chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Toegangsbeheer in Vlimpers

    Afhankelijk van je rol of functie moet je in Vlimpers bepaalde gegevens kunnen nakijken of aanpassen.  Dan kun je toegang aanvragen via het Vlimpers-contactformulier. Alle relevante informatie vind je op deze webpagina.

    Voor wie?

    • Je bent HR-businesspartner of HR-specialist van je entiteit.
    • Je neemt een specifieke rol op binnen je entiteit.
    Welke specifieke rol kun je opnemen?

    specifieke rol

    aanvrager

    • beheerder voor PLOEG-dossiers
    • decentrale selector
    • HR-financiële rol
    • HR in de entiteit

    HR-businesspartner

    • back-up leidinggevende
    • decentraal vormingsbeheerder
    • alle doublures
    • leidinggevende
    • mail controle ziekte
    • materiaalbeheer (WF)
    • prikklokbeheer (WF LK)

    leidinggevende (met afdelingshoofd als belanghebbende) of afdelingshoofd zelf

     

     Goed om weten:

    • Als HR-businesspartner of HR-specialist kun je alle rollen aanvragen op het niveau van je agentschap, maar alleen de HR-specialist kan geen 4 specifieke rollen opnemen.
    • Wil je het recht bekomen om gegevens van een andere entiteit te zien, dan vraag je eerst het akkoord van de HR-businesspartner van die andere entiteit(en). Elke entiteit blijft dus medeverantwoordelijk voor de aangevraagde toegangen.
    • Als leidinggevende of afdelingshoofd kun je toegang toekennen aan andere personeelsleden binnen je entiteit. De toegang reikt tot dossiers van de eigen afdeling, met uitzondering van de dienstverlening voor horizontale bevoegdheden zoals bijvoorbeeld bij de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming (GDPB).
    Hoe weet je wie welke rechten heeft?

    Je raadpleegt hiervoor het rapport 'Security Vlimpers' in de rapporteringstool Cognos (Vlimpersrapportering > Vlimpers Rapportenshop > 08. Security > Security Vlimpers).

    Dit rapport wordt momenteel gebruiksvriendelijker gemaakt en afgestemd met de info op deze webpagina.

    Vragen? Contacteer dan Team Dienstverlening via het Vlimpers-contactformulier.

    Soorten rechten

    Al naargelang je rol of functie krijg je 1 of meerdere rechten toegekend. Een combinatie van rechten is dus mogelijk. Je hebt 2 soorten rechten:

    • leesrechten: informatie raadplegen
    • schrijfrechten: informatie aanpassen of verwijderen
    • functionele rechten: rechten voor een bepaalde functie of rol, bijvoorbeeld HR in de entiteit of leidinggevende
    • specifieke rechten: departement- of agentschapsspecifieke rechten voor 1 bepaald departement of agentschap, bijvoorbeeld dienst Derdegeschillen of Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming

    Overzicht

    Hier vind je een overzicht van alle mogelijke rechten die je kunt aanvragen in Vlimpers, gerangschikt in alfabetische volgorde en met een korte omschrijving. Raadpleeg het toegangsregister voor meer technische en juridische informatie.

    AOP-Plantentuin Meise

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor werknemers van de Plantentuin Meise die occasionele lesgevers moeten kunnen invoeren in Vlimpers. Je hebt toegang tot de Aanvullen Occasioneel Personeel (AOP)-module in Vlimpers Kern en tot rapporten, maar niet tot Vlimpers Talent. Merk op dat je met dit recht enkel toegang hebt tot AOP-contracten van Plantentuin Meise.

    AOP-Sport Vlaanderen

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor werknemers van Sport Vlaanderen die occasioneel personeel (bv. een coach in een lokaal sportcentrum) moeten kunnen invoeren in Vlimpers. Je hebt toegang tot de Aanvullen Occasioneel Personeel (AOP)-module in Vlimpers Kern en tot rapporten, maar niet tot Vlimpers Talent. Merk op dat je met dit recht enkel toegang hebt tot AOP-contracten van Sport Vlaanderen.

    AOP-Sport Vlaanderen VTS

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor werknemers van Sport Vlaanderen die occasioneel personeel (bv. een coach in een lokaal sportcentrum) moeten kunnen invoeren in Vlimpers. Met dit recht kun je hen echter niet alleen invoeren, maar ook aangemaakte Aanvullend Occasioneel Personeel (AOP)-dossiers goedkeuren. Je hebt toegang tot de AOP-module in Vlimpers Kern en tot rapporten, maar niet tot Vlimpers Talent. Merk op dat je met dit recht enkel toegang hebt tot AOP-contracten van Sport Vlaanderen.

    AOP-VDAB

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor werknemers van VDAB die occasionele lesgevers moeten kunnen invoeren in Vlimpers. Je hebt toegang tot de Aanvullen Occasioneel Personeel (AOP)-module in Vlimpers Kern en tot rapporten, maar niet tot Vlimpers Talent. Merk op dat je met dit recht enkel toegang hebt tot AOP-contracten van VDAB.

    Audit Lezen

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor de auditoren van Audit Vlaanderen. Het recht geeft toegang (in leesrechten) tot alle modules in Vlimpers Kern en Vlimpers Talent. Je hebt daarnaast ook toegang tot Weddebudgetrapportering en tot rapporten.

    Let op: je hebt toegang tot de data van het toepassingsgebied 'Audit Vlaanderen' (kort gezegd alle Vlimpers-entiteiten behalve GO!, Minaraad, Dienst van de Bestuursrechtcolleges, VREG en VLOR).

