chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Vlimpershandleiding: Werkrooster toewijzen

    Ben je als personeelsmedewerker binnen de Vlaamse overheid op zoek naar meer informatie over het bepalen van een werkrooster in Vlimpers? Op deze webpagina vind je alle informatie.

    Vlimpersscherm 1: Werkrooster toewijzen

    Navigatie: Salarissen (GBL) > Gegevens ontvanger > Vervangingen maken > Werkrooster toewijzen

    Het scherm bestaat uit 2 tabbladen:

    • Tabblad Basisplanning:
      • Dit is de basis werkrooster vastgesteld in de arbeidsovereenkomst waarin werknemer normaal dient te werken bv. 100% tewerkstelling – maandag tot vrijdag 7u36)
    • Tabblad Andere planning:
      • Dit tabblad wordt niet gebruikt. Registreer je werkrooster in het tabblad Basisplanning dan wordt dit werkrooster automatisch gekopieerd naar het tabblad Andere planning.

    Als je op het icoon  klikt, krijg je beide roosters op 1 scherm te zien.

    Bij de indiensttreding van een nieuw personeelslid wordt de basisplanning ingevoerd. Indien het contractuele personeelslid wijzigt van tewerkstellingspercentage of het werkrooster wijzigt, wordt de basisplanning aangepast, door een nieuwe rij toe te voegen die gelijk is aan de ingangsdatum van de wijziging. Voor een statutair personeelslid staat de basisplanning altijd op <Standaardrooster gebruiken>.

    Het <Rooster-ID> wordt automatisch ingevuld na selectie <Standaardrooster gebruiken>. Na selectie van een <vooraf gedefinieerd rooster> moet het juiste rooster gekozen worden doormiddel van het vergrootglas, het werkrooster start steeds met de aanwezigheidspercentage. Roosters met L zijn werkroosters voor de Loodsen, voor alle andere personeelsleden worden steeds de roosters met W gekozen.

    Om sneller een vooraf gedefinieerd rooster op te zoeken kan men volgende stappen volgen:

    1: Werkrooster voorstellen 

    • Klik op Werkrooster voorstellen er verschijnt een nieuw scherm

    2: <Begindatum>

    • Vul de <Begindatum> in van het gewenste rooster.
    • Voor het invoeren van de datum gebruikt men, zoals gebruikelijk bij webtoepassingen, bij voorkeur het kalenderknopje. Wanneer men toch zelf een datum intikt mag men de ENTER –toets NOOIT gebruiken maar MOET men STEEDS via de TAB-toets het datumveld verlaten.

    Nadat de datum op de correcte wijze is ingevoerd komt men op een volgend scherm waar automatisch de maand wordt getoond waarin de gekozen datum valt.

    3: <Werkregime>

    • Vul hier het door het personeelslid gevraagde werkregime in en vink de ingevulde week/weken aan.
    • Voor een regime dat zich elke week herhaalt mogen slecht voor één volledige week (die begint op een maandag en eindigt op zondag) de te presteren uren worden ingevoerd. Voor 2-, 3- of 4-wekenregimes moet men de te presteren uren/minuten voor de 2, 3 of 4 volledige weken (start met maandag en eindigt op zondag) invoeren. Afhankelijk van het gekozen werkregime dienen de aanvinkveldjes naast de volledig beschreven weken te worden aangevinkt. Als bijvoorbeeld maandag in een voorgaande maand valt en de overige dagen in een andere maand, vink dan zowel de week van die maandag in de voorgaande maand als diezelfde week in de huidige maand aan.
    • Er dient steeds een dubbele punt te staan tussen het aantal uren en minuten. Indien enkel het aantal uren wordt ingevuld, wordt er wel automatisch :00 achter geplaatst. Of indien men 7:36 invult, dan wordt dit automatisch gewijzigd in 07:36 (0 vooraan toevoegen). Ook in dit scherm mogen de ingevoerde uren en minuten niet bevestigd worden met de entertoets. Men kan zijn invoer best bevestigen door op de TAB-toets te drukken of door in een ander veldje te klikken met de muis.

    4: 'Bereken % en roosterdefinitie'

    • Als alles correct is ingevoerd klik op ‘Bereken % en roosterdefinitie’. Hierdoor zal het systeem het scherm afsluiten en automatisch het tewerkstellingspercentage berekenen.
    • Indien er geen enkele week is aangevinkt, komt er een foutmelding op het scherm.
    • Ook wanneer men bij het invullen ten onrechte op de ENTER-toets heeft gedrukt krijgt men een foutboodschap.

