Het is belangrijk om een goed aanwezigheidsbeleid uit te werken en uit te voeren in de praktijk. Het geeft personeelsleden duidelijkheid over de procedures bij ziekte en zorgt er ook voor dat die uniform worden toegepast. Bovendien worden afwezigheden actief opgevolgd waardoor werkgerelateerde problemen sneller gedetecteerd en besproken worden. Ook bij niet-werkgerelateerde factoren kan je nagaan of bepaalde afspraken op het werk de situatie kunnen verlichten, bijvoorbeeld plaats- en tijdsonafhankelijk werken.

Minder kosten

Ziekteafwezigheid brengt kosten met zich mee op verschillende niveaus. Een actief aanwezigheidsbeleid zal deze kosten dan ook inperken:

• Er zijn directe kosten zoals de loonkost en het productiviteitsverlies door de afwezigheid van een personeelslid.
• Daarnaast zijn er indirecte kosten die verband houden met het vervangen en opvolgen van het afwezige personeelslid. Wanneer het werk van de afwezige medewerker verdeeld wordt over de andere collega’s, kan dit ervoor zorgen dat zij overuren moeten maken. Wanneer het personeelslid door een externe persoon wordt vervangen, brengt dit bijkomende kosten met zich mee. Bovendien heeft deze vervanger meestal ook de nodige opleiding en begeleiding nodig. De directe leidinggevende en de HR-medewerker moeten het afwezige personeelslid ook nog eens opvolgen.
• Ziekteafwezigheid zorgt ook voor kosten die niet direct meetbaar zijn. Wanneer het werk verdeeld wordt over de andere collega’s, verhoogt dit de werkdruk bij die personeelsleden. Dit kan ervoor zorgen dat er kwaliteitsverlies is, dat hun motivatie aangetast wordt als onrechtmatig verzuim wordt getolereerd of dat collega’s zelf ziek worden. Overigens kan het ook zijn dat klanten hiervan gevolgen ondervinden omdat de organisatie geen kwalitatieve dienstverlening kan bieden.

Een actief aanwezigheidsbeleid is ook een van de tien bouwstenen van het 'Actieplan werkgebonden stress en burn-out'. Lees hier meer over de aanpak van burn-out.

Ziekteafwezigheden onder controle proberen te houden, houdt veel meer in dan ziektecontroles uitvoeren of griepvaccinaties aanbieden. Om de ziekteafwezigheid te beperken, voert de Vlaamse overheid een integraal aanwezigheidsbeleid, gebaseerd op preventie, controle en re-integratie.

• In eerste instantie probeert de Vlaamse overheid via het HR-beleid (met inbegrip van het welzijnsbeleid) te voorkomen dat personeelsleden uitvallen wegens ziekte.
• Naast preventie is er ook een degelijk controlebeleid. Op die manier wil de Vlaamse overheid misbruik vermijden.
• Als personeelsleden na een (langere) periode van ziekteafwezigheid terugkeren, moeten we vermijden dat ze opnieuw uitvallen. Dat kan door een goede re-integratie op de werkplek.

Ziekteverzuim is gedrag van de medewerker waarbij hij een zekere keuzemogelijkheid heeft, uiteraard afhankelijk van de aard van de ziekte,. Bijvoorbeeld: blijf je thuis met een verkoudheid of ga je werken? Motivatie en betrokkenheid zijn bepalende factoren bij die keuzes. Op basis daarvan onderscheiden we verschillende types van ziekteverzuim:

• Wit verzuim: De medewerker kan om fysieke of psychische redenen onmogelijk komen werken. Dit is onvermijdelijk: er is geen keuzemogelijkheid, bijvoorbeeld bij een operatie.
• Grijs verzuim: De medewerker heeft fysieke of psychische klachten. Hij zou wel kunnen komen werken, maar beslist om dat niet te doen. De medewerker heeft beslissingsruimte en maakt een keuze. Bijvoorbeeld: een verkoudheid, hoofdpijn, maagklachten...
• Zwart verzuim: De medewerker blijft thuis zonder dat hij ziektesymptomen heeft.
• Roos verzuim: De medewerker is duidelijk ziek en komt toch werken.

Het aanwezigheidsbeleid van de Vlaamse overheid is gericht op al deze vormen van ziekteverzuim, maar met een specifieke focus op de ‘grijze zone’. Hoe zorgen we ervoor dat mensen gemotiveerd en betrokken blijven en de werksfeer optimaal is? Hoe zorgen we er dus voor dat de behoefte van de medewerker om thuis te blijven van het werk en de gelegenheden om te verzuimen verminderen? We moeten er ook voor zorgen dat personeelsleden die echt ziek zijn zich ook effectief ziek durven en kunnen melden zodat ze niet uit schrik of verantwoordelijkheidsgevoel komen werken. Hier is een sterke link met het globale personeelsbeleid en het toont ook het belang aan van een verzuimbeleid met een positieve invalshoek.

Meer informatie over de visie van de Vlaamse overheid op aanwezigheid vind je in de visietekst aanwezigheidsbeleid(externe link)(PDF bestand opent in nieuw venster).

Lees meer over de werking en criteria rond ziektecontrole.

Lees meer in de toolbox aanwezigheidsbeleid(opent in nieuw venster).