chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Aan de slag met de module PLOEG

    Wil je alles halen uit de PLOEG-cyclus? Dan kun je rekenen op de module PLOEG van Vlimpers. Dit is een digitaal platform voor planning, opvolging en evaluatie van personeelsleden van de Vlaamse overheid.

    Voor wie?

    • Je bent statutair of contractueel bij de Vlaamse overheid.
    • Je departement of agentschap maakt gebruik van de module PLOEG van Vlimpers voor het beheer van de PLOEG-cyclus of de evaluatie van proeftijden (zie onder).
    Welke departementen en agentschappen maken gebruik van de module PLOEG van Vlimpers?

    Sinds 1 januari 2019

    • Agentschap Binnenlands Bestuur
    • Agentschap Facilitair Bedrijf
    • Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen
    • Agentschap voor Infrastructuur in het Onderwijs
    • Agentschap voor Natuur en Bos
    • Agentschap voor Onderwijsdiensten
    • Departement Cultuur, Jeugd en Media
    • Departement Buitenlandse Zaken
    • Departement Landbouw en Visserij
    • Departement Onderwijs en Vorming
    • Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin
    • GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap
    • Onderwijsinspectie
    • Toerisme Vlaanderen
    • Vlaamse Onderwijsraad
    • Vlaamse Regulator voor de Media

    Vanaf 1 januari 2020

    Alle departementen en agentschappen die klant zijn van Vlimpers.

    Wat als je departement of agentschap geen gebruik maakt van de module PLOEG van Vlimpers?

    Maakt je departement of agentschap nog geen gebruik van de module PLOEG? Dan verloopt de PLOEG-cyclus en de evaluatie van de proeftijd nog op dezelfde manier als voorheen. Je departement of agentschap maakt dan gebruik van papieren sjablonen of een eigen digitaal systeem.

    Contacteer je HR-verantwoordelijke voor meer informatie.

    Wat is de module PLOEG?

    De module PLOEG van Vlimpers is een instrument voor medewerkers en leidinggevenden om te plannen, opvolgen en evalueren, zoals bepaald in het Vlaams personeelsstatuut (VPS). Als medewerker krijg je de mogelijkheid om doelstellingen aan te maken en op te volgen. Als leidinggevende krijg je een goed overzicht van de doelstellingen van je teamleden en kun je de voortgang opvolgen. Uiteraard blijven regelmatige gesprekken de basis voor een goede samenwerking.

    Daarnaast kun je de module PLOEG ook gebruiken voor de evaluatie van proeftijden en om een persoonlijk verbeterplan op te maken.

    Goed om te weten: je vindt de module PLOEG terug op de gelijknamige tegel op de startpagina van  Vlimpers

    Waar vind je meer informatie over de PLOEG-cyclus?

    Deze webpagina bundelt alle informatie om aan de slag te gaan met de module PLOEG van Vlimpers. Wil je meer weten over PLOEG? Wat het is? Hoe het verloopt?

    Lees meer op de webpagina van PLOEG voor personeelsleden.

    Waar vind je meer informatie over de evaluatie van de proeftijd?

    Deze webpagina bundelt alle informatie om aan de slag te gaan met de module PLOEG van Vlimpers. Wil je meer weten over de proeftijd? Hoelang deze duurt? De planning, opvolging en evaluatie ervan?

    Lees meer op de webpagina ‘proeftijd en eedaflegging’.

    Hoe maakt de module PLOEG deel uit van het project Personeelpunt?

    De module PLOEG van Vlimpers maakt deel uit van het groter project PersoneelPunt, een project dat instaat voor de vernieuwing van Vlimpers op het vlak van loonverwerking, gegevensbeheer personeelsleden (kern HR) en de modules om talenten digitaal aan te trekken, op te volgen en te ontwikkelen (talent HR).

    Stap voor stap wordt de module Profielbeheer door verschillende agentschappen en departementen in gebruik genomen en vervangt deze de oude module Profielbeheer.

