chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Verwijzen naar de regelgeving in brieven en mails

    Veel overheidsbrieven bevatten verwijzingen naar de regelgeving. Zulke verwijzingen komen al snel bedreigend over. Burgers hebben er vaak ook weinig boodschap aan. Ga daarom spaarzaam en doordacht om met verwijzingen naar de regelgeving. Hieronder vind je enkele belangrijke aandachtspunten.

    Wanneer moet je verwijzen naar de regelgeving?

    Vaak ben je wettelijk verplicht om te verwijzen naar de toepasselijke regelgeving. Dat is in de eerste plaats het geval als je iemand op de hoogte brengt van een beslissing die een bestuurshandeling uitmaakt. Een bestuurshandeling is een ‘eenzijdige rechtshandeling met individuele strekking die uitgaat van een bestuur en die beoogt rechtsgevolgen te hebben voor een of meer bestuurden of voor een ander bestuur’ (artikel 1 van de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen). Voorbeelden zijn het uitreiken of weigeren van een omgevingsvergunning, een onteigening, het opleggen van een administratieve geldboete.

    Bestuurshandelingen moet je uitdrukkelijk motiveren. Dat betekent dat je de juridische en feitelijke overwegingen moet vermelden die aan de beslissing ten grondslag liggen (artikel 2 en 3 van de wet van 29 juli 1991). De juridische overwegingen zijn bijvoorbeeld de bepalingen uit een wet, decreet of besluit die van toepassing zijn op de zaak waarover het gaat. Als je bijvoorbeeld iemand een administratieve geldboete oplegt, moet je verwijzen naar de feiten die vastgesteld zijn en naar de bepaling die daardoor is overtreden. Het doel van die motiveringsplicht is dat de persoon in kwestie weet waarom de beslissing is genomen, zodat hij zich met kennis van zaken kan verdedigen als hij het er niet mee eens is.

    Soms is een verwijzing naar de regelgeving niet verplicht, maar is ze om een of andere reden toch nuttig. Ga bij twijfel te rade bij een jurist. Die kan het best inschatten of een verwijzing vanuit juridisch oogpunt nut heeft.

    Hoe formuleer je de verwijzingen?

    Gebruik in verwijzingen naar regelgeving geen afkortingen zoals MB of BVR. De meeste mensen zijn niet vertrouwd met die afkortingen. Schrijf in de datum van de regelgevende tekst de maand voluit. Vermeld de eerste keer het volledige opschrift van de regelgevende tekst. Zo kunnen lezers de tekst gemakkelijker opzoeken. In de rest van de tekst kun je een kortere schrijfwijze gebruiken. Vermeld die kortere naam tussen haakjes bij het volledige opschrift.

    liever niet maar wel
    art. 12 van het BVR van 7/12/2018 artikel 12 van het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2018 houdende uitvoering van de wet van 30 april 1999 betreffende de tewerkstelling van buitenlandse werknemers (hierna: besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2018)

    Let ook op de juiste schrijfwijze van het opschrift van regelgevende teksten. In principe schrijf je alle woorden in een opschrift klein, behalve eigennamen: het decreet houdende algemene bepalingen betreffende het energiebeleid. Een uitzondering daarop zijn wetboeken. In de namen van wetboeken schrijf je alle zelfstandige en bijvoeglijke naamwoorden met een hoofdletter: de Vlaamse Codex Fiscaliteit. Ook citeeropschriften schrijf je met een hoofdletter: het Energiebesluit, het Cultureelerfgoeddecreet. In sommige gevallen wordt daarvan afgeweken. Raadpleeg de regelgevende tekst zelf voor de officiële schrijfwijze van het citeeropschrift.

    Waar plaats je de verwijzingen?

    Zet verwijzingen naar regelgeving niet vooraan of in het midden van de zin. Anders krijg je erg complexe, moeilijk leesbare zinnen. Zet verwijzingen naar regelgeving liever achteraan in de zin, tussen haakjes. Zo rem je de lezer minder af tijdens het lezen.

    liever niet maar wel
    Overeenkomstig artikel 3.18.0.0.1 van de Vlaamse Codex Fiscaliteit (VCF) kan het bevoegde personeelslid een geldboete opleggen voor iedere overtreding van de bepalingen van deze codex en de besluiten die genomen zijn ter uitvoering ervan. Het bevoegde personeelslid kan een geldboete opleggen voor iedere overtreding van de bepalingen van de Vlaamse Codex Fiscaliteit (VCF) en de besluiten die genomen zijn ter uitvoering ervan (artikel 3.18.0.0.1 VCF).
    U kunt, met toepassing van artikel 30 en 31 van de wet van 28 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie, administratieve en strafrechtelijke sancties oplopen als u onvolledige of onjuiste verklaringen aflegt die het bedrag van het leefloon beïnvloeden of als u bestaansmiddelen niet aangeeft. U kunt administratieve en strafrechtelijke sancties oplopen als u onvolledige of onjuiste verklaringen aflegt die het bedrag van het leefloon beïnvloeden of als u bestaansmiddelen niet aangeeft (artikel 30 en 31 van de wet van 28 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie).

