chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Toegangsbeheer in Vlimpers en Cognos

    Wil je als teamverantwoordelijke het verlof van je teamlid goedkeuren of ben je als HR-specialist op zoek naar een bepaald rapport in Cognos? Dan kan je toegang aanvragen in Vlimpers en Cognos. Alle relevante informatie vind je op deze webpagina.

    Waarom en hoe?

    Als leidinggevende of HR-medewerker kun je informatie raadplegen en bewerken in het personeelssysteem Vlimpers en de rapporteringstool Cognos. Al naargelang je functie in de organisatie krijg je 1 of meerdere rollen toegekend. Een combinatie van rollen is dus mogelijk.

    In een rol worden rechten op verschillende systeemonderdelen of modules gegroepeerd. Er zijn 2 soorten rechten:

    • leesrechten: om informatie te raadplegen
    • schrijfrechten: om informatie aan te passen of te verwijderen

    De informatie in Vlimpers en Cognos is heel privacygevoelig. Het verlenen van toegang tot deze systemen kan enkel op basis van de juiste rechtsgrond. Voor bepaalde rollen is ook de toestemming van de leidend ambtenaar van het departement of agentschap vereist. Lees meer onder 'Hoe aanvragen?'

    Welke roltypes zijn er in Vlimpers?

    We maken een onderscheid tussen Vlimpers functionele rollen en rollen specifiek voor 1 afdeling of departement/agentschap:

    • Vlimpers functionele rollen komen voor in alle departementen en agentschappen van de Vlaamse OverheidEnkele voorbeelden zijn HR in de entiteit, personeelslid, manager, …
    • Departement- of agentschapsspecifieke rollen kunnen enkel worden toegekend aan personeelsleden van 1 bepaalde afdeling of departement/agentschap, bijvoorbeeld Audit Vlaanderen, Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming, …

    Hieronder vind je een overzicht van de functionele rollen. Entiteitsspecifieke rollen worden vermeld in het Bestand toegangsregister.

    Niet-betalende rollen in Vlimpers

    HR in de entiteit

    Deze rol ondersteunt je als HR-Business Partner of HR-specialist bij het uitvoeren van je taken. Je kunt persoonsgegevens, functiegegevens, loonfiches, fiscale attesten, en dergelijke lezen, maar niet aanpassen. Met andere woorden: met deze rol heb je een leesrecht, maar geen schrijfrecht met uitzondering van het aanmaken en bewerken van functiebeschrijvingen (vanaf 1 april 2019).

    Je kan met deze rol ook vacatures aanvragen naar het selectiecentrum van AgO en opvolgen op je dashboard binnen de module Rekruteren.

    Opgelet: voor deze rol moet je een door je leidend ambtenaar gevalideerde toegangsfiche indienen.

    Personeelslid

    Deze rol geeft je toegang tot de selfservice voor de werknemer. Je kan bijvoorbeeld verlofaanvragen indienen, je loonstroken opvragen, je functiegegevens bekijken en bepaalde gegevens daarin aanpassen.

    Manager

    Met deze rol kan je aan de slag in de selfservice voor de manager. Je kan bijvoorbeeld afwezigheden goed- of afkeuren, een teamkalender raadplegen met de afwezigheden van je team, verjaardagen consulteren, anciënniteit raadplegen, … Naast deze functionele rollen zal je ook mails ontvangen wanneer de controlearts is langs geweest bij werknemers die door ziekte afwezig zijn.

    Superior

    Ook als superior (meestal de manager van managers) krijg je toegang tot de relevante componenten van de selfservice voor de manager.

    Doublure werknemer

    Met deze rol kan je verlofaanvragen indienen voor een ander personeelslid, bijvoorbeeld als deze geen eigen werkcomputer heeft. De aanvraag doorloopt precies hetzelfde proces als je eigen aanvragen. Voor wie je afwezigheden kan aanvragen hangt af van hoe ver de ingestelde rechten reiken (je eigen entiteit, afdeling of team).

    Doublure manager

    Deze rol gebruik je voor het registreren van bijvoorbeeld verlof wegens arbeidsongeval, moederschapsrust en verlof wegens ziekte. Verlof zonder financiële impact keur je als doublure manager meteen goed na het indienen. Verlof met financiële impact stroomt voor goedkeuring door naar de superior. Voor wie je afwezigheden kan registreren hangt af van hoe ver de ingestelde rechten reiken (je eigen entiteit, afdeling of team).

    Back-up van manager/superior

    Met deze rol ontvang je dezelfde aanvragen in je werklijst als de manager. Als jij of de manager een item afhandelt (bijvoorbeeld een verlof van een personeelslid goedkeurt) verdwijnt dit item uit beide werklijsten.

