chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Opstart

    • 1

      Behoeftebepaling en functiebeschrijving opmaken

      Wie is betrokken bij deze fase?

      • Lijnmanager
      • HRBP/HR-specialist van de entiteit
      • Selector

      Een wervingsprocedure start steeds met een personeelsbehoefte bij een bepaalde dienst. Er wordt iemand gezocht – intern of extern - voor een specifieke taak.

      Cruciaal in deze stap is het opmaken van de functiebeschrijving. Dat gebeurt meestal door de lijnmanager in samenspraak met de HRBP/HR-specialist van de entiteit. Een functiebeschrijving geeft o.a. inzicht in het takenpakket, de vereiste competenties voor de functie, de mate van verantwoordelijkheid en de hiërarchische positie. Je zorgt er met andere woorden voor dat je een goed zicht krijgt op de functie waarnaar je bij de entiteit op zoek bent.

      Gaat het om een bestaande functie en ben je op zoek naar vervanging of een extra persoon, dan kan het handig zijn om bij medewerkers die momenteel de functie bekleden, na te gaan waaruit het huidige takenpakket bestaat. Vervolgens kan je beslissen of er al dan niet taken moeten worden geschrapt of verwijderd uit de (al bestaande) functiebeschrijving.

      Als het gaat om een nieuwe functie, is het verstandig om de functie eerst te situeren in het groter geheel: welke bevoegdheden/verantwoordelijkheden horen bij de functie? Welke taken moeten worden uitgevoerd? Zorg er voor dat je als lijnmanager goed voorbereid bent op de intake met de selector.

      Functiebeschrijvingen worden opgesteld aan de hand van de functiefamilies. Functiefamilies groeperen en beschrijven functies die op vlak van de aard van activiteiten en vereiste competenties gelijkaardig zijn. Ze worden met andere woorden volgens gelijksoortige processen geclusterd (bijvoorbeeld het behandelen van aanvragen van externe klanten, controleren, administratief ondersteunen, operationeel leiding geven, …). Elke familie wordt verder ook opgedeeld in verschillende niveaus. Een niveau groepeert functies van min of meer gelijke zwaarte binnen de familie.

      Op basis van de functiebeschrijving en het personeelsplan, ga je samen met de HRBP of selector van je entiteit vervolgens de gepaste selectieprocedure en verantwoordelijkheden na.

      Voorbehouden betrekkingen

      Wil je kansen geven aan werkzoekenden die het omwille van hun handicap of ziekte moeilijker hebben op de arbeidsmarkt? Het Vlaams Personeelsstatuut bepaalt dat 1% van de betrekkingen bij de Vlaamse overheid kan worden voorbehouden aan bepaalde personen met een handicap of chronische ziekte. Zij zijn dan vrijgesteld van een vergelijkende selectie waarbij ze tegenover kandidaten zonder handicap of chronische ziekte komen te staan. Bovendien tellen nieuwe aanwervingen via voorbehouden betrekkingen niet mee als kop in de besparingsdoelstellingen.

      Lees meer over voorbehouden betrekkingen

      Bij stap 6 vind je sjablonen voor je selectiereglement van de voorbehouden betrekking.

      Toolbox functiefamilies

      Met behulp van de toolbox functiefamilies maak je stap voor stap een functiebeschrijving op, leer je een functie indelen in een functiefamilieniveau en functiefamilies gebruiken als instrument in je P&O-beleid. De toolbox bundelt ook een aantal sjablonen en handleidingen.

    • 2

      Vacature aanmelden bij het herplaatsingsbureau

      Wie is betrokken bij deze fase?

      • Selector
      • Herplaatsingsbureau

      Van zodra de functiebeschrijving voldoende informatie bevat, breng je als selector het herplaatsingsbureau van het Dienstencentrum Talent op de hoogte van de geplande vacature. Personeelsleden in beweging hebben namelijk voorrangsrecht bij vacatures en kunnen worden voorgesteld voor een gesprek met de lijnmanager.

      Binnen 3 werkdagen hoor je of er personeelsleden in beweging in aanmerking komen. Is dit het geval, dan worden de kandidaten binnen de 14 kalenderdagen voorgesteld door middel van een standaard CV of persoonlijk CV en motivatiebrief. Indien er geen personeelsleden in beweging zich kandidaat stellen, wordt de vacature vrijgegeven en kan je meteen overgaan tot de volgende stap.

      De selectie van de voorgestelde personeelsleden in beweging moet afgerond zijn vooraleer de vacature wordt gepubliceerd.