    Audit Schrijven

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor de auditoren van Audit Vlaanderen. Het recht geeft toegang (in leesrechten) tot alle modules in Vlimpers Kern. Je hebt daarnaast ook toegang tot Weddebudgetrapportering en tot rapporten.

    Let op: je hebt toegang tot de data van het toepassingsgebied 'Audit Vlaanderen' (kort gezegd alle Vlimpers-entiteiten behalve GO!, Minaraad, Dienst van de Bestuursrechtcolleges, VREG en VLOR). 

    Back-up Leidinggevende

    Als back-up ontvang je dezelfde afwezigheidsaanvragen in je werklijst als de leidinggevende, en kun je ze dus ook goed- of afkeuren. Als jij of de leidinggevende een aanvraag goedkeurt of afkeurt, dan verdwijnt deze aanvraag uit beide werklijsten. Dit geldt echter niet voor vormingsaanvragen of evaluatietaken in Vlimpers Talent.

    Beheerder inzage PLOEG-dossiers

    Met deze rol heb je via rapportering in Vlimpers Talent toegang tot de inhoud van de PLOEG-documenten. Merk op dat een leidinggevende (als eerste evaluator) en een tweede evaluator deze inhoud ook kunnen zien, maar een HR in de entiteit niet: enkel de status (bijvoorbeeld of een doelstelling behaald is) is dan zichtbaar. Je hebt geen toegang tot Vlimpers Kern.

    Let op: je hebt enkel toegang tot de data van de eigen entiteit volgens afgebakende security.

    Beoordelaar

    Deze rol krijg je toegewezen binnen een specifieke vacature door de selectieverantwoordelijke. De juryleden in de selectieprocedure zullen steeds beoordelaar zijn. Als beoordelaar kan je de sollicitanten raadplegen en goedkeuringen geven in het systeem. Je krijg leesrechten op beperkte vacature-informatie (inzage in kandidaten, cv's, processtappen,…) en sollicitanten voor een specifieke vacature. Je hebt geen toegang tot rapporten.

    Opgelet: Enkel de selectieverantwoordelijke van de vacature kan deze rol toekennen.

    Centraal vormingsbeheerder

    Deze rol kun je enkel krijgen als je bij het Dienstencentrum Talent van het Agentschap overheidspersoneel (AgO) werkt. Als centraal vormingsbeheerder kun je vormingsbeheer overheidsbreed gaan beheren. Je hebt dus toegang tot alle leerobjecten van alle entiteiten. Je kunt overheidsbreed opleidingen gaan aanmaken, bewerken, en beheren. Je hebt zeer beperkte (maar wel VO-brede) toegang tot gebruikersgegevens (naam personeelslid, functietitel, organisatie en leidinggevende), goedkeuren (externe) vormingen met deelnemers, en scores op vorming. Je hebt ook toegang tot rapporten met overheidsbrede gegevens.

    Let op: je hebt toegang tot de data van het toepassingsgebied ‘Personeelssysteem Vlimpers’.

    Merk op dat een personeelslid zijn/haar afwezigheid om een vorming te volgen aanvraagt in Vlimpers Kern, maar dat hij/zij de eigenlijke vorming volgt via Vlimpers Talent.

    Merk tot slot op dat je geen toegang hebt tot Vlimpers Kern.

    DC Kabinetten

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor werknemers van de personeelsdienst Kanselarij (Departement Kanselarij en Bestuur). Met dit recht kun je klantendossiers opvolgen, aanvullen, controleren, enzovoort. Je hebt brede toegangen tot Vlimpers, tot rapportering, en tot de vragen die via het Vlimpers-contactformulier gesteld worden, maar enkel voor werknemers van de Kabinetten. Merk op dat enkel HR-profielen toegang hebben tot Vlimpers Talent.

    DCPA Dossierbeheer

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor werknemers van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) van het Agentschap overheidspersoneel (AgO). Met dit recht kun je klantendossiers opvolgen, aanvullen, controleren, enzovoort. Je hebt brede toegangen tot Vlimpers, de rapporteringstool Cognos, en de vragen die via het Vlimpers-contactformulier gesteld worden. Je hebt geen toegang tot Vlimpers Talent.

    Let op: je hebt toegang tot de data van alle entiteiten die bij Vlimpers aangesloten zijn en die gebruik maken van de dienstverlening van DCPA. Anno 2019 is dit met andere woorden heel het toepassingsgebied 'Personeelssysteem Vlimpers', behalve Go! en de kabinetten.

    DCPA E-dossier

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor werknemers van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) van het Agentschap overheidspersoneel (AgO) die specifiek werken rond het elektronisch personeelsdossier. Je hebt specifieke toegangen tot Vlimpers, de rapporteringstool Cognos, en de vragen die via het Vlimpers-contactformulier gesteld worden. Je hebt geen toegang tot Vlimpers Talent.

    Let op: je hebt toegang tot de data van alle entiteiten die bij Vlimpers aangesloten zijn en die gebruik maken van de dienstverlening van DCPA. Anno 2019 is dit met andere woorden heel het toepassingsgebied 'Personeelssysteem Vlimpers', behalve Go! en de kabinetten. 

    DCPA Overheidsbreed

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor werknemers van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) van het Agentschap overheidspersoneel (AgO) die binnen het overheidsbrede team werken. Je hebt specifieke toegangen tot Vlimpers, de rapporteringstool Cognos, en de vragen die via het Vlimpers-contactformulier gesteld worden. Je hebt geen toegang tot Vlimpers Talent.