    Informatie voor personeelsleden

    In de module PLOEG van Vlimpers kun je als medewerker:

    • doelstellingen aanmaken en bijwerken
    • voortgang van doelstellingen opvolgen
    • het jaarlijks evaluatiegesprek voorbereiden door een zelfevaluatie te maken waarin je terugkijkt naar het afgelopen jaar en vooruit blikt naar het komende jaar

    Goed om te weten: je kunt gebruik maken van de nodige hulp en ondersteuning zoals instructievideo’s, webinars en snelstartkaarten om aan de slag te gaan met de module PLOEG.

    Wat moet je doen als je van functie verandert?
    • Je voert een afsluitend gesprek met je leidinggevende waarbij je de voortgang van je doelstellingen bespreekt.
    • Je werkt je doelstellingen bij in de module PLOEG.
    • Je annuleert de doelstellingen in de module PLOEG die niet meer van toepassing zijn in je nieuwe functie.
    • Je voert een verkennend gesprek met je nieuwe leidinggevende en bespreekt je doelstellingen.
    • Je maakt nieuwe doelstellingen voor je nieuwe functie aan in de module PLOEG.

    Informatie voor leidinggevenden

    In de module PLOEG van Vlimpers kun je als leidinggevende:

    • doelstellingen toewijzen aan je medewerkers
    • voortgang van doelstellingen van je medewerkers opvolgen en opmerkingen toevoegen
    • het jaarlijks evaluatiegesprek voorbereiden aan de hand van de zelfevaluatie van je medewerkers en je eigen evaluatieverslag
    • proeftijd van je medewerkers opvolgen en evalueren
    • medewerkers extra opvolgen via een persoonlijk verbeterplan

    Goed om te weten: je kunt gebruik maken van de nodige hulp en ondersteuning zoals instructievideo’s, webinars en snelstartkaarten om aan de slag te gaan met de module PLOEG.

    Wat moet je doen als een medewerker afwezig is gedurende de evaluatieperiode?
    • Probeer de evaluatie mondeling (bijvoorbeeld thuis) te organiseren. Indien dit niet lukt, doe je de evaluatie schriftelijk. 
    • Vervolledig samen met de 2de evaluator de evaluatie in de module PLOEG van Vlimpers en onderteken deze.
    • Laat de medewerker de evaluatie ondertekenen:
      • ofwel van thuis uit in de module PLOEG van Vlimpers.
      • ofwel print je de evaluatie die door beide evaluatoren werd ondertekend af en verstuur je deze aangetekend met ontvangstbewijs naar de medewerker. Dit gebeurt bij voorkeur in 2 versies: 1 ontwerp evaluatieverslag waarop de medewerker opmerkingen kan formuleren en 1 definitief evaluatieverslag.
    Wat moet je doen als je medewerker van functie verandert?
    • Je voert een afsluitend gesprek waarbij je de voortgang van de doelstellingen bespreekt.
    • Je voegt eventueel opmerkingen bij de doelstellingen in de module PLOEG.

    Goed om te weten: wanneer de medewerker niet meer deel uitmaakt van je team heb je geen zicht meer op deze doelstellingen. De nieuwe leidinggevende beschikt vanaf dan over alle informatie. Dit laat de nieuwe leidinggevende toe om een evaluatie uit te voeren voor het gehele werkjaar op basis van de voortgang van de doelstellingen, inclusief je opmerkingen.

    Wat moet je doen als je als leidinggevende van functie verandert?

    Wat doe je bij je oude team?

    • Je voert een afsluitend gesprek met je oude medewerkers waarbij je de voortgang van de doelstellingen bespreekt.
    • Je voegt eventueel opmerkingen bij de doelstellingen in de module PLOEG.

    Wat doe je bij je nieuwe team?

    • Je voert verkennende gesprekken met je nieuwe medewerkers en je bespreekt de doelstellingen.

