Alle bestuursdocumenten zijn in principe openbaar, behalve als één of meerdere van de volgende uitzonderingsgronden van toepassing zijn .

Absolute uitzonderingen zijn altijd geldig, bij relatieve uitzonderingen moet u steeds afwegen of het belang van de openbaarmaking niet opweegt tegen het te beschermen belang.

Alle dossiers (inclusief milieuzaken)

U kunt een verzoek om openbaarmaking afwijzen als:

• de aanvraag onredelijk blijkt of te algemeen is en ook blijft na een verzoek tot herformulering door de aanvrager
• de documenten niet af of onvolledig zijn (alleen voor dat deel van het dossier dat nog niet klaar is)

Als de aanvraag te maken heeft met bevoegdheden van de federale overheid, zijn de uitzonderingen van de federale wet op openbaarheid van bestuur van toepassing. Dat is bijvoorbeeld het geval bij het beroepsgeheim van een advocaat of de opsporing/vervolging van strafbare feiten.

Algemene dossiers (geen milieuzaken of emissies)

Absolute uitzonderingen

U moet een openbaarheidsverzoek afwijzen (enkel voor dossiers die niet over milieuzaken of emissies gaan) :

-                     als de openbaarmaking afbreuk doet aan een geheimhoudingsverplichting (in een gemeenschaps- of gewestmaterie) – voorbeeld: meststoffendecreet, decreet wapenhandel;

-                     als de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (tenzij de betrokkene akkoord gaat)

-                     als de openbaarmaking afbreuk doet aan het geheim van de beraadslaging van overheidsdiensten;

-                     als het gaat om documenten die uitsluitend zijn opgesteld voor de strafvordering, de vordering van een administratieve sanctie of de toepassing van een tuchtmaatregel;

-                     als het gaat om documenten met informatie die door een derde vrijwillig werd verstrekt én die zij uitdrukkelijk als vertrouwelijk hebben bestempeld (tenzij de betrokkene akkoord gaat).

Relatieve uitzonderingen

U moet de aanvraag afwijzen als blijkt dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van (enkel van toepassing bij aanvragen die geen betrekking hebben op milieuzaken of emissies):

• een economisch, financieel of commercieel belang van de overheid
• de openbare orde en veiligheid
• het vertrouwelijk karakter van relaties met andere overheden (federaal, internationaal, andere regio's)
• vertrouwelijke commerciële en industriële gegevens, die aan de overheid zijn meegedeeld (tenzij deze derden akkoord zijn met openbaarheid)
• de vertrouwelijkheid binnen de instanties, nodig voor de uitoefening van administratieve handhaving, interne audits of politieke besluitvorming
• de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding (als er een rechtszaak bezig is in deze zaak).

Milieuzaken (geen emissies)

Voor dossiers over milieuzaken gelden alleen relatieve uitzonderingen. U moet de aanvraag enkel afwijzen als blijkt dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen:

• de bescherming van privacy, vertrouwelijkheid en geheimhouding, zoals:
  
  • de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (privacy), tenzij de betrokkene zijn akkoord verleend
  • informatie vrijwillig verstrekt door derden en uitdrukkelijk als vertrouwelijk bestempeld (als deze derden akkoord zijn met openbaarheid mag dit niet ingeroepen worden als uitzondering)
  • het vertrouwelijk karakter van commerciële en industriële informatie (als deze derden akkoord zijn met openbaarheid mag dit niet ingeroepen worden als uitzondering)
  • documenten opgesteld voor strafvorderingen en administratieve sancties
  • documenten opgesteld in tuchtprocedures
  • documenten in een hangend rechtsgeding
  • het geheim van de beraadslagingen van overheidsdiensten
  • het vertrouwelijk karakter van betrekkingen met andere overheden (federaal, andere regio's, internationaal)
  • de vertrouwelijkheid in een interne audit, administratieve handhaving en politieke besluitvorming
• de handhaving van de openbare orde en veiligheid
• de bescherming van het milieu waarop de informatie betrekking heeft.

Emissies

Als het gaat om emissies in het milieu (uitstoot, lozing), is het aantal uitzonderingen beperkt. U moet een aanvraag enkel afwijzen als het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen:

• de vertrouwelijkheid van gerechtelijke documenten:
  
  • documenten rond een strafvordering of administratieve sanctie
  • documenten in een tuchtprocedure
  • documenten die gebruikt worden in een burgerlijk of administratief rechtsgeding dat hangende is
• de openbare orde en veiligheid
• het vertrouwelijke karakter van relaties met andere overheden (federaal, andere regio's, internationaal).

Uitzondering voor een deel van de documenten

Als de documenten deels vallen onder bovenstaande uitzonderingen en deels niet, dan geeft u inzage of afschrift van het deel dat kan openbaar gemaakt worden. U vermeldt waarom maar een deel van de gevraagde documenten openbaar gemaakt wordt.

Documenten met auteursrecht

Als de aanvraag gaat om een bestuursdocument waarin sprake is van auteursrechten:

• dan is inzage altijd mogelijk, zonder beperking
• dan is een afschrift of kopie enkel mogelijk na schriftelijk toestemming van de auteur of rechthebbende.

U wijst in ieder geval op het auteursrechtelijk karakter van het werk.

Deze beperking maakt deel uit van de wetgeving over het auteursrecht (federale materie).

Documenten ouder dan 30 jaar

Als de stukken ouder dan 30 jaar zijn, kunt u de uitzonderingsgronden nog maar beperkt inroepen én moet de aanvrager het belangvereiste ten aanzien van informatie van persoonlijke aard niet meer aantonen.

Met andere woorden: alle archiefdocumenten (inclusief bestuursdocumenten) worden na 30 jaar automatisch openbaar tenzij:

·         de archiefdocumenten bij openbaarmaking afbreuk zouden doen aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer of aan het vertrouwelijke karakter van internationale betrekkingen.

·         de archiefdocumenten informatie bevatten die door een derde werd verstrekt zonder dat hij daartoe verplicht werd en die hij uitdrukkelijk als vertrouwelijk heeft bestempeld, tenzij die persoon met de openbaarmaking instemt.

·         de archiefdocumenten die commerciële en industriële informatie bevatten, wanneer deze informatie beschermd wordt om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren, tenzij degene van wie de informatie afkomstig is met de openbaarheid instemt.

Deze beperking maakt deel uit van het archiefdecreet.

Wetenschappelijke toegang

Wetenschappers kunnen in sommige gevallen een bijzondere toegang krijgen tot bestuursdocumenten die niet of nog niet openbaar zijn.

Meer informatie over de wetenschappelijke toegang tot bestuursdocumenten.