chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Onder “instanties van de Vlaamse overheid” wordt verstaan:

    1° het Vlaams Parlement, zijn diensten, en de instellingen die aan het Vlaams Parlement verbonden zijn:

    = Vlaamse Ombudsdienst, Kinderrechtencommissariaat, Vlaams Instituut voor Vrede en Geweldpreventie

    4° de Vlaamse administratie:

    a) de departementen:

    b) de intern verzelfstandigde agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid;

    c) de intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid;

    d) de publiekrechtelijke vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen;

    e) de privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen, met uitzondering van de investeringsmaatschappijen van de Vlaamse overheid ;

    f) de Dienst van de Bestuursrechtscolleges;

    g) de Onderwijsinspectie;

    6° de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie:

    a) het Fonds Flankerend Economisch Beleid - Hermes;

    b) het Financieringsinstrument voor de Vlaamse Visserij- en Aquicultuursector - FIVA;

    c) het Fonds Culturele Infrastructuur - FoCI;

    d) het Garantiefonds Huisvesting;

    e) het Grindfonds;

    f) het Vlaams Financieringsfonds voor Grond- en Woonbeleid voor Vlaams-Brabant;

    g) het Pendelfonds;

    h) het Rubiconfonds;

    i) het Topstukkenfonds;

    j) het Vlaams Brusselfonds;

    k) het Vlaams Fonds voor de Lastendelging - VFLD;

    l) het Vlaams Landbouwinvesteringsfonds - VLIF;

    m) de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening - de Watergroep;

    n) het Vlaams Fonds voor de Letteren - VFL;

    o) de Vlaamse Radio en Televisie - VRT;

    p) de nv Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek - VITO;

    q) het eigen vermogen Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek - ILVO;

    r) het eigen vermogen Flanders Hydraulics;

    s) het eigen vermogen Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek - INBO;

    t) het ondersteunend centrum van het Agentschap voor Natuur en Bos - ANB;

    u) het eigen vermogen Informatie Vlaanderen – AIV;

    v) het eigen vermogen van het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen – KMSKA;

    w) de investeringsmaatschappijen van de Vlaamse overheid:

    - de Limburgse Reconversiemaatschappij;

    - de Participatiemaatschappij Vlaanderen;

    - de Vlaamse Participatiemaatschappij; 

    7° de Vlaamse adviesorganen:

    a) de strategische adviesraden (= SERV, Vlaamse Onderwijsraad, Milieu- en Natuurraad van Vlaanderen, Strategische Adviesraad Ruimtelijke Ordening - Onroerend Erfgoed, Strategische Adviesraad voor het Vlaamse Welzijns-, Gezondheids- en Gezinsbeleid, Mobiliteitsraad van Vlaanderen, Strategische Adviesraad voor Landbouw en Visserij, Raad voor Cultuur, Jeugd, Sport en Media, Vlaamse Woonraad)

    b) de andere raden, commissies, comités, en andere organen, ongeacht de benaming ervan, die voldoen aan elk van de volgende voorwaarden:

    1) ze zijn opgericht bij decreet, bij besluit van de Vlaamse Regering, bij besluit van een Vlaamse minister, of bij wet, koninklijk besluit of ministerieel besluit in aangelegenheden die  tot de bevoegdheid van de gewesten of gemeenschappen behoren;

    2) hun opdracht bestaat er hoofdzakelijk in advies te verlenen, ongeacht de benaming ervan, uit eigen beweging of op verzoek;

    3) ze verlenen advies aan onder meer het Vlaams Parlement, de Vlaamse Regering, een Vlaamse minister of de Vlaamse administratie;

    8° de Vlaamse administratieve rechtscolleges;

    = de Vlaamse bestuursrechtscolleges die onder DBRC-decreet van 4 april 2014 vallen: het (milieu)handhavingscollege, de Raad voor Vergunningsbetwistingen, de Raad voor Verkiezingsbetwistingen, opgericht bij artikel 202 van het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet van 8 juli 2011 en alle andere Vlaamse administratieve rechtscolleges zoals Raad voor studievoortgangsbetwistingen, Beroepscommissie voor tuchtzaken voor de lokale besturen, …

    De vernieuwingen die vermeld zijn gelden voor al deze instanties, behalve als in de tekst of in voetnoot anders vermeld is..

    Ze treden in werking op 1 januari 2019, tenzij anders is vermeld

    Dit overzicht is geen exhaustief overzicht van de verplichtingen die voortvloeien uit het bestuursdecreet, maar wel van wat nieuw is of wat er inhoudelijk veranderd is aan de bestaande regelgeving.

    1. WAT IS ER NIEUW

    Informatie beheren en toegankelijk maken voor het publiek
    a) Van de instanties van de Vlaamse overheid wordt verwacht dat ze zich zo organiseren dat informatie correct wordt beheerd en gericht wordt verspreid:

    1. Er is een algemene kwaliteitsverplichting (inspanningsverbintenis) voor de instanties van de Vlaamse overheid i.v.m. het beheren van informatie (art. II.3): om aan hun informatieverplichtingen te kunnen voldoen moeten overheidsinstanties er voor zorgen dat ze over actuele, geordende en accurate informatie beschikken. Tot nu bestond deze decretale verplichting alleen voor milieu-informatie (art. 30, eerste lid, openbaarheidsdecreet.

    2. Er wordt een algemene verplichting (inspanningsverbintenis) ingeschreven voor de instanties van de Vlaamse overheid om iedereen die informatie zoekt bij te staan, dus niet gewoon door te verwijzen naar een andere dienst of instantie (art. II.6, tweede lid) en om vragen die bij een onbevoegde instantie terecht komen door te sturen naar bevoegde instantie (art. II.6, derde lid).

    We noemen dit het “no wrong door principe”.

    Deze verplichtingen bestonden al voor vragen openbaarheid en hergebruik, maar worden nu veralgemeend tot alle informatievragen.

    Het spreekt vanzelf dat het centraal contact- en informatiepunt van de Vlaamse overheid (ingericht door het Agentschap Informatie Vlaanderen) of een ander (sectorspecifiek) contact- en informatiepunt, zoals bijv. dat voor ondernemingen ingericht door het Agentschap Innoveren en Ondernemen daarbij kan ingeschakeld worden.

    3. Het is de bedoeling dat de burger op termijn voor elke vorm van dienstverlening terecht kan bij een fysieke en digitale klantendienst van een instantie van de Vlaamse administratie. Deze evolutie werd aangekondigd in het witboek Open en Wendbare Overheid. De klantendienst zou de taken van de communicatieverantwoordelijke en van de klachtenvoorziening kunnen opnemen zodat er per instantie of cluster van instanties een aanspreekpunt is.

    Met het oog op dit streefdoel, verplicht het bestuursdecreet nu al de instanties van de Vlaamse administratie om de takenpakketten van communicatieverantwoordelijke en klachtenvoorziening op elkaar af te stemmen (art. III.64, §1, vierde lid).

