Gedaan met laden. U bevindt zich op: Buitenlandse dienstreizen Dienstreizen

Buitenlandse dienstreizen

Maak je voor het werk een verplaatsing naar het buitenland? Dan kun je binnen de diensten van de Vlaamse overheid voor sommige kosten een terugbetaling krijgen. Op deze webpagina vind je een overzicht.

Voor wie?

  • Je bent statutair of contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid.
  • Je hebt een standplaats in het binnenland. Een standplaats is je officiële vaste werkplaats.
  • Je maakt op vraag van je lijnmanager een dienstverplaatsing naar het buitenland, die langer dan 1 dag duurt. Een ééndaagse buitenlandse dienstreis wordt namelijk gelijkgesteld met een binnenlandse dienstreis.

Goed om te weten: contacteer je HR-verantwoordelijke voor entiteitsspecifieke afspraken rond registratie (enkel verplicht in geval van prikklok).

Berekening en uitbetaling

Het bedrag van de terugbetaling hangt af van je gemaakte kosten tijdens de buitenlandse dienstreis. Reiskosten en verblijfskosten komen in aanmerkingen als je de bewijsstukken voorlegt (zie onder). Om te vermijden dat personeelsleden kosten moeten voorschieten en nadien terugvorderen hebben sommige entiteiten raamcontracten afgesloten om buitenlandse dienstreizen te organiseren (zo heeft het Facilitair Bedrijf een raamcontract afgesloten met Triton – kantoor van Uniblobe).

Indien een buitenlandse dienstreis wordt ondernomen buiten een raamcontract om, schiet je deze kosten voor en vraag je nadien een terugbetaling aan. Voor bepaalde kosten kun je een voorschot krijgen. Je lijnmanager en het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken kunnen je vragen om een ‘zendingsverslag’ op te maken. Het bedrag wordt maandelijks uitbetaald, samen met je salaris.

Reiskosten

Je reiskosten worden terugbetaald voor de reis naar de vertrekplaats, de reis van en naar het buitenland en de verplaatsingen in het buitenland. Als er een kost aan je vervoer verbonden is, beslist je lijnmanager welk vervoersmiddel functioneel, financieel en ecologisch het meest verantwoord is en geeft je een akkoord voor:

  • openbaar vervoer: je krijgt het vervoersticket terugbetaald. Je reist enkel in 1ste klasse als dit noodzakelijk of nuttig is.
  • eigen wagen, motor-of bromfiets: je krijgt een kilometervergoeding, eventueel een carpooltoelage en tolkosten en hebt, in geval van ongeval, recht op een tegemoetkoming stoffelijke schade (zie onder).
  • dienstwagen: je leent een dienstwagen en krijgt geen kilometervergoeding.
  • vliegtuig: je krijgt een retourticket ‘Economy Class’. Voor vliegtuigreizen van meer dan 8 uur kun je een retourticket ‘Businessclass’ aanvragen. Opgelet: je kunt niet met het vliegtuig reizen als de bestemming op minder dan 500 kilometer ligt of de reis over het land minder dan 6 uur in beslag neemt. Tenzij de verplaatsing met een ander vervoersmiddel dan het vliegtuig een onevenredig verlies van tijd of middelen is, of om andere zwaarwichtige redenen niet opportuun of praktisch uitvoerbaar is (duurzaamheidscriterium)

Goed om te weten: je kunt een voorschot aanvragen van 75% van de geraamde reiskosten als je deze tijdens de reis voorschiet. Als je de volledige reiskosten voor de vertrekdatum zelf betaalt en de bewijsstukken voorlegt, kun je een voorschot krijgen van 100 procent. Raadpleeg je arbeidsreglement of contacteer je HR-verantwoordelijke voor alle afspraken.

Verblijfskosten

Je kosten voor overnachting worden terugbetaald, rekening houdend met de maximumbedragen voor logies en ontbijt.(Excel bestand opent in nieuw venster) Je dient na de dienstreis binnen 4 maanden na terugkomst een aanvraag voor terugbetaling in bij je departement of agentschap. Als je je kosten niet tijdig indient, kun je geen terugbetaling meer bekomen. Raadpleeg je arbeidsreglement of contacteer je HR-verantwoordelijke voor alle afspraken.

Goed om te weten: je kunt een voorschot aanvragen van 75 procent van de geraamde verblijfskosten indien je deze tijdens de reis voorschiet. Als je de volledige reiskosten voor de vertrekdatum zelf betaalt en de bewijsstukken voorlegt, kun je een voorschot krijgen van 100 procent. Raadpleeg je arbeidsreglement of contacteer je HR-verantwoordelijke voor alle afspraken.

Dagvergoeding

Je krijgt een dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding. Deze vergoedt de volgende kosten:

  • de lunch- en dinerkosten

  • de drank- en snackkosten

  • de plaatselijk vervoerkosten

  • de telefonische communicatiekosten

  • de kosten in verband met andere contante uitgaven

Volgende kosten behoren niet tot de dagelijkse forfaitaire vergoeding:

  • de huisvestingskosten
  • de verplaatsingskosten om de plaats van bestemming te bereiken, en terug

De bedragen van de dagvergoeding(Excel bestand opent in nieuw venster) zijn vastgelegd, maar kunnen in bepaalde gevallen worden verminderd (zie onder). Je krijgt een dagvergoeding voor elke volle dag. Dit is een dag tussen 2 overnachtingen op je dienstreis. Duurt je dienstreis langer dan 24 uur? Dan wordt de dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer gehalveerd.

Je dient na de dienstreis een aanvraag voor terugbetaling in bij je departement of agentschap. Raadpleeg je arbeidsreglement of contacteer je HR-verantwoordelijke voor alle afspraken.

    Goed om te weten:

    • je krijgt ook een maaltijdcheque per dag als je op buitenlandse dienstreis bent. Om die reden wordt de maaltijdvergoeding verminderd met de werkgeversbijdrage van een maaltijdcheque.
    • je kunt een voorschot aanvragen van de helft van je dagvergoeding. Raadpleeg je arbeidsreglement of contacteer je HR-verantwoordelijke voor alle afspraken.

    Hoe buitenlandse dienstreis aanvragen?

    Buitenlandse dienstreis aanvragen: procedure voor klanten van het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA).

    Opgelet: vraag de buitenlandse dienstreis minstens 10 werkdagen voor vertrekdatum aan.

    • Stap 1

      Je vraagt de verplaatsing aan in Vlimpers(opent in nieuw venster) onder 'Verlof en werktijd' > 'Aanvraag'. Selecteer bij ‘soort’ > ‘overige’ > ‘dienstreis buitenland’ en vul alle velden in. Hulp nodig? Klik in Vlimpers op de ?-knoppen en lees de invoerinstructies.

      Heb je geen toegang tot Vlimpers? Contacteer je HR-verantwoordelijke.