chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Serieregister

    Doelstelling

    Het Serieregister is het centrale register waarin Vlaamse overheidsinstanties de categorieën van bestuursdocumenten (series) waarvoor ze de bestuurlijke verantwoordelijkheid dragen en de selectieregels overeenkomstig artikel III.82,§2 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 moeten publiceren. Het Serieregister maakt het mogelijk om series op een efficiënte manier aan te maken en in te dienen ter goedkeuring bij de bevoegde selectiecommissie, zoals bedoeld in artikel III.88,§1 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

    Het beheer van overheidsinformatie standaardiseren

    Om te weten welke informatie beheerd wordt, moet deze inhoudelijk beschreven worden. Dit gebeurt door inhoudelijke metadata (bv. naam, omschrijving, proces/dienstverlening) toe te kennen. Als het eenmaal duidelijk is over welke informatie het concreet gaat, kunnen beheersregels gedefinieerd worden. Deze beheersregels worden toegekend als beheersmatige metadata (bv. bewaartermijn, bestemming, mate van openbaarheid).

    Deze inhoudelijke en beheersmatige metadata zullen vastgelegd worden op het niveau van een ‘serie’. Een serie is een aggregatieniveau van informatie die gecreëerd, onderhouden of ontvangen is door een organisatie in het kader van hetzelfde proces. (bv. de serie subsidiedossiers voor zonnepanelen, de serie notulen van het directiecomité van Het Facilitair Bedrijf).

    Serie en sjabloonserie

    Binnen het serieregister bestaan 2 types van series:

    • Een ‘gewone’ serie: dit type van series is steeds gekoppeld aan een specifieke organisatie. Een voorbeeld is de serie beschermingsdossiers van het Agentschap Onroerend Erfgoed. (een ‘gewone’ serie is hetzelfde als een serie die in het informatiebeheersplan is opgenomen)
    • Een sjabloonserie (generieke serie): dit type van series is nooit gekoppeld aan een specifieke organisatie, maar aan een bepaald type van organisatie (bv. gemeenten, Vlaamse overheid …). Een sjabloonserie vormt de basis voor een serie waarbij ook een aantal waarden reeds op voorhand zijn ingevuld. (een sjabloonserie is hetzelfde als een serie die nu in een selectielijst is opgenomen)

    Een generieke serie en een ‘gewone’ serie verhouden zich op dezelfde manier als een informatiebeheersplan en een selectielijst zich tot elkaar verhouden. Een selectielijst (generieke serie) is een oplijsting van alle series die kunnen gelden voor alle organisaties en bevat o.a. de minimale bewaartermijnen. Een informatiebeheersplan (‘gewone’ serie) is de specifieke vertaling van die selectielijsten, aangevuld met de organisatiespecifieke series.

    Een serie doorloopt een specifieke goedkeuringsflow. Een seriebeheerder kan een serie aanmaken, maar vooraleer de serie gepubliceerd wordt, wordt deze (in het serieregister) goedgekeurd door de bevoegde selectiecommissie.

    De selectiecommissies zullen sjabloonseries opmaken die organisaties als basis kunnnen gebruiken bij de opmaak van hun series.

    Series die door de selectiecommissies zijn goedgekeurd, worden gepubliceerd in het serieregister. Dit wil zeggen dat ze zichtbaar zijn voor alle gebruikers van het Serieregister en dat de metadata van een serie kan gebruikt worden in andere toepassingen (bv. het E-depot). 

    Functionaliteiten

    Indien een functionaliteit niet onmiddellijk beschikbaar is in release 1, is aangeduid vanaf welke release dit wel aanwezig is.

    De kernfunctionaliteiten van het serieregister zijn:

    • Algemeen
      • Inloggen via ACM/IDM
      • Rapportering (voorzien voor release 2)
      • Aanwezigheid van een dashboard dat specifiek is per gebruikersrol. Enkel de taken die door die rol uitgevoerd kunnen worden, worden getoond
    • Aanmaken van nieuwe series
      • Dit kan rechtstreeks via de applicatie of via het door DAV ter beschikking gestelde importsjabloon
      • Aanmaken van een nieuwe serie op basis van een reeds gepubliceerde serie
      • Het aanmaken van een nieuwe serie op basis van een sjabloonserie (voorzien voor release 2)
    • Het ter goedkeuring indienen van series bij de bevoegde selectiecommissie. Tijdens het volledige goedkeuringsproces kan de status bij de selectiecommissie opgevolgd worden.
    • Het faciliteren van een interne goedkeuringsflow. De interne evaluatieflow maakt het mogelijk dat een medewerker (in de applicatie seriebeheerder genaamd) een serie kan aanmaken en kan voorleggen aan de informatiebeheerder van de organisatie. Na evaluatie kan de informatiebeheerder beslissen om deze serie al dan niet voor te leggen aan de selectiecommissie
    • Na goedkeuring door de selectiecommissie wordt de serie automatisch gepubliceerd
    • Exporteren van series:
      • Lijsten van series kunnen geëxporteerd worden naar csv
      • Een individuele serie kan geëxporteerd worden naar csv
      • Een individuele serie kan geprint worden in pdf
    • Raadplegen van alle (niet enkel die van de eigen organisatie) gepubliceerde series
    • Reviewen van reeds gepubliceerde series
    • Ontsluiting via API (voorzien voor release 2)