    Nadat u op ‘Bereken % en roosterdefinitie’ heeft geklikt en het systeem het tewerkstellingspercentage van het opgegeven rooster heeft berekend krijgt u een mededeling.

    • Via ‘Nee’ keert u terug naar het roostervoorstel en kunnen de nodige aanpassingen uitgevoerd worden.
    • Via ‘Ja’ gaat u akkoord met het roostervoorstel en wordt door Vlimpers naar een overeenstemmend werkrooster gezocht.

    Nu zijn er twee mogelijkheden:

    1. Voor het gevraagde werkregime wordt er een overeenstemmend werkrooster gevonden.

    In dat geval zal me een mededeling krijgen dat er voor het opgegeven werkregime een roosterdefinitie werd gevonden.

    • Via ‘Nee’ kan u nog terug en aanpassingen uitvoeren.
    • Via ‘Ja’, wordt dit rooster automatisch toegewezen aan de arbeidsrelatie van het betreffende personeelslid. U hoeft dus in dit geval zelf de initiële rij (bij het in dienst treden) of de bijkomende rij (bij een roosterwijziging) niet in te voeren.

    2. Voor het voorgestelde werkregime wordt er geen overeenstemmend werkrooster gevonden.

    • Indien u nu op ‘Ja’ klikt, zal er een workflow vertrekken (werklijst item) naar de afdeling HR-technologie en Data (HRTD) dat instaat voor het opzetten van nieuwe werkroosters. In dit geval mag men niet meer op ‘Opslaan’ klikken, want de workflow is reeds vertrokken doordat men ‘Ja’ heeft gekozen. U kan het scherm verlaten door terug in het navigatiemenu op werkrooster toewijzen te klikken. Vervolgens krijgt men een bericht.
    • Door op ‘Nee’ te klikken wordt de component rooster toewijzen correct gesloten.

    Bij het HRTD wordt het correcte werkrooster opgezet. Zodra de nieuwe werkrooster-definitie is aangemaakt, wordt er een workflow opgestart en zal er een item bijkomen in de werklijst van de persoon die het werkrooster heeft voorgesteld (en enkel maar bij die persoon). Na het klikken op de link komt men terug in Werkrooster toewijzen.

    TIP:

    Alvorens men op de link klikt kan men best de code van het werkrooster noteren omdat deze code niet meer zichtbaar is als men in Werkrooster toewijzen komt.

    Het werkrooster werd toegewezen aan de arbeidsrelatie, men hoeft de initiële rij niet meer in te voeren.

    Opgelet

    Het werkrooster wordt zowel weergegeven bij basisrooster en bij alternatief werkrooster. Het basisrooster mag enkel gewijzigd worden bij een wijziging in de arbeidsovereenkomst, bij vastbenoemden is het basisrooster steeds <Standaardrooster gebruiken> pas het basisrooster eventueel opnieuw aan.

    • Het is niet nodig om bij een uitdiensttreding het werkrooster af te sluiten. Maar er mogen geen werkroosters worden toegevoegd die een ingangsdatum hebben na een periode uit dienst, anders wordt er toch nog een verlofrecht na de periode uit dienst berekend.
    • Het werkrooster niet in dienst 0000W0000 wordt enkel gebruikt bij een heraanstelling in een ander jaar waarbij het nieuwe werkrooster is gewijzigd ten opzichte van het voorgaande werkrooster.
    Voorbeeld

    Contractueel personeelslid in dienst op 1/1/2016 met een contract aan 80% en gaat op 1/9/2016 uit dienst. Op 1/1/2017 wordt het contractuele personeelslid heraangesteld met een contract van 100%:

    • Tabblad Basisplanning invoer van een rij op 1/1/2016 – vooraf gedef. Rooster – 80% en tabblad Andere planning – vooraf gedef. Rooster – 80%
    • Tabblad Basisplanning invoer van een rij op 1/9/2017 – vooraf gedef. Rooster – 0000W0000 en tabblad Andere planning - vooraf gedef. Rooster – 0000W0000
    • Tabblad Basisplanning invoer van een rij op 1/1/2017 – standaardrooster en tabblad Andere planning – standaardrooster
    • Bij een heraanstelling met behoudt van hetzelfde werkrooster als de voorgaande tewerkstelling, mag men geen nieuwe rij met ingangsdatum van de heraanstelling toevoegen.