chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Weddebudgetrapportering

    Wil je inzicht krijgen in het personeelsbudget van je organisatie? Dan kun je als organisatie de applicatie ‘Weddebudgetrapportering’ gebruiken om snel en gemakkelijk loonprognoses te maken.

    Voor wie?

    • Je maakt loonprognoses voor je departement of agentschap.
    • Je departement of agentschap is aangesloten bij de gemeenschappelijke dienstverlening van Vlimpers.

    Wat?

    Weddebudgetrapportering is een beveiligde webapplicatie waarmee je eenvoudig een inschatting kunt maken van het resterend personeelskrediet van het huidig budgetjaar. Op basis van rapporteringsgegevens uit Vlimpers krijg je een antwoord op de vraag: ‘Hoe groot zal het overschot of het tekort zijn op de personeelskredieten op het einde van een jaar?’

    Opgelet: deze applicatie wordt in het najaar 2019 stelselmatig verspreid binnen de departementen en agentschappen bij de Vlaamse overheid.

    Manuele werkwijze

    Maakt je organisatie nog geen gebruik van deze toepassing, dan bereken je de loonprognoses manueel. Raadpleeg de PDF-pictogram handleiding en sjablonen Bestand 'weddebudgetrapportering', Bestand 'instroom', doorstroom en Bestand 'uitstroom' voor meer informatie.

    De applicatie

    • Werkt enkel met gegevens uit Vlimpers: bedragen voor woon-werkverkeer bijvoorbeeld moet je zelf invoeren.
    • Maakt geen koppeling met Orafin: beschikbaar budget moet je manueel invoeren.
    • Overschrijft enkel Vlimpers-data na een nieuwe loonrun: gegevens die je zelf invoerde, blijven ongewijzigd.
    • Kijkt naar de verwachte einddatum (als deze is ingevoerd) en niet automatisch naar de leeftijd bij pensionering.
    • De applicatie houdt rekening met aanrekeningscode en basisallocatie, en niet met bijvoorbeeld organisatiestructuur. Elk personeelslid toegewezen aan de gekozen budgetsleutel wordt opgenomen in de prognose.
    • De applicatie houdt rekening met de indexering vanaf de 1ste uitbetaling van de lonen aan de nieuwe indexering
      Goed om weten: bij gebruik van de manuele weddebudgetrapportering worden vanaf bekendmaking rapporten in een aparte map in Cognos voorzien die rekening houden met de nieuwe index.
    • De data zijn afgeschermd per budgetsleutel: slechts enkele beheerders binnen het Agentschap Overheidspersoneel kunnen vanuit hun rol in het toegangsregister alles zien volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

    Nieuws en wijzigingen

    Aanpassing werkwijze bij overschot op provisie

    Vanaf dit jaar kan het overschot van de aangelegde provisie vakantiegeld 2020 prestaties 2019 aangewend worden voor de aanrekening van looncomponenten op de huidige kredieten.

    De applicatie ‘Weddebudgetrapportering’ is aangepast en houdt rekening met deze aanpassing. Een overschot van de provisie wordt nu als vrijgekomen budget opgenomen in de prognose.

    Meer info vind je terug op de webpagina van OraFin ‘Handleiding over de boekhoudregels > Aanrekeningsregels’ in het gepubliceerde pdf-bestand ‘Aanrekeningsregels_versie_juni2020_def.pdf’ onder paragraaf 3.4 ‘Hoe omgaan met boekjaar overschrijdende ramingen’.

    Aanpassing index vanaf april 2020

    De applicatie ‘Weddebudgetrapportering’ houdt rekening met de nieuwe index op het moment dat de betalingen van april worden ingeladen.

    Wat betekent dit naar loonprognoses?

