chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Verhuis

    Vanaf 21 augustus 2017 verhuizen er dagelijks gemiddeld veertig personen naar het Herman Teirlinckgebouw.

    Voorbereiding

    Verhuisverantwoordelijken

    Elke entiteit duidt twee verhuisverantwoordelijken aan:

    • Zij vormen enerzijds het aanspreekpunt voor de verhuiscoördinator van Het Facilitair Bedrijf, Simon Baetens.
    • Anderzijds zijn zij de contactpersoon voor hun eigen collega’s.

    De verhuisverantwoordelijken zijn de hele verhuisperiode van hun entiteit aanwezig: één persoon op de oude en één persoon op de nieuwe locatie.

    Overzicht verhuisverantwoordelijken per entiteit - dit overzicht wordt nog aangevuld.

    Verhuisplanning

    Hier vind je de huidige verhuisplanning. Dit document wordt de komende weken nog verder verfijnd.

    Dropzones

    De verhuisverantwoordelijken ontvingen dropzoneplannen: grondplannen met aanduidingen waar het te verhuizen materiaal gedropt kan worden.

    • Entiteiten kunnen zoveel dropzones gebruiken als ze zelf nodig achten.
    • De dropzones zullen onder andere gebruikt worden om het meubilair dat één op één verhuist, correct te plaatsen.
    • Hoeveel dozen er exact in een dropzone kunnen, hangt af van de inrichting en de beschikbare ruimte ter plaatse. Dit varieert van dropzone tot dropzone.
    • De verhuisfirma zal niet zomaar alles vol zetten om doorgangen te behouden. Er worden maximaal vier dozen op elkaar gestapeld.
    • Als een dropzone vol staat dan zal uitgeweken worden naar een andere nabije dropzone.

    Overzicht dropzones

    Meubels
    • Samen met alle betrokken entiteiten maakte Het Facilitair Bedrijf inrichtingsplannen op: deze beschrijven hoe de verdiepingen er zullen uitzien, met een volledige schikking van welke meubels waar komen te staan.
    • Op basis van deze plannen wordt de gedetailleerde verhuisplanning bepaald. Elke entiteit ontvangt daarna haar exacte verhuisperiode, waarna het in detail kan bekijken hoe het de verhuizing concreet uitvoert – bijvoorbeeld per huidige verdieping of per team of afdeling ….
    • Een verhuisfirma zorgt ervoor dat de meubels op de juist plek terecht komen. Je hoeft hier zelf niks voor te doen.
    • Een deel van de meubels wordt opnieuw gebruikt of refurbished: tafels krijgen bijvoorbeeld een nieuw blad, of poten van bureaustoelen worden opnieuw gelakt. Een deel van de meubels wordt afgevoerd.
    Documenten en archief
    • Elke entiteit maakte inventarissen op en stemde deze af met Het Facilitair Bedrijf. Op basis van de goedgekeurde inventarissen ontving elke entiteit de nodige dozen voor documenten en archief.
    • Elke entiteit vult zelf praktisch in hoe ze de verhuizing voorbereidt.
    • Elke entiteit vult de dozen en schrijft op elke doos de dropzone in het Herman Teirlinckgebouw – zoals aangegeven op de dropzoneplannen. De dozen worden de dag voor de verhuis op de afgesproken locatie in het huidige gebouw klaargezet.
      • Als medewerker sta je in voor het verhuizen van je persoonlijke spullen. Je kan hiervoor een archiefdoos bekomen bij je verhuisverantwoordelijke. Je schrijft op deze doos de dropzone – ga deze na bij je verhuisverantwoordelijke – en plaatst de doos de dag voor de verhuis op de afgesproken locatie in het huidige gebouw.
    • Er werd gekozen voor ECO-(vouw)dozen en bijhorende (vouw)deksels. Deze dozen zijn ideaal voor het verhuizen van documenten in A4-formaat. Ze hebben gebruiksvriendelijke handvaten. Je kan ze zonder knip- of plakwerk gebruiksklaar vouwen en tot tien maal hergebruiken. Daarna kunnen ze worden gerecycleerd. Buitenafmetingen: 49cm BR X 35cm D X 36cm H
    ICT- en kantoormateriaal

    ICT- en kantoormateriaal dient gemarkeerd te worden met een sticker. De stickers worden door Het Facilitair Bedrijf bezorgd aan de verhuisverantwoordelijken van je entiteit, die de stickers aanbrengen. Zij vermelden op deze stickers de dropzone zodat al het ICT- en kantoormateriaal op de juiste plek terecht komt.

    Opruimen overtollig materiaal

    Elke entiteit zorgt op voorhand al voor het opruimen van overtollig materiaal. Als medewerker kan je jezelf zo goed mogelijk voorbereiden door je eigen kasten en gedeeld klassement tijdig op te ruimen.