    Goed om te weten: als nieuwe leidinggevende krijg je onmiddellijk toegang tot de doelenpagina’s van alle teamleden en tot evaluatietaken die al zijn opgestart. Je krijgt dus ook het overzicht van doelstellingen die relevant waren voor jij leidinggevende werd. Dit laat toe om een evaluatie uit te voeren voor het gehele werkjaar op basis van de voortgang van de doelstellingen. Indien de doelstellingen onvoldoende bijgewerkt zijn kun je bijkomende informatie opvragen bij de vorige leidinggevende.

    Hoe kun je je medewerkers meer inzicht geven op hun bijdrage tot het geheel (tip ‘aligneren van doelstellingen’)?

    Je kunt doelstellingen vanuit het ondernemingsplan aligneren tot op het niveau van je medewerkers. Zo geef je je medewerkers zicht op hoe zij aan het geheel bijdragen. En zo stimuleer je de samenwerking over teams heen.

    Hoe doelen aligneren?

    • Je maakt de doelstellingen aan waarop je wilt dat je teamleden hun eigen doelstellingen aligneren.
    • Je maakt deze doelstellingen zichtbaar.
    • Je vraagt je medewerkers om deze te raadplegen in het tabblad ‘managers doelstellingen’ en hun eigen doelstellingen te aligneren aan de jouwe.
    • Om een overzicht te krijgen van welke medewerkers aan je doelstellingen werken, klik je op het tabblad ‘hiërarchie’. Je kunt daar de status zien van elke doelstelling.
    Hoe kun je de proeftijd van een medewerker vroegtijdig beëindigen?

    Aan het einde van de proeftijd wordt er automatisch een evaluatietaak klaargezet in de module PLOEG. Voor het berekenen van de einddatum van de proeftijd wordt er rekening gehouden met eventuele verlengingen.

    Wil je de proeftijd van een medewerker vroegtijdig beëindigen?

    • Bespreek met je HR-verantwoordelijke of dit mogelijk is. Dit kan enkel als de minimumduur van de proeftijd verstreken is.
    • Bezorg het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) de nieuwe einddatum van de proeftijd. De evaluatietaak om de proeftijd te beëindigen wordt vervolgens voor je klaargezet in de module PLOEG.
    • Voer het evaluatiegesprek met de medewerker.
    • Schrijf het eindevaluatieverslag en zorg dat het is ingediend bij de medewerker binnen 30 kalenderdagen na het evaluatiegesprek.
    Waar vind je meer informatie als je te maken krijgt met een raad van beroep?

    Lees meer op de webpagina van PLOEG (informatie voor leidinggevenden) over de beroepsprocedure en het dossier voor de raad van beroep.

    Heb je bepaalde documenten uit de module PLOEG nodig voor je dossier? Stel dan een vraag via het Vlimpers contactformulier. Hulp nodig? Klik in Vlimpers op de ?-knoppen en lees de invoerinstructies. Of bekijk de instructiefilmpjes van Vlimpers. Heb je geen toegang tot Vlimpers? Contacteer je HR-verantwoordelijke.

    Wat als je vervroegd wil evalueren na een onvoldoende?
    • Doorloop de evaluatietaak tot en met de ondertekening door de 2de evaluator.
    • Print het verslag en alle bijlagen af.
    • Bezorg dit aan de medewerker met een begeleidend schrijven met vermelding dat je kiest voor de vervroegde evaluatie (ondertekend door de 1ste en 2de evalautor).
    • Volg de doelstellingen op en start een persoonlijk verbeterplan tijdens de verkorte evaluatieperiode.
    • Contacteer aan het einde van de verkorte evaluatieperiode het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) via het Vlimpers-contactformulier en vraag om een evaluatietaak op te starten.
    • Doorloop de vervroegde evaluatietaak. DIt gelijkaardig aan de jaarlijkse evaluatietaak, maar dan zonder zelfreflectie (wel zelfevaluatie).
    • Verwittig AgO via het Vlimpers-contactformulier als de einduitspraak onvoldoende is.

    Lees meer over de criteria van vervroegd evalueren op de webpagina 'richtlijnen PLOEG voor leidinggevenden'.

