chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Substitutie in de praktijk

    Wat is substitutie?

    Substitutie is het vervangen van analoge originelen door elektronische kopieën, waarbij de bewijskracht behouden blijft. Om deze bewijskracht ook te kunnen garanderen als er specifieke vormvereisten zijn opgelegd in specifieke regelgeving is in artikel 25 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 een regeling voor de vervanging van bestuursdocumenten in het kader van Vlaamse bevoegdheden opgenomen.

    Substitutie is echter verbonden aan een aantal, in de regelgeving vastgelegde, voorwaarden.

    Substitutie laat toe om bij digitaliseringsprojecten de analoge informatie te vernietigen. Op die manier draagt substitutie bij aan meer digitaal werken.

    Regelgevend kader

    Het decretale kader m.b.t. substitutie is te raadplegen op de pagina: Bestuursdecreet – vervanging bestuursdocumenten. Dit decretale kader is verder geconcretiseerd op de pagina: uitvoeringsbesluit – vervanging van bestuursdocumenten

    Deze regelgeving is enkel van toepassing op bestuursdocumenten die voortkomen uit of opgesteld worden in het kader van Vlaamse bevoegdheden. Voor bestuursdocumenten in het kader van federale bevoegdheden kan je terecht bij het Rijksarchief voor meer informatie.

    Substitutie: wanneer?

    Substitutie heeft een grote meerwaarde bij:

    • Hybride processen
      Analoge stukken die ontvangen worden, kunnen gedigitaliseerd worden waarna de analoge stukken vernietigd kunnen worden. Een concreet voorbeeld is inkomende briefwisseling. Door het regelgevende kader is substitutie een oplossing voor inkomende analoge briefwisseling. Het inscannen van de analoge briefwisseling conform de vereisten die opgesteld zijn in de regelgeving laat toe om de analoge brieven na digitalisering te vernietigen.
    • Bestuursdocumenten die in een slechte fysieke staat verkeren kunnen gedigitaliseerd worden, waarna ze vernietigd kunnen worden.
    • Analoge dossiers die gedigitaliseerd worden o.w.v. gebruiksgemak kunnen erna vernietigd worden.

    Let op: Ga steeds na of digitalisering effectief een meerwaarde oplevert voor je organisatie. Wegen de voordelen van digitalisering op tegen de kostprijs die er tegenover staat? Lees hier meer over slimme digitalisering.

    Substitutie: wanneer niet?

    Sommige bestuursdocumenten komen echter nooit in aanmerking voor substitutie, aangezien het besluit van de Vlaamse Regering van 18 januari 2019 tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën dit expliciet verhindert. Het betreft bestuursdocumenten waarvan de drager:

    • essentiële contextinformatie over het bestuursdocument verschaft (bv. zegels aan een akte);
    • specifieke actuele, sociale, historische, religieuze, politieke of maatschappelijke betekenis heeft (bv. analoge dragers met bijzondere watermerken);
    • museale waarde heeft (bv. een document met miniatuur).

    Hoe substitueren?

    Er zijn op dit ogenblik verschillende richtlijnen en procedures in omloop met betrekking tot de vervanging van bestuursdocumenten, maar geen enkele houdt volledig rekening met de voorwaarden die opgenomen zijn in het besluit van de Vlaamse Regering van 18 januari 2019 tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën.

    In de schoot van de werkgroep archief- en informatiebeheer is er een werkgroep opgericht die een substitutieprocedure zal uitwerken die voldoet aan de voorwaarden in hogervermeld besluit. Deze werkgroep zal op 31 januari 2019 voor het eerst samenkomen.