    • Boudewijn en Phoenix:
      • Hoe computermateriaal en meubels opgeruimd worden, vult elke entiteit zelf in.
      • Er is een drop-off-zone aan de laad- en loskade voor computermateriaal.
        Er kan eventueel gebruik gemaakt worden van de samenwerking van Het Facilitair Bedrijf met ‘Close The Gap’: een internationale non-profit organisatie die ICT-materiaal een nieuw leven schenkt bij scholen, ziekenhuizen, sociale projecten. Entiteiten kunnen deze dienst aanvragen via Facilipunt.
      • Overtollig meubilair mag op de verdiepingen blijven staan, het wordt door de verhuisfirma afgevoerd naar de loods of rechtstreeks verkocht via het veilinghuis.
      • Papiercontainers zijn reeds beschikbaar in de kopieerruimtes. Dit zijn de huidige gele containers voor gewone documenten. Via Facilipunt kunnen blauwe containers aangevraagd worden voor vertrouwelijk papieraanval.
      • Elke entiteit organiseert best zelf een groot ‘trashmoment’ in de periode tot en met juni 2017. Het Facilitair Bedrijf voorziet dan containers aan de laad- en loskade.
        Elke entiteit kan via Facilipunt ook extra containers voor papier, vertrouwelijk papierafval, restafval, ICT-materiaal, ... laten installeren in de kopieerlokalen.
      • In het Boudewijngebouw kan er nog afgevoerd worden:
        • Tot eind juli 2017

        • In september behalve 11, 12 en 25 september 2017

        • Daarna tot 6 oktober 2017

      • In het Phoenixgebouw kan er nog afgevoerd worden tot 20 augustus 2017.
    • Kliniekstraat en Koloniënstraat:
      • Hier moeten de entiteiten volledig zelf de opruiming organiseren.
      • Zorg ervoor dat vanaf één maand voor verhuis plaats is voor verhuiswagens.
      • In de Kliniekstraat kan er nog afgevoerd worden tot 14 december 2017, behalve op volgende data:
        • 11, 12 en 25 september 2017

        • 6 – 9 oktober 2017

        • 23 oktober 2017

        • 13, 17, 30 november 2017

      • In de Koloniënstraat kan er nog afgevoerd worden tot eind december, behalve op volgende data:
        • 11, 12 en 25 september 2017

        • 6 –  9 oktober 2017

        • 23 oktober 2017

        • 13, 17, 21, 22 en 30 november 2017

        • 19 en 20 december 2017

    Dag voor verhuis

    • Verhuist jouw entiteit, dan maak je het meubilair van jouw team leeg en vrij, zodat het vlot verhuisd kan worden.
    • Plan je de volgende dag – de dag wanneer het meubilair verhuisd wordt – thuis te werken of in een satellietkantoor, neem dan zeker je laptop en gsm mee naar huis.

    Verhuis meubels en materiaal

    • Er wordt entiteit per entiteit verhuisd. Verdiepingen worden aanéénsluitend ingericht, zone per zone.
    • Verhuist jouw zone, dan werk je deze dag thuis, in een satellietkantoor of elders in je oude gebouw. Door in groepen van ongeveer veertig personen te verhuizen, wordt de hinder op het werk beperkt en hoeft iedereen maar één dag te telewerken. Enkel de verhuisverantwoordelijken van je entiteit zijn deze dag aanwezig.
    • Mogelijk kan je de eerste dagen na inhuizing nog niet in je definitieve zone terecht.

      Er kan namelijk niet altijd gegarandeerd worden dat de bureaus op de vertreklocatie voor dezelfde medewerkers zijn in het Herman Teirlinckgebouw. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat in het Boudewijngebouw bureaus van 5C verhuisd worden naar een zone in het Herman Teirlinckgebouw bestemd voor collega's van 5A. De verhuisde medewerkers kunnen dan altijd op hun verdieping aan het werk, maar mogelijk nog niet in hun definitieve zone.

    • Een verhuisfirma verhuist meubilair, archief, documenten, ICT-materiaal, enzovoort.
    • Elke entiteit mag maximum 10m³ afval achterlaten – uitgezonderd meubilair.
    • Per dag verhuizen de werkplekken van een dertigtal personen. Hieronder wordt verstaan:
      • 30 bureaus
      • 30 hoge rolluikkasten
      • 30 bureaustoelen
      • 30 ICT-schermen, toetsenborden en dockingstations
      • Kantoormateriaal voor 30 personen
      • 90 verhuisdozen

    Dit is een gemiddelde. Naargelang het aantal meubelstukken dat één op één verhuisd wordt, gedemonteerd dient te worden, de hoeveelheid ICT-materiaal … kan dit natuurlijk verschillen.