    Vormingscoördinator (wordt uitgefaseerd vanaf april 2019)

    Met deze rol kan je aanvragen voor vormingsverlof behandelen. Je bent de 1e schakel in de goedkeuringsflow, wat betekent dat je je goed- of afkeuring moet geven vooraleer de aanvraag doorstroomt naar de superior van het betrokken personeelslid. Deze rol wordt niet meer gebruikt.

    Beheerder werkgeversplatform

    Het werkgeversplatform is het beveiligde communicatiekanaal in Vlimpers voor alles wat met lonen te maken heeft. Hier worden betaalbestanden, documenten voor fiscale en sociale aangiften en boekhoudbestanden uitgewisseld met entiteiten met een eigen rechtspersoon en partners zoals de Dienst Derdengeschillen of Orafin. Je kan als beheerder de bestanden raadplegen die relevant zijn voor jouw entiteit.

    Opgelet: voor deze rol moet je een door je leidend ambtenaar gevalideerde toegangsfiche indienen.

    Profielbeheer (wordt uitgefaseerd vanaf april 2019)

    Met deze rol beheer je zowel persoonsprofielen (kwalificaties, opleidingen, eretekens) als niet-persoonsprofielen (volledige functiebeschrijvingen).

    Opgelet: de rechten die gekoppeld zijn aan deze rol worden vanaf april 2019 opgenomen in de rol 'HR in de entiteit'.

    Selecties AgO

    Met deze rol heb je lees- en schrijfrechten op alle vacatures in de module Rekruteren, uitgezonderd vacatures voor top en middenkader. Deze rol is enkel toegankelijk voor medewerkers van het Selectiecentrum binnen AgO. Met deze rol beheer je info over sollicitanten, je kan vacatures bewerken en beheren, mails uitsturen, interviewuitnodigingen en formulieren maken en je kan rapporten raadplegen.

    Managementjobs

    Met deze rol heb je lees- en schrijfrechten op alle vacatures voor top en middenkader in de module Rekruteren. Deze rol is enkel toegankelijk voor medewerkers van het team managementjobs binnen AgO.

    Met deze rol beheer je info over sollicitanten, je kan vacatures bewerken en beheren, mails uitsturen, interviewuitnodigingen en formulieren maken en je kan rapporten raadplegen.

    Selecties entiteiten

    Met deze rol heb je lees- en schrijfrechten op alle vacatures in de module Rekruteren, uitgezonderd vacatures voor top en middenkader. Deze rol is enkel toegankelijk voor medewerkers die halftijds of meer bezig zijn met selecties binnen hun entiteit. Deze rechten ontstaan zodra je entiteit aansluit op Vlimpers Talent.

    Met deze rol beheer je info over sollicitanten, je kan vacatures bewerken en beheren, mails uitsturen, interviewuitnodigingen en formulieren maken en je kan rapporten raadplegen.

    Hiring manager

    Deze rol krijg je toegewezen binnen een specifieke vacature door de selectieverantwoordelijke. De hiring manager zal steeds de eerste lijnmanager zijn die deze rol krijgt toebedeeld. Als hiring manager kan je de vacature bekijken. Je kan verder de sollicitanten raadplegen en goedkeuringen geven in het systeem.

    Beoordelaar

    Deze rol krijg je toegewezen binnen een specifieke vacature door de selectieverantwoordelijke. De juryleden in de selectieprocedure zullen steeds beoordelaar zijn. Als beoordelaar kan je de sollicitanten raadplegen en goedkeuringen geven in het systeem.

    Extern jurylid

    Personeelsleden zonder toegang tot Vlimpers, kunnen met deze rol toegevoegd worden als jurylid binnen een specifieke vacature. Dit jurylid krijg leesrechten op beperkte vacature-informatie en sollicitanten voor een specifieke vacature.

    Selfservice e-dossier

    Met deze rol kan je als werknemer je digitaal personeelsdossier raadplegen.

    Opgelet: sommige documenten zijn enkel zichtbaar voor je leidinggevende of de HR-verantwoordelijke van je entiteit. Ontslagdocumenten en documenten over een tucht- of schorsingsprocedure krijg je bijvoorbeeld niet te zien.

    Manager e-dossier

    Met deze rol kan je bepaalde documenten in de digitale personeelsdossiers van je werknemers raadplegen. Dit vanaf het moment dat je hun leidinggevende werd tot maximaal 5 jaar terug.

    HR e-dossier

    Met deze rol kan je bepaalde documenten in de digitale personeelsdossiers van de werknemers binnen je entiteit raadplegen. Dit tot maximaal 5 jaar terug.

    Betalende rollen in Vlimpers

    Selfservice werknemer PLOEG (wordt uitgefaseerd vanaf april 2019)

    Deze rol geeft je als geëvalueerde toegang tot je PLOEG-dossier.