    Dit betekent dat overal waar de ‘theoretische budgetlast’ wordt gebruikt, de berekening aan de nieuwe index zal gebeuren. Dit is bijvoorbeeld het geval bij endogene groei en in- en doorstroom. Op plaatsen waar gebruik gemaakt wordt van de ‘werkelijke budgetlast’, wordt naar de laatste betaalmaand gekeken, wat betekent dat ook daar automatisch met de nieuwe index wordt rekening gehouden (vb. inschatting toekomstig salaris). Uitzondering hierop zijn de toelagen in een toelagescenario met de prognosemethode ‘gemiddelde over meerdere maanden’.

    Bijkomende aandachtspunten:

    • Beschikbaar budget: dit moet je zelf verhogen met het verwachte budget dat bijkomend zal worden toegekend omwille van de indexatie.
    • Toelagenscenario: bij toelagen waarvoor als prognosemethode wordt gekozen voor een gemiddelde over meerdere maanden, kan dat gemiddelde een onderschatting zijn. De bedragen uit het verleden worden aan de toen geldende index meegerekend, en worden dus niet automatisch geïndexeerd.
    • Eindejaarstoelage: wanneer er gebruik gemaakt wordt van de berekende eindejaarstoelage (standaard) hoeft er niks te gebeuren. De berekening houdt automatisch rekening met de nieuwe index. Het laatst uitbetaalde bedrag wordt wel getoond aan de vorige index.
    • Bedragen waar je zelf een correctie hebt ingevoerd (bijvoorbeeld bij in- of doorstroom), woon-werkverkeer, jobstudenten, en bedragen onder ‘andere uitgaven’ worden niet automatisch geïndexeerd. Pas zelf aan waar nodig.

    Wijziging default salarisscenario

    De toelagen werden uit het default salarisscenario gehaald.

    Om welke looncodes gaat het?

    1130

    Managements/Functioneringstoelage

    1300

    Verbrekingsvergoeding contractuelen

    1303

    Verbrekingsvergoeding

    1305

    Ontslagvergoeding Kabinetsleden

    1306

    Forfaitair bedrag dadingsovereenkomst

    Waarom doen we dit?

    Een salarisscenario zorgt ervoor dat de opgegeven looncodes in mindering worden gebracht van het salaris van de laatste betaalmaand, om zo tot het prognosebedrag te komen. Dit prognosebedrag wordt dan geëxtrapoleerd over de toekomstige betaalmaanden. Hierdoor vermijden we dat niet-recurrente uitgaven worden aanzien als maandelijks terugkerende kosten (bijvoorbeeld uitbetaling van vervroegd vakantiegeld). In je prognose kun je gebruik maken van het default salarisscenario (opgemaakt en onderhouden door de beheerder), ofwel kun je zelf een salarisscenario aanmaken waarin je een selectie van looncodes kan opnemen.

    Je kunt in je prognose ook gebruik maken van een toelagenscenario. In de component ‘Salaris’ worden de toekomstige toelagen dan uit de toekomstige uitgaven gehaald en apart opgenomen in het toelagenscenario. In het toelagenscenario kan je dan voor elke toelage een andere prognosemethode kiezen (i.p.v. standaard het bedrag van de laatste betaalmaand).

    Wanneer je in een prognose zowel gebruik maakt van een toelagenscenario als een salarisscenario waarin toelagen zijn opgenomen, kan dit ertoe leiden dat een toelage tweemaal uit de toekomstige uitgaven wordt gehaald. Het is dus aangewezen om geen toelagen op te nemen in een salarisscenario als je ook gebruik maakt van een toelagenscenario.

    Hoe je hiermee omgaat, is afhankelijk van de manier waarop je prognose is opgebouwd.

    Situatie 1: Je maakt gebruik van het default salarisscenario en van een toelagenscenario

    In je toelagenscenario pas je, bij de niet-recurrente toelagen (die voorheen in het salarisscenario zaten), de prognosemethode aan naar ‘Jaarbudget’. Daarbij voer je 0 euro in als jaarbudget (tenzij je voor de toelage toch budget wenst te voorzien). Als er voor een toelage geen betaling is geweest, klik je eerst op de knop ‘Toon toelagen zonder betaling’.

