Overslaan en naar de inhoud gaan
chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.
    Terug naar alle stappen

    Bestaande personeelsmiddelen in kaart brengen

    Wat wordt er verwacht in deze fase en wat is het resultaat?

    In deze fase wordt een foto gemaakt van de huidige personeelsbezetting.

    Er wordt met andere woorden, per proces, in kaart gebracht hoeveel tijd hier, door welke profielen, aan besteed wordt voor een gegeven referentieperiode.

    Stappenplan

    • 1

      Proceslijst opmaken

      Er wordt een inventaris opgemaakt van (sub)processen en dit voor een vooraf bepaalde referentieperiode.

      Wat is het resultaat?

      Een gevalideerde proceslijst voor de referentieperiode

      Wie betrekken?

      Leidend ambtenaar, afdelingshoofden en operationeel leidinggevenden

    • 2

      Personeelslijst opmaken

      De werknemers die tijdens de referentieperiode werkuren gepresteerd hebben, worden opgelijst. Ook andere personeelsgegevens zoals arbeidsregime, statuut en functiefamilie worden hierin meegenomen.

      Wat is het resultaat?

      Een correcte en volledige personeelslijst die aangeeft hoeveel VTE effectief beschikbaar was tijdens de referentieperiode.

      Wie betrekken?

      Vlimpersverantwoordelijke en leidinggevende

    • 3

      Tijds- en werklastinschatting maken

      De aanwezige VTE uit de referentieperiode wordt toegewezen aan de proceslijst.

      Men geeft met andere woorden aan hoeveel tijd in de referentieperiode besteed werd aan de verschillende processen, subprocessen (eventueel activiteiten) en projecten.

      Wat is het resultaat?

      Er wordt een foto van de referentieperiode bekomen. Er is zicht op de gepresteerde VTE per proces, subproces, activiteit en/of project en dit voor de referentieperiode.

      Wie betrekken?

      Afdelingshoofden, operationeel leidinggevenden (en eventueel medewerkers)

    • 4

      AS IS-analyse uitvoeren

      Analyses uitvoeren op de resultaten van de tijds-en werklastinschatting zodat de meest relevante en opvallende gegevens zichtbaar worden. Dit geeft waardevolle info en inzichten voor het verdere verloop van het project.

      Wat is het resultaat?

      Rapport/verslag/presentatie met belangrijkste resultaten.

      Wie betrekken?

      Rapport wordt toegelicht op directieniveau.

    Sjablonen

    docx

    Deze leidraad bevat richtvragen voor een goed interview. 
    docx - 120.65 KB
    docx

    Normen en definities betreffende VTE.
    docx - 205.4 KB
    xlsx

    Dit is een overzichtslijst met thema’s, hoofdprocessen, productieprocessen en basisprocessen - eventueel zelfs processtappen.
    xlsx - 45.69 KB
    xlsx

    Dit is een invullijst waarin u alle personen die in de referentieperiode gewerkt hebben, oplijst, ook diegenen die ondertussen de organisatie al verlaten hebben (anders zou de personeelsinzet structureel onderschat worden).
    xlsx - 15.46 KB
    xlsx

    Dit is een invuldocument op basis waarvan de tijd van alle medewerkers die in de referentieperiode gewerkt hebben, aan de verschillende processen kan toegewezen worden.
    xlsx - 71.97 KB
    docx

    Sjabloon voor het samenstellen van AS IS resultaten.
    docx - 388.04 KB