chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Werking vertrouwenspersonen

    De medewerkers van de Gemeenschappelijke Dienst Preventie en Bescherming op het Werk (GDPB) staan de werkgever bij en adviseren bij de planning, uitvoering en de evaluatie van het welzijnsbeleid, zoals omschreven in de welzijnsreglementering (Codex over het welzijn op het werk, Boek 1, titel 3, Preventie van psychosociale risico’s op het werk).

    Wat is een vertrouwenspersoon

    De vertrouwenspersonen van de eigen entiteit vormen een laagdrempelig eerste aanspreekpunt voor medewerkers voor alle meldingen rond psychosociale risico’s zoals er onder meer zijn stress, burn-out, ongewenst gedrag, …

    We streven ernaar dat elke medewerker, met moeilijkheden rond welzijn op het werk, op een professionele, kwaliteitsvolle manier bij een vertrouwenspersoon van zijn eigen entiteit terecht kan.  Belangrijk hierbij is dat de vertrouwenspersoon gebonden is door het beroepsgeheim. Bijgevolg mag hij aan derden geen enkele informatie meedelen die hem ter kennis werd gebracht bij de uitoefening van zijn rol.

    Momenteel zijn er 150 vertrouwenspersonen overheen de aangesloten entiteiten van de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk (GDPB).

    Een vertrouwenspersoon binnen een entiteit valt functioneel onder de GDPB. De ondersteuning van dit specifieke VO-netwerk vertrouwenspersonen wordt dan ook volledig opgenomen door de GDPB zodat er een kwalitatieve dienstverlening geboden wordt en de wetgeving optimaal toegepast wordt. Dit betekent dat de vertrouwenspersoon nauw contact houdt met de interne preventieadviseurs psychosociale aspecten (PAPSY’s) van de GDPB.

    Deze nota beschrijft de werking van de vertrouwenspersonen in volgende hoofdstukken:

    1. De rol van vertrouwenspersoon
    2. Aanstelling van een vertrouwenspersoon
    3. Ondersteuningsaanbod voor de vertrouwenspersoon
    4. Ondersteuningsaanbod voor entiteiten
    5. Opvolging van de vertrouwenspersoon
    6. Neerleggen van de rol van vertrouwenspersoon

    1.     De rol van vertrouwenspersoon

    1.1.         Visie op de werking van de vertrouwenspersonen

    Het inzetten op de verdere professionalisering van de vertrouwenspersonen zal leiden tot een kwalitatieve  eerstelijnsopvang voor alle meldingen rond psychosociale risico’s.

    De vertrouwenspersonen zijn binnen hun entiteit gekend en gemakkelijk aanspreekbaar.

    De doelstelling is om te komen tot een actieve, betrokken groep vertrouwenspersonen, waarbij elke vertrouwenspersoon zijn rol opneemt, zoals omschreven in de welzijnswet.

    Voor elke entiteit willen we een groep vertrouwenspersonen die zo is samengesteld dat alle medewerkers binnen de entiteit terecht kunnen. Er dient dus ingezet te worden op verschillende niveaus, regio’s, afdelingen, en zowel mannen als vrouwen. Anderzijds mag de groep ook niet te groot zijn, zodat de vertrouwenspersonen actief hun rol kunnen opnemen.

    Per entiteit streven we naar minimaal 2 vertrouwenspersonen (ook voor kleine entiteiten).

    1.2.         Informele psychosociale interventie

    Elke medewerker die moeilijkheden ondervindt door psychosociale risico’s op het werk kan beslissen om een gesprek aan te gaan met de persoon (bv. collega, leidinggevende,…) waar moeilijkheden mee ervaren worden of kan een gesprek aangaan met de directe of hogere leidinggevende(n).

    Naast deze mogelijkheden voorziet de welzijnswet dat de medewerker een gesprek kan aangaan met een vertrouwenspersoon van de eigen entiteit, binnen de informele procedure. De werknemer dient dan een verzoek tot informele psychosociale interventie in. Deze interventie bestaat erin op informele wijze te zoeken naar een oplossing door middel van het voeren van gesprekken, een interventie bij een andere persoon van de entiteit of een verzoeningspoging of bemiddeling.

