chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vlimpershandleiding: Heraanstelling

    Met deze handleiding kan je een werknemer aanstellen die al geregistreerd staat in Vlimpers.

    Vlimpersscherm 1: Functiegegevens

    Ga naar Personeelsbeheer > Functiegegevens > Functiegegevens

    Het heraanstellen is het aanstellen van een werknemer die al geregistreerd staat in Vlimpers onder dezelfde RSZ-categorie maar waarvan de status van alle arbeidsrelaties ‘Uit dienst’ staan.

    Het heraanstellen is het aanstellen van een werknemer die al geregistreerd staat in Vlimpers. De actie heraanstellen mag enkel gebruikt worden in een bestaande arbeidsrelatie en waarbij de werknemer heraangesteld wordt binnen hetzelfde bedrijfsnummer en binnen dezelfde RSZ-categorie. De actie heraanstelling kan enkel gebruikt worden na een actie beëindiging en er moet minstens 1 dag effectieve uitdiensttreding zijn.
    Zijn er 2 opeenvolgende contracten, dan zet je het personeelslid niet uit dienst maar registreer je het nieuwe contract onder actie/reden gegevenswijziging/contractwijziging.

    Bijvoorbeeld: actie beëindiging met ingang van 1/4/20XX en actie heraanstelling met ingang van 2/4/20XX, het personeelslid is op 1/4/20XX niet tewerkgesteld bij de Vlaamse overheid. Als contract 1 eindigt op 31/3/20XX en op 1/4/20XX start een nieuw contract, dan registreer je enkel een functierij met ingang van 1/4/20XX met actie/reden gegevenswijziging/contractwijziging.

    1: ‘Plusteken’

    • Klik op 'Plusteken' om een om een nieuwe rij toe te voegen

    Vul alle velden aan op de verschillende tabbladen, behalve:

    • <Niveau supervisor>
    • <Managementcode>
    • <Trf Ploegdnst>
    • <Ploegendienst>
    • <Betaalgr. tariefsrt. Gebruiken>
    • <Betaalgrp Peildatum gebruiken>
    • <Soort wisselkoers>
    • <Tarief gebruiken vanaf>
    • <CDVU>

    Voor volgende velden zijn er extra invoerinstructies:


    Tabblad Werklocatie:

    2: <Functie-indicator>

    3: <Actie>

    • Kies <Actie> Heraanstelling

    4: <Reden>

    • Kies <Reden>
    • De verschillende actie/reden bij heraanstellen vind je terug in Vlimpers Assistent 

    5: <Locatiecode>

    • Vul de juiste <Locatiecode> in
    Opgelet

    Bij <Locatiecode>:

    • Indien een personeelslid zijn thuisadres heeft als standplaats, dan moet hier Thuis geselecteerd worden. Op die manier wordt als <standplaats> de gemeente weergegeven waar betrokkene woont.
    • Ingeval de <standplaats> een werf is (geen locatieadres binnen MVG), dan kan de daarvoor voorziene code geselecteerd worden. Bij selectie van werf zal een extra veld geactiveerd worden <standplaats>. Daarin kan dan de standplaats vrij ingevuld worden.

    Tabblad Functiegegevens:

    6: <Ambtenaar/contractueel>

    • De gegevens <Ambtenaar / contractueel>  zijn van belang voor anciënniteit- en ziekteberekening.

    7: <Basisuren>

    • In de <Basisuren> wordt het aantal basisuren van de aanwezigheid die in het contract werd opgenomen ingevuld.
    • Ingeval van 1 AR aan 100% wordt 38 uur ingevoerd;
    • Ingeval van 2 AR’s waarvan de ene aan 60% en de andere aan 40%, wordt in de ene AR 20 basisuren gezet en in de andere 18 uren (dit geldt enkel voor contractuelen).

    8: <FTE>

    • Als de basisuren worden aangepast, dan wordt het aantal <FTE> automatisch ingevuld. Het veld <FTE> moet je niet wijzigen, aangezien dit veld nergens toe dient. De berichten over het veld FTE die in een pop-up verschijnen, mogen genegeerd worden.

    Tabblad Salarissen:

    9: <Betaalgroep>

    Opgelet

    Indien de betaalgroep reeds op MON stond en betrokken personeelslid komt uiteindelijk niet in dienst, dan krijgt u volgende boodschap: ‘de enige record met de L4 nummer werd zojuist geschrapt. Er is dus een L4-nr gecreëerd, zowel in Vlimpers als in de loonmotor (L4), zonder dat dat nodig was. Dat nummer zal blijven hangen in de loonmotor. De correcte afhandeling in dit geval gaat als volgt:

    *Laat het dossier op MON laten staan

    *Voeg een functierij toe met als ingangsdatum de volgende dag, actie-reden beëindiging - niet opgedaagd, veld arbeidsplaatsnummer leegmaken, veld supervisor-ID leegmaken, soort en reden einde contract: niet opgedaagd - In dienst gek. PL niet opged., einddatum: de ingangsdatum van de voorgaande functierij., betaalgroep NVT.

