Wat heeft een invloed op het realiseren van deze opdracht?

Wat?

Een organisatie werkt natuurlijk niet in het ijle. Verschillende interne en externe factoren kunnen een invloed hebben op het realiseren van onze opdracht. Deze invloeden kunnen zowel positief als negatief zijn; zij kunnen zowel zorgen voor slechtere als betere resultaten.

Hierbij is het van belang om deze invloeden zo ruim mogelijk te beschouwen. Binnen welke context werkt de organisatie. Welke mensen en middelen zijn belangrijk? Voor wie werken wij? Wie zijn de klanten? Wie zijn de belanghebbenden? Welke omgevingsfactoren zijn van belang?

Bij het beantwoorden van deze vraag is het ook van belang om mogelijke evoluties in ogenschouw te nemen. Welke (maatschappelijke) veranderingen zijn van belang voor de organisatie? Zijn er technische evoluties die zich aandienen die een grote invloed kunnen hebben voor onze opdracht?

Denk hierbij zowel aan positieve als aan negatieve zaken.

Hoe?

In deze fase is deskresearch niet meer voldoende. Gestructureerde interviews of workshops zijn hiervoor de aangewezen methodieken. Betrek hierbij zowel de experts terzake (vb. proceseigenaars) als het management en streef naar consensus.

Ga zeker na of er in een andere kader (vb. bij het opmaken van een bedrijfscontinuïteitsplan) al risico’s geïdentificeerd zijn.

Risicomanagement is een zaak van iedereen en van heel de organisatie en kan pas slagen als er binnen de organisatie een ruim draagvlak voor bestaat.

Mogelijke methodieken voor de identificatie van risico’s.

Het vlinderdasmodel

Een zeer bruikbare tool om deze vraag te beantwoorden is het zgn. vlinderdasmodel. In dit model identificeer je niet alleen alle mogelijke risico’s en opportuniteiten, maar graaf je ook dieper: het model laat ook toe om alle mogelijke oorzaken en alle mogelijke gevolgen op te lijsten. Idealiter doe je dit samen met collega’s die de verschillende onderdelen van de organisatie zeer goed kennen (vb. proceseigenaars, teamverantwoordelijken,….). Afhankelijk van het soort organisatie waarin je werkt kan een bekrachtiging door het management noodzakelijk zijn. Tegelijkertijd oorzaken en gevolgen in kaart brengen is vooral belangrijk omdat het helpt bij het scherp definiëren van mogelijke maatregelen, zie verder vraag 4.)

SWOT-analyse (incl. confrontatiematrix)

Maar ook de meer gekende SWOT-analyse is een heel bruikbare tool. Op deze webpagina vind je meer duiding en achtergrondinformatie.

Meer info over hoe je een SWOT-analyse met confrontatiematrix kan gebruiken om de risico’s op het niveau van doelstellingen in kaart te brengen en mogelijke maatregelen op te lijsten vind je hier.

Resultaat?

Het resultaat van deze zoektocht is de identificatie van risico’s en opportuniteiten in een lijst van gebeurtenissen.

Belangrijk is dat het (top)management de geïdentificeerde risico’s valideert.

Idealiter zorg je ervoor dat dit overzicht volledig is. Maar je kan hierbij ook trapsgewijs te werk gaan:

Starten van het strategisch, naar het tactisch en vervolgens naar het operationele niveau. Merk op dat de aanwezigheid van een cascade van risico’s zal leiden tot een hogere maturiteitsinschatting.
Starten met die delen waarover al het meest info beschikbaar is;
Voor entiteiten die op verschillende locaties werken, is ook een geografische aanpak een optie;
…

Verschillende soorten risico’s

Omdat er zeer uiteenlopende risico’s bestaan, is het aangewezen om een aantal mogelijke types voor ogen te houden. In dit document bespreken wij een aantal mogelijke indelingen / typologieën. Het grote voordeel van te werken met typologieën is dat je de geïdentificeerde risico’s ordent en de

methode meteen ook inspirerend werkt waardoor je ook risico’s waaraan je niet dadelijk zou denken, opneemt. Op die manier krijg je een meer volledige lijst. Streef hierbij naar een gestandaardiseerde lijst die regelmatig up to date wordt gebracht en gevalideerd wordt door het top management.