    De vertrouwenspersoon zal in het eerste gesprek luisteren naar het verhaal van de verzoeker en de vraag van de verzoeker helder en duidelijk trachten te krijgen. Vanuit dit zicht op de situatie en de wens van de verzoeker worden opties bekeken, gericht op een oplossing die zowel voor de verzoeker als voor de entiteit een meerwaarde zijn. Daarbij is het belangrijk dat de verzoeker actief mee op zoek gaat en zelf bepaalt welke acties verder kunnen gebeuren. Met toestemming van de verzoeker kan een derde betrokken worden of kan een bemiddeling opgestart worden.

    De vertrouwenspersoon neemt geen standpunt in het verhaal, maar blijft neutraal. Vanuit deze neutrale houding wordt gezocht naar oplossingen, waar de verzoeker eigenaar van blijft. Binnen de informele procedure wordt vraag gestuurd gewerkt. De verzoeker geeft aan wat en op welke manier hij/zij dat wil.

    De vertrouwenspersoon zal de verzoeker in het eerste gesprek ook uitleg geven over de rol van vertrouwenspersoon, de mogelijkheden binnen een informele procedure en het bestaan van een formele procedure.

    Wanneer uit de eerste analyse blijkt dat de aangekaarte moeilijkheden niet binnen de scoop van psychosociale risico’s op het werk vallen of dat andere partners beter geplaatst zijn om een antwoord te bieden, zal de vertrouwenspersoon de verzoeker doorverwijzen. Op die manier kunnen verzoekers snel bij de juiste persoon terecht komen.

    Het is dan ook zeer belangrijk dat vertrouwenspersonen de partners binnen de eigen entiteit goed kennen en goed weten hoe er te werk gegaan wordt.
    In die zin kunnen vertrouwenspersonen gezien worden als eerstelijnsaanspreekpunt, die medewerkers vanuit hun vraag en thematiek kunnen doorverwijzen naar de juiste partners en dit binnen het beroepsgeheim. Op die manier kunnen medewerkers ook een bewuste keuze maken bij welke dienstverlener ze wensen te gaan.

    1.3.     Beroepsgeheim

    De vertrouwenspersoon is gebonden aan beroepsgeheim, zoals wettelijk bepaald in de strafwet. Dit betekent dat de verzoeker zijn verhaal in volledig vertrouwen kan vertellen. Enkel met toestemming van de verzoeker kan een derde ingeschakeld worden of info doorgegeven worden.

    Het beroepsgeheim is strikt. Ook vertrouwenspersonen onder elkaar kunnen niet spreken over hun verzoekers. Enkel met de preventieadviseur psychosociaal welzijn kan de vertrouwenspersoon vertrouwelijke informatie uitwisselen. De wetgeving voorziet hier een uitzondering op het beroepsgeheim, zodat de vertrouwenspersoon wel kan praten met de preventieadviseur psychosociaal welzijn.

    1.4.     Beleidsmatige insteek

    We willen dat informele verzoeken zo veel mogelijk worden opgenomen door de vertrouwenspersonen die aangesteld zijn bij de entiteiten zodat zij het overzicht van alle cases binnen hun entiteit kunnen behouden.

    Het is een goede praktijk om vertrouwenspersonen te betrekken bij een werkgroep die het preventiebeleid vorm geeft. Vertrouwenspersonen kunnen informatie uit herhaalde incidenten van psychosociale aard doorgeven in collectieve en anonieme vorm, zodat de organisatie leert en stappen kan vooruit zetten in het welzijn van de medewerkers. Uiteraard worden hier geen cases besproken.

    1.5.     Register van feiten van derden

    Elke werkgever dient volgens de welzijnswet een register van feiten van derden bij te houden (Codex over het welzijn op het werk, Boek 1, titel 3, Preventie van psychosociale risico’s op het werk, Art. I.3-3.- § 1.).  Dit register is een bijkomend instrument om de werkgever in staat te stellen gepast te reageren op onrechtmatige gedragingen door derden of hierop te anticiperen. Wanneer een werknemer meent het slachtoffer te zijn van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag door een derde moet hij een verklaring kunnen laten opnemen in dit register. Deze verklaring omvat een beschrijving en de datum van de feiten.

    De werkgever informeert de werknemers, het EOC en de leden van de hiërarchische lijn dat werknemers het recht hebben om een verklaring te doen acteren in het register van feiten van derden. Hij zorgt er ook voor dat zij een opleiding krijgen zodat zij hun rechten adequaat kunnen toepassen.

    De interne vertrouwenspersoon van de entiteit dient dit register van feiten van derden bij te houden.

