chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Uitzendarbeid

    Wil je tijdelijk iemand aanwerven binnen de Vlaamse overheid? Dan kun je in bepaalde gevallen gebruik maken van uitzendarbeid. Dit is een specifieke regeling. De informatie op deze webpagina is relevant voor de HR-verantwoordelijke of leidinggevende.

    Wat is uitzendarbeid?

    Bij uitzendarbeid wordt een uitzendkracht in dienst genomen door een uitzendbureau met de bedoeling om tewerkgesteld te worden bij een organisatie die nood heeft aan een tijdelijke werkkracht.

    Er zijn bij uitzendarbeid twee werkgevers:

    • Juridische werkgever: het uitzendkantoor is de juridische werkgever en is belast met onder andere de loonadministratie. Het kantoor moet dus door de uitzendkracht verwittigd worden bij ziekte en de organisatie waar de uitzendkracht aan de slag gaat moet zijn/haar prestaties doorgeven aan het uitzendkantoor.
    • Feitelijke werkgever: tijdens de opdracht staat een uitzendkracht onder gezag, leiding en toezicht van de organisatie waar de uitzendkracht aan de slag gaat. Deze geeft instructies over het uit te voeren werk en staat in voor de toepassing van de regels rond arbeidsduur en arbeidsveiligheid. Een uitzendkracht moet zich aan dezelfde regels houden als een vaste werknemer en heeft dezelfde rechten en plichten (o.a. wat betreft het nemen van een pauze, …). De organisatie draagt de verantwoordelijkheid voor het welzijn van de uitzendkracht en voor de acties van de uitzendkracht.

    Rond uitzendarbeid bestaan:

    • sectorale CAO's van het Paritair Comité 322 die van toepassing zijn op de uitzendkracht. Het gaat dan bijvoorbeeld over de eindejaarstoelage, ziekte,...
    • een wettelijk kader uitgewerkt in de uitzendarbeidswet (Wet betreffende de tijdelijke arbeid, de uitzendarbeid en het ter beschikking stellen van werknemers ten behoeve van gebruikers)
    • een decreet dat uitzendarbeid binnen de Vlaamse overheid mogelijk maakt

    Lees meer op de webpagina van Werk België.over uitzendarbeid.

    Voor wie?

    Uitzendarbeid kan gebruikt worden door de volgende diensten van de Vlaamse overheid:

    • departementen
    • intern verzelfstandigde agentschappen
    • publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen met uitzondering van de Vlaamse Vervoersmaatschappij – De Lijn
    • strategische adviesraden
    • met rechtspersoonlijkheid beklede patrimonia
    • de administratieve diensten van de Raad van het Gemeenschapsonderwijs, afgekort als "Raad GO!"
    • de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening, afgekort "De Watergroep"
    • het Vlaams Fonds voor de Letteren
    • de Koninklijke Academie voor Nederlandse Taal- en Letterkunde.

    Wanneer?

    Uitzendarbeid is enkel toegelaten voor bepaalde vormen van tijdelijke arbeid. Het is belangrijk dat steeds één van onderstaande motieven van toepassing is als je een uitzendkracht tewerkstelt. Opgelet: indien er geen wettelijk motief is, ontstaat er automatisch een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur tussen je entiteit en de uitzendkracht.

    • tijdelijke vervanging van een contractueel personeelslid van wie de arbeidsovereenkomst is geschorst
      • Een arbeidsovereenkomst wordt geschorst wanneer de functiehouder tijdelijk, wegens onder andere ziekte of bepaalde vormen van verlof, de functie voor een bepaalde periode niet meer kan uitoefenen. In geval van schorsing van de arbeidsovereenkomst gaat het om voltijdse afwezigheden. In geval van deeltijds werken of een progressieve werkhervatting na een periode van arbeidsongeschiktheid is vervanging door een uitzendkracht niet mogelijk.
      • De voornaamste schorsingsgronden zijn:
        • De periode van jaarlijkse vakantie.
        • De onmogelijkheid voor de werknemer om zijn werk te verrichten ten gevolge van ziekte of ongeval.
        • Zorgkrediet - Enkel een volledige onderbreking van de beroepsactiviteit in het kader van dit regime maakt een schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst uit.
        • Adoptieverlof
        • Moederschapsverlof
        • Pleegzorgverlof
        • Politiek mandaat
        • Onbetaald verlof
        • Thematische verloven: Om het hoofd te kunnen bieden aan bepaalde gebeurtenissen, heeft de werknemer de mogelijkheid om van zijn werk afwezig te blijven. Naar aanleiding hiervan wordt zijn arbeidsovereenkomst geschorst in de gevallen waarin hij opteert voor een vorm van volledige onderbreking van zijn beroepsactiviteit.