    Let op: je hebt toegang tot de data van alle entiteiten die bij Vlimpers aangesloten zijn en die gebruik maken van de dienstverlening van DCPA. Anno 2019 is dit met andere woorden heel het toepassingsgebied 'Personeelssysteem Vlimpers', behalve Go! en de kabinetten. 

    DDG

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor werknemers van de Dienst Derdegeschillen binnen het Departement Financiën en Begroting. Je hebt in Vlimpers Kern toegang tot schermen rond derdegeschillen, maar ook tot persoonsgegevens en functiegegevens. Je hebt geen toegang tot Vlimpers Talent. Je hebt wel toegang tot rapporten.

    Let op: Je hebt enkel toegang tot data van VO-entiteiten die gebruik maken van de dienstverlening van de Dienst Derdegeschillen. Meer informatie vind je op de webpagina 'Wedden / loonbeslag /...'.

    Decentraal vormingsbeheerder

    Als decentraal vormingsbeheerder kun je gebruikmaken van dezelfde functionaliteiten en rechten als de centraal vormingsbeheerder, maar dan enkel voor je eigen entiteit. Je kunt dus onder andere opleidingen aanmaken, deelnemers registreren en leerobjecten aanmaken voor jouw entiteit en voor studenten binnen jouw entiteit. Je hebt zeer beperkte (maar wel VO-brede) toegang tot gebruikersgegevens (naam personeelslid, functietitel, organisatie en leidinggevende), goedkeuren (externe) vormingen met deelnemers, en scores op vorming. Je hebt toegang tot rapporten.

    Let op: je kun dit recht pas aanvragen als je entiteit is aangesloten op de module Leren.

    Let op: als je geen data moet beheren, maar enkel rapporten moet kunnen zien, dan heb je dit recht niet nodig: als je reeds het recht ‘HR in de entiteit’ hebt, dan heb je automatisch toegang tot de rapporten omtrent Leren.

    Let op: je hebt enkel toegang tot de data van je eigen entiteit volgens de afgebakende security, maar voor wat betreft Vlimpers Talent heb je bij uitzondering een zeer beperkte maar VO-brede toegang tot gebruikersgegevens (naam personeelslid, functietitel, organisatie en leidinggevende).

    Merk op dat een personeelslid zijn/haar afwezigheid om een vorming te volgen aanvraagt in Vlimpers Kern, maar dat hij/zij de eigenlijke vorming volgt via Vlimpers Talent.

    Merk tot slot op dat je geen toegang hebt tot Vlimpers Kern.

    Decentrale Selector

    Dit recht is enkel bedoeld voor decentrale selectoren (selectoren die dus niet bij AgO zitten) die halftijds of meer bezig zijn met selecties binnen hun entiteit. Met dit recht heb je in Vlimpers Kern enkel toegang tot profielbeheer (zogenaamde ‘Persoonsprofielen’: welke opleidingen, competenties, eretekens,… iemand heeft).

    In Vlimpers Talent heb je volledige VO-brede inzage in vacatures (excl. Management-vacatures) en profielbeheer (in de context van Vlimpers Talent zijn dit functiebeschrijvingen). Zo kun je bijvoorbeeld info over sollicitanten beheren, vacatures bewerken en beheren, mails uitsturen, en interviewuitnodigingen en formulieren maken Je hebt toegang tot rapporten.

    Let op: je kan dit recht pas aanvragen als je entiteit is aangesloten op de module Rekrutering

    Let op: als je geen data moet beheren, maar enkel rapporten moet kunnen zien, dan heb je dit recht niet nodig: als je reeds het recht ‘HR in de entiteit’ hebt, dan heb je automatisch toegang tot de rapporten omtrent rekrutering.

    Let op: bij uitzondering heb je voor Vlimpers Talent VO-brede toegang tot de data van het toepassingsgebied ‘Personeelssysteem Vlimpers’.

    Diversiteit PMAH

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor werknemers van de Dienst Diversiteit binnen het Agentschap overheidspersoneel (AGO) binnen de Cel opvolging Personen Met een Handicap. Met dit recht heb je toegang tot de gelijknamige module in Vlimpers Kern. Je hebt geen toegang tot Vlimpers Talent. Je hebt wel toegang tot rapporten.

    Let op: je hebt toegang tot de data binnen het toepassingsgebied ‘Diversiteitsbeleid’.

    Diversiteit Tijdelijke Tewerkstelling Portaal/Shop

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor werknemers van Dienst Diversiteitsbeleid binnen het Agentschap overheidspersoneel (AgO) in de Cel Opvolging Tijdelijke Tewerkstelling. Je hebt geen toegang tot Vlimpers Kern, noch tot Vlimpers Talent. Je hebt wel toegang tot rapporten.

    Let op: je hebt toegang tot de data binnen het toepassingsgebied ‘Diversiteitsbeleid’.

    Doublure Leidinggevende

    Een doublure is iemand die afwezigheidsaanvragen kan indienen voor iemand anders. Als doublure leidinggevende kun je verlof zonder financiële impact indienen voor iemand anders en meteen goedkeuren. Verlof met financiële impact stroomt daarentegen voor goedkeuring door naar een leidinggevende. Naast verlof kun je ook afwezigheid wegens ziekte indienen voor iemand anders. Voor wie je afwezigheden kunt registreren hangt af van hoe ver de ingestelde rechten reiken.

    Doublure Vergoedingen Leidinggevende

    Met dit recht kun je vergoedingen en toelagen (voorbeelden zijn onder andere carpooltoelagen, reiskosten en nachtwerk) indienen voor iemand anders en meteen goedkeuren. Daarnaast kun je ook voor een gegeven werknemer (binnen je afgebakende security) een overzicht raadplegen van zijn/haar ingediende of goedgekeurde vergoedingsaanvragen.

