chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Aan de slag met de module PLOEG

    Wil je alles halen uit de PLOEG-cyclus? Dan kun je rekenen op de module PLOEG van Vlimpers. Dit is een digitaal platform voor planning, opvolging en evaluatie van personeelsleden van de Vlaamse overheid.

    Voor wie?

    • Je bent statutair of contractueel bij de Vlaamse overheid.
    • Je departement of agentschap maakt gebruik van de module PLOEG van Vlimpers voor het beheer van de PLOEG-cyclus of de evaluatie van proeftijden (zie onder).
    Welke departementen en agentschappen maken gebruik van de module PLOEG van Vlimpers?

    Sinds 1 januari 2019

    • Agentschap Facilitair Bedrijf
    • Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen
    • Agentschap voor Infrastructuur in het Onderwijs
    • Agentschap voor Natuur en Bos
    • Agentschap voor Onderwijsdiensten
    • Departement Cultuur, Jeugd en Media
    • Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken (Buitenlandse Zaken)
    • Departement Landbouw en Visserij
    • Departement Onderwijs en Vorming
    • Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin
    • GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap
    • Onderwijsinspectie
    • Toerisme Vlaanderen
    • Vlaamse Onderwijsraad
    • Vlaamse Regulator voor de Media

    Binnenkort

    Alle departementen en agentschappen die klant zijn van Vlimpers.

    Wat als je departement of agentschap geen gebruik maakt van de module PLOEG van Vlimpers?

    Maakt je departement of agentschap nog geen gebruik van de module PLOEG? Dan verloopt de PLOEG-cyclus en de evaluatie van de proeftijd nog op dezelfde manier als voorheen. Je departement of agentschap maakt dan gebruik van papieren sjablonen of een eigen digitaal systeem.

    Contacteer je HR-verantwoordelijke voor meer informatie.

    Wat is de module PLOEG?

    De module PLOEG van Vlimpers is een instrument voor medewerkers en leidinggevenden om te plannen, opvolgen en evalueren, zoals bepaald in het Vlaams personeelsstatuut (VPS). Als medewerker krijg je de mogelijkheid om doelstellingen aan te maken en op te volgen. Als leidinggevende krijg je een goed overzicht van de doelstellingen van je teamleden en kun je de voortgang opvolgen. Uiteraard blijven regelmatige gesprekken de basis voor een goede samenwerking.

    Daarnaast kun je de module PLOEG ook gebruiken voor de evaluatie van proeftijden en om een persoonlijk verbeterplan op te maken.

    Goed om te weten: je vindt de module PLOEG terug op de gelijknamige tegel op de startpagina van  Vlimpers

    Waar vind je meer informatie over de PLOEG-cyclus?

    Deze webpagina bundelt alle informatie om aan de slag te gaan met de module PLOEG van Vlimpers. Wil je meer weten over PLOEG? Wat het is? Hoe het verloopt?

    Lees meer op de webpagina van PLOEG voor personeelsleden.

    Waar vind je meer informatie over de evaluatie van de proeftijd?

    Deze webpagina bundelt alle informatie om aan de slag te gaan met de module PLOEG van Vlimpers. Wil je meer weten over de proeftijd? Hoelang deze duurt? De planning, opvolging en evaluatie ervan?

    Lees meer op de webpagina ‘proeftijd en eedaflegging’.

    Hoe maakt de module PLOEG deel uit van het project Personeelpunt?

    De module PLOEG van Vlimpers maakt deel uit van het groter project PersoneelPunt, een project dat instaat voor de vernieuwing van Vlimpers op het vlak van loonverwerking, gegevensbeheer personeelsleden (kern HR) en de modules om talenten digitaal aan te trekken, op te volgen en te ontwikkelen (talent HR).

    Stap voor stap wordt de module Profielbeheer door verschillende agentschappen en departementen in gebruik genomen en vervangt deze de oude module Profielbeheer.

