chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vlimpershandleiding: fietsvergoeding woon-werkverkeer

    Deze handleiding helpt je als dossierbehandelaar om een fietsvergoeding woon-werkverkeer te behandelen, in te voeren en aan te passen in Vlimpers. 

    Extra informatie

    Tot en met 2019 werd de fietsvergoeding berekend aan de hand van de permanente looncode 400. Deze looncode berekende de fietsvergoeding rekening houdende met het opgegeven percentage en het aantal kilometer.

    Vanaf 2020 is de regelgeving van de fietsvergoeding aangepast. De fietsvergoeding wordt nu  berekend op basis van aantal dagen waarop de fiets effectief wordt gebruikt. Hiervoor werd een nieuwe incidentele looncode 907 aangemaakt.

    Looncode 907

    Deze looncode heeft 3 parameters:

    • Aantal dagen: wordt automatisch aangevuld vanuit de kalender
    • Aantal kilometers (permanent): wordt aangevuld vanuit de selfservice op basis van het aantal ingevoerde kilometers in het veld <Km per dag perm>
    • Aantal kilometers (occasioneel): wordt aangevuld vanuit de selfservice op basis van het aantal ingevoerde kilometers in het veld <Km per dag occ>

    De berekening in de loonmotor gebeurt op 2 manieren:

    • Permanent: aantal kilometers permanent x aantal dagen (volgens de kalender) x 0,21
    • Occasioneel: aantal kilometers occasioneel x 0.21

    Opgelet: Voor elke looncode in het vergoedingenscherm moet er steeds een overeenkomstige lijn in de overzichtspagina van de fietsvergoeding aanwezig zijn.

    Er wordt vanaf 2020 een onderscheid gemaakt tussen een permanente en occasionele fietsgebruiker. Binnen één maand kan maar één van deze twee opties gekozen worden.

    Permanente fietsgebruiker

    Je gebruikt de (elektrische) fiets of speedpedelec ten minste 80% van het aantal dagen voor je woon-werktraject. Vlimpers houdt bij de berekening van de vergoeding automatisch rekening met de ingevoerde afwezigheden. Dagen zonder geregistreerde afwezigheid en volgende afwezigheden tellen mee voor berekening:

    • Dienstreis binnenland
    • Dienstvrijstelling onderzoek EDPB/MEDEX
    • Dienstvrijstelling sportdag
    • Dienstvrijstelling vakbondsactiviteiten
    • Dienstvrijstelling vorming/opleiding
    • Inhouding van salaris
    • Uitzonderlijk werken
    Occasionele fietsgebruiker

    Je gebruikt de (elektrische) fiets of speedpedelec op minder dan 80% van het aantal dagen voor je woon-werktraject. Je geeft zelf nog manueel in Vlimpers het aantal kilometers per dag in.

    Uitzonderingen
    • De permanente fietsgebruiker die geen afwezigheden registreert in Vlimpers

    Je moet alle afwezigheden correct aanvragen in Vlimpers, anders kan Vlimpers hiermee geen rekening houden bij de berekening en moet je alsnog je aanvraag doen als occasionele fietsgebruikers.

    • De permanente fietsgebruiker die verschillende trajecten binnen één maand combineert

    Je fietst bijvoorbeeld af en toe met de fiets naar het station en van daaruit neem je de trein en de andere dagen fiets je rechtstreeks van je thuisadres naar kantoor. Dan moet je je aanvraag toch als occasionele fietsgebruiker doen.

    Aandachtspunten
    • Het minimum aantal kilometers voor een enkele rit van de fietsvergoeding is 1 km.
    • Het aantal kilometers wordt altijd afgerond naar volledige kilometers volgens de algemene afrondingsregels. Afstanden van minder dan 500 meter worden afgerond naar beneden, afstanden van 500 meter en meer naar boven. Afstanden van minder dan 1 km worden nooit naar boven afgerond. De afronding wordt uitgevoerd op het aantal km heen en terug samen (per dag).
    • Fietsvergoeding kan tot één maand in het verleden aangevraagd worden via de selfservice en is onbeperkt aanpasbaar in de toekomst.
    • Voor de backoffice-gebruikers is het scherm van de fietsvergoeding nu ook bereikbaar. Voer aanpassingen enkel uit via dit scherm om wijzigingen in te voeren. Je voert de looncode 907 dus niet rechtstreeks in bij de looncodes. Zie verderop in deze handleiding voor meer informatie.
    • Voor permanente fietsvergoedingen loopt de berekening via de kalender. Standaard rekent de kalender van vlimpers slechts één maand ver in de toekomst. Het is dus normaal dat je nog geen berekening ziet voor aanvragen die verder in de toekomst liggen. Rond elke 10e dag van de maand gebeurt de berekening voor de volgende maand en wordt de berekening ook zichtbaar in de kalender.

    Behandelen van een aanvraag

    Als een personeelslid een aanvraag heeft ingediend, wordt een werklijst-item in je werklijst aangemaakt. Het item bevat de volgende informatie:

    • Aanvraag fietsvergoeding
    • Naam personeelslid
    • Arbeidsrelatie “Arbeidsrelatie”
    • Jaar ‘Jaar’

    Na het doorklikken op het werklijst-item kom je terecht in het detailscherm van de aanvraag. Je kunt van hieruit de aanvraag behandelen.

    1. <Status>: Selecteer de status waarmee je de aanvraag wilt afhandelen:
    • Ingediend: laat de status op ‘Ingediend’ staan om ze op te laden
    • Afgewezen: wijzig de status naar ‘Afgewezen’ om de vergoeding niet op te laden
    1. <Opladen>: Klik op de knop ‘Opladen’ om de aanvragen met status ‘Ingediend’ als een looncode aan te maken.