    • tijdelijke vervanging van een contractueel personeelslid van wie de arbeidsovereenkomst is beëindigd
    • tijdelijke vervanging van een contractueel personeelslid met deeltijdse loopbaanonderbreking of met vermindering van de arbeidsprestaties in het kader van het zorgkrediet
    • tijdelijke vervanging van een ambtenaar die zijn ambt niet of slechts deeltijds uitoefent
      • De bovenstaande schorsingsgronden zijn ook van toepassing voor de tijdelijke vervanging van een ambtenaar.
      • Daarnaast kunnen ook ambtenaren die verlof voor deeltijdse prestaties genieten of deeltijdse prestaties wegens ziekte verrichten vervangen worden door uitzendkrachten.
      • Een deeltijds afwezige ambtenaar kan slechts worden vervangen ten belope van zijn afwezigheid. Zoals bij vervangingscontracten kunnen bijvoorbeeld twee halftijds afwezige ambtenaren worden vervangen door een voltijdse uitzendkracht.
    • een tijdelijke vermeerdering van werk
      • Dit is een ruim begrip en bevat alles wat de  normale activiteit doet toenemen. Deze vermeerdering van werk kan zowel voorzien (vb. een piekperiode) als onverwacht zijn. Het moet ook geen eenmalige vermeerdering van werk zijn. Een voorbeeld is de invoering van nieuwe regelgeving. 
    • uitvoering van uitzonderlijk werk (zoals bepaald in het KB van 7 december 2018 over uitzonderlijk werk)
    • in het kader van tewerkstellingstrajecten
      • Het gaat hier om uitzendarbeid die wordt verricht door niet werkende werkzoekenden en leefloontrekkers in het kader van een inlooptraject dat is erkend door het gewest waarin de vestiging ligt bij wie de tewerkstelling plaatsvindt. De bedoeling van deze zeer specifieke vorm van uitzendarbeid bestaat erin om personen die moeite hebben om tot de arbeidsmarkt toe te treden via een uitzendbureau aan een volwaardige job te helpen. 
    • voor artistieke prestaties of artistieke werken.

    Het is belangrijk om op voorhand binnen je organisatie te bepalen wanneer uitzendarbeid mogelijk zal zijn. Die bepalingen kunnen bijvoorbeeld in een intern afsprakenkader opgenomen worden. Dit moet ook met de vakorganisaties besproken worden en pas daarna is uitzendarbeid binnen je organisatie mogelijk.

    Kostprijs

    De kostprijs voor uitzendarbeid wordt grotendeels bepaald door de coëfficiënt die het uitzendkantoor aanrekent. Deze coëfficiënt is een percentage van het brutoloon van de functie die je met uitzendarbeid invult. Zo kan een tijdelijke bediende bijvoorbeeld 1,60 (dit is de coëfficiënt) keer het brutoloon kosten. Deze coëfficiënt wordt grotendeels bepaald door het profiel dat je zoekt. Een uitzendkantoor zal meestal een hogere coëfficiënt vragen voor een moeilijker te vinden profiel. In het raamcontract van het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) (zie verder) wordt hier rekening mee gehouden door de opdeling in percelen.

    Er zijn twee soorten coëfficiënten.