    4. Er wordt een algemene verplichting ingeschreven voor de instanties van de Vlaamse overheid, met uitzondering van de investeringsmaatschappijen, om de burgers voor te lichten over de rechten en verplichtingen die voortvloeien uit nieuwe regelgeving (art. II.9, §2).

    Deze verplichting bestond tot nu toe alleen met betrekking tot de rechten die voortvloeiden uit het openbaarheidsdecreet, maar wordt nu veralgemeend: instanties moeten de communicatie over regelgeving intensifiëren: voldoende kennis van een verplichting is een van de voorwaarden voor spontane naleving ervan en voldoende kennis van rechten zal onderbenutting kunnen remediëren.

    De publicatie van informatie op de (centrale) website is een resultaatsverbintenis.

     

    b) Van de instanties van de Vlaamse overheid wordt ook verwacht dat ze meewerken aan de uitbouw van centrale informatiebronnen:

    1. Het agentschap Informatie Vlaanderen zal twee nieuwe authentieke gegevensbronnen ontwikkelen, namelijk het organisatieregister en het dienstverleningsregister (art. II.5). Alle instanties van de Vlaamse overheid zijn verplicht hieraan mee te werken en gegevens aan te leveren. Daarbij zal het ‘once-only-principe’ gehanteerd worden en zal er naar gestreefd worden de administratieve last voor alle partijen tot een minimum te beperken. Voor het inhoudelijke beheer zullen afspraken met alle partners gemaakt worden.

    Deze gegevensbronnen bevatten “basisinformatie” die betrekking heeft op identificerende informatie, contactgegevens, informatie over dienstverlening en formele hoedanigheden.

    -“Identificerende” informatie gaat over de info noodzakelijk voor een éénduidige identificatie van de organisatie/dienstverlening.

    - “Contactinformatie” gaat concreet over zaken zoals de website of het standaard emailadres en/of telefoonnummer van een organisatie. Ook informatie over de kanalen die gekoppeld zijn aan bepaalde dienstverlening behoort tot de basisinformatie.

    - “Formele hoedanigheden” zijn de hoedanigheden of rollen die in regelgeving of beleid geïdentificeerd zijn; bijvoorbeeld topkaderfuncties, communicatie-ambtenaren, vertrouwenspersonen, ambtenaren burgerlijke stand, stedenbouwkundig ambtenaren, enzovoort. De basisinformatie strekt zich uit tot de identificatie, invulling en contactinformatie van de hoedanigheid.

    2. Er zal een virtueel loket voor burgers (“mijn burgerprofiel”) uitgebouwd worden (art. II.7)

    Het Agentschap Informatie Vlaanderen zal een geconsolideerde en burgergerichte toegang aanbieden, behalve voor ondernemingsgegevens, onder de vorm van ‘mijn burgerprofiel’.

    Hierdoor zal elk burger de mogelijkheid hebben om via een virtueel gecentraliseerd kanaal een overzicht te krijgen van zijn gegevens en interacties met de overheid. De burger krijgt daarnaast ook inzicht in het gebruik van zijn gegevens door de overheid – voor persoonsgegevens een vereiste uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De geconsolideerde en burgergerichte toegang toont de statussen van lopende aanvragen en overige procedures en maakt het mogelijk voor de burger deze op te volgen. Het doel is ook om de burger duidelijk te maken welke diensten of rechten (mogelijks) op hem/haar van toepassing zijn. De burger wordt actief op de hoogte gesteld van aanpassingen van gegevens, aanpassingen van statussen, berichten over (mogelijks) toepasselijke dienstverlening en kan daarbij zelf aangeven welk type van meldingen hij/zij via welk kanaal wil ontvangen.

    Om voldoende meerwaarde te creëren voor de burger is volledigheid belangrijk. Momenteel worden de instanties van de Vlaamse overheid niet verplicht om mee te werken aan het toegankelijk maken van gegevens via deze toegang, maar op termijn zal de Vlaamse Regering overheidsinstanties, met uitzondering van de investeringsmaatschappijen, kunnen verplichten om mee te werken en kan ze verplichtingen opleggen met betrekking tot het gebruik van generieke componenten of het volgen van standaarden van bijvoorbeeld semantische of technische aard.

    Het publiek betrekken bij het Vlaamse beleid en de Vlaamse regelgeving
    a) Van de instanties van de Vlaamse administratie en van de Vlaamse openbare instellingen[1]wordt verwacht dat ze zo zich organiseren dat ze voorstellen of meldingen van burgers capteren

     

    Burgers krijgen de mogelijkheid om voorstellen in te dienen of meldingen te doen over het beleid van de Vlaamse Regering en over de Vlaamse regelgeving met garantie op een antwoord als het voorstel of de melding niet kennelijk ongegrond of onredelijk is (art. II.88)

    Elke instantie van de Vlaamse overheid zal er dus voor moeten zorgen dat de burger ernstige feedback krijgt (niet louter een ontvangstbevestiging) en dat de meldingen en voorstellen doorstromen naar het juiste niveau voor uitvoering of beleidsvoorbereiding, of in voorkomend geval de indiener door te verwijzen naar het politieke niveau (bijvoorbeeld de verzoekschriftenprocedures bij het Vlaams Parlement)

    Instanties kunnen beslissen om meldingen en voorstellen op dezelfde manier te behandelen als klachten, maar dat is geen verplichting.

     

    b) Instanties van de Vlaamse overheid die beslissen om het publiek te consulteren bij de voorbereiding van beleid of regelgeving krijgen een kader aangereikt

     

    De mogelijkheid voor de Vlaamse Regering om open publieksconsultaties te organiseren of aan de strategische adviesraden te vragen om dat te doen wordt decretaal verankerd (art. II.8 en art. III.104)

    Het departement Kanselarij en Bestuur bouwt een online consultatieportaal op de centrale website (art. II.8). Iedere instantie die het nuttig acht om de burgers rechtstreeks te consulteren over visienota’s, conceptnota’s, groen- of witboeken, over belangrijke voorontwerpen van decreet of ontwerpen van uitvoeringsbesluiten, over evaluatie van bestaande decreten of besluiten of over de impact van initiatieven van andere overheden (bijvoorbeeld EU) op Vlaamse bevoegdheden, wordt verondersteld dit initiatief (ook) aan te kondigen via het centrale consultatieportaal. De Vlaamse Regering zal via omzendbrief principes over kwaliteitsvolle consultatie en transparante feedback over de resultaten vastleggen.

    Ook de consultaties die door de strategische adviesraden, uit eigen beweging of op verzoek, georganiseerd worden, moeten aangekondigd worden via het consultatieportaal (art. III.104, §3).