      Tip: ook vacatures met een contract van bepaalde duur mogen aangemeld worden. Deze tijdelijke functies kunnen namelijk worden ingevuld via een ervaringsstage van een personeelslid in beweging. Vaak kan dit kosteloos en blijft de uitsturende entiteit het salaris van het personeelslid betalen. Het tijdelijke karakter van de functies vormt daarbij geen probleem; er wordt dus niet verwacht dat hier een herplaatsing uit voortvloeit.

      Extra informatie herplaatsing

      Lees meer over herplaatsing en de dienstverlening

    • 3

      Bestaande werfreserves controleren

      Wie is betrokken bij deze fase?

      • Selector
      • Het Selectiecentrum

      Hoewel het aanleggen van een wervingsreserve niet verplicht is, moet je bij het invullen van een vacature steeds nagaan of er nog een reserve bestaat voor de vacante functie binnen je entiteit. Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) beheert alle reserves die AgO als verplichte selector opstelde centraal en neemt – in functie van het verlengen van de reserve – contact op met de entiteit als de einddatum van de reserve nadert. Via een mail naar het Selectiecentrum kun je nagaan of er nog een geldige reserve bestaat voor je vacature. Opgelet: niet alle reserves uit het verleden zijn echter gekend door AgO. 

    • 4

      Aanmelden vacature (altijd indien AgO selector is)

      Wie is betrokken bij deze fase?

      • Selector
      • Het Selectiecentrum

      Is AgO verplichte selector van de vacature, dan wordt de vacature aangemeld bij het Selectiecentrum. Zowel voor selecties van top- en middenkader als voor reguliere selecties bezorg je de vacature aanvraag via het nieuwe, digitale formulier in Vlimpers. Voortaan gebeurt de selectie- en sollicitatieprocedure voor een deel van de vacatures binnen de Vlaamse overheid al digitaal.

      De concrete werkwijze vind je in de snelstartkaart ‘Vacature aanvraag’. Bezorg altijd de functiebeschrijving bij je aanvraag.

      Heeft je entiteit geen toegang tot Vlimpers, dan doe je je aanvraag in het Word formulier per mail via selecties@vlaanderen.be.

      Op basis van deze aanvragen kan het Selectiecentrum een eerste inschatting maken van de procedure en een geschikte selectieverantwoordelijke aanduiden. Dit gebeurt wekelijks. Na deze toewijzing wordt contact opgenomen met de entiteit om de opstart van de procedure te bespreken.

      Werd je gecertificeerd door het Selectiecentrum?

      Dan kun je na aanmelding bij het Selectiecentrum bepaalde procedures waarvoor AgO selector is toch zelf opnemen binnen je entiteit of beleidsdomein. Je moet deze procedures wel steeds aanmelden bij AgO. Dat doe je via het digitale formulier in Vlimpers zoals hierboven beschreven staat.

      Er werd een afsprakenkader  opgesteld dat de taakverdeling tussen het Selectiecentrum en de gecertificeerde selectieverantwoordelijke verduidelijkt.

    • 5

      Intake

      Wie is betrokken bij deze fase?

      • Lijnmanager
      • Selector
      • Juryleden

      Na de opmaak van de functiebeschrijving, het aanmelden van de vacature bij het herplaatsingsbureau, het controleren van eventuele werfreserves en de eventuele aanmelding van de vacature bij het Selectiecentrum volgt een eerste gesprek tussen de wervende entiteit en de selector: de intake. In dat gesprek worden afspraken rond de selectiestappen en gewenste rekruteringsacties gemaakt.

      Met behulp van de checklist intake kan je als selector snel en efficiënt nagaan welke essentiële informatie zeker niet mag ontbreken en welke zaken je met de lijnmanager moet bespreken.

      Samenwerking met externe partners

      In de intake zal ook besproken worden of een samenwerking met externe selectiekantoren aangewezen is om bijvoorbeeld de volledige procedure op te nemen of een deel ervan. Het Selectiecentrum sloot een aantal raamcontracten af met externe selectiekantoren.

      Publicatiekanalen kiezen

      Elke vacature wordt bekend gemaakt op de kanalen die daarvoor het meest geschikt zijn. Tijdens de intake bekijk je als selector samen met de wervende entiteit welke kanalen zullen worden ingeschakeld om de vacature bekend te maken. Elke vacature wordt minstens bekend gemaakt op de website van de VDAB en op www.werkenvoorvlaanderen.be. Via de wekelijkse vacaturenieuwsbrief worden de externe vacatures ook bekend gemaakt bij de kansengroepen.

      Daarnaast kan je nog aanvullende kanalen inschakelen zoals bijvoorbeeld de sociale mediakanalen van je entiteit of van de Vlaamse overheid, betalende print- of online kanalen of je vacature verspreiden via hogescholen en universiteiten. De kanalenmatrix van het Selectiecentrum is een handig hulpmiddel en biedt een overzicht van mogelijke kanalen om je vacatures bekend te maken. Tip: vul aan met eigen kanalen en maak een kanalenmatrix voor je entiteit. Via Module Vlimpers Rekrutering kun je makkelijk publiceren op externe jobsites. Bekijk de prijslijst en bespreek met de wervende entiteit welke kanalen mogelijk zijn.