    1. Selectiecoëfficiënt: de selectiecoëfficiënt is verschuldigd als het uitzendkantoor zelf een geschikte kandidaat aanbrengt en tewerkstelt op vraag van een klant.
    2. Payrollcoëfficiënt: de payrollcoëfficiënt kan in twee gevallen voorkomen.
      • Het is enerzijds de coëfficiënt die verschuldigd is aan het uitzendkantoor als de organisatie zelf een uitzendkracht voorstelt aan het uitzendkantoor. Het uitzendkantoor heeft in dat geval geen kosten om zelf op zoek te gaan naar een uitzendkracht. Het uitzendkantoor heeft wel administratieve kosten om de uitzendkracht tewerk te stellen. Het is die kost die dan aangerekend wordt.
      • Anderzijds kan na verloop van tijd de selectiecoëfficiënt automatisch de payrollcoëfficiënt worden. Dit na een bepaalde termijn die het uitzendkantoor bepaalt in zijn offerte. Op die manier kan de organisatie de uitzendkracht verder tewerkstellen aan een lagere prijs.

    Bijvoorbeeld: je vraagt aan een uitzendkantoor om een administratief profiel te zoeken voor de functie van dossierbehandelaar. Het uitzendkantoor stelt een geschikte kandidaat voor en je beslist om deze aan de slag te laten gaan als uitzendkracht. In eerste instantie wordt dan bijvoorbeeld een selectiecoëfficiënt van 1,60 keer het brutoloon aangerekend. Als de afgesproken termijn van bijvoorbeeld 8 weken afgelopen is en je stelt nog steeds dezelfde uitzendkracht te werk, dan verandert de selectiecoëfficiënt in de payrollcoëfficiënt. Deze bedraagt dan bijvoorbeeld 1,45 keer het brutoloon.

    Hoelang?

    Je kunt een uitzendkracht in alle gevallen maximaal twaalf maanden tewerkstellen voor hetzelfde motief. Opeenvolgende dagcontracten zijn niet mogelijk! 

    Bijvoorbeeld: je wil een ambtenaar vervangen die gedurende twaalf maanden afwezig is wegens ziekte. Dit kan via uitzendarbeid want je kunt de ambtenaar gedurende maximaal twaalf maanden  vervangen door dezelfde uitzendkracht of meerdere uitzendkrachten. Als de betrokken ambtenaar na twaalf maanden nog steeds ziek is, kun je voor zijn vervanging geen beroep meer doen op de gekozen vorm van uitzendarbeid omdat de maximale duurtijd uitgeput is. In dat geval moet je een andere oplossing zoeken.

    De arbeidsregeling van de uitzendkracht mag de arbeidsregeling van de vaste werknemer niet overschrijden. De arbeidsregeling van de uitzendkracht mag wel lager liggen dan die van de te vervangen werknemer. Een beperkte overlapping in arbeidstijd tussen de werknemer die je vervangt en de uitzendkracht wordt toegestaan om de uitzendkracht toe te laten zich in te werken.

    Bijvoorbeeld Een ambtenaar gaat met voltijds zorgkrediet vanaf 1 december voor een periode van 1 jaar. De uitzendkracht kan zijn opdracht aanvangen op 25 november.

    Rapportering

    Het decreet uitzendarbeid bevat ook een artikel over de verplichte rapportering aan de Vlaamse minister bevoegd voor het algemeen beleid inzake personeel en organisatieontwikkeling.

    Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) bezorgt de gevraagde gegevens gebundeld aan de minister. De verantwoordelijkheid voor het beheer van de data zal door het raamcontract echter bij de uitzendkantoren liggen. AgO bezorgt via haar raamcontract een sjabloon aan de uitzendkantoren waar ze in moeten rapporteren. De diensten van de Vlaamse overheid die beslissen om niet af te nemen van het raamcontract van AgO, zullen zelf verantwoordelijk zijn voor het bezorgen van de data aan AgO in datzelfde sjabloon. (Het sjabloon wordt later ter beschikking gesteld).

    De verplichte rapportering gaat over:

    • per motief het aantal uitzendkrachten en de uren die ze gepresteerd hebben
    • de totale kostprijs van de uitzendkrachten.