    Informatie voor personeelsleden

    In de module PLOEG van Vlimpers kun je als medewerker:

    • doelstellingen aanmaken en bijwerken
    • voortgang van doelstellingen opvolgen
    • het jaarlijks evaluatiegesprek voorbereiden door een zelfevaluatie te maken waarin je terugkijkt naar het afgelopen jaar en vooruit blikt naar het komende jaar

    Goed om te weten: je kunt gebruik maken van de nodige hulp en ondersteuning zoals instructievideo’s, webinars en snelstartkaarten om aan de slag te gaan met de module PLOEG.

    Wat te doen...

    ... als je van functie verandert?
    • Je voert een afsluitend gesprek met je leidinggevende waarbij je de voortgang van je doelstellingen bespreekt.
    • Je werkt je doelstellingen bij in de module PLOEG.
    • Je annuleert de doelstellingen in de module PLOEG die niet meer van toepassing zijn in je nieuwe functie.
    • Je voert een verkennend gesprek met je nieuwe leidinggevende en bespreekt je doelstellingen.
    • Je maakt nieuwe doelstellingen voor je nieuwe functie aan in de module PLOEG.
    ... bij het maken een zelfevaluatie?

    Je bent niet verplicht en bestaat in dat geval enkel uit de beoordeling van je leidinggevende. Je dient je zelfevaluatie best in voor het evaluatiegesprek. Na 15 maart kun je in de module PLOEG geen zelfevaluatie meer indienen. Je krijgt 7 dagen voor deze deadline een herinneringsmail.

    Een zelfevaluatie is aanbevolen. Het bereidt je voor op je evaluatiegesprek, en geeft je leidinggevende ook input om je doeltreffend te kunnen coachen. Beschouw een zelfevaluatie daarom vooral als een kans om na te denken over je werk en je loopbaan. Het gaat tenslotte om jouw werk en jouw toekomst. Durf die zelf in handen te nemen en dingen bespreekbaar te maken.

    Informatie voor leidinggevenden

    In de module PLOEG van Vlimpers kun je als leidinggevende:

    • doelstellingen toewijzen aan je medewerkers
    • voortgang van doelstellingen van je medewerkers opvolgen en opmerkingen toevoegen
    • het jaarlijks evaluatiegesprek voorbereiden aan de hand van de zelfevaluatie van je medewerkers en je eigen evaluatieverslag
    • proeftijd van je medewerkers opvolgen en evalueren
    • medewerkers extra opvolgen via een persoonlijk verbeterplan

    Goed om te weten: je kunt gebruik maken van de nodige hulp en ondersteuning zoals instructievideo’s, webinars en snelstartkaarten om aan de slag te gaan met de module PLOEG.

    Wat te doen...

    ... als je een evaluatie wilt indienen? Tot wanneer?

    Je dient de evaluatie in:

    • als 1ste evaluator: ten laatste 15 maart. Je ontvangt 7 dagen vooraf een herinneringsmail.  
    • als 2de evaluator: ten laatste 31 maart. Je ontvangt 7 dagen vooraf een herinneringsmail. Vanaf 16 maart kun je evaluaties goedkeuren van personeelsleden die geen zelfevaluatie indienden.

    Zijn de deadlines overschreden? Dan krijgt de evaluatie de status ‘te laat’. Indienen is nog wel mogelijk, maar een evaluatie is enkel rechtsgeldig als het personeelslid ze uiterlijk op 31 maart ontvangt.

    Eind juni worden alle evaluatietaken afgesloten en zijn er geen wijzigingen meer mogelijk. De evaluatie is vanaf dat moment raadpleegbaar via het e-dossier.

    Goed om weten: als leidinggevende kun je de stand van zaken van de evaluaties van al je teamleden opvolgen door middel van rapporten. Raadpleeg de webinar hoe je dit doet.