    *Verwijder alle looncodes (ook extra legale voordelen), enkel looncode 001 bij vaste inkomsten laten staan met begin en einddatum de ingangsdatum van de eerste functierij.

    *Start de aanstellingsdatum op een weekdag (maandag tot vrijdag), wijzig het werkrooster die gelijk is aan de aanstellingsdatum naar werkrooster 9999W1106.
    In het scherm afwezigheidsmutatie moet men geen enkele afwezigheid registreren, ook niet de afwezigheidscode LOS, want door een werkrooster te registreren waarop er op de dag van aanstelling geen prestaties worden gepresteerd, zorg je ervoor dat er op de dag van de aanstelling geen loon wordt berekend.

    10: <Gerechtigheid betaalgrp gebr>

    • Indien er geen tellerberekening (afwezigheden) dient te gebeuren, moet <Gerechtigheid betaalgrp gebr> worden aangevinkt.

    11: <Feestdagenrooster>

    • <Feestdagenrooster> is een belangrijk element bij het correct berekenen van de aan te rekenen dagen bij het opnemen van afwezigheden (verloftellers).
    • We onderscheiden 3 feestdagenroosters:
      • Standaard (16 feestdagen + 5 compensatiedagen periode  27/12 – 31/12)
      • Geen feestdagen (blanco): wordt gebruikt voor de loodsen
      • Continudiensten (16 feestdagen): wordt gebruikt voor bepaalde functies binnen de afdeling Gemeenschapsinstellingen en voor de personeelsleden van de Vloot.

    12: <Gerechtigheidsgroep>

    • Afhankelijk van de <Gerechtigheidsgroep> kan een werknemer bepaalde afwezigheden opnemen.
    • We onderscheiden 5 gerechtigheidgroepen:
      • Contractueel in proeftijd
      • Contractueel
      • Ambtenaar in proeftijd
      • Ambtenaar
      • Geen afwezigheden (dummy): deze gerechtigheidsgroep wordt gebruikt voor een persoon die is ingevoerd, maar niet gerechtigd is afwezigheden aan te vragen (bv. een externe werknemer)
    • Wanneer de proeftijd van een ambtenaar afloopt, is het van belang om een nieuwe functierij toe te voegen die hem een nieuwe gerechtigheidsgroep indeelt.

    Tabblad VO Specifieke gegevens:

    13: <Aantal Maanden stage>

    • Is er een proeftijd, vul <Aantal Maanden stage> in, de <Einddatum stageperiode> wordt automatisch berekend. 

    Opgelet: Is er nog een andere functierij met dezelfde ingangsdatum dat volgnummer 1 kreeg, dan zal Vlimpers de einddatum van de stageperiode of inwerkperiode niet correct berekenen en dien je de proeftijd manueel op te volgen via het veld <Einddatum Proeftijd>.

    14: <Functionele schaal>

    • Vul <Functionele schaal> in:
      • Voor contractuelen: Op NNB zetten (contractuelen hebben geen functionele loopbaan)
      • Voor statutairen: Selecteer de schaal binnen de functionele loopbaan, waar betrokkene zich zal bevinden bij indiensttreding.

    De functionele schaal geeft weer op welke trap binnen de functionele loopbaan men staat. Bijvoorbeeld: als A1 ga je na 6 jaar anciënniteit over van functionele schaal A111 naar functionele schaal A112, etc.


    In het kader van de berekening van de diverse cycli binnen Vlimpers zal er een voorspelling op het scherm Personeelsbeheer > Functiegegevens > VO Anciënn., Jaarbasis, Fnc. Lpbn ) verschijnen van de volgende functionele schalen. Dit is echter louter informatief, er is geen automatisme voorzien. Het toevoegen van de functionele schaal gebeurt semi-automatisch via functiegegevens - VO toewijzen functionele stap.

    15: <Leeftijdsgrens>

    • <Leeftijdsgrens> is niet altijd zichtbaar
    • Enkel bij een bevordering naar niveau A wordt <Leeftijdsgrens> geactiveerd. ‘23’ moet worden ingevuld. (meer informatie omzendbrief DVO/BZ/P&O/2010/2)

    16: <Bevorderingspremie>

    • Ingeval van een bevordering naar een hoger niveau wordt <Bevorderingspremie> aangevinkt indien van toepassing (bij meerdere AR’s: op de nieuwe AR). 
    • De berekening van de bevorderingspremie gebeurt automatisch (meer informatie VPS Art. VII 41).