    Situatie 2: Je maakt gebruik van het default salarisscenario, maar niet van een toelagenscenario.

    De functioneringstoelage en verbrekingsvergoedingen zullen nu niet meer automatisch uit het prognosebedrag voor de toekomstige maanden gehaald worden. Je hebt hierbij twee opties:

    • Ofwel maak je gebruik van een toelagenscenario die je aan je prognose linkt. Bij situatie 1 vind je meer info terug over het aanpassen van de niet-recurrente toelagen in het toelagenscenario.
    • Ofwel maak je een nieuw salarisscenario aan dat gebaseerd is op het default salarisscenario. Je kunt namelijk zelf geen looncodes toevoegen aan het default salarisscenario. De  toelagen die je toch wenst op te nemen in je salarisscenario, voeg je manueel toe aan het nieuwe salarisscenario via ‘Looncode toevoegen’.

    We raden aan om gebruik te maken de eerste optie. Als je gebruik maakt van een zelfgemaakt salarisscenario, zullen de looncodes die op termijn door de beheerders worden toegevoegd of verwijderd uit het default salarisscenario, niet automatisch opgenomen worden in je zelfgemaakt salarisscenario.

    Situatie 3: Je maakt gebruik van een zelfgemaakt salarisscenario en van een toelagenscenario.

    Kijk na of er toelagen in je salarisscenario zijn opgenomen. Indien dit het geval is, moet je deze uit je salarisscenario verwijderen.

    Nadien pas je de niet-recurrente toelagen in je toelagenscenario aan zoals opgegeven in scenario 1.

    Bij voorkeur werk je met het default salarisscenario. Indien je een goede reden hebt om dit niet te doen, kun je ons dit altijd laten weten. Mogelijks is deze reden ook relevant voor andere entiteiten en passen we ons default salarisscenario aan.

    Situatie 4: Je maakt gebruik van een zelfgemaakt salarisscenario, maar niet van een toelagenscenario.

    Je hoeft niets te doen. Eventuele toelagen kunnen opgenomen blijven in je salarisscenario.

    We raden aan om met een toelagenscenario te werken, bij voorkeur in combinatie met het default salarisscenario.

    Situatie 5: Je maakt geen gebruik van een salarisscenario.

    In dit geval is er uiteraard geen impact op je prognose.

    We raden aan met een salarisscenario te werken (bij voorkeur het default scenario), om niet-recurrente uitgaven uit het prognosebedrag te halen. Bij voorkeur wordt dit gecombineerd met een toelagenscenario.

    Wat als...

    … de rekeninganalyse in Orafin verschilt van de prognose in de toepassing?

    Dit is mogelijk. Deze verschillen kunnen verklaard worden door middel van ordonnantierapportering.

    Dit houdt in dat je een 1-op-1-aansluiting maakt tussen de Vlimpers-gegevens (financiële Cognos-rapporten) en de uiteindelijke aanrekeningen in het centrale boekhoudsysteem Orafin (rekeninganalyse). Hou bij deze aansluiting rekening met onderstaand overzicht van de kosten die door Orafin rechtstreeks op de ‘62’-rekening worden ingeboekt en dus niet uit Vlimpers worden gehaald:

    algemeen

    • aanleg provisie vakantiegeld en tegenboeking jaar N-1
    • kosten voor openbaar vervoer (NMBS, De lijn en MIVB)
    • boekingen via declaratie voor woon-werkverkeer
    • manuele boeking van inhouding maaltijdcheques (looncode 1713)
    • correcties terugvordering loon via boekhouding
    • Te ontvangen facturen (TOF)
    • 2de pensioenpijler voor contractuelen in kader van afslanking van provincies

    Plantentuin Meise

    correctie looncode 9399 - vermindering bedrijfsvoorheffing (in het kader van wetenschappelijk onderzoek)