    Richtlijnen en best-practices voor consultatie worden opgenomen in de omzendbrief VR betreffende beleids- en regelgevingsprocessen (+ intranet: https://overheid.vlaanderen.be/regelgeving/planning-en-opmaak-regelgeving/consultatie

    [1] Met uitzondering van OPZ Geel, OPZ Rekem, de Limburgse Reconversiemaatschappij, de Participatiemaatschappij Vlaanderen en de Vlaamse Participatiemaatschappij

    Digitalisering
    a) Van de instanties van de Vlaamse overheid wordt verwacht dat ze al hun websites en mobiele applicaties toegankelijk maken voor iedereen

     

    De websites en de mobiele applicaties van overheidsinstanties[2] moeten voldoen aan de toegankelijkheidsvereisten (in het bijzonder voor mensen met een beperking en ouderen) die opgelegd worden bij Europese normen, met toepassing van de richtlijn EU 2016/2102.

    - voor websites die gepubliceerd werden vóór 23 september 2018 geldt deze verplichting vanaf 23 september 2020;

    - voor websites die gepubliceerd werden vanaf 23 september 2018 geldt deze verplichting vanaf 23 september 2019;

    - voor mobiele applicaties geldt deze verplichting vanaf 23 juni 2021;

    Als het voor specifieke content onmogelijk is te voldoen aan deze normen zonder dat dit een buitensporige organisatorische of financiële last zou betekenen voor de instantie of als dit afbreuk zou doen aan het vermogen van de instantie om haar doelstelling te verwezenlijken of om relevante informatie bekend te maken, en rekening houdend met het waarschijnlijk voor- of nadeel voor de burgers, kan een uitzondering gemaakt worden op deze verplichting.

    Op iedere overheidswebsite moet een toegankelijkheidsverklaring gepubliceerd worden

    Meer info: https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/gebruiksvriendelijke-digitale-dienstverlening/wettelijke-verplichtingen

     

    b) Instanties van de Vlaamse overheid kunnen onder bepaalde voorwaarden elektronisch werken, ook als de bestaande regelgeving alleen de analoge variant voorziet

     

    noot vooraf:

    • Van toekomstige (sectorspecifieke) regelgeving wordt verwacht dat die altijd een elektronische variant voorziet of mogelijk maakt (een handleiding met modelbepalingen en richtlijnen voor de opmaak van “digitaalvriendelijke regelgeving” zal hiertoe ter beschikking gesteld worden via de website van Informatie Vlaanderen.  Daarbij kan, als dat nodig en juridisch verantwoord is, afgeweken worden van de generieke regelgeving in het bestuursdecreet maar omwille van de rechtszekerheid moet die afwijking expliciet zijn (In afwijking van artikel … van het bestuursdecreet …).
    • Bestaande (sectorspecifieke) regelgeving wordt overschreven door artikel II.22, II.24 en II.25 van het bestuursdecreet (niet door artikel II.23 waarin het tijdstip van verzending/ontvangst van berichten wordt geregeld). Daarom is het nuttig de bestaande regelgeving te screenen. Omwille van de rechtszekerheid kan het aangewezen zijn om bestaande regelgeving te conformeren aan het bestuursdecreet (of er uitdrukkelijk van af te wijken)

    1. Voortaan kan een instantie een digitaal alternatief aanbieden voor de uitwisseling van berichten met burgers of met andere overheden, ook als de toepasselijke regelgeving alleen in een analoge weg voorziet (art. II.22). We noemen dit de equivalentieregel: elektronische communicatie is mogelijk zonder dat de regelgeving noodzakelijk hoeft aangepast te worden.

    Als de regelgeving al voorziet in elektronische uitwisseling van berichten legt deze equivalentieregel in geen geval bijkomende verplichtingen op.

    Het gaat hier om berichten die, in het kader van wettelijke of reglementaire bepalingen, rechtsgevolgen beogen tot stand te brengen (bijv. het versturen van een subsidieaanvraag, het indienen van een beroep, de kennisgeving van een beslissing, …)

    Instanties kunnen van deze mogelijkheid gebruik maken als ze burgers en externe overheden vooraf voldoende informeren over de te volgen procedure(s) via elektronische weg, burgers en externe overheden vooraf uitdrukkelijk ingestemd hebben met communicatie via elektronische weg en burgers en externe overheden deze toestemming ten allen tijde kunnen intrekken.

    De instanties moeten maatregelen nemen die een voldoende graad van informatieveiligheid en onweerlegbaarheid garanderen bij elektronische communicatie. De Vlaamse Regering kan in dit verband minimumnormen bepalen.

    2. Om bij elektronische uitwisseling van berichten discussies te vermijden, wordt het tijdstip van verzending en ontvangst van berichten eenduidig vastgelegd, namelijk het tijdstip waarop het bericht het informatiesysteem van de overheid verlaat, respectievelijk bereikt (art. II.23). Dit is van belang i.v.m. dwingende termijnen en vervaldatums.

    De digitale aangetekende zending wordt mogelijk gemaakt: als de instantie en de geadresseerde hetzelfde informatiesysteem gebruiken, wordt een elektronisch bericht als aangetekende zending beschouwd. Onder hetzelfde informatiesysteem wordt een informatiesysteem of een combinatie van informatiesystemen begrepen waarbij er voldoende controle is over de logging van het tijdstip van verzending en ontvangst. Het feit dat overheid en geadresseerde gebruik maken van hetzelfde informatiesysteem moet voldoende garanties bieden omtrent de informatieveiligheid en onweerlegbaarheid van een digitale aangetekende zending.

    3. De mogelijkheid wordt voorzien dat bestuursdocumenten in elektronische vorm worden opgemaakt, ook als de toepasselijke regelgeving alleen de analoge vorm voorziet (art. II.24 - de zgn. digital born’ documenten). Dit kan op voorwaarde dat bewaring conform de regels in het bestuursdecreet m.b.t. het beheren, bewaren en vernietigen van documenten mogelijk zijn.

    4. In hetzelfde artikel wordt voorzien dat bestuursdocumenten digitaal ondertekend kunnen worden. De instanties die digitale ondertekening toelaten, moeten een elektronische procedure vaststellen die de authenticiteit en de integriteit van de gegevens waarborgt. Dit kan een geavanceerde handtekening of een gekwalificeerde handtekening zijn in de zin van de EIDAS verordening maar ook een andere elektronische procedure die voldoende waarborgen biedt. De optie die uiteindelijk gekozen wordt, hangt af van de context en omstandigheden die men met de ondertekening op het oog heeft. Voorbeelden van een elektronische procedure zijn: geven van een toestemming in een informatiesysteem waarin al dit soort acties worden gelogd of het inloggen in een informatiesysteem via username/password om via een ‘klik op de knop’ een bevestiging te geven die gelogd wordt.

    5. Het wordt mogelijk om “analoge” bestuursdocumenten te vervangen door “elektronische kopieën”(bijv. via scanning) zonder verlies aan bewijswaarde op voorwaarde dat voldaan is aan de voorschriften die de Vlaamse Regering vaststelt inzake opmaak en bewaring van de kopieën (art. II.25 – de zgn. substitutieregel)

    Zie ook uitvoeringsbesluit: …

    [2] Specifieke content en specifieke instanties worden uitgesloten van deze verplichting (zie de tekst van artikel II.16 en II.17)

    Experimentregelgeving en regelluwe zones

    Er wordt een generiek decretaal kader voorzien voor experimentregelgeving en regelluwe zones.

