chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vergaderzalen en auditoria

    Dertiende vastgoedforum in VAC Gent

    Ruime keuze aan zalen

    In de kantoorgebouwen van Het Facilitair Bedrijf kan je gebruik maken van gemeenschappelijke:

    • vergaderzalen,
    • leslokalen,
    • auditoria (enkel in Herman Teirlinck, Hendrik Conscience, VAC Gent en VAC Leuven).

    TIP: Voor de zalen in de vergadercentra (de eerste verdieping in het Herman Teirlinck- en Hendrik Consciencegebouw) heb je geen toegangs- of bezoekersbadge nodig. Deze zalen zijn dus uitermate geschikt voor vergaderingen met externe personen. Je kan er ook catering laten leveren.

    Met audio- en videoapparatuur om hybride te werken

    Vele zalen zijn uitgerust met audio- en videoconferencingapparatuur om vlot hybride, met collega's die zich elders bevinden, te werken en te vergaderen: ofwel is die apparatuur reeds ter plaatse aanwezig (vaste toestellen) ofwel reserveer je ze via Facilipunt en breng je ze mee (mobiele toestellen). 

    1. Vaste apparatuur

    Bij de reservatie van je vergaderzaal in Facilipunt kan je nagaan welke apparatuur vast aanwezig is ('Reeds in de zaal' --> 'Selecteer uitrusting').

    De meeste zalen zijn uitgerust met een nieuwe variant van Clickshare die zorgt voor de draadloze verbinding:

    • tussen je laptop en de projector/scherm in de zaal om content te delen en
    • tussen je laptop en de audio-videoconferencingapparatuur in de zaal (camera, luidspreker, microfoon).

    Je hoeft enkel de clickshare button in te steken. Die button herkent automatisch of externe apparatuur gekoppeld is en maakt de verbinding.

    2. Mobiele apparatuur

    Is er in je vergaderzaal geen apparatuur aanwezig voor audio- of videoconferencing, dan kan je een mobiele set reserveren via Facilipunt.

    Er zijn mobiele audioconferencing sets:

    • voor vergaderingen met 4 à 6 personen: 1 draadloze console (micro/luidspreker)
    • voor vergaderingen tot 20 personen (niet in Arenberg): 4 draadloze consoles (micro/luidspreker).

    Mobiele sets voor videoconferencing: basisstation met ingebouwde luidspreker, microfoon en een externe camera die je kan bedienen via de afstandsbediening. Te gebruiken in een zaal tot 16 personen.

    3. Microsoft Surface Hub

    In sommige vergaderzalen staat een Surface Hub, een soort digitale assistent met vele functionaliteiten die je ook perfect kan gebruiken voor een hybride vergadering (via Teams)

    Meer weten over de Microsoft Surface Hub

    Het toestel kan je interpreteren als een stand alone device, waarbij je gebruik kan maken van de ingebouwde camera, luidsprekers en microfoon van het toestel. Je hebt dus zelf geen laptop nodig.

    Belangrijk:

    • je moet de zaal waarin de Surface Hub staat mee uitnodigen in je meeting, dus in je Outlook vergaderverzoek net zoals je andere personen uitnodigt (Bijv. HT_08C.04 staat in de globale adreslijst van Outlook).
    • Het toestel is een pc waar alleen MS Teams op draait: een Zoom of Google-meeting, … lukt dus niet.

