chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vlimpershandleiding: Afwezigheidsmutatie

    Deze handleiding geeft je meer informatie over Vlimpersscherm 1: afwezigheidsmutatie.

    Vlimpersscherm 1: Afwezigheidsmutatie

    Ga naar Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > Afwezigheidsmutatie

    1. Registratie en verwijderen van gegevens

    In Afwezigheidsmutatie kan men afwezigheden voor personeelsleden invoeren. De status van de verlofaanvraag opvolgen.

    Via het ‘Plusteken’ kan men een nieuwe afwezigheidsrij toevoegen. Via het ‘Minteken’ kan men een afwezigheid verwijderen.

    OpgeletVerwijder een afwezigheidsrij met status ingediend niet. Dit verdwijnt dan wel uit Afwezigheidsmutatie maar de aanvraag verdwijnt niet uit het werklijstitem van de manager/superior. De manager/superior zal de link van de afwezigheidsaanvraag niet meer kunnen openen omdat de afwezigheidsaanvraag niet meer bestaat.

    Je kan een ingevoerde afwezigheid wijzigen door de te wijzigen velden te overschrijven.

    2. Verlofstatussen

    Er bestaan 3 statussen:

    • Ingediend
      • De verlofaanvraag zit in validatieproces
    • Goedgekeurd
      • De verlofaanvraag werd gevalideerd.
    • Afgekeurd
      • De afgekeurd afwezigheid zal op de dag van de afkeuring nog zichtbaar zijn in Afwezigheidsmutatie, de volgende dat zal de afgekeurde afwezigheid enkel nog zichtbaar zijn in Salarissen > Gegevens ontvanger > Afwezigheid beheren > Afgekeurde Afwezigheden

    Opgelet

    Afgekeurde afwezigheden in Afgekeurde afwezigheden kunnen niet meer teruggezet worden naar Afwezigheidsmutatie, ook niet als men de status wijzigt naar goedgekeurd.

    3. Afwezig op een halve dag volgens werkrooster

    Als men volgens het alternatief werkrooster op een dag een halve dag werkt en men wil voor die dag een afwezigheid indienen, dan moet men de afwezigheid als volledige dag aanvragen, Vlimpers zal altijd rekening houden met de te werken uren. Vraagt men een halve dag aan dan zal Vlimpers een halve dag van de te werken uren inhouden.


    Bijvoorbeeld men werkt 3u48 en vraagt een halve dag jaarlijks verlof dan zal Vlimpers niet 0,5 dagen jaarlijks verlof inhouden maar 0,25 en verwacht wordt dat er 1u54 gewerkt wordt.

    Bij opname van volledige dagen vakantieverlof in combinatie met deeltijdse contracten of deeltijdse prestaties wordt de opgenomen vakantie berekend in uren op basis van de volgens het alternatief werkrooster te presteren uren.

    Bijvoorbeeld een personeelslid dat 80% werkt (6u05 per dag) heeft op jaarbasis recht op 28 dagen verlof. Per dag dat dit personeelslid vakantie opneemt, wordt er 0,8 van de teller afgetrokken.

    Bij opname van halve dagen vakantieverlof in combinatie met deeltijdse contracten of deeltijdse prestaties wordt de helft aangerekend van het aantal te presteren uren volgens het alternatief werkrooster.

    Bijvoorbeeld een personeelslid dat 80% werkt (6u05 per dag) heeft op jaarbasis recht op 28 dagen verlof. Per halve dag dat dit personeelslid vakantie opneemt, wordt er 0,4 van de teller afgetrokken.


    Het personeelslid moet bij opname van een halve dag verlof altijd nog de helft van het volgens het rooster te presteren uren effectief werken.

    Bijvoorbeeld bij een werkrooster van 6u05 per dag => halve dag = 3u03 te werken. Bijvoorbeeld bij een werkrooster van 3u48  per dag => halve dag = 1u54 te werken

    Bij opname van een hele of een halve dag  onbetaald verlof in combinatie met deeltijdse contracten of deeltijdse prestaties worden de opgenomen dagen steeds geteld als respectievelijk volle of halve dagen ongeacht de volgens het rooster te presteren uren.  Men kan immers per kalenderjaar slechts 20 volle of respectievelijk 40 halve dagen onbetaald verlof nemen.

    Bijvoorbeeld personeelslid werkt 38u per week, 7u36 per dag. Bij opname van een hele dag onbetaald verlof wordt er 1 dag aangerekend op het contigent onbetaald verlof. Bij opname van een halve dag wordt er 0,5 dag aangerekend op de teller opname.

    Bijvoorbeeld personeelslid heeft verlof voor deeltijdse prestaties (20%) en werkt ieder dag 6u05.
    Bij opname van een hele dag onbetaald verlof wordt er 1 dag aangerekend op het contingent onbetaald verlof (dus géén 0,8). Bij opname van een halve dag onbetaald verlof wordt er 0,5 aangerekend op het contingent onbetaald verlof (dus géén 0,4), maar moet het personeelslid die dag nog ongeveer 3u03 presteren.