    Raamcontract uitzendarbeid

    Het Facilitair Bedrijf zette met het Agentschap Overheidspersoneel het raamcontract uitzendarbeid in de markt. Sinds 19 oktober 2018 is het raamcontract van kracht. Opdrachten worden in eerste instantie steeds opgenomen door Start People. Alvorens je een bestelling kan plaatsen op de raamovereenkomst, dien je als besteller-gebruiker een ingevuld en ondertekend toetredingsformulier te bezorgen aankoopcentrale@vlaanderen.be en selecties@vlaanderen.be met in kopie vlaamseoverheid@startpeople.be

    Lees meer op de webpagina over het raamcontract uitzendarbeid

    Hoe iemand via uitzendarbeid werven?

    Wil je als Vlaamse overheidsdienst iemand via uitzendarbeid werven, dan doorloop je een aantal stappen.

    • 1

      Maak interne afspraken

      De leidend ambtenaar beslist of en onder welke vormen er aan uitzendarbeid gedaan wordt. Dit moet vóór het aanwerven van een uitzendkracht gebeuren. Hij/zij houdt hierbij rekening met het decretale kader en de Uitzendarbeidswet. 

      Daarnaast creëer je als Vlaamse overheidsdienst best een interne procedure om uitzendarbeid aan te vragen, uitzendarbeid budgettair goed te keuren, uitzendkrachten op te volgen, ... Dit kan gelijkaardig verlopen met een aanvraag voor een reguliere selectieprocedure binnen je Vlaamse overheidsdienst.

    • 2

      Maak afspraken met de vakorganisaties

      Elke entiteit bespreekt hoe zij uitzendarbeid wil gebruiken met de representatieve vakorganisaties: voor welke vormen wordt uitzendarbeid toegelaten, op welke manier worden de vakorganisaties op de hoogte gehouden van nieuwe indiensttredingen, … Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door de leidend ambtenaar en de HRBP. Het advies van de representatieve vakorganisaties wordt na het overleg meegenomen en resulteert ook in een verslag. Omdat er geen onderhandelingscomité op het niveau van de diensten van de Vlaamse overheid zelf bestaat, kan dit best besproken worden in een EOC.

      Nadien brengt de leidend ambtenaar of zijn gemachtigde de representatieve vakorganisaties steeds vooraf op de hoogte van de indienstnemingen van een uitzendkracht. Hij/zij bepaalt hiervoor de nadere regels. Dit gaat dan bijvoorbeeld over het moment en de wijze van kennisgeving.

    • 3

      Maak gebruik van het raamcontract

      Het Facilitair Bedrijf heeft met het Agentschap Overheidspersoneel het raamcontract uitzendarbeid in de markt gezet. Hier kunnen bestellingen op geplaatst worden. Voor meer informatie kun je terecht bij het hoofdstuk hierboven. 

    • 4

      Een eerste samenwerking met de uitzendkantoren

      Bij een eerste samenwerking zal het uitzendkantoor contact opnemen met je entiteit om een klantendossier op te maken. Je moet hiervoor een aantal formulieren invullen om basisinformatie te verzamelen over je entiteit en de contactpersonen. Het uitzendkantoor zal ook een aantal praktische afspraken maken. Doe dus tijdig je eerste aanvraag bij het uitzendkantoor via vlaamseoverheid@startpeople.be.

      In 2019 wordt er werk gemaakt van de tool 'Connecting' zodat aanvragen, het doorgeven van prestaties en dergelijke via een uniform platform kunnen gebeuren. 

      Daarnaast wordt er ook gewerkt aan een afsprakenkader met de uitzendkantoren. Dit vind je hier later terug. 

    • 5

      Doe een aanvraag en zoek de geschikte kandidaat

      Aanvraag

      Identificeer de interne nood aan uitzendarbeid in je organisatie en bekijk of deze voldoet aan een van de decretaal bepaalde motieven. Indien je afneemt van het raamcontract uitzendarbeid, schrijf je het uitzendkantoor Start People aan via vlaamseoverheid@startpeople.be. Je bezorgt het kantoor dit ingevuld aanvraagformulier . 

