Een burger kan de openbaarmaking van een bestuursdocument per e-mail, fax of brief aanvragen.

Als de verzoeker zich persoonlijk aanbiedt, laat hem dan een aanvraagformulier invullen.

Als de verzoeker telefonisch contact opneemt, vraag hem dan om de aanvraag via e-mail, fax of brief te doen.

De verzoeker kiest zelf of hij inzage, afschrift of uitleg bij het bestuursdocument wil. De verzoeker moet dit heel expliciet zelf aangeven in zijn openbaarheidsverzoek. Als het verzoek niet duidelijk maakt welke optie de aanvrager verkiest, moet u de aanvrager vragen om een van de opties (inzage, afschrift of uitleg) te kiezen.

Noteer de aanvraag onmiddellijk in een register (gebruik eventueel het modelregister).

De verzoeker moet geen belang aantonen.

Uitzondering: de verzoeker moet wel een belang kunnen aantonen als de aanvraag gaat over informatie van persoonlijke aard (een beoordeling, waardeoordeel of beschrijving van een gedrag van een natuurlijk persoon). Enkele voorbeelden van aanvragen waarbij een verzoeker een belang moet kunnen aantonen:

• Opvragen van een dossier bij het OCMW
• Inzage in een patiëntendossier in een ziekenhuis
• Inzage in een tuchtdossier van een ambtenaar
• Bevorderingsdossier van een ambtenaar

De beslissings- en uitvoeringstermijnen (zie stap 9 en 10) beginnen te lopen de dag na de registratie in het register.

Als de aanvraag aan een van de uitzonderingen voldoet, kunt u beslissen om het gevraagde bestuursdocument (of een gedeelte van het document, zie stap 6) niet openbaar te maken.

Als u op basis van een van de uitzonderingen ervoor kiest om bepaalde informatie in een bestuursdocument niet openbaar te maken, en u kunt die informatie scheiden van de andere informatie in het gevraagde document, dan moet u het bestuursdocument gedeeltelijk openbaar maken. U moet dat uitdrukkelijk vermelden in de beslissing.

De hoogst geplaatste ambtenaar of persoon, of een bevoegd leidinggevend personeelslid van de instantie beslist over de openbaarmaking. Voor de lokale overheden vindt u die terug in artikel II.29 van het bestuursdecreet. Uiteraard kan men de bevoegdheid delegeren. Die delegatie moet uitdrukkelijk en formeel gebeuren.

Als u een verzoek weigert of slechts gedeeltelijk toestaat, moet u in uw antwoord steeds vermelden dat de aanvrager beroep kan aantekenen binnen de 30 kalenderdagen bij de beroepsinstantie.

Gebruik eventueel het volgende voorbeeld: Tegen deze beslissing kunt u beroep instellen bij de beroepsinstantie inzake de openbaarheid van bestuur (via mail: openbaarheid@vlaanderen.be of per brief, gericht aan: Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken, Beroepsinstantie Openbaarheid van Bestuur, Havenlaan 88, bus 100, 1000 Brussel). U beschikt daarvoor over een termijn van dertig kalenderdagen, die ingaat op de dag nadat de beslissing is verstuurd.

Als u de beroepsmogelijkheid niet vermeldt, krijgt de aanvrager vier maanden extra om een beroep aan te tekenen.

Als u een aanvraag tot openbaarmaking (gedeeltelijk) inwilligt, dan moet u in de beslissing vermelden dat die (gedeeltelijke) inwilliging geen toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken (zie regelgeving).

U moet de beslissing bezorgen aan de aanvrager binnen 20 kalenderdagen na registratie van de aanvraag.

U kunt de antwoordtermijn verlengen tot 40 dagen in slechts twee gevallen:

• als u meer tijd nodig hebt om de aanvraag te toetsen aan de uitzonderingsgronden.
• als de opgevraagde informatie moeilijk op korte tijd verzameld kan worden.

U moet de aanvrager binnen de oorspronkelijke termijn van 20 dagen op de hoogte brengen van de verlenging van de beslissingstermijn.

U moet het bestuursdocument ten laatste 20 dagen na de registratie openbaar maken. Als u de antwoordtermijn verlengd hebt tot 40 dagen (zie stap 9), moet u het bestuursdocument ook ten laatste 40 dagen na de registratie openbaar maken.

Dat wil zeggen dat u binnen die termijn inzage moet verlenen, er uitleg over moet verschaffen of er een afschrift van moet overhandigen. Voor de inzage van een document, maakt u de nodige praktische afspraken met de aanvrager.

De inzage en de uitleg zijn kosteloos. De overhandiging van een afschrift is dat in principe ook, maar u kunt daarvoor een retributie vragen aan de aanvrager, waarvan het bedrag vooraf is vastgesteld op basis van een redelijke kostprijs. Bij de Vlaamse overheid en bij de IVA’s zonder rechtspersoonlijkheid zijn kopies altijd gratis.