    Doublure Vergoedingen Werknemer

    Met dit recht kun je vergoedingen en toelagen indienen voor iemand anders. In tegenstelling tot het recht ‘Doublure Vergoedingen Leidinggevende’ wordt de aanvraag niet meteen goedgekeurd, maar doorgestuurd naar de leidinggevende voor goedkeuring. Je kunt met dit recht evenmin overzichten raadplegen (wat je met een ‘Doublure Vergoedingen Leidinggevende’ wel kunt).

    Doublure werknemer

    Een doublure is iemand die afwezigheidsaanvragen kan indienen voor iemand anders. Als doublure werknemer kun je verlof met én zonder financiële impact indienen voor iemand anders, waarna de aanvraag voor goedkeuring naar een leidinggevende stroomt. Je kunt, in tegenstelling tot de doublure leidinggevende, geen afwezigheid wegens ziekte indienen voor iemand anders. Voor wie je afwezigheden kunt registreren hangt af van hoe ver de ingestelde rechten reiken.

    Extern jurylid/consultant

    Personeelsleden zonder toegang tot Vlimpers, kunnen met deze rol toegevoegd worden als jurylid binnen een specifieke vacature. Dit jurylid krijg leesrechten op beperkte vacature-informatie (inzage in kandidaten, cv's, processtappen,…) en sollicitanten voor een specifieke vacature. Je hebt geen toegang tot rapporten.

    Opgelet: Enkel de selectieverantwoordelijke van de vacature kan deze rol toekennen.

    FIT_EBN

    Deze rol mag enkel aangevraagd worden voor dossierbehandelaars binnen het beleidsdomein internationaal Vlaanderen. Met dit recht kan je klantendossiers opvolgen, aanvullen, controleren, enzovoort. Je hebt brede toegangen tot Vlimpers, tot rapportering, en tot de vragen die via het Vlimpers-contactformulier gesteld worden, maar enkel voor buitenlandpersoneel met Belgisch contract.

    GDPB Arbeidsveiligheid

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor de preventieadviseurs arbeidsveiligheid van het Team Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming (GDPB) van het Departement Kanselarij en Bestuur. Je hebt in Vlimpers Kern toegang tot de schermen 'arbeidsongevallen' en 'medische onderzoeken'. Je hebt geen toegang tot Vlimpers Talent. Je hebt wel toegang tot rapporten.

    GDPB Ergonomie

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor de werknemers van de Cel Ergonomie van het Team Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming (GDPB) van het Departement Kanselarij en Bestuur. Je hebt in Vlimpers Kern toegang tot de schermen 'medische onderzoeken'. Je hebt geen toegang tot Vlimpers Talent. Je hebt wel toegang tot rapporten.

    GDPB PPW

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor de Preventieadviseurs Psychosociaal Welzijn (PPW) van het Team Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming (GDPB) van het Departement Kanselarij en Bestuur.. Je hebt geen toegang tot Vlimpers Kern, noch tot Vlimpers Talent. Je hebt, op aanvraag, wel toegang tot rapporten.

    Gebouwbeheer

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor de gebouwbeheerders van het Agentschap Facilitair Bedrijf. Het recht geeft beperkte toegang tot rapportering. Je hebt geen toegang tot Vlimpers Kern, noch tot Vlimpers Talent.

    Let op: je hebt toegang tot data van alle Vlimpers-entiteiten binnen de diensten van de Vlaamse oveheid.

    Generiek Beheer BI-BA

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor werknemers binnen de afdeling HR-technologie en Data (HRTD) binnen het Agentschap overheidspersoneel (AgO) die specifiek rond beleidsinformatie werken. Je hebt beperkte toegang tot Vlimpers en tot rapporten.

    Let op: je hebt toegang tot de data van het toepassingsgebied ‘Personeelssysteem Vlimpers’.

    Generiek Beheer BI-BA (Projectwerking/Consultancy)

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor consultants en werknemers die binnen een project werken. Je hebt beperkte toegang tot Vlimpers Kern (afgebakend per project), maar standaard toegang tot de testomgeving. Ook in Vlimpers Talent wordt je toegang per project afgebakend, maar heb je standaard toegang tot de testomgeving.

    Let op: je hebt toegang tot de data van het toepassingsgebied ‘Personeelssysteem Vlimpers’. 

    Generiek Beheer Personeelssysteem

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor medewerkers binnen de afdeling HR-technologie en Data (HRTD) binnen het Agentschap overheidspersoneel (AgO) die werken rond dienstverlening en applicatiebeheer. Met dit recht heb je toegang tot alle schermen in Vlimpers, zowel in lees- als in schrijfrechten. Daarnaast heb je ook toegang tot de weddebudgetrapporteringstool, tot de vragen die via het contactformulier zijn binnengekomen en heb je leesrechten in de rapporteringstool.

    Welke toegang je precies hebt in Vlimpers Talent wordt momenteel nog afgebakend.

    Let op: je hebt toegang tot de data van het toepassingsgebied ‘Personeelssysteem Vlimpers’

    Generiek Beheer Personeelssysteem (externe IT)

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor externe onderaannemers binnen de afdeling HR-technologie en Data (HRTD) binnen het Agentschap overheidspersoneel (AgO) die werken aan de IT-infrastructuur of applicatiebeheer van Vlimpers. Met dit recht heb je volledige toegang (tot en met ontwikkelrechten) tot alle schermen in Vlimpers en tot alle vragen die via het contactformulier zijn binnengekomen.