    Hierna keer je terug naar je werklijst.

    Je kunt vanaf nu ook via de navigator manueel het scherm van de fietsvergoeding in de backoffice benaderen via het scherm ‘Overzicht fietsvergoeding’ (Personeelsbeheer > Informatie Vergoedingen (NLD) > Overzicht fietsvergoeding).

    Goed om weten: Wanneer je rechtstreeks naar het scherm navigeert en aanvragen behandelt  zullen de openstaande werklijst-items die aan deze aanvraag waren gekoppeld, automatisch verwijderd worden uit de werklijst.

    Invoeren

    Als personeelsleden hun aanvraag niet via de selfservice kunnen invoeren, kun jij dit doen voor hen via het scherm ‘Overzicht fietsvergoeding’ (Personeelsbeheer > Informatie Vergoedingen (NLD) > Overzicht fietsvergoeding).

    Opgelet: Voer nooit enkel de looncode voor de fietsvergoeding in. Voor elke looncode moet er een overeenkomstige lijn in de overzichtspagina van de fietsvergoeding aanwezig zijn.

    1. <Details>: Selecteer het jaar waarvoor je de vergoeding wilt invoeren. Staat het jaartal er niet tussen? Klik dan op het plusteken om een nieuw jaartal in te voeren. Klik op de link ‘Details’.
    2. <Soort Aanvraag>: Selecteer occasioneel of permanent.
    3. <Km per dag perm> (voor permanente fietsers): Vul het aantal kilometers in voor de maand die de fietser dagelijks aflegt.
    4. <Km per dag occ> (voor occasionele fietsers): Klik op “km per dag occ”. Er opent een maandrooster waar je per dag kunt aanduiden hoeveel kilometer de fietser heeft gereden. Om op te slaan klik je onderaan het maandrooster op OK
    5. <Motivatie>: Hier kun je eventuele opmerkingen meegeven. Dit veld is optioneel.
    6. <Status>: De status staat standaard op ‘ingediend’. Wanneer je alle stappen hebt doorlopen zal de status wijzigen naar ‘Opgeladen’ of ‘Afgewezen’, afhankelijk van de actie die je kiest.
    7. <Opladen>: Na de invoer klik je op de knop ‘Opladen’ om de looncodes aan te maken.

    Aanpassen

    Je kunt een fietsvergoeding aanpassen via het scherm ‘Overzicht fietsvergoeding’ (Personeelsbeheer > Informatie Vergoedingen (NLD) > Overzicht fietsvergoeding).

    Opgelet: Pas nooit enkel de looncode voor de fietsvergoeding aan. Voor elke looncode moet er een overeenkomstige lijn in de overzichtspagina van de fietsvergoeding aanwezig zijn.

    1. <Details>: Klik op de link ‘Details’ van het jaar waarvoor je de invoer wilt corrigeren.
    2. <Soort Aanvraag>: Selecteer occasioneel of permanent. Selecteer ‘blanco’ om een fietsvergoeding te verwijderen.
    3. <Km per dag perm> (voor permanente fietsers): Vul het aantal kilometers in voor de maand die de fietser dagelijks aflegt.
    4. <Km per dag occ> (voor occasionele fietsers): Klik op “km per dag occ”. Er opent een maandrooster waar je per dag kunt aanduiden hoeveel kilometer de fietser heeft gereden. Om op te slaan klik je onderaan het maandrooster op OK
    5. <Motivatie>: Hier kun je eventuele opmerkingen meegeven. Dit veld is optioneel.
    6. <Status>: De status staat standaard op ‘ingediend’. Wanneer je alle stappen hebt doorlopen zal de status wijzigen naar ‘Opgeladen’ of ‘Afgewezen’, afhankelijk van de actie die je kiest.
    7. <Opladen>: Na de invoer klik je op de knop ‘Opladen’ om de looncodes aan te maken.

    Bij uitdiensttreding

    Bij een uitdiensttreding kunnen er nog aanvragen actief zijn die na de uitdiensttredingsdatum vallen.

    Bij het afsluiten van de arbeidsrelatie zal de invoer in het overzichtscherm van de fietsvergoeding en de overeenkomstige looncodes automatisch verwijderd worden voor de maanden die na de uitdiensttredingsdatum vallen.

    Invoer voor de lopende maand van de uitdiensttreding wordt niet verwijderd. Indien nodig wordt de einddatum van de looncode wel automatisch aangepast naar de laatste werkdag.

    Permanente aanvraag

    Voor een permanente fietsvergoeding die aanwezig is in de maand van de uitdiensttreding is er verder geen aanpassing nodig. De kalender zal automatisch rekening houden met de uitdiensttredingsdatum.

    Occasionele aanvraag

    Voor een occasionele aanvraag moet je het aantal ingevoerde dagen voor de maand van de uitdiensttreding wel nakijken. Dat gebeurt via het scherm 'Overzicht fietsvergoeding' (Personeelsbeheer > Informatie Vergoedingen (NLD) > Overzicht fietsvergoeding).

    Controleer of een fietsvergoeding werd aangevraagd voor dagen die na de uitdiensttredingsdatum vallen. Verwijder de invoer voor deze dagen in het kalenderscherm:

    1. <Km per dag occ>: Klik op deze link en verwijder de kilometers bij de dagen die na de uitdiensttredingsdatum vallen. Klik op ‘OK’.
    2. <Opladen>: Na de invoer klik je op de knop ‘Opladen’ om de looncode aan te passen.

    Aan de looncodes zelf moet je geen aanpassingen uitvoeren.