    Zalen met audio- en videoconferencing faciliteiten

    Arenberg
    Gebouw Verdieping Zaal Capaciteit Opmerking
    Arenberg Gelijkvloers 0A1 15
    Arenberg Gelijkvloers 0A2 15
    Arenberg 1ste verdieping 1A03 17
    Arenberg 2de verdieping 2C2 18
    Arenberg 4de verdieping 4B01 10
    Arenberg Mezzanine MB1 20
    Conscience
    Gebouw Verdieping Zaal Capaciteit Opmerking
    Conscience Gelijkvloers 0G03 15
    Conscience 1ste verdieping 1A02 10
    Conscience 1ste verdieping 1A04 30
    Conscience 1ste verdieping 1A08 10
    Conscience 1ste verdieping 1AB02 6
    Conscience 1ste verdieping 1B04 15
    Conscience 1ste verdieping 1B05 30
    Conscience 1ste verdieping 1B07 10
    Conscience 1ste verdieping 1B12 10
    Conscience 1ste verdieping 1B14 15
    Conscience 1ste verdieping 1BC01 6
    Conscience 1ste verdieping 1C06 30
    Conscience 1ste verdieping 1C07 15
    Conscience 1ste verdieping 1C09 10
    Conscience 1ste verdieping 1C10 15
    Conscience 1ste verdieping 1C11 30
    Conscience 1ste verdieping 1C12 10
    Conscience 1ste verdieping 1C20 15
    Conscience 1ste verdieping 1C23 10
    Conscience 1ste verdieping 1C24 10
    Conscience 1ste verdieping 1C25 15
    Ellips
    Gebouw Verdieping Zaal Capaciteit Opmerking
    Ellips 2de verdieping 2B.101 12
    Ellips 2de verdieping 2B.102 6
    Ellips 2de verdieping 2B.104 20
    Ellips 2de verdieping 2B.108 20
    Ellips 2de verdieping 2B.109 8
    Ellips 2de verdieping 2B.110 12
    Ellips 2de verdieping 2B.112 20
    Ellips 21ste verdieping
    Ellips 21ste verdieping
    Ellips 21ste verdieping
    Ellips 21ste verdieping
    Ferraris
    Gebouw Verdieping Zaal Capaciteit Opmerking
    Ferraris Gelijkvloers 0G50 40
    Ferraris Gelijkvloers 0G63 8
    Ferraris Gelijkvloers 0G66 7
    Ferraris Gelijkvloers 0G70 20
    Ferraris Gelijkvloers 0G74 10
    Ferraris Gelijkvloers 0G76 16
    Ferraris 1ste verdieping 1P21 20
    Ferraris 1ste verdieping 1P23 10
    Ferraris 2de verdieping 2P21 20
    Ferraris 2de verdieping 2023 10
    Ferraris 2de verdieping 2P24 10
    Ferraris 2de verdieping 2G61 10
    Ferraris 3de verdieping 3P22 10
    Ferraris 3de verdieping 3G66 10
    Ferraris 3de verdieping 3G67 10
    Herman Teirlinck
    Gebouw Verdieping Zaal Capaciteit Opmerking
    Herman Teirlinck 1ste verdieping 1.04 40
    Herman Teirlinck 1ste verdieping 1.16 25
    Herman Teirlinck 1ste verdieping 1.17 25
    Herman Teirlinck 1ste verdieping 1.18 12
    Herman Teirlinck 1ste verdieping 1.19 25
    Herman Teirlinck 1ste verdieping 1.20 12
    Herman Teirlinck 1ste verdieping 1.21 25
    Herman Teirlinck 1ste verdieping 1.22 12
    Herman Teirlinck 1ste verdieping 1.23 12
    Herman Teirlinck 1ste verdieping 1.26 26
    Herman Teirlinck 1ste verdieping 1.47 20
    Herman Teirlinck 1ste verdieping 1.50 20
    Herman Teirlinck 1ste verdieping 1.69 25
    Herman Teirlinck 1ste verdieping 1.70 25
    Herman Teirlinck 1ste verdieping 1.71 25
    Herman Teirlinck 1ste verdieping 1.72 25
    Herman Teirlinck 2de verdieping 2.B.01 8
    Herman Teirlinck 2de verdieping 2.C.01 8
    Herman Teirlinck 3de verdieping 3.A.02 8