    Let op: je hebt toegang tot de data van het toepassingsgebied ‘Personeelssysteem Vlimpers’

    Generiek Beheer Rapportering

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor databeheerders binnen de afdeling HR-technologie en Data (HRTD) binnen het Agentschap overheidspersoneel (AgO). Je hebt leesrechten in Vlimpers zelf, maar schrijfrechten (en zelfs ontwikkelrechten) in de rapporteringstool Cognos. Daarnaast heb je ook toegang tot de weddebudgetrapporteringstool en tot de vragen die via het contactformulier zijn binnengekomen. In Vlimpers Talent kan je rapporten bouwen en heb je volledige inzage.

    Let op: je hebt toegang tot de data van het toepassingsgebied ‘Personeelssysteem Vlimpers’. Je toegang tot bedrijfsinformatie is beperkt tot geaggregeerde data.

    HR-Financiële rol

    Met dit recht heb je toegang tot de volgende toepassingen met HR-financiële data:

    • Vlimpers Kern (financiële gegevens)
    • Vlimpers Werkgeversplatform (het communicatiekanaal in Vlimpers waar betaalbestanden en andere documenten uitgewisseld worden)
    • Rapportenshop in Cognos (meer specifiek de map ‘financiële rapporten’)
    • Weddebudgetrapporteringstool (een toepassing waar je personeelsuitgaven kunt opvolgen, budget-prognoses kunt maken, en simulaties kunt runnen om te zien of bijkomende wervingen/bevorderingen mogelijk zijn). De aanrekeningscodes kun je terugvinden in het rapport 'Status aanrekeningscodes' in de rapporteringstool Cognos. (Vlimpers Rapportenshop > 02. Financieel).

    Je hebt inzage in personeelsdossiers van één of meerdere entiteiten op basis van de goedkeuring in het toegangssjabloon. Voor meer informatie hieromtrent, bekijk zeker de presentatie van het HRBP-netwerk van 26 september 2019.

    Let op:

    • Standaard krijg je toegang tot alle vier de vermelde toepassingen.
    • Een HRBP heeft altijd toegang tot alle HR-data, dus ook de financiële gegevens.
    • Je hoeft geen HR-profiel te zijn om dit recht te kunnen krijgen: onder andere boekhouders en begrotingsverantwoordelijken kunnen het recht ook krijgen.
    • Aangezien dit gevoelige data is, moeten we beklemtonen dat de verantwoordelijkheid en de controle bij de entiteit ligt.
    Scope van datarechten

    Financiële schermen Vlimpers 

    (leesrechten)

    Werkgeversplatform

    (leesrechten)

    Financiële rapporten in de rapporteringstool Cognos

    (leesrechten)

    Weddebudgetrapportering

    (schrijfrechten)

    HR-Financiële rol bij een entiteit van de ministeries van de Vlaamse Gemeenschap Enkel eigen entiteit(en)*

    Geen

    (uitgezonderd van DAB Vloot & Loods)

    Enkel eigen entiteit(en)* Enkel eigen entiteit(en)*
    HR-Financiële rol bij een entiteit met eigen rechtspersoonlijkheid, aangesloten op het boekhoudsysteem Orafin Enkel eigen entiteit(en)* Betaalbestanden, RSZ, DMFA en BV van eigen entiteit(en) Enkel eigen entiteit(en)* Enkel eigen entiteit(en)*
    HR-Financiële rol bij een entiteit met een eigen rechtspersoonlijkheid, (nog) niet aangesloten op het boekhoudsysteem Orafin Enkel eigen entiteit(en)* Boekhoudbestand, betaalbestanden, RSZ, DMFA en BV van eigen entiteit(en) Enkel eigen entiteit(en)* Enkel eigen entiteit(en)*
    Personeel van AgO - afdeling HR-technologie en Data Alle entiteiten (schrijfrechten voor team Dienstverlening en Applicaties) Boekhoudbestand, betaalbestanden, RSZ, DMFA en BV van alle Vlimpersentiteiten Alle Vlimpers-entiteiten (schrijfrechten voor team HR-data) Alle Vlimpers-entiteiten
    Personeel van dienst Grootboek (DFB) Alle Orafin-entiteiten Orafinbestanden (boekhouding), betaalbestanden, RSZ, DMFA en BV van Orafin-entiteiten Alle Orafin-entiteiten Alle Orafin-entiteiten

    * Op basis van goedkeuring in het toegangssjabloon.

    HR Gezinsleden

    Dit recht is specifiek gemaakt voor HR-specialisten en HR-Business Partners (HRBP's). Je kan gegevens over gezinsleden van personeelsleden raadplegen, bijvoorbeeld met wie ze getrouwd zijn en hoeveel kinderen ze hebben.

    HR in de entiteit

    Deze rol wordt opgesplitst in 'HR-Business Partner' en 'HR-specialist' vanaf 4 november 2019.

    Deze rol ondersteunt je als HR-Business Partner of HR-specialist bij het uitvoeren van je taken. Je kunt onder andere persoonsgegevens, functiegegevens en vele andere gegevens raadplegen van personeelsdossiers waartoe je gerechtigd bent. Je kunt zelf functiebeschrijvingen aanmaken in Vlimpers en vacature-aanvragen indienen bij het selectiecentrum van AgO. Je kunt met deze rol bepaalde documenten in de digitale personeelsdossiers van de werknemers binnen je entiteit raadplegen (tot maximaal 5 jaar terug).