      Het uitzendkantoor zal na je aanvraag een afspraak maken voor een (telefonisch) intakegesprek. Zorg ervoor dat het uitzendkantoor een duidelijk beeld krijgt van de functie aan de hand van de functiebeschrijving en eventueel bijkomende informatie. Het uitzendkantoor heeft naast het aanvraagformulier ook nog nood aan volgende informatie: 

      • het uurrooster met het loon van de uitzendkracht
      • extralegale vergoedingen die van toepassing zijn
      • plaats tewerkstelling indien afwijkingen ten opzichte van de standaardplaats
      • officiële functietitel indien afwijkend ten opzichte van de functietitel in de vacaturepublicatie

      Heb je zelf een geschikte kandidaat? Het uitzendkantoor kan deze persoon dan tewerkstellen. Je doet ook hiervoor een aanvraag met het formulier en het uitzendkantoor zal je contacteren voor verdere afspraken. 

      Werkpostfiche

      Bezorg bij een aanvraag ook steeds zo snel mogelijk de werkpostfiche. Een werkpostfiche is een verplicht document over het welzijn van de uitzendkracht. Dit moet opgemaakt worden door de gebruiker om het uitzendkantoor te informeren over de vereiste beroepskwalificatie en specifieke kenmerken en risico's van de werkpost. Het document moet voor aanvang van het werk worden opgemaakt op basis van de risicoanalyse die is opgesteld met de interne en externe preventiediensten. Voor meer informatie kan je terecht op www.werkpostfiche.be/nl/home. Hier kan je een sjabloon van een werkpostfiche terugvinden. 

      Selectieprocedure

      De selectieprocedure die volgt op de intake is afhankelijk van de wensen van jouw organisatie. De kandidaten kunnen bijvoorbeeld op gesprek komen of het uitzendkantoor kan zelf een keuze maken en de beste kandidaat voorstellen. Indien er verschillende uitzendkrachten op gesprek komen, moet je als leidinggevende of HR-verantwoordelijke steeds kort motiveren waarom een kandidaat al dan niet geschikt is voor de functie.

    • 6

      Sluit de nodige contracten af

      Er zullen voor de tewerkstelling van een uitzendkracht twee contracten opgemaakt worden. Ten eerste is er het commerciële contract tussen de gebruiker en het uitzendkantoor. Hier worden een aantal essentiële afspraken in vastgelegd voor de afgesproken duur van tewerkstelling. Deze duur kan natuurlijk ook onbepaald zijn. De maximale termijn van twaalf maanden moet wel op elk moment gerespecteerd worden.

      Ten tweede wordt er ook een arbeidsovereenkomst opgesteld tussen het uitzendkantoor en de uitzendkracht. Het uitzendkantoor zorgt ervoor dat het contract getekend wordt voor de indiensttreding van de uitzendkracht. De duur van een contract voor een uitzendkracht is telkens maximaal 1 week. De uitzendkracht dient iedere week een nieuw contract te tekenen als de tewerkstelling bij je organisatie verder gaat. Controleer steeds of de uitzendkracht de arbeidsovereenkomst getekend heeft. Indien dit niet of laattijdig het geval is, kan er namelijk een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur ontstaan tussen je entiteit en de uitzendkracht. 

      Je bezorgt het uitzendkantoor alle noodzakelijke gegevens om de contracten correct op te maken. Ter ondersteuning volgt hier nog een checklist van AgO op het moment dat de samenwerking met de concrete uitzendkantoren vastligt via het raamcontract.

    • 7

      Organiseer het onthaal en de tewerkstelling

      Je Vlaamse overheidsdienst stelt een uitzendkracht tewerk volgens één van de decretaal voorziene vormen maar brengt voorafgaand steeds de vakorganisaties op de hoogte van een indiensttreding.

      Ontvang de uitzendkracht zoals iedere startende werknemer en zorg dat hij of zij de nodige informatie krijgt om het werk kwaliteitsvol te kunnen afleveren. Zorg er ook voor dat de uitzendkracht de nodige instrumenten (laptop, badge, …) ter beschikking heeft.

    • 8

      Uitbetaling

      In tegenstelling tot een vaste werknemer, wordt een uitzendkracht wekelijks uitbetaald door het uitzendkantoor. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om de nodige gegevens (prestaties, verlof, …) te bezorgen aan het uitzendkantoor zodat deze uitbetaling tijdig en correct kan gebeuren. Maak hierover vooraf afspraken met het uitzendkantoor.