    Deze nieuwe regeling heeft geen impact op bestaande sectorspecifieke decretale bepalingen over experimentregelgeving of regelluwe zones.

    Toekomstige decretale bepalingen kunnen de generieke regeling specificeren of aanvullen en, als dat nodig en juridisch verantwoord is, van deze generieke regeling afwijken. Maar aangezien de generieke regeling in het bestuursdecreet rekening houdt met de adviezen van de Raad van State en de arresten van het Grondwettelijk Hof, zal bij afwijking ervan de conformiteit met hogere rechtsnormen grondig moeten onderzocht worden. Het is, omwille van de rechtszekerheid, ook aangewezen expliciet te vermelden dat afgeweken wordt van de regeling in het bestuursdecreet.

    De nieuwe regeling in artikel III.119 – III.122 biedt een generieke machtiging om onder bepaalde voorwaarden bij besluit van de Vlaamse Regering, tijdelijk en voor een specifieke ruimte of voor een specifieke doelgroep of in een specifieke situatie, nieuwe regelgeving bij wijze van experiment in te voeren of bestaande regelgeving buiten werking te stellen. Daarbij kan ook afgeweken van bestaande decretale bepalingen onder voorwaarde van decretale bekrachtiging binnen zes maanden.

    Meer info:

    Vrijwaring van strategische belangen

    Als een rechtshandeling van een instantie van de Vlaamse overheid (in de praktijk de instanties met rechtspersoonlijkheid) tot gevolg heeft dat buitenlandse natuurlijke personen of rechtspersonen zeggenschap of beslissingsmacht krijgen in die instantie, en als daardoor de strategische belangen van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest bedreigd worden, met name als de continuïteit van vitale processen in het gedrang komt, als bepaalde strategische of gevoelige kennis in buitenlandse handen dreigt te vallen of als de strategische onafhankelijkheid van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest in het gedrang komt, kan de Vlaamse Regering die rechtshandeling nietig verklaren of buiten toepassing verklaren. De Vlaamse Regering kan alleen toepassing maken van deze mogelijkheid als ze kan aantonen dat ze gepoogd heeft de vrijwaring van de strategische belangen te realiseren met instemming van de betrokken overheidsinstantie.”

    * Geldt niet voor het Vlaams Parlement, zijn diensten en de instellingen die aan het Vlaams Parlement verbonden zijn

    2. WAT VERANDERT ER AAN DE BESTAANDE DECRETEN DIE OPGENOMEN ZIJN IN HET BESTUURSDECREET

    NORMEN OVERHEIDSCOMMUNICATIE (decreet van 17 juni 2016 houdende de normen voor de Vlaamse overheidscommunicatie)

    - De mogelijkheid om klachten in te dienen via het centraal contactpunt wordt niet langer vermeld. Klachten die ingediend worden via het centraal contactpunt zullen uiteraard doorgestuurd worden naar de bevoegde instantie maar de termijn voor behandeling van de klacht begint pas te lopen op het moment dat de bevoegde instantie de klacht ontvangt;

    - Een aantal bepalingen uit het normendecreet worden niet opgenomen omdat ze herhaling/concretisering zijn van andere normen en dus niet noodzakelijk zijn of eerder thuishoren in interne richtlijnen dan in een decreet

    OPENBAARHEIDSDECREET (decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur)
    • Wat “actieve” openbaarheid betreft:

    - Bij uitwisseling van berichten (brief, mail, …) met burgers is niet langer vereist dat de naam en het telefoonnummer van een individueel personeelslid vermeld wordt: er kan ook volstaan worden met een generiek telefoonnummer of een mailbox van de instantie of een onderdeel ervan (art. II.20)

    - De verplichting om beroepsmogelijkheden te vermelden bij de kennisgeving van beslissingen of administratieve rechtshandelingen blijft bestaan (art. II.21). Het niet vermelden van de beroepsmogelijkheden heeft niet langer de ongeldigheid van de kennisgeving tot gevolg maar blijft wel gesanctioneerd met het opschorten van de beroepstermijn: de beroepstermijn begint pas te lopen 4 maanden na de kennisgeving.

    De beroepsinstanties binnen de Vlaamse overheid moeten hierbij rekening houden bij het beoordelen van de ontvankelijkheid van het beroep.

    • Wat “passieve” openbaarheid betreft:

    - Terminologische aanpassing: de definitie van “bestuursdocument” wijkt op 2 punten af van die in het openbaarheidsdecreet, maar de draagwijdte van het begrip is onveranderd:

    1° De nadruk ligt niet langer op de “drager” maar op de informatie die op een drager beschikbaar is. Er is gekozen voor een herformulering omdat die beter aansluit bij de definitie van de richtlijn milieu-informatie en omdat, vooral in hoofdstuk hergebruik, abstractie moet kunnen gemaakt worden van de bestaande drager. Maar het blijft uiteraard wel zo dat alleen beschikbare data onder het toepassingsgebied vallen en dat de hoofdstukken toegang en hergebruik geen verplichting impliceren om data te verwerken en te ordenen. Voor zover daarover onduidelijkheid zou bestaan, wordt in resp. artikel II.31, derde lid, en II.57 bepaald dat instanties niet verplicht zijn informatie te creëren of te verwerken.

    2° Er is nu sprake van informatie “die in het bezit is van een overheidsinstantie” i.p.v. “waarover een overheidsinstantie beschikt”. Er is gekozen voor de herformulering omdat de term “beschikken” ten onrechte soms zo geïnterpreteerd werd dat informatie als bestuursdocument moet beschouwd worden zodra een overheidsinstantie die informatie ergens kan bekomen of kan opvragen. De Raad van State, afdeling bestuursrechtspraak heeft in het verleden al bevestigd dat “beschikken” niet in die zin mag geïnterpreteerd worden. Anderzijds is alle informatie die een overheidsinstantie juridisch bezit, ook al heeft de instantie die niet feitelijk in bezit als bestuursdocument te beschouwen. Dat is bijvoorbeeld het geval als informatie in een archief is neergelegd of tijdelijk in het bezit is van een derde, of door derden ter beschikking wordt gehouden op grond van reglementaire bepalingen.

    Inhoudelijk heeft het begrip dus nog exact dezelfde betekenis als in het openbaarheidsdecreet.

    - Ontvankelijkheid van de aanvraag: de aanvrager moet zijn naam en zijn postadres opgeven: de loutere vermelding van een mailadres volstaat niet langer. Deze maatregel is ingeschreven om misbruik van de openbaarheidsregeling en indienen van verzoeken onder fictieve naam te ontmoedigen.