    Herman Teirlinck 3de verdieping 3.B.02 8
    Herman Teirlinck 4de verdieping 3.C.02 8
    Herman Teirlinck 4de verdieping 4.A.01 8
    Herman Teirlinck 4de verdieping 4.AB.01 7
    Herman Teirlinck 4de verdieping 4.B.02 8
    Herman Teirlinck 4de verdieping 4.C.05 8
    Herman Teirlinck 5de verdieping 5.A.01 8
    Herman Teirlinck 5de verdieping 5.B.01 8
    Herman Teirlinck 5de verdieping 5.C.04 8
    Herman Teirlinck 6de verdieping 6.C.01 8
    Herman Teirlinck 6de verdieping 6.C.04 8
    Herman Teirlinck 7de verdieping 6.C.01 8
    Herman Teirlinck 7de verdieping 7.C.01 8
    Herman Teirlinck 7de verdieping 7.C.04 8
    Herman Teirlinck 10de verdieping 10.C.02 8
    Herman Teirlinck 11de verdieping 11.C.01 8
    Herman Teirlinck 12de verdieping 12.C.01 8
    VAC Antwerpen
    Gebouw Verdieping Zaal Capaciteit Opmerking
    VAC Antwerpen 2de verdieping 2.04 Horta  14
    VAC Antwerpen 2de verdieping 2.05 Horta  14
    VAC Antwerpen 2de verdieping 2.18 Plantijn 18
    VAC Antwerpen 4de verdieping 4.01 Copacabana 18
    VAC Antwerpen 15de verdieping 15.03 Breugel 6
    VAC Antwerpen 15de verdieping 15.04 Panamarenko 8
    VAC Antwerpen 15deverdieping 15.08 Rembrandt 16
    VAC Antwerpen 16de verdieping 16.05 W. Van De Velde 8
    VAC Brugge
    Gebouw Verdieping Zaal Capaciteit Opmerking
    VAC Brugge Gelijkvloers Falco 16
    VAC Brugge Gelijkvloers Irundo 24
    VAC Brugge Gelijkvloers Quercus 36
    VAC Brugge 2de verdieping Ovis 32
    VAC Brugge 2de verdieping Pavo 12
    VAC Brugge 2de verdieping 2.F.28 - Hadewijch 8
    VAC Brugge 2de verdieping 2.H.23 - Vanessa 8
    VAC Brugge 4de verdieping Zubro 16
    VAC Brugge 4de verdieping Vanellus 16
    VAC Gent
    Gebouw Verdieping Zaal Capaciteit Opmerking
    VAC Gent 4de verdieping Adolphe Quetelet 20
    VAC Gent 4de verdieping Jozef Guislain 30
    VAC Gent 4de verdieping Philippus Lansbergen 20
    VAC Gent 4de verdieping Corneel Heymans 30
    VAC Gent 5de verdieping John Flanders 12
    VAC Gent 8ste verdieping Marthe Boël 12
    VAC Gent 9de verdieping 9.20 12
    VAC Gent 10de verdieping Theo Van Rysselberghe 12
    VAC Gent 11de verdieping Maurice Materlinck 12
    VAC Gent 12de verdieping 12.11 12
    VAC Gent 13de verdieping 13.14 12
    VAC Gent 14de verdieping Louis Minard 12
    VAC Gent 15de verdieping 15.12 12
    VAC Gent 16de verdieping Lieven Bauwens 12
    VAC Gent 17de verdieping 17.15 12
    VAC Gent 18de verdieping 18.15 12
    VAC Gent 20ste verdieping 20.04 8
    VAC Hasselt
    Gebouw Verdieping Zaal Capaciteit Opmerking
    VAC Hasselt Gelijkvloers Herckenrode 24
    VAC Hasselt Gelijkvloers Kuringerzaal  14
    VAC Hasselt Gelijkvloers Maastrichterzaal 12
    VAC Hasselt 1ste verdieping 1.A10 18
    VAC Hasselt 1ste verdieping 1.A11 20
    VAC Hasselt 1ste verdieping 1.A14 12
    VAC Hasselt 1ste verdieping 1.A15 14
    VAC Hasselt 1ste verdieping 1.B10 12
    VAC Hasselt 1ste verdieping 1.B11 12
    VAC Leuven
    Gebouw Verdieping Zaal Capaciteit Opmerking
    VAC Leuven Gelijkvloers Zaal 1 16
    VAC Leuven Gelijkvloers Zaal 2 16
    VAC Leuven Gelijkvloers Zaal 3 16
    VAC Leuven Gelijkvloers