    Informatie voor HR-verantwoordelijken

    In de module PLOEG van Vlimpers kun je als HR-verantwoordelijke:

    • de PLOEG-cyclus binnen je departement of agentschap opvolgen aan de hand van rapporten en dashboards
    • doelen opvolgen over teams en afdelingen
    • de status van evaluatietaken opvolgen
    • leidinggevenden ondersteunen bij de opmaak van persoonlijke verbeterplannen van hun medewerkers

    Goed om te weten: je kunt gebruik maken van de nodige hulp en ondersteuning zoals instructievideo’s, webinars en snelstartkaarten om aan de slag te gaan met de module PLOEG.

    Hoe kun je (1 van) de rollen ‘HR in de entiteit’ of ‘PLOEG inzage dossiers’ geven?

    Lees meer op de webpagina ‘Toegangsbeheer in Vlimpers en Cognos’ hoe je deze rol(len) aanvraagt.

    Goed om te weten:

    • De rol ‘HR in de entiteit’ geeft je toegang tot rapporten.
    • De rol ‘PLOEG inzage dossiers’ geeft je inzage tot PLOEG-informatie.
    Wat moet je doen voor de opstart van een ‘evaluatietaak’?
    • Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) start evaluatietaken op. Je hoeft dit zelf niet te doen.
    • AgO bezorgt je automatisch voorafgaand aan het opstarten van de evaluatietaak een overzicht van het verloop hiervan.
    • Je kijkt de basisgegevens na om een optimaal verloop te garanderen.
    Wat moet je doen als een leidinggevende afwezig is gedurende de evaluatieperiode?

    Dan vraag je om een co-planner toe te voegen aan de evaluatietaak. De co-planner is de leidinggevende die de afwezige leidinggevende vervangt.

    Je bezorgt de naam van de co-planner aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) via het Vlimpers-contactformulier.

    Oude Vlimpers-module Talent PLOEG

    Departementen en agentschappen die gebruik maken van de oude Vlimpers-module Talent PLOEG konden dit tot en met 30 juni 2019 blijven doen. De evaluatie van het werkjaar 2018 gebeurde nog eenmalig in deze oude module. Sinds 1 juli 2019 kun je de dossiers enkel nog inkijken in de oude module. In het najaar 2019 worden alle evaluaties die bewaard moeten worden overgezet naar het e-dossier van het personeelslid.

    Hoe verloopt de overzetting naar het e-dossier en wat moet je als HR-verantwoordelijke nog doen?

    Welke dossiers worden overgezet?

    • Alle documenten met als documentstatus ‘geaccepteerd’. Dit betekent: getekend voor ontvangst door de geëvalueerde na ondertekening 2de evaluator.
    • Alle documenten met documentstatus ‘voltooid’. Dit betekent: 1ste evaluator voltooide document na ondertekening voor ontvangst door de geëvalueerde. 

    Wat moet je doen?

    Kijk dus na dat alle documenten effectief afgewerkt worden tot deze status. Kijk dit ook na voor voorgaande jaren indien de documenten nog relevant zijn. Anders worden ze niet mee opgeladen.

    Je kunt dit nazien via de Cognos rapportenshop: onder 6. Prestatiemanagement en loopbaan: 6.1. Ploeg – gedetailleerd statusoverzicht ploegdossier.

    Hulp en ondersteuning

    Voor personeelsleden

    instructievideo - module PLOEG

    webinar - module PLOEG



    Voor leidinggevenden

    Instructievideo - module PLOEG

    Instructievideo - persoonlijk verbeterplan


    Webinar - module PLOEG

     Webinar - rapportering 

    Wil je de slides uit een webinar ontvangen? Contacteer dan het Agentschap Overheidspersoneel.

    Contact

    Meer informatie of een vraag?

    Contacteer het Agentschap Overheidspersoneel via het Vlimpers-contactformulier.

    Suggesties?

    Heb je aanvullingen of een opmerking over deze webpagina? Meld je suggestie(s).