     17: <Statuut>

     18: <Einddatum Proeftijd>

    • Vul de <Einddatum Proeftijd> van de statutaire proeftijd of van de contractuele inwerkperiode in als het veld <Aantal Maanden stage> de einddatum van de proeftijd of inwerkperiode geen correcte einddatum berekend. Maak het veld <Aantal Maanden stage> dan ook leeg zodat er een juiste doorstroom naar de module Ploeg kan gebeuren. 
    • Vanaf 1/01/2014 werd de proeftijd voor de contractuele personeelsleden arbeidsrechterlijk afgeschaft, maar in het VPS niet. Deel III hoofdstuk III van het VPS voorziet zowel voor ambtenaren als voor contractuelen een vergelijkbare proeftijd. Voor contractuele personeelsleden heeft een proeftijd geen gevolgen met uitzondering van het niet kunnen opnemen van enkele verloven. Daarom werd de set-up van de ziekte-cyclus voor contractuelen hiervoor aangepast zodat er geen verschil is in berekening van ziekte als u al dan niet het veld invult. 

    19: <Einde anciënn. cond. ziektereg.>

    • <Einde anciënn. cond. ziektereg.> wordt enkel ingevuld voor contractuele personeelsleden.
    • Hieronder volgt een tabel die u wegwijs maakt welke einddatum u bij welke overeenkomst moet invullen:
    Onbetaalde duur Bepaalde duur < 3 maanden Bepaalde duur = of > 3 maanden
    Arbeider Einddatum = 1 maand* vanaf indiensttreding Einddatum = 1 maand* vanaf indiensttreding Einddatum = 1 maand* vanaf indiensttreding
    Bediende Geen einddatum invullen Einddatum = 1 maand* vanaf indiensttreding Geen einddatum invullen

    *Bijvoorbeeld: In dienst vanaf 1/1/20XX de einddatum is 31/1/20XX. In dienst vanaf 15/1/20XX de einddatum is 14/2/20XX.

    Opgelet

    Indien men een einddatum dient in te vullen, moet er nagegaan worden of het personeelslid reeds minstens 1 maand ononderbroken in dienst was bij dezelfde juridische entiteit. Deze heeft hetzelfde bedrijfsnummer in <bedrijf> op het tabblad werklocatie van het scherm functiegegevens. Men mag alle korte tewerkstellingen die aaneensluitend zijn, hiervoor samentellen. Aan deze vereiste is ook voldaan als deze anciënniteit werd opgebouwd in het raam van een ander contract, bijvoorbeeld als jobstudent.
    Indien er reeds een tewerkstellingsperiode was van minstens 1 volledige maand, vult men als einddatum anciënniteitsconditie de dag van de heraanstelling in.

    20: <Verloningspercentage>

    • <Verloningspercentage> staat standaard op 100 en mag niet gewijzigd worden

    21: <Code aanwervingskader>:

    • Vul dit veld in als een personeelslid een verminderingskaart herstructurering heeft: Ontsl. werkn na herstr > 45j of Ontsl. WN na herstruct. < 45j.

    22: <Begindatum Aanwervingskader>

    • Indien de code <aanwervingskader> is ingevuld, is <Begindatum Aanwervingskader> verplicht in te vullen, deze datum stroomt door naar de loonmotor. Dit is dezelfde datum als de ingangsdatum van de contractgegevens. Dit wordt gebruikt bij Vlaamse doelgroepverminderingstartbaner en herstructurering.

    23: <Einddatum Aanwervingskader>

    • Vul <Einddatum Aanwervingskader> in als de code <Aanwervingskader> is ingevuld. Hier kan de vermoedelijke einddatum van het contract (voor zover bekend) worden ingegeven, anders wordt dit blanco gelaten.
    • Vul de einddatum in van de vermindering zoals vermeld op de verminderingskaart.

    24: <Verlofregeling>

    • Bij het berekenen van het recht op jaarlijks verlof is <Verlofregeling> een belangrijk element.

    25: <Recht op hospitalisatieverzekering>

    • Vink <Recht op hospitalisatie> aan. Bij het aanstellen van externe werknemers, jobstudenten of vervangend huisbewaarder blijft dit veld afgevinkt!
    • OPGELET gedetacheerde leerkrachten/loppers hebben wel recht op hospitalisatie.