    Het register van feiten van derden is  gekoppeld aan het dossier-opvolgsysteem (DOS) voor vertrouwenspersonen. Omdat vele entiteiten reeds een eigen systeem hebben opgezet dat goed werkt, voorzien we binnen DOS twee verschillende systemen. De vertrouwenspersonen van een entiteit dienen een keuze te maken over welk systeem ze willen gebruiken. Ofwel registreert de vertrouwenspersoon elk feit via een formulier in DOS. Ofwel geeft de vertrouwenspersoon jaarlijks de totalen door en houdt zelf een eigen register bij.
    Het is belangrijk om met alle vertrouwenspersonen van de entiteit af te spreken welk systeem gebruikt wordt.  

    Enkel de vertrouwenspersonen en de preventieadviseur psychosociale aspecten hebben toegang tot dit register. De werkgever kan ten alle tijde een uittreksel vragen van het register aan de vertrouwenspersoon.

    2.    Aanstelling van een Vertrouwenspersoon

    De aanstelling van een vertrouwenspersoon gebeurt via beslissing van het EOC (Entiteit Overleg Comité) van de entiteit.

    2.1.         Initiatief

    De leidend ambtenaar of alle werknemersvertegenwoordigers op het EOC kunnen beslissen om één of meer vertrouwenspersonen in de entiteit aan te stellen.

    De vertrouwenspersoon mag niet worden aangeduid. Hij/zij moet de kans krijgen om zichzelf kandidaat te stellen om de rol van vertrouwenspersoon op te nemen.

    Het initiatief komt steeds vanuit een aangevoelde nood binnen de entiteit.

    2.2.         Voorwaarden voor kandidaatstelling

    De GDPB hanteert volgende principes:

    1. We kiezen voor interne vertrouwenspersonen, medewerkers binnen de entiteit die een laagdrempelig aanspreekpunt vormen. Deze keuze wordt gemotiveerd omdat vertrouwenspersonen tendensen binnen de entiteit dienen door te geven en mee te werken aan het welzijnsbeleid. We zijn ervan overtuigd dat enkel interne vertrouwenspersonen deze rol volwaardig kunnen opnemen. Een interne vertrouwenspersoon kan enkel binnen zijn eigen entiteit de rol van vertrouwenspersoon opnemen.
      Een entiteit kan enkel per uitzondering een externe vertrouwenspersoon aanstellen.
    2. De rol van vertrouwenspersoon kan niet gecombineerd worden met volgende rollen:
    • Het uitvoeren van de functie van preventieadviseur-arbeidsarts,
    • deel uitmaken van de werkgevers- of werknemersvertegenwoordiging in het EOC,
    • deel uitmaken van de vakbondsafvaardiging,
    • Leidinggevende. De vertrouwenspersoon mag geen leidinggevende bevoegdheid op ‘n’ of ‘n min 1’ niveau hebben. De vertrouwenspersoon heeft geen hiërarchische functie, noch een evaluatieve bevoegdheid ten aanzien van collega's waarvoor hij/zij vertrouwenspersoon is.
    • HR medewerker (de huidige HR-BP en HR-specialisten). Beide rollen zijn complementair maar hebben hun eigen mogelijkheden en beperkingen. Door de rollen door elkaar te halen ontstaat er onduidelijkheid en kan de perceptie van schending van het beroepsgeheim ontstaan, wat ten allen tijde vermeden dient te worden. We zien de rol van HR medewerker niet compatibel met de rol van vertrouwenspersoon en stellen dus geen nieuwe vertrouwenspersonen aan die HR-medewerker zijn. In de praktijk merkten we dat het voor collega’s die de rollen wel samen vervullen heel moeilijk tot onhaalbaar is. We willen dan ook de incompatibiliteit van beide rollen sterk benadrukken.
    • Meldpunt integriteit. Als meldpunt-integriteit heb je een meldingsplicht voor integriteits-aspecten. Als vertrouwenspersoon primeert het beroepsgeheim. Een meldpunt integriteit kan bijgevolg geen vertrouwenspersoon zijn.
    • Re-integratiemedewerker binnen de entiteit. Het volgen van een traject met werknemers in het kader van re-integratie strookt niet met het vraag gestuurd werken van een vertrouwenspersoon. Een re-integratiemedewerker kan enkel vertrouwenspersoon worden als hij/zij voor de verzoeker zijn rol zuiver houdt en bijgevolg niet meer optreedt als re-integratie medewerker. Dit betekent dat je in één case slechts in één rol kunt optreden.
    • Preventieadviseur arbeidsveiligheid. Als preventieadviseur arbeidsveiligheid heb je een specifieke rol rond welzijn op het werk. Je komt met veel mensen in contact, weet wat er leeft binnen de entiteit. Vanuit de GDPB zien we vooral de complementariteit van deze rollen en kunnen die omwille van rolverwarring niet samen opgenomen worden.  