      Heb je bijkomend advies nodig over interessante kanalen voor je functie? Dan kan je terecht bij het Selectiecentrum of Mindshare, het mediabureau van de Vlaamse overheid. Zij kunnen op basis van jouw briefing en beschikbaar budget een mediaplan opmaken (ook voor sociale media). Ook voor de uiteindelijke aankoop van mediaruimte kan je bij Mindshare terecht. 

      Checklist intake

      Met behulp van de intake checklist kan je als selector snel en efficiënt nagaan welke essentiële informatie zeker niet mag ontbreken en welke zaken je met de lijnmanager moet bespreken.
      549.73 KB - Downloaden

      Timing en selectiematrix

      Sjabloon timing en selectiematrix

      Kanalenmatrix

      De kanalenmatrix van het Selectiecentrum is een handig hulpmiddel en biedt een overzicht van mogelijke kanalen om je vacatures bekend te maken. Tip: maak er 1 op maat van jouw entiteit.
      Download

      Bekijk de prijzen van jobcredits waarmee je kunt publiceren op externe kanalen via Vlimpers Module Rekrutering. 

      Multiposter prijslijst credits 2022

      Overzicht hogescholen en universiteiten

      In dit document vind je niet alleen een overzicht van alle hogescholen en universiteiten, maar ook hoe je er een vacature kunt bekend maken. Tip: maak er 1 op maat van jouw entiteit.
      1.69 MB - Downloaden

      Informatie kansengroepen werven

      De Vlaamse overheid profileert zich nadrukkelijk als een werkgever die diversiteit alle kansen geeft. Onze sjablonen vermelden daarom expliciet dat we voorrang geven aan talent boven geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Alle externe vacatures worden via de wekelijkse vacaturenieuwsbrief ook bekend gemaakt bij de kansengroepen. De Dienst Diversiteitsbeleid van het Agentschap Overheidspersoneel kan entiteiten die bewust inzetten op werven van kansengroep ondersteuning bieden.

      Informatie mediabureau Vlaamse overheid

    • 6

      Selectiereglement opmaken

      Wie is betrokken bij deze fase?

      • Selector
      • Lijnmanager
      • Juryleden

      Op basis van de intake kan je als selector vervolgens een gepast selectiereglement (met competentieprofiel en resultaatsgebieden) opmaken, gekoppeld aan de functiefamilies van de Vlaamse overheid. In het selectiereglement wordt onder meer vastgelegd welke de deelnemingsvoorwaarden zijn en welke selectiestappen er in de procedure opgenomen zullen worden. In het VPS vind je terug wat juridisch noodzakelijk is binnen een selectieprocedure van de Vlaamse overheid. De omzendbrief ‘kwaliteitscriteria voor selectoren’ lijst bovendien een aantal kwaliteitscriteria op waaraan selectieprocedures moeten voldoen.

      De lijnmanager en eventueel juryleden keuren vervolgens het selectiereglement goed.

      Sjabloon selectiereglement

      Het Selectiecentrum werkte enkele sjablonen van selectiereglementen uit naargelang de wervingswijze en soort vacature:

      Sjablonen bij voorbehouden betrekkingen

    • 7

      Vacaturebericht opmaken

      Wie is betrokken bij deze fase?

      • Selector
      • Eventueel externe vormgever
      • Eventueel Mindshare
      • Eventueel communicatiedienst

      In een eerdere stap bepaalde je samen met de wervende entiteit en/of Mindshare de kanalen om je vacaturebericht te verspreiden. Voor online vacatureberichten kan je gebruik maken van het sjabloon van het Selectiecentrum om je vacaturebericht op te maken. Vertrek van je selectiereglement en de info die je kreeg in de intake bij het opmaken van je wervend vacaturebericht. Wees kort en bondig en werk waar mogelijk in bullets. Heb voldoende aandacht voor diversiteit en zorg voor een neutraal vacaturebericht. Gebruik zeker ook de tips uit de SEO-opleiding en het zoekwoordenoverzicht. Deze en andere handleidingen hieronder kunnen je op weg zetten. Laat ook je vacaturetekst nalezen door een collega of communicatieprofessional.