    - Specifieke bepalingen voor “oude” bestuursdocumenten en voor toegang met wetenschappelijke doeleinden:    

    a) De bepalingen uit het archiefdecreet die ertoe strekken uitzonderingsgronden inzake toegang tot bestuursdocumenten te beperken in de tijd worden ingeschreven in hoofdstuk toegang tot bestuursdocumenten en de termijnen worden aangepast (art. II.37):

    - tot 20 jaar na opmaak van het bestuursdocument gelden alle uitzonderingsgronden

    - tussen 20-50 jaar: alleen de uitzonderingen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vertrouwelijkheid van informatie van derden, van internationale betrekkingen, van commerciële informatie en decretale geheimhoudingsplicht gelden (behalve voor milieu-informatie);

    - tussen 50-120 jaar: alleen de uitzondering ter bescherming van persoonlijke levenssfeer geldt, maar met die beperking dat deze uitzondering geldt tot maximaal 20 jaar na het overlijden van de betrokkene;

    - vanaf 120 jaar: geen enkele uitzondering geldt nog;

    b) Voor documenten die ouder zijn dan dertig jaar en die informatie van persoonlijke aard bevatten, geldt niet langer de voorwaarde dat belang moet aangetoond worden (art. II.40, §3)

    c) Art. II.38 maakt het mogelijk dat hogescholen, universiteiten of erkende onderzoeksinstellingen in het kader van wetenschappelijke doeleinden inzage kunnen krijgen in bestuursdocumenten die normaal uitgesloten worden van openbaarmaking op grond van artikel II.34 tot en met II.36. . (zie ook uitvoeringsbesluit (principieel goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 14 december 2018)

    - De termijn voor behandeling van openbaarheidsverzoek wordt aangepast (art. II.43) : er is voortaan nog slechts één termijn waarbinnen beslist en uitgevoerd moet worden : die bedraagt voortaan 20 kalenderdagen (daar waar vroeger een termijn van 15 dagen bestond om te beslissen en 30 dagen om uit te voeren, wat al te vaak aanleiding gaf tot misverstanden). Die termijn van 20 dagen is nog altijd korter dan de termijn van één maand die is voorzien in Verdrag van Aarhus. Die termijn van 20 dagen is verlengbaar tot 40 dagen, mits motivering.

    - Afbakening van openbaarheid en hergebruik: een instantie die een openbaarheidsverzoek inwilligt (al dan niet gedeeltelijk), moet de aanvrager erop wijzen dat dit geen toestemming inhoudt om die informatie ook te gaan hergebruiken (art. II.44, §3). Tot op heden blijken veel burgers en bedrijven niet op de hoogte van het onderscheid tussen beide regelingen en met deze bepaling wordt de aandacht nu gevestigd op dit onderscheid. Voor hergebruik van overheidsinformatie bestaat er immers een afzonderlijke procedure.

    - De procedure inzake verbetering van bestuursdocumenten (art. II.47) wordt nu geregeld in een afzonderlijke afdeling met het oog op duidelijkheid en leesbaarheid. Ook hier wordt de behandelingstermijn op 20 kalenderdagen gebracht.

    - Bij de beroepsprocedure wordt nu uitdrukkelijk voorzien (art. II.48, §2) dat de aanvrager een afschrift van zijn oorspronkelijk openbaarheidsverzoek en de eventuele weigeringsbeslissing van de instantie moet meesturen. Deze bepaling zal onnodig tijdverlies voorkomen.

    DECREET HERGEBRUIK (decreet van 27 april 2007 betreffende het hergebruik van overheidsinformatie

    - Toepassingsgebied (art. II.53): er is geëxpliciteerd dat broncode van computerprogramma’s niet valt onder het toepassingsgebied (vroeger stond dat alleen in de memorie);

    - De verplichting voor instanties om hergebruikers op de hoogte te brengen als bestaande informatie niet langer geproduceerd wordt, is vervangen door algemene informatieverplichting (bijv. via website) (art. II.58)

    - De aanvraag- en beroepsprocedure en de behandelingstermijnen worden maximaal afgestemd op die van toegang tot bestuursdocumenten vanwege de samenhang tussen beide regelingen (art II.63-66 en art. II.69-73)

    - De voorwaarde dat de aanvrager schriftelijk moet instemmen met de licentievoorwaarden (art. 12, §4, decreet hergebruik) wordt geschrapt: het aanvaarden van de voorwaarden kan op eender welke wijze blijken. Zo kunnen de mogelijkheden van Open Data optimaal benut worden (art. II.66).

    - De beroepsinstantie kan voortaan onvoorwaardelijk hergebruik toestaan indien een afwijzende beslissing ongegrond is en de betrokken instantie verzuimt om de noodzakelijke bestuurshandelingen te verrichten (Art. II.72).

    KLACHTENDECREET (decreet van 1 juni 2001 houdende toekenning van een klachtrecht ten aanzien van bestuursinstellingen)

    - Er is expliciet bevestigd dat een klacht ook mondeling kan ingediend worden, en dat schriftelijke klachten ook elektronisch kunnen ingediend worden (art. II.76, §1).

    - Een klacht moet niet onderzocht worden als ze kennelijk onredelijk is (art. II.77, §1, 3°).

    - Een ontvangstbevestiging is niet nodig als de klacht binnen 10 kalenderdagen wordt behandeld (art. II.80)

    - De bepaling over beroepsgeheim is vervangen door een discretieplicht naar analogie met art. II.2 VPS (art. 81, tweede lid).

    - Het wordt mogelijk bemiddeling te organiseren tussen de indiener van de klacht en de personen die betrokken zijn bij de feiten waarop de klacht betrekking heeft, waarbij de klachtenvoorziening als bemiddelaar optreedt (art. II.82).

    - De termijn voor behandeling blijft 45 kalenderdagen maar de mogelijkheid om in uitzonderlijke omstandigheden de termijn te verlengen met maximaal 45 kalenderdagen wordt ingevoerd (art. II.83, tweede lid).

    - De klachtenvoorziening moet de indiener, naast de bevindingen over het onderzoek naar de klacht, ook inlichten over de eventuele conclusies of initiatieven die ze zal nemen om in de toekomst gelijkaardige klachten te voorkomen (art. II.84, eerste lid).

    - Er worden een aantal verbeteringen aangebracht aan de interne procedure met het oog op klantvriendelijkheid:

    - als de klacht ingediend wordt bij een onbevoegde overheidsinstantie is het de instantie zelf die moet uitzoeken welke instantie wel bevoegd is en die de klacht moet doorsturen (art. II.78, eerste lid);

    - als meerdere instanties betrokken zijn bij een klacht moet de klacht door die gezamenlijk behandeld worden(art. II.78, tweede lid);

    - bij de behandeling kunnen (persoons)gegevens worden uitgewisseld tussen de klachtenbehandelaar en het personeelslid dat bij de klacht betrokken is, tenzij de indiener uitdrukkelijk vraagt om een vertrouwelijke behandeling (art. II.79);

    - er worden organisatorische verplichtingen ingeschreven die een neutrale en grondige klachtenbehandeling moeten waarborgen (art. II.86, tweede lid).

    - De mogelijkheid voor de indiener om een klacht in te dienen bij de ombudsdienst als de instantie weigert de klacht te behandelen, wordt uitgebreid: dat kan voortaan ook als de termijn overschreden wordt of als het antwoord niet voldoet voor de indiener (art. II.85, eerste lid).