      Opgelet: presteert je uitzendkracht bijvoorbeeld uitzonderlijk overuren of werkt deze uitzonderlijk in het weekend, geef dit dan zeker tijdig door aan het uitzendkantoor. 

      Bij het tewerkstellen van uitzendkrachten geldt het gelijkeloonprincipe. Dit houdt in dat het loon van de uitzendkracht niet lager mag zijn dan wat hij zou verdiend hebben indien hij onder dezelfde voorwaarden als vast contractueel personeelslid door je entiteit in dienst was genomen. Dat wil evenwel niet noodzakelijk zeggen dat hij evenveel zal verdienen als de persoon die hij vervangt. Het gelijkeloonprincipe omvat alle loonelementen zoals premies, toeslagen, maaltijdcheques, verplaatsingsvergoedingen en voordelen in natura. 

      De berekening van het brutoloon van de uitzendkracht moet via de salarissimulator gebeuren indien je entiteit onder het toepassingsgebied van het Vlaams Personeelsstatuut (VPS) valt. Bij de berekening dien je rekening te houden met de overheidservaring van de uitzendkracht. 

      Het gelijkeloonprincipe uit zich ook in het valideren van anciënniteit in de vorm van overheidservaring. Dit is net als bij vaste personeelsleden verplicht voor entiteiten die onder het VPS vallen. Uitzendkrachten moeten hun ervaring met tewerkstellingsattesten aantonen. Het is je entiteit die het aantal jaren valideert zodat het correcte loon van de uitzendkracht berekend kan worden. Indien je vragen hebt over het valideren van overheidservaring, kan je steeds het Dienstencentrum Personeelsadministratie van AgO contacteren. 

      Privé-ervaring kan enkel meetellen in de anciënniteit indien ze functierelevant is. Het is de lijnmanager die dit beslist. 

      Opgelet: ervaring als uitzendkracht bij een overheid geldt niet als overheidservaring. 

    • 9

      Facturatie door het uitzendkantoor

      Na elke uitbetaling door het uitzendkantoor, volgt er een factuur voor de organisatie. Uitzendarbeid wordt binnen de Vlaamse overheid gefinancierd met werkingsmiddelen. Er bestaan hiervoor twee economische rekeningen in OraFin:

      • 617100 voor alle profielen behalve ICT
      • 617101 voor ICT-profielen

      Je maakt als entiteit best een vast inkoopordernummer (IO-nummer) voor uitzendarbeid zodat het uitzendkantoor steeds foutloos kan factureren. Het IO-nummer kan best doorgegeven worden bij de aanvraag van een uitzendkracht en moet ten laatste doorgegeven worden voor de contractopmaak. 

      Voor de facturatie worden de normale procedures gevolgd die gelden in je organisatie. Maak hierover ook duidelijke afspraken met het uitzendkantoor. E-invoicing is de aangeraden werkwijze.

    Arbeidsongeval

    In het geval van een arbeidsongeval met een uitzendkracht, verwittig je telefonisch zo snel mogelijk het uitzendkantoor om de arbeidsongevallenaangifte in te vullen. Bijhorende documenten en gegevens worden zo snel mogelijk aangeleverd. Je preventiedienst GDPB of IDPBW worden ook steeds op de hoogte gebracht en betrokken in de verdere procedure. Voor meer info kun je de fiche onder ‘veelgestelde vragen’ raadplegen.

    Regelgeving

    Sinds 26 mei 2018 is het decreet uitzendarbeid van kracht.

    Veelgestelde vragen

    Heb je een vraag over uitzendarbeid binnen de Vlaamse overheid? Raadpleeg dan het document Veelgestelde vragen .

    Contact

    Meer informatie of een vraag?

    • Ben je HR-verantwoordelijke of leidinggevende? Stel dan je vraag via het Vlimpers contactformulier met een case aan het specialisme ‘selectieprocedure’.
    • Heb je een algemene vraag over uitzendarbeid binnen de Vlaamse overheid. Mail dan naar selecties@vlaanderen.be.