    In een brief met veel juridische verwijzingen kun je alle verwijzingen onderaan bundelen onder een kopje, bijvoorbeeld ‘Juridische basis’. Eventueel kun je ook kort aangeven waar de verschillende bepalingen over gaan. Het voordeel van die aanpak is dat lezers de andere delen van de brief vlotter kunnen lezen, zonder dat ze voortdurend om de oren geslagen worden met juridische verwijzingen. Als ze niet geïnteresseerd zijn in de juridische basis, kunnen ze dat onderdeel ook gemakkelijk overslaan.

    Bijvoorbeeld:

    Juridische basis

    Deze beslissing is gebaseerd op de volgende bepalingen:

    • artikel 473 van het Wetboek van Inkomstenbelastingen (WIB): dit artikel bepaalt dat iedereen die eigenaar, vruchtgebruiker, opstalhouder of erfpachter is, onder andere de ingebruikname van een onroerend goed of de beëindiging van verbouwingswerken moet melden;
    • artikel 3.18.0.0.1 van de Vlaamse Codex Fiscaliteit (VCF): dit artikel bepaalt dat de Vlaamse Belastingdienst een geldboete kan opleggen voor iedere overtreding van de fiscale wetgeving.

    Mag je artikelen uit de regelgeving citeren?

    Overheidsbrieven bevatten geregeld letterlijke citaten uit de regelgeving. Voor heel wat mensen zijn die storend, omdat wetsartikelen veel juridische termen en formuleringen bevatten. Denk dus twee keer na voor je een citaat uit de regelgeving opneemt. Meestal is het voldoende om de informatie uit de regelgeving zo helder mogelijk te formuleren en daarna een verwijzing toe te voegen.

    In de onderstaande brief is het bijvoorbeeld helemaal niet nodig om het wetsartikel te citeren. Het citaat maakt de motivering niet duidelijker, integendeel. Het geciteerde artikel is vrij ingewikkeld geformuleerd en niet alle bepalingen ervan zijn van toepassing op de zaak in kwestie. De lezer moet tussen de regels door lezen om te weten welke bepaling hij niet heeft nageleefd.

    liever niet maar wel

    Op 30 april 2019 hebt u beroep aangetekend tegen de intrekking van de arbeidsvergunning en de arbeidskaart B van Jan Peeters.

    Artikel 10 van de wet van 30 april 1999 bepaalt: “Het beroep wordt ingesteld bij ter post aangetekende brief binnen een maand na kennisgeving van de aangetekende brief waarbij de beslissing tot weigering of intrekking wordt betekend.
    Het moet gemotiveerd zijn en opgesteld in één van de drie landstalen.
    De voorschriften uit de voorgaande leden zijn voorzien op straffe van nietigheid.”

    De beslissing werd op 13 februari 2019 betekend aan de werkgever en het ingestelde beroep dateert van 30 april 2019.

    Artikel 10 van de wet van 30 april 1999 bepaalt zeer duidelijk dat deze voorschriften voorzien zijn op straffe van nietigheid.

    Aangezien niet werd voldaan aan deze voorwaarde, wordt uw beroep nietig verklaard.

    Op 30 april 2019 hebt u beroep aangetekend tegen de intrekking van de arbeidsvergunning en de arbeidskaart B van Jan Peeters.

    Beslissing
    Het beroep is niet geldig omdat u het te laat hebt ingediend. Er wordt dus geen verder gevolg aan gegeven.

    Motivering
    Een beroep tegen een beslissing om een arbeidsvergunning en arbeidskaart in te trekken moet worden ingesteld binnen een maand na de kennisgeving ervan. De beslissing werd op 13 februari 2019 betekend. U had dus uiterlijk op 13 maart beroep moeten aantekenen. Omdat het beroep pas op 30 april 2019 is ingediend, is het nietig.

    Juridische basis
    Deze beslissing is gebaseerd op artikel 10, eerste en derde lid, van de wet van 30 april 1999 betreffende de tewerkstelling van buitenlandse werknemers.

    Je kunt de lezer ook doorverwijzen naar de website codex.vlaanderen.be. In mails kun je links opnemen naar de bepalingen zelf. Zo kan de lezer de bepalingen gemakkelijk terugvinden.

    Bijvoorbeeld:
    Deze beslissing is gebaseerd op artikel 12 van het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2018 houdende uitvoering van de wet van 30 april 1999 betreffende de tewerkstelling van buitenlandse werknemers (hierna: besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2018).

    Meer weten?

    • Ann Coolsaet en Ingrid Opdebeek, Formele motivering van bestuurshandelingen, die Keure, 2013.
    • Wouter De Koning, Check je juridische tekst, Sdu Uitgevers, 2010.
    • Interuniversitaire Commissie Juridische Verwijzingen en Afkortingen, Juridische verwijzingen en afkortingen, Wolters Kluwer, 2015.