    - Er wordt een uitzondering ingeschreven op de mogelijkheid om een tweedelijnsklacht in te dienen bij de ombudsdienst voor klachten die betrekking hebben op beroepsethiek als er een beroepsorde of –instituut werd opgericht om deze klachten te behandelen (art. II.85, tweede lid).

    * Geldt niet voor OPZ Geel, OPZ Rekem, de Limburgse Reconversiemaatschappij, de Participatiemaatschappij Vlaanderen en de Vlaamse Participatiemaatschappij

    KADERDECREET BESTUURLIJK BELEID van 18 juli 2003
    • Wat de structuur van de Vlaamse administratie betreft:

    - De bepalingen inzake de structuur van de Vlaamse administratie worden minder dwingend geformuleerd zodat de Vlaamse Regering over meer flexibiliteit beschikt om haar diensten te organiseren.

    Bijvoorbeeld: Er wordt enkel algemeen bepaald dat in elk beleidsdomein departementen, intern verzelfstandigde agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid, intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid, publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen en privaatrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen kunnen worden opgericht.

    - De bepalingen inzake werking van de departementen en IVA’s zonder rechtspersoonlijkheid werden geschrapt; deze zijn een bevoegdheid van de Vlaamse Regering en worden opgenomen in het organisatiebesluit van de Vlaamse Regering.

    Het gaat bv. om de bepalingen inzake de operationele autonomie van IVA’s zonder rechtspersoonlijkheid.

    Zie principiële goedkeuring door de Vlaamse Regering van de wijziging van het organisatiebesluit op 23 november 2018 (VR 2018 2311 DOC.1325/1, 1325/2 en 1235/3).

    - Wat de taakstelling van de entiteiten betreft werd de uitzonderlijke status van uitvoeringscapaciteit bij departementen en beleidsondersteuning bij agentschappen verlaten.

    - De voorwaarden voor verzelfstandiging van entiteiten worden geschrapt in het decreet en als richtinggevend opgenomen in de memorie van toelichting.

    - De beperking dat de regeringscommissaris bij een publieke EVA niet kan zetelen in het auditcomité van het agentschap werd, gelet op zijn opdracht, geschrapt.

    - De lijsten van IVA’s en EVA’s worden permanent geactualiseerd en gepubliceerd op de centrale website van de Vlaamse overheid en niet langer aan het Vlaams Parlement bezorgd.

    De Vlaamse Regering houdt een overzicht bij van alle samenwerkingsovereenkomsten en publiceert dit, evenals de jaarverslagen op de centrale website van de Vlaamse overheid.

    • Wat planning en rapportering algemene werking betreft:

    - De deadline voor het ondernemingsplan, die in het kaderdecreet vastgesteld was op 31 januari, wordt verschoven naar 31 maart.

    - De ondernemingsplannen en de jaarrapporten van de departementen, de intern verzelfstandigde agentschappen en de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen worden niet meer aan het Parlement bezorgd maar gepubliceerd op de centrale website van de Vlaamse overheid.

    De transparantieverplichting wordt behouden maar zonder de documentenstroom die een administratieve last betekent, die kan vermeden worden: zoals in de praktijk nu al gebeurt, moeten de ondernemingsplannen en jaarrapporten gepubliceerd worden op de centrale website van de Vlaamse overheid.

    - De decretale verplichting om naast de jaarrapporten ook nog bijkomend activiteitenverslagen op te maken werd niet langer behouden.

    Uiteraard kan elke instantie vrijwillig beslissen een activiteitenverslag op te maken. En uiteraard kan het Vlaams Parlement de bestaande parlementaire instrumenten gebruiken om bijkomende informatie op te vragen over de activiteiten van een instantie, indien zou blijken dat de jaarrapportering over het ondernemingsplan onvoldoende blijkt te zijn.

    • Wat organisatiebeheersing en interne audit betreft:

    - De bepalingen over Audit Vlaanderen werden aangepast aan de door Audit Vlaanderen gehanteerde terminologie in gans haar audituniversum. De woorden ‘ financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits’ in het huidige kaderdecreet werden vervangen door ‘organisatie- en procesaudits’ omdat de huidige omschrijving te beperkend weergeeft welke audits Audit Vlaanderen uitvoert om de adequaatheid van de organisatiebeheersing van een instantie te evalueren.

    - Er werd ingevoegd dat een rapportering aan Audit Vlaanderen geen afbreuk kan doen aan de bescherming van klokkenluider tenzij in geval van kwade trouw, persoonlijk voordeel of valse aangifte.

    * Geldt alleen voor de Vlaamse administratie, met inbegrip van de Limburgse Reconversiemaatschappij, de Participatiemaatschappij Vlaanderen en de Vlaamse Participatiemaatschappij

    DECREET DEUGDELIJK BESTUUR (decreet van 22 november 2013 betreffende deugdelijk bestuur in de Vlaamse publieke sector)

    - Het toepassingsgebied werd geherformuleerd wat betreft de categorie van instanties die deel uitmaken van de Vlaamse deelstaatoverheid: zij vallen maar onder toepassing van de regels inzake deugdelijk bestuur indien de Vlaamse overheid minimaal de helft van de stemmen heeft in de algemene vergadering.

    - Voor de regeling van de onafhankelijke bestuurders geldt bijkomend dat dochterondernemingen hier niet onder vallen indien het Vlaamse Gewest of de Vlaamse Gemeenschap niet rechtstreeks over minimaal de helft van de stemmen beschikt in de algemene vergadering (art. III.36).

    - Inzake transparantie van de verloning in het jaarverslag van de overheidsinstanties (art. III.31) wordt nu verduidelijkt dat voor instanties die onder het Vlaams Personeelsstatuut vallen of waar de bezoldiging in een ander besluit van de Vlaamse Regering is vastgesteld, de openbaarmaking beperkt is tot de bezoldiging van de leidend ambtenaar en de algemeen directeur.

    Voor de andere entiteiten is de openbaarmaking van toepassing op de bezoldiging van de leidend ambtenaar en de andere leden van het management- of directiecomité.

    - Wat rapportering aan het Vlaams Parlement betreft (art. III.118): de rapportering inzake deugdelijk bestuur gebeurt nog één maal per regeerperiode nl. in het derde jaar van elke regeerperiode. Hiertoe wordt een bevraging georganiseerd.

    Tijdelijke participaties van minder dan twee jaar vallen niet onder deze rapportering.

    * Geldt alleen voor de Vlaamse administratie, met inbegrip van de Limburgse Reconversiemaatschappij, de Participatiemaatschappij Vlaanderen, de Vlaamse Participatiemaatschappij , de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening - de Watergroep, het Vlaams Fonds voor de Letteren – VFL, de Vlaamse Radio en Televisie – VRT, de nv Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek – VITO, het eigen vermogen Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek – ILVO, het eigen vermogen Flanders Hydraulics, het eigen vermogen Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek – INBO, het ondersteunend centrum van het Agentschap voor Natuur en Bos – ANB.