      Voorbeeld vacature advertentieOok voor jobadvertenties in print kan je gebruik maken van sjablonen van het Selectiecentrum. Met de sjablonen wil de Vlaamse overheid als één werkgever naar buiten treden, dit met ruimte voor klemtonen van de entiteit. Meer uitleg over de sjablonen kan je vinden in de huisstijlgids van de Vlaamse overheid . De opmaakbestanden kunnen worden opgevraagd via selecties@vlaanderen.be Zorg bij printadvertenties voor een korte, wervende tekst en verwijs voor meer details naar het online vacaturebericht op vlaanderen.be/werken-voor-vlaanderen. De vormgeving kan indien gewenst uitbesteed worden via de raamovereenkomst van het merkbeleid. In het  briefingsjabloon leest u hoe u tewerk gaat.

      Tip: voorzie voldoende tijd voor een printpublicatie.

      Voor een heel aantal online kanalen kun je gebruik maken van de multiposter in Vlimpers Module Rekrutering. De prijslijst van de credits kan je hierboven bij de stap ‘intake’ terugvinden. Een gedetailleerde uitleg over het gebruik van de multiposter kun je terugvinden in Vlimpers Leren bij de Module voor selectieverantwoordelijken.

      Kies je voor andere betalende online of printkanalen, dan moet je mediaruimte reserveren en aankopen via Mindshare. Heb je in een vorige fase nog geen mediaplan aangevraagd, dan kun je dit nu nog doen via Veerle Vandevelde. Mindshare bezorgt je vervolgens een offerte en na je goedkeuring een begroting. Na ondertekening van de begroting ontvang je de inloggegevens (online kanalen) of de technische fiche en verzendnota (bij een printadvertentie).

      Sjabloon vacaturebericht

      Dit sjabloon kan je gebruiken voor je online publicaties. De rubrieken van het sjabloon overlappen met de rubrieken van de online vacaturedatabank op het VDAB-platform en www.werkenvoorvlaanderen.be, waardoor knippen/plakken mogelijk is bij publicatie.

      Gebruik de tips uit de SEO-opleiding en kijk in het zoekwoorden overzicht hoe je jouw functietitel best noemt.

      SEO-opleiding  

      zoekwoorden overzicht

      Handleiding wervende vacatureteksten schrijven

      Informatiefiche - Neutrale vacatureberichten

      Met dit sjabloon kan je The Oval Office (raamovereenkomst merkbeleid) briefen voor de opmaak van een printadvertentie.
      417.62 KB - Downloaden

    • 8

      Sollicitatieformulier opmaken voor CV-screening

      Wie is betrokken bij deze fase?

      • Selector

      Hoewel het Vlaams personeelsstatuut (VPS) niet verplicht om met een standaard sollicitatieformulier te werken, is dit een handig instrument om de vergelijkbaarheid tussen kandidaten te vergroten.

      In het sollicitatieformulier vraag je naar de persoonsgegevens, opleiding en vorming, professionele werkervaring, informaticakennis en motivatie van de kandidaat. Belangrijk is dat je in het sollicitatieformulier alleen relevante informatie opvraagt. Vraag dus niet om informatie waar je niets mee zal doen.

      Op 25 mei 2018 ging de GDPR-wetgeving van kracht en werden de regels op het gebruik van persoonsgegevens strenger. Ook op vlak van rekrutering en selectie moeten we de wetgeving naleven. Kandidaten moeten onder meer weten waarom je hun gegevens vraagt, wat je met die info doet en hoelang je die bijhoudt. Die informatie ontsluit je best in de vorm van een privacyverklaring die je bijvoorbeeld op jouw vacaturewebsite plaatst. Je kan vervolgens in je sollicitatieformulier of in je vacatureteksten een verwijzing naar die verklaring leggen.

       Bekijk de voorbeelden van het Selectiecentrum hieronder.

      Sjablonen

    • 9

      Vacature bekendmaken bij vakbonden

      Wie is betrokken bij deze fase?

      • Selector
      • Vakorganisaties 

      Uiterlijk 5 dagen voor de publicatie van een vacature worden de vakorganisaties geïnformeerd. Bezorg de vakorganisaties het selectiereglement van de procedure en vraag hen binnen 5 werkdagen te reageren. Na de bekendmaking van de vacature breng je de vakbonden ook van elke selectiefase op de hoogte, vb. type proef, datum, locatie en aantal kandidaten. Zij kunnen, indien gewenst, hun wettelijk voorziene rol van waarnemer vervullen in de selectiecommissie. Iedere representatieve vakorganisatie heeft namelijk het recht zich door een afgevaardigde naar keuze te laten vertegenwoordigen in deze commissie. Hoewel deze waarnemer geen rol op zich neemt in het eigenlijke verloop van de selectie en niet mag deelnemen aan de beraadslaging, mag hij wel zijn opmerkingen laten toevoegen aan het selectieverslag.

      Sjabloon mail vakorganisaties kennisgeving selectiereglement

      Dit sjabloon voor kennisgeving vakorganisaties kun je gebruiken om het selectiereglement te bezorgen.