    In Vlimpers Talent heb je toegang tot:

    • Profielbeheer (bij uitzondering met VO-brede functiebeschrijvingen, maar nooit persoonsgegevens)
    • Geaggregeerde PLOEG status-rapporten
    • Vacature-aanvragen lanceren incl. einduitspraak
    • Opvolging interne dienstaanwijzing vanuit vacature
    • Vacatures en kandidatengegevens
    • Vormingscatalogus
    • Bij uitzondering: VO-brede maar zeer beperkte gebruikersgegevens (naam personeelslid, functietitel, organisatie en leidinggevende) en vormingsgegevens (incl. kandidaten en score op vorming)

    Let op: De uitrol van de Vlimpers Talent-functionaliteiten is pas voorzien op 1 januari 2020.

    Let op: In Vlimpers Kern heb je toegang tot de eigen entiteit en eventueel andere entiteiten indien gerechtigd, maar in Vlimpers Talent heb je enkel datatoegang tot de eigen entiteit. De enige toegestane uitzonderingen hierop zijn profielbeheer (toegang tot VO-brede functiebeschrijvingen) en zeer beperkte gebruikersgegevens (naam personeelslid, functietitel, organisatie en leidinggevende).

    Tot slot heb je ook toegang tot rapporten.

    Meer technische en juridische informatie kan je vinden in het toegangsregister.

    Interne docent

    Met deze rol kun je basisfunctionaliteiten gebruiken voor sessies waarvoor jij bent aangeduid als interne lesgever. Je kunt in Vlimpers Talent onder andere zien wie er zal deelnemen aan de opleiding en de aanwezigheidslijst raadplegen. Merk op dat je enkel toegang hebt tot data van die specifieke vorming binnen de entiteit van toewijzing. Je hebt geen toegang tot Vlimpers Kern. Je hebt evenmin toegang tot rapporten.

    JKC

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor werknemers van het Juridisch Kenniscentrum (JKC). Met dit recht heb je met name toegang tot functiegegevens, persoonsgegevens, lonen, en anciënniteiten. Je hebt geen toegang tot Vlimpers Talent. Je hebt wel toegang tot rapporten.

    Let op: je hebt toegang tot de data van het toepassingsgebied ‘Personeelssysteem Vlimpers’

    Kwaliteitscoaching

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor juridische adviseurs van het Juridisch Kenniscentrum (JKC) en voor teamleiders en coördinerende dossierbehandelaars van het DCPA. Je hebt geen toegang tot Vlimpers Kern, noch tot Vlimpers Talent. Je hebt wel toegang tot de vragen die via het Vlimpers-contactformulier gesteld worden en tot rapportering hieromtrent.

    Let op: je hebt toegang tot data van alle Vlimpers-entiteiten binnen de diensten van de Vlaamse overheid.

    Leidinggevende

    Met dit recht kun je aan de slag in de selfservice voor de manager. Als leidinggevende ben je steeds eerste evaluator van je directe medewerkers. Sommige leidinggevenden zijn daarnaast ook tweede evaluator. Naast evaluaties, vormingsaanvragen beheren (sommige leidinggevenden krijgen ook vormingsaanvragen binnen in Vlimpers Kern) en toegang tot rapporten kun je ook heel wat andere dingen doen en zien, waaronder:

    • Afwezigheden met en/of zonder financiële impact goedkeuren
    • Een teamkalender raadplegen
    • Functie- en persoonsgegevens van je medewerkers zien
    • Bepaalde documenten in de digitale personeelsdossiers van je werknemers raadplegen
    • Een mail ontvangen wanneer de controlearts is langs geweest bij een zieke werknemer die afwezig is

    In de Vlimpers-module Talent kun je:

    • PLOEG-cyclus selfservice manager raadplegen
    • Tussentijdse evaluatie proeftijd opstarten
    • Persoonlijk verbeterplan opstarten
    • Vormingsaanvragen goedkeuren
    • Trainingen toewijzen
    • Leren-cyclus selfservice manager raadplegen (incl. rapporten zonder scores van vormingen)
    • Toegekende vacatures en gerelateerde sollicitantengegevens raadplegen, als je door de selectieverantwoordelijke als 'hiring manager' werd aangeduid.

    Let op: Je kunt enkel gegevens zien van je eigen entiteit/team en de hiërarchische ondergeschikte personeelsleden.

    Tot slot heb je ook toegang tot rapporten.

    Mail Controle Ziekte

    Iemand is ziek en blijft thuis. Het Medisch Controle Orgaan (MCO) kan bij hem/haar langsgaan om te controleren of hij/zij wel degelijk ziek is. Met dit recht krijg je een mail over de controleresultaten. Dit recht mag toegekend worden aan leidinggevenden, back-up leidinggevenden en doublure leidinggevenden.

    Materiaalbeheer (WF)

    Je krijgt een mail wanneer de functiegegevens van een werknemer aangepast worden, bijvoorbeeld wanneer hij/zij wegens gezondheidsredenen langdurig afwezig is, of via horizontale mobiliteit overplaatst wordt. Je weet dan of je al dan niet een logistieke actie moet verrichten (een laptop regelen, bijvoorbeeld).

    Personeelsdienst GO!

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor werknemers van de personeelsdienst binnen het Gemeenschapsonderwijs (GO!). Met dit recht kun je klantendossiers opvolgen, aanvullen, controleren, enzovoort. Je hebt brede toegangen tot Vlimpers, tot rapportering, en tot de vragen die via het Vlimpers-contactformulier gesteld worden, maar enkel voor werknemers van het GO!. Merk op dat enkel HR-profielen toegang hebben tot Vlimpers Talent.