    ... met de voltooide evaluatietaken en toegevoegde bijlagen?
    • AgO zal jaarlijks de voltooide evaluaties (jaarlijkse evaluaties, proeftijdevaluaties) migreren naar het e-dossier. Bijlagen die tijdens het evaluatiejaar werden toegevoegd, worden niet gemigreerd. Maak dus maximaal gebruik van de voorziene tekstvelden in de module.
    • Wil je toch een bijlage laten toevoegen aan het e-dossier van een medewerker, bezorg dan het document aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) via het Vlimpers-contactformulier.
    ... als een medewerker afwezig is gedurende de evaluatieperiode?

    Probeer de evaluatie mondeling (bijvoorbeeld thuis) te organiseren. Als dit niet lukt, doe je de evaluatie schriftelijk. 

    • In geval van een schriftelijke evaluatie, dus wanneer er geen evaluatiegesprek mogelijk was:
      • Vervolledig je de evaluatie in de module PLOEG van Vlimpers, maar onderteken je niet.
      • Je print de evaluatie af en verstuurt deze als ontwerp van evaluatie aangetekend met ontvangstbewijs naar het personeelslid.
      • Je voegt een begeleidend schrijven toe waarop duidelijk vermeld staat dat het gaat om een ontwerp in het kader van een schriftelijke procedure.
      • Als je een onvoldoende of loopbaanvertraging wil toekennen, moet deze vermelding al blijken uit het ontwerp van evaluatieverslag.
      • Het personeelslid heeft hierna 15 kalenderdagen de tijd om opmerkingen op het ontwerpverslag te bezorgen.
      • Nadat je de opmerkingen hebt ontvangen van het personeelslid bij het ontwerp van evaluatieverslag of nadat de 15 kalenderdagen zijn verstreken als het personeelslid geen opmerkingen heeft geformuleerd bij het ontwerp van evaluatieverslag:
        • Vervolledig je de evaluatie in de module PLOEG met ondertekening door beide evaluatoren
        • Je print de evaluatie opnieuw af en verstuurt deze met een begeleidende brief als definitief evaluatieverslag aangetekend met ontvangstbewijs naar het personeelslid.
      • Je bezorgt zowel het ontwerp van evaluatieverslag met eventuele opmerkingen als het definitief evaluatieverslag aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) via het Vlimpers-contactformulier voor toevoeging aan het e-dossier van de medewerker.
    • In geval van een mondelinge evaluatie, dus wanneer er wel een evaluatiegesprek mogelijk was, kun je de evaluatie afronden volgens het normale proces in de module PLOEG. Het personeelslid kan van thuis uit in de module PLOEG de evaluatie ondertekenen en eventueel opmerkingen formuleren. Als het personeelslid de evaluatie niet van thuis uit kan of wil ondertekenen of als je een onvoldoende of loopbaanvertraging wil toekennen, print je de evaluatie die door beide evaluatoren werd ondertekend af en verstuur je deze aangetekend met ontvangstbewijs naar het personeelslid.

    Lees meer op de webpagina van PLOEG voor leidinggevenden over het toekennen van een onvoldoende of loopbaanvertraging.

    ... als je medewerker van functie verandert?
    • Je voert een afsluitend gesprek waarbij je de voortgang van de doelstellingen bespreekt.
    • Je voegt eventueel opmerkingen bij de doelstellingen in de module PLOEG.

    Goed om te weten: wanneer de medewerker niet meer deel uitmaakt van je team heb je geen zicht meer op deze doelstellingen. De nieuwe leidinggevende beschikt vanaf dan over alle informatie. Dit laat de nieuwe leidinggevende toe om een evaluatie uit te voeren voor het gehele werkjaar op basis van de voortgang van de doelstellingen, inclusief je opmerkingen.

    ... als je als leidinggevende van functie verandert?

    Wat doe je bij je oude team?

    • Je voert een afsluitend gesprek met je oude medewerkers waarbij je de voortgang van de doelstellingen bespreekt.
    • Je voegt eventueel opmerkingen bij de doelstellingen in de module PLOEG.

    Wat doe je bij je nieuwe team?

    • Je voert verkennende gesprekken met je nieuwe medewerkers en je bespreekt de doelstellingen.