    Tijdens de verhuizing van een entiteit worden geen rustdagen ingelast, er wordt dan elke dag verhuisd. Indien het lukt om een bepaalde entiteit sneller te verhuizen dan wordt de vooropgestelde verhuisplanning behouden: er wordt niet vroeger gestart met het verhuizen van de volgende entiteit.

    Verhuis personeel

    De dag na het verhuis van jouw werkplek, kan ook jij in het nieuwe gebouw trekken. Wanneer je naar je nieuwe plekje verhuist in het Herman Teirlinckgebouw, word je verwelkomd door Het Facilitair Bedrijf. Je krijgt de nodige informatie over het nieuwe gebouw, de faciliteiten, de ICT-voorzieningen, … .

    Verhuis poolwagens

    Alle poolwagens zijn verhuisd naar het Herman Teirlinckgebouw.

    Verhuis Cambio kaarten + blue-bike kaarten

    Alle Cambio en Blue-bikekaarten liggen nu ter beschikking in het Herman Teirlinckgebouw

    Waarom verhuizen we?

    De huurcontracten van het Boudewijn- en het Phoenixgebouw lopen af in 2017. Verder huren en renoveren is altijd mogelijk, maar dat brengt ook kosten met zich mee. En grondige renovaties om de afgeleefde gebouwen weer modern te maken, hebben tijdelijke onbeschikbaarheid en verhuizingen tot gevolg.

    In de plaats daarvan kunnen we nu verhuizen naar een nieuw, goedkoper gebouw. De huurprijs van het Herman Teirlinckgebouw bedraagt 8,8 miljoen euro per jaar. Dit is minder dan de huidige huurprijs voor het Boudewijngebouw en het Phoenixgebouw samen (resp. 8,3 en 4,2 miljoen). Daarnaast biedt het bundelen van Vlaamse-overheidsdiensten in het nieuwe kantoorpand verschillende synergie-, schaal- en kwaliteitsvoordelen - bijvoorbeeld op vlak van catering, schoonmaak, beheer en onderhoud.

    Het nieuwe gebouw biedt plaats aan meer ambtenaren. De klassieke bureaus van twintig jaar geleden ruimden plaats voor een flexibele werkomgeving met moderne technologie, ingericht volgens de principes van Het Nieuwe Werken.

    Wie verhuist naar waar?

    Het nieuwe gebouw biedt plaats aan ongeveer 2.600 personeelsleden.

    • Alle werknemers van het Boudewijngebouw verhuizen sowieso.
    • Uit het Phoenixgebouw verhuizen ook alle personeelsleden (maar de personeelsleden van Departement Financiën en Begroting verhuizen naar het Ellipsgebouw en die van Departement Ruimte Vlaanderen naar het Ferrarisgebouw).
    • Daarnaast verhuizen ook het Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek en de Minaraad vanuit de Kliniekstraat.
    • De Vlaamse Maatschappij Sociaal Wonen vertrekt vanuit de Koloniënstraat naar het nieuwe gebouw.

    Hierbij een overzicht van de verhuizende entiteiten en hun nieuwe stek in het Herman Teirlinckgebouw.

    Bestemming Entiteit Huidige locatie
    +0 Central support area: ondersteunende functies zoals restaurant, vergaderzalen, ...
    +1 Central support area
    +2 Agentschap Overheidspersoneel (AgO) BOU

    +3a

    +3b

    +3

    +3

    Departement Kanselarij en Bestuur (DKB)

    Agentschap Onroerend Erfgoed (OE)

    Bib

    Satellietkantoren    

    BOU

    PHOE

     

     

    +4a

    +4b

    Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) 

    Het Facilitair Bedrijf (HFB)

    BOU

    BOU

    +5a

    +5b

    Vlaamse Maatschappij Sociaal Wonen (VMSW)

    Agentschap Wonen Vlaanderen (WV)

    KOL

    PHOE

    +6 Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek KLI
    +7 Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek KLI
    +8 Buffer: deze verdieping is nog vrij, er wordt bekeken welke entiteit hier eventueel gehuisvest kan worden
    +9

    Minaraad

    Strategische adviesraad ruimtelijke ordening - onroerend erfgoed (SARO)

    Agentschap Natuur en Bos (ANB)

    KLI

    PHOE

    FER

    +10 Agentschap Natuur en Bos (ANB) FER
    +11 Agentschap Informatie Vlaanderen (AIV) BOU

    +12

    +13

    Departement Buitenlandse Zaken (DBUZA) BOU
    +13

    Projectlokalen

    Audit Vlaanderen (AUD)

     

    BOU

    Blijven de telefoonnummers behouden?

    Ja, alle bestaande telefoonnummers blijven behouden.