    Toerisme Vlaanderen

    Agentschap Internationaal Ondernemen (FIT)

    de loonkosten van personeelsleden die actief zijn in het buitenland (buitenlandkantoren)

    ministeries van de Vlaamse Gemeenschap

    • aanrekening bovenwettelijke verzekeringen 
    • betalingen aan pensioendienst overheidssector
    • correctie looncode 9399 - vermindering bedrijfsvoorheffing (in het kader van wetenschappelijk onderzoek)
    • de lonen van de personeelsleden binnen het agentschap Onderwijsinspectie die niet in Vlimpers zitten
    • uitbetaling pensioenen van de Vlaamse Radio- en Televisieomroeporganisatie (VRT)
    … de financiële rapporten uit de Vlimpers rapportenshop verschillen van de prognose in de toepassing?

    Cognos is ingesteld op basis van entiteitsgegevens terwijl de tool ‘weddebudgetrapportering’ is ingesteld op basis van de aanrekeningscode en basisallocatie. Hierdoor is het mogelijk dat bepaalde personeelsleden, die door je organisatie betaald worden, in Cognos-rapporten niet opgenomen zijn omdat ze bij een andere entiteit ‘geaffecteerd’ zijn. Deze personeelsleden zijn wel opgenomen in de tool.

    … de prognose exporteren niet lukt?

    Gebruik een andere browser of verander je instellingen en zet de pop-up blokkering af.

    … je wil weten welke parameters er in de toepassing momenteel gebruikt worden om een theoretische budgetlast te berekenen?

    Om een theoretische budgetlast te berekenen zijn een aantal parameters nodig zoals de patronale bijdrage, de index, en de bijdrage aan de pool der parastatalen.  Welke percentages/bedragen er op dit moment in de toepassing gebruikt worden, kun je controleren door via het menu “Extra” een theoretische budgetlast te berekenen. 

    Voor deze percentages/bedragen baseren we ons op de aanwervingskosttabel van het Juridisch Kenniscentrum (AgO).  Dit is een Excelbestand dat je terugvindt onder de aanvullende info van het VPS.

    Toegangsrechten

    Om toegang te hebben tot de toepassing moet je het recht 'HR-Financiële rol' krijgen. Meer informatie vind je op de webpagina 'Toegangsbeheer in Vlimpers'.

    Inschrijven terugkeermoment na opleiding weddebudgetrapportering

    Ben je na het volgen van de opleiding weddebudgetrapportering aan de slag gegaan en heb je nog vragen over de tool en de manier waarop je hiermee kan werken? Schrijf je dan in voor één van de voorziene terugkommomenten.

    Hoe inschrijven?

    Je schrijft je in via self-service - Vlimpersmodule Leren

    Je kan kiezen uit volgende data.

    Datum Lokatie Wanneer

    2 juli 2020

    via MS Teams 13.00 - 16.00

    10 augustus 2020

    via MS Teams 13.00 - 16.00

    Contact

    Hulp en ondersteuning

      • Voorkeursperiode: in welke voorkeursperiode (op maandbasis) wensen ik en mijn collega’s een opleiding te volgen. De bedoeling is om meteen na de opleiding aan de slag te gaan.
      • Namen: van collega’s die naast jezelf ook de opleiding zullen volgen:
        • Let op: zie webpagina 'Toegangsbeheer in Vlimpers' om toegang voor hen aan te vragen
        • Personen van dezelfde entiteit dienen samen een opleiding te volgen, gelieve hier rekening mee te houden in agenda’s van de betrokken personen
      • Aanrekeningcodes of basisallocaties: voor welke toegang nodig is (=toegang tot welke dossiers): de aanrekeningscodes of basisallocaties (achter het begrotingsartikel in Vlimpers) kan je terugvinden in de rapportenshop: Vlimpersrapportering > Vlimpers Rapportenshop > 02. Financieel > Status aanrekeningscodes.