chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Serieregister

    Doelstelling

    Het beheer van overheidsinformatie standaardiseren.

    Om te weten welke informatie beheerd wordt, moet deze inhoudelijk beschreven worden. Dit gebeurt door inhoudelijke metadata (bv. naam, omschrijving, proces/dienstverlening) toe te kennen. Als het eenmaal duidelijk is over welke informatie het concreet gaat, kunnen beheersregels gedefinieerd worden. Deze beheersregels worden toegekend als beheersmatige metadata (bv. bewaartermijn, bestemming, mate van openbaarheid).

    Deze inhoudelijke en beheersmatige metadata zullen vastgelegd worden op het niveau van een ‘serie’. Een serie is een aggregatieniveau van informatie die gecreëerd, onderhouden of ontvangen is door een organisatie in het kader van hetzelfde proces. (bv. de serie subsidiedossiers voor zonnepanelen, de serie notulen van het directiecomité van Het Facilitair Bedrijf).

    Serie en generieke serie

    Binnen het serieregister bestaan 2 types van series:

    • Een ‘gewone’ serie: dit type van series is steeds gekoppeld aan een specifieke organisatie. Een voorbeeld is de serie beschermingsdossiers van het Agentschap Onroerend Erfgoed. (een ‘gewone’ serie is hetzelfde als een serie die in het informatiebeheersplan is opgenomen)
    • Een generieke serie: dit type van series is nooit gekoppeld aan een specifieke organisatie, maar aan een bepaald type van organisatie (bv. gemeenten, Vlaamse overheid …). Een generieke serie vormt een sjabloon voor een serie waarbij ook een aantal waarden reeds op voorhand zijn ingevuld. (een generieke serie is hetzelfde als een serie die nu in een selectielijst is opgenomen)

    Een generieke serie en een ‘gewone’ serie verhouden zich op dezelfde manier als een informatiebeheersplan en een selectielijst zich tot elkaar verhouden. Een selectielijst (generieke serie) is een oplijsting van alle series die kunnen gelden voor alle organisaties en bevat o.a. de minimale bewaartermijnen en een informatiebeheersplan (‘gewone’ serie) is de specifieke vertaling van die selectielijsten, aangevuld met de organisatiespecifieke series.

    Een serie doorloopt een specifieke goedkeuringsflow. Een seriebeheerder kan een serie aanmaken, maar vooraleer de serie gepubliceerd wordt, wordt deze (in het serieregister) goedgekeurd door de bevoegde selectiecommissie.

    De selectiecommissies zullen generieke series opmaken die als basis gebruikt kunnen worden door de seriebeheerders bij de opmaak van de series voor hun organisatie.

    Door de selectiecommissies goedgekeurde series worden gepubliceerd. Dit wil zeggen dat ze zichtbaar zijn voor alle gebruikers (al dan niet ingelogd) en dat de metadata die aan een serie is gekoppeld gebruikt kan worden in andere toepassingen (bv. het Archief- en e-depotbeheerssysteem). 

    Functionaliteiten

    Via het serieregister kunnen:

    • Series geïmporteerd worden
    • Nieuwe series aangemaakt worden
    • Series aangemaakt worden: op basis van gepubliceerde series en op basis van gepubliceerde generieke series
    • Series goedgekeurd worden door de bevoegde selectiecommissie

    Het serieregister wordt ontsloten via:

    • een portaal
    • webservices