    Personeelslid

    Deze rol geeft je toegang tot de selfservice voor de werknemer. Je kunt bijvoorbeeld verlofaanvragen indienen, vormingsaanvragen indienen, je loonstroken opvragen en je functiegegevens bekijken. Bovendien kun je individuele doelstellingen aanmaken en een zelfevaluatie uitvoeren. Met deze rol kun je als werknemer ook je digitaal personeelsdossier raadplegen, maar let op: sommige documenten zijn enkel zichtbaar voor je leidinggevende of de HR-verantwoordelijke van je entiteit zoals bv. ontslagdocumenten.

    Planner Sport Vlaanderen (PLM)

    Dit recht is enkel bedoeld voor de planners van Sport Vlaanderen. Met dit recht heb je eveneens toegang tot de zogenaamde queryrapporten in Vlimpers Kern (zie ‘Verantwoorder Sport Vlaanderen’), maar ook tot de module Planning & Tijdsregistratie, waar je overzichten van priktijden en maandroosters kan beheren.

    Planning- en Tijdsbeheer

    Planning en Tijdsbeheer omvatten een aantal rechten, waarmee je in Vlimpers Kern en/of de planningstool priktijden kunt opvolgen van personeelsleden, regularisaties kunt doorvoeren en goedkeuren, overzichten van priktijden kan raadplegen, enzovoort. Er bestaan drie basisversies, telkens beschikbaar voor ofwel gewone personeelsleden of leidinggevenden:

    • Lite: deze versie is bedoeld voor, onder andere, Flanders Inverstment & Trade (FIT), IT, Agentschap overheidspersoneel (AGO) en agentschap Informatie Vlaanderen (AIV). Het recht omvat enkel Vlimpers Tijd, en niet de planningsmodule.
    • Mid: deze versie is bedoeld voor Sport Vlaanderen. Het recht is een combinatie van functionaliteiten uit de Lite-versie en de Full-versie.
    • Full: deze versie is bedoeld voor beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin (WVG). Je kan zowel priktijden opvolgen (net zoals in de Lite-versie) als de planning beheren. Bij deze versie horen nog drie bijkomende rechten met specifieke mogelijkheden:
      • Realisaties: met dit recht kun je regularisaties goedkeuren. Je hebt dit recht nodig als je met de Full-versie werkt.
      • Lokale Administratie: dit recht is bedoeld voor personeelsverantwoordelijken van het beleidsdomein WVG die in de lokale administraties van de instellingen werken. Je hebt onder andere toegang tot rapporten in Vlimpers Kern en tot afwijkingen van priktijden.
      • Planning View: dit recht geeft je een leesrecht op de Full-versie. Je kunt er onder andere dienstroosters mee zien.
    Planning- en Tijdsbeheerder Rapporten

    Dit recht is voorlopig enkel bedoeld voor werknemers van het beleidsdomein Welzijn Volksgezondheid en Gezin (WVG). Je hebt toegang tot rapporten omtrent Planning en Tijd. Je hebt geen toegang tot Vlimpers Kern, noch tot Vlimpers Talent.

    Let op: je hebt enkel toegang tot data van de eigen entiteit, en eventueel andere entiteiten indien gerechtigd.

    Prikklokbeheer (WF LK)

    Je krijgt een mail wanneer werktijden (prikklok) van een werknemer goedgekeurd worden of wanneer afwezigheden geregistreerd worden. In dit laatste geval krijg je een korte mail met de melding van de afwezigheid, voor welk personeelslid ze geldt, en de duur van de afwezigheid. Merk op: wanneer je als gewoon personeelslid (geen leidinggevende) de mails wil krijgen in verband met afwezigheden, dan kun je deze rol krijgen, ook al werkt je entiteit niet met een prikklok!

    R&S Management

    Dit recht is enkel toegankelijk voor medewerkers van het Dienstencentrum Talent binnen het Agentschap overheidspersoneel (AgO). Met dit recht heb je in Vlimpers Talent volledige inzage in vacatures, profielbeheer (in de context van Vlimpers Talent zijn dit de functiebeschrijvingen) en rapporten, maar enkel voor management jobs. Je beheert info over sollicitanten, je kan vacatures bewerken en beheren, mails uitsturen, interviewuitnodigingen en formulieren maken. In Vlimpers Kern heb je toegang tot persoonsgegevens, functiegegevens en beslissing evaluatie. Je hebt tot slot ook toegang tot rapporten.

    Let op: je hebt toegang tot de data binnen het toepassingsgebied 'Rekrutering en Selectie'. Meer informatie over dit toepassingsgebied lees je op de webpagina 'Dienstverlening rekrutering en selectie'.

    R&S Re-integratie

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor werknemers van het Dienstencentrum Talent binnen het Agentschap overheidspersoneel (AgO) die werken rond re-integratie (werknemers die na een lange periode van afwezigheid terug aan het werk gaan). Je hebt onder andere toegang tot schermen rond vacaturemarkt, arbeidsregime, arbeidshandicap en outplacement. Bovendien heb je ook toegang tot de vragen die via het Vlimpers-contactformulier gesteld worden. Je hebt echter geen toegang tot rapporten, en ook niet tot Vlimpers Talent.

    Let op: je hebt toegang tot de data binnen het toepassingsgebied 'Rekrutering en Selectie'. Meer informatie over dit toepassingsgebied lees je op de webpagina 'Dienstverlening rekrutering en selectie'.

    Rapportering GO! Lezen

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor werknemers van de Cel Rapportering van het Gemeenschapsonderwijs (GO!). Met dit recht kun je klantendossiers opvolgen, aanvullen, controleren, enzovoort. Je hebt brede toegangen tot Vlimpers, tot rapportering (enkel leesrechten), en tot de vragen die via het Vlimpers-contactformulier gesteld worden, maar enkel voor werknemers van het GO!. Je hebt geen toegang tot Vlimpers Talent.