    SAR-DECREET (decreet van 18 juli 2003 tot regeling van strategische adviesraden)
    • Wat de raadplegingsplicht of -mogelijkheid betreft

    - Ministers hebben de mogelijkheid om (verplicht) advies over ontwerpteksten van decreten en strategische besluiten te vragen vóór de eerste principiële goedkeuring ervan door de Vlaamse Regering (art. III.94, §2, eerste lid).

    - De raadplegingsplicht geldt niet langer voor instemmingsdecreten met internationale verdragen (art. III.94, §2, derde lid).

    - De advisering over conceptnota’s, groen- en witboeken wordt toegevoegd aan SAR-opdracht (art. III.94, §1, 8°).

    - De SAR kunnen (op vraag of op eigen initiatief) open publieksconsultaties organiseren (art. III.104, §104, §3).

    • Wat de samenstelling en werking van de strategische adviesorganen betreft

    - De verhouding tussen generieke regels en de oprichtingsdecreten wordt verduidelijkt: generieke regeling in het bestuursdecreet is suppletoir, oprichtingsdecreet heeft voorrang in geval van strijdigheid (art. III.93, tweede lid);

    - De verplichting dat de strategische adviesraden rechtspersoonlijkheid moeten hebben en het beginsel van 1 SAR per beleidsdomein worden niet langer decretaal verankerd.

    - Wat de samenstelling van de strategische adviesraden betreft: vertegenwoordigers van lokale overheden kunnen lid zijn van een strategische adviesraad en de samenstelling van de strategische adviesraden moet de doelgroepen binnen het werkterrein van de SAR weerspiegelen (art. III.95).

    - De SAR kunnen externe deskundigen of betrokken burgers raadplegen in het kader van hun adviesopdracht en ze moeten in hun advies aangeven welke input ze ontvingen (art. III.104, §2 en §4).

    - Het toezenden van jaarverslag aan Vlaams Parlement wordt vervangen door een publicatieverplichting op de website van de SAR (art. III.106).

    E-GOVDECREET (hoofdstuk II en IV van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer)

    - De Vlaamse Regering wordt gemachtigd de samenwerking tussen gegevensinitiatoren en de overheidsinstantie die een authentieke gegevensbron beheert te regelen (Art. III.67). Deze bepaling laat toe dat de Vlaamse Regering bij besluit decentrale bijhouding van een authentieke gegevensbron regelt. Afspraken worden in dit verband gemaakt tussen gegevensinitiatoren (bv. gemeenten) en een andere overheid die instaat voor het beheer van een authentieke gegevensbron. De Vlaamse Regering kan daarbij ook verplichtingen opleggen. Voorlopig heeft de Vlaamse Regering nog niet van deze mogelijkheid gebruik gemaakt.

    - Het “weigeringsrecht” wordt decretaal verankerd: vanaf een datum die de Vlaamse Regering bepaalt, kunnen burgers zonder verlies van rechten weigeren gegevens aan een overheidsinstantie te bezorgen indien die gegevens reeds in een erkende authentieke gegevensbron aanwezig zijn. Dat weigeringsrecht versterkt het reeds in 2008 decretaal vastgelegde only once-principe: de burger kan niet alleen klacht indienen overeenkomstig artikel II.75 maar (op termijn) ook weigeren gegevens te verstrekken die hij al eerder bezorgde.

    Als Vlaamse authentieke gegevensbron zijn vandaag erkend: adressenregister (CRAB), Grootschalig referentiebestand (GRB), voorkooprechten, bedrijventerreinen en Leer- en Ervaringsbewijzendatabank (LED). Daarnaast moeten ook federale gegevensbronnen als Rijksregister, Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ) en de sociale gegevensbronnen en Kruispuntbank Ondernemingen (KBO) verplicht gebruikt worden.

    Voorlopig is dit principe nog niet in werking omdat de Vlaamse Regering nog moet bepalen vanaf wanneer de burger welke gegevens niet meer hoeft ter beschikking te stellen.

    ARCHIEFDECREET van 9 juli 2010

    - Terminologische wijzigingen:

    - In het hele bestuursdecreet is bewust - omwille van de algemene leesbaarheid en de brug naar andere concepten zoals openbaarheid en hergebruik - geopteerd voor de term ‘bestuursdocument’, ter vervanging van de term ‘archiefdocument’.

    - Het Archiefdecreet hanteerde een specifieke definitie, in casu ‘archiefzorg’, om de bestuurlijke verantwoordelijkheid aan te duiden. In het bestuursdecreet wordt consequent voor de term ‘bestuurlijke verantwoordelijkheid’ gekozen, om het taalgebruik zo helder mogelijk te houden.

    - In het Archiefdecreet werd het concept ‘selectielijsten’ voor het eerst in Vlaamse regelgeving geïntroduceerd. Een selectielijst werd in het Archiefdecreet gedefinieerd als “staat van categorieën archiefdocumenten die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, voorafgegaan door een verantwoording, met vermelding van termijnen na het verstrijken waarvan de vernietiging wel of niet mag plaatsvinden”. Een selectielijst is dus een lijst van categorieën archiefdocumenten waarbij per categorie wordt aangegeven hoelang de categorie bewaard moet blijven en of ze al dan niet vernietigd mag worden. Het probleem van dit concept is echter dat het over een lijst gaat en dat er in principe geen mogelijkheid is om voor losse categorieën van bestuursdocumenten een bewaartermijn en een bestemming te bepalen. Zeker niet in combinatie met de manier van goedkeuren die in het Archiefdecreet werd opgelegd: namelijk het goedkeuren van een volledige selectielijst en niet van bewaartermijnen en bestemmingen per categorie van bestuursdocumenten. Deze problematiek is opgelost door in deze afdeling het concept selectielijst te vervangen door het concept selectieregel. Het concept ‘selectieregel’ wordt verder toegelicht in artikel III.87. 

    - Elke instantie moet een verantwoordelijke aanduiden die beheersregels vastlegt, opvolgt en uitvoert (Art. III.81). Dit artikel verschilt vooral terminologisch van het archiefdecreet: de term ‘kwaliteitscriteria die gehanteerd werd in het Archiefdecreet is veranderd door de term ‘beheersregels’. Het artikel legt evenwel geen extra administratieve lasten op: de bestaande verplichtingen zijn eenvoudiger en concreter geformuleerd. Wat vandaag impliciet in het Archiefdecreet staat (bv. art. 7 4° de uitvoerders van het archiefbeheer zijn voldoende deskundig om die taak uit te voeren) wordt nu geëxpliciteerd (bv. art. III.81, §2 De overheidsinstanties, vermeld in artikel III.79, §1, wijzen een verantwoordelijke aan die de beheersregels vastlegt, opvolgt en uitvoert.). Dit artikel verschilt vooral terminologisch van het archiefdecreet: de term ‘kwaliteitscriteria die gehanteerd werd in het Archiefdecreet is veranderd door de term ‘beheersregels’.