    2.3.    Hoe zich kandidaat stellen?

    De leidend ambtenaar of het EOC neemt het initiatief om nieuwe vertrouwenspersonen aan te stellen. Dit initiatief komt niet van een individuele medewerker.

    Als entiteit is het goed om reeds in deze fase de GDPB te betrekken en een overleg in te plannen zodat alle stappen samen en op maat kunnen besproken worden.

    Er zijn twee manieren om kandidaat vertrouwenspersonen te verkrijgen:

    • Een aantal medewerkers worden gericht bevraagd of ze geïnteresseerd zijn om de rol van vertrouwenspersoon op te nemen.
      Daarbij is het mogelijk om rekening te houden met locatie of regio.
    • Er komt een oproep binnen de entiteit om medewerkers te vragen zich kandidaat te stellen voor de rol van vertrouwenspersoon.

    Noot: De vertrouwenspersoon mag niet worden aangeduid. Hij/zij moet de kans krijgen om zichzelf kandidaat te stellen om de rol van vertrouwenspersoon op te nemen.

    2.4.    infosessie voor alle kandidaten

    • De preventieadviseurs psychosociale aspecten voorzien een infosessie voor de medewerkers die zich kandidaat stellen om vertrouwenspersoon te worden. Het kader en de rol van vertrouwenspersoon worden hier toegelicht, zodat elke kandidaat weet waar hij/zij voor kiest.
    • De entiteit nodigt de kandidaat-vertrouwenspersonen uit om deze sessie bij te wonen.

    Het is belangrijk dat er vanuit de entiteit iemand aanwezig is die kan toelichten welke rol de vertrouwenspersonen kunnen opnemen in het welzijnsbeleid van de entiteit en die de praktische aspecten kan toelichten (hoeveel vertrouwenspersonen er aangesteld worden, datum EOC,

    2.5.    Gesprek

    Na de infosessie heeft de preventieadviseur psychosociale aspecten een verkennend gesprek met elke medewerker die zich kandidaat stelt. Dit gesprek heeft tot doel in te schatten of de kandidaat geschikt is om de rol van vertrouwenspersoon op te nemen. Tijdens het gesprek wordt nagegaan of hij/zij over de nodige kennis, vaardigheden, ervaring, ingesteldheid en middelen beschikt.

    Er wordt nagegaan of kandidaat-vertrouwenspersonen rollen opnemen die onverenigbaar zijn met de rol van vertrouwenspersoon (zie principes voor kandidaatstelling).

    De kandidaat-vertrouwenspersoon licht zijn/haar motivatie toe om de rol van vertrouwenspersoon op te nemen.

    Indien er veel kandidaten zijn kan de GDPB er voor kiezen om een schriftelijke preselectie te doen. De PAPSY zal bij deze selectie  op voorhand rekening houden met de vooropgestelde diversiteit (gender, afdeling, regio, niveau,…).

    2.6.    Advies van de GDPB

    De preventieadviseur psychosociale aspecten maakt een schriftelijk advies op met de conclusies uit de gesprekken. Bij de opmaak van het advies kan dit met de aanvrager vanuit de entiteit overlopen worden om af te toetsten of de entiteit achter de voorgestelde kandidaten kan staan.

    Het schriftelijk advies wordt voorgelegd aan de leidend ambtenaar. Indien gewenst wordt dit advies mondeling toegelicht. Het kan een meerwaarde zijn om als leidend ambtenaar de kandidaat-vertrouwenspersoon zelf te spreken.

    2.7.     Voordragen beslissing aan het EOC

    De leidend ambtenaar beslist finaal welke kandidaten hij/zij aan het EOC zal voordragen. Vanuit de GDPB wordt ten stelligste aangeraden het integraal advies, zoals hierboven beschreven, tijdig voor te leggen aan de leden van het EOC teneinde een overwogen akkoord te kunnen formuleren (conform het  syndicaal statuut).

    Het akkoord van alle werknemersvertegenwoordigers in het EOC is nodig om tot een beslissing van aanstelling te komen.

    2.8.     Officialiseren aanstelling

    Wanneer de vertrouwenspersoon aangesteld is door het EOC wordt verwacht dat:

    • De entiteit het verslag van het EOC bezorgt aan een PAPSY van de GDPB. Deze zal de naam van de nieuwe vertrouwenspersoon opnemen in de lijst van vertrouwenspersonen.
    • De entiteit het arbeidsreglement aanpast met de naam van de nieuwe vertrouwenspersoon en zijn/haar contactgegevens.
    • De leidend ambtenaar, de hiërarchische lijn en de vertrouwenspersoon zorgen voor de bekendmaking van de rol van de vertrouwenspersoon.

    De medewerkers moeten weten dat er een vertrouwenspersoon is, wie het is, hoe deze te bereiken is, met welke moeilijkheden en vragen ze bij de vertrouwenspersoon terecht kunnen en op welke manier een informeel verzoek verloopt (wat ze ermee te winnen hebben).

    2.9.     Basisopleiding vertrouwenspersoon

    De nieuwe vertrouwenspersoon is verplicht om de vijfdaagse basisopleiding voor vertrouwenspersonen te volgen, binnen de twee jaar na aanstelling op het EOC. Op die manier worden de nodige vaardigheden en kennis voor zijn rol als vertrouwenspersoon verworven en/of verbeterd.

    De GDPB organiseert de basisopleiding, die gegeven wordt door IDEWE, met specifieke aanpassingen voor de Vlaamse overheid. De basisopleiding wordt ministens één maal per jaar georganiseerd, afhankelijk van het aantal nieuwe vertrouwenspersonen.

    De entiteit betaalt de deelname aan de basisopleiding via preventie-eenheden.

    De besteedde tijd wordt als arbeidstijd bezoldigd.

    3.    Ondersteuningsaanbod voor de vertrouwenspersoon

    Teneinde de professionalisering van de vertrouwenspersonen te verhogen voorziet de GDPB in een voortdurende ondersteuning, zowel op inhoudelijk vlak als op praktisch gebied.

    3.1.         Inhoudelijke ondersteuning

    3.1.1.   Individuele ondersteuning

    Voor bijstand bij individuele cases, delicate thema’s of andere vragen kunnen de vertrouwenspersonen steeds terecht bij de preventieadviseurs psychosociale aspecten.

    3.1.2.  Intervisie

    Naast de vijfdaagse basisopleiding is de vertrouwenspersoon wettelijk verplicht om jaarlijks één dag intervisie te volgen, met concrete casusbespreking onder begeleiding van de preventieadviseurs psychosociale aspecten.  Tijdens intervisie komt ervaringsgericht leren tot stand. Ervaringsgericht leren bevat naast de ontwikkeling van kennis en vaardigheden ook vooral een persoonlijke groei als vertrouwenspersoon.

    De GDPB organiseert deze intervisie om te zorgen dat de vertrouwenspersonen hun rol op een goede, kwalitatieve manier kunnen invullen.

    Er wordt gewerkt met vaste groepen van maximaal 12 personen. De GDPB streeft ernaar binnen elke intervisiegroep te komen tot een langdurig engagement om met dezelfde groep 2 à 3 halve dagen per jaar samen te komen.

    Het is belangrijk dat de entiteit de vertrouwenspersoon ondersteunt in zijn/haar aanwezigheid op de intervisie momenten.

    3.1.3.  Infosessies en vormingen

    Het wordt sterk aanbevolen om minstens één dag bijkomende opleiding per jaar te volgen.

    De GDPB organiseert jaarlijks minimaal enkele infosessies of vormingen.

    3.2.         Praktische ondersteuning

    3.2.1.  Registratie

    Vertrouwenspersonen zijn verplicht een registratie bij te houden in functie van het jaarverslag dat de preventieadviseur psychosociale aspecten op niveau van de entiteit en op niveau Vlaamse overheid opmaakt.

    Vanuit de GDPB hebben we de registratie gekoppeld aan het dossier-opvolgsysteem (DOS). Vertrouwenspersonen krijgen toegang tot DOS, een beveiligde applicatie, waarbij ze hun informele verzoeken volledig vertrouwelijk bewaren als dossiers. Er volgt een automatische, anonieme rapportage uit die gegevens.

    Op die manier garanderen we vanuit de GDPB de kwaliteit van de registratie en de vertrouwelijkheid van de bijgehouden dossiers. Het is absoluut noodzakelijk dat alle vertrouwelijke informatie in DOS bijgehouden wordt. Zo is het niet meer nodig om kastjes te voorzien op de werkvloer die gesloten kunnen worden.

    3.2.2.  Infodeling

    DOS wordt eveneens gebruikt als infodelingssysteem. Zo kunnen documenten gedeeld worden die zowel inhoudelijk als praktisch nuttig zijn voor vertrouwenspersonen.

    3.2.3.  Gespreksruimte

    Het is belangrijk dat vertrouwenspersonen in alle discretie gesprekken kunnen voeren. Dit is niet steeds evident in een transparante kantoorruimte. Daarom voorzien we voor de vertrouwenspersonen een gesprekslokaal in het Herman Teirlinck gebouw te Brussel.

    3.2.4.  Lijst van vertrouwenspersonen

    De GDPB houdt een lijst bij van de actieve vertrouwenspersonen en publiceert deze regelmatig op de website (https://overheid.vlaanderen.be/bij-wie-kan-je-terecht). Iemand die tijdelijk niet actief is, wordt niet op deze lijst vermeld. Op die manier komen medewerkers met moeilijkheden snel bij de juiste persoon terecht.

    De GDPB houdt ook een lijst van alle aangestelde vertrouwenspersonen bij.

    4.    Ondersteuningsaanbod voor entiteiten

    De doelstelling is dat elke entiteit een goed preventiebeleid uitbouwt, waarbij de werkgever de nodige maatregelen treft om de psychosociale risico’s op het werk te voorkomen, om de schade ten gevolge van deze risico’s te voorkomen of om deze schade te beperken.

    De werking van de vertrouwenspersoon vormt een essentieel onderdeel in dit preventiebeleid. Het is heel belangrijk dat medewerkers in een vroeg stadium zaken kunnen melden, die constructief opgepakt worden.

    Om maximaal return te verkrijgen en een goede werking van vertrouwenspersonen te hebben binnen de entiteit is het belangrijk dat die werking ondersteund wordt door de entiteit zelf.

    De ondersteuning van entiteiten naar hun eigen vertrouwenspersonen toe richt zich op verschillende domeinen:

    • Bekendmaking

    Het is belangrijk dat de entiteit, samen met de vertrouwenspersonen, inzet op een goede bekendmaking van de vertrouwenspersonen en de procedures. Daarbij is het nodig om zowel de namen van de vertrouwenspersonen als de manier van werken duidelijk te maken. Dit dient regelmatig herhaald te worden via de communicatiekanalen van de eigen entiteit. Het doel is dat elke medewerker weet wie de vertrouwenspersonen zijn en hoe de vertrouwenspersonen te werk gaan.
    Het kan hierbij een grote steun zijn als er ook vanuit de hoge hiërarchie regelmatig verwezen wordt naar de vertrouwenspersonen.
     

    • Preventief welzijnsbeleid met een rol voor vertrouwenspersonen

    Als je als medewerker meent psychische en/of lichamelijke schade te ondervinden door psychosociale risico’s op het werk, dan kan je een gesprek aangaan met de betrokken persoon of je kan je moeilijkheden aankaarten bij jouw leidinggevende. Indien dit niet lukt kan je een gesprek aanvragen bij de vertrouwenspersoon.
    Om een preventief welzijnsbeleid op te maken gebruik je best alle info die voorhanden is. Het is dus belangrijk om zowel de info van HR, leidinggevenden als de vertrouwenspersonen te capteren.
    Uiteraard hebben vertrouwenspersonen beroepsgeheim en wordt niet over mensen gesproken, maar een vertrouwenspersoon die merkt dat in de meldingen dezelfde mechanismen naar voor komen, kan een grote meerwaarde zijn in een werkgroep om het algemeen beleid van de entiteit te verbeteren.

    • Voldoende middelen voorzien voor vertrouwenspersonen
      Vertrouwenspersonen kunnen er maar voor anderen zijn als ze daarbij zelf voldoende veiligheid ervaren en voldoende middelen hebben om de rol te kunnen opnemen.
      • Het is belangrijk dat een vertrouwenspersoon tijd kan maken voor gesprekken en intervisies.
      • Het is belangrijk dat een vertrouwenspersoon persoonlijk aanspreekbaar is voor medewerkers, vb: door het gebruik van een persoonlijke gsm.
      • Het is belangrijk dat een vertrouwenspersoon gesprekken kan voeren in alle discretie en op een discrete plaats. Een gesprekslokaal waar mensen je niet zien zitten en je niet kunnen horen zijn essentieel.
      • Het is belangrijk dat vertrouwenspersonen het vertrouwen krijgen van de entiteit om hun rol op een goede manier te vervullen. Vragen over hoeveel cases een vertrouwenspersoon heeft of wat besproken werd, horen niet of dienen bij de preventieadviseurs psychosociale aspecten terecht te komen.
    • Inbedding in de werking van de entiteit
      Als vertrouwenspersonen zich gesteund weten door leidinggevenden, komt dit het welzijnsbeleid enorm ten goede. Het is dan ook belangrijk dat elke leidinggevende de rol van vertrouwenspersoon goed kent en effectief ondersteunt.

    Indien de entiteit inzet op een goede werking van de vertrouwenspersonen, meehelpt met bekendmaking, anonieme informatie uitwisselt in functie van preventiebeleid, leidinggevenden informeert en motiveert, kunnen vertrouwenspersonen volwaardig hun rol opnemen. Op die manier komen verzoekers in een vroeger stadium aankloppen, kunnen conflicten snel aangepakt worden en kan in een vroeg stadium gezocht worden naar oplossingen. Dit heeft een positieve impact op de sfeer en het welzijn van alle medewerkers.

    Aangezien vertrouwenspersonen autonoom werken en functioneel staan onder de GDPB, is het belangrijk dat we vanuit de GDPB feedback geven aan de entiteit over de werking van de vertrouwenspersonen binnen die entiteit. Hierbij kan op basis van onderstaande criteria (zie hoofdstuk opvolging vertrouwenspersonen) ook gesproken worden over de vertrouwenspersonen.

    Op vraag kan er een overleg georganiseerd worden tussen de entiteit en de preventieadviseurs psychosociale aspecten van de GDPB.

    5.    Opvolging van de vertrouwenspersoon

    De GDPB wil komen tot een groep actieve, betrokken vertrouwenspersonen, die een eerstelijns-aanspreekpunt vormen binnen de entiteit rond psychosociaal welzijn op het werk.

    De GDPB zal de vertrouwenspersoon motiveren om hun rol op een goede manier op te nemen binnen het kader van de welzijnswet en met respect voor het beroepsgeheim.

    Als we de ontwikkeling van de vertrouwenspersonen willen stimuleren, dan moeten we hen ook regelmatig opvolgen en samen met hen een stand van zaken bijhouden. Hierbij geven we aandacht aan de dingen die positief verlopen maar ook aan zaken waarin zij kunnen groeien.

    Het is belangrijk om hierover klare en duidelijke feedback te geven.

    De entiteiten ontvangen jaarlijks de evaluatie van psychosociaal beleid, waarbij een luikje gekoppeld zit rond de werking van de vertrouwenspersonen.

    Het gaat hierbij hoofdzakelijk over duidelijk meetbare en registreerbare gegevens die we aangrijpen om samen in gesprek te gaan, zie punten hieronder:

    5.1.         Volgen Basisopleiding

    Zoals hierboven onder punt 2.9. beschreven is het behalen van het attest van de vijfdaagse basisopleiding verplicht binnen de twee jaar na aanstelling op het EOC.

    5.2.        Aanwezigheid intervisie

    De vertrouwenspersoon is wettelijk verplicht om jaarlijks één dag intervisie te volgen. Indien de vertrouwenspersonen niet aanwezig kunnen zijn op deze voordien afgesproken data hebben ze nog de mogelijkheid om intern aan te sluiten bij de twee open intervisiegroepen die jaarlijks georganiseerd worden, of zij richten zij  tot IDEWE waar jaarlijks meerdere intervisiemomenten georganiseerd worden.

    Intervisie vanuit de GDPB is gratis. Intervisie georganiseerd door IDEWE dient de entiteit te betalen via preventie eenheden.

    Indien extern intervisie gevolgd wordt, dient de vertrouwenspersoon een aanwezigheidsattest te bezorgen aan de preventieadviseurs psychosociale aspecten van de GDPB.

    5.3.        Registratie dossiers

    Een vertrouwenspersoon registreert zijn/haar gesprekken zorgvuldig in het dossier-opvolgsysteem (DOS).

    Wanneer een vertrouwenspersoon drie jaar op rij géén geregistreerde dossiers heeft, wordt deze uitgenodigd tot gesprek om de opties te bekijken en eventueel de verdere aanstelling als vertrouwenspersoon in vraag te stellen.

    5.4.        Contact met de preventieadviseur psychosociaal welzijn

    Een vertrouwenspersoon voert gesprekken binnen het kader van de welzijnswet, met respect voor het beroepsgeheim. Om op een kwalitatieve manier gesprekken te voeren, laat de vertrouwenspersoon zich ondersteunen preventieadviseurs psychosociale aspecten door de preventieadviseurs psychosociale aspecten. Er is jaarlijks  minimum één persoonlijk contact met de preventieadviseurs psychosociale aspecten, bijvoorbeeld via aanwezigheid op de intervisie van de GDPB.

    Een vertrouwenspersoon dient zich te laten ondersteunen door een preventieadviseur psychosociale aspecten bij delicate thema’s zoals ongewenst seksueel gedrag op het werk, cases waarbij afdelingshoofden of leidend ambtenaren betrokken zijn of groepsproblematieken.

    6.    Neerleggen van de rol van Vertrouwenspersoon

    De GDPB zal de vertrouwenspersonen die hun rol niet invullen op een kwalitatieve manier, aanspreken en vragen aan het EOC, via de leidend ambtenaar, om de rol van vertrouwenspersoon neer te leggen.

    6.1.         Initiatief

    Het kan dat een vertrouwenspersoon zijn rol niet meer kan opnemen, omwille van verschillende redenen:

    1. gegeven de jaarlijkse opvolging (zie hoofdstuk 5) en het hierop volgend gesprek met de preventieadviseurs psychosociale aspecten blijkt dat de vertrouwenspersoon niet voldoet aan de verwachtingen die gesteld werden aan zijn/haar rol;
    2. de persoon verlaat de entiteit;
    3. de persoon kiest er zelf voor om zijn rol als vertrouwenspersoon neer te leggen los van het eigen functioneren; hij/zij meldt dit aan de leidend ambtenaar en de preventieadviseur psychosociaal welzijn;
    4. op basis van klachten gericht aan de GDPB wordt het functioneren van de vertrouwenspersoon geëvalueerd; de GDPB zal beide partijen spreken vooraleer een standpunt in te nemen; gegeven de opvolgingscriteria (zie hoofdstuk 5) en het hierop volgend gesprek met de preventieadviseur psychosociale aspecten kan blijken dat de vertrouwenspersoon niet voldoet aan de verwachtingen die gesteld werden aan zijn/haar rol;
    5. een vertrouwenspersoon kan ook tijdelijk vragen de rol niet op te nemen om persoonlijke redenen. In dat geval wordt na zes maanden de situatie geëvalueerd waarna ofwel de rol neergelegd wordt, ofwel de rol terug opgenomen wordt.
      Bij afwezigheid van twaalf maanden of meer wordt automatisch de neerlegging van de rol voorgesteld aan het EOC..

    Het is belangrijk dat de entiteit de GDPB laat weten wanneer een vertrouwenspersoon de entiteit verlaat of langdurig afwezig is.

    6.2.         Beslissing van het EOC

    De leidend ambtenaar draagt aan het EOC de naam voor van de vertrouwenspersoon die de rol niet meer kan vervullen.

    De preventieadviseur psychosociaal welzijn kan daartoe een nota opmaken en dit laten agenderen op het EOC. Het akkoord van alle werknemer vertegenwoordigers in het EOC is nodig om tot een beslissing te komen.

    6.3.        Na de neerlegging van de rol

    Wanneer de vertrouwenspersoon zijn rol als vertrouwenspersoon neerlegt en dit door het EOC goedgekeurd werd, zorgt de entiteit: 

    1. voor het overmaken van het verslag van het EOC aan de preventieadviseurs psychosociale aspecten. Deze zullen de naam van de vertrouwenspersoon schrappen uit de lijst van vertrouwenspersonen.
    2. voor de aanpassing van het arbeidsreglement binnen de entiteit door de naam van de vroegere vertrouwenspersoon en de contactgegevens te verwijderen.
    3. dat de medewerkers weten dat een vroegere vertrouwenspersoon niet langer de rol van vertrouwenspersoon opneemt en bij wie ze wel terecht kunnen als vertrouwenspersoon.