    Selfservice manager PLOEG (wordt uitgefaseerd vanaf april 2019)

    Met deze rol krijg je als evaluator toegang tot alle documenten van de medewerkers die aan jou rapporteren. Als eerste evaluator heb je schrijfrechten in het gehele PLOEG-dossier. Als tweede evaluator heb je leesrechten in het gehele PLOEG-DOSSIER, en schrijfrechten in het opmerkingenveld in de Ondertekeningsstap.

    PLOEG-beheerder (wordt uitgefaseerd vanaf april 2019)

    Opgelet: deze rol is enkel beschikbaar in de oude PLOEG-omgeving (tot 1 mei 2019).

    Als je PLOEG-beheerder bent, kun je profielen van personeelsleden beheren en prestatiedocumenten aanmaken, opstarten, opvolgen, overdragen naar correcte evaluatoren en zelfs annuleren.

    PLOEG-toegang tot evaluatiedocumenten (wordt uitgefaseerd vanaf april 2019)

    Met deze rol heb je toegang tot de inhoud van de ingevulde historische documenten van de geëvalueerde.

    Selfservice werknemer Leren (wordt uitgefaseerd vanaf april 2019)

    Deze rol wordt automatisch toegekend als je entiteit gebruik maakt van de module. Als cursist kan je onder andere het opleidingsaanbod doorzoeken, opleidingen toevoegen aan het persoonlijk leerplan, inschrijven voor activiteiten,…

    Selfservice manager Leren (wordt uitgefaseerd vanaf april 2019)

    Deze rol zorgt ervoor dat je als manager de ontwikkeling van je personeelsleden kan opvolgen en aansturen. Je krijgt bijvoorbeeld een overzicht van de opleidingen die teamleden volgen.

    Leren beheerder (wordt uitgefaseerd vanaf april 2019)

    Als beheerder beheer je de catalogus voor de kerncursusactiviteiten en voer je taken uit voor de cursist, zoals bijvoorbeeld cursisten inschrijven of leerplannen bijhouden.

    Inhoudelijk goedkeurder en budgethouder (wordt uitgefaseerd vanaf april 2019)

    Je wil als werknemer een opleiding volgen en dient dus een aanvraag in in Leren. Die aanvraag komt eerst bij de inhoudelijke goedkeurder terecht (die oordeelt over de inhoud van de opleiding), en na goedkeuring stroomt ze door naar de budgethouder (die oordeelt over de kosten van de opleiding).

    Docent (wordt uitgefaseerd vanaf april 2019)

    Met de rol van docent kan je onder andere aan- en afwezigheden van cursisten registreren, cursisten beoordelen, en activiteitenroosters bekijken. Deze rol wordt echter niet meer gebruikt; de kern van de module Leren verloopt via de inhoudelijke goedkeurders en budgethouders.

    Selfservice werknemer Planning en Tijd

    Met deze rol kan je onder andere je priktijden opvolgen en je maandroosters consulteren.

    Selfservice manager Planning en Tijd

    Met deze rol kan je als manager onder andere de priktijden van je werknemers consulteren, afwijkende priktijden opvragen, of regularisaties valideren.

    Planning beheerder

    Als je beheerder bent voor Planning en Tijd hou je je bezig met hoe mensen werken, kort gezegd. Je staat bijvoorbeeld in voor het koppelen van dagprogramma’s aan werkroosters; het opvolgen van priktijden (stel bijvoorbeeld dat iemand gisteren vergeten is te prikken, dan kan je als beheerder deze vergissing oplossen); het voorzien van welke toelagen een afdeling moet hebben; het opzetten van het systeem voor maaltijdcheques,…

    Cognos

    Cognos is de omgeving waar je rapporten kan opvragen, uitvoeren en schrijven. Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) beheert 3 hoofdmappen. Daarnaast heeft elke gebruiker een eigen map als persoonlijke werkruimte. 

    • Vlimpers rapportenshop: overkoepelende rapporten voor de gehele Vlaamse Overheid.
      • schrijfrechten: enkel AgO-rapporteurs
      • leesrechten: HRBP's, mits de formele goedkeuring van hun leidend ambtenaar (indienen via toegangsfiche, zie ‘Hoe aanvragen’)
    • Beleidsdomeinmappen: specifieke rapporten
      • schrijfrechten: voorbehouden voor de rapporteurs binnen de beleidsdomeinen
    • Mappen voor specifieke doelgroepen: rapporten voor de dagelijkse werking van specifieke doelgroepen (zie detail toegangsregister
      • schrijfrechten: enkel AgO-rapporteurs 
      • leesrechten: enkel de leden van de doelgroepen, mits de formele goedkeuring van hun leidend ambtenaar (indienen via toegangsfiche, zie ‘Hoe aanvragen’).

    Hoe aanvragen?

    Toegang aanvragen tot Vlimpers of Cognos: procedure voor klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) en niet-klanten.

    Contact

    Meer informatie of een vraag?

    Contacteer de afdeling HR- Technologie en Data via het Vlimpers-contactformulier.