    Goed om te weten: als nieuwe leidinggevende krijg je onmiddellijk toegang tot de doelenpagina’s van alle teamleden en tot evaluatietaken die al zijn opgestart. Je krijgt dus ook het overzicht van doelstellingen die relevant waren voor jij leidinggevende werd. Dit laat toe om een evaluatie uit te voeren voor het gehele werkjaar op basis van de voortgang van de doelstellingen. Indien de doelstellingen onvoldoende bijgewerkt zijn kun je bijkomende informatie opvragen bij de vorige leidinggevende.

    ... als je je medewerkers meer inzicht wilt geven op hun bijdrage tot het geheel (tip ‘aligneren van doelstellingen’)?

    Je kunt doelstellingen vanuit het ondernemingsplan aligneren tot op het niveau van je medewerkers. Zo geef je je medewerkers zicht op hoe zij aan het geheel bijdragen. En zo stimuleer je de samenwerking over teams heen.

    Hoe doelen aligneren?

    • Je maakt de doelstellingen aan waarop je wilt dat je teamleden hun eigen doelstellingen aligneren.
    • Je maakt deze doelstellingen zichtbaar.
    • Je vraagt je medewerkers om deze te raadplegen in het tabblad ‘managers doelstellingen’ en hun eigen doelstellingen te aligneren aan de jouwe.
    • Om een overzicht te krijgen van welke medewerkers aan je doelstellingen werken, klik je op het tabblad ‘hiërarchie’. Je kunt daar de status zien van elke doelstelling.
    ... als je de proeftijd van een medewerker vroegtijdig wilt beëindigen?

    Aan het einde van de proeftijd wordt er automatisch een evaluatietaak klaargezet in de module PLOEG. Voor het berekenen van de einddatum van de proeftijd wordt er rekening gehouden met eventuele verlengingen.

    Wil je de proeftijd van een medewerker vroegtijdig beëindigen?

    • Bespreek met je HR-verantwoordelijke of dit mogelijk is. Dit kan enkel als de minimumduur van de proeftijd verstreken is.
    • Bezorg het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) de nieuwe einddatum van de proeftijd. De evaluatietaak om de proeftijd te beëindigen wordt vervolgens voor je klaargezet in de module PLOEG.
    • Voer het evaluatiegesprek met de medewerker.
    • Schrijf het eindevaluatieverslag en zorg dat het is ingediend bij de medewerker binnen 30 kalenderdagen na het evaluatiegesprek.
    ... als je te maken krijgt met een raad van beroep?

    Lees meer op de webpagina van PLOEG (informatie voor leidinggevenden) over de beroepsprocedure en het dossier voor de raad van beroep.

    Heb je bepaalde documenten uit de module PLOEG nodig voor je dossier? Stel dan een vraag via het Vlimpers contactformulier. Hulp nodig? Klik in Vlimpers op de ?-knoppen en lees de invoerinstructies. Of bekijk de instructiefilmpjes van Vlimpers. Heb je geen toegang tot Vlimpers? Contacteer je HR-verantwoordelijke.

    ... als je vervroegd wilt evalueren na een onvoldoende?
    • Doorloop de evaluatietaak tot en met de ondertekening door de 2de evaluator.
    • Print het verslag en alle bijlagen af.
    • Bezorg dit aan de medewerker met een begeleidend schrijven met vermelding dat je kiest voor de vervroegde evaluatie (ondertekend door de 1ste en 2de evaluator).
    • Bezorg de door alle partijen ondertekende evaluatie via het online contactformulier aan het DCPA om te laten toevoegen aan het e-dossier van de medewerker.
    • Volg de doelstellingen op en start een persoonlijk verbeterplan tijdens de verkorte evaluatieperiode.
    • Contacteer aan het einde van de verkorte evaluatieperiode het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) via het Vlimpers-contactformulier en vraag om een evaluatietaak op te starten.
    • Doorloop de vervroegde evaluatietaak. 
    • Verwittig AgO via het Vlimpers-contactformulier als de einduitspraak onvoldoende is.