    - Elke instantie maakt de categorieën van bestuursdocumenten, waarvoor zij bestuurlijk verantwoordelijk is (op serieniveau aan de hand van metadata) bekend in het centraal register van de Vlaamse overheid (Art. III.82). Dit register zal, in vergelijking met het Archiefdecreet, meer informatie bevatten, aangezien ook de goedgekeurde selectieregels (zie verder voor meer informatie over selectieregels) hierin opgenomen worden, waarna ze onmiddellijk uitwerking hebben.

    - Bij opheffing, samenvoegen of splitsen van instanties gaat de bestuurlijke verantwoordelijkheid over naar rechtsopvolger(s) of bij ontbinding aangewezen instantie(s) (Art. III.83).. In vergelijking met het archiefdecreet werd het artikel verder verduidelijkt en is er voor elke situatie nl. opheffing, splitsing, fusie een basisscenario uitgewerkt. Er is een extra scenario uitgewerkt voor het geval een instantie wordt opgeheven zonder dat een rechtsopvolger aangewezen is. Als dit scenario zich voordoet zullen alle bestuursdocumenten, samen met de bestuurlijke verantwoordelijkheid, overgedragen worden aan het depot dat vermeld wordt in art. III.84 (zie verder), behalve voor de Vlaamse openbare instellingen die niet behoren tot de Vlaamse administratie. Voor deze overheidsinstanties zal de Vlaamse Regering op advies van het Stuurorgaan Informatie- en ICT-beleid een rechtsopvolger aanwijzen. Dit artikel zorgt ervoor dat bestuursdocumenten van overheidsinstanties die opgeheven, ontbonden, samengevoegd of gesplitst worden niet onbeheerd (achter)blijven. Het algemeen geldende basisprincipe is dat de bestuurlijke verantwoordelijkheid over de bestuursdocumenten naar die overheidsinstantie gaat die de verantwoordelijkheid overneemt voor de taak, waaruit de bestuursdocumenten voortvloeiden. Kortom: bestuursdocumenten volgen de bevoegdheden.

    - In tegenstelling tot het Archiefdecreet bevat het bestuursdecreet een overdrachtsverplichting voor de instanties van de Vlaamse administratie, voor de Vlaamse administratieve rechtscolleges en voor de Vlaamse adviesorganen [1]. Dit betekent dat de Vlaamse Regering een depot zal aanwijzen voor deze bestuursdocumenten. Bij deze overdrachtsverplichting is er echter een verschil gemaakt tussen het type organisatie en de levensfase waarin de bestuursdocumenten zich bevinden. 1) De Vlaamse administratie, de Vlaamse administratieve rechtscolleges en de Vlaamse adviesorganen moeten hun bestuursdocumenten waarvan de bewaartermijn verstreken is en de bestemming permanente bewaring is verplicht overdragen aan het depot. 2) De Vlaamse administratie moet bestuursdocumenten die administratief afgehandeld zijn overdragen aan het depot.

    Het depot wordt niet bestuurlijk verantwoordelijk voor de bestuursdocumenten, de instanties blijven zelf steeds bestuurlijk verantwoordelijk voor hun eigen bestuursdocumenten. Het depot kan enkel bestuurlijk verantwoordelijk zijn als ze als rechtsopvolger worden aangeduid zoals bedoeld in artikel III.83.

    Met dit artikel zorgt de Vlaamse Regering ervoor dat bestuursdocumenten duurzaam beheerd en bewaard worden en dat hiertoe de nodige maatregelen genomen worden omtrent informatieveiligheid, privacy en openbaarheidsregeling. Tegelijkertijd worden overheidsinstanties ontlast, worden schaalvoordelen gecreëerd op het vlak van infrastructuur en personeel en wordt er ook een kwalitatieve bewaring van bestuursdocumenten voorzien.

    - Elke categorie van bestuursdocumenten krijgt een selectieregel (minimaal naam, bewaartermijn en bestemming). Selectieregels moeten niet meer worden goedgekeurd door de Vlaamse Regering, maar zijn geldig na publicatie in het register voor een periode van ten hoogste 5 jaar (Art. III.87). Selectieregels dienen wel nog steeds goedgekeurd te worden door de bevoegde selectiecommissie

    Gezien de context waarin een bestuursdocument tot stand komt niet dezelfde blijft en voortdurend aan veranderingen onderhevig is, is er geopteerd voor een geldigheidstermijn van 5 jaar in plaats van 10 jaar voor een selectieregel.

    De minimale inhoud van een selectieregel wordt op decretaal niveau vastgelegd, aangezien de vernietiging van bestuursdocumenten het grondwettelijk recht van een burger om een afschrift van bestuursdocumenten te ontvangen inperkt.

    - De Vlaamse Regering richt een selectiecommissie op voor de Vlaamse administraties, de Vlaamse administratieve rechtscolleges, de Vlaamse adviesorganen en de Vlaamse openbare instellingen. Opstellen van selectieregels voor documenten die betrekking hebben op specifieke taken gebeurt door de betrokken instantie zelf, in samenwerking met de selectiecommissie (Art. III.88).  

    De selectiecommissie hebben de specifieke opdracht om samen met de overheidsinstantie selectieregels op te stellen voor bestuursdocumenten die uit ‘entiteit specifieke’ taken of activiteiten voortvloeien. Voor deze bestuursdocumenten moeten de overheidsinstanties zelf minstens in kaart brengen voor welke categorieën van bestuursdocumenten ze bestuurlijk verantwoordelijk zijn en hiervoor een voorstel voor bewaartermijnen en bestemmingen uitwerken. De selectiecommissie zal dit voorstel dan evalueren en goedkeuren. Er zullen dus 2 soorten van selectieregels ontstaan. Deze die van toepassing zijn op ‘generieke’ categorieën van bestuursdocumenten en deze die van toepassing zijn op ‘specifieke’ categorieën van bestuursdocumenten.

    - Vernietigen van documenten (art. III.89):

    De overgangsbepaling die opgenomen was in het Archiefdecreet was onbeperkt geldig. Deze overgangsbepaling is nu slechts 5 jaar na inwerking van het bestuursdecreet geldig.

    Er is een tweede mogelijkheid voorzien voor overheidsinstanties om bestuursdocumenten te vernietigen. Naast de standaardregeling om bestuursdocumenten te vernietigen op basis van goedgekeurde selectieregels is het nu ook mogelijk om toestemming te vragen aan de bevoegde selectiecommissie. Deze bepaling laat instanties toe om, indien de situatie een dringende vernietiging van bestuursdocumenten vereist, een eenvoudigere en bijgevolg ook snellere procedure te volgen.

    Zie ook uitvoeringsbesluit: …

    * Geldt alleen voor de instanties van de Vlaamse administratie, voor de Vlaamse administratieve rechtscolleges, voor de Vlaamse adviesorganen en voor de Vlaamse Openbare Instellingen

    [1] De bepalingen over het depot gelden niet voor de Vlaamse openbare instellingen, dus alleen voor de instanties van de Vlaamse administratie, voor de Vlaamse administratieve rechtscolleges en voor de Vlaamse adviesorganen