggevenden en HR-medewerkers beschikken over de juiste informatie, bijvoorbeeld actuele functie- en persoonsgegevens, contactpersoon in noodgevallen, …
    • automatische goedkeuringsstromen verlopen correct bij een correcte toewijzing van personeelsleden. Bijvoorbeeld bij aanvragen en behandelen van aan- en afwezigheden, aanvragen voor fietsvergoeding, …
    • controleresultaten bij ziektemeldingen worden meteen doorgestuurd
    • toegang tot het elektronisch personeelsdossier (e-dossier) in Vlimpers.

    Een actueel organogram in Vlimpers betekent ook een foutloze doorstroming van gegevens naar:

    • in de rapporteringstool Cognos, waar je een actueel overzicht van het organogram van je entiteit en de toegewezen personeelsleden vindt in map ‘8. Security' > 'Security-entiteit-supervisorgegevens' > 'Rapport dienstcodes/organogram'
    • de talentmodules
    • plannings- en tijdsregistratiesystemen
    • andere systemen zoals OraFin en andere boekhoudsystemen, de telefoongids van de Vlaamse overheid en gebruikersbeheer
    • externe partners voor ziektecontrole, arbeidsgeneeskunde en hospitalisatie

    Dienstverlening

    AgO is een cruciale partner van je reorganisatie. Je kunt in gesprek gaan met de coördinerend HR-businesspartner, de teamleider van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA), een juridisch adviseur of een technisch expert. Ago kan dan samen met jou bekijken wat je intenties zijn, hoe je entiteit ondersteund kan worden en wat er praktisch moet geregeld worden. AgO biedt onderstaande dienstverlening aan:

    Algemene ondersteuning bij het veranderproces

    Bij een reorganisatie komt vaak heel wat kijken. Als entiteit weet je niet altijd waar te beginnen. AgO maakt je wegwijs in de dienstverlening, verwijst je door naar externe partners met wie een raamovereenkomst afgesloten is, …

    Raamcontracten

    AgO beheert verschillende raamcontracten waar je als entiteit een beroep op kunt doen voor:

    Juridische ondersteuning bij het uittekenen van de organisatieverandering en -structuur

    Meer informatie volgt.

    Administratief-technische ondersteuning

    De ondersteuning is afhankelijk van de reden van reorganisatie:

    Reorganisatie binnen een entiteit

    De verschillende stappen, verantwoordelijkheden en de doorlooptijd van de praktische uitvoering van een reorganisatie hangt samen met de omvang en de complexiteit van een reorganisatie. In grote lijnen kun je de volgende stappen onderscheiden:

    STAP 1: concrete vraag (via Vlimpers-contactformulier) met het oog op praktische uitvoering

    STAP 2: analyse van de vraag door AgO met terugkoppeling naar de klant, al dan niet in een klantengesprek

    STAP 3: uitvoering door AgO

    • organogram wijzigen: het huidige organogram vind je terug in de Cognos Rapportenshop via 'map 8. Security' – 'Security-entiteit-supervisorgegevens' > 'Rapport dienstcodes/organogram'

    oprichten van teams

    • aanmaken van nieuw team en opzetten van beveiliging op basis van aangeleverde informatie
    • personeelsleden verplaatsen en nieuwe functierij toekennen in digitaal personeelsdossier
    • rollen en toegangsrechten geven
      Lees meer op de webpagina 'Toegangsbeheer in Vlimpers en Cognos'.
    • oude entiteiten afsluiten

    afschaffen van teams

    • controleren op actief personeel
    • entiteit(en) en fysisch adres inactiveren
    • personeelsleden verplaatsen op basis van aangeleverde wijzigingen
      AgO voert de nodige wijzigen door in het personeelsdossier of via arbeidsplaatsbeheer.
    • fysieke verhuis
      AgO voert de nodige wijzigen door in het personeelsdossier en maakt nieuwe contracten op om ter ondertekening voor te leggen aan de personeelsleden.
    • naamswijziging van een entiteit
      AgO voert de nodige wijzigen door in het personeelsdossier en maakt nieuwe contracten op om ter ondertekening voor te leggen aan de personeelsleden.

    STAP 4: realisatie van de aanvraag
    Als aanvrager krijg je nog de kans om de aanpassingen te controleren en eventuele aanvullingen door te geven.

    Reorganisaties over entiteiten van de diensten van de Vlaamse overheid heen

    De Vlaamse Regering neemt, voor het overdragen van personeel en/of budget, hierin officieel een beslissing na het voorleggen van de nodige nota’s en een overdrachtsbesluit. Als entiteit sta je hier zelf voor in, maar je kunt bij AgO terecht voor juridisch advies.

    Het regelgevend proces voor een dergelijke nota en besluit ziet er als volgt uit:

    STAP 1: opmaken van de nota/het besluit door de entiteit zelf
    Lees meer op de webpagina 'Modeldocumenten'.

    STAP 2: voorleggen voor advies/nazicht aan AgO (optioneel)

    STAP 3: aanvragen taal- en wetgevingsadvies
    Lees meer op de intranetpagina 'Aanvraag wetgevings- en taaladvies'.

    STAP 4: aanvragen advies Inspectie van Financiën 
    Lees meer op de intranetpagina 'Adviesaanvraag Inspectie van Financiën'.

    STAP 5: aanvragen begrotingsakkoord
    Lees meer op de intranetpagina 'Aanvraag begrotingsakkoord'.

    STAP 6: agenderen en goedkeuren door de Vlaamse Regering

    STAP 7: mededelen op het Sectorcomité XVIII

    Reorganisaties als gevolg van afspraken tussen overheden of overheid en de private sector

    De Vlaamse overheid of andere overheden en privaatrechtelijke organisaties spreken onderling de over te dragen bevoegdheden en/of personeelsleden af. Afhankelijk van de situatie moeten hiervoor de nodige besluiten en nota’s voor opgemaakt worden. Soms gebeurt dit door de Vlaamse overheid zelf, soms is de federale of lokale overheid aan zet.

    Lees meer:

    Ondersteuning bij de begeleiding van individuele personeelsleden, inclusief managementfuncties

    AgO biedt zowel entiteiten als individuele personeelsleden handvaten en instrumenten aan om op zoek te gaan naar nieuwe uitdagingen. 

    Lees meer:

    Hoe reorganisatie melden?

    Reorganisatie melden: procedure voor klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA).

    Goed om weten: AgO gaat uit van een gemandateerde vraag als de vraag gesteld wordt via:

    • de generieke gebruikersnaam in Schakel
      Lees meer op de webpagina 'Vlimpers voor HR'.
    • het persoonlijke account van de HR-businesspartner of de leidend ambtenaar
    • het persoonlijke account van een HR-medewerker en waarbij de HR-businesspartner of leidend ambtenaar als belanghebbende werd aangeduid
    • 1

      Vraag aan in Vlimpers

      Je vraagt als gemachtigde de wijziging aan in Vlimpers onder ‘Reorganisatie’.  Hulp nodig? Klik in Vlimpers op de ?-knoppen en lees de invoerinstructies.

    Regelgeving en documenten

    Contact

    Meer informatie of een vraag?

    • Contacteer je coördinerend HR-businesspartner voor vragen over ondersteuning bij het veranderproces.
    • Contacteer het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) voor vragen over administratieve en technische uitvoering van een reorganisatie of nood aan juridisch advies.