    Lees meer over de criteria van vervroegd evalueren op de webpagina 'richtlijnen PLOEG voor leidinggevenden'.

    Informatie voor HR-verantwoordelijken

    In de module PLOEG van Vlimpers kun je als HR-verantwoordelijke:

    • de PLOEG-cyclus binnen je departement of agentschap opvolgen aan de hand van rapporten en dashboards
    • doelen opvolgen over teams en afdelingen
    • de status van evaluatietaken opvolgen
    • leidinggevenden ondersteunen bij de opmaak van persoonlijke verbeterplannen van hun medewerkers

    Goed om te weten: je kunt gebruik maken van de nodige hulp en ondersteuning zoals instructievideo’s, webinars en snelstartkaarten om aan de slag te gaan met de module PLOEG.

    Hoe evaluatiecyclus 2020 opstarten?

    Evaluatiecyclus opstarten in PLOEG: procedure voor Vlimpers-klanten.

    Opgelet: geef voor ten laatste 13 november aan dat je niet wenst gebruik te maken van de module PLOEG voor de evaluaties van 2020 via Ellen Wijnen en Bram Verstuyft.

    • 1

      Bezorg het geactualiseerde rapport ‘overzicht evaluatoren’

      Je bezorgt het geactualiseerde rapport (Rapportenshop Cognos, map PLOEG) ten laatste vrijdag 13 november via het Vlimpers-contactformulier (Specialisme = Loopbaan, Details = Planning & evaluatie). Verbeteringen of aanvullingen van namen voor 1ste of 2de evaluator zet je best in kleur.

      Goed om weten: elk personeelslid heeft een 1ste en 2de evaluator en alle lege velden in het rapport moeten aangevuld zijn. 

    • 2

      Ontvangst e-mailbericht over processtappen

      AgO verstuurt midden november een e-mailbericht naar alle medewerkers en leidinggevenden met algemene informatie over de processtappen.

    • 3

      Opstart evaluaties module PLOEG

      AgO voert begin december de door jou doorgegeven aanpassingen door en zet de evaluatietaken klaar voor alle personeelsleden die volgens het VPS moeten geëvalueerd worden. Medewerkers en leidinggevenden krijgen een e-mail van zodra ze kunnen starten.

    Wat te doen...

    ... als je (1 van) de rollen ‘HR in de entiteit’ of ‘PLOEG inzage dossiers’ toegang wilt geven?

    Lees meer op de webpagina ‘Toegangsbeheer in Vlimpers en Cognos’ hoe je deze rol(len) aanvraagt.

    Goed om te weten:

    • De rol ‘HR in de entiteit’ geeft je toegang tot rapporten.
    • De rol ‘PLOEG inzage dossiers’ geeft je inzage tot PLOEG-informatie.
    ... als een leidinggevende afwezig is gedurende de evaluatieperiode?

    Dan vraag je om een co-planner toe te voegen aan de evaluatietaak. De co-planner is de leidinggevende die de afwezige leidinggevende vervangt.

    Je bezorgt de naam van de co-planner aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) via het Vlimpers-contactformulier.

    Oude Vlimpers-module Talent PLOEG

    Organisaties die gebruik maakten van de oude Vlimpers-module Talent PLOEG kunnen alle evaluaties die bewaard moeten worden vanaf januari 2020 raadplegen via het e-dossier van het personeelslid.

    Welke documenten werden gearchiveerd in het e-dossier?
    • Alle documenten met de status ‘geaccepteerd’. Dit betekent: getekend voor ontvangst door de geëvalueerde na ondertekening door de 2de evaluator.
    • Alle documenten met de status ‘voltooid’. Dit betekent: de 1ste evaluator voltooide het document na ondertekening voor ontvangst door de geëvalueerde. 

    Hulp en ondersteuning

    Contact

    Meer informatie of een vraag?

    Contacteer het Agentschap Overheidspersoneel via het Vlimpers-contactformulier.

    Suggesties?

    Heb je aanvullingen of een opmerking over deze webpagina? Meld je suggestie(s).