    Bijvoorbeeld personeelslid heeft verlof voor deeltijdse prestaties (50%) en werkt iedere dag 3u48.
    Bij opname van een hele dag onbetaald verlof (er worden die dag geen prestaties verricht), wordt er 1 dag aangerekend op het contingent onbetaald verlof (dus géén 0,5). 
    Bij opname van een halve dag onbetaald verlof wordt er 0,5 aangerekend op het contingent onbetaald verlof, maar moet het personeelslid die dag nog 1u54 presteren!

    4: Propagatie op alle actieve arbeidsrelaties

    Algemeen principe: afwezigheden worden gepropageerd op volgende soorten arbeidsrelaties:

    • Actief met betaalgroep MON
    • Langdurig afwezig met betaalgroep MON

    Indien de afwezigheid via selfservice wordt ingevoerd, zal deze altijd automatisch worden gepropageerd. Indien het een deeltijdse afwezigheid betreft, moet de Personeelsadministratie wel het werkrooster op alle individuele arbeidsrelaties nog aanpassen.

    Voor personeelsleden met meerdere arbeidsrelaties moet een afwezigheid door de Personeelsadministratie slechts éénmaal ingevoerd worden. Men zal de vraag krijgen om de afwezigheid te propageren naar de andere actieve arbeidsrelatie, klikt men ‘Ja’ dan zal de toepassing de afwezigheid automatisch op alle actieve arbeidsrelaties registeren, waarbij alle velden worden overgenomen. Deze werkwijze geldt ook voor alle latere wijzigingen of een verwijdering van de afwezigheid.

    Wanneer niet propageren: bijvoorbeeld indien de arbeidsrelaties zich situeren bij verschillende entiteiten en men bij één entiteit heeft gestaakt of ongewettigd afwezig was. Ander voorbeeld is als men bij één entiteit een onderbreking heeft van een contract binnen de zelfde kalendermaand (afwezigheidscode VO_AT_LOS, losse dagen niet in dienst).

    Opgelet

    Indien de Personeelsadministratie op de vraag tot propagatie ‘Neen’ heeft geantwoord, worden latere wijzigingen ook niet gepropageerd.

    5: Combineerbaarheid

    Voor elke afwezigheid werd bepaald of deze al dan niet overlappend kan worden geregistreerd met een andere afwezigheid.

    Zie Vlimpers Document: Verlofcombinaties

    Opgelet

    Omdat twee afwezigheden overlappend kunnen geregistreerd worden, wil dit niet noodzakelijk zeggen dat deze ook reglementair kunnen overlappen. Om de invoer niet te hypothekeren werden sommige afwezigheden combineerbaar gemaakt. Het is de bedoeling dat één van beide afwezigheden wordt verwijderd uit de toepassing.

    Voorbeelden
    • Er was reeds een jaarlijks verlof aangevraagd op een woensdag. Het personeelslid meldt zich ziek van maandag tot en met vrijdag. Het ziekteverlof kan worden ingevoerd en overlapt met het jaarlijks verlof. In dit geval bepaalt de reglementering dat het personeelslid zijn dag jaarlijks verlof terugkrijgt. Het jaarlijks verlof van woensdag zal moeten verwijderd worden.
    • Er was reeds een jaarlijks verlof aangevraagd op maandag. Het personeelslid meldt zich ziek van maandag tot en met vrijdag. Het ziekteverlof kan worden ingevoerd en overlapt met het jaarlijks verlof. In dit geval bepaalt de reglementering dat het personeelslid zijn dag jaarlijks verlof niet terugkrijgt. Het personeelslid zijn ziekteverlof gaat in vanaf dinsdag.

    6. Voorrangsregels

    Indien bepaalde afwezigheden elkaar overlappen, bepalen de voorrangsregels de impact op de tellers.

    In het detailscherm van de afwezigheid bij Afwezigheidsmutatie wordt steeds het cijfer van Mutatieprioriteit weergegeven. Hoe lager het cijfer hoe hoger de prioriteit.

    Voorbeelden
    • Een dag jaarlijks verlof op maandag + een periode ziekteverlof van maandag tot en met vrijdag.
      • De voorrangsregels bepalen dat jaarlijks verlof voorrang heeft op ziekteverlof
      • Teller jaarlijks verlof: -1 dag en teller ziekteverlof ambtenaar: -4 dagen
    •  Een dag onbetaald verlof op dinsdag + een periode jaarlijks verlof van maandag tot en met vrijdag.
      • De voorrangsregels bepalen dat onbetaald verlof voorrang heeft op jaarlijks verlof
      • Teller onbetaald verlof: +1 dag en teller jaarlijks verlof: -4 dagen