    Rapportering GO! Schrijven

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor werknemers van de Cel Rapportering van het Gemeenschapsonderwijs (GO!). Met dit recht kun je klantendossiers opvolgen, aanvullen, controleren, enzovoort. Je hebt brede toegangen tot Vlimpers, tot rapportering (leesrechten, schrijfrechten en zelfs ontwikkelrechten), en tot de vragen die via het Vlimpers-contactformulier gesteld worden, maar enkel voor werknemers van het GO!. Je hebt geen toegang tot Vlimpers Talent.

    Rekenhof

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor auditoren van het Rekenhof. Je hebt standaard geen toegang tot Vlimpers Kern, noch tot Vlimpers Talent, noch tot rapporten, tenzij er toegangen in onderlinge toestemming met AGO afgesproken worden.

    Let op: tot welke entiteiten je toegang hebt werd beschreven in de Vlaamse Toezichtscommissie (36/2014) en Rekendecreet artikel 4

    Selecties AgO

    Dit recht is enkel toegankelijk voor medewerkers van het Selectiecentrum binnen AgO. Met dit recht heb je lees- en schrijfrechten op alle vacatures in de module Rekrutering, uitgezonderd vacatures voor top- en middenkader. Je kunt informatie beheren over sollicitanten, vacatures bewerken en beheren, mails uitsturen, interviewuitnodigingen en formulieren maken en je kunt rapporten raadplegen. In Vlimpers Kern heb je toegang tot persoonsgegevens, functiegegevens en beslissing evaluatie.

    Opgelet: Je hebt toegang tot de data binnen het toepassingsgebied 'Rekrutering en Selectie'. Lees meer op de webpagina 'Dienstverlening rekrutering en selectie'.

    Tucht

    Dit recht is specifiek gemaakt voor HR-specialisten en HR-Business Partners. Je hebt toegang tot het scherm ‘disciplinaire acties’ in Vlimpers Kern, maar wel enkel voor de dossiers van de eigen entiteit die je zelf hebt aangemaakt.

    Tweede evaluator

    Standaard ben je tweede evaluator van zodra je leidinggevende bent van een andere leidinggevende. Je kunt dan de directe medewerkers van die andere leidinggevende evalueren. Concreet wil dit zeggen dat je leesrechten hebt op de PLOEG-dossiers van medewerkers die (indirect) aan jou rapporteren. Je kunt opmerkingen toevoegen, documenten ondertekenen als tweede evaluator en zelfs een evaluatie terugzetten bij de eerste evaluator.

    Verantwoorder Sport Vlaanderen (PLM)

    Dit recht is enkel bedoeld voor de verantwoorders van Sport Vlaanderen. Met dit recht heb je toegang tot de zogenaamde queryrapporten in Vlimpers Kern.

    Wegwijs

    Dit recht mag enkel aangevraagd worden voor medewerkers van het Agentschap Informatie Vlaanderen die werken rond Wegwijs. Je hebt toegang tot schermen en rapporten omtrent organisatiestructuren (entiteitentabel, business units, fysische adressen, bomen beheren,…). Je hebt ook toegang tot rapporten.

    Overgangsfase aanvraagprocedure

    De overgangsfase naar een nieuwe aanvraagprocedure loopt tot en met 31 oktober.

    Wat betekent dit voor jou? Hieronder vind je de mogelijkheden en bijhorende acties:

    Ik ben HR-businesspartner en heb eerder al een toegangsfiche ingediend..

    De toegang loopt door en je blijft je (oude) rechten behouden. Je krijgt automatisch toegang tot de tool weddebudgetrapportering op 4 november.

    Ik ben HR-specialist en heb eerder al een toegangsfiche ingediend.

    Vanaf 4 november heb je geen toegang meer tot financiële gegevens in Vlimpers of Cognos.

    Ik ben geen HR-businesspartner en wens toegang tot de nieuwe HR-financiële rol.

    Enkel de HR-businesspartner van je entiteit kan een aanvraag indienen (zie onder). Meer informatie over de HR-financiële rol vind je in het overzicht (zie hoger).

    De financiële rapporten worden vanaf 4 november ter beschikking gesteld in een aparte map in de rapportenshop.

    Ik ben geen HR-businesspartner en heb al toegang tot de applicatie weddebudgetrapportering.

    Ook al heb je via de pilootgroepen al toegang gekregen, de HR-businesspartner van je entiteit moet alsnog een aanvraag indienen (zie onder). Gebeurt dit niet, dan heb je vanaf 4 november geen toegang meer.

    De toegang omvat enkel de dossiers van je eigen entiteit.

    Interesse? Volg dan zeker de opleiding. Contacteer je HR-businesspartner of lees meer op de webpagina ‘Weddebudgetrapportering' hoe je je inschrijft.

    Ik ben geen HR-businesspartner en heb al toegang tot het werkgeversplatform.

    De HR-businesspartner van je entiteit moet alsnog een aanvraag indienen (zie onder). Gebeurt dit niet, dan heb je vanaf 4 november geen toegang meer tot het platform in Vlimpers kern met onder andere betaalbestanden.

    Hoe aanvragen?

    Toegang aanvragen tot Vlimpers of Cognos: procedure voor klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) en niet-klanten.

    Opgelet: tot en met 31 oktober loopt de overgangsfase naar een vernieuwde aanvraagprocedure (zie hoger).

    Contact