Het gebouw bestaat uit drie kernen. Als je het gebouw binnenkomt vind je aan je linkerkant de C kern, in het midden de B kern en aan je rechterkant de A kern.

• De eerste verdieping is volledig ingericht als vergadercentrum. Het auditorium op het gelijkvloers en de vergaderruimtes op de eerste verdieping zijn publiek toegankelijk. Ze zijn in de eerste plaats bedoeld voor overlegmomenten met externe partners die zich dan niet hoeven aan te melden en in te schrijven. Voor vergaderingen in de kantorenzone (private zone) dienen bezoekers wel ingeschreven te zijn.
• Plan je een vergadering in met enkel medewerkers van de Vlaamse overheid met een badge - en de groep is niet groter dan 12 personen – hou deze dan op de kantoorverdieping van je eigen entiteit. Slechts bij uitzondering kan deze doorgaan op een andere verdieping.
• Is je groep groter dan twaalf personen dan mag je wel uitwijken naar de eerste verdieping.
• Het aantal deelnemers toegelaten in een vergaderruimte, is gebaseerd op criteria als brandveiligheid, toegankelijkheid en verse lucht. Gelieve daarom zeker deze aantallen te respecteren.

Verschillende types ruimtes en hun uitrusting

Er zijn verschillende types vergaderruimtes: een groot auditorium, publieke vergaderzalen, leslokalen, een ontvangstruimte (inclusief de protocollaire ruimte), management offices (voor leidend ambtenaren) en satellietwerkplekken.

• Reserveren kan vanaf een jaar op voorhand.
• Wil je een zaal reserveren in het Hendrik Consciencegebouw, pas dan de regio aan naar ‘Hendrik Conscience’.
• In het zaalreservatiesysteem vind je info over locatie, capaciteit, uitrusting, catering.

Een vergaderzaal reserveren kan op verschillende manieren

• Rechtstreeks in Facilipunt(opent in nieuw venster).
• Via de knop ‘Appointment’ in je Outlookkalender – wanneer je een nieuwe vergadering plant Deze Outlookconnector linkt automatisch door naar Facilipunt. Heb je deze knop niet in Outlook, dan kan je deze eenvoudig installeren via het Software Center op je bureaublad. Of doe een melding in Facilipunt: het team Facilitaire IT-systemen van Het Facilitair Bedrijf helpt je verder.
• Elke vergaderzaal of teamcockpit met een capaciteit vanaf zes personen is voorzien van een roomie aan de ingang. De roomie is een kleine display zoals een tablet. Dit toestel geeft de beschikbaarheid van de zaal weer en is verbonden met het reservatiesysteem.

Na reservatie ontvang je een automatische bevestiging via e-mail. Je kan altijd je reservatie wijzigen en/ of annuleren.

Belangrijk!

• De organisator van de vergadering dient zich bij aanvang aan te melden op de roomie. Dit kan vanaf 5 minuten voor de geboekte aanvangstijd tot 15 minuten na de voorziene starttijd. Gebeurt dit niet, dan wordt de vergaderzaal automatisch vrijgegeven en is ze terug beschikbaar in het reservatiesysteem.
• Loopt de vergadering uit dan kan je via de roomie de reservatie verlengen indien de zaal niet gereserveerd is.
• Vergeet aan het einde van de vergadering niet af te melden. Zo geef je andere collega’s de kans om de vrijgekomen vergaderzaal eventueel vroeger dan voorzien te gebruiken.

Niet te reserveren zalen

• Individuele cockpits
• Intake-cockpits (twee tot drie personen)
• Ontspanningsruimtes
• Koffiehoeken
• Gearceerde zalen in Facilipunt

Wanneer vergaderen

De vergaderinfrastructuur wordt tijdens de kantooruren ter beschikking gesteld. Occasioneel kan een vergaderzaal ’s avonds gereserveerd worden, na overleg met de eventcoördinator. Vraag dit aan via Facilipunt.

• Via Facilipunt kan je catering bestellen voor vergaderingen en events.

• Er zijn automaten met warme dranken en waterkoelers op de vergaderverdieping.

• Aan de extra balie op de eerste verdieping helpen de verdiepingsverantwoordelijken je verder bij vragen rond de vergaderzalen en bijhorende voorzieningen. Je vindt deze balie in de B-toren (middenste toren).
• Je kan bij deze medewerkers terecht voor meer informatie over de zalen, het uitlenen van materiaal, het melden van defecten, technische ondersteuning, vragen over catering of schoonmaak, … .

• Laat de vergaderinfrastructuur netjes achter.
• Is er iets niet in orde? Meld het via Facilipunt(opent in nieuw venster).
• Plaats stoelen en tafels na gebruik terug in de basisopstelling.
• Tassen en glazen kan je achterlaten aan de koffieautomaten, ander afval kan je deponeren in het afvaleiland.