    26: <VO Statuut>

    • Vul VO Statuut in. Dit is een zeer belangrijk component omdat elk veld een impact heeft op de loonberekening.

    27: <Wettelijk statuut>

    • Afhankelijk van de keuze statuut werknemer bij <Wettelijk statuut> worden de overige velden onder VO Statuut automatisch ingevuld.
    • De automatisch ingevulde velden moeten ongewijzigd blijven!
    • Enkel bij volgende statuten zal er een aanvulling nodig zijn ( contractueel, vastbenoemd, contractueel buitenland niet BV onderworpen).

    28: <Einddatum>

    • <Einddatum> wordt ingevuld bij:
      • Contracten bepaalde duur
      • Vervangingen
      • Contractueel met ambtshalve verlof voor benoeming (de einddatum is de dag voor de start van het ambtshalve verlof en niet de einddatum van de statutaire proeftijd)
      • Gebruik van een inactieve arbeidsrelatie met een proeftijd
      • Uitdiensten
      • Pensioenen (maar pas bij officiële aanvraag en ingevulde einddatum ligt steeds op het einde van de maand).
    Opgelet

    Enkel te gebruiken voor wetenschappelijk personeel! Kies 3 Wetenschap. Instel. vanaf 2006 bij <Wetenschappelijk onderzoekers>. Er bestaat een vrijstelling van doorstorting van 80% van de verschuldigde bedrijfsvoorheffing voor personeelsleden bezoldigd in het kader van wetenschappelijk onderzoek. Door Wetenschap. Instel. vanaf 2006 te selecteren wordt er rekening gehouden met de vrijstelling van doorstorting van 80% van de verschuldigde bedrijfsvoorheffing.

    29: <Tweede evaluator>

    • <Tweede evaluator> stroomt door naar Vlimpersmodule Talent Ploeg en wordt ingevuld als de tweede evaluator niet de eerste evaluator is van diegene die in <rapporteert aan> is.

    30: <Onderrichting gekregen>

    • Vink <Onderrichting gekregen> aan als de werknemer van de werknemer de richtlijnen en instructies die de werkgever bij de aanwerving moet verstrekken heeft gekregen. Zie omzendbrief BZ 2011/4

    31 tot en met 36: enkel te gebruiken bij vervangingscontracten op naam!

    31: <Vervangen ID>

    • Vul het Vlimpersnummer in van de persoon die wordt vervangen bij <Vervangen ID>

    32: <Verv. Arb. Rel.>

    • Vul de juiste arbeidsrelatie in van de persoon die vervangen wordt in <Verv. Arb. Rel.>

    33: <Elementnaam>

    • Selecteer de juiste verlofvorm dat de persoon die vervangen wordt neemt bij <Elementnaam>

    34: <Begindatum>

    • Vul de <Begindatum> van de vervanging in

    35: <Einddatum>

    • Vul de <Einddatum> van de vervanging in

    36: <Vervanging VTE>

    • Geef het juiste VTE in bv. 0,5 bij <Vervanging VTE>

    37: <Combinatiecode>

    • Vul <Combinatiecode> de code aan op welk budget de verloning moet aangerekend worden.

     38: <Kamer/Lokaal>

    • Vul  <Kamer/Lokaal> in.

     39: <Roepfunctie>

    • In <Roepfunctie> kan de specifieke functie worden ingegeven van betrokkene.
    • Indien de functie niet is gekend, wordt automatisch de graad opgenomen.
    • Wanneer iemand hogere functies uitoefent, dan wordt deze hier vermeld (bijvoorbeeld projectleider, wnd...).
    • Dit veld wordt overgenomen in de TGV.

    Vlimpersscherm 2: Werkrooster toewijzen

    Ga naar Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Vervangingen maken > Werkrooster toewijzen

    Zie Vlimpershandleiding: Werkrooster toewijzen

    Bij een heraanstelling moet het werkrooster nagekeken worden: 

    • Bij heraanstellen met hetzelfde werkrooster als voorheen:
      • Er dient geen nieuwe rij toegevoegd te worden
    • Bij heraanstellen met verschillend werkrooster als voorheen:
      • Nieuw werkrooster vanaf heraanstellen indien de heraanstelling gebeurt in hetzelfde jaar
      • Werkrooster Niet in Dienst ‘0000W0000’ invoeren vanaf datum ontslag vorige tewerkstelling en nieuw werkrooster invoeren vanaf datum heraanstelling bij een heraanstelling in een ander jaar
    Voorbeeld

    Uitdienst 01/09/2010 (50%) – heraanstellen (100%) 01/07/2011

    • werkrooster invoeren ‘Niet in Dienst - 0000W0000’ vanaf 01/09/2010
    • werkrooster 100% invoeren vanaf 01/07/2011

    Het werkrooster niet in dienst 0000W0000 mag enkel worden ingevoerd bij de actie heraanstellen in een ander jaar waarbij het nieuwe werkrooster is gewijzigd ten opzichte van het voorgaande.