    Zaal 4a

    16
    VAC Leuven Gelijkvloers Zaal 4b 16
    VAC Leuven Gelijkvloers Zaal 5a 20
    VAC Leuven Gelijkvloers Zaal 5b 16

    Waarop je nog kan rekenen​.

    • De hospitalitymedewerkers staan steeds voor je klaar.
    • Alle zalen zijn professioneel uitgerust: aangenaam meubilair, een beamer met clickshare, een whiteboard of smartboard, ... .
    • Het Facilitair Bedrijf zorgt voor de schoonmaak en alle technische ondersteuning.
    • In de buurt van alle vergaderzalen vind je automaten voor warme dranken en water.
    • Je kan ook gebruik maken van andere cateringfaciliteiten.
    • In alle gebouwen zetten we maximaal in op integrale toegankelijkheid en dus ook bij de vergaderzalen en auditoria.
    • Alle zalen zijn uitgerust met een roomie: een display die laat zien welke vergaderzaal nog beschikbaar is en of een vergadering al gestart is. Je kan hem ook gebruiken om snel ter plaatse een zaal te reserveren. De vergadering dient bij aanvang via de roomie bevestigd (anders wordt ze automatisch vrijgegeven). Op het einde dient de vergadering ook afgemeld te worden.

    Openingsuren - beschikbaarheid

    Openingsuren van 8 tot 20u (behalve op wettelijke feestdagen, Vlaamse feestdagen, tijdens het weekend en tussen kerst en nieuw of wanneer het door omstandigheden niet toegelaten is).

    De ondersteuning door hospitalitymedewerkers: tot 17u (of 18u in Herman Teirlinck-, Hendrik Consciencegebouw en VAC Gent).

    Buiten deze openingsuren: aan te vragen via Facilipunt. Het Facilitair Bedrijf bekijkt per aanvraag en dus ook per gebouw of vergaderzaal of dat mogelijk is en maakt voor jou de nodige afspraken. (Let op: hier kan een kost aan verbonden zijn).

    Wil je vergaderzalen of auditoria reserveren voor jouw evenement? Dat kan! Kijk dan eerst even naar het aanbod voor het organiseren van evenementen.

    Specifieke onthaaltaken voor deelnemers aan je vergadering of activiteit (bijvoorbeeld voor het afvinken van deelnemerslijsten of het bezorgen van een naamkaartje), dien je zelf te organiseren.
    De hospitalitymedewerkers van Het Facilitair Bedrijf staan wel in voor algemeen onthaal of het bezorgen van een bezoekersbadge, als dat nodig is.

    Het gebruik van de parking is niet inbegrepen. Informatie over parkeermogelijkheden in de buurt kan je navragen via Facilipunt.

    Wie gebruik kan maken van de zalen

    • Om de druk op de zalen in evenwicht te houden, kunnen enkel entiteiten die gehuisvest zijn in de grote kantoorgebouwen of behoren tot art I.3.1° van het Bestuursdecreet vergaderzalen en auditoria reserveren tot en met 30/01/2022.
    • Entiteiten die gehuisvest zijn in de grote kantoorgebouwen OF behorend tot art I.3.1° van het Bestuursdecreet
    • Andere partners voor vergaderingen met een duidelijke samenwerkingslink(*) met een entiteit van de Vlaamse overheid (zie hoger).
    • Vakorganisaties voor medewerkers van de Vlaamse overheid in het kader van hun activiteiten voor die medewerkers.
    • Provinciebesturen, stads- en gemeentebesturen (mits betaling).
    • Externe partners (mits betaling). 

    (*) Een duidelijke samenwerkingslink betekent dat de vergaderzaal of het auditorium gebruikt wordt voor een activiteit die betrekking heeft op thema's waar de Vlaamse overheid voor bevoegd is en waar een entiteit van de Vlaamse overheid ook actief bij betrokken is.

    Hoe je moet reserveren

    Vergaderzalen en auditoria kun je makkelijk reserveren via Facilipunt. Je ziet er snel welke zalen voor jouw vergadermoment beschikbaar zijn en in welk gebouw. Ook verneem je welke faciliteiten beschikbaar zijn, hoe de zaal is ingericht en voor hoeveel personen ze geschikt is, ... . (Heb je geen toegang tot de toepassing? Bel of mail Facilipunt dan).

    • Reserveren kan vanaf een jaar op voorhand.
    • Wil je catering tijdens jouw vergadering? Reserveer die dan ook in Facilipunt.
    • Heb je nog andere noden, zoals een extra whiteboard, stiften, ...? Meld het vooraf via Facilipunt of loop even langs bij het onthaal van het vergadercentrum of van het gebouw. De hospitalitymedewerkers helpen je zeker verder.
    • Wil je een zaal gebruiken waar nog geen audiovisuele uitrusting voor hybride vergaderingen beschikbaar is? Via Facilipunt kan je ook hiervoor een oplossing reserveren.

    LET OP

    • Vergaderingen buiten de gebruikelijke openingsuren van het kantoorgebouw moeten altijd via het meldingsformulier in Facilipunt worden aangevraagd.
    • Provinciebesturen, stads- en gemeentebesturen en externe partners moeten het gebruik van onze vergaderzalen en auditoria altijd gemotiveerd aanvragen door contact op te nemen via Facilipunt.

    TIP: ben je niet zeker of jouw vergadering kan doorgaan in onze vergaderzalen of auditoria? Vind je geen geschikte zaal? Weet je niet zeker wat je precies moet reserveren? Stel je vraag via het meldingsformulier in Facilipunt of neem contact op. Het Facilitair Bedrijf zoekt samen met jou naar een oplossing.