Samenwerken met incassobureau's

Tussenkomst van incassobureau voor het innen van schoolfacturen:

Heel wat scholen krijgen te kampen met openstaande schoolfacturen. De inning hiervan is belastend en tijdrovend. Daarom overwegen schoolbesturen een beroep te doen op een incassobureau. Meer en meer schoolbesturen overwegen zelfs om een incassobureau in te schakelen voor het innen van alle schoolfacturen. Dergelijke samenwerking is momenteel niet verboden, maar is vanuit privacyoogpunt niet aangewezen. Zelfs niet bij zogenaamde ‘ethische’ bureaus. Het schoolbestuur geeft persoonsgegevens van de ouders door aan een private organisatie, die optreedt als verwerker voor het schoolbestuur, maar waarbij men verdere controle over die gegevens verliest. Zo bestaat het risico dat het incassobureau deze gegevens ook gaat gebruiken voor andere doeleinden, bijvoorbeeld om contactgegevens van ouders te gebruiken voor het innen andere schulden, om een overzicht bij te houden van alle schulden van een bepaalde ouder, om profielen van ouders op te maken, ...

Bij de overweging om toch in zee te gaan met een incassobureau dient het schoolbestuur er rekening mee te houden dat een verwerkersovereenkomst zal moeten afgesloten worden met het incassobureau. In deze overeenkomst moeten minstens volgende elementen worden opgenomen:

- de persoonsgegevens van de wanbetalers mogen door het incassobureau enkel gebruikt worden om de (openstaande) schoolfacturen van jouw school te innen. Het incassobureau mag deze persoonsgegevens niet verder gebruiken voor andere doeleinden.

- het schoolbestuur mag enkel die persoonsgegevens meedelen die noodzakelijk zijn om de schoolfactuur te innen. Rijksregisternummer, naam, voornaam, adres en telefoonnummer van het betrokken kind en de ouder(s) en een kopie van de facturen volstaan hiertoe. Andere persoonsgegevens zijn overbodig en mogen niet doorgegeven worden.

- het incassobureau verklaart om na de inning van de (openstaande) facturen de persoonsgegevens van de betrokkene onmiddellijk te vernietigen.