    De volgende instructies zijn van toepassing op de dag van de indiensttreding

    Vlimpersscherm 3: Vaste inkomsten

    Ga naar Personeelsbeheer > Informatie vergoedingen > Inkomsten en inhoudingen toew. > Vaste inkomsten

    Zie Vlimpershandleiding: Vaste inkomsten toevoegen

    Vlimpersscherm 4: Incidentele inkomsten

    Ga naar Personeelsbeheer > Informatie vergoedingen > Inkomsten en inhoudingen toew. > Incidentele inkomsten

    Zie Vlimpershandleiding: Incidentele inkomsten toevoegen

    Vlimpersscherm 5: Extra legale voordelen

    Ga naar Salarissen (GBL) > Extra legale voordelen

    Zie Vlimpershandleiding: Maaltijdcheques

    Vlimpersscherm 6: Persoonsgegevens aanpassen

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens aanpassen

    Controleer alle persoonsgegevens. Elke wijziging moet gebeuren met het 'plusteken'.

    Vlimpersscherm 7: Bankrekeningen beheren

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens > Bankrekeningen beheren

    Klik op het 'plusteken' om een nieuw bankrekeningnummer toe te voegen.

    Vlimpersscherm 8: Gegevens gezinslid

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonlijke relaties > Gegevens gezinslid

    Controleer de gegevens van gezinsleden. Elke wijziging moet gebeuren met het 'plusteken'.

    Vlimpersscherm 9: VO anciënniteiten, jaarb., volg. Schaal

    Ga naar Personeelsbeheer > Functiegegevens > VO anciënniteiten, jaarb., volg. Schaal

    Controleer de anciënniteiten.

    Vlimpersscherm 10: Werkervaring

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Werkervaring

    Dit scherm wordt gebruikt om de anciënniteiten van de relevante werkervaring te berekenen.

    Zie Vlimpershandleiding: Startkapitalen anciënniteiten

    Vlimpersscherm 11: VO Pensioenplan

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Persoonsgegevens > VO Pensioenplan

    Zie Vlimpershandleiding VO Pensioenplan

    Vlimpersscherm 12: VO Startkapitalen tellers anc.

    Ga naar Personeelsbeheer > Functiegegevens > Vo Startkapitalen tellers anc.

    Nadat u de (relevante) werkervaring van een personeelslid hebt ingevoerd in het scherm ‘Werkervaring’ wordt op basis van de opgegeven relevante werkervaring een berekening gemaakt van het aantal maanden dat kan worden gevaloriseerd.

    Geef de bekomen hoeveelheid maanden in bij startkapitaal geldelijke anciënniteit. Ook de andere types anciënniteit kan je hier invoeren.

    Zie Vlimpershandleiding: Startkapitalen anciënniteiten

    Vlimpersscherm 13: VO Mobiliteitsgegevens

    Ga naar Personeelsbeheer > Persoonsgegevens > Werkrelaties > VO Mobiliteitsgegevens

    Vul alle velden aan. 

    Indien er een dienstwagen moet geregistreerd worden: zie Vlimpershandleiding: Dienstwagen toevoegen of wijzigen

    Vlimpersscherm 14: Beheer loonberekening

    Ga naar Salarissen (GBL) > VO Verloning > Beheer loonberekening

    Via de Vlimpershandleiding Beheer Loonberekening kan u controleren of de door u aangebrachte wijzigingen correct zijn uitgevoerd.

    Vlimpersscherm 15: Checklist persoon

    • Vul de velden aan
    • <Itemcode> van het opgehaalde beroepsrisico wordt automatisch opgehaald na invullen van <code checklist>. De codes die beginnen met “RI” geven de risico’s aan, de codes die beginnen met “MT” geven het vereiste medisch toezicht aan. Wijzig nooit de itemcodes.
    • Indien er itemcodes moeten toegevoegd worden, voegt u een beroepsrisico toe die de itemcodes die in de andere beroepsrisico ontbreken toe. Een beroepsrisico voegt u toe door op ‘Plusteken’ onder de blok Checklisthistorie te klikken. Alle beroepsrisico’s die de werknemer op het zelfde tijdstip heeft; moeten met dezelfde ingangsdatum worden geregistreerd in <Checklistdatum>.
    • Zie Vlimpers Document: Beroepsrisico's