Steekproefsgewijze dossiercontrole budgetbeheer
In het voormalig OCMW-bestuur van Kasterlee is er een beheersmaatregel uitgewerkt om de risico’s op fouten en fraude bij het beheer van de budgetrekeningen van cliënten in te perken.
De financieel directeur en het diensthoofd sociale dienst controleren twee keer per jaar steekproefsgewijs de budgetdossiers die beheerd worden door de maatschappelijk werkers. Het doel van deze controle is tweeledig. Enerzijds tracht men op deze manier de dossiers te uniformiseren, anderzijds fraude inzake budgetbeheer te vermijden en detecteren. De financieel directeur en diensthoofd van de sociale dienst controleren in de dossiers:
- Of er voor elke betaling een bewijsstuk aanwezig is (bv. factuur)
- Of de dossiers zijn opgebouwd volgens de gemaakte afspraken
- Of de gebruikte rekeningnummers correct zijn (deze worden vergeleken met een overzichtslijst van leveranciers met bijhorend rekeningnummer)
Maandelijks bezorgt het diensthoofd van de sociale dienst ook de rekeninguittreksels aan de cliënt. Die voert op zijn beurt een controle uit op de betalingen die in het kader van budgetbeheer door de maatschappelijk werker zijn uitgevoerd.
De resultaten van de controle worden besproken met de maatschappelijk werker waarvan de dossiers werden gecontroleerd. De maatschappelijk werker doet, indien nodig, aanpassingen op basis van de controle.
Stappenplan voor implementatie
- Doelstelling van controle formuleren;
- Afspraken m.b.t. controle vastleggen (wie, wat, wanneer);
- Communicatie over de controle aan betrokkenen;
- Documenteren van resultaten van de uitgevoerde controle;
- Rapportering over resultaten v/d controle aan betrokkenen.
Tips voor opzet in een organisatie
- Zorg voor een onafhankelijke persoon die de controle uitvoert (dus niet de dossierbeheerder).
- Creëer een draagvlak voor de controle bij de betrokkenen (bv. bescherming maatschappelijk werker wanneer er iets mis loopt).
Welke risico’s worden afgedekt door de implementatie van deze goede praktijk?
- Dossiers zijn onvolledig (er ontbreekt informatie).
- Dossiers zijn niet uniform opgesteld volgens de afspraken (informatie is moeilijk terug te vinden).
- Fraude en fouten zijn niet detecteerbaar.
Contactpersoon
Hoofd maatschappelijk werker
Sanne Debondt
014 55 60 04
sanne.debondt@kasterlee.be