De werkgever moet een psychosociaal welzijnsbeleid voeren. In de Vlaamse overheid ligt die verantwoordelijkheid dus bij elke leidend ambtenaar voor zijn entiteit.
Voor de Vlaamse overheid in zijn geheel zijn zowel in de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming (GDPB) als bij de externe dienst preventieadviseurs psychosociaal welzijn aangesteld die de werkgever hierbij kunnen ondersteunen. Er is ook een procedure uitgewerkt voor informele en formele psychosociale interventies.
Iedere werkgever (elke leidend ambtenaar) is verplicht om een structureel en planmatig preventief welzijnsbeleid te voeren om onder meer de psychosociale risico’s op het werk te voorkomen (primaire preventie), om de schade ten gevolge van deze risico’s te voorkomen (secundaire preventie) of om deze schade te beperken (tertiaire preventie). De werkgever dient dit beleid uit te bouwen volgens een systeem van dynamische risicobeheersing. Hij moet structuren opzetten om welzijn mogelijk te maken en continu te verbeteren. Een positief werkklimaat heeft immers op materiële en niet-materiële gebieden een sterke positieve impact voor zowel de werkgever als de werknemer als de maatschappij in het geheel. Meer dan ooit is het duidelijk dat het menselijke kapitaal het waardevolste goed geworden is van organisaties. Werknemers die zich goed voelen, doen vaker meer dan van hen verwacht wordt. Bovendien werken ze proactief en deinzen ze er niet voor terug om initiatieven te nemen. Ze zijn creatief en innovatief, en dat doet de organisatie groeien. Zij zorgen er dag in dag uit voor dat de organisatie blijft draaien. Als werknemers zich goed voelen, is er een kleiner verloop en een lager ziekteverzuim. Daarnaast brengt het een daling van het aantal fouten en arbeidsongevallen met zich mee. Een organisatie die inzet op het welzijn van de werknemers, creëert een hogere productiviteit. Een sterk welzijnsbeleid kan de kans verhogen om de juiste profielen aan te trekken en talent aan boord houden.
Om het welzijnsbeleid vorm te geven, is het goed om een werkgroep welzijn op te richten en een entiteitseigen visie op psychosociaal welzijn op te stellen. Het is een goede praktijk om de vertrouwenspersoon hierin op te nemen.
In een risicoanalyse psychosociaal welzijn vertrekt men van het identificeren en beoordelen/evalueren van aspecten in de arbeidsorganisatie, arbeidsinhoud, arbeidsvoorwaarden, arbeidsomstandigheden en de onderlinge relaties, die psychosociale risico’s (link psychosociale risico’s) kunnen inhouden. Deze risicoanalyse dient dus om het preventiebeleid te onderbouwen, zodat een actieplan met gepaste preventiemaatregelen kunnen gekozen worden. Andere informatie komt uit de verzoeken van werknemers bij de vertrouwenspersonen en preventieadviseur psychosociale aspecten en uit het register voor feiten gepleegd door derden. Naar aanleiding hiervan kunnen ook collectieve en individuele maatregelen genomen worden.
De maatregelen worden gepland in een vijfjaarlijks globaal preventieplan (GPP), dat stapsgewijs uitgevoerd wordt via vijf opeenvolgende jaarlijkse actieplannen (JAP).
De concrete maatregelen worden ten minste 1 maal per jaar door de werkgever geëvalueerd en eventueel bijgestuurd. De werkgever betrekt de preventieadviseurs van de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming (GDPB) bij deze evaluatie en bespreekt deze ook op het EOC. Op basis hiervan kunnen nieuwe acties geformuleerd worden, die hun plaats vinden in het jaaractieplan van het daaropvolgende jaar.
Het is ook belangrijk dat de werkgever informatie en opleiding biedt aan de werknemers, de hiërarchische lijn en het EOC.
Voor de entiteiten die aangesloten zijn bij de GDPB is er een contract